Hak cipta dan penggunaan kembali:
Lisensi ini mengizinkan setiap orang untuk menggubah,
memperbaiki, dan membuat ciptaan turunan bukan untuk
kepentingan komersial, selama anda mencantumkan nama
penulis dan melisensikan ciptaan turunan dengan syarat
yang serupa dengan ciptaan asli.
Copyright and reuse:
This license lets you remix, tweak, and build upon work
non-commercially, as long as you credit the origin creator
and license it on your new creations under the identical
terms.
LAMPIRAN
Terdapat dua dokumen yang dilampirkan, yaitu:
- FSD Saran dan Masukan HR Portal
- User Manual Employee Portal (HR Portal)
Lampiran 1. FSD Saran dan Masukan HR Portal
Functional Specification Document
Addendum Saran dan Masukan HR Portal
Prepared for PT. Outsource Indonesia Wednesday, 14 July, 2017 Version 1.0.0 Prepared by Benedictus Himawan [email protected]
1. Table of Content
Table of Content ... 2
Table of Figure ... 4
List of Table ... 5
Document Version & Document Authorization ... 6
4.1 Document History / Version ... 6
4.1.1 Change Record Sheet ... 6
4.2 Document Authorization ... 6
4.2.1 Review Sheet ... 7
4.2.2 Approval Sheet ... 7
Functional Specification Design – Saran dan Masukan HR Portal ... 7
5.1 High Level Process ... 8
5.1.1 Global Flow Process Backend Aplikasi HR Portal... 9
5.1.2 Flow Process Frontend Aplikasi HR Portal ... 14
5.2 Flow Map ... 15
5.3 General Information ... 15
5.4 Use Case Diagram ... 16
5.4.1 Basic Flow ... 16
5.4.2 Alternative Flow ... 16
5.4.3 Exception Flow ... 17
5.4.4 Business Rules ... 17
Page 3
5.4.6 Laporan Riwayat Penilaian ... 25
Interface With Other System ... 30
Planned Feature & Capability ... 30
Feature & Unsupported Scenario ... 30
Assumption & Dependencies ... 30
Constraint ... 31
2. Table of Figure
Figure 1 - Global Flow Backend HR Portal (Menambah Data Pengguna) ... 9
Figure 2 - Global Flow Backend HR Portal (Menambah Data Perusahaan) ... 9
Figure 3 - Global Flow Backend HR Portal (Melakukan Penugasan Pengguna) ... 10
Figure 4 - Global Flow Backend HR Portal (Manajemen Role & Akses Perusahaan) ... 10
Figure 5 - Global Flow Backend HR Portal (Melihat Audit Trail) ... 11
Figure 6 - Global Flow Backend HR Portal (Mengatur Kelompok Pengguna) ... 11
Figure 7 - Global Flow Backend HR Portal (Melihat Laporan Riwayat Penilaian) ... 11
Figure 8 - Global Flow Backend HR Portal (Mengatur Manajemen Folder) ... 12
Figure 9 - Global Flow Backend HR Portal (Mengatur Template Slip Gaji) ... 12
Figure 10 - Global Flow Backend HR Portal (Melakukan Unggah Dokumen) ... 13
Figure 11 - Global Flow Frontend HR Portal ... 14
Figure 12 - Flow Map Saran dan Masukan Aplikasi HR Portal ... 15
Figure 13 - Use Case Diagram Saran dan Masukan HR Portal ... 16
Figure 14 - Detail Activity Saran dan Masukan ... 20
Figure 15 – Saran dan Masukan (Frontend-Blank) Halaman Penilaian dan Riwayat Penilaian Kosong ... 23
Figure 16 - Kolom Riwayat Penilaian Kosong ... 24
Figure 17 - Saran dan Masukan (Frontend) Halaman Penilaian dan Riwayat Penilaian Terisi ... 24
Figure 18 - Kolom Riwayat Penilaian Terisi ... 25
Figure 19 - Detail Activity Laporan Riwayat Penilaian ... 27
Figure 20 – Saran dan Masukan (Backend) Laporan Riwayat Penelitian ... 29
Page 5
3. List of Table
Table 1 - List of Process Saran dan Masukan ... 22
Table 2 - Field Saran dan Masukan (Frontend-Blank) ... 23
Table 3 - Button Saran dan Masukan (Frontend-Blank) ... 23
Table 4 - Field Saran dan Masukan (Frontend) ... 25
Table 5 - Button Field Saran dan Masukan (Frontend) ... 25
Table 6 - List of Process Laporan Riwayat Penilaian ... 29
Table 7 - Field Saran dan Masukan (Backend) ... 30
4 Document Version & Document Authorization
4.1 Document History / Version
4.1.1 Change Record Sheet
Date Author Version Change Reference
14 Juli 2017 Benedictus Himawan 1.0 Original
4.2 Document Authorization
Author, Signature
Business Analyst Project Manager
Page 7 4.2.1 Review Sheet
Name Version
Approved Position Signature Date
Benedictus Himawan 1.0 Business Analyst
4.2.2 Approval Sheet
Name Position Signature Date
Greg Chen President Director PT.
Outsource Indonesia
Lini Wong Solution & Services Head PT. Kwadran Lima
Prastowo Supervisor PT. Outsource
Indonesia
Marchel Hermanus Project Manager PT.
Kwadran Lima
5 Functional Specification Design – Saran dan Masukan HR Portal
Fitur saran dan masukan pada aplikasi HR Portal ini dapat diakses menggunakan halaman saran dan masukan, dimana fitur ini dapat digunakan oleh pengguna
aplikasi untuk memberikan penilaian terhadap pelayanan yang diberikan oleh aplikasi HR Portal.
Admin dapat membuka laporan keseluruhan saran dan masukan yang diberikan oleh karyawan melalui modul sistem administrasi kemudian membuka halaman laporan riwayat penilaian.
Setiap karyawan yang memiliki akses terhadap aplikasi HR Portal dapat memberikan saran dan masukan terhadap aplikasi HR Portal.
Secara umum penggunaan saran dan masukan aplikasi HR Portal mencakup: Pemberian penilaian berupa bintang.
Pemberian komentar.
Export laporan riwayat penilaian oleh admin.
6.1 High Level Process
Bisnis proses aplikasi HR Portal dibangun dengan mengoptimalkan dan meningkatkan proses bisnis yang digunakan saat ini. Hal ini bertujuan agar dapat mengakomodir kebutuhan ketersediaan document karyawan PT. Outsource Indonesia namun tetap menjamin keamanan data seluruh karyawan baik yang berada di Head Office maupun berada di Perusahaan melalui aplikasi HR Portal. Pada aplikasi HR Portal PT. Outsource Indonesia terbagi menjadi dua bagian, yaitu: 5.1.1. Back end Aplikasi HR Portal
5.1.2. Front end Aplikasi HR Portal
Maka, berikut penjelasan lebih lanjut terkait flow process HR Portal pada PT. Outsource Indonesia.
Page 9 5.1.1 Global Flow Process Backend Aplikasi HR Portal
ADMIN
Unduh Dokumen
Template Upload Profil
Pengguna
1
2 Mengisi Data Pengguna pada Template yang tersedia
3 Unggah Data Profil Pengguna
ADMIN
Memilih Menu Profil Pengguna
1
Unggah data?
ADMIN
Klik tombol tambah data Profil Pengguna
1
2 Mengisi Data Pengguna pada Halaman Tambah
Pengguna
3 Simpan data pengguna,
dan pengguna akan menerima email notifikasi YA TIDAK Menambah Profil Pengguna Masuk ke halaman Pencarian Profil Pengguna 2
Figure 1 - Global Flow Backend HR Portal (Menambah Data Pengguna)
Figure 3 - Global Flow Backend HR Portal (Melakukan Penugasan Pengguna)
Page 11
Figure 5 - Global Flow Backend HR Portal (Melihat Audit Trail)
Figure 6 - Global Flow Backend HR Portal (Mengatur Kelompok Pengguna)
Figure 8 - Global Flow Backend HR Portal (Mengatur Manajemen Folder)
Page 13
5.1.2 Flow Process Frontend Aplikasi HR Portal
Page 15
6.2 Flow Map
Berikut ini flow map saat karyawan menggunakan fitur saran dan masukan pada aplikasi HR Portal. Melakukan Penilaian Aplikasi HR Portal Kirim Hasil Penilaian Menampilkan Modul Sistem Administrasi Melakukan Export Data Riwayat Penilaian Menampilkan Halaman Utama Aplikasi HR Portal Otorisasi Login Admin Masuk Sebagai Karyawan Masuk Sebagai Admin Membuka Modul Masukan dan Saran
Membuka Modul Sistem Administrasi Membuka Laporan Riwayat Penilaian Yes No
Figure 12 - Flow Map Saran dan Masukan Aplikasi HR Portal
6.3 General Information
Fitur saran dan masukan pada aplikasi HR Portal dibuat untuk memberikan penilaian terhadap aplikasi HR Portal. Karyawan dapat memberikan bintang dengan rentang bintang satu hingga lima dalam memberikan penilaian, dan karyawan dapat memberikan komentar atas penilaiannya tersebut. Penilaian yang telah diberikan oleh karyawan tidak dapat dihapus dan riwayat penilaian dapat dilihat pada kolom riwayat penilaian.
Fitur – fitur saran dan masukan sebagai berikut:
Field komentar untuk memberikan komentar.
6.4 Use Case Diagram
Saran dan Masukan Aplikasi HR Portal
Saran dan Masukan
Karyawan Melihat Riwayat Penilaian Admin Laporan Riwayat Penilaian Export Laporan Riwayat Penilaian
Figure 13 - Use Case Diagram Saran dan Masukan HR Portal
Fitur Saran dan Masukan merupakan tampilan yang dapat dilihat oleh karyawan dimana karyawan dapat memberikan penilaiannya tentang aplikasi HR Portal dan karyawan juga dapat melihat riwayat penilaian yang telah diberikan.
6.4.1 Basic Flow Karyawan:
Memberikan Penilaian Melihat Riwayat Penilaian Admin:
Membuka Laporan Riwayat Penilaian Export Laporan Riwayat Penilaian 6.4.2 Alternative Flow
Page 17 6.4.3 Exception Flow
N/A
6.4.4 Business Rules
1. Halaman saran dan masukan merupakan halaman untuk memberikan penilaian terhadap pelayanan HR Portal yang digunakan oleh karyawan. 2. Halaman saran dan masukan terdapat dua bagian:
Penilaian, karyawan akan memberikan penilaian dan komentar terhadap pelayanan aplikasi HR Portal yang digunakan.
Riwayat penilaian, karyawan dapat melihat riwayat penilaian yang telah diberikan sebelumnya.
3. Pada bagian penilaian, karyawan akan mengisi dua hal :
Penilaian dengan memberikan bintang, semakin banyak bintang yang diberikan maka semakin bagus penilaian karyawan terhadap pelayanan aplikasi HR Portal.
Pemberian komentar, karyawan dapat memberikan komentar terhadap penilaian yang diberikan. Field ini tidak bersifat mandatory, sehingga karyawan diberikan kebebasan untuk mengisi ataupun tidak mengisi pada field tersebut.
4. Karyawan dapat menyimpan penilaian yang diberikan dengan klik tombol kirim, maka sistem akan menyimpan dan menampilkan hasil penilaian ke dalam bagian riwayat penilaian serta ke dalam laporan riwayat penilaian yang dimiliki oleh sistem administrasi.
5. Pada menu sistem administrasi nantinya akan terdapat sub menu baru yaitu laporan riwayat penilaian, laporan ini berisikan seluruh informasi penilaian yang diberikan oleh seluruh pengguna portal.
6. Pada laporan riwayat penilaian, terdiri dari beberapa kolom : No., berisikan nomor urut penilaian.
Tanggal, tanggal saat karyawan memberikan penilaian dengan format tanggal (dd) serta bulan. Contoh : 20 April.
Tahun, tahun saat karyawan memberikan penilaian.
Waktu, waktu saat karyawan memberikan penilaian, waktu ini akan mengikuti waktu server.
Nama Perusahaan, nama perusahaan dari karyawan yang memberikan penilaian.
Nama Karyawan, nama karyawan yang memberikan penilaian.
Penilaian (Bintang), jumlah bintang yang diberikan karyawan setiap kali karyawan mengirimkan penilaian.
Komentar, komentar yang diberikan karyawan terhadap pelayanan. Field ini akan kosong apabila karyawan tidak mengisi field komentar pada bagian penilaian.
7. Pada laporan riwayat penilaian terdapat tombol export, tombol ini digunakan untuk mengunduh laporan riwayat penilaian ke dalam bentuk excel. Pada saat laporan telah terunduh ke dalam bentuk excel, maka akan terdapat kolom tambahan yaitu bulan.
8. Pada riwayat penilaian milik karyawan itu sendiri maupun dalam laporan riwayat penilaian, daftar list pertama merupakan daftar penilaian yang terbaru diberikan oleh karyawan.
6.4.5 Saran dan masukan
6.4.5.1
GoalKaryawan dapat memberikan penilaian terhadap aplikasi HR Portal, dan karyawan dapat melihat riwayat penilaian yang telah diberikan.
6.4.5.2
DescriptionHalaman saran dan masukan merupakan halaman yang dapat digunakan oleh karyawan untuk memberikan penilaian terhadap pelayanan aplikasi HR Portal. Penilaian ditujukan untuk melihat kepuasan karyawan dalam menggunakan aplikasi HR Portal.
6.4.5.3
ActorKaryawan.
6.4.5.4
TriggerPage 19
6.4.5.5
Pre-ConditionTampilan halaman utama.
6.4.5.6
PostCondition6.4.5.7
Success Scenario- Sistem dapat menampilkan halaman saran dan masukan.
- Sistem dapat menampilkan bintang untuk penilaian oleh karyawan. - Sistem dapat menampilkan field komentar pada halaman saran dan
masukan.
- Sistem menampilkan kolom riwayat penilaian dan isi dari riwayat penilaian pada halaman saran dan masukan.
- Tombol kirim dapat berfungsi untuk menyimpan penilaian oleh karyawan apabila karyawan telah memilih bintang untuk penilaian.
6.4.5.8
Failure Scenario- Sistem tidak dapat menampilkan halaman saran dan masukan. - Sistem tidak dapat menampilkan bintang untuk penilaian oleh
karyawan.
- Sistem tidak dapat menampilkan field komentar pada halaman saran dan masukan.
- Sistem tidak menampilkan kolom riwayat penilaian dan isi dari riwayat penilaian pada halaman saran dan masukan.
- Tombol kirim tidak dapat berfungsi untuk menyimpan penilaian oleh karyawan apabila karyawan telah memilih bintang untuk penilaian.
6.4.5.9
Detail ActivityKaryawan membuka halaman saran dan masukan
Karyawan memberikan penilaian terhadap
aplikasi HR Portal
Karyawan mengirim hasil penilaian dan
melihat kolom riwayat penilaian
Saran dan Masukan
Start
End
Figure 14 - Detail Activity Saran dan Masukan
6.4.5.10
Basic Flow- Karyawan membuka halaman saran dan masukan.
- Karyawan memberikan penilaian berupa bintang terhadap aplikasi HR Portal, karyawan dapat memberikan komentar atas penilaiannya namun tidak wajib.
- Karyawan mengirimkan hasil penilaiannya dengan tombol kirim.
6.4.5.11
Alternative FlowPage 21
6.4.5.12
Exceptional FlowN/A
6.4.5.13
Business Rules1. Karyawan wajib memilih bintang dari rentang bintang satu hingga bintang lima dalam melakukan penilaian. Semakin banyak bintang yang diberikan karyawan maka semakin bagus juga penilaian yang diberikan karyawan.
2. Field komentar di dalam halaman saran dan masukan tidak bersifat
mandatory dan boleh dikosongkan.
3. Tombol kirim akan menyimpan penilaian lalu menampilkan penilaian pada kolom riwayat penilaian serta ke dalam laporan riwayat penilaian yang dimiliki oleh sistem administrasi.
4. Sistem tidak akan merespon tombol kirim apabila karyawan tidak memilih bintang untuk penilaian.
5. Penilaian yang telah dikirimkan oleh karyawan akan muncul pada kolom riwayat penilaian dan tidak dapat dihapus.
6. Penilaian terbaru yang diberikan oleh karyawan akan muncul pada list pertama kolom riwayat penilaian.
7. Karyawan dapat melakukan penilaian berulang kali tanpa ada batasan waktu.
6.4.5.14
Special Requirements (NFRs)N/A
6.4.5.15
Process and Screen Definition5.4.5.15.1 List of Process
No Activity Screen# Actor
Process Detail (Input, Process/formula, output)
1 1.1 Karyawan membuka halaman saran dan masukan Saran dan Masukan (Frontend–Blank)
Karyawan Karyawan berhasil membuka
halaman saran dan masukan
Sistem akan menampilkan
halaman saran dan
masukan 1.2 Karyawan memberikan bintang penilaian Saran dan Masukan (Frontend–Blank)
Karyawan Karyawan memilih dari rentang
bintang satu hingga bintang lima
Sistem akan menampilkan jumlah bintang yang dipilih oleh karyawan
Karyawan Karyawan tidak memilih
bintang dan langsung menekan tombol kirim
Sistem tidak akan
merespon terhadap tombol kirim 1.3 Karyawan mengirimkan hasil penilaian Saran dan Masukan (Frontend)
Karyawan Karyawan menekan tombol
kirim
Sistem menampilkan
penilaian yang diberikan karyawan pada field riwayat penilaian
Table 1 - List of Process Saran dan Masukan
6.4.5.16
Screen Detail5.4.5.16.1 Screen [Saran dan Masukan (Frontend-Blank)] – Halaman
Penilaian dan Riwayat Penilaian Kosong
Halaman ini merupakan halaman saran dan masukan yang belum terisi oleh penilaian dari karyawan. Terdapat bintang dari rentang bintang satu hingga bintang lima. Field komentar dapat diisi atau dikosongkan. Terdapat kolom riwayat penilaian untuk menampilkan penilaian yang telah diberikan oleh karyawan. Berikut tampilan halaman saran dan masukan.
Page 23
Figure 15 – Saran dan Masukan (Frontend-Blank) Halaman Penilaian dan Riwayat Penilaian Kosong
No Field Source Data
Editable (Yes/No)
Format Field Mandatory (Yes/No)
Data Type Width Keterangan
1 Penilaian (Bintang) CMS Yes Label Yes Integer 5
2 Komentar CMS Yes Field Text No Varchar 200
Table 2 - Field Saran dan Masukan (Frontend-Blank)
Tombol Action
Untuk melakukan penyimpanan penilaian pada kolom riwayat penilaian dan pada sistem administrasi
Table 3 - Button Saran dan Masukan (Frontend-Blank)
Berikut ini merupakan tampilan kolom riwayat penilaian yang belum diisi penilaian oleh karyawan.
Figure 16 - Kolom Riwayat Penilaian Kosong
5.4.5.16.2 Screen [Saran dan Masukan (Frontend)] – Halaman Penilaian
dan Riwayat Penilaian Terisi
Halaman ini merupakan halaman saran dan masukan yang sudah terisi oleh penilaian dari karyawan. Berikut tampilan halaman saran dan masukan.
Figure 17 - Saran dan Masukan (Frontend) Halaman Penilaian dan Riwayat Penilaian Terisi
No Field Source Data
Editable (Yes/No)
Format Field Mandatory (Yes/No)
Data Type Width Keterangan
Page 25
Table 4 - Field Saran dan Masukan (Frontend)
Tombol Action
Untuk melakukan penyimpanan penilaian pada kolom riwayat penilaian dan pada sistem administrasi
Table 5 - Button Field Saran dan Masukan (Frontend)
Berikut ini merupakan tampilan kolom riwayat penilaian yang sudah diisi penilaian oleh karyawan.
Figure 18 - Kolom Riwayat Penilaian Terisi
6.4.6 Laporan Riwayat Penilaian
6.4.6.1
GoalAdmin dapat melihat penilaian yang diberikan oleh seluruh karyawan dan dapat melakukan export laporan riwayat penilaian.
6.4.6.2
DescriptionLaporan riwayat penilaian merupakan bagian dari modul sistem administrasi, dimana admin dapat melihat semua riwayat penilaian dari seluruh karyawan dan export laporan riwayat penilaian dalam bentuk excel.
6.4.6.3
ActorAdmin.
6.4.6.4
TriggerProses terjadi saat admin membuka halaman laporan riwayat penilaian.
6.4.6.5
Pre-ConditionTampilan halaman utama.
6.4.6.6
Post Condition6.4.6.7
Success Scenario- Sistem dapat menampilkan halaman laporan riwayat penilaian. - Sistem dapat menampilkan tabel berisi data keseluruhan penilaian
yang diberikan oleh karyawan.
- Admin dapat mengunduh data yang terdapat pada tabel ke dalam bentuk excel saat admin tombol export.
6.4.6.8
Failure Scenario- Sistem tidak dapat menampilkan halaman laporan riwayat penilaian.
- Sistem tidak dapat menampilkan tabel berisi data keseluruhan penilaian yang diberikan oleh karyawan.
- Admin tidak dapat mengunduh data yang terdapat pada tabel ke dalam bentuk excel saat menekan tombol export.
Page 27
6.4.6.9
Detail Activity Admin membuka laporan riwayat penilaian dari modul sistem administrasiLaporan Riwayat Penilaian
Start
Admin melakukan export data laporan
riwayat penilaian
End
Figure 19 - Detail Activity Laporan Riwayat Penilaian
6.4.6.10
Basic Flow- Admin membuka modul sistem administrasi dan masuk ke halaman laporan riwayat penilaian.
- Admin melakukan export laporan riwayat penilaian.
6.4.6.11
Alternative FlowN/A
6.4.6.12
Exceptional FlowN/A
6.4.6.13
Business Rules1. Semua penilaian yang diberikan oleh seluruh karyawan akan muncul pada tabel riwayat penilaian.
3. Penilaian terbaru yang diberikan oleh karyawan akan muncul pada baris paling atas.
4. Pada tabel laporan riwayat penilaian, terdiri dari beberapa kolom : No., berisikan nomor urut penilaian.
Tanggal, tanggal saat karyawan memberikan penilaian dengan format tanggal (dd) serta bulan. Contoh : 20 April.
Tahun, tahun saat karyawan memberikan penilaian.
Waktu, waktu saat karyawan memberikan penilaian, waktu ini akan mengikuti waktu server.
Nama Perusahaan, nama perusahaan dari karyawan yang memberikan penilaian.
Nama Karyawan, nama karyawan yang memberikan penilaian. Penilaian (Bintang), jumlah bintang yang diberikan karyawan setiap
kali karyawan mengirimkan penilaian.
Komentar, komentar yang diberikan karyawan terhadap pelayanan.
Field ini akan kosong apabila karyawan tidak mengisi field komentar
pada bagian penilaian.
5. Tombol export akan berfungsi untuk mengunduh laporan riwayat penilaian ke dalam bentuk excel dan akan terdapat kolom tambahan yaitu kolom bulan di dalam file excel yang telah diunduh.
6.4.6.14
Special Requirements (NFRs)N/A
6.4.6.15
Process and Screen Definition5.4.6.15.1 List of Process
No Activity Screen# Actor
Process Detail (Input, Process/formula, output)
Karyawan Sistem 1 1.1 Admin membuka halaman laporan riwayat penilaian Saran dan Masukan (Backend)
Admin Admin berhasil membuka
halaman laporan riwayat penilaian
Sistem akan menampilkan halaman laporan riwayat penilaian
Page 29 1.2 Admin melakukan export laporan riwayat penilaian Saran dan Masukan (Backend)
Admin Admin menekan tombol export
untuk mengunduh file excel
Sistem akan mengunduh laporan riwayat penilaian ke dalam bentuk excel
Table 6 - List of Process Laporan Riwayat Penilaian
6.4.6.16
Screen Detail5.4.6.16.1 Screen [Saran dan Masukan Backend] – Laporan Riwayat
Penilaian
Halaman ini merupakan halaman laporan riwayat penilaian yang hanya dapat diakses oleh admin. Halaman ini berisi seluruh penilaian yang telah diberikan oleh karyawan. Admin juga dapat melakukan
export laporan riwayat penilaian untuk mengunduh laporan dalam
bentuk excel. Berikut tampilan halaman laporan riwayat penilaian.
Figure 20 – Saran dan Masukan (Backend) Laporan Riwayat Penelitian
No Field Source Data
Editable (Yes/No)
Format Field Mandatory (Yes/No)
Data Type Width Keterangan
1 No CMS No Label No Integer 5
2 Tanggal CMS No Label No Varchar 15
3 Tahun CMS No Label No Integer 4
4 Waktu CMS No Label No Time 5
5 Nama Perusahaan CMS No Label No Varchar 50
6 Nama Karyawan CMS No Label No Varchar 50
7 Penilaian (Bintang) CMS No Label No Integer 5
Table 7 - Field Saran dan Masukan (Backend)
Tombol Action
Untuk mengunduh laporan riwayat penilaian ke dalam bentuk excel
Table 8 - Button Saran dan Masukan (Backend)
Berikut ini merupakan tampilan excel dari laporan riwayat penilaian yang telah diunduh.
Figure 21 - File Excel Laporan Riwayat Penilaian
7 Interface With Other System
N/A8 Planned Feature & Capability
N/A9 Feature & Unsupported Scenario
N/A10 Assumption & Dependencies
N/APage 31
11 Constraint
N/A12 Attachment
N/ALampiran 2. User Manual Employee Portal (HR Portal)
User Manual Guideline
Employee Portal
Prepared for PT. Outsource Indonesia Tuesday, August 8, 2017 Version 1.0.0 Prepared by Benedictus Himawan [email protected]Page 2
Approval Sheet
Name Position Signature Date
Greg Chen President Director PT.
Outsource Indonesia
Lini Wong
Solution & Services Head PT. Kwadran Lima
Indonesia
Review Sheet
Name Version
Approved Position Signature Date
Benedictus Himawan 1.0 Business Analyst
Change Record Sheet
Date Author Version Change Reference
Table of Contents
Approval Sheet ... 2 Review Sheet ... 2 Change Record Sheet ... 2 Table of Contents ... 3 Table of Screen ... 4 1. Employee Portal ... 6 1.1 Halaman Login dan Halaman Home ... 6 1.2 Membuat Template Hierarki Folder ... 7 1.3 Membuat Profil Perusahaan Baru & Menggunakan Hierarki Folder yang Telah
Dibuat ... 10 1.4 Mengatur Role & Akses per Perusahaan ... 14 1.5 Mengatur Pengguna Agar dapat Memiliki Akses Perusahaan Lain ... 17 1.6 Menambah Data Pengguna Sebagai Pekerja Perusahaan yang Baru
Didaftarkan ... 20 1.7 Menambah Data Profil Pengguna dengan Menggunakan User yang Baru
Dibuatkan ... 24 1.8 Unggah Slip Gaji ... 29 1.9 Unggah Dokumen ... 31 1.9.1 Dokumen Pekerja ... 32 1.9.2 Dokumen Perusahaan ... 32 1.9.3 Dokumen Umum ... 33
Page 4
2. Glossary ... 34 3. Attachments ... 34 4. References ... 34
Table of Screen
Screen 1 - Halaman Login ... 6 Screen 2 - Halaman Home ... 7 Screen 3 - Halaman Manajemen Folder ... 8 Screen 4 - Halaman Tambah Template ... 8 Screen 5 - Halaman Template Folder ... 9 Screen 6 - Tambah Folder ... 9 Screen 7 - Aktivasi Template ... 10 Screen 8 - Halaman Profil Perusahaan ... 11 Screen 9 - Form Tambah Perusahaan ... 12 Screen 10 - Unduh Template Data Perusahaan ... 13 Screen 11 - Template Data Perusahaan ... 13 Screen 12 - Unggah Data Perusahaan ... 14 Screen 13 - Halaman Manajemen Role & Akses ... 15 Screen 14 – Tambah Role & Akses ... 15 Screen 15 - Tambah Akses Aplikasi Manajemen Role Baru... 16 Screen 16 - Folder Akses Role Baru ... 16 Screen 17 - Role Baru ... 17 Screen 18 - Halaman Penugasan Pengguna ... 18 Screen 19 - Data Informasi Pengguna ... 18 Screen 20 - Tambah Akses Aplikasi Manajemen ... 19
Screen 21 - Tambah Akses Folder ... 19 Screen 22 - Akses Folder Perusahaan ... 20 Screen 23 - Akses Folder Perusahaan Baru ... 20 Screen 24 - Halaman Profil Pengguna ... 21 Screen 25 - Halaman Tambah/Ubah Pengguna (Role Admin) ... 22 Screen 26 - Email Pendaftaran Pengguna Baru (Role Admin) ... 23 Screen 27 - Login Pengguna Baru (Role Admin) ... 23 Screen 28 - Pertanyaan Rahasia ... 24 Screen 29 - Halaman Profil Pengguna (Pengguna Baru) ... 25 Screen 30 - Halaman Tambah/Ubah Pengguna (Role User) ... 26 Screen 31 - Unduh Template Data Pengguna ... 27 Screen 32 - Template Data Pengguna ... 27 Screen 33 - Unggah Data Pengguna ... 28 Screen 34 - Email Pendaftaran Pengguna Baru (Role User) ... 28 Screen 35 - Login Pengguna Baru (Role User) ... 29 Screen 36 - Halaman Unggah Slip Gaji ... 30 Screen 37 - Unduh Template Slip Gaji ... 30 Screen 38 - Template Slip Gaji ... 31 Screen 39 - Unggah Slip Gaji ... 31 Screen 40 - Unggah Dokumen Pekerja ... 32 Screen 41 - Unggah Dokumen Perusahaan ... 33 Screen 42 - Unggah Dokumen Umum ... 34
Page 6
1. Employee Portal
Employee Portal adalah layanan elektronik yang disediakan oleh PT. Outsource
Indonesia untuk memberikan pelayanan integrasi data dan informasi antara perusahaan dan karyawannya.
1.1 Halaman Login dan Halaman Home
- Isi Nama Pengguna >> Isi Sandi >> Selesaikan Captcha >> Masuk >> Home
Halaman ini merupakan halaman login dari aplikasi Employee Portal dan halaman
Home dari aplikasi Employee Portal. Berikut tampilan dan langkah – langkah yang
harus dilakukan saat melakukan login agar dapat menampilkan halaman utama aplikasi seperti ditunjukkan pada Screen 1 – Halaman Login dan Screen 2 –
Halaman Home.
Masukkan Nama Pengguna dan Sandi
Selesaikan Captcha
Masuk ke aplikasi
1
2
3
Screen 2 - Halaman Home
1.2 Membuat Template Hierarki Folder
Merupakan fitur untuk membuat folder baru yang nantinya akan digunakan untuk menyimpan informasi terkait pegawai dan perusahaan. Template Hierarki Folder dapat diakses melalui sub menu Manajemen Folder pada menu Manajemen
Data. Berikut tampilan dan langkah – langkah untuk menampilkan halaman
Manajemen Folder seperti ditunjukkan pada Screen 3 – Menu Manajemen
Folder.
- Manajemen Data >> Manajemen Folder >> Tambah Template >> Isi Field
Tambah Template atau salin yang tersedia >> Template Folder >> Tambah Folder >> Aktivasi Template
Page 8
12
3 Pilih Tambah Template
Tombol Pencarian
Parameter Pencarian
Screen 3 - Halaman Manajemen Folder
Halaman Manajemen Folder berisi folder-folder yang telah dibuat sebelumnya. Tombol Tambah Template digunakan untuk menambah template baru. Pencarian
folder juga dapat dilakukan pada halaman ini.
Isi Kode Template dan Keterangan
Untuk menyimpan
Template
Isi Kode Template dan Keterangan 4
5
Screen 4 - Halaman Tambah Template
Halaman Tambah Template digunakan untuk menambah template folder yang ingin dibuat atau menyalin dari template folder yang telah dibuat sebelumnya.
Klik kanan untuk Tambah Folder, Ubah Nama Folder, dan melihat Riwayat Folder
6
Menutup halaman
Template Folder
Screen 5 - Halaman Template Folder
Tampilan Template Folder yang telah dibuat.
7
Isi Kode Template dan Keterangan
Untuk menutup
Tambah Folder
Untuk menyimpan
Folder
Screen 6 - Tambah Folder
Page 10
Screen 7 - Aktivasi TemplateTemplate Folder yang telah dibuat harus diaktivasi sebelumnya agar dapat
digunakan. Aktivasi template dapat dilakukan pada halaman Manajemen Folder. Perlu diperhatikan bahwa setelah folder diaktivasi maka folder tersebut tidak dapat dinon-aktifkan kembali.
1.3 Membuat Profil Perusahaan Baru & Menggunakan Hierarki
Folder yang Telah Dibuat
Merupakan fitur untuk membuat profil perusahaan baru untuk mendaftarkan perusahaan ke dalam aplikasi dan menggunakan folder yang telah dibuat sebelumnya. Tambah Perusahaan dapat diakses melalui sub menu Profil
Perusahaan pada menu Profil. Berikut tampilan dan langkah – langkah untuk
menampilkan halaman Profil Perusahaan seperti ditunjukkan pada Screen 8 –
Halaman Profil Perusahaan.
- Profil >> Profil Perusahaan >> Tambah Perusahaan >> Input Mandatory
Data atau Unduh Template, Isi Data pada Template, Unggah Data Perusahaan
Untuk melakukan aktivasi
template yang telah dibuat
Screen 8 - Halaman Profil Perusahaan
Halaman Profil Perusahaan merupakan halaman untuk melihat keseluruhan data
perusahaan yang terdapat di dalam aplikasi dan dapat melakukan pencarian data perusahaan. Terdapat tombol Tambah Perusahaan untuk menambah data perusahaan. Parameter pencarian 1 2 Tombol pencarian Untuk menambah perusahaan secara langsung Untuk mengunduh template data perusahaan Untuk mengunggah
template data perusahaan
yang telah diisi
Page 12
Screen 9 - Form Tambah PerusahaanHalaman Tambah Perusahaan digunakan untuk menambah data perusahaan baru melalui input data ke dalam sistem.
Mandatory Mandatory
Screen 10 - Unduh Template Data Perusahaan
Unduh Template digunakan untuk mengunduh template data perusahaan agar
data perusahaan dapat diunggah ke dalam sistem. Template yang diunduh akan berupa file excel.
Screen 11 - Template Data Perusahaan
Tampilan dari file excel yang telah diunduh.
5
6
Page 14
Screen 12 - Unggah Data PerusahaanFile excel yang telah diisi akan diunggah ke dalam sistem melalui tombol Unggah
Data Perusahaan.
1.4 Mengatur Role & Akses per Perusahaan
Merupakan fitur untuk membuat Role dalam perusahaan dan memberikan akses aplikasi kepada Role yang telah dibuat disesuaikan dengan maksud dan tujuan pembuatan Role. Fitur ini dapat diakses melalui tindakan Edit yang terdapat pada sub menu Manajemen Role & Akses menu Sistem Administrasi. Berikut tampilan dan langkah – langkah untuk menampilkan halaman Manajemen Role &
Akses seperti ditunjukkan pada Screen 13 – Halaman Manajemen Role &
Akses.
- Sistem Administrasi >> Manajemen Role & Akses >> Edit Perusahaan >>
Tambah Role & Akses
7
8 Untuk pilih file
Pilih file
Unggah
file
9
1
2
3
Klik tindakan Edit
Screen 13 - Halaman Manajemen Role & Akses
Halaman Profil Perusahaan merupakan halaman untuk memilih perusahaan untuk diberikan role dan akses pengguna terhadap perusahaan tersebut.
Untuk menambah
Role & Akses
4
Screen 14 – Tambah Role & Akses
Halaman ini digunakan untuk melihat Role & Akses dan menambahkan Role &
Page 16
sTuliskan Nama Role yang diinginkan
5
6
Langkah selanjutnya
Screen 15 - Tambah Akses Aplikasi Manajemen Role Baru
Halaman Tambah Akses Aplikasi Manajemen Role Baru merupakan halaman untuk membuat nama Role dan mengatur akses aplikasi manajemen yang dapat diakses oleh Role tersebut.
7
Halaman Folder Akses Role Baru merupakan halaman untuk mengatur folder yang dapat diakses oleh Role yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.
Role yang telah dibuat
Screen 17 - Role Baru
Role yang telah dibuat dapat dilihat pada halaman Manajemen Role & Akses.
1.5 Mengatur Pengguna Agar dapat Memiliki Akses Perusahaan Lain
Merupakan fitur untuk mendaftarkan pengguna agar memiliki akses terhadap perusahaan tempat pengguna bekerja. Fitur ini dapat diakses melalui tindakan
Edit yang terdapat pada sub menu Penugasan Pengguna menu Sistem
Administrasi. Berikut tampilan dan langkah – langkah untuk menampilkan
halaman Penugasan Pengguna seperti ditunjukkan pada Screen 18 – Halaman
Penugasan Pengguna.
- Sistem Administrasi >> Penugasan Pengguna >> Edit Pengguna >>
Page 18
1
2
3
Klik tindakan Edit
Screen 18 - Halaman Penugasan Pengguna
Halaman Penugasan Pengguna merupakan halaman untuk melihat data pengguna untuk diedit agar dapat mengatur akses pengguna.
4
Langkah selanjutnyaScreen 19 - Data Informasi Pengguna
Halaman Data Informasi Pengguna menampilkan data informasi dari pengguna yang ingin diberikan akses.
5
Langkah selanjutnya
Screen 20 - Tambah Akses Aplikasi Manajemen
Halaman Tambah Akses Aplikasi Manajemen menampilkan pengaturan akses aplikasi yang dapat dimiliki oleh pengguna.
6
7
PerusahaanPilih NamaScreen 21 - Tambah Akses Folder
Halaman ini merupakan tampilan halaman Tambah Akses Folder untuk memilih nama perusahaan yang dapat diakses oleh pengguna.
Page 20
8
9
Atur Akses
Folder
Screen 22 - Akses Folder Perusahaan
Halaman ini berisi pengaturan Akses Folder yang dapat diakses oleh pengguna pada perusahaan tersebut.
Screen 23 - Akses Folder Perusahaan Baru
Akses Folder perusahaan untuk penugasan pengguna yang telah dibuat dapat
dilihat pada halaman Data Akses Folder pengguna.
1.6 Menambah Data Pengguna Sebagai Pekerja Perusahaan
yang Baru Didaftarkan
Merupakan fitur untuk mendaftarkan pengguna baru sebagai pekerja di perusahaan yang telah ditetapkan. Fitur ini dapat diakses melalui sub menu Profil
menampilkan halaman Profil Pengguna seperti ditunjukkan pada Screen 24 –
Halaman Profil Pengguna.
- Profil >> Profil Pengguna >> Tambah Pengguna >> Login Pengguna Baru
1
2
3
Untuk menambah pengguna baruScreen 24 - Halaman Profil Pengguna
Halaman Profil Pengguna berisi profil pengguna yang terdaftar ke dalam sistem dan dapat digunakan juga untuk menambah pengguna baru.
Page 22
Mandatory Mandatory Mandatory Mandatory Simpan Data Pengguna4
Halaman Tambah/Ubah Pengguna merupakan halaman yang berisi form untuk mengisi data personal dari pengguna baru yang ingin didaftarkan.
Nama Pengguna dan Sandi Alamat Website
Screen 26 - Email Pendaftaran Pengguna Baru (Role Admin)
Email ini merupakan email yang dikirimkan oleh sistem kepada pengguna baru
yang telah didaftarkan. Email tersebut dikirimkan secara otomatis dan tidak perlu dibalas.
Pengaturan Pertanyaan Rahasia untuk pengguna yang baru melakukan login ke dalam sistem
5
Page 24
Halaman Login Pengguna Baru ini merupakan halaman Home yang diakses menggunakan Nama Pengguna dan Sandi yang diterima oleh pengguna baru melalui email. Pengguna yang baru pertama kali melakukan login ke dalam sistem harus mengatur pertanyaan rahasia sebanyak 5 buah.
Pertanyaan
Rahasia
Simpan Pertanyaan
Rahasia
6
Screen 28 - Pertanyaan Rahasia
Tampilan Pertanyaan Rahasia berisi form untuk mengisi 5 pertanyaan rahasia yang nantinya akan digunakan sebagai fitur keamanan saat mengakses folder pribadi pengguna.
1.7 Menambah Data Profil Pengguna dengan Menggunakan
User yang Baru Dibuatkan
Merupakan fitur untuk mendaftarkan pengguna baru sebagai pekerja di perusahaan yang telah ditetapkan dengan user yang baru dibuat pada tahap sebelumnya. Fitur ini dapat diakses melalui sub menu Profil Pengguna pada menu Profil. Berikut tampilan dan langkah – langkah untuk menampilkan halaman
Profil Pengguna seperti ditunjukkan pada Screen 29 – Halaman Profil
Pengguna (Pengguna Baru).
- Profil >> Profil Pengguna >> Tambah Pengguna atau Unduh Template,
1
2
3
Untuk menambah pengguna baru Untuk mengunggah data pengguna baru Untuk mengunduh template pengguna baruScreen 29 - Halaman Profil Pengguna (Pengguna Baru)
Halaman Profil Pengguna (Pengguna Baru) berisi profil pengguna yang terdaftar ke dalam sistem dan dapat digunakan juga untuk menambah pengguna baru.
Page 26
Mandatory Mandatory Simpan Data Pengguna4
Halaman Tambah/Ubah Pengguna merupakan halaman yang berisi form untuk mengisi data personal dari pengguna baru yang ingin didaftarkan.
Unduh template
5
Screen 31 - Unduh Template Data Pengguna
Unduh Template digunakan untuk mengunduh template data pengguna agar data
pengguna dapat diunggah ke dalam sistem. Template yang diunduh akan berupa
file excel.
Screen 32 - Template Data Pengguna
Page 28
56
Pilih fIle Untuk pilih file
7
Unggah
8
Screen 33 - Unggah Data Pengguna
File excel yang telah diisi akan diunggah ke dalam sistem melalui tombol Unggah
Data Pengguna.
Nama Pengguna dan Sandi
Alamat Website
Email ini merupakan email yang dikirimkan oleh sistem kepada pengguna baru
yang telah didaftarkan. Email tersebut dikirimkan secara otomatis dan tidak perlu dibalas.
Pengaturan Pertanyaan Rahasia untuk pengguna yang baru melakukan
login ke dalam sistem
9
Screen 35 - Login Pengguna Baru (Role User)
Halaman Login Pengguna Baru ini merupakan halaman Home yang diakses menggunakan Nama Pengguna dan Sandi yang diterima oleh pengguna baru melalui email. Pengguna yang baru pertama kali melakukan login ke dalam sistem harus mengatur pertanyaan rahasia sebanyak 5 buah. Untuk pertanyaan rahasia harap dilihat kembali Screen 28 – Pertanyaan Rahasia.
1.8 Unggah Slip Gaji
Unggah slip gaji digunakan untuk mengunggah template slip gaji yang digunakan oleh perusahaan. Fitur ini dapat diakses pada tab Unggah Slip Gaji melalui sub menu Unggah Dokumen pada menu Manajemen Data. Berikut tampilan dan langkah – langkah untuk menampilkan tab Unggah Slip Gaji seperti ditunjukkan pada Screen 36 – Halaman Unggah Slip Gaji.
- Manajemen Data >> Unggah Dokumen >> Unggah Slip Gaji >> Unduh
Page 30
1
2
3
Screen 36 - Halaman Unggah Slip Gaji
Halaman Login Pengguna Baru merupakan halaman Unggah Slip Gaji yang digunakan untuk mengunggah template slip gaji perusahaan.
4
Untuk unduh template slip gaji
Pilih template slip gaji
5
6
Unduh
Screen 37 - Unduh Template Slip Gaji
Tampilan Unduh Template Slip Gaji untuk memilih template slip gaji dan mengunduh template slip gaji yang telah dipilih. Template yang diunduh akan berupa file excel.
Screen 38 - Template Slip Gaji
Tampilan dari file excel yang telah diunduh.
7
Untuk unggah
template slip gaji
8
Pilih file9
UnggahScreen 39 - Unggah Slip Gaji
Slip gaji yang telah diunggah dapat dilihat pada folder dokumen pengguna yang bersangkutan. Email juga secara otomatis akan dikirimkan kepada pengguna yang bersangkutan terkait pemberitahuan unggahan slip gaji.
1.9 Unggah Dokumen
Unggah Dokumen merupakan fitur yang dapat digunakan untuk mengunggah
dokumen – dokumen yang dibutuhkan. Dokumen yang diunggah terdiri dari
Page 32
1.9.1 Dokumen Pekerja
Dokumen pekerja berisi dokumen yang terkait dengan pekerja. Dokumen ini dapat diakses oleh pekerja yang bersangkutan melalui folder dokumen milik pekerja.
- Manajemen Data >> Unggah Dokumen >> Unggah Dok. Pekerja >> Isi
Mandatory Field >> Pilih Berkas >> Simpan
Isi mandatory field
2
Pilih Berkas3
Simpan berkas yang telah dipilih4
1
Screen 40 - Unggah Dokumen Pekerja
Unggah Dokumen Pekerja digunakan untuk mengunggah dokumen – dokumen yang terkait dengan pekerja.
1.9.2 Dokumen Perusahaan
Dokumen perusahaan berisi dokumen yang terkait dengan perusahaan. Dokumen ini hanya dapat diakses melalui folder dokumen milik perusahaan. - Manajemen Data >> Unggah Dokumen >> Unggah Dok. Perusahaan >>
Isi mandatory field
2
Pilih Berkas3
Simpan berkas yang telah dipilih4
1
Screen 41 - Unggah Dokumen Perusahaan
Unggah Dokumen Perusahaan digunakan untuk mengunggah dokumen – dokumen yang terkait dengan perusahaan.
1.9.3 Dokumen Umum
Dokumen umum berisi dokumen yang dapat diakses secara umum oleh keseluruhan pekerja di perusahaan. Dokumen ini dapat diakses melalui folder dokumen milik pekerja.
- Manajemen Data >> Unggah Dokumen >> Unggah Dok. Umum >> Isi
Page 34
Isi mandatory field2
Pilih Berkas3
Simpan berkas yang telah dipilih4
1
Screen 42 - Unggah Dokumen Umum
Unggah Dokumen Umum digunakan untuk mengunggah dokumen – dokumen yang dapat diakses oleh seluruh pekerja.
