MODUL PELATIHAN MANAJEMEN PENERBITAN JURNAL ELEKTRONIK OJS (OPEN JOURNAL SYSTEM)

(1)

1 | M O D U L P E L A T I H A N M A N A J E M E N P E N E R B I T A N J U R N A L E L E K T R O N I K ( O J S )

C o p y r i g h t @ P U T I K

MODUL PELATIHAN

MANAJEMEN PENERBITAN JURNAL ELEKTRONIK OJS (OPEN JOURNAL SYSTEM)

Disusun Oleh :

ARIES MAESYA, S.Kom, M.Kom SULAEMA, S.Kom.

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS PAKUAN

2016

(2)

PEMBAHASAN

1. Alur Penerbitan Jurnal Elektronik 2. Berbagai Peran User dalam OJS

3. Susunan Dan Uraian pengelola Journal

4. Struktur organisasi penerbitan jurnal dan manajemen user

5. Manajemen Jurnal.

(3)

C o p y r i g h t @ P U T I K 1. Penerima Naskah

2. Pendistribusi Naskah

3. Pemeriksaan Naskah

4. Penyunting Naskah

5. Penerbitan Naskah

Penulis :

1. Lengkapi Persyaratan Pengiriman 2. Unggah Naskah dan Berkas Pendukung 3. Isi metadata penulis dan naskah 4. Konfirmasi Pengiriman

Reviewer :

1. Setuju/Tidak Setuju untuk meriview 2. Unduh Naskah

3. Review Naskah

4. Masukan Data Hasil review di formulir review 5. Unggah Naskah hasil Review

6. Kirim Rekomendas hasil review

Editor Bagian :

1. Lihat Data hasil Review dan rekomendasi reviewer

2. Pilih keputusan editor

3. Beritahu keputusan editor kepada penulis 4. unggah naskah yang perlu di revisi

Penulis :

1. Unduh naskah yang perlu direvisi 2. Unggah naskah yang telah direvisi

Editor Bagian :

1. Unggah naskah untuk tahap editing 2. Menunjuk Copy Editor

Editor : 1. Terima Naskah

2. Periksa Kelengkapan Syarat Naskah 3. Menunjuk Editor Bagian

Editor Bagian :

1. Unduh Naskah yang telah dihilangkan nama penulisnya (Blind Reviewer)

2. Menunjuk Reviewer

3. Memilih Formulir review yang sesuai dengan katagori naskah

Copy Editor :

1. Unduh Naskah dari editor bagian 2. unduh naskah hasil copyedit awal 3. beritahu penulis hasil copyedit awal

Penulis :

1. Unduh Naskah Hasil hasil Copyedit awal 2. Unggah Naskah untuk hasil copyedit penulis

Copy Editor :

1. Unduh Naskah hasil copyedit penulis 2. unggah naskah hasil copyedit akhir

Editor Bagian :

1. Pilih jadwal penerbitan untuk naskah 2. Menunjuk Layout Editor

Layout Editor :

1. Unduh naskah untuk layoutedit

2. Ungguh naskah hasil layoutedit dan naskah dengan format gailey yang ditentukan

Editor bagian :

1. menunjuk penulis, Proofreader dan Layout Editor untuk melakukan proofreading Editor :

1. Pilih edisi yang akan diterbitkan 2. arsipkan naskah yang tidak diterbitkan

Penulis :

1. Melihat naskah yang telah diterbitkan di jendela arsip

Pembaca :

1. Melihat daftar isi edisi sekarang 2. meilhat abstrak

3. mengunduh fulltext

1. Alur Penerbitan Jurnal Elektronik

Gambar 1. Alur penerbitan jurnal elektornik

(4)

2. Alur manajemen jurnal elektronik

Gambar 2. Alur manajemen jurnal elektronik

(5)

2. Berbagai Peran User dalam OJS

No Peran Aksi

1 Journal Manager Mengatur jurnal dan peran editorial staf (juga dapat berfungsi sebagai Editor dan peran lainnya juga).

2 Editor

Editor mengawasi proses editorial, Editor juga sering berperan sebagai Editor Bagian dalam mengawasi penyerahan yang diterima melalui tahap Pengeditan di proses editorial. Editor juga bisa membuat dan mengatur terbitan jurnal, dan mengirimkan notifikasi kepada pengguna tentang terbitan baru.

3 Section Editor

Editor Bagian biasanya mengatur penyerahan review dan pengeditan jurnal yang diterima. Tergantung pada kebijakan jurnal, bagaimana pun, Editor Bagian yang pada mulanya ditugaskan untuk penyerahan oleh Editor mungkin diminta hanya mengecek penyerahan melalui tahap Tinjauan, setelah itu diambil alih oleh Editor jika penyerahan diterima (dalam peran Editor Bagian). Editor mengirimkan permintaan ke Editor Bagian untuk melihat/ mengecek penyerahan melalui proses editorial.

4 Copyeditor

Copyeditor bertugas mengedit tata bahasa dan kejelasan artikel yang masuk, bekerja dengan penulis untuk memastikan semua benar, sesuai dengan bibliografi jurnal dan gaya tekstual, dan memproduksi salinan yang sudah diedit kepada Editor Layout untuk diubah ke galley dalam format terbitan jurnal.

5 Editor Layout

Editor Layout mengubah penyerahan versi copyedit ke dalam galley dalam HTML, PDF, PS, dll., sesuai dengan format file yang dipilih jurnal untuk digunakan dalam penerbitan elektronik. Sistem ini tidak menyediakan software untuk mengkoversi dokumen yang diproses melalui word ke format galley, jadi Editor Layout harus merubah sendiri artikel ke format PDF atau HTML dengan bantuan software tersendiri.

6 Proofreader

Proofreader membaca galley dalam format terbitan jurnal yang bermacam- macam (begitu juga dengan penulis). Proofreader (dan penulis) mencatat tipografi dan kesalahan format untuk diperbaiki Editor Layout

7 Reviewer

Reviewer dipilih oleh Editor Bagian untuk mereview penyerahan. Reviewer diminta untuk menyerahkan review ke web site jurnal (meskipun beberapa jurnal memilih kebijakan review email) dan bisa untuk mengunggah lampiran untuk digunakan Editor dan Penulis.

8 Penulis

Penulis bisa mendaftarkan dan mengumpulkan bagian/ item ke jurnal secara langsung melalui website jurnal. Penulis diminta untuk mengunggah bagian/ item itu dan menyediakan metadata atau mengindeks informasi dalam bagian/ item. (Metadata meningkatkan kapasitas pencarian untuk riset online dan untuk jurnal ini). Penulis dapat mengunggah File Tambahan, dalam bentuk set data, instrumen riset, atu

teks sumber yang akan memperkaya bagian/ item itu.

(6)

3. Susunan Dan Uraian pengelola Journal elektronik

No Peran dalam Jurnal Uraian pekerjaan 1.

Ketua dewan redaksi

Atau ketua dewan Penyunting

(Editor inChief)

1. Menyiapkan dan mengatur SDM pengelola jurnal yang terdiri dari sekertariat, editorial Board dan reviewer

2. Menjalankan bisnis proses pengelolaan jurnal dari mulai penerimaan naskah,editing,penelaahan dan penerbitan sesuai dengan tata kelola jurnal secara elektronik

3. Menyiapkan anggaran pengelolaan jurnal dalam meningkatkan substansi dari naskah yang diterbitkan 4. Menjaga mutu artikel dan pengelolaan jurnal sesuai

dengan standar penerbitan yang berlaku baik nasional maupun internasional

5. Membuat rekomendasi yang berkaitan dengan penyebaran jurnal.

6. Menetapkan kebijakan untuk :

1. Melaporkan penyerahan naskah dan kriteria untuk penulis / contributorship

2. Proses penelaahan, evaluasi keputusan mengenai publikasi dan metode peninjauan kembali

penolakan naskah

3. Identifikasi dan pemilihan masalah tema dan suplemen

4. Konflik kepentingan dan pengungkapan 5. Penanganan dugaan dan temuan dari kesalahan

(misconduct)

7. mensosialisasikan pedoman dan kebijakan publikasi contohnya, intruksi untuk penulis, instruksi untuk mitra bestari, pedoman etika, laporan dewan redaksi dan editorial

8. meninjau dan menyutujui anggaran tahunan jurnal, seperti yang diusulkan oleh redaktur pelaksana, untuk disetujui oleh komite manajemen jurnal

9. memeriksa keseuaian naskah sesuai dengan ruang lingkup untuk didelegasikan/dilanjutkan oleh section editor/ dewan redaksi

2

IT Support/ Administrator 1. Menyiapkan infrastruktur hadware server, hosting dan lainnya yang diperlukan dalam tahap awal

pengembangan e-journal.

2. Menyiapkan aplikasi yang dapat digunakan dalam

membangun aplikasi e-journal salah satunya

menggunakan aplikasi open journal system

3. Memfasilitasi pelatihan pengelolaan jurnal dalam

(7)

setup jurnal dan menjalankan bisnis proses jurnal ditahap awal.

4. Melakukan inisiasi awal kebutuhan standar

pengelolaan jurnal seperti berlangganan nomor DOI (digital object identifier), tool plagiarism, cek tata bahasa (grammarly) dan lain sebagainya.

3

Penyunting Pelaksana

Jurnal (Managing Editor)

1. Melakukan pengaturan tata letak dan serta konten yang akan dimasukan dalam jurnal elektronik

2. Memantau jalannya penerbitan dari mulai penerimaan naskah, penyunting, penelaahan sampai penerbitan 3. Memberikan persetujuan atas pendaftaran penulis,

editor dan mitra bestari dengan memberikan username dan password

4

Editor Board Dewan redaksi Dewan penyunting Section editor

1. Menentukan mitra bestari yang akan menelaah suatu naskah

2. Mencermati komentar atau catatan dari mitra bestari tentang naskah tersebut

3. Meminta komentar lanjutan dari mitra bestari atau naskah hasil revisi (bersama dengan ketua dewan redaksi)

4. Jika naskah masih harus direvisi, komentar lanjutan akan dikirimkan ke penulis

5. Melakukan penyuntingan naskah sesuai dengan format standar jurnal

6. Mengirimkan naskah ke penulis untuk final reading 7. Melakukan penyuntingan akhir (final reading) 8. Menerbitkan

9. Menerbitkan jurnal

5

Mitra Bestari

Reviewer

Melakukan penelaahan naskah berdasarkan kebaruan penelitian, perkembangan penelitian dengan

mengikuti pedoman penelaahan yang ditetapkan dalam jurnal.

6

Copy Editor Memeriksa naskah sesuai dengan tatabahasa.

7

Layout Editor Memeriksa dan merubah layout naskah sesuai dengan gaya selingkung yang sudah ditetapkan, memberikan halaman dan menyusun artikel menjadi satu kesatuan dalam setiap nomor.

8

Proof Reader Memeriksa Naskah sebelum diterbitkan untuk disetujui

MANAJEMEN JURNAL

(8)

C o p y r i g h t @ P U T I K A. Akses Journal

Akses journal dapat di akses di alamat : journal.unpak.ac.id . tampak home halaman tersebut. Dilihat pada gambar 3.

Gambar 3. Halaman Utama Journal

Dalam halaman tersebut, kita dapat memilih jurnal yang akan kita abaca,ajukan tulisan atau login sesuai tugas manajemen journal tersebut. Journal.unpak.ac.id menggunakan system multiple journal.

B. Log In

Log In journal.unpak.ac.id sesuai level dan fungsi dari masing-masing akun journal. Sebelah kanan layar di menu USER. dapat dilihat pada gambar 4.

Gambar 4. Login Akun Journal 1. Penulis (Author)

Penulis dapat mendaftar dan mengirim artikel pada journal secara langsung

melalu website journal.unpak.ac.id atau dapat mengghubungi pihak pengelola journal.

(9)

Jika pengelola journal memberikan registrasi untuk penulis tanpa menghubungi pihak pengelola journal. Dengan mengisi form secara lengkap. Dapat dilihat pada gambar 5. Pilih : view journal > Register

Gambar 6. Form Register

(10)

1.1 Author User Home

Setelah berhasil login/register sebagai penulis maka akan tampak seperti pada gambar 7.

Halaman user home terdapat beberapa fitur, diantarnya pengeditan profil, pengubahan kata sandi, logout dan fitur ‘ show my journal’ untuk mengtahui penulis telah terintegrasi di jurnal apa saja.

Gambar 7. User Home Penulis

Proses penulis dalam pengiriman sebuah artikel harus melalui beberapa tahapan.

Tahapan tersebut. Dapat dilihat pada gambar 8.

Gambar 8. Tahapan penulis

1.2 Pengiriman Artikel (New Submission)

Langkah 1. : Start

 Penulis melakukan konfirmasi setiap checklist yang sesuai dengan kondisi dan infromasi terkait artikel yang dikirim, termasuk persetujuan proses review dan pernyataan hak cipta

 Selanjutnya penulis dapat ditambahkan komentar untuk editor jika diperlukan.

Komentar yang telah ditulis dapat disimpan dengan mengklik save and continue.

Dilihat pada gambar 9.

(11)

Gambar 9. Start pengiriman artikel.

Langkah 2 : Upload Submission.

Langkah selanjutnya adalah mengunggah artikel dengan jenis file adalah file .doc sebagaimana ditunjukan pada gambar 10.

Gambar 10. Upload Submission

(12)

Langkah 3. Enter Metadata

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam enter metadata

 Mengisi informasi lengkap tentang penulis seperti pada gambar 11. Semakin lengkap pengisian metadata, semakin memudahkan proses peng-indexan.

 Penulis yang namanya terdiri dari satu kata harap mengisikan namanya di last name.

fist name dapat diisi dengan pengulangan last name, diisi dengan titik atau hypen.

 Jika terdapat lebih dari satu penulis dapat mengklik add author.

(13)

C o p y r i g h t @ P U T I K Gambar 11. Enter metadata

(14)

C o p y r i g h t @ P U T I K Langkah 4. Supplementary file

Penulis dapat mengunggah file tambahan seperti instrument peneltian dan data dengan tambahan berikut :

 Pilih nama file artikel yang akan diunggah

 Klik upload untuk mengunggah file

 Penulis mengisi metadata dari supplementary file.

Gambar 12. Pengunggahan berkas pendukung

Jika file pendukung tersebut telah di upload maka harus mengisi form Supplementary File Metadata.

Seperti pada gambar 13.

Gambar 13. Form supplementary File Metadata

Langkah 5. Confirmation

(15)

C o p y r i g h t @ P U T I K Setelah selesai menggunggah file tambahan, akan tampil ringkasan dari seluruh file yang telah diupload.

Untuk menyelesaikan pengiriman naskah, klik Finish Submission Seperti gambar 14.

Gambar 14. Tampilan setelah seluruh langkah submission selesai dilakukan.

2. Editor

Editor melaksanakan tugas mengatur penyuntingan secara menyeluruh dan memproses penerbitan. Pada proses penyuntigan, editor mendelegasikan naskah yang telah masuk ke editor bagian untuk diproses review dan editing. Editor dapat memantau keseluruhan proses dari halaman user home editor.

Tugas lain dari seorang editor adalah mengatur edisi (issue) yang aka diterbitkan.

Editor akan bertanggungjawab untuk membuat issue. Serta menjadwalkan publikasi dari issue yang telah siap terbit.

1. Editor user home

Disini editor dapat melihat status artikel yang sudah dikirmkan oleh penulis, status artikel dikategorikan sebagai unassigned ( belum diproses), in review (sedang direview), in

Editing (sedang diedit) dan Archives (Arsip). Dapat dilihat pada gambar 15

Gambar 15. User home editor

2. Submission Assignment

(16)

Setiap artikel yang dikirimkan oleh penulis akan muncul pertama kali di bagian unassigned.

Tugas dari editor adalah memastikan artikel yang baru dikirim sudah sesuai dengan jurnal dan mendelegasikan kepada section editor. Dilihat pada gambar 16.

Gambar 16. Antar Muka Editor.

Selanjutnya memilih Section editor mana untuk ditugaskan. Dilihat pada gambar 17.

(17)

Gambar 17. Assign pada section editor

Pilih jenis penugasan pada editor pada gambar 18.

Gambar 18. Jenis penugasan

3. Mengatur Edisi (Issue)

Mengatur dan membuat sebuah issue (edisi) adalah tanggung jawab editor.

a. membuat edisi :

pilih create issue > lalu isi sesuai data edisi. Dilihat pada gambar 19.

(18)

Gambar 19. Data form edisi

Catatan : setelah sebuah issue diterbitkan, maka otomatis issue tersebut akan pindah dari future issue menjadi back issue.

4. Table Of Content (Daftar isi)

Pilih edisi yang ada di back issue, lalu isi sesuai daftar isi dari jurnal yang diterbitkan.

Dilihat pada gambar 20.

(19)

Gambar 20. Table of Content

3. Section Editor

Editor bagian atau Section Editor (SE) bertugas mengelola proses review dan editing pada artikel yang telah didelegasikan oleh editor.

1. Section Editor User Home

Setiap tugas yang diberikan editor ke section editor akan muncul di notofikasi “in review”

dilihat pada gambar 21.

Gambar 21. Section Editor User Home

2. Submission In Review

(20)

Dapat dilihat proses arikel pada gambar 22.

Gambar 22. Submission In Review 2.1 Submission Summary

Tahap pertama yang dilakukan SE adalah mengklik judul artikel. Secara otomatis, halaman pertama yang tampil adalah halaman review. Namun sebelum lebih jauh. SE diharapkan memeriksa halaman summary untuk memastikan apakah naskah sudah layak diproses review.

 Memeriksa Submmission File Apakah Sudah Layak untuk proses review

 Memeriksa supplementary file (jika perlu) apakah sesuai dengan permintaan dewan editor

 Memeriksa metadata naskah apakah seluruh editor telah diinput serta memeriksa apakah judul, abstrak, kata kunci dan referensi telah diisi.

Gambar 23. Contoh tampilan submission summary pada proses review

2.2 Ensuring A Blind Review

(21)

Pada jurnal yang menerapkan kebijakan “Blind Review” SE bertanggungjawab

memastikan bahwa naskah telah “blind” sebelum dikirimkan ke review. Hal-hal yang perlu diperiksa ketika ensuring blind review antara lain :

 Memastikan tidak ada nama atau instansi penulis didalam naskah, biasanya identitas penulis muncul dihalaman pertama dibawah judul, footer, badan naskah atau di ucapan terimakasih

 Penghapusan identitas penulis dapat diganti dengan kata “dihapus untuk tujuan review” atau “deleted for review purpose”

 SE juga harus memeriksa file propertis untuk memastikan tidak ada identitas penulis pada metadata file

 Setelah melakukan blind eview. SE menggungah kembali file yang telah di blind dibagian “revised review version”

2.3 Working with peer Reviewer

Pilih Select Reviewer > Assign reviewer yang telah disepakati > email notifikasi

Gambar 24. Memilih Mitra Bestari

(22)

Gambar 25. Memilih review

2.4 Membuat Form Review

Login menggunakan akun Journal manager.

Pilih review form pada gambar 26.

(23)

Create review form

Pilih Active untuk mengaktifkan form review. Dan pilih edit untuk membuat form. Pilih create

untuk membuat form.

(24)

Gambar 26. Form Review

Pilih assign untuk review form. Dan memilih request.

(25)

Setelah semuanya dipilih request untuk dikirimkan ke review

4. Reviewer

1. reviewer setuju atau tidak setuju untuk review 2. unduh dan review naskah

3. is form review 4. unggah hasil review

5. kirim rekomendasi hasil review

Gambar 27. User Home Review

Pilih artikel

(26)

C o p y r i g h t @ P U T I K Gambar 28. Langkah Review

Memilih recomendasi reviewer :

(27)

C o p y r i g h t @ P U T I K 1. accept submission : naskah dapat diterima tanpa syarat

2. revision requesd : naskah harus direvisi oleh penulis

3. submit for review : naskah harus direvisi oleh penulis kemudian dikembalikan lagi ke reviewe pada ronde berikutnya

4. submit elsewhere : naskah disarankan untuk submit ke jurnal lain.

5. decline submition : naskah ditolak

6. see comment : penulis dipersilahkan melihat komentar reviewer pada review form pada upload file Kita akang memilih “submit for review” artinya kita akang mengirimkan artikel ke penulis agar diperbaiki dan dikirimkan lagi ke reviewer untuk di review sampai tulisan nya oke.

Sekarang kita login section editor

Buka “active” lalu pilih artikel lalu terlihat pada gambar 29.

download hasil review lalu record untuk dikirimkan ke penulis.

(28)

C o p y r i g h t @ P U T I K Setelah itu kita login lagi ke penulis.

Pilih di menu review akan terlihat pada gambar 30. Kita masuk ke rounde berikutnya.

Setelah diperbaiki oleh penulis akan masuk pada Editor Decision

Seteleh itu login lagi sebagai section editor.

Pilih versi author yang sudah di perbaiki dan dikirimkan lagi ke reviewer.

(29)

C o p y r i g h t @ P U T I K Dan pilih resubmit for review.

Setelah reviewer memberikan tulisan sesuai maka proses selanjutnya akan dijalankan.

Setelah itu kita akan pilih accept submission. Untuk diproses oleh penulis. Dilihat pada gambar 30

(30)

C o p y r i g h t @ P U T I K Gambar 30. Proses selanjutnya.

Setelah itu login penulis untuk mengupdate artikel atau mengecek artikel pada gambar 31.

Gambar 31. Update artikel oleh penulis untuk dijadikan proses selanjutnya

Login lagi sebagai section editor. Setelah itu pilih file lalu send to copyediting

(31)

C o p y r i g h t @ P U T I K Setelah itu tugaskan copyeditor.

Setelah itu login sebagai Copyeditor untuk naskah dari editor bagian dan lalu beritahu penulis untuk hasil copy editor.

32. Gambar userhome copyeditor

Setelah itu pilih artikel yang akan dicopy edit yang akan ditunjukan ke penulis. Lalu tekan complete

(32)

C o p y r i g h t @ P U T I K Setelah itu kita login sebagai penulis.

1. unduh naskah hasil copyeditor awal 2. unggah naskah hasil copy editor penulis

(33)

C o p y r i g h t @ P U T I K Setelah itu login lagi ke copy editor.

1. unduh naskah hasil copy editor penulis 2. unggah naskah hasil copyeditor akhir

Setelah itu login editor bagian :

1. pilih jadwal penerbitan untuk naskah

2. menunjuk layout editor. Pilih layout editor dan pilih request

(34)

C o p y r i g h t @ P U T I K Setelah itu login sebagai layout editor :

1. unduh naskah untuk layout editor

2. unggah naskah hasil layout edit dengan format galley yang ditentukan

(35)

C o p y r i g h t @ P U T I K Setelah itu login sebagai section editor

Untuk menunjuk proofreader.

Setelah itu login sebagai penulis dan mengecek tulisan

(36)

C o p y r i g h t @ P U T I K Lalu login sebagai proofreading

Lalu login sebagai layout editor

(37)

C o p y r i g h t @ P U T I K Setelah itu login sebagai editor : pilih edisi yang akan diterbitkan. Sesuai edisi