ANALISIS ISIPERBEDAAN RETENSI DALAM MENENTUKAN NU AI
GUNA ARSIPSUBSTANTIF
Hardiyanto
Sekretariat Badan Litbang Pertanian, Jl. Pasar Minggu No. 29, Jakarta
Penilaian arsip merupakan bentuk kegiatan analisis informasi terhadap arsip melalui penentuan nilai guna danjangka waktu simpan. Kegiatan tersebut diwujudkan dalam sebuah kajian yang diharapkan memperoleh suatu rumusan pertimbangan dengan menggunakan teknik analisis isi terhadap perbedaan umur yang diberikan dalam jadual retensi arsip pada tingkatan penyimpanannya. Kegiatan ini merupakan suatu bentuk upaya dalam langkah awal proses kegiatan penyusutan arsip yang dinilai sangat pentinguntuk menjamin terpeliharanya informasi yang memiliki nilai guna bagi perkembangan operasional unit kerja (Anri,2000).
Kata kung: Analisis, Nilaiguna Arsip
RINGKASAN
PENDAHULUAN
Prosiding Temu Teknis Fungsional Non Peneliti 2003
Dalam mengatasi pengendapan arsip unit kerja terutama di setiap unit pengolah, upaya yang perlu dilakukan adalah melakukan penyusutan terhadap arsip in aktif secara periodik der~-- cara memindahkan Depot Arsip. Untuk memperoleh hasil penyusutan yang benar dan sesuai prosedur diperlukan suatu kegiatan penilaian arsip. Hasil evaluasi yang pemah dilakukan pada unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian menunjukkan bahwa sebagian besar unit kerja sampel tidak melakukan pemeriksaan dan penilaian arsip yang akan disusutkan (Litbang, 1994). Hal tersebut diperparah dengan ketidakberadaan ruang simpan arsip pada masing-masing unit kerja Puslitbang, Balai dan BPTP (Litbang 1998). Sehingga pelaksanaan penyusutan tidakberjalan sesuaiproseduryangberlaku, terutama pada tahapan penilaian arsip. Lebih ironis lagi, dengan keterbatasan sarana simpan, pelaksanaan eksekusi pemusnahan dilakukan terhadap sebagian besar arsip yang dianggap sudah menurun nilaigunanya. Sebenarnya arsip tersebut masih memiliki nilai gunayangdidalamnya tersimpan sejarah perjalanan unit kerja. Menyikapi hal tersebut kiranya suatu unit kerja tidak terlambat untuk segera melakukan penilaian arsip sebelum melaksanakan penyusutan.
Penilaian arsip merupakan proses awal dari kegiatan penyusutan dan dinilai sangat penting untuk menjamin terpeliharanya informasi yang memiliki nilai guna bagi perkembangan operasional unitkerja (Anri, 2000). Penilaian arsip merupakan bentuk kegiatan analisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan nilaiguna dan jangka simpan dilihat dari kaidah hukum dan kepentingan lainnya. Dalam kegiatan ini persoalan dihadapkan pada analisis pertimbangan penentuan nilai guna dengan batasan kaidah yang berlaku dan kepentingan arsip sesuai peran dan isi informasi didalamnya. Didalam membuat analisis isi informasi arsip, retensi ataujan~ka waktu penyimpanan mempunyai peran sangat penting. Jadual retensi adalah sebuah bentuk daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip sebagai pedoman penyusutan arsip (Deptan, 1997). Melalui petunjuk retensi tersebut, seorang petugas arsip atau staf administrasi dapat menentukan apakah arsip tersebut disimpan, dipindahkan atau dimusnahkan. Menurut pengamatan penulis, petunjuk penentuan retensi dalam bentuk angka menunjukkan batasan yang kurang tegas. Seyogyanya batasan tersebut disamping berupa angka juga disertai penjelasan atau keterangan ringkas, sehingga petugas lebih mudah menentukan batasan secarajelas. Pengamatan lain yang diperoleh, bahwa ragam sub masalah pada daftar retensi belum menunjukkan gambaran jelas mengenai bentuk isi informasi dalam berkas arsip yang akan dinilai. Oleh sebab itu, penulis mencoba ingin memperoleh batasan lebih tegas dalam menentukan nilai guna arsip melalui kegiatan analisis isi atas ragam isi informasi berkas sampel.
Tujuan dari penulisan ini adalah membuat suatu rumusan berdasarkan pertimbangan dengan menggunakan teknik analisis isi terhadap perbedaan umur yang diberikan dalamjadual retensi pada tiap tingkatan penyimpanan. Hasil analisis ini kiranya dapat dijadikan kelengkapan acuan dalam mempertimbangkan proses eksekusi arsip. Analisis isi merupakan suatu kegiatan yang digunakan untuk memperoleh keterangan dari isi komunikasi yang disampaikan dalam bentuk lambang. Analisis isi dapat digunakan untuk menganalisis semua bentuk komunikasi : surat, peraturan, undang-undang dsb. (Rakhmat, 1984). Perlu diketahui bahwa rangkaian proses pertimbangan dalam analisis isi tersebut tetap mengacu pada, ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam kaidah penyusutan arsip (PP.34/1979) clan nilai guna arsip (SE.Anri, 1983).
RUANG LINGKUP
Kajian analisis isi informasi arsip diarahkan pada arsip bidang substantifyang berorientasi dengan tegas pokok unit kerja substansi bidang penelitian terutama ditujukan pada unit pelaksana teknis serta induk instansi terkait. Alasan pemilihan judul tersebut didasarkan pada hasil pengamatant perkembangan produk arsip substantif unit kerja yang semakin meningkat sejalan dengan mandat program yang dilaksanakan. Namun disisi lain perkembangan tersebut tidak diimbangi dengan upaya pengelolaan arsip yang baik. Sehingga dikhawatirkan kurang selektifnya pelaksanaan penilaian yang mengakibatkan tidak terselamatkannya arsip-arsip substantif yang bernilaiguna tinggi.
Pelaksanaan kegiatan analisis isi ini menyangkut beberapa komponendalam pengelolaan kearsipan yang meliputi
1. Implementasi kearsipan dalam bentuk rangkaian proses pemberkasan arsip.
2 Penggunaan jadual retensi arsip bidang substantif dalam menentukan sampel yang dilanjutkan dengan pengambilan sampel fisik berkas.
3. Alur proses pekerjaan analisis isi clan penentuan nilai guna arsip.
Dalam penelitian yang menggunakan analisis isi umumnya melalui tahap-tahap : perumusan masalah, perumusan hipotesis, penarikan sampel, pembuatan alat ukur (koding), pengumpulan data clan analisis data (Rakhmat,1984) .
Perumusan Masalah
PROSEDUR KERJA
HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosiding Temu Teknis Fungsional Non Peneliti 2003
Kegiatan tersebut diawali melalui tahapan perumusan masalah. Permasalahan yang akan dianalisa bobot isi informasi sampel berkas arsip substansifdirumuskan dalam pertanyaan yang dapat diukur (Rakhmat,1984). Tolok ukur yang digunakan menekankan pada dasar nilai kegunaan bagi pengguna arsip, yaitu nilai primair yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan nilai sekunder yang memiliki kegunaan bersifat permanen (Deptan, 1996).
Dalam perumusan hipotesis, atas berkas arsip yang dijadikan sampel dimunculkan persoalan, apakahterdapat perbedaan yang menunjukkan batasan antara arsip kelompok penunjang yang bersifat sementara dengan arsip yang memiliki unsur permanen dalam nilai guna. Hal ini penulis akan mencoba mengkaji melalui sampel berkas arsip.
Kegiatan berikutnya dilakukan penarikan sampel dengan langkah mulai dari menentukan sampel secara acak atas klasifikasi sub masalah terkait dalam daftar jadual retensi sebagai obyek sampel. Perlu diketahui bahwa, pada penarikan sampel satuan analisisnya adalah berkas arsip substantif melalui pemilihan sampel dan diteruskan dengan pembuatan alat ukur yang didahului dengan prauji.
Dari hasil pendataan fisik atas ragam,jenis serta segi arkivistiknya, kemudian disusun tabulasi isi informasi yang memiliki retensi rendah dan isi informasi arsip beretensi lebih panjang. Dalam daftar retensi, arsip substantifmemiliki kelompok umur yang berbeda. Selanjutnya dilakukan analisa data yang mendasarkan pada hasil tabulasi untuk disusun pertimbangan dan kejelasan gambaran ---,~sing-masing satuan arsip setiap kategori retensi yang dimilikinya. Perolehan batasan kejelasan tersebut merupakan hasil proses analisis isi yang mendasarkan pada ketentuan-ketentuan nilai guna arsip.
Obyek yang akan dianalisis adalah arsip yang mempunyai pengertian berupa : "naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka kegiatan pemerintahan" (UU,1971).
Naskah yang dimaksudkan diatas berisikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kegiatan lembaga atau badan pemerintahan berupa produk hasil samping dari mandat program unit kerja. Sedangkan yang dimaksud arsip substantif berupa kumpulan naskah atau dokumen hasil keluaran kegiatan substansi unit kerja (Deptan, 1996). Arsip substantif memiliki daur hidup sejak berstatus aktifdimana memiliki nilai guna dan digunakan dalam proses operasional unit kerji, sampai menuju masa in aktifdimana mulai menurun nilai gunanya. Perjalanan arsip substantifakan berakhir pada saat penentuan nasib akhir, apakah akan disimpan menjadi arsip permanen ntau dimusnahkan. Proses perpindahan nilai guna sampai pada penentuan nasib akhir tersebut melalui kegiatan dalam bentuk penilaian arsip.
Sebagai bahan penilaian, kriteria arsip yang bersifat sementara diberikan batasan umur 3 tahun dikelompokkan dalam arsip produk penunjang. Untuk arsip yang memiliki unsur penmanendimasukkan menjadi 2 kelompok, yakni arsip penunjang substansi dengan batasan umur 10 tahun dan arsip produk utama dengan batasan umur 20 tahun dengan tetap mengalami penentuan nasib akhir. Perlu diketahui bahwa batasan umur tersebut mengacu pada jadual retensi arsip. Dari uraian tersebut diatas, dalam perumusan masalah dihadapkan pada sejauhmana ragam arsip yang dikategorikan memiliki perbedaan nilai guna untuk kelompok arsip produk penunjang, penunjang substansi dan produk utama atas kelompok berkas sampel yang ditentukan.
Perumusan Hipotesis
Pada langkah ini, hipotesis menunjukkan nol apabila tidak terdapat perbedaan kelompok satu dengan lainnya atas masing-masingnilai guns yang dimiliki. Hipotesis akan mengarah padshipotesis penelitian (H 1) apabila terdapatnya perbedaan pada masing-masing kelompok, atau kelompok arsip produk utama memiliki kadar nilai guna lebih tinggi dari kelompok arsip penunjang substansi maupun dengan arsip produk penunjang yang bersifat sementara. Bentuk rumusan hipotesis statistiknya adalah sebagai berikut.
Hnol (0) : x A sama dengan x B 1.2 (hipotesis nol)
H 1(satu) : x A tidak sama (=) x B1 .2 (hipotesis penelitian) atau H 1(satu) x B1 .2 lebih besar (>) x A.
Keterangan
A : berkas arsip produk penunjang B1 : berkas arsip penunjang substansi B2 : berkas arsip produk utama Penarikan Sampel
Menurut Kasto (1981), pengambilan sampel secara random harus menggunakan metode yang tepat, sesuai ciri populasi dan tujuan penelitian . Metode sampel yang ideal diatas, mempunyai sifat
menghasilkan gambaran yang dapat dipercaya dari seluruh populasi.
dapat menentukan presisi dari hasil penelitian dengan menentukan penyimpangan baku taksiran yang diperoleh.
sederhana dan mudah dilaksanakan.
dapat memberikan keterangan sebanyak mungkin dst.
Dari 33 ragam klasifikasi sub masalah yang terdapat dalamjadual retensi arsip substantif bidang litbang (LB) penulis melakukan pengambilan sampel sebanyak 40% atau sejumlah 12 ragam arsip yang diperoleh untuk dilakukan proses analisis isi. Kasto (1981) menambahkan, bahwa penentuan
Prosiding Temu Teknis Fungsional Non Peneliti 2003
besarnya sampel tidak boleh kurang dari 10%. Dengan artian, bahwa semakin tinggi tingkat presisi yang dikehendaki, maka semakin besar sampel yang harus diambil. Sampel yang besar cenderung akan memberikan penduga yang lebih mendekati nilai sesungguhnya. Kegiatan tersebut kemudian dilanjutkan dengan uji pemberkasan per sub masalah, selanjutnya dilakukan penentuan nilai guna. Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan atau retensi yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungan dengan arsip-arsip yang lainnya (Anri, 1983).
PembuatanAlat Ukur
Disini penulis menguji kategori pada arsip-arsip kelompok antar produk penunjang, antar arsip penunjang substansi dan antar kelompok arsip produk utama. Apabila terjadi kesamaan hasil pengukuran antar kelompok pada masing-masing kategori, hal ini dapat disimpulkan bahwa kajian ini memiliki validitas. Dengan kesimpulan bahwa setiap produk arsip yang berkategori penunjang pada setiap satuan sampel pada dasarnya memiliki kesamaan bobot atau nilai guna. Demikian halnya yang terdapat pada arsip yang berkategori penunjang substansi maupun arsip produk utama. Pengamatan per satuan berkas arsip menunjukkan adanya kesamaan atas ragam arsip dalam kategori produk arsip penunjang, arsip penunjang substansi dan arsip produk utama dengan perbedaan relatif kecil (rata-rata kesamaannya diatas 50%), seperti terlihat dalam Tabel , 2 dan 3.
Apabila dihubungkan dengan hasil pengamatan per satuan sampel ragam arsip substantif antar kategori tersebut memperlihatkan perbedaan yang lebih tegas dengan sampel produk berkas arsip beretensi rendah dengan yangmemiliki retensi lebih tinggi. Hal tersebut terlihat pada tabel perhitungan kuantitas batasan nilai guna dan tabel gambaran keragaman jenis berkas pertingkatan kategon (Tabel 2 dan 4).
Pengumpulan Data
Menurut ketentuan jadual retensi yang berlaku, rata-rata arsip substantif yang berada di unit pengolah (Depot Arsip 11) rata-rata memiliki retensi 3 tahun. Arsip yang berada di Unit Kearsipan (DepotArsip I memiliki rata-rata retensi masing-masing 10 tahun. Sedangkan arsip tersebut di Depot Arsip Pusat memiliki retensi masing-masing 20 tahun. Nasib akhir dari jenis arsip tersebut masuk kategori arsip permanen yang berhak disimpan di Arsip Nasional (Deptan, 1996).
Dengan berorientasi dengan fisik berkas yang dijadikan sampel, data dikumpulkan dengan menggunakan format pendataan berkas arsip dengan mendasarkan pada indeks sub masalah, kategori retensi dengan variabel yangdimilikinya, keragaman berkas per kategori, tingkat kesamaan bobot tiap satuan berkas per kategori dan pembedaan per kategori dengan mendasarkan pembedaan nilai guna. Data tersebut dituangkan dalam format seperti yang ditampilkan pada tabel 1, 2, 3 dan 4 .
Tabel1 .Data Sampel Berkas Arsip Substantif Per Kategori Berdasarkan Retensi
Ket.: ' = umur berkas arsip dalam hitungan tahun di setiap Depot. " = keterangan "musnah" atau "permanen" .
Analisa Data
Beberapa ketentuan dalam menentukan nilai guna arsip yang sangat penting dalam melakukan kegiatan analisisisiatas isiarsip substantif, antara lain
Nilai guna primer mendasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga pencipta arsip yang menyangkut nilai guna administrasi, hukum, keuangan, nilai guna ilmiah clan teknologi.
Nilai guna sekunder mendasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi lain atau kepentingan umum diluar instansi pencipta, yang mengandung unsur nilai guna kebuktian clan nilai guna infotmasional(ANRI, 2000).
IsvInfonnasiArsip. Nasib-.
No Indeks Akhir
Sub DcpotArsip II DcpotArsip I DcpotArsip (pJm)" Masalah (3 )" _ (10)" _Pusat(_2_
---___ _ _ 1 210 Tanah _ produk substansi produk pcrmanon
penunjang pequn,~ang substansi _ 2 310_ _ Padi- produk Substansi Produk pormanon
adian enun an , ienun an substansi
3 320 Kacang- produk substansi produk permanen kacan an enun an _- v_nuMang . substansi
4 340 Sawran produk Substansi produk pormancn enun an enun an substansi
5 360 Tanaman produk Substansi produk permanen bias enun an enun an substansi
6 4211 Tanaman produk substansi produk pennanen SCMUSlm cnunjan enunian substansi
7 430 Tanaman produk Substaasi produk permanen obat cnunjan enun an substansi
% 440 Tanaman produk substansi produk pcnnancn atsid cnun'an cnun an substansi
9 5111 Ternak produk Substansif produk permanen bcsar cnunjan enun n substansi
10 _530 unggas produk substansi produ pcrmancn enun an g enun an g substansi
II 710 Ekonomi produk substansi produk permanen ortanian onunjan cnun ja_ ng submnsi
12 920 Pongujian produk Substansi produk pcrmancn alsintan enun-an penug an g substansi
Tabel 2. Data Keragaman Jenis Berkas Per Kategori
Prosiding Temu Teknis Fungsional Non Peneliti 2003
Bertolak dari acuan nilai guna tersebut diatas dapat diperoleh alur argumentasi yang tertuang dalam sajian tabel. Dalam data tabel 1 menyajikan upaya pengelompokkan berkas sampel yang terbagi dalam submasalah. Dari pembagian kategori retensi atas variabel produk arsip, menunjukkan bahwaterjadi pemisahan terhadap arsip yang mempunyai kriteria simpan berbeda. Dan disini terdapat kecenderungan bahwa setiap berkas arsip yang dijadikan sampel tersebut masing-masing memiliki ketiga kategori tersebut. Karena setiap bentuk pemberkasan arsip terjadi penyatuan komponen berkas arsip yang memiliki permasalahan yang saling mengkait dimana didalamnya terdapat arsip pelengkap, dan arsip bernilai guna. Sajian tabel tersebut mengacu padajadual retensi, yang dapat dilihat dari ketentuan pembagian bobot informasi dan batasan tahun berkas.
Pada implementasi pelaksanaan uji pengelompokkan berkas per kategori atas satuan sub masalah, menunjukkan jenis berkas tersebut dapat dipisahkan menjadi tiga kelompok, yakni 16 ragam arsip yang dikategorikan produk penunjang, 9 ragam arsip yang dikategorikan berkas penunjang substansi dan berkas produk utama yang terdiri 2 ragam (tabel 2). Dalam satuan arsip sub masalah untuk satu
Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian 21 5
No Katcgori 13crka, Arsip Substantif Keterangan
Pettunjang Pcn1uttj ang Produk
(3 th) Substvisi (10 th) Utania
20 th
1 . Usulan Kegintan Kcrangka Acuan MOU/Kontr Terdapat
ak
Pe;r-Ketjasama bedaan jml
2. Surat Pelaks. Kcgiatan Pcrijinan Laporan per Kategon
Kegiatan Akhir
3. Kelengkapan Perijimm Administrasi Ket7 asattta
4. Laporan Tahapan Laporsm Statistik
Kcgiatan
5 . Perrnohonan Ijin Lokasi Laporan Survai 6. Ijin Menggunakan Sarana L.daran Kebijakan
Kcgiatan
7 . Data Kelengkapan Survai l_lraian '1'ugas Dan Pix~scxiur
8. Surat Pengantar Surat Ttg.Kebijakan Kegiatan 9. Surat Penugasan/Perintah Risalah Rapat
Kebijakan 10. Laporan Kegiatan Penunj ang 11 . surat cdaran terkait/sementara 12 . swat keterangan
13 . risalah rapat intern terkait 14. jadual rencana kegiatan 15 . pc)kja kegiatun
16. blanko isian/kuesioner
Jumlah = 16 ragam arsip Jun-tlah = 9 ragam Jutnlah= 2
hasilnya cukup mencolok (PP 59%, PS 33% dan PU 8%). Hal tersebut sudah dapat menjawab nnnusan, bahwa di Depot Arsip II arsip unit kerja dapat dipertahankan 60% di Depot Arsip I sebanyak 40% sedangkan di Depot Arsip Pusat sampai ke Arsip Nasional (ANRI) dipertahankan dari 20% sampai 5 %(Litbang, 1995).
Analisa data yang dilakukan pada tabel 3 sudah dapat menunjukkan adanya validitas dalam kajian ini. Hal tersebut dapat dibuktikan bahwa temyata dari satuan sampel sub masalah dengan satu judul kegiatan memiliki kesamaan dalam keragaman per tingkatan kategori.
Tabel 3. Data Kuantitas Kesamaan Isi Berkas Arsip Per Kategori
Ket. : PP = berkas produk penunjang (3th) PS = berkas penunjang substansi (I Oth) PU = berkas produk utama (20th)
* =sumber asal berkas proyek ARM dan akuisisi Pusgram
Dari ke 16,9 dan 2 ragam berkas arsip sampel hampir seluruhnya dimiliki oleh ke 12 sampel sub masalah. Hasil menunjukkan rata-rata satuan sampel berkas memiliki persentase kesamaan diatas 50 %, bahkan hingga 100%. Dengan demikian sudah dapat disimpulkan bahwa dengan analisa tersebut, unsur validitas terpenuhi. Hal tersebut sangat mudah digunakan sebagai batasan dalam melakukan penilaian berkas arsip.
Mencermati sajian tabel 2, hal ini sangat berkaitan dengan argumentasi yang dibrtikan pada sajian tabel 4 berikut ini. Dengan persentase yang diberikan pada keragaman bcrkus per tingkatan kategori, temyata diikuti dengan kesamaan keragaman pada masing-masing sampel sub masalah pada setiap judul. Walaupun tidak semuanya keragaman tersebut dimiliki, namun perhitungan menunjukkan perbedaan yang cukup tegas , sehingga a__ i yang diacu pada rumusan persentase penyusutan oleh Badan Litbang tersebut diatas masih dapat dibuktikan.
No Indeks Sumpel PP PS PU Tingkttl Kel.
Samp. SubMasaltth Iml ';A ImI °/" JmI kesatnavrdari
Kcragaman icr kat on
[
1 210 Tanah 10 62 7 77 2 100 >50"/o to nuhi
2 310 Padi- align 14 87 8 88 2 100 >50"/" nuhi
3 320 Kacanglkacanga
n 16 100 9 100 2 100 >50"/" trpenuhi
4 340 Sayuran 15 93 9 100 2 100 >50"/" to nuhi
5 360 Tattmumr Hias 16 100 8 88 2 100 >50"/" 1 nuhi
6 420 Tanam m
Semusim 14 87 7 77 2 100 >50"/" kxpenuhi
7 430 TanammObat 13 81 9 100 2 100 >50"/" r_an tn~
8 440 lanamuuAlsiri 14 87 8 88 2 100 >50% 1- nuhi
9 510 Temak Besar I 15 93 9 I100 I 2 l 100 I >50"/" . nuhi
10 530
11 710 Pkonomi
Pertarrian 1 " 93 6 66 2 100 >50% ttxpenuhi
12 920 Pengunem
Tabel 4 . Data Hasil Penentuan NilaiGuna Isi Berkas Arsip Per Kategori
Prosiding Temu Teknis Fungsional Non Peneliti 2003
S4 l - 920 n u ian sm i
Ket. : PP =berkas produk penunjang (3th) PS =berkas penunjang substansi (I Oth) PU =berkas produk utama (20th)
' = sumber asal berkas proyekARM dan akuisisi Pusgram
Kesimpulan
KESIMPULAN DAN TINDAK LANJUT
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam menentukan nilai guna arsip substantifmelalui :-giatan analisis isi yang mendasarkan atas perbedaan retensi.
1. Arsip substantifmemiliki daur hidup sejak bersetatus aktifhinggamenuju masa in aktif. Petjalanan akhir arsip substantifberakhir saat menghadapi penentuan nasib akhir. Apakah disimpan menjadi arsip permanen atau akan dimusnahkan. Proses perpindahan tersebut dilaksanakan melalui kegiatan penilaian arsip dengan memberikan kategori pada arsip yang akan dinilai. Dalam perumusan masalahterfokus pada masalah, sampai sejauhmana ragam arsip yang memiliki kategori bobot masalah terdapat perbedaan nilai guna dengan batasan kepentingan yang dimilikinya. 2. Dalam perumusan akan mengarah pada hipotesis penelitian apabila terdapatnyaperbedaan kategori
antara arsip yang memiliki kadar nilai sementara dan kelompok arsip yang memiliki kadarnilai guns lebih tinggi. Hal tersebut diperjelas dengan melakukan pengamatan per satuan sampel ragam arsip per kategori, yang memperlihatkan perbedaan lebih tegas antar kategori arsip yang dijadikan sampel.
3. Dengan perbedaan tersebut akan mengantarkan bentuk arsip yang mana harus mulai disusutkan hingga pada bentuk arsip masih harus dipertahankan . Perbedaan persentase mencerminkanunsur efisiensi dalam penyimpanan berkas arsip. Hal ini terlihat adanya gambaran analisa dari 59 % arsip yang masih dipertahankan hingga mencapai 8% untuk arsip substantif yang dapat disimpan sebagai arsip permanen.
4. Unsur validitas dalam kajian analisis isi terpenuhi. Karena kesamaan jenis atau ragam berkas terdapat pada setiap sampel arsip pada setiap tingkatan ketegori arsip.
5. Kesamaan ragam per satuan arsip yang dijadikan sampel adalah diatas 50% hingga mencapai 100%. Sehingga besamya persentase tersebut memudahkan memberikan batasan retensi pada kategori berkas arsip atas variabel yang dimilikinya.
Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian 21 7
indeks sam el PP P . i - PIJ I Nasib
®~it~Tfr!1.aTa~®®®®A~f~u~r~~ ~®Sill . I
TindakLanjut
Saran masukan yang ditujukan pada unit kerja kearsipan terutama unit yang mempunyai fungsi pengolahan, antara lain
1. Menentukan nilai guna arsip melalui analisis isi sangat membantu dalam kegiatan penilaian arsip, terlepas apakah suatu unit kerja telah memilikijadual retensi atau belum. Dengan memilikijadual retensi arsip, kiranya tetap diperlukan analisa penilaian tersebut. Karena angka-nagka batasan retensi belum menjamin amannya arsip yang harus dipertahankan maupun yang harus dimusnahkan.
2. Langkah penilaian arsip hendaknya hendak tetap dilakukan dalam rangka kegiatan penyusutan arsip dengan melakukan koordinasi pada unsur terkait pada unit kerja. Hal ini sebagai upaya merealisasikan tindakan penyelamatan arsip unit kerja melalui pelestarian arsip substansi. 3. Keterbatasan sarana simpan selalu menjadi kendala rutin unit kerja akan melakukan kegiatan
penilaian arsip. Karena hal ini nantinya akan berorientasi dengan kebutuhan sarana simpan. Dengan demikian kebutuhan tersebut memperoleh prioritas apabila menempatkan upaya penyelamatan arsip substansi unit kerja menjadi masalah penting yang harus ditanggulangi. Diketahui bahwa arsip substansi berasal dari program kegiatan unit kerja yang telah mengeluarkan biaya yang tidak sedikit dan disadari bahwa arsip merupakan bagian dari aset yang tidak ternilai harganya. Oleh sebab itu segala upaya baik secara manual maupun teknologi informasi perlu dicoba dalam upaya memperoleh kemudahan pada kegiatan penilaian termasuk kajian melalui analisis isi.
DAFTAR BACAAN
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Kasto.1981 . Metode Penelitian Survei (Penentuan Sampel), Penerbit LP3S, Jakarta.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 1983 . Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip.
Rakhmat.1984. Metode Penelltian Komunikasi . Penerbit CV Karya Remaja, Bandung.
Anonimous. 1984. Laporan Akhir Kegiatan Pembuatan Rancang Bangun Instalasi Depot Arsip, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian.
Anonimous. 1995. Laporan Kajian Pengelolaan Administrasi Perkantoran Mendukung Program Kerja Badan Penelitian clan Pengembangan Pertanian.
Departemen Pertanian. 1996. Keputusan Menteri Pertanian Nomor 433 Tahun 1996 Tentang Pedoman Tata Kearsipan Departemen Pertanian.
Departemen Pertanian.1997. Pedoman Penghapusan clan Jadual Retensi Arsip Departemen Pertanian. Anonimous. 1998. Laporan Kegiatan Pembinaan Otomasi Perkantoran, Radan Penelitian dan
Pengembangan Pertanian.
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2000. Modul Akuisisi NasiopnalArsip Orde Baru Dan Kabinet Reformasi Pembangunan, ANRI. Jakarta.
