commit to user
35 BAB IV
DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI DAN HASIL PENGAMATAN
A. Kedudukan BAPPEDA Kabupaten Klaten
Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten beralamat di Jl. Pemuda No. 294 , Gedung Pemda II Lt. 2 Telp (0272) 321046 Pswt 314-318, Faks (0272) 328730 Klaten 57424.
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten mempunyai kedudukan sebagai unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang perencanaan pembangunan daerah, dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Susunan Organisasi atau Struktur Organisasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten berdasarkan Keputusan Bupati Klaten Nomor 065 / 366 / 2001, tanggal 31 Maret 2001
B. Profil BAPPEDA Kabupaten Klaten
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten memiliki 5 ruangan yaitu :
a. Ruang Sekretariat b. Ruang Bidang Litbang c. Ruang Bidang Ekonomi
d. Ruang Bidang Sosial Budaya ( Sosbud ) e. Ruang Bidang Fisik dan Prasarana ( Fispras )
Total sumber daya manusia yang ada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah ada 50 orang ( PNS ), yang secara terperinci antara lain ;
a. Kepala Bappeda : 1 orang b. Sekretaris Bappeda : 1 orang c. Sekretariat : 15 orang d. Bidang Litbang : 8 orang
commit to user
e. Bidang Ekonomi : 8 orangf. Bidang Sosial Budaya : 7 orang g. Bidang Fisik dan Prasarana: 10 orang
VISI dari Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten adalah
" Tersusunnya Perencanaan Daerah yang berkualitas, rasional, riil, accountable dan partisipatif yang ditunjang dengan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam rangka mendukung terwujudnya Klaten yang Toto Titi Tentrem Kerto Raharjo Tahun 2006-2010"
MISI dari Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten ;
1. Mewujudkan proses dan sistem perencanaan pembangunan daerah yang partisipatif yang efektif dan efisien sesuai mekanisme yang berlaku.
2. Mengoptimalkan koordinasi proses dan sistem perencanaan daerah.
3. Mengoptimalkan pelaksanaan evaluasi kinerja pembangunan daerah.
4. Meningkatkan ketersediaan data-data daerah yang integratif, akurat dan akuntabel.
5. Mewujudkan perencanaan pembangunan daerah partisipatif yang bersifat proyektif dan pediktif antisipatif terhadap potensi kerawanan bencana alam.
6. Mengoptimalkan komunikasi dengan seluruh stakeholder.
7. Mengoptimalkan kinerja dan kapasitas berdasarkan kewenangan yang dimiliki sesuai dengan peraturan yang berlaku.
8. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia (capacity building) dan kuantitas tenaga perencana pembangunan daerah.
9. Mengoptimalkan kinerja penelitian, pengembangan dan pengkajian (Libangji).
10. Mewujudkan Pegawai Negeri Sipil (PNS) peneliti daerah yang berkualitas.
11. Mendorong kegiatan penelitian di daerah yang berorientasi peningkatan kesejahteraan masyarakat.
12. Mengapresiasikan hasil-hasil penelitian masyarakat di Kabupaten Klaten.
commit to user
C. Struktur Organisasi BAPPEDA Kabupaten Klaten
Susunan Organisasi atau Struktur Organisasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten berdasarkan Keputusan Bupati Klaten Nomor 065 / 366 / 2001, tanggal 31 Maret 2001 Tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Badan Perencanaan Daerah, secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas dan fungsi Badan Perencanaan Daerah.
b. Sekretariat Badan Perencanan Pembangunan Daerah
Dipimpin oleh seorang Sekretaris yang bertanggungjawab kepada Kepala Badan, dan mempunyai tugas menyiapkan bahan koordinasi dan memberikan pelayanan teknis adminitrasi kepada semua unit perangkat daerah, unit pemerintah pusat di daerah serta dalam lingkungan Badan Perencanaan Daerah.
(1) Sub Bagian Penyusunan Rencana Kegiatan mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan, program kerja perencanaan, penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan Belanja Daerah, serta menghimpun peraturan perundang-undangan yang terkait dengan perencanaan daerah.
(2) Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melakukan urusan keuangan dan administrasi keuangan yang meliputi penyusunan anggaran pendapatan dan belanja, pembukuan, pertanggungjawab dan laporan keuangan di lingkungan Badan Perencanaan Daerah.
(3) Sub Bagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan.
c. Bidang Penelitian, Pengembangan dan Pengkajian
Dipimpin oleh seorang Kepala Bidang dengan tugas menghimpun data, melakukan analisa, mengadakan monitoring dan evaluasi data, menyusun laporan pelaksanaan program daerah serta melakukan penyusunan statistic
commit to user
dan dokumentasi, melakukan penelitian, pengkajian dan pengembangan di bidang program pembangunan daerah dan aspirasi yang berkembang dalam kehidupan masyarakat.
(1) Sub Bidang Pengolah dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan analisa, pengolah data, evaluasi, monitoring dan mempersiapkan bahan laporan pelaksanaan program daerah.
(2) Sub Bidang Statistika dan Dokumentasi mempunyai tugas menyusun statistic dan dokumentasi mengenai hasil-hasil pelaksanaan program daerah.
(3) Sub Bidang Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan mempunyai tugas melakukan penelitian, pengkajian dan pengembangan program daerah sesuai aspirasi kehidupan masyarakat.
d. Bidang Ekonomi
Dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Badan, mempunyai tugas melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan perencanaan pada bidang ekonomi meliputi pertanian dalam arti luas, kehutanan, pertambangan, energi, industri, perdagangan, koperasi, pengembangan dunia usaha dan penanaman modal serta pendapatan daerah.
(1) Sub Bidang Pertanian dan Kehutanan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Bidang, mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencana program bidang pertanian dalam arti luas dan kehuatan serta mempersiapkan bahan penyusunan rencana program pemanfaatan sumberdaya air untuk pertanian dalam arti luas dan kehutanan.
(2) Sub Bidang Pertambangan, Energi, Industri, Perdagangan, Koperasi dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Bidang, mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan program bidang pertambangan, energi, industri, perdagangan dan koperasi serta pemanfatan sumberdaya alam dan energy.
(3) Sub Bidang Pengembangan Usaha dan Penanaman Modal dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Bidang, mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan program
commit to user
pengembangan dunia usaha dan penanaman modal serta program pengembangan sumberdaya dunia usaha di daerah.
e. Bidang Sosial dan Budaya
Dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Badan mempunyai tugas melakukan dan mengkoordinasi kegiatan perencanaan dibidang informasi, pendidikan mental spiritual, kebudayaan, kesejahteraan rakyat, ketenagakerjaan dan transmigrasi serta pemerintahan, hukum dan kependudukan.
(1) Sub Bidang Informasi, Pendidikan, dan Kebudayaan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencanan program bidang informasi, pers, dan komunikasi sosial, pendidikan, mental spiritual, kebudayaan dan generasi muda.
(2) Sub Bidang Kesejahteraan Rakyat dan Ketenagakerjaan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencana program bidang kesejahteraan sosial, perumahan sehat, pemberdayaan perempuan, kesehatan, keluarga berencana, ketenagakerjaan dan transmigrasi.
(3) Sub Bidang Pemerintahan dan Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang dan bertanggungjawab kepada Kepala Bidang mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencana program bidang pemerintahan, hukum dan kependudukan.
f. Bidang Fisik dan Prasarana
Dipimpin oleh Kepala Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Badan mempunyai tugas melakukan dan mengkoordinasikan kegiatan perencanaan bidang pekerjaan umum, perhubungan dan pariwisata, tata ruang dan tata guna tanah serta pelestarian sumber daya alam dan lingkunan hidup.
(1) Sub Bidang Pekerjaan Umum dipimpin Kepala Sub Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Bidang mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan program bidang pekerjaan umum meliputi kebinamargaan, keciptakaryaan, pengairan serta kebersihan dan pertamanan.
commit to user
(2) Sub Bidang Perhubungan dan Pariwisata dipimpin Kepala Sub Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Bidang mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan program bidang perhubungan dan pariwisata meliputi prasarana dan lalu lintas perhubungan darat, laut, udara, pos dan telekomunikasi serta pariwisata.
(3) Sub Bidang Tata Ruang, Tata Guna Tanah, Sumber Daya Alam dan Lingkungan Hidup dipimpin Kepala Sub Bidang yang bertanggungjawab kepada Kepala Bidang mempunyai tugas mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan program bidang tata ruang dan tata guna tanah serta pelestarian sumber daya alam dan lingkungan hidup.
commit to user
Hasil Pengamatan Administrasi Kearsipan Pada Bagian Sekretariat di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten
Bagian ini penulis akan memaparkan mengenai hasil pengamatan administrasi kearsipan pada bagian Sekretariat di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten, hal-hal yang akan dibahas yaitu ;
A. Prosedur Penerimaan dan Pencatatan Arsip 1. Prosedur Surat Masuk
2. Prosedur Surat Keluar B. Prosedur Penyimpanan Arsip C. Prosedur Pemeliharaan Arsip
D. Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip E. Fasilitas Kearsipan
F. Pegawai Kearsipan
A. Prosedur Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Tahap pertama yang dilakukan pada Sekretariat di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Klaten dalam pengelolaan arsip adalah penerimaan dan pencatatan arsip. Arsip yang dikelola Sekretariat rata-rata arsip yang berwujud surat yaitu, surat masuk dan surat keluar.
1) Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Prosedur pengurusan surat masuk di unit kearsipan dilaksanakan oleh Bagian Sekretariat dengan tahapan sebagai berikut :
a) Penerimaan Surat
Semua surat masuk di BAPPEDA Kabupaten Klaten ditangani oleh unit tersendiri, yaitu Sekretariat. Penerimaan surat masuk BAPPEDA Kabupaten Klaten ditangani oleh pegawai arsip terlebih dahulu. Surat masuk diterima satpam, kemudian satpam mengantarkan ke bagian Sekretariat untuk diproses.
b) Penyortiran Surat
Penyortiran surat-surat dibedakan menjadi 2 macam :
commit to user
1. Surat PribadiPenggolongan surat pribadi dapat dilihat dari alamat di amplop surat masuk, yang mencantumkan nama orang (bukan nama instansi).
Sekretariat BAPPEDA Klaten tidak melakukan pencatatan untuk surat masuk yang tergolong surat pribadi. Surat pribadi tidak di proses ke dalam surat masuk, namun langsung di tujukan kepada nama yang tertuju.
2. Surat Dinas
Untuk penggolongan jenis surat dinas dapat dilihat ciri-cirinya secara umum dari alamat yang dituju pada amplop surat masuk. Surat dinas dikelompokkan menjadi 2 macam, yaitu ;
a). Surat Dinas Rahasia, yaitu surat dinas yang tidak boleh dibuka oleh petugas pencatat surat karena sifatnya rahasia. Surat tersebut harus segera diberikan langsung kepada Kepala BAPPEDA Klaten. Surat dinas rahasia
b). Surat Dinas Biasa, yaitu surat dinas yang dapat dibuka oleh pencatat surat. Hal ini dikarenakan alamat yang dituju adalah instansi yang bersangkutan secara umum. Surat dinas biasa kuantitasnya paling banyak diterima oleh Sekretariat daripada surat pribadi ataupun surat dinas rahasia.
c) Pencatatan : Membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat, terutama perihal surat masuk. Mencatat surat-surat masuk ke dalam buku agenda surat masuk dan kartu kendali. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor urut pada buku agenda surat masuk. Pada Bagian Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Klaten memiliki 3 (tiga) buku agenda surat masuk yaitu agenda surat masuk, agenda undangan, buku faximile. Apabila surat masuk memiliki hal undangan dari instansi, maka surat tersebut masuk ke dalam agenda undangan. Begitu pula dengan surat masuk dan faximile.
commit to user
Gambar 4.1Kartu Kendali Surat Masuk
Sumber: Bappeda Kabupaten Klaten
d) Penerusan atau Pengarahan Surat (Disposisi) : Surat masuk yang akan diserahkan kepada Kepala atau Sekretaris BAPPEDA Kabupaten Klaten, harus disertai lembar disposisi dan kartu kendali 2 warna yaitu warna putih dan warna jingga. Jika Kepala BAPPEDA tidak berada di ruangan maka dapat diolah oleh Sekretaris BAPPEDA. Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada Petugas Pencatat atau arsiparis untuk dicatat bahwa surat tersebut akan di disposisikan ke bidang-bidang agar suatu saat nanti jika membutuhkan surat, surat dapat dicari melalui buku agenda surat.
e) Pendistribusian Surat : Surat yang telah turun dari Kepala atau Sekretaris BAPPEDA dan telah dicatat kemudian di distribusikan sesuai dengan perintah dari Kepala atau Sekretaris untuk dilanjuti.
f) Penyimpanan Surat : Penyimpanan arsip dilakukan oleh bidang-bidang tertentu sesuai dengan bidang yang ada dan surat yang dituju. Surat-surat yang penyimpanannya masih ditangani petugas merupakan arsip yang
Index : Kode : Nomor Urut :
Isi Ringkas :
Dari :
Tanggal Surat : Nomor Surat : Lampiran :
Pengolah : Tgl Diteruskan : Tanda Terima :
Catatan :
commit to user
bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan untuk bahan pertimbangan bila ada masalah.
Tabel 4.1
Jumlah Surat Masuk Menurut Jenis Surat di Sekretariat BAPPEDA Klaten Tahun 2011 dan 2012
Jenis Surat 2011 2012
Surat Masuk 960 1205
Faximile 310 349
Undangan 510 720
Sumber: Bappeda Kabupaten Klaten
2) Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Prosedur pengurusan surat keluar di unit kearsipan dilaksanakan oleh Bagian Sekretariat dengan tahapan sebagai berikut :
a) Pembuatan konsep surat : konsep yang sudah dibuat, harus memenuhi syarat yaitu, bersifat formal ( dinas ), objektif, ringkas dan jelas maksudnya, sopan dan ramah bahasanya, seragam dalam bentuknya serta rapi dalam pengetikannya.
b) Pengajuan Konsep : setiap konsep surat keluar yang akan mendapat persetujuan Asman, diserahkan kepada Sekretaris BAPPEDA untuk diperiksa keabsahan isi dan format penulisan. Konsep surat akan diparaf sebagai tanda mendapat persetujuan dari Sekretaris. Namun bukan berarti konsep surat keluar langsung disetujui oleh Sekretaris. Terkadang konsep surat tidak sesuai permintaan Sekretaris, sehingga perlu diperbaiki dan diajukan ulang. Pembuat surat harus memperbaiki konsep surat yang ditulisnya, selanjutnya diajukan lagi ke Asman untuk mendapatkan persetujuan ulang. Kemudian pengajuan ke Sekretaris juga dilakukan kembali. Proses tersebut dapat dilakukan berulang- ulang sampai Sekretaris membubuhkan paraf. Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan Sekretaris, prosedur pengurusan surat keluar dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya.
commit to user
c) Pengetikan Surat : surat keluar yang telah mendapat persetujuan Sekretaris BAPPEDA kemudian diketik ulang oleh pembuat konsep dengan menggunakan kertas HVS.
d) Penandatanganan Surat : surat jadi tersebut kemudian disampaikan kepada Kepala BAPPEDA Kabupaten Klaten, yang berwenang untuk menandatanganinya.
e) Pencatatan Surat Keluar : Surat yang sudah mendapat Asman, kemudian diberi nomor surat keluar, dicap dan disertai kelengkapan lainnya ( lampiran, amplop ) menjadi surat dinas resmi. Surat dinas resmi kemudian di catat dalam buku agenda surat keluar oleh petugas. Setelah selesai di catat dalam buku agenda surat keluar, kemudian dimasukkan ke dalam amplop.
f) Pengiriman dan Penyimpanan : Proses selanjutnya meneliti kelengkapan surat yang akan dikirim, membubuhkan stempel kantor pada surat dan amplop, merekatkannya dengan steples, menempelkan perangko dan sebagainya.
Pelaksanan penyampaian dan pengiriman surat keluar intern dilakukan oleh karyawan kantor. Sedangkan pengiriman melalui pos, menggunakan bantuan tukang pos. Kemudian arsip surat keluar disimpan berdasarkan pada kartu kendali warna kuning, surat keluar yang telah dicatat pada buku agenda surat keluar dan fotocopy surat keluar.
Tabel 4.2
Jumlah Surat Keluar Menurut Jenis Surat di Sekretariat BAPPEDA Klaten Tahun 2011 dan 2012
Jenis Surat 2011 2012
Surat Keluar 420 642
B. Prosedur Penyimpanan Arsip
Pokok bahasan penyimpanan arsip ini oleh penulis diuraikan menjadi 3 sub pokok bahasan. Pembagian ini bertujuan agar pembaca dapat memahami pola penyimpanan arsip pada Sekretariat BAPPEDA Kabupaten Klaten secara
commit to user
mendetail. Sub pokok bahasan tersebut antara lain : Azas penyimpanan arsip, Sistem penyimpanan arsip, Prosedur penyimpanan arsip.
1. Azas Penyimpanan Arsip
Azas penyimpanan arsip pada bagian Sekretariat di BAPPEDA Kabupaten Klaten menggunakan azas penyimpanan arsip Kombinasi/Campuran. Yaitu penyimpanan arsip dimana arsip yang aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang sudah dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola disentral arsip. Sentral arsip berada di bagian Sekretariat.
Azas penyimpanan arsip kombinasi digunakan karena kombinasi antara azas penyimpanan arsip sentralisasi dan azas penyimpanan arsip desentralisasi. Dimana penggabungan ini dilakukan untuk saling melengkapi kekurangan antara azas sentralisasi dan desentralisasi.
Keuntungan yang diperoleh BAPPEDA Kabupaten Klaten dalam menggunakan azas kombinasi ini menurut Sub Bagian Umum sekretariat BAPPEDA Kabupaten Klaten, yaitu sebagai berikut :
a. Dapat menghemat ruang dan arsip yang disimpan di masing-masing bidang, mengingat ruangan terbatas.
b. Bila arsip tersebut berisi tentang pelaporan-pelaporan pembangunan, perencanaan pembangunan daerah yang dilakukan BAPPEDA secara keseluruhan atau tidak hanya melibatkan satu bidang atau satu bagian saja, maka sistem penyimpanan dapat diseragamkan.
c. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing- masing. Unit kerja yang dimaksud adalah unit kerja yang mempunyai spesifikasi tertentu. (Wawancara 26 Maret 2013).
Sedangkan kelemahan dari penggunaan azas ini adalah :
a. Apabila ada arsip-arsip yang tidak mempunyai spesifikasi khusus terhadap satu bidang atau satu bagian saja sehingga mengakibatkan arsip tersebut harus disimpan diruangan sekretariat selain pada bidang terkait maka akan kurang maksimal dalam penghematan, baik waktu yang disebabkan lebih
commit to user
banyaknya prosedur. Hal ini kurang praktis karena memerlukan lebih banyak kegiatan dalam penyimpanan arsip.
2. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di BAPPEDA Kabupaten Klaten menggunakan sistem subjek. Sistem ini berdasarkan pokok masalah yang ada karena arsip-arsip di BAPPEDA Kabupaten Klaten meliputi perencanaan pembangunan, rencana kerja, capaian dan target kerja. Untuk arsip yang berupa surat-surat dinas disimpan berdasarkan pola klasifikasi yang ada dengan sistem nomor. Nomor tersebut adalah nomor arsip yang telah disesuaikan dengan pola klasifikasi yang digunakan di daerah tingkat I provinsi Jawa Tengah.
Selama masa magang penulis mengetahui bahwa arsip-arsip di BAPPEDA Kabupaten Klaten disimpan kedalam map yang terpisah-pisah. Sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan arsip dapat dengan mudah ditemukan dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Map-map tersebut diberi nama sesuai dengan jenis data yang akan disimpan kedalam map. Selain itu map juga dipisah- pisahkan menurut bidang-bidang dari SPKD yang ada.
Berikut adalah pola klasifikasi arsip yang ada di BAPPEDA Kabupaten Klaten sesuai dengan pola klasifikasi arsip daerah tingkat I Jawa Tengah :
000: umum 100: pemerintah 200: politik 300: keamanan 400: kesejahteraan 500: perekonomian
600: pekerjaan umum dan ketenagakerjaan 700: pengawasan
800: kepegawaian 900: keuangan
commit to user
3. Prosedur Penyimpanan ArsipDi BAPPEDA Kabupaten Klaten memiliki prosedur penyimpanan arsip.
Berdasarkan pengamatan penulis, berikut ini prosedur penyimpanan arsip yang dilakukan pada Sekretariat ;
a. Dokumen atau surat yang diterima di Sekretariat diteliti terlebih dahulu kesiapannya untuk disimpan sebagai arsip. Indicator yang menyatakan kesiapan suatu dokumen untuk dijadikan arsip adalah pemberian tulisan retaris yang ditulis pada lembar disposisi. Untuk arsip surat keluar, yang disimpan adalah lembar kedua yang berwarna kuning. Disertakan beserta lampirannya.
b. Tahapan selanjutnya adalah melubangi dokumen yang akan disimpan dengan menggunakan pelubang kertas. Melubangi dokumen harus berhati- hati agar tidak terjadi kerusakan pada bentuk fisiknya.
c. Setelah dokumen dilubangi, kemudian dokumen dimasukkan ke dalam ordner yang telah diberi nama menurut jenis arsip. Pencarian dapat dilakukan dengan mudah apabila petugas mencari arsip yang dibutuhkan.
4. Penemuan kembali arsip
Pencarian dokumen atau penemuan kembali arsip pada Sekretaris di BAPPEDA Kabupaten Klaten, pada dasarnya dilakukan dengan memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Mengetahui asal surat atau dokumen, serta perihal isinya.
b. Mencari kode masalah pada Buku Agenda yang disimpan pada Sekretariat di BAPPEDA Kabupaten Klaten.
c. Mencari langsung surat pada ordner-ordner yang berkode nomor untuk surat-surat dinas dan subjek pada Buku Agenda.
Berdasarkan pengamatan penulis, penemuan kembali arsip secara cepat dan tepat tidak dapat dipenuhi oleh Sekretariat di BAPPEDA Kabupaten Klaten.
Proses penemuan kembali bahkan cenderung menyita banyak waktu dan tenaga dari pegawai yang bersangkutan. Hal ini disebabkan oleh sistem penyimpanan
commit to user
arsip yaitu digunakan tidak diaplikasikan dengan baik. Penyimpanan dokumen atau surat hanya sebatas dengan memasukkan arsip ke dalam ordner sesuai kronologis waktu penerimaan.
C. Prosedur Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan adalah suatu usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan yang datang dari arsip itu sendiri maupun dari luar. Suatu arsip agar tidak mudah rusak maka perlu adanya pemeliharaan arsip secara khusus untuk mencegah dari serangan rayap, dari kelembaban udara dan hal-hal lain yang menyebabkan kerusakan arsip. Adapun pemeliharaan arsip di kantor BAPPEDA Kabupaten Klaten meliputi pemeliharaan fisik dan pemeliharaan lingkungan :
1. Pemeliharaan fisik arsip
Pemeliharaan fisik arsip mencakup kegiatan merawat dan mengamankan fisik maupun informasi yang terkandung didalamnya. Pemeliharaan informasi atas arsip berarti setiap petugas wajib menjaga agar setiap informasi tidak digunakan untuk hal-hal yang merugikan atau disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Misalnya larangan untuk tidak masuk ke ruangan arsip selain petugas arsip.
2. Pemeliharaan lingkungan
Dengan cara menjaga kebersihan ruangan arsip, hal tersebut dapat dilakukan dengan menyapu lantai dan membersihkan tempat penyimpanan arsip seperti almari, filling cabinet, rak arsip, meja penyimpanan arsip dan sebagainya.
D. Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) ditetapkan oleh Pemerintah. Tahapan proses penyusutan dan pemusnahan arsip :
1. Menyeleksi arsip
Pada kegiatan penyeleksian arsip ini akan diperoleh kategori arsip, yaitu ;
commit to user
a). Arsip Inaktif atau Statis akan dituangkan dalam daftar Pertelaan Arsip (DPA) untuk dipindahkan atau diserahkan dari unit pengolah ke kantor pusat kearsipan.
b). Arsip kategori musnah akan dituangkan dalam daftar pertelaan arsip (DPA) untuk dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Pemindahan atau penyerahan arsip
Arsip hasil penyeleksian yang masuk kategori arsip inaktif atau statis dilakukan penyusutan dengan cara memindahkan atau menyerahkan dari unit pengelola ke unit kearsipan. Sebelum dilakukan pemindahan atau penyerahan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Mencatat jenis atau seri arsip yang akan dipindahkan atau diserahkan ke dalam daftar pertelaan arsip rangka 2 (dua) yang pertama untuk unit pengolah dan yang kedua untuk unit kearsipan
b. Berkas sesuai dengan nomor urut daftar pertelaan arsip (DPA) dimasukkan ke dalam box kemudian pada box diberi label.
c. Setiap pemindahan atau penyerahan arsip disertakan daftar pertelaan arsip (DPA) dan dibuatkan berita acara pemindahan atau penyerahan arsip rangka 2 (dua) yang ditandatangani oleh Kepala.
d. Pemindahan atau penyerahan arsip dilakukan secara periodic dan dikoordinasikan dengan kepala unit kearsipan.
3. Pemusnahan Arsip
a. Prinsip Pemusnahan Arsip, sebagai berikut :
(1) Pemusnahan arsip pada dasarnya hanya dapat dilakukan oleh unit kearsipan (Tim Penyusutan Arsip) setelah memperoleh persetujuan Kepala.
(2) Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan unit kearsipan atau tempat lain dibawah koordinasi dan tanggungjawab unit kearsipan.
(3) Pemusnahan bahan non arsip seperti formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi dapat dilaksanakan oleh masing-masing unit pengolah.
commit to user
(4) Pemusnahan dapat dilakukan terhadap arsip yang telah habis nilai guna dan jangka waktu simpannya yang dinyatakan musnah sesuai jadwal retensi arsip.
(5) Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenali lagi baik secara fisik maupun informasinya.
(6) Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara: dibakar, dicacah, dilebur dengan bahan kimia.
E. Fasilitas Kearsipan
Fasilitas merupakan kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Maka dalam penyelenggaraan aktivitas kearsipan harus memperhatikan fasilitas-fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, untuk membantu terjaminnya keawetan dan keamanan arsip itu sendiri.
Keberhasilan suatu pekerjaan tidak terlepas dari peranan, sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pengolahan kearsipan juga membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang pelaksanaannya. Adapun fasilitas kearsipan di Kantor BAPPEDA Klaten sebagai berikut :
a). Buku Agenda e). Filling Cabinet b). Mesin Ketik f). Folder
c). Pelubang Kertas g). Kartu Kendali h). Komputer
Tabel 4.3
Fasilitas Kearsipan Menurut Jenis Alat Kearsipan di Sekretariat BAPPEDA Klaten Tahun 2013
Alat-alat Kearsipan Jumlah
Buku Agenda 5
Mesin Ketik 1
Pelubang Kertas 2
commit to user
Filling Cabinet 1
Folder 4
Kartu Kendali 2
Komputer 5
Sumber: Bappeda Kabupaten Klaten
Ruang Penyimpanan Kearsipan
Penyimpanan arsip-arsip pada bagian sekretariat di BAPPEDA Klaten yang sudah lama dan fungsi kegunaannya berkurang, disimpan di perpustakaan arsip, sedangkan arsip-arsip yang fungsi kegunannya masih ada atau masih digunakan beberapa tahun kedepan disimpan dalam almari di masing-masing ruang unit bidang, dan arsip yang bersifat permanen tetap disimpan dan dirawat agar tidak rusak.
Ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang penggunannya sudah berkurang masih terlalu sempit, hanya berukuran 4 x 4 m.
Sirkulasi atau ventilasi udara juga masih kurang karena diruang tersebut tidak ada AC, walaupun jendelanya dari kaca sudah cukup membantu agar ruangan tersebut bisa ditembus oleh cahaya matahari.
Ruangan tersebut juga jarang dibuka, hanya pada waktu tertentu saja apabila ada yang membutuhkan data atau dokumen-dokumen lama yang disimpan diruangan tersebut, maka petugas akan membukakan pintu. Ruangan tersebut juga jarang dibersihkan, kadang hanya dibersihkan dari debu dan menyapu serta mengepel lantainya saja. Belum ada perawatan khusus secara teratur untuk merawat arsip-arsip tersebut.
Penata ruangan yang baik dan teratur dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan. Arsip merupakan pusat informasi yang sangat penting bagi instansi, maka arsip membutuhkan penataan yang baik supaya tidak cepat rusak dan tertata rapi. Sebaiknya ruangan arsip diperhatikan sedemikian rupa sehingga dapat terjamin keselamatan dan keamanan arsip.
commit to user
F. Pegawai KearsipanDi Bidang sekretariat BAPPEDA Klaten terdapat 11 orang, tetapi yang mengurusi dokumen-dokumen hanya ada 5 orang saja dan hanya 1 orang yang memiliki latar belakang sebagai lulusan Diploma Kearsipan. Satu orang tersebut tidak ditempatkan pada bidang kearsipan, akan tetapi lebih merangkap ke 2 pekerjaan yaitu kearsipan dan pekerjaan lainnya.
Suatu pekerjaan agar dapat membuahkan hasil yang baik maka harus dikerjakan oleh tenaga kerja yang sesuai dalam bidangnya. Begitu pula bidang kearsipan harus dikerjakan oleh tenaga kerja yang mempunyai keterampilan dan keahlian dalam bidang kearsipan. Hal tersebut dikarenakan sumber daya manusia (SDM) adalah faktor yang sangat menentukan kualitas hasil kerja dalam mencapai tujuan dari kegiatan kearsipan.
Suatu pekerjaan pasti mengharapkan hasil yang efektif dan efesien maka harus ditunjang dengan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas. Sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas adalah sumber daya manusia yang mampu menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efesien. Hal tersebut dipengaruhi oleh latar belakang pendidikan atau keterampilan yang sesuai dengan bidang pekerjaannya.
