Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Januari 2010

DEPUTI BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN,

GINA MASUDAH HUSNI

(2)

PROSEDUR TETAP NOMOR 06 TAHUN 2010

TENTANG

PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN

JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Upaya perumusan kebijakan kearsipan yang komprehensif mengenai implementasi Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, membutuhkan pendekatan yang bersifat menyeluruh, legal, formal dan akademis untuk menjamin terciptanya standar dan prosedur teknis yang aplikatif.

Dalam rangka menjamin efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dinamis maupun penyelamatan dan pelestarian arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional di lingkungan Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri, penyusunan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana diatur dalam ketentuan Pasal 5 ayat (1) dan (2) Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 perlu dilaksanakan dengan tertib dan prosedural.

Sehubungan dengan hal tersebut, guna mengaplikasikan prosedural pengajuan permohonan dan proses persetujuan Jadwal Retensi Arsip yang benar, perlu diatur dalam bentuk suatu petunjuk pelaksanaan dan langkah – langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri.

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan pemberian konsultasi dan pertimbangan persetujuan jadwal retensi arsip di lingkungan Direktorat Kearsipan Pusat.

(3)

- 2 -

Tujuan Prosedur Tetap ini adalah sebagai pedoman/acuan teknis pelaksanaan kegiatan pemberian konsultasi dan pertimbangan persetujuan jadwal retensi arsip bagi pejabat fungsional (arsiparis) dan pejabat struktural di Lingkungan Direktorat Kearsipan Pusat dan unit kerja terkait dalam memberikan konsultasi dan pertimbangan persetujuan jadwal retensi arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam program lembaga.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri ini berlaku dan digunakan oleh pejabat fungsional (arsiparis) dan pejabat struktural di lingkungan Direktorat Kearsipan Pusat dan unit kerja terkait.

D. Dasar Hukum

1. Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);

3. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 tahun 2008 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009 Tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;

7. Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 05 Tahun 2007 Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara;

8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan;

(4)

9. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia;

10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2009 Tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian.

E. Pengertian

1. Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri adalah suatu daftar yang berisi sekurang–kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusmahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip Lembaga Pencipta Arsip Tinggkat Pusat.

2. Pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia adalah catatan penilaian berupa hasil pemikiran sebaik–baiknya untuk menentukan, memutuskan atau mempertimbangkan secara teknis maupun substansi terhadap rancangan Jadwal Retensi Arsip Keuangan dalam bentuk surat yang dilakukan oleh Ketua Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia.

3. Pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara adalah catatan penilaian berupa hasil pemikiran sebaik–baiknya untuk menentukan, memutuskan atau mempertimbangkan secara teknis maupun substansi terhadap rancangan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dalam bentuk surat yang dibuat oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara.

4. Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia adalah catatan penilaian berupa rekomendasi atau persetujuan teknis maupun substansi terhadap rancangan Jadwal Retensi Arsip dalam bentuk surat yang dilakukan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

5. Penetapan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri adalah pengesahan terhadap Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri yang dilakukan oleh pimpinan Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri dalam bentuk peraturan.

(5)

- 4 -

BAB II

MEKANISME PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI

A. Mekanisme Persetujuan Jadwal Retensi Arsip

Pengajuan persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri dilaksanakan dengan mekanisme sebagai berikut :

1. Mengajukan Rancangan Jadwal Retensi Arsip

Rancangan Jadwal Retensi Arsip yang telah disusun oleh Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri , diajukan oleh Pimpinan Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri masing–masing kepada Kepala ANRI dilengkapi dengan : a. Surat pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara untuk pengajuan

rancangan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian.

b. Surat pertimbangan dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan untuk pengajuan rancangan Jadwal Retensi Arsip Jadwal Retensi Arsip Keuangan.

c. Rancangan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian sesuai dengan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara, Rancangan Jadwal Retensi Arsip Keuangan sesuai dengan pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan Rancangan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian dan serta Rancangan Jadwal Retensi Arsip Substantif dalam bentuk hardcopy dan softcopy. Pada akhir halaman hardcopy diparaf/diotentikasi oleh Pimpinan/Sekretaris atau Kepala Biro yang membawahi bidang administrasi umum dan kearsipan.

2. Menelaah Rancangan Jadwal Retensi Arsip

Rancangan Jadwal Retensi Arsip yang telah diajukan kepada ANRI selanjutnya ditelaah dengan tahapan sebagai berikut:

a. Direktur Kearsipan Pusat memberikan disposisi dan arahan dalam rangka penelaahan Rancangan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri kepada Kepala Subdirektorat Kearsipan Pusat I atau II sesuai dengan lokusnya;

b. Kepala Subdirektorat Kearsipan Pusat I atau II melaksanakan penelaahan dan jika diperlukan berkoordinasi dengan Kepala Unit Kearsipan Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri dalam rangka persiapan pembahasan bersama;

c. Kepala Subdirektorat Kearsipan Pusat I atau II bersama pejabat terkait dan atau arsiparis melaksanakan pembahasan dan telaah/analisis terhadap rancangan Jadwal Retensi Arsip yang diajukan;

(6)

d. Kepala Subdirektorat Kearsipan Pusat I atau II menyampaikan hasil pembahasan dan telaah/analisis rancangan Jadwal Retensi Arsip kepada Direktur Kearsipan Pusat dengan disertai hasil telaah dan revisi rancangan Jadwal Retensi Arsip, konsep surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, dan surat pendapat/pertimbangan rancangan Jadwal Retensi Arsip dari Kepala Badan Kepegawaian Negara untuk Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian/Ketua Badan Pemeriksa Keuangan untuk Jadwal Retensi Arsip Keuangan;

e. Direktur Kearsipan Pusat menganalisis dan kemudian menyampaikan hasil pembahasan dan telaah/analisis rancangan Jadwal Retensi Arsip sebagaimana huruf d kepada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan;

f. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan menerima dan menganalisis atas telaah/analisis rancangan Jadwal Retensi Arsip dari Direktur Kearsipan Pusat. Apabila tidak ada koreksi, maka Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan menyampaikan berkas tersebut kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia untuk menerima arahan.

3. Menyetujui Rancangan Jadwal Retensi Arsip

Kepala ANRI menerima konsep surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip dilampiri rancangan Jadwal Retensi Arsip hasil telaah/analisis dan surat pendapat/pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara/Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dari Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan. Apabila rancangan surat persetujuan Jadwal Retensi Arsip tersebut mendapat koreksi, maka dilakukan perbaikan oleh Direktorat Kearsipan Pusat dan apabila Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia menganggap konsep surat persetujuan beserta kelengkapannya sudah benar, maka Kepala ANRI memberikan tanda persetujuan pada rancangan pada rancangan Jadwal Retensi Arsip dimaksud melalui penandatanganan surat persetujuan rancangan Jadwal Retensi Arsip yang diajukan dan lampirannya

4. Mengirimkan Rancangan Jadwal Retensi Arsip

Surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dilampiri rancangan Jadwal Retensi Arsip dikirimkan kepada Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri pemohon. Untuk selanjutnya pihak pemohon menetapkan rancangan Jadwal Retensi Arsip tersebut dalam bentuk Peraturan. Tembusan Surat Persetujuan dikirimkan ke Kepala Badan Kepegawaian Negara untuk Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian, dan ke Ketua Badan Pemeriksa Keuangan untuk Jadwal Retensi Arsip Keuangan.

(7)

- 6 -

5. Melakukan evaluasi dan pelaporan

Setelah mengirimkan hasil persetujuan Jadwal Retensi Arsip maka dilaksanakan evaluasi dan pelaporan sebagai bahan pertanggungjawaban untuk acuan bagi kegiatan pembinaan. Mekanisme Pengajuan Permintaan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam bentuk bagan adalah sebagai berikut:

MEKANISME PENGAJUAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP

LEMBAGA NEGARA, BUMN DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI

Tidak

Ya

Pengajuan rancangan JRA oleh Pimpinan LN/BP Pusat

kepada Kepala ANRI

Pembahasan Rancangan JRA di ANRI

Persetujuan Rancangan JRA

oleh Kepala ANRI (Tembusan

ke Kepala BKN/Ketua BPK)

Pengiriman Surat Persetujuan JRA ke LN/BP Pusat untuk

ditetapkan

Surat Pengajuan dilengkapi:

1. Surat Pertimbangan dari Kepala BKN untuk JRA Kepegawaian 2. Surat Pertimbangan dari Ketua

BPK untuk JRA Keuangan 3. Rancangan JRA Kepegawaian dan

Keuangan hasil pertimbangan Kepala BKN, dan Ketua BPK, Rancangan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian, serta Rancangan Jadwal Retensi Arsip Substanstif (hardcopy dan softcopy)

Rancangan JRA LN/BP Pusat

(8)

BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri ini disusun untuk menjadi acuan bagi pelaksana di lingkungan Direktorat Keasipan Pusat Arsip Nasional Republik Indonesia, dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam melakukan pemberian konsultasi dan pertimbangan persetujuan Jadwal Retensi Arsip Lembaga Negara, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri secara efisien dan efektif dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Januari 2010

DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT,

M. TAUFIK

(9)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 06 TAHUN 2010

TENTANG

PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN,

DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI

(10)

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN

PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN, DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI

A. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN, DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI

(11)

DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN PEMBERIAN KONSULTASI DAN PERTIMBANGAN PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSIP LEMBAGA NEGARA, BUMN, DAN PERGURUAN TINGGI NEGERI

No Tahap Kegiatan

Unit Penyelesaian

Lembaga Pemohon

Subbagian Persuratan

TU Deputi Bidang Pembinaan

Kearsipan

Deputi Bidang Pembinaan

Kearsipan

TU Direktur Kearsipan

Pusat

Direktur Kearsipan

Pusat

Kasubdit Kearsipan

Pusat I/II

Arsiparis TU Kepala ANRI

Kepala ANRI

1 Pemohon Instansi Pusat

menyampaikan surat permohonan persetujuan rancangan JRA 2 Membaca, meneliti kelengkapan

surat dan lampirannya, mencatat pada buku agenda dan ekspedisi, serta menyampaikan kepada TU Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

3 Menerima, memeriksa dan menempelkan lembar disposisi, mencatat pada buku agenda menyampaikan kepada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan 4 Membaca dan memberikan

disposisi serta menyerahkan kepada Direktur Kearsipan Pusat melalui TU Deputi

5 Menyampaikan kepada Direktur Kearsipan Pusat melalui TU Direktur Kearsipan Pusat

(12)

Pemohon Subbagian Persuratan

Kearsipan

Pusat

Pusat I/II

Kepala ANRI

6 Mencatat dalam Buku Agenda dan menyampaikan kepada Direktur Kearsipan Pusat

7 Menerima, membaca dan memberi disposisi serta menyerahkan kepada Kasubdit KP I/II melalui TU Direktur 8 Menyampaikan kepada Kasubdit

Kearsipan Pusat I/II

9 Menerima, membaca, meneliti

surat dan melakukan koordinasi dan telaah rancangan JRA 10 Penelaahan bersama arsiparis dan

pejabat terkait

11 Pembuatan dan penetikan konsep persetujuan, telaah JRA dan rancangan JRA

(13)

- 4 -

Kearsipan

Pusat

Pusat I/II

Kepala ANRI

12 Memeriksa konsep surat persetujuan, telaah JRA dan rancangan dan menyerahkan ke Direktur Kearsipan Pusat

13 Memeriksa hasil telaah rancangan JRA, membuat nota dinas dan menyampaikan kepada deputi melalui TU Deputi

14 Mencatat dan menyampaikan kepada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

15 Memeriksa kelayakan rancangan JRA dan kelengkapan

dokumennya dan menyiapkan konsep nota dinas kepada Kepala ANRI

16 Mengetik dan menyelesaikan nota dinas deputi dan

menyampaikan kepada Kepala ANRI melalui TU Kepala ANRI 17 Memeriksa kelengkapan,

mencatat dan menyampaikan kepada Kepala ANRI

(14)

Kearsipan

Pusat

Pusat I/II

Kepala ANRI

18 Memeriksa dan memberikan paraf persetujuan dan menyerahkan ke TU Kepala ANRI

19 Memeriksa kelengkapan dokumen, dan menyampaikan kepada deputi melalui TU Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan 20 Memeriksa kelengkapan

dokumen dan menyampaikan kepada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

21 Mengetahui dan meminta TU Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan untuk meneruskan ke Direktur Kearsipan Pusat 22 Menyampaikan rancangan JRA

yang disetujui/diparaf Kepala kepada Direktur Kearsipan Pusat melalui TU Direktur Kearsipan Pusat

23 Mencetak net surat persetujuan JRA dan lampiran dengan kertas bun dan menyampaikan kepada Direktur melalui Kepala Subdit Kearsipan Pusat I/II

(15)

- 6 -

Kearsipan

Pusat

Pusat I/II

Kepala ANRI

24 Memeriksa hasil cetak (net) surat persetujuan JRA dan lampiran dan menyampaikan kepada Direktur Kearsipan Pusat 25 Memeriksa net surat persetujuan

JRA dan lampiran dan meminta tanda tangan persetujuan Kepala ANRI melalui TU Direktur 26 Menyampaikan net surat

persetujuan JRA dan lampiran kepada TU Kepala ANRI melalui TU Deputi

27 Mengecek dan menyampaikan kepada Kepala ANRI melalui TU Kepala ANRI

28 Mengecek net surat persetujuan JRA dan menyampaikan kepada Kepala ANRI

29 Menandatangani net surat

persetujuan JRA dan lampirannya dan mengembalikan kepada TU Kepala ANRI

(16)

Kearsipan

Pusat

Pusat I/II

Kepala ANRI

30 Memberikan nomor dan stempel surat persetujuan dan mengirim ke Subbagian Persuratan melalui TU Deputi

31 Memasukan surat persetujuan JRA dan lampiran dan mengetik alamat pemohon pada sampul serta mengirim ke instansi pemohon melalui Subbagian Persuratan

32 Mengirimkan surat persetujuan JRA

33 Menerima surat persetujuan JRA dan menyimpan pertinggal persetujuan JRA

Norma Waktu : - 14 hari kerja untuk JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian, JRA Kepegawaian, JRA Keuangan dengan kelengkapannya (Lampiran JRA yang dimintakan persetujuan pertimbangan di BKN dan BPK beserta lampirannya)

- 30 hari kerja untuk penyelesaian JRA substantif

DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT,

M. TAUFIK