MANUAL MUTU
ISO
9001:2015
NO.: IKM/05/2019 – REV.02BALI HONEY
DISAHKAN UNTUK MENJADI ACUAN Direktur Utama ………ISMAIL MARZUKI1 | P a g e
DAFTAR ISI
BAB I - KONTEKS PERUSAHAAN ... 2
1. Isu internal dan eksternal perusahaan ... Error! Bookmark not defined. 2. Pemangku kepentingan ... 3
3. Model bisnis dan ruang lingkup penerapan SMM ... 3
4. Proses Manajemen Mutu ... 3
Bab II - KEPEMIMPINAN ... 0
1. Kepemimpinan dan komitmen ... 0
2. Fokus Pelanggan ... 0
3. Kebijakan mutu ... 1
4. Komunikasi Kebijakan Mutu ... 1
5. Peran, tanggung jawab dan wewenang penerapan SMM ... 1
Bab III - PERENCANAAN ... 2
1. Manajemen risiko ... 2 2. Sasaran mutu ... 0 3. Perubahan perencanaan ... 0 Bab IV - DUKUNGAN ... 1 1. Sumberdaya ... 1 2. Kompetensi ... 2 3. Kepedulian ... 2 4. Komunikasi ... 2 5. Informasi terdokumentasi ... 3 Bab V - OPERASIONAL ... 4
1. Perencanaan dan pengendalian jasa ... 4
2. Persyaratan jasa ... 4 3. Inovasi jasa ... 4 4. Pengendalian pemasok. ... 5 5. Penyediaan jasa ... 5 6. Pelepasan jasa ... 6 7. Penanganan ketidaksesuaian ... 6
Bab VI – EVALUASI KINERJA ... 8
1. Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi ... 8
2. Audit internal ... 8
3. Tinjauan manajemen ... 9
Bab VII – PERBAIKAN BERKELANJUTAN ... 10
1. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif ... 10
2 | P a g e
BAB I - KONTEKS PERUSAHAAN
BALI HONEY ialah perusahaan pengemasan madu murni. Madu dipasok dari
petani binaan langsung di Bali dan Jawa Timur. Madu dikemas dengan memperhatikan persyaratan higenisitas yang ditentukan oleh dinas kesehatan pemerintah daerah. Produksi madu bersertifikat PIRT dari dinas perindustrian. Merek Bali Honey sudah terdaftar dalam HAKI.
Isu internal, eksternal, peluang dan risiko (Klausul 4.1)
Peluang bisnis dan pertumbuhan bisnis BALI HONEY didukung oleh kebutuhan masyarakat akan madu murni. Kebutuhan madu meningkat seiring pertumbuhan bisnis hotel, restaurant, café, makanan dan minuman termasuk obat obatan herbal.
Pembeli produk BALI HONEY terus bertumbuh karena story telling pembeli
sebelumnya, bahwa rasa madu produk BALI HONEY enak, memang benar – benar madu murni dan harga kompetitif disbanding madu dari perusahaan lain.
Madu diambil dari peternakan lebah madu dari petani – petani, peternakan madu sangat dipengaruhi oleh cuaca dan kondisi bunga tanaman yang menjadi sumber makanan lebah madu dan saat pemanenan. Cuaca panas, tanaman yang sehat, kelembaban udara rendah dan dua minggu sebelum panen tidak ada penyemprotan hama tanaman serta lokasi penggembalaan lebah tidak kurang dari 5 kilometer dari jalan utama dana tau pusat industry, maka madu yang dihasilkan petani berkualitas bagus, sehingga penyuluhan kepada petani dilakukan dengan intensif.
Masalah dipetani juga mempengaruhi pasokan madu, terutama kondisi keuangannya, mulanya petani akan memilih untuk panen lebih awal dan menjual ke tengkulak atau perusahaan lain yang mau menerima madu grade-B daripada ke BALI HONEY yang hanya menerima grade-A, sehingga komunikasi
intensif dan semangat saling membantu meningkatkan keterikatan antara petani
dan BALI HONEY. Bahkan ketika madu yang dipasok tidak memenuhi
persyarata, BALI HONEY membantu pemasaran ke industry yang tidak
mensyaratkan kualitas madu yang setinggi BALI HONEY, atau menjualkan dalam kemasan tanpa merek.
Pasokan jar kaca terbatas, karena untuk kemasan 25 gram masih impor dengan fluktuasi niali tukar mata uang asing berpotensi menggerus keuntungan penjualan, karena tidak mungkin menaikan harga. Untuk
3 | P a g e
mengatasinya BALI HONEY menegosiasi pelanggan untuk kontrak jangka
waktu tertentu dengan volume tertentu.
Pelanggan juga yang meminta desain kemasan khusus, untuk melayaninya
BALI HONEY mengundang desainer. Proses komunikasi dengan pelanggan
dilakukan dengn intensif untuk memenuhi persyaratan pelanggan.
Pemangku kepentingan (Klausul 4.2)
BALI HONEY mengambil madu dari petani binaan, maka petani adalah
pemangku kepentingan utama disamping pelanggan. BALI HONEY
memberikan penyuluhan terus menerus terkait pertanian madu dan bagaimana memanen madu yang tepat sehingga madu yang dipasok dapat memenuhi standard mutu secara konsisten.
Pelanggan BALI HONEY ialah para pengguna langsung (end user) tidak melalui perantara. Komunikasi produk dilakukan melalui media social Instagram, Facebook, dan website.
Dinas kesehatan pemerintah daerah melakukan inspeksi tempat produksi untuk memastikan lingkungan kerja yang higenis.
Ruang lingkup penerapan SMM (Klausul 4.3)
Sistem manajemen mutu diterapkan pada produksi madu mulai dari tingkat petani sampai pengemasan untuk siap dikirim kepada pelanggan. Penerapan ini untuk memberikan kepuasan pada pelanggan dan meningkatkan kepercayaan pasar akan
produk BALI HONEY.
Proses Manajemen Mutu (Klausul 4.4)
Proses manajemen mutu madu murni mengikuti prinsip seperti diagram berikut :
4 | P a g e Kegiatan
Input
Permintaan Output Penerima
Kontrol, Pengukuran dan
Dokumentasi
Proses manajemen mutu di integrasikan dengan analisa bahaya dan pengendaliannya (Hazard Analysis & Critical Control Point/HACCP), sebagai berikut :
Proses Persyaratan Monitoring Pengendalian Verifikasi
Peternakan
ü Kadar Air (MC)
<21%
ü Tidak ada hama
menyerang lebah ü Check visual ü Menggunakan refractor ü Kecurigaan terhadap lebah mati
ü Diawasi oleh 1 Supervisor untuk di Bali dan 2 Supervisor untuk petani lain di luar bali
ü Tempat sarang lebah berupa kotak khusus dari kayu yang mudah untuk ekstraksi
ü Sampling lebah random bila ada lebah terdapat kutu, maka langsung dimusnahkan lebahnya dan bila dilihat persentase terjangkit hama terlalu banyak maka akan dimusnahkan samapai sarangnya Laporan supervisor Pemanenan ü Kadar Air (MC) <21% ü Tidak kotor ü Rasa dan warna sesuai persyaratan ü Tidak berbau ü Check visual ü Pembauan ü Rasa ü Menggunakan refractor
ü Panen dilakukan 17 – 21 hari dari panen
sebelumnya, dan dicek 2 – 3 hari sebelum panen untuk keputusan akan dipanen atau tidak
ü Bila lewat panen akan dibiarkan menetas untuk panen selanjutnya
ü Orang yang memanen harus dalam keadaan
sehat
ü Memakai sarung tangan dan topi
ü Menggunakan paranet disekeliling sarang untuk mencegah kotoran masuk,
ü Dilakukan oleh dua orang, orang didalam paranet
tidak boleh keluar demikian juga sebaliknya
1 | P a g e
Proses Persyaratan Monitoring Pengendalian Verifikasi
untuk mencegah kontaminasi kotoran kedalam madu
ü Ekstraktor Madu menggunakan bahan Stainless
Steel
ü Gunakan baju lengan pendek untuk mencegah
kotoran masuk
Penyaringan ü Bersih Check visual
ü Kain kasa penyaring dicuci ulang dengan air bersih dan diganti bila sobek kemudian diletakkan ke kotak peralatan khusus
ü Untuk peralatan dan alat setiap sebelum dan sesudah digunakan akan dibersihkan kembali dengan air bersih
ü Untuk drum penampung madu (300kg) dan
ember (plastik) dibersihkan dengan air panas
Laporan supervisor
Pengiriman ü Bersih
ü Isi tidak berkurang
ü Drum yang digunakan memiliki penutup yang
rapat ü Supervisor ikut saat pengantaran ke pabrik ü Pemeriksaan sebelum diangkut Laporan staf admistrasi Penyimpanan dengan memindahkan ke jerigen 30 Kg. ü Bersih ü Isi tidak berkurang Check visual ü Jerigen (plastik) dibersihkan dengan air panas ü Jerigen diletakan diatas palet Laporan staf admistrasi Pencucian botol ü Bersih ü Bebas bakteri ü Dibersihkan dengan menggunakan air panas
2 | P a g e
Proses Persyaratan Monitoring Pengendalian Verifikasi
khusus Pengemasan ü Bersih ü Bebas bakteri ü Ukuran tepat ü Check visual ü Ditimbang ü Alat dibersihkan dengan menggunakan air panas
ü Kemudian dikeringkan dengan dibalik di tempat khusus
ü Pekerja menggunakan masker, hair cap, apron, baju lengan pendek dan sarung tangan Laporan staf admistrasi Delivery ü Kemasan tidak tumpah atau rusak. ü Desain sesuai persyaratan pelanggan (bila dipersyaratkan) Check visual
ü Kardus yang digunakan memiliki sekat atau berpartisi dengan tipe single layer
ü Dijauhkan penyimpanan dari paparan Sinar
matahari ü Penumpukan maksimal 5 Dus ü Kardus ditata dalam mobil box dan diikat Laporan staf admistrasi
Bab II - KEPEMIMPINAN
(Klausul 5)
Kepemimpinan dan komitmen (Klausul 5.1.1)
Tujuan utama penerapan SMM 9001: 2015 di BALI HONEY adalah
meningkatan kepercayaan dan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai tujuan
tersebut pimpinan puncak manajemen BALI HONEY berusaha menerapkan
persyaratan HACCP untuk menunjukan komitmen terhadap penerapan SMM. Komitmen pimpinan puncak ditunjukan dengan :
1. Menunjukan integritas produk yang dihasilkan dengan menjaga kualitas madu,
2. Penyuluhan kepada petani binaan untuk berperan mendukung kualitas madu
3. Melakukan R & D untuk inovasi produk
4. Menyedian alat kerja dan fasilitas kerja untuk memenuhi persyaratan higenisitas produk
5. Melakukan sertifikasi yang dipersyaratan oleh pemerintah daerah
6. Melakukan komunikasi dengan pelanggan untuk perbaikan kualitas produk
Fokus Pelanggan (Klausul 5.1.2)
Pimpinan puncak manajemen BALI HONEY menerapkan langkah – langkah
sebagai berikut untuk menunjukan komitmen terhadap pelanggan melalui : 1. Memenuhi persyaratan PIRT dan PAST
2. Menerapkan HACCP, 3. Penyuluhan petani binaan
4. Penyediaan infrastruktur dan peralatan produksi yang menjamin higenisitas produk
5. Pemantauan produksi dan penjualan produk
6. Penggantian produk dan memberikan “gift” untuk pelanggan yang
complain atas produk yang terkirim.
7. Pelanggan – pelanggan direkam dalam Daftar Pelanggan
1 | P a g e
Kebijakan mutu (Klausul 5.2.1)
Kebijakan mutu BALI HONEY ialah :
“Menghasilkan produk berkualitas yang memberikan kepuasan kepada
pelanggan dan memberikan nilai tambah bagi petani”.
Komunikasi Kebijakan Mutu (Klausul 5.2.2)
Pimpinan puncak manajemen BALI HONEY terus menerus
mengkomunikasikan kebijakan mutu perusahaan melalui pengarahan secara berkala kepada Petani dan karyawan. Pemasangan spanduk, barner dan
menampilkan dalam media social perusahaan. Kebijakan mutu perusahaan
bisa diakses oleh semua pihak yang berkepentingan dan relevan dengan bisnis perusahaan melalui website perusahaan dan situs ini.
Peran, tanggung jawab dan wewenang penerapan SMM (Klausul 5.3)
Pimpinan melakukan pemeriksaan kualitas madu yang dipasok dan menunjuk staf finishing untuk memeriksa dari sisi kuantitas dan kualitas setelah dikemas. Staf administrasi akan memeriksa fisik kemasan akhir sebelum di delivery. Perusahaan menunjuk supervisor di petani untuk memastikan proses peternakan dan pemanenan memenuhi persyaratan.
2 | P a g e
Bab III - PERENCANAAN
(Klausul 6)
Perencanaan SMM 9001:2015 memperhatikan isu internal, isu eksternal dan kebutuhan pemangku kepentingan. Perusahaan menyadari adanya risiko dan peluang dalam penerapan dan peningkatan SMM dan memenuhi harapan pemangku kepentingan. Manajemen risiko (Klausul 6.1) a. Kriteria Risiko Kemungkinan (K) (3) Jarang (2) Kadang - kadang (1) Sering Da m pa k (D) (A) Berat Risiko Sedang (S) Risiko Tinggi (T) Risiko Tinggi (T) (B) Sedang Risiko Sedang (S) Risiko Sedang (S) Risiko Tinggi (T)
(C) Ringan Rendah Risiko
(R) Risiko Rendah (R) Risiko Sedang (S) Kriteria Tingkat Kemungkinan : 1. Sering : aktifitas atau kejadian kemungkinan ada setiap tahun lebih dari 10 kali 2. Kadang – kadang: aktifitas atau kejadian kemungkinan ada setiap tahun maksimal 10 kali 3. Jarang : aktifitas atau kejadian kemungkinan ada kurang dari 5 kali Kriteria Tingkat Dampak : A. Berat : Kemungkinan akan mendapatkan keluhan masyarakat & pelanggan B. Sedang : Kemungkinan akan mempengaruhi kinerja mutu perusahaan secara keseluruhan C. Ringan Kemungkinan hanya akan mempengaruhi kinerja mutu unit kerja tertentu
3 | P a g e b. Rencana pengendalian risiko dan peluang Perusahaan menetapkan lay out ruangan produksi dan alur produksi yang menjamin higenisitas produk; i. Ruang produksi mencakup: o ruang penyimpanan komoditas dari pemasok, o ruang packaging o ruang penyimpanan produk berkemasan ii. Ruangan tidak boleh lembab dan diatur suhu ruangan menggunakan AC dan Kipas iii. Pembersihan ruangan
Rencana pengendalian risiko dan peluang yang mempengaruhi mutu produk pada setiap proses dilakukan melalui Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) sebagai berikut :
Proses Bahaya Batas Kritis K D R Monitoring Tindakan Koreksi Validasi Peternakan hama menyerang lebah negatif 2 A T Kecurigaan terhadap lebah mati
Sampling lebah random bila ada lebah terdapat kutu, maka langsung dimusnahkan lebahnya dan bila dilihat persentase terjangkit hama
terlalu banyak maka akan
dimusnahkan sampai sarangnya
Diawasi oleh 1
Supervisor untuk di Bali dan 2 Supervisor untuk petani lain di luar bali
Pemanenan Kotoran negatif 2 A T Check visual
ü Orang yang memanen harus
dalam keadaan sehat
ü Memakai sarung tangan dan topi
ü Menggunakan paranet
disekeliling sarang untuk
mencegah kotoran masuk,
ü Dilakukan oleh dua orang, orang didalam paranet tidak boleh keluar demikian juga sebaliknya untuk mencegah kontaminasi kotoran kedalam madu
ü Ekstraktor Madu menggunakan
bahan Stainless Steel
ü Gunakan baju lengan pendek
untuk mencegah kotoran masuk
Diawasi oleh 1
Supervisor untuk di Bali dan 2 Supervisor untuk petani lain di luar bali
1 | P a g e
Proses Bahaya Batas Kritis K D R Monitoring Tindakan Koreksi Validasi
sobek kemudian diletakkan ke kotak peralatan khusus
ü Untuk peralatan dan alat setiap sebelum dan sesudah digunakan akan dibersihkan kembali dengan air bersih
ü Untuk drum penampung madu
(300 kg) dan ember (plastik) dibersihkan dengan air panas
Bali dan 2 Supervisor untuk petani lain di luar bali
Pengiriman Kotor negatif 1 A S Check visual
ü Drum yang digunakan memiliki
penutup yang rapat ü Supervisor ikut saat pengantaran ke pabrik ü Pemeriksaan sebelum diangkut Penyimpanan dengan memindahkan ke jerigen 30 Kg.
Kotor negatif 2 A T Check visual
ü Jerigen penampung madu (30 kg) dan ember (plastik) dibersihkan dengan air panas
ü Gudang dibersihkan, semua
lubang yang berpotensi masuknya tikus dan serangga ditutup
ü Diletakan diatas palet
Laporan staf produksi
2 | P a g e
Proses Bahaya Batas Kritis K D R Monitoring Tindakan Koreksi Validasi
air panas
Kemudian dikeringkan dengan dibalik di tempat khusus
Pengemasan Kotor negatif 3 A T Check visual
ü Alat dibersihkan dengan
menggunakan air panas
ü Kemudian dikeringkan dengan
dibalik di tempat khusus,
ü Pekerja menggunakan masker,
hair cap, apron, baju lengan pendek dan sarung tangan
ü Ruangan harus bersih
Laporan finishing
Sasaran mutu (Klausul 6.2.1) Sasaran mutu perusahaan ialah loyalitas pelanggan yang dibuktikan dengan permintaan yang terus tumbuh dan pertumbuhan pelanggan baru. Perubahan perencanaan (Klausul 6.3)
Perubahan yang mempengaruhi SMM harus melalui persetujuan pimpinan puncak dengan mempertimbangkan, antara lain :
1. Keinginan pelanggan 2. Risiko perubahan
1 | P a g e
Bab IV - DUKUNGAN
(Klausul 7) Sumberdaya (Klausul 7.1)
Sumberdaya yang digunakan untuk memenuhi persyaratan pelanggan mencakup antara lain :
a. Personel (Klausul 7.1.1)
Personel di BALI HONEY terdiri dari staf produksi, dan staf administrasi. Staf produksi harus sehat dan bisa memahami instruksi dan arahan pimpinan. Penekanan sikap yang baik dalam pekerja menjadi persyaratan utama perusahaan.
b. Infrastruktur (Klausul 7.1.2)
Infrastruktur utama untuk menunjang penerapan SMM mencakup ialah ruang penyimpanan dan ruang pengepakan yang bersih sesuai persyaratan dinas kesehatan. c. Lingkungan untuk operasi proses (Klausul 7.1.3) Untuk menjaga lingkungan kerja yang bersih dan sehat untuk menjaga produk yang higenis dilakukan melalui ; ü Ruang penyimpanan tertutup dan terbatas untuk lalu lalang orang ü Pembasmian tikus, kecoak atau serangga ü Menyediakan wastafel di ruang produksi ü Pembersihan halaman sekitar dan kantor d. Peralatan ukur (Klausul 7.1.5)
Alat ukur yang paling penting ilah refractometer untuk mengukur
moisture content madu. Alat ini dikalibrasi internal sebelum digunakan. Timbangan yang digunakan dikalibrasi oleh dinas perdagangan.
2 | P a g e
e. Pengetahuan organisasi (Klausul 7.1.6)
Pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai kesesuaian permintaan pelanggan ialah bagaimana menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan. Kualitas dimulai dari pasokan petani dan pengolah komoditas di tingkat petani, maka petani dan pengolah harus dibimbing melalui penyuluhan yang dilakukan oleh perusahaan atau oleh penyuluh – penyuluh pertanian. Kompetensi (Klausul 7.2) Ketrampilan yang harus dimiliki personel terkait produksi madu antara lain :
Petani memahami dan melaksanakan pemanenan madu yang tepat untuk menghasilkan madu berkualitas. Karyawan bisa bekerja menakar, menuang dan mengemas produk dengan rapid an bersih serta higenis. Kepedulian (Klausul 7.3)
Pimpinan perusahaan melakukan penyuluhan kepada petani secara intensif terkait praktek pemanenan madu yang baik. Untuk karyawan diberikan pemahaman bagaimana bekerja dengan rapid an bersih.
Komunikasi (Klausul 7.4)
Pimpinan perusahaan menetapkan program komunikasi rutin untuk meningkatkan mutu produk dan kinerja perusahaan sebagai berikut :
ü Penyuluhan berkala kepada petani bagaimana menghasilkan madu yang
sesuai dengan persyaratan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. ü Komunikasi dengan karyawan terkait bagaimana bekerja dengan benar
untuk menjaga kualitas dan higenisitas produk dan meningkatkan kinerja perusahaan sesuai harapan pemerintah daerah
3 | P a g e Informasi terdokumentasi (Klausul 7.5.1) Dokumen terkait SMM mencakup : i. Kebijakan ii. Manual mutu iii. Formulir iv. Foto – foto kegiatan v. Video kegiatan
Dokumen tersebut diatas tersimpan dalam komputer atau tempat penyimpanan dokumen.
a. Membuat & memutakhirkan dokumen (Klausul 7.5.2)
Seluruh dokumen diberikan judul. Masa berlaku dokumen untuk terus disimpan atau dimusnahkan ditetapkan oleh pimpinan puncak. Dokumen tercetak yang sudah tidak berlaku disingkirkan atau diberikan tanda.
b. Pengendalian dokumen (Klausul 7.5.2)
Dokumen yang dipersyaratkan oleh standar dan dokumen lain terkait penerimaan bahan baku, produksi dan pemasaran disimpan dalam bentuk cetakan atau dalam komputer.
4 | P a g e
Bab V - OPERASIONAL
(Klausul 8)
Perencanaan dan pengendalian produk (Klausul 8.1)
Perusahaan merencanakan, menerapkan dan mengendalikan proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan pelanggan. Kebutuhan sumberdaya, kriteria dan pengendalian proses sesuai persyaratan HACCP. Persyaratan produk (Klausul 8.2) a. Komunikasi pelanggan (Klausul 8.2.1) Komunikasi produk dengan calon pelanggan atau pelanggan dilakukan antara lain melalui instagram, FB dan website. Pelanggan menghubungi perusahaan melalui email b. Penentuan persyaratan produk (Klausul 8.2.2) Produk harus bersertifikat PIRT, dengan moisture content kurang dari 21%, untuk memperlambat fermentasi. c. Tinjauan persyaratan produk (Klausul 8.2.3)
Perusahaan melakukan uji moisture content menggunakan refractor kepada madu yang dihasilkan petani. Kriteria moisture content dibawah 21% . Madu harus bersih dari kotoran.
Untuk menjaga kontinuitas pasokan ke pelanggan maka di gudang disiapkan stok minimal 1,5 ton per hari.
d. Perubahan persyaratan.
(Klausul 8.2.4)
Apabila ada perubahan terkait produk dan kemasan akan dikomunikasikan melalui kepada pelanggan.
Desain & Pengembangan produk (Klausul 8.3)
Perusahaan bisa mengembangkan produk yang akan dijual yang diminati pasar. Mekanisme pengembangan produk melalui tahapan sebagai berikut :
1. Menerima informasi dari media social terkait kebutuhan masyarakat akan produk berbasis madu
5 | P a g e 3. Menilai kuantitas, kualitas dan kontinyuitas bahan baku yang ada 4. Dilakukan produksi contoh produk 5. Produk contoh dijual ke pelanggan atau pasar 6. Menilai respon pasar 7. Apabila respon bagus, dilakukan produksi massal 8. Kinerja produk dipantau melalui Catatan Pengiriman Barang Pengendalian pemasok. (Klausul 8.4)
Perusahaan mencatat pemasok dalam Daftar Pemasok. Madu yang dipasok harus mengandung moisture content dibawah 21%. Madu harus bersih dari kotoran.
Perusahaan melakukan kunjungan ke petani dan memberikan penyuluhan kepada petani bagaimana menghasilkan panen madu yang sesuai persyaratan. Kegiatan pemasokan direkam dalam Catatan Pasokan Bahan Baku Penyediaan produk (Klausul 8.5) a. Pengendalian produk (Klausul 8.5.1) ü Proses produksi dikendalikan sesuai proses dan persyaratan HACCP ntuk memastikan higenisitas produk. Penerapan HACCP di verifikasi oleh pihak independent.
ü Bahan baku diperiksa untuk memastikan Madu yang dipasok harus
mengandung moisture content dibawah 21% . Madu harus bersih dari kotoran
ü Produk yang sudah dikemas disimpan di gudang yang terjaga
kebersihannya dan tidak lembab yang dapat merusak produk.
b. Identifikasi dan mampu telusur produk (Klausul 8.5.2)
Produk perusahaan diidentifikasi melalui kemasan dan lot produksi yang tertera dalam kemasan menggunakan barcode.
Rekaman terkait penelusuran produk dicatat dalam Catatan Produksi dan Catatan Pengiriman Barang .
6 | P a g e (Klausul 8.5.3) Tidak ada barang milik pelanggan ditempat produksi. d. Preservasi (Klausul 8.5.4)
Perusahaan menyimpan produk jadi di gudang. Persyaratan gudang bebas dari hewan, serangga, bersih dan kering. Status produk di gudang penyimpanan di catat dalam Catatan Gudang. Perusahaan menyimpan produk jadi digudang. Persyaratan gudang bebas dari tikus dan serangga, bersih dan kering.,
e. Penanganan paska layanan (Klausul 8.5.5)
Penanganan paska layanan diberikan oleh perusahaan sesuai PO. Pelanggan akan mengembalikan barang apabila barang tidak sesuai keinginan pelanggan
f. Pengendalian perubahan (Klausul 8.5.6)
Perusahaan menetapkan kebijakan terkait perubahan proses yang berpengaruh pada kualitas produksi sebagai berikut : ü Perubahan terkait dengan proses produksi, bahan baku atau bahan campuran dikomunikasikan kepada pimpinan untuk disetujui. ü Pimpinan manajemen merencanakan langkah langkah yang bersifat sementara terkait adanya proses perubahan yang significant terkait perubahan infrastruktur, lingkungan kerja atau peralatan produksi. Pelepasan produk (klausul 8.6)
Produk yang telah selesai dikemas dan diperiksa oleh manajer untuk memastikan produk yang dikirim sesuai permintaan pelanggan melalui PO (Purchase Order). Pengiriman ke pelanggan dilengkapi dengan surat jalan yang didalamnya berisikan informasi lot produksi. Rekaman pelepasan produksi dicatat dalam Catatan Pengiriman Barang.
Penanganan ketidaksesuaian (Klausul 8.7)
7 | P a g e
Perusahaan menetapkan langkah – langkah yang terkait dengan ketidaksesuaian selama proses produksi sebagai berikut:
ü Staf finishing akan memisahkan produk yang tidak sesuai dengan
spesifikasi yang telah dipersyaratkan.
ü Produk yang tidak sesuai yang diterima oleh pelanggan harus ditarik dan
diganti dengan yang baru.
ü Ketidaksesuaian yang berulang kali terjadi harus dianalisa penyebabnya
dan dikendalikan
ü Penanganan ketidaksesuaian bahan baku direkam dalam Catatan
Pasokan Bahan Baku.
ü Saat proses memasukan barang ke mobil angkutan, manajer melakukan
pemeriksaaan fisik kemasan. Kemasan yang rusak harus dipisahkan dan diganti dengan kemasan yang lebih baik. Penanganan ketidaksesuaian bahan baku direkam dalam Catatan Pengiriman Barang. Produk yang dikembalikan oleh pelanggan karena tidak sesuai pesanan direkam dalam Catatan Pengembalian Produk.
8 | P a g e
Bab VI – EVALUASI KINERJA
(Klausul 9)
Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi (Klausul 9.1.1)
Produk yang terjual dipasar dimonitor, yaitu mememonitor produk mana yang paling laku dan yang kurang laku dipasar. Perusahaan melakukan survey dan wawaancara kepada pelanggan untuk menangkap persepsi pelanggan terhadap produk perusahaan.
a. Kepuasan pelanggan (Klausul 9.1.2)
Pengukuran yang berhubungan dengan pelanggan dan jasa dilakukan melalui survey kepuasan pelanggan melalui telepon, WA, dan media sosial. b. Evaluasi dan analisis (Klausul 9.1.3) Perusahaan melakukan evaluasi dan analisa terkait rekaman – rekaman proses sebagai berikut : 1. Daftar Pelanggan 2. Catatan Penerimaan Bahan Baku 3. Catatan Produksi 4. Catatan Pengiriman Barang 5. Catatan Pengembalian Produk Audit internal (Klausul 9.2) a. Tujuan dan persyaratan (klausul 9.2.1) Audit internal dilakukan oleh pihak independent untuk memastian SMM terpelihara dan diterapkan di lingkungan BALI HONEY dengan efektif. Persyaratan HACCP juga sudah dilaksanakan.
b. Pelaksanaan audit (Klausul 9.2.2)
9 | P a g e
Pelaksanaan audit penerapan sistem manajemen mutu dilaksanakan minimal setahun sekali oleh pihak Surveyor Indonesia.
Audit dilakukan pada proses manajemen mutu mulai dari penerimaan bahan baku sampai pengiriman yang mencakup kesesuaian terhadap penerapan HACCP, pemeriksaan fasilitas kerja dan pemeriksaan lingkungan kerja. Surveyor Indonesia mengeluarkan laporan audit yang mencakup : kriteria, hasil pengamatan dan temuan audit. Ketidaksesuaian yang ditemukan saat pelaksanaan audit dilakukan koreksi dan tindakan korektif agar tidak terulang kembali.
Rencana, program dan rekaman pelaksanaan audit di rekam dalam Catatan Audit dan Pemeriksaan
Tinjauan manajemen (Klausul 9.3.1)
Pimpinan perusahaan akan melakukan tinjauan manajemen setelah audit internal untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, efektifitas dan keselarasannya dengan rencana strategis perusahaan.
a. Masukan tinjauan manajemen (Klausul 9.3.2)
Tinjauan manajemen direncanakan dan dilaksanakan dengan mempertimbangkan, antara lain: i. Status tindaklanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya ii. Perubahan isu internal atau isu eksternal iii. Hasil evaluasi dan analisa data terkait proses iv. Hasil verifikasi HACCP b. Keluaran tinjauan manajemen (Klausul 9.3.3) Keluaran tinjauan manajemen ialah keputusan antara lain terkait: i. Peluang peningkatan ii. Perlu atau tidakperlunya perubahan SMM iii. Kebutuhan sumberdaya
10 | P a g e
Bab VII – PERBAIKAN BERKELANJUTAN
(Klausul 10)
Perusahaan senantiasa melakukan tindakan perbaikan berkelanjutan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Perbaikan berkelanjutan dilakukan pada HACCP
Ketidaksesuaian dan tindakan korektif (Klausul 10.2)
Ketentuan penanganan ketidaksesuaian dan tindakan korektif ditetapkan sebagai berikut:
a. Ketidaksesuaian dapat diketahui antara lain melalui : i. Inspeksi HACCP
ii. Audit
iii. Temuan saat dilakukan QC
b. Ketidaksesuaian ditindaklanjuti oleh perusahaan antara lain melalui perbaikan ketidaksesuaian dan pencegahan.
c. Penanganan ketidaksesuaian direkam dalam Catatan Audit dan Pemeriksaan
Peningkatan berkelanjutan (Klausul 10.3)
Dari hasil tinjauan manajemen, laporan ketidaksesuaian, masukan dari pemangku kepentingan, identifikasi risiko dan identifikasi peluang, perusahaan melakukan perbaikan berkelanjutan. Rekaman perbaikan berkelanjutan di catat dan dievaluasi penerapannya.
Rekaman pelaksanaan peningkatan berkelanjutan dalam bentuk foto, video atau Catatan Tinjauan Manajemen dan Peningkatan berkelanjutan
