6_SISTEM INFORMASI STRUKTURAL

 Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk mendukung manajemen

tingkat bawah (low level management) segala macam bentuk organisasi ataupun perusahaan.

Sasaran sistem pemrosesan transaksi adalah tercapainya efisiensi

 Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mendukung

manajemen tingkat menengah (middle level management).

Sasaran sistem pengendalian manajemen adalah tercapainya efektivitas.

 Sistem sistem pendukung keputusan (decision support system) ditujukan

untuk mendukung manajemen tingkat atas.

 Pengawasan langsung

Manajemen pengawasi langsung kegiatan operasional yang dilakukan pegawai dari hari ke hari

 Terperinci

Manajemen akan mengelola kegiatan anak buahnya dengan terperinci dan detail dari hari ke hari

 Operasional

Manajemen tingkat ini melakukan pengelolaan operasional kegiatan organisasi dari hari ke hari

 Penanganan masalah personel

 Berulang-ulang

Manajemen tingkat ini akan melakukan keputusan yang sejenis secara berulang-ulang

 Terprogram

Manajemen akan melakukan pengambilan keputusan yang teratur sesuai dengan rencana waktu kapan pengambilan keputusan harus dilakukan

 Terstruktur

Manajemen mengambil keputusan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan dan direncanakan sebelumnya.

 Mudah diprediksi

Pengambilan keputusan dilaksanakan berdasarkan informasi yang terakhir dan digunakan untuk mengarahkan kegiatan dalam waktu dekat maka arah pengambilan keputusan pada dasarnya mudah diprediksi

 Informasi mudah tersedia

 Internal

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen tingkat bawah hampir semuanya bersumber dari internal organisasi

 Parsial

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen tingkat bawah bersifat parsial. Contoh : manajer bidang keuangan hanya membutuhkan informasi seputar keuangan

 Jangka pendek

Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang periodenya harian atau bulanan

 Lengkap

 Terinci

Informasi harus sangat rinci dan detail

 Masa lalu

Manajemen tingkat bawah membutuhkan informasi yang bersifat apa yang sudah terjadi untuk keperluan evaluasi rutin

 Periodik rutin

 Perencanaan jangka menengah dan penentuan taktik

Pada manajemen tingkat inilah keputusan mengenai kebijakan taktis organisasi diambil. Manajemen selalu meluruskan kembali arah organisasi apabila diduga mulai menyimpang dari tujuan yang ditetapkan. Keputusan pelurusan kembali ada di tangan manajemen tingkat menengah

 Pengkajian efektivitas organisasi

Pengukuran efektivitas dilakukan dengan cara membandingkan antara realita dan rencana, misalnya realita pendapatan dengan rencana pendapatan atau realita pengeluaran dengan rencana pengeluaran. Pengkajian ini dilakukan baik secara umum keseluruhan organisasi maupun per bagiannya

 Perumusan kebijakan jangka menengah

Kebijakan organisasi perlu selalu dirumuskan ulang agar organisasi selalu mampu menanggapi perubahan zaman dan kinerjanya terus semakin maju

 Tidak berulang-ulang dalam jangka waktu pendek

Perencanaan strategis tentu saja tidak setiap bulan dilakukan. Demikian juga mengevaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan.

 Tidak terprogram

Manajemen harus selalu mampu beradaptasi dengan lingkungan yang terbaru. Oleh karena itulah maka keputusan dapat diambil kapan saja diperlukan

 Tidak terstruktur

Situasi dari luar organisasi yang sangat bervariasi dari waktu ke waktu menyebabkan tidak adanya pola tertentu yang dapat digunakan untuk merumuskan suatu metode pengambilan keputusan

 Tidak mudah diprediksi

Situasi global, apalagi pada masa sekarang, bersifat sangat turbulen dan bergolak dari waktu ke waktu sehingga keadaan masa mendatang sangat sulir diprediksi

 Informasi tidak mudah tersedia

 Eksternal

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen tingkat atas hampir semuanya bersumber dari luar eksternal organisasi, misalnya informasi pasar, kebijakan pemerintah, kinerja competitor, dsb

 Global

Manajemen membutuhkan informasi dari seluruh departemen organisasi

 Jangka panjang

Manajemen membutuhkan informasi yang mempunyai orde semesteran, tahunan, lima tahunan atau bahkan lebih panjang lagi. Hal tidak aneh mengingat keputusan yang akan diambil bersifat jangka panjang juga

 Hal-hal pokok

 Ringkas

Informasi yang disajikan kepada manajemen tingkat atas harus ringkas, bisa berbentuk table ringkas atau grafik yang sesuai. Dengan demikian, manajemen akan mampu membaca dan mencerna informasi tersebut

 Masa depan

Informasi yang diperlukan oleh manajemen tingkat atas terutama adalah informasi mengenai masa depan, misalnya kebijakan pemerintah nantinya

 Sesuai kebutuhan

 Perencanaan jangka panjang dan penentuan strategi

Pada manajemen tingkat inilah keputusan mengenai strategi jangka panjang diambil

 Analisis alternative dan alokasi sumber dana

Pada setiap tahapan periode, alternative harus selalu dianalisis untuk mencari pekuang-peluang baru yang lebih baik. Disamping itu, strategi relokasi sumber daya sangat mungkin diperlukan untuk meningkatkan kinerja organisasi

 Perumusan kebijakan

 Tidak berulang-ulang dalam jangka waktu pendek

Perencanaan strategis tentu saja tidak setiap bulan dilakukan. Demikian juga mengevaluasi kinerja organisasi secara keseluruhan.

 Tidak terprogram

Manajemen harus selalu mampu beradaptasi dengan lingkungan yang terbaru. Oleh karena itulah maka keputusan dapat diambil kapan saja diperlukan

 Tidak terstruktur

Situasi dari luar organisasi yang sangat bervariasi dari waktu ke waktu menyebabkan tidak adanya pola tertentu yang dapat digunakan untuk merumuskan suatu metode pengambilan keputusan

 Tidak mudah diprediksi

Situasi global, apalagi pada masa sekarang, bersifat sangat turbulen dan bergolak dari waktu ke waktu sehingga keadaan masa mendatang sangat sulir diprediksi

 Informasi tidak mudah tersedia

 Eksternal

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen tingkat atas hampir semuanya bersumber dari luar eksternal organisasi, misalnya informasi pasar, kebijakan pemerintah, kinerja competitor, dsb

 Global

Manajemen membutuhkan informasi dari seluruh departemen organisasi

 Jangka panjang

Manajemen membutuhkan informasi yang mempunyai orde semesteran, tahunan, lima tahunan atau bahkan lebih panjang lagi. Hal tidak aneh mengingat keputusan yang akan diambil bersifat jangka panjang juga

 Hal-hal pokok

 Ringkas

Informasi yang disajikan kepada manajemen tingkat atas harus ringkas, bisa berbentuk table ringkas atau grafik yang sesuai. Dengan demikian, manajemen akan mampu membaca dan mencerna informasi tersebut

 Masa depan

Informasi yang diperlukan oleh manajemen tingkat atas terutama adalah informasi mengenai masa depan, misalnya kebijakan pemerintah nantinya

 Sesuai kebutuhan