INTERVIEW GUIDELINE
“IMPACTS OF ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEM
ON SUPPLY CHAIN PERFORMANCE”
Responses available on different pages
List of below questions will be used as a guideline to answer several questions related to
business processes within ERP system in PT. XYZ Indonesia. Along with results of
responses of below questions, analysis data is also based on ERP system track records,
reference books and website browsing results.
Following questions will be used to evaluate the benefits of ERP system for managing
internal supply chain in PT. XYZ Indonesia. Some questions will compare the value added
of ERP system to each department/function.
1. What is the objective of ERP system implementation in PT. XYZ Indonesia?
2. What are the benefits of ERP system for Planning and Control process?
3. What are the benefits of ERP system for Accounting process?
4. What are the benefits of ERP system for Purchasing process?
6. What are the benefits of ERP system for Production process?
7. What are the benefits of ERP system for Warehousing process?
8. Do we have evaluation and monitoring process for product costing, transportation
evaluation for cost reduction purpose or other business processes?
9. Do you always use and rely on the ERP system records to fulfill information need?
Kusnaeni
Student of International Business Administration
OLIVER WIGHT ABCD CHECKLIST
“IMPACTS OF ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEM
ON SUPPLY CHAIN PERFORMANCE”
ABCD checklist consists of best practices to achieve best operational excellence. The
checklist is distributed to managers and supervisors of PT. XYZ Indonesia to receive
overview on how the business processes are managed within ERP system environment.
Related department/functions subject to ABCD checklist are Planning and Marketing,
Purchasing, Accounting, Finance, Production, Warehouse.
Items stated in the checklist will be used to evaluate the benefits of ERP system for
managing internal supply chain in PT. XYZ Indonesia. Further, the responses will be used
to reveal current performance of business processes at PT. XYZ Indonesia against best
practices and to reveal existing hurdles.
Respondent is requested to fill the item in the ABCD checklist based on performance of
current process at their department/function and to provide specimen/view on how the
business process is supported by ERP system.
5.7.n. Perubahan Master schedule dalam jangka waktu tertentu
diatur. Perubahan dilakukan oleh orang yang berwenang,
diukur dan dievaluasi sebabnya
5.7.o. Ada kebijakan yang mengatur penggunaan safety stock
dan/atau melakukan overplanning untuk meningkatkan
respon dan mengimbang perbedaan antara supply dan
demand
5.7.p. Informasi tentang Available-to-Promise (ATP) dimonitor
ketersediaan dan kebenarannya. Penggunaan ATP diatur
dalam kebijakan tertulis dan tidak dilanggar kecuali bila
mendapat persetujuan dari top manajemen
5.7.q. Master schedule dirangkum dan direkonsiliasi dengan
jumlah rencana produksi dari bagian penjualan dan
operasional
5.7.r. Tidak ada item/material dalam master schedule yang
terlambat. Pembuat master schedule, dana pihak-pihak
yang terkait mengetahui jika ada item/material tidak dapat
diproduksi, dibeli atau dikirim di waktu lampau
5.7.s. Semua hal yang berhubungan dengan pengecualian
dalam master schedule dan memerlukan tindakan
lanjutan, dievaluasi, dianalisa dan ditindaklanjuti setidaknya
seminggu sekali
5.7.t. Master schedule dibuat setiap minggu, setiap hari atau
dalam jangka waktu yang lebih pendek. Perencanaan
ulang master schedule dilakukan melalui work order
(perintah kerja) atau berdasarkan kebutuhan dan
dilakukan setidaknya seminggu sekali
5.7.u. Ada proses jelas yang menentukan jumlah produk mana
yang harus dibuat master schedule. Kriteria seperti jangka
waktu yang diharapkan pelanggan, kemauan untuk
berinvestasi dalam inventory, kemauan untuk berinvestasi
untuk kapasitas, fleksibilitas produksi yang diinginkan,
penentuan prioritas dan permintaan pasar menjadi bahan
pertimbangan dalam proses seleksi tersebut
5.7.v. Langkah alternatif untuk membuat planning bills dilakukan
untuk menentukan pilihan dan rencana produksi atas
bahan/material yang akan dibuat master schedule.
Langkah alternatif ini dimengerti dan ada proses yang
dilakukan untuk mengawasi kegiatan ini
5.7.w. Rencana kapasitas digunakan untuk mengevaluasi
dampak yang timbul jika ada perubahan besar dalam
master schedule. Rencana kapasitas dibandingkan
dengan kapasitas yang diperlukan untuk memastikan
keseimbangan antara rencana kapasitas dengan master
schedule
5.7.x. Metode kanban terintegrasi dengan master schedule
untuk memastikan keteraturan pepindahan produk dari
bagian perencanaan ke bagian pelaksanaan (control).
Proses finishing atau penambahan produksi disesuaikan
dengan order pelanggan
5.7.y. Pertemuan untuk membahas master schedule dilakukan
setiap minggu dan dihadiri oleh pihak-pihak yang
berkepentingan
5.7.z. Kesesuaian hasil produksi dihitung. Gambar ilustrasi
mengenai hasil produksi digunakan untuk menggambarkan
hasil produksi per hari atau per minggu dibandingkan
dengan rencana produksi. Sebab dan alasan perbedaan
dievaluasi dan dianalisis
5.8. PERENCANAAN DAN KENDALI BAHAN/MATERIAL
(MATERIAL PLANNING AND CONTROL)
Ada perencanaan material yang memantau rencana/pengadaan
material dan ada proses pengendalian (control) yang mengatur
prioritas mengenai jadwal produksi, jadwal supplier dan
mekanisme kanban
5.8.a. Pembuat rencana dan jadwal material mengerti tentang
produksi, proses produksi dan proses purchasing serta
sistem perencanaan dan pengendalian produksi.
Tanggung jawab untuk membuat dan memantau rencana
material diberikan, dimengerti dan diterima
5.8.b. Pihak yang terlibat, termasuk bagian perencanaan material,
produksi, purchasing bekerja dengan prinsip saling
mengerti dan bertanggung jawab memberi saran jika ada
masalah tentang jadwal yang tidak tepat waktu dan masalah
ini tidak dapat diatasi oleh bagian terkait.
5.8.c. Pembuat rencana material bertanggung jawab membuat,
memantau, mengevaluasi dan menganalisa kebenaran
semua paramater perencanaan seperti jumlah order,
lot size, jangka waktu, faktor kerusakan, penyusutan jumlah,
safety stock, dll
5.8.d. Bagian produksi dan purchasing mengerti dan
menggunakan sistem planning and control
5.8.e. Ada komunikasi formal antara bagian perencanaan material,
produksi, dan purchasing untuk bertukar informasi tentang
perencanaan material dan jadwalnya. Frekuensi dan bentuk
komunikasi (pertemuan, laporan, e-mail) tergantung situasi
5.8.f. Sistem prioritas informal (tentang list shortage, list teratas,
kode prioritas, dll) sudah dihilangkan dan hanya ada
mekanisme sistem skala prioritas yang formal
5.8.g. Perencanaan material disampaikan setiap minggu atau
dalam jangka waktu yang lebih pendek untuk kemudahan
membuat skala prioritas
5.8.h. Sistem perencanaan material dijalankan sesering mungkin
sesuai keperluan untuk memenuhi jadwal pengiriman.
Proses ini dapat dilakukan setiap hari atau minimal
seminggu sekali
5.8.i. Sistem menggunakan menggunakan istilah yang umum
dipakai di bidang industri untuk menyebutkan masalah2
yang memerlukan tindakan lanjutan seperti Need to Release
Order, Need to Reschedule Order, Need to Cancel Order,
Past Due atau Release Past Due
5.8.j. Sistem memiliki kapasitas firm planned order (fix plan) yang,
bila perlu, digunakan untuk menolak rencana yang diusulkan
5.8.k.
95%-100%
2-11 BILL OF MATERIAL STRUCTURE AND ACCURACY x
The planning and con troll process is supported by a properly structured, accurate, and integrated set of bills of material.
2-11a Records show bills of material to be 98-100% accurate. 2-11b Finance uses the bill of material in costing product.
2-11c Company uses the bills of material to plan and control materials.
2-12 DISTRIBUTION RESOURCES PLANNING x
2-12a The distribution network (storage location) and item stocked is displayed in the system.
2-12b System provides shipping schedules.
2-13 WORK LOCATION RECORD ACCURACY x
Record shows the work location database to be 95-100% accurate
CLASS LEVEL = 104/30 = 3.47 CLASS LEVEL = B
x 4 x 3 x 4 x 3 x 4 x 4 98
