11
4. PERANCANGAN 5S
4.1. Pemetaan Awal Pada Tiap Bagian 4.1.1. Ruang Office
Ruang office yang ada pada P.T.ETA mengurus masalah administrasi dan juga masalah kesehatan para pekerjanya. Setelah dilakukan observasi pertama kali, berikut adalah beberapa hal yang telah dianalisa di ruang Office:
1. Barang pribadi seperti jaket, baju, sarung tangan, keranjang, helm yang berada di lemari, laci meja tulis. Hal ini dikarenakan budaya pekerja yang masih kurang sadar akan pentingnya 5S dan juga tidak setiap pegawai di P.T.ETA sudah memiliki loker untuk menyimpan barang-barang pribadinya (Lihat Lampiran 1)
2. Makanan dan minuman yang diletakkan dekat dengan dokumen sehingga dokumen rawan terkena kotoran atau tumpahan dari minuman dan makanan.
3. Pegas pintu ditemukan merusak dinding atas pada pintu.
4. Kabel pada komputer tidak tertata dengan rapi (Lihat Lampiran 1).
5. Penempatan CPU yang asal-asalan (Lihat Lampiran 1).
6. Tidak adanya tempat khusus bagi alat-alat pembersih menjadikan banyaknya alat-alat kebersihan yang ditempatkan tanpa lokasi yang jelas, contoh penemuan alat pembersih yaitu obat serangga yang diletakkan dekat dengan CPU (Lihat Lampiran 1).
7. Masih banyak ditemukan bintik-bintik hitam pada lantai, hal ini disebabkan karena sudah waktunya lantai dipoles tetapi belum dilakukan juga.
8. Dinding pada bagian bawah tidak dilapisi list sehingga dinding bagian bawah tersebut masih terlihat kotor karena proses pembersihan waktu pengepelan.
9. Kegiatan kebersihan dilakukan oleh petugas cleaning service perusahaan.
Pegawai hanya turut berperan dalam menjaga kebersihan melalui tindakan
membuang sampah pada tempatnya. Hal ini terlihat dari adanya tempat sampah pada setiap tempat kerja pegawai.
10. Banyaknya barang yang disimpan di ruang office sehingga masih banyak barang seperti kardus dan berbagai arsip yang tidak terpakai masih disimpan ataupun tergeletak begitu saja (Lihat Lampiran 1).
11. Penataan meja pada setiap karyawan di P.T.ETA tidak memiliki standar, hal ini dapat dilihat setiap meja pada Office memiliki penataan yang berbeda antara meja yang satu dengan meja yang lain.
12. Inventaris peralatan yang berada di ruang Office masih belum terdata dengan jelas. Hal ini dikarenakan tidak diberlakukannya kartu stok di ruang office.
4.1.2. Ruang Produksi Lantai 1
Ruang Produksi yang ada pada P.T.ETA pada lantai dasar memiliki 5 bagian yang dipergunakan untuk fungsinya masing-masing, yaitu ruang bagian produksi produk tipe 1658, ruang bagian produksi produk 1160, ruang tomboprint untuk mengeprint label dan merek produk, ruang produksi plastik, dan ruang uji bahan-bahan yang telah diproduksi. Dari kelima ruang tersebut hanya ruang uji yang memiliki pengatur suhu dan ditempatkan di sebuah ruangan yang tertutup.
Hal ini dikarenakan dalam proses pengujian barang elektronik suhu juga turut mempengaruhi hasil dari proses uji produk yang akan dilakukan. Berikut adalah hasil dari analisa yang dilakukan di ruang produksi lantai satu, antara lain:
1. Tidak ada garis penanda pada lantai produksi sehingga mengakibatkan susunan alat dan lokasi proses kerja menjadi tidak terkendali dan terkesan tidak rapi.
2. Kabel yang ada pada mesin-mesin tidak rapi dan tidak terlindungi dengan baik sehingga rawan untuk rusak atau terkelupas.
3. Tempat baki untuk wadah bahan baku dirasa kurang besar atau kurang lebar karena bahan item yang terlalu banyak macamnya untuk diproses sehingga dalam penataannya masih banyak bahan baku yang ditumpuk dan memperlambat waktu pengambilan masing-masing item bahan baku yang terdapat di baki tersebut.
13
4. Minuman terlalu dekat dengan area produksi mengakibatkan minuman tercemar dengan serbuk-serbuk atau debu hasil dari proses produksi sehingga dapat mengganggu kesehatan. Selain itu, tempat minuman di tengah-tengah wilayah produksi menjadikan tidak sedap dipandang.
5. Troli untuk mengantarkan barang berserakan di mana-mana. Hal ini mengakibatkan adanya penumpukan troli di lorong-lorong jalan karena troli ini tidak mempunyai tempat penyimpanan yang pasti.
6. Tidak adanya loker untuk setiap pegawai menjadikan banyak area produksi dipenuhi oleh barang-barang pribadi yang tidak dipakai sebagai bahan produksi, misal: sisir, helm, jaket, sarung tangan, kacamata, lotion, bahkan ditemukan makanan pisang di dalam laci.
7. Banyak ditemukan kardus yang tidak terpakai dan diletakkan sembarangan sehingga menimbun debu dan menjadikan lingkungan kerja menjadi kotor dan terkesan kumuh.
8. Banyak wilayah-wilayah yang tidak pernah dibersihkan dan luput dari perhatian seperti belakang meja produksi, belakang mesin produksi.
9. Kursi untuk pekerja banyak yang rusak sehingga menjadikan proses kerja kurang nyaman. Kerusakan yang terjadi seperti bantalan kursi rusak, kursi tidak simetris, kursi terlalu pendek, kursi tidak ada sandaran.
10. Ada beberapa bagian dari atap pada ruang plastik yang ditemukan berlubang dan dibiarkan begitu saja sehingga menambah kesan tidak rapi dan tidak terawat di perusahaan tersebut (Lihat Lampiran 1).
11. Stop kontak yang sudah rusak banyak ditemukan di area produksi.
12. Adanya kipas (exhaust fan) yang ditemukan tanpa pengaman (Lihat Lampiran 1).
13. Banyak ruangan yang tidak tertulis informasi kegunaan ruang sehingga menyulitkan bagi pekerja baru atau visitor untuk mendefenisikan kegunaan dari setiap ruang tersebut.
14. Pada ruang inspeksi pembatas berupa sekat plastik yang sangat berdebu dan juga sudah tidak layak untuk digunakan. Seharusnya diganti dengan kaca yang lebih mudah untuk dibersihkan.
15. Penyemprot yang diletakkan pada belakang mesin sehingga pekerja tidak mengetahui keberadaan alat penyemprot.
16. Tidak ada penunjuk suhu pada bagian produksi, padahal kinerja dari sumber daya manusia sendiri juga terpengaruh dari suhu sekitar di mana tempat dia bekerja.
17. Penempatan alat banyak yang tidak ada pada tempatnya.
18. Pada ruang WIP kotor serta penutup jendela rusak dan jendela tertutup rak.
19. Pada ruang labeling keran pencuci kotor dan barang tidak rapi.
20. Masih banyak mesin yang belum memiliki informasi cara penggunaan mesin yang benar sehingga operator yang baru bekerja di area produksi akan kesulitan mengoperasikan mesin tanpa adanya panduan tertulis pada setiap mesin yang akan dioperasikan.
4.1.3. Gudang
Gudang di P.T.ETA Pasuruan dibagi menjadi 5 jenis gudang, yaitu gudang bahan material, gudang penyimpanan plastik, gudang penyimpanan barang datang, gudang bahan kimia berbahaya, gudang maintenance.
4.1.3.1 Gudang Bahan Material
Gudang bahan material yang ada pada P.T.ETA digunakan untuk menyimpan berbagai material bahan baku yang nantinya akan dipergunakan untuk produksi.
Setelah dilakukan observasi pertama kali berikut adalah hasil analisa, antara lain:
1. Penempatan barang sudah dapat terpetakan dengan jelas dengan adanya papan tentang bagian-bagian penyimpanan material yang ada. Hanya saja dalam proses kesehariannya belum dilakukan secara benar dan mengikuti apa yang ada di papan informasi penyimpanan material yang ada. Hal ini mungkin disebabkan karena kebiasaan pekerja dan budaya yang memang perlu lebih dikembangkan lagi terhadap kesadaran dalam penerapan prosedur yang telah diterapkan.
2. Pemilahan barang di dalam gudang ini belum sepenuhnya diterapkan karena dalam gudang bahan material tidak hanya material saja yang ditemukan di dalam, tetapi juga ada rak sandal yang terdapat di gudang material. Hal ini tentu saja merupakan tanda tanya yang besar bagi orang
15
asing yang berkunjung di gudang bahan material karena rak sandal tersebut tidak jelas fungsi dan kegunaannya.
3. Kabel AC perlu dilakukan perbaikan dan perapian karena ditemukan pemasangan instalasi pada kabel listrik AC masih terlihat tidak rapi dan bergelantungan tanpa terpasang klem kabel dengan benar (Lihat Lampiran 1).
4.1.3.2. Gudang Penyimpanan Plastik
Gudang penyimpanan plastik di perusahaan ETA ini mempunyai ruang bawah tanah yang digunakan sebagai penyimpanan plastik olahan dengan skala yang lebih kecil. Masalah yang ada pada gudang penyimpanan plastik seperti ini adalah gudang ini sangat kotor sehingga terkesan kumuh. Selain itu, tidak adanya papan informasi mengenai keberadaan jumlah barang yang disimpan di bawah lantai sehingga pekerja kesulitan jika untuk memperkirakan jumlah inventori plastik yang ada di bawah lantai.
4.1.3.3. Gudang Penyimpanan Barang Datang
Gudang Penyimpanan barang datang di sini hampir sama dengan masalah di gudang-gudang lainnya yaitu kotor. Banyaknya debu menjadikan gudang ini terkesan tidak terawat dan jarang dipakai.
4.1.3.4. Gudang Bahan Kimia Berbahaya
Tempat ini juga terdapat beberapa aturan yang tidak sesuai dengan 5S sebagai tempat penyimpanan barang kimia berbahaya, antara lain:
1. Tidak adanya informasi mengenai suhu ruangan (termometer). Hal ini sangat penting dikarenakan bahan kimia tertentu juga sangat rentan rusak apabila suhu terlalu panas atau dingin.
2. Tidak adanya pengatur suhu ruangan (Air Conditioner). Hal ini sangat mencurigakan tidak adanya pengatur suhu di ruangan tersebut tetapi terdapat tempat remote AC yang menempel pada tembok bagian dalam gudang penyimpanan bahan kimia.
3. Peletakan bahan kimia seharusnya harus dipisahkan dari lantai sehingga dengan peletakan di atas rak atau meja dapat menghindari adanya imbas dari suhu atau efek dari lantai.
4.1.4. Workshop
Workshop di P.T. ETA Pasuruan merupakan sebuah divisi tersendiri yang menangani perbaikan mesin dan juga barang-barang milik inventaris P.T. ETA.
Lokasi tempat kerja workshop ini berada di belakang perusahaan dan keadaannya sangat memprihatinkan karena kotor dan banyak barang yang rusak atau tidak terpakai hanya dibiarkan di rak-rak begitu saja sehingga menimbulkan kesan tidak rapi. Selain itu, lingkungan yang berada di workshop juga sangat tercemar. Dapat dilihat selokan di dekat workshop sangat kotor karena terkontaminasi bahan kimia ataupun minyak yang dipakai saat proses perbaikan berlangsung.
4.2. Persiapan Awal
4.2.1. Struktur Organisasi 5S
Pembuatan struktur organisasi bertujuan untuk mengatur pelaksanaan implementasi agar dapat berjalan dengan baik sesuai dengan rencana yang telah disusun. Melalui struktur organisasi, setiap orang dapat mengetahui dengan jelas apa peran yang harus dijalankan dalam implementasi 5S. Bagan struktur organisasi pelaksanaan 5S dapat dilihat pada gambar 4.1.
Penentuan job description dan tanggung jawab digunakan untuk memberikan gambaran kepada setiap orang apa yang menjadi tugas dan kewajiban dalam pelaksanaan 5S di area kerja. Job description digunakan sebagai prosedur kerja dalam implementasi 5S di area kerja. Penjabaran tanggung jawab tiap-tiap jabatan dapat dilihat pada tabel 4.1.
17
Tabel 4.1. Tanggung Jawab Personil Team 5S
No. Jabatan Tanggung Jawab
1
Manager
Directing Mendukung jalannya 5S 2
Facility
Manager Bertanggung-jawab atas pelaksanaan 5S di perusahaan
3 Supervisor
Mengawasi secara langsung jalannya 5S di lapangan dan memberikan laporan mengenai perkembangan proyek 5S kepada Facility Manager
4 Head Officer
Bertanggung-jawab atas pelaksanaan 5S atas jalannya 5S di masing-masing divisi
5 Team Melaksanakan 5S sesuai dengan job description yang telah ditentukan dalam aktivitas kerja sehari-hari
Manager Directing Mr. Smith
Facility Manager Bapak Bagus Handoko
Supervisor
Team 5S Head Officers
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Team 5S di P.T.ETA
Deskripsi pekerjaan dari setiap jabatan yang ada antara lain:
• Manager Directing
- Mengarahkan kegiatan yang dapat dilaksanakan dalam pelaksanaan 5S.
- Memberikan penilaian keseluruhan pelaksanaan 5S.
- Mengevaluasi pelaksanaan 5S secara keseluruhan.
- Mengadakan sidak pada waktu-waktu tertentu.
• Facility Manager
- Membantu chairman dalam mengawasi pelaksanaan 5S.
- Ikut mengatur jalannya pelaksanaan 5S dalam aktivitas sehari-hari.
- Menampung masukan ide kegiatan yang dapat dilakukan untuk pelaksanaan 5S.
- Ikut mendukung pelaksanaan 5S.
- Ikut memberikan penilaian terhadap kegiatan yang telah dilakukan.
• Supervisor
- Membantu pengawasan berlangsungnya proyek 5S di lapangan.
- Turut memberi usulan perbaikan kepada atasan proyek 5S.
• Head Officer
- Membantu supervisor dalam mengawasi pelaksanaan 5S pada masing- masing bagian divisi staf.
- Memberikan pengarahan pelaksanaan 5S pada masing-masing staf.
- Ikut mendukung pelaksanaan 5S.
• Team
- Melakukan inspeksi harian untuk mempertahankan kondisi ringkas.
- Menyingkirkan barang/alat yang tak diperlukan dari area kerja.
- Mengembalikan barang/alat yang digunakan ke tempat semula.
- Menjaga kebersihan di area kerja.
- Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan 5S di bagiannya masing-masing.
- Melaksanakan kegiatan kerja sesuai prosedur yang telah ditentukan - Melakukan aktivitas "5 menit 5S" sesudah aktivitas harian.
- Memberikan masukan ide untuk pelaksanaan 5S.
19 4.2.2. Jadwal Proyek 5S
Minggu IMinggu IIMinggu IIIMinggu IVMinggu IMinggu IIMinggu IIIMinggu IVMinggu IMinggu IIMinggu IIIMinggu IVMinggu IMinggu IIMinggu IIIMinggu IVMinggu IMinggu II sort item by frequency of use Get rid of unnecessary stuff Set location for all item Marking spaces to get efficiently area Signs and labels all item Repair, clean, shine work area Formalize procedures and practices Designing performing indicator Keep the processes going
Bulan IVAktivitasBulan IBulan IIBulan III
Periode Bulan V Persiapan Perencanaan Pelaksanaan
Pengumpulan data Pendesaianan dan job description team 5S Pemilahan (Seiri) Penataan (Seiton) Pembersihan (Seiso) Perawatan (Seiketsu)
Penjadwalan ProyekPemberitahuan pentingnya 5S pada tiap pekerja Pendisiplinan (Shitsuke) Importance of training, management commitment (use poster ) Before and after photos 5S patrol Measure the perfomance indicator
4.2.3.Mekanisme Langkah Kerja 5S
Untuk menjaga keberlangsungan mekanisme sistem 5S di P.T.ETA maka perusahaan harus memiliki suatu aturan yang mengatur tata cara jalannya 5S agar dapat continuous dari waktu ke waktu. Berikut adalah mekanisme langkah kerja 5S di P.T.ETA
Manajemen
Pengajuan konsep 5S
Staf P.T.ETA
Manajemen
Pembentukan Team 5S
Staf P.T.ETA
Team 5S Pembuatan kegiatan 5S
yang lebih spesifik
Staf P.T.ETA
Team 5S
Sosialisasi 5S dengan melalui pembuatan brosur 5S, briefing, serta training
Staf P.T.ETA Poster dan brosur 5S , form penilaian
A
Staf Biro Pelaksanaan5S
Pimpinan P.T.ETA. , Team 5S
Team pekerja
Team 5S
Penilaian hasil pelaksanaan 5S
Staf P.T.ETA Kriteria penilaian A
Perlakuan 5S di berbagai lokasi
perusahaan
Team 5S
Evaluasi dan perbaikan
Manajemen team 5S Form kontes ide 5S
Gambar 4.2. Mekanisme Langkah Kerja 5S
Langkah kerja 5S pada Gambar 4.8. menggambarkan adanya gambaran mengenai kejelasan perbaikan dalam sistem 5S secara terus menerus. Sistem
21
perbaikan langkah kerja ini dimulai dari pembuatan rencana kegiatan 5S melalui team 5S, setelah itu proyek 5S dilaksanakan oleh perusahaan dan kemudian hasil akhir dievaluasi dengan memberikan ide dan saran melalui kontes ide 5S untuk dipertimbangkan dalam rapat 5S berikutnya
4.2.4.Sosialisasi 5S
Sosialisasi 5S dilaksanakan pada saat pemantauan pertama kali dilakukan.
Sosialisasi dilakukan secara langsung dengan memberikan pengarahan kepada pekerja sewaktu pengambilan foto dilakukan pada tiap-tiap bagian lingkungan kerja di P.T.ETA. Selain itu, sosialisasi dilakukan pada saat rapat bagian top manajemen di P.T.ETA Pasuruan dengan mempresentasikan penemuan masalah yang berkaitan dengan tata kerja 5S di perusahaan dan juga arti pentingnya 5S itu sendiri.
4.3. Perancangan 5S Sebagai Solusi Permasalahan
Perancangan 5S dilakukan dengan urutan kegiatan sebagai berikut:
1. Perancangan seiri di P.T.ETA 2. Perancangan seiton di P.T.ETA 3. Perancangan seiso di P.T.ETA 4. Perancangan seiketsu di P.T.ETA 5. Perancangan shitsuke di P.T.ETA
4.3.1. Perancangan seiri di P.T.ETA
Seiri pada dasarnya adalah melakukan pemisahan barang yang diperlukan dengan barang yang tidak diperlukan yang terdapat di sekitar tempat kerja. Tujuan seiri atau perancangan adalah mengeluarkan barang yang tidak diperlukan dari area kerja. Berikut ini adalah langkah-langkah yang akan dilakukan dalam implementasi seiri di area kerja:
1. Menentukan kriteria yang digunakan untuk memisahkan barang menjadi dua golongan yaitu barang yang diperlukan dan barang yang tidak diperlukan.
Penentuan kriteria digunakan untuk membantu menentukan golongan dari barang dengan jelas dan tepat. Kriteria yang digunakan untuk memisahkan dari barang yang diperlukan dan dengan barang yang tidak diperlukan adalah
berdasarkan frekuensi pemakaiannya. Informasi mengenai frekuensi pemakaian alat/mesin diperoleh berdasarkan pengamatan penulis pada area kerja.
2. Mengambil data barang/alat yang ada di area kerja.
Data yang diambil meliputi data barang/alat yang terdapat di area kerja dan dimiliki oleh P.T.ETA. Pengambilan data dilakukan dengan melakukan pengamatan dan wawancara kepada semua pekerja P.T.ETA yang berhubungan dengan bahan/alat yang didata. Data yang diperoleh adalah data berdasarkan kondisi nyata yang terdapat di area kerja. Data ini nantinya digunakan sebagai input untuk melakukan perancangan area kerja yang bersih dan rapi yang sesuai dengan standar 5S. Tabel pemilahan barang berdasarkan frekuensi pemakaiannya dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3. Kriteria Frekuensi Pemakaian Barang
Frekuensi Kriteria Metode Penyimpanan
Rendah barang yang dipergunakan sekali dalam
waktu 6-12 bulan simpan jauh-jauh Sedang barang yang dipergunakan sekali dalam
waktu 2-6 bulan
simpan di sekitar area kerja
Tinggi
barang yang dipergunakan setiap hari
simpan di area kerja yang mudah terjangkau
pemakai barang yang dipergunakan sekali dalam
seminggu
barang yang dipergunakan sekali dalam sebulan
3. Memisahkan barang/alat yang diperlukan dan tidak diperlukan.
Penentuan golongan dilakukan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya yaitu fungsi dan frekuensi pemakaian dari barang/alat. Untuk kriteria frekuensi pemakaian, barang/alat yang tidak pernah digunakan lagi dalam kurun waktu 1 tahun dikategorikan sebagai barang yang tidak diperlukan. Barang/alat yang pernah digunakan minimal satu kali dalam kurun
23
waktu 6 hingga 12 bulan dimasukkan dalam kategori barang yang diperlukan dengan frekuensi pemakaian rendah. Untuk barang/alat yang dipergunakan minimal sekali dalam waktu 2 hingga 6 bulan masuk ke dalam kategori barang yang diperlukan dengan frekuensi pemakaian menengah. Sedangkan sisanya adalah barang/alat yang rutin dipergunakan, maka dimasukkan dalam kategori frekuensi pemakaian yang tinggi. Barang/alat yang sudah tidak berfungsi maupun tidak mendukung jalannya aktivitas kerja dimasukkan ke dalam kategori barang yang tak diperlukan.
4. Menentukan tindakan yang diambil untuk masing-masing kelompok barang.
Barang/alat yang masuk ke golongan barang dengan frekuensi pemakaian tinggi akan diletakkan di area yang mudah terjangkau oleh pemakai, yaitu dalam area kerja dan memiliki satu lokasi penyimpanan yang tetap dan mempunyai metode pengkodean tertentu. Barang/alat yang memiliki frekuensi pemakaian menengah akan disimpan di suatu tempat di sekitar area kerja, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan, maka dapat segera diambil.
Sedangkan barang/alat yang sangat jarang dipergunakan bahkan tidak diperlukan lagi akan disimpan jauh dari area kerja, dan apabila memungkinkan akan dibuang karena sudah tidak memiliki nilai kegunaan.
Pembuangan barang yang sudah tidak terpakai merupakan alternatif yang paling baik karena dapat menghemat area penyimpanan dan mempermudah dalam melakukan perawatan barang/alat. Tindakan ini dilakukan dengan tujuan untuk memperlancar pergerakan tenaga kerja di area kerja.
Implementasi seiri diharapkan dapat menciptakan area kerja yang lebih efektif dan efisien.
Tindakan yang dilakukan untuk menciptakan kondisi seiri, antara lain:
• Memindahkan barang-barang yang seharusnya tidak ada di atas meja kerja (misalnya: barang-barang pribadi yang meliputi handphone, tas jinjing, alat-alat kosmetik, dan makanan) ke tempat yang lain, misal: ke laci meja, atau loker penyimpanan.
• Jangan pernah memasukkan dan menyimpan barang-barang yang tidak perlu dan tidak berkaitan dengan aktivitas kerja di masing-masing bagian divisi.
• Pemilahan dan pengorganisasian instalasi listrik juga harus diperhatikan karena masih banyak kabel mesin ataupun komputer yang tidak terpilah dan tertata dengan baik sehingga jika terjadi sesuatu yang bermasalah dengan instalasi listrik dapat diselesaikan dengan baik dan teliti.
• Pada bagian ruang bahan kimia harus dilakukan pemilahan antara bahan kimia cair dengan bahan kimia padat. Selain itu, diperlukan juga rak-rak untuk menata bahan kimia agar tertata dengan teratur dan tidak berserakan di lantai.
• Penyortiran barang-barang yang tidak diperlukan dilakukan beberapa waktu tertentu. Jika terdapat barang yang jarang digunakan maka barang tersebut dapat disingkirkan ke dalam gudang penyimpanan barang datang yang diberi rak khusus sebagai tempat penyimpanan barang yang jarang digunakan.
• Penyortiran arsip yang dilakukan secara rutin pada jangka waktu tertentu, yaitu salah satu caranya dengan membuang kardus-kardus dan arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi. Apabila arsip-arsip tersebut masih dipergunakan, maka hendaknya disimpan kembali pada tempat penyimpanannya yang sesuai. Penyortiran ini dilakukan dengan melihat dan menilai apakah arsip tersebut masih akan dipergunakan lagi atau tidak (dengan label merah). Apabila tidak, maka sebaiknya dimusnahkan saja.
Sedangkan apabila masih ragu-ragu, sebaiknya diletakkan pada tempat tersendiri untuk nantinya disortir lagi pada jangka waktu berikutnya.
Dalam penyimpanan material ada beberapa hal yang harus diperhatikan.
Penyimpanan arsip sebaiknya dilakukan dengan menggunakan lemari arsip dan disimpan berdasarkan urutan susunannya seperti gambar 4.3.
25
Gambar 4.3. Pemilahan dokumen
4.3.2. Perancangan Seiton di P.T. ETA
Inti dari perancangan implementasi seiton adalah penataan barang/peralatan (termasuk arsip) harus memiliki satu lokasi penyimpanan yang tetap. Tujuan penataan ini adalah untuk mempermudah dalam mencari, mengambil dan mengembalikan barang/peralatan yang dibutuhkan sehingga orang yang akan memakai barang/arsip tersebut dapat dengan mudah mendapatkannya kembali karena lokasi barang sudah jelas. Berikut ini adalah langkah-langkah yang akan dilakukan dalam implementasi seiton:
1. Menentukan barang yang akan disimpan dengan lokasi yang tepat.
Penentuan lokasi penyimpanan barang sangat penting untuk mempermudah dalam pengambilan barang dan penghematan waktu dalam pengembalian atau pengambilan barang dari tempatnya. Seperti barang yang sering digunakan ditempatkan di dekat pada pengguna barang tersebut.
2. Menganalisa peralatan yang akan disimpan.
Menganalisa bagaimana orang-orang mengambil dan menyimpan barang dan mengapa memerlukan waktu yang cukup lama. Hal ini terutama penting di dalam tempat kerja yang menggunakan sejumlah alat dan mesin yang berbeda. Lama waktu akibat pengambilan barang akan berakibat cukup fatal bagi efisiensi penghematan waktu kerja.
3. Menentukan tindakan yang diambil untuk memenuhi kriteria penataan/seiton.
Beberapa hal yang diperlukan dalam penataan di P.T. ETA sebagai berikut:
• Pembuatan kartu stok untuk inventaris yang ada pada ruang Office. Hal ini perlu dilakukan supaya kejelasan jumlah dan batas stok barang dapat dilihat dengan benar. Gambar kartu stok dapat dilihat pada gambar 4.4.
Gambar 4.4. Kartu Stok
• Pemberian garis penanda pada area produksi. Pengadaan garis pembatas yang digambarkan pada lantai sangat penting bagi penunjangan aktivitas produksi. Adanya garis pembatas diharapkan setiap mesin yang ada tidak cepat berpindah tempat dan dapat terkontrol peletakannya apabila mesin atau peletakan pekerja bergeser dari tempatnya. Garis yang ada akan mengontrol apakah semua proses yang ada dapat berjalan pada tempatnya masing-masing atau tidak. Selain itu, arus perpindahan barang diharapkan dapat berjalan dengan baik dengan adanya arus transportasi yang telah ditetapkan nantinya.
• Pembuatan formulir peminjaman. Pada perusahaan seringkali terjadi pinjam meminjam baik berupa dokumen ataupun surat. Peminjaman seringkali juga dapat menimbulkan masalah jika barang atau dokumen yang dipinjam penting hilang dan tidak ada catatan dari peminjaman
Jenis Item : Deskripsi :
Nomor Permintaan Jumlah penerimaan Jumlah Inventori
Tanggal Penerimaan Jumlah yang dipakai
Nomor Stok : Keterangan
STOCK CARD INVENTORY OFFICE
27
tersebut. Maka penting untuk mendokumentasikan peminjaman dokumen dan peralatan yang penting antar divisi (Gambar 4.5.).
Gambar 4.5. Formulir Peminjaman
• Pembuatan Formulir Pengambilan Surat. Kadangkala surat yang masuk di bagian Office terlampau banyak dan tidak ada pencatatan untuk kedangtangan surat secara resmi. Diharapkan dengan adanya formulir pencatatan maka setiap orang dapat menerima surat sesuai dengan pihak yang dituju.
Gambar 4.6. Formulir Pengambilan Surat
Identitas Peminjam
(NIP) paraf peminjam paraf petugas paraf peminjam paraf Petugas
1
2
3
4
5
No Barang yang dipinjam Informasi peminjaman
waktu peminjaman waktu pengembalian
Informasi pengembalian Keperluan
FORMULIR PEMINJAMAN DOKUMEN DAN PERALATAN
Nama pengambil Waktu pengambilan 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Pengambilan Surat Pihak yang dituju
Nama pengirim Surat Tanggal Surat masuk
No
FORMULIR PENGAMBILAN SURAT
• Pemberian standar tentang pengaturan tempat kerja agar memudahkan dalam penataan barang sehingga orang yang bukan bekerja di meja tersebut dapat dengan mudah mengambil sesuatu jika diperlukan. Gambar standar penataan meja dapat dilihat pada gambar 4.7. dan gambar 4.8.
Gambar 4.7. Layout Meja dengan Komputer
Gambar 4.8. Layout Meja tanpa Komputer Keterangan:
A = tempat alat tulis (misal: bolpoint, spidol, pensil, penggaris, stabilo, tip ex, dll)
B = tempat alat bantu tulis (misal: cutter, stapler, remover, paper/binder clip, penghapus, alat plong, dll)
G = gelas minum
B A
KM
Me mo Tray 1
G
T K
B A
KM
Me mo Tray 1
G
K
T
29 KM = kalender meja
K = Kalkulator T = Telepon
• Perubahan tempat penyimpanan troli yang semula berada di pinggir bilik diganti di gudang material bahan baku. Hal ini sangat berguna karena troli jika menganggur dapat membuat jalan di dalam bilik tidak teratur dan sempit.
• Pemberian tanda garis bersambung pada rak-rak buku sehingga dalam pengambilan buku dalam lemari langsung dapat diketahui tanpa harus terlebih dahulu membaca isi buku satu per satu.
• Pemberian thermometer ruangan sebagai salah satu alat untuk mengukur suhu di tempat kerja yang dapat mempengaruhi kinerja dari pekerja terlebih pada bagian proses produksi.
• Pemberian nama ruangan pada setiap ruang supaya kejelasan fungsi dari masing-masing ruang dapat dimengerti oleh semua orang bahkan yang bukan termasuk dalam anggota pekerja perusahaan sekalipun.
• Penambahan lemari pakaian pada ruang uji. Hal ini dirasa perlu karena selama ini jas laboratorium hanya dikaitkan pada pengait yang diletakkan di belakang mesin.
• Penambahan sejumlah loker agar seluruh pekerja mempunyai loker sehingga barang pribadi dapat ditinggal di dalam loker tanpa perlu di bawa masuk ke tempat area kerja.
• Penataan kabel dan pipa yang harus lebih diperhatikan karena masih banyak kabel yang berada di bawah lantai tanpa terbungkus dengan pipa dan rawan dengan sandungan dari para pekerja yang ada.
• Pembuangan dan penyingkiran hal-hal yang tidak diperlukan yang sesuai dengan hasil pada proses pemilahan yang ada seperti rak sandal di gudang bahan material, lemari es yang rusak di workshop, dan sebagainya.
4. Perhitungan Perbaikan Fasilitas
Perhitungan perbaikan dilakukan pada tiap bagian yang dirasa perlu diadakan perbaikan. Arti pentingnya dari perhitungan ini adalah agar estimasi
biaya dapat diperkirakan pada setiap bagian yang akan diperbaiki. Sehingga pada saat usulan ini dirapatkan maka sudah terlihat estimasi biaya untuk memenuhi usulan tersebut (Lihat Tabel 4.4).
Tabel 4.4. Estimasi Kebutuhan Perbaikan
Cara Perbaikan Estimasi Kebutuhan
Ruang Office = 107.75 m2 Ruang Produksi = 1,220 m2
Pemberian ubin warna biru Ruang Office = 8.272 m2
Pemberian termometer ruangan 3 buah yang tersebar di berbagai sudut
Pemberian pipa pelindung pada kabel instalasi 3 meter
Pemberian insulock pada kabel mesin 48 buah
Pemberian klem kabel ukur 8 baja pada kabel instalasi 24 buah
Pemberian tanda garis pada lantai produksi 50 meter
Pemberian alat minum air mancur 3 buah
Penggantian plastik dengan kaca 2.5 m2 x 2.5 m2
Pemolesan kembali atau penggantian wastafel 1 buah tipe sedang atau besar
Penambalan kembali atap yang lubang 1 m2
Pemberian rak untuk bahan yang masih berserakan di lantai 1 rak besar
Pemisahan bahan kimia cair dengan bahan kimia padat Pemisahan dengan tanda
Pemberian AC pada ruang bahan kimia 1 buah
Pemberian tutup atau pengaman 2 buah
Pemberian nama pada tiap ruang semua ruangan
Pembelian wadah plastik (48cm x 63cm x 15cm) 20 buah
Penambahan lemari untuk baju laboratorium 1 buah
Pemolesan lantai
4.3.3. Perancangan Seiso di P.T.ETA
Perancangan seiso pada intinya adalah bagaimana menjaga kebersihan lantai, barang, dan peralatan di area kerja. Tujuan dilakukan perancangan ini adalah untuk menciptakan area kerja yang bersih. Kebersihan area kerja secara tidak langsung akan berpengaruh pada kinerja karyawan yang bekerja pada area kerja yang bersangkutan.
Berikut ini adalah langkah-langkah yang akan dilakukan dalam implementasi seiso di area kerja:
1. Menyediakan alat kebersihan dalam jumlah yang cukup dan kualitas yang memadai.
Salah satu syarat untuk menciptakan kebersihan adalah menyediakan alat kebersihan dalam jumlah yang cukup dan kualitas yang memadai. Penyediaan alat kebersihan dalam jumlah yang cukup akan memperlancar kegiatan kebersihan sedangkan penyediaan alat kebersihan dengan kualitas yang memadai dapat dilakukan dengan penyediaan alat kebersihan yang layak
31
digunakan untuk melakukan aktivitas kebersihan. Selama ini, kegiatan kebersihan di P.T.ETA dilakukan oleh petugas cleaning service dan nantinya diharapkan bukan hanya petugas cleaning service saja yang bertanggung jawab terhadap kebersihan tetapi juga seluruh pekerja yang berada di P.T.ETA.
2. Pengalokasian tanggung jawab pada setiap ruangan.
Banyaknya ruangan yang harus dijaga kebersihan menjadikan kebimbangan atas siapa saja yang bertanggung jawab terhadap kebersihan semua ruangan tersebut. Maka diperlukan pembagian penanggung jawab kebersihan atas area-area tempat kerja yang ada serta masing-masing akan bertanggung jawab terhadap manajer tim 5S.
3. Melakukan kegiatan kebersihan di area kerja secara nyata.
Kegiatan kebersihan yang dapat dilakukan oleh karyawan P.T.ETA dalam menunjang kebersihan area kerja adalah dengan menjaga kebersihan tempat kerjanya masing-masing serta melakukan kegiatan kebersihan di tempat kerjanya masing-masing apabila diperlukan. Kegiatan yang perlu dilakukan untuk menciptakan kondisi resik, antara lain:
• Menyediakan peralatan kebersihan yang cukup dan memadai.
• Membuang sampah pada tempatnya.
• Setiap karyawan ikut menjaga kebersihan dan melakukan pembersihan rutin pada tempat kerjanya masing-masing, jangan hanya bergantung pada cleaning service perusahaan.
• Pengadaan program bersih 3 menit. Hal ini berarti setiap akan memulai pekerjaan baik pagi maupun siang dilakukan pembersihan tempat kerja sekitarnya selama 3 menit dengan instruksi peluit atau bel tanda program ini dimulai atau selesai. Dengan aktivitas ini, dalam waktu yang sangat singkat setiap orang terlibat dalam 5S, hanya 3 menit sehari. Setiap orang harus mengambil bagian dalam aktivitas yang sama pada saat yang sama.
Setiap orang harus memiliki alasan yang kuat untuk tidak mengambil bagian dalam program 3 menit ini.
• Pada ruang Quality Control terdapat pembatas berupa sekat plastik yang sangat berdebu dan juga sudah tidak layak untuk digunakan. Penyekat
plastik tidak layak digunakan karena mudah menyimpan debu, mudah terbakar, serta tidak enak dipandang jika sudah kusut. Selain itu, pembersihan plastik juga sangat sukar daripada pembersihan dengan kaca.
Debu yang menempel pada plastik sedikit banyak akan mempengaruhi hasil dari produk yang akan diuji. Karena pada dasarnya produk yang akan diuji adalah produk yang berteknologi tinggi dan membutuhkan tingkat akurasi yang tinggi sehingga masalah kebersihan dari produk juga akan mempengaruhi dari uji kelulusan dari produk tersebut.
• Kursi yang rusak banyak ditemukan di wilayah produksi, kerusakan yang dialami yaitu mulai dari kondisi bantalan rusak, poros tidak simetris, tidak ada penyangga pungung dan kaki kursi yang patah. Sebaiknya kursi diganti dengan kursi yang tidak memerlukan roda dan merupakan kursi paten karena dengan adanya kursi tanpa roda maka keawetan dan kenyamanan bekerja dengan kursi tersebut dapat dipertahankan lebih lama.
Kebanyakan pekerja cenderung mengeluh pada pinggang karena posisi duduk yang salah akibat kursi yang miring dan tidak simetris lagi.
• Pemberian penutup pada exhaust fan sangat penting bagi keselamatan pekerja yang bekerja di sekitar wilayah tersebut.
• Penggantian dispenser dengan pressure mechanized water agar air minum lebih bersih dan gelas tidak berceceran ke mana-mana karena tidak menggunakan gelas dalam pemakaiannya.
• Pemberian list pada bagian bawah dinding diperlukan karena dari proses pengepelan, dinding bagian bawah sedikit demi sedikit mengalami kekotoran akibat dari proses pembersihan yang dilakukan.
• Pemolesan lantai yang perlu dilakukan mengingat banyaknya lantai yang sudah kotor dan juga sudah saatnya dilakukan pemolesan ulang lantai.
• Penambahan peralatan kebersihan yang dimungkinkan untuk dilakukan oleh pekerja P.T.ETA sendiri seperti pada tabel 4.2.
33
Tabel 4.5. Usulan penambahan Peralatan Kebersihan
No. Nama Jumlah
Tempat Penyimpanan Usulan Jangka
Pendek Usulan Jangka Panjang
1 Lap kain putih 10
pada bagian bawah meja pada tempat fotocopy (4 buah)
Pada setiap mesin di ruang office atau ruang produksi (6 buah) 2 Tempat Sampah 10 pada setiap masing-masing area
4.3.4. Perancangan Seiketsu di P.T.ETA
Konsep dasar yang digunakan dalam perancangan seiketsu adalah bagaimana cara memelihara area kerja selalu dalam kondisi rapi dan bersih.
1. Standarisasi tempat kerja
Standarisasi tempat kerja yang dilakukan adalah berupa pengaturan tata letak tempat kerja beserta dengan peralatan kerja yang diperlukan. Pengaturan- pengaturan yang ada dapat dilihat pada bagian penataan seperti standar penataan meja kerja.
2. Poster 5S
Pembuatan poster ini diharapkan dapat memotivasi karyawan untuk senantiasa melakukan budaya kerja 5S dalam kesehariannya. Pembuatan poster 5S diharapkan dapat mempromosikan 5S dan menyamakan pandangan terhadap konsep 5S di area kerja.
3. Membiasakan prosedur 5S dilaksanakan dalam aktivitas sehari-hari.
Prosedur yang dimaksudkan disini adalah tugas dan tanggung jawab dalam implementasi 5S. Tugas dan tanggung jawab masing-masing personel berhubungan dengan pelaksanaan 5S harus dipatuhi dan dilaksanakan. Tujuan pembuatan prosedur adalah membantu implementasi 5S berjalan dengan lebih terstruktur. Pembuatan prosedur telah dilakukan pada tahap persiapan. Pada tahap ini dilakukan pemantapan pelaksanaan prosedur. Pemantapan pelaksanaan prosedur dilakukan dengan memberikan teguran kepada siapapun yang tidak mematuhi dan melaksanakan prosedur 5S.
4. Sistem Pelabelan (Red Label)
Memberikan label merah terhadap barang yang tidak dibutuhkan di area kerja agar segera disingkirkan atau dipindahtempatkan dari area kerja.
4.3.5. Perancangan Shitsuke di P.T. ETA
Konsep yang digunakan dalam melakukan implementasi shitsuke di area kerja adalah mewujudkan 5S sebagai budaya kerja dalam aktivitas sehari-hari.
Implementasi 5S sebenarnya sama dengan mengubah kebiasaan setiap orang.
Jalan atau tidak implementasi 5S tergantung dari kemauan setiap orang untuk mengubah kebiasaan yang mereka lakukan selama ini. Langkah yang akan dilakukan dalam implementasi shitsuke antara lain:
1. Inspeksi harian
Pemeriksaan kebersihan dilakukan oleh masing-masing karyawan setiap harinya. Hal ini memperhitungkan kondisi kebersihan dan kerapian tempat kerja, serta kondisi barang/peralatan kerja yang terdapat pada masing-masing tempat kerja staf. Prinsip yang terpenting adalah jangan membersihkan sebelum sesuatu hal nampak kotor baru dibersihkan, tetapi bersihkan dengan teratur walaupun kotoran masih sedikit atau belum nampak.
2. Inspeksi oleh pihak manajemen
Kegiatan inspeksi ini dilakukan oleh pihak manajemen dan diberi nama Team 5S. Kegiatan ini dilakukan sekali dalam sebulan atau mendadak tanpa pemberitahuan. Adapun fungsi dari kegiatan ini adalah untuk mengetahui sejauh mana perkembangan implementasi 5S yang telah dicapai, mempertahankan konsistensi pelaksanaan 5S, dan melakukan perbaikan dalam penerapan 5S di P.T.ETA.
Penerapan dari patroli 5S adalah melakukan inspeksi secara langsung di area kerja, melihat perkembangan implementasi 5S di area kerja, dan menuliskan hasil inspeksi pada form penilaian patroli 5S. Hasil dari patroli 5S digunakan untuk melakukan perbaikan agar implementasi berjalan dengan semakin baik.
Untuk jadwal diadakannya patroli ini dapat dilihat pada time schedule pelaksanaan 5S yang terdapat pada tabel 5.5. Format penilaian yang dilakukan
35
untuk 3S dapat dilihat pada tabel 4.8 hingga 4.10. Penilaian pada patroli 5S tersebut dilakukan secara per divisi.
Tabel 4.6. Penilaian Seiri (Ringkas)
No.
Kegiatan Seiri (Ringkas)
Sesuai Tidak
Sesuai Keterangan Menyortir barang/peralatan dan arsip yang
dipergunakan atau tidak
1 Ada barang-barang yang tidak diperlukan di
atas meja kerja
2 Barang/peralatan sudah diletakkan pada
tempatnya masing-masing
3 Alat tulis-menulis diletakkan pada
tempatnya di atas meja kerja
4 Barang/peralatan yang akan dipergunakan telah dipersiapkan sebelumnya 5 Barang-barang milik pribadi tidak ada di
atas meja kerja
6
Berkas arsip yang tidak diperlukan sudah dipisahkan dengan berkas yang masih
dipergunakan
Barang-barang yang diperbolehkan berada di meja kerja:
- Peralatan tulis (misal: bolpoint, tip ex, pensil, penghapus, dan penggaris) - Alat bantu tulis-menulis: lem, klip kertas, stapler, isolasi.
- Komputer dan printer - Telepon
- Kalender meja - Buku tulis/notes
- Arsip yang akan dikerjakan - Gelas minum karyawan
Barang-barang milik pribadi yang tidak boleh berada di atas meja kerja:
- Handphone - Tas kerja - Alat kosmetik
- Makanan (misal: kue, permen) - Sarung tangan
- Helm
Tabel 4.7. Penilaian Seiton (Rapi)
No.
Kegiatan Seiton(Rapi)
Sesuai Tidak
Sesuai Keterangan Menyimpan barang/peralatan dan arsip
pada tempat yang sesuai dan diberi penamaan yang jelas
1
Arsip dan barang/peralatan kerja yang sudah dipergunakan dikembalikan pada
tempatnya
2
Pengkodean/pelabelan nama barang/peralatan dan arsip mudah dilihat,
dibaca, dan dipahami
3 Arsip yang belum dikerjakan diberi catatan
batas waktu pengerjaannya
4 Pengkodean yang jelas pada peralatan tulis
masing-masing karyawan
5 Peralatan tulis-menulis diletakkan pada
tempat yang benar dan sesuai
37
Tabel 4.8. Penilaian Seiso (Resik)
No.
Kegiatan Seiso(Resik)
Sesuai Tidak
Sesuai Keterangan Menghilangkan sampah/kotoran dan debu
di ruang kerja
1
Ada sampah/kotoran pada tempat kerja (misal: tissue, kertas, dan bungkus
makanan,dll)
2 Barang/peralatan kerja bersih dari debu dan
kotoran
3 Terdapat tempat sampah pada tempat kerja 4 Alat-alat kebersihan diletakkan pada tempat
yang sesuai
Penilaian tersebut dilakukan dengan cara sebagai berikut:
• Penilaian dilakukan setiap sebulan sekali atau dilakukan secara mendadak.
• Pemberian nilai dengan cara member tanda centang terhadap hal yang diniliai.
• Penilaian dilakukan oleh manajer ataupun tim 5S.
• Laporan penilaian akan dievaluasi setiap akhir bulan.
Perhitungan % penalti : jumlah temuan yang tidak sesuai x 100%
jumlah semua point penilaian 5S Status area kerja
• Gold: di bawah 10%
• Silver: 10% s/d 20%
• Green: di atas 20% s/d 25%
• Red: di atas 25% s/d 30%
• Black: di atas 30%
Contoh perhitungan: jika ditemukan pada penilaian seiton 1 ketidaksesuaian dari 5 kriteria yang ada, maka:
Perhitungan % penalti = 1/5 x 100% = 20 %
Maka ruangan yang ada masuk dalam kategori hijau.
Divisi yang mendapatkan status area gold selama 3 kali berturut-turut, akan mendapatkan reward berupa souvenir.
3. Melakukan kegiatan “3 menit 5S”
Perancangan “3 menit 5S” bertujuan untuk membantu menanamkan budaya 5S dalam aktivitas kerja sehari-hari. Aktivitas ini tidak menuntut tanggung jawab yang berlebih tetapi akan memberikan dampak yang positif apabila dilakukan dengan sungguh-sungguh. Pelaksanaan dilakukan selama 5 menit sebelum mengakhiri aktivitas kerja. Aktivitas yang dilakukan berkenaan dengan kegiatan “3 menit 5S” adalah:
a. Mematikan semua peralatan elektronik yang tidak dipergunakan lagi.
b. Memilah pekerjaan yang belum dan sudah dikerjakan.
c. Mengembalikan peralatan kerja pada tempatnya jika sudah tidak dipergunakan lagi.
d. Membuang sampah pada tempat yang disediakan.
e. Merapikan tempat kerja.
Berikut ini adalah petunjuk pelaksanaan ”3 menit 5S”:
a. Pelaksanaan diawali dengan melakukan inspeksi terhadap kondisi di area kerja secara global.
b. Apabila melihat barang yang tidak diperlukan, maka harus diambil tindakan untuk membuang barang tersebut. Untuk mengetahui barang diperlukan atau tidak, maka digunakan daftar periksa. Barang yang tidak diperlukan harus dikeluarkan dari area kerja.
c. Mengembalikan barang yang diperlukan ke tempat penyimpanan semula.
Pengembalian ke lokasi penyimpanan dapat dilakukan menggunakan bantuan kode pada barang.
d. Melakukan inspeksi terhadap kebersihan area kerja. Kebersihan area kerja dititikberatkan pada kebersihan lantai kerja dimana lantai kerja harus bersih. Bersih yang dimaksudkan disini adalah tidak ada sampah yang berserakan di lantai.
39
Penerapan “3 menit 5S” diharapkan dapat menumbuhkan motivasi pada setiap orang bahwa apa yang mereka lakukan memberikan dampak yang positif dalam aktivitas sehari-hari. Tumbuhnya motivasi akan mendorong setiap orang untuk terus melaksanakan 5S dalam aktivitas sehari-hari sehingga akhirnya menjadi sebuah kebiasaan.
4. Kontes ide 5S
Kontes ide 5S pada prinsipnya adalah menarik ide-ide kreatif dari setiap personel untuk melakukan perbaikan dalam pelaksanaan 5S di area kerja. Mereka diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat dalam pelaksanaan 5S. Pihak manajemen akan menerapkan apabila ide tersebut dianggap dapat memberikan dampak positif dalam pelaksanaan 5S. Saran yang diimplementasikan akan mendapatkan reward dari pihak manajemen.
Pemberi saran akan menerima reward tersebut satu minggu setelah implementasi. Hal ini diharapkan dapat memotivasi tenaga kerja untuk aktif terlibat dalam pelaksanaan 5S. Saran yang masuk berupa saran individu. Saran yang masuk diharapkan dapat memberikan masukan bagi pihak manajemen dalam menghadapi permasalahan yang terjadi selama pelaksanaan 5S.
Saran dapat diterima apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut:
• Mempermudah dalam pelaksanaan 5S.
• Menghilangkan kejenuhan dalam pelaksanaan 5S.
• Menghilangkan gangguan yang terjadi selama pelaksanaan 5S.
• Memberikan lebih rasa aman dalam pelaksanaan 5S.
• Memberikan penghematan terhadap waktu dan biaya dalam pelaksanaan.
Saran tidak dapat diterima apabila memiliki sifat-sifat berikut:
• Berisi keluhan dan tuntutan kepada pihak manajemen.
• Mengulang sesuatu yang telah dilaksanakan di area kerja.
Pihak manajemen akan segera memberikan penjelasan apabila saran yang diberikan tidak dapat diterima. Penjelasan dilakukan secara langsung dan dalam waktu yang tidak terlalu jauh dari saat memberikan saran. Penjelasan harus diberikan kurang lebih 1 minggu setelah saran diterima. Hal ini bertujuan untuk menjaga perhatian karyawan terhadap sistem ini. Untuk menampung saran yang diberikan, disediakan kotak saran yang diletakkan di
ruang serba guna. Pemberian saran dilakukan dengan cara mengambil form, mengisi, dan memasukkan ke dalam kotak saran. Sekali dalam seminggu, form yang ada di kotak saran diambil dan dilakukan pembahasan terhadap saran yang masuk.
Penilaian terhadap saran dilakukan melalui dua tahap. Tahap pertama adalah pembahasan yang dilakukan oleh manajer director, manajer, supervisor. Apabila saran diterima, maka dilanjutkan dengan melakukan pembahasan dengan pihak manajemen berkaitan dengan implementasi saran tersebut. Sedangkan apabila saran tidak diterima, maka pemberi saran harus secepatnya diberi penjelasan alasan mengapa sarannya tidak dapat diterima.
Ada juga saran dalam kondisi dipertimbangkan yaitu saran tersebut akan dibahas lebih lanjut apakah dapat diterima atau tidak. Berikut ini adalah kriteria yang digunakan dalam melakukan penilaian terhadap saran yang telah masuk:
• Kreativitas (usaha untuk mencoba metode baru).
• Adaptabilitas (kemungkinan untuk diterapkan).
• Dampak tak langsung (pengaruh tak langsung yang terjadi apabila diterapkan).
• Dampak ekonomis (pengaruh ekonomis yang terjadi apabila diterapkan).
Masing-masing kriteria memiliki bobot penilaian yang sama yaitu 25%.
5. Penyelenggaraan pameran 5S
Penyelenggaraan pameran ini diselenggarakan dengan tujuan agar seluruh pekerja dan semua yang terlibat di dalam P.T. ETA mengetahui perkembangan terbaru dari berita konsep 5S yang telah disepakati bersama (Lihat Lampiran 2).
4.4. Analisa Hasil Implementasi 5S
Untuk mengetahui hasil dari implementasi 5S, maka harus dilakukan evaluasi. Evaluasi dilakukan menggunakan dua cara. Cara pertama adalah membandingkan foto sebelum dengan foto sesudah pra-implementasi pada setiap sisi P.T.ETA. Apabila area kerja tampak lebih bersih dan rapi, maka penanaman budaya kerja 5S dapat dikatakan berjalan dengan baik. Apabila yang terjadi adalah
41
area tampak sama saja dengan kondisi sebelum pra-implementasi, maka dapat dikatakan penanaman budaya kerja tersebut belum berjalan dengan baik dan kurangnya kesadaran karyawan. Perubahan budaya kerja seseorang tidaklah mudah, harus dilaksanakan secara perlahan-lahan dan bertahap. Hingga nantinya dapat diimplementasikan seluruhnya. Apabila hasil evaluasi menunjukkan implementasi 5S telah berjalan dengan baik, foto sebelum dan sesudah pelaksanaan 5S dipasang pada papan pengumuman untuk meningkatkan motivasi dan menunjukkan kemajuan yang telah diraih. Untuk beberapa usulan memang ada yang tidak dapat terimplementasi atau belum terimplementasikan hal ini dikarenakan setiap usulan yang diberikan akan dilaksanakan jika jajaran top manajemen sudah menyanggupi pada saat rapat diadakan.
Cara kedua untuk mengetahui analisa perbandingan adalah dengan cara wawancara secara langsung terhadap para pekerja yang terlibat di ruang kerja P.T.ETA. Hasil dari wawancara terhadap team 5S di P.T.ETA adalah bahwa kondisi P.T.ETA sekarang jauh lebih baik daripada sebelum adanya penerapan 5S yang hasilnya dapat dilihat pada Tabel 4.9. Hal ini dapat dilihat dari cara motivasi kerja karyawan 5S di P.T.ETA yang sebelumnya pada saat sebelum jam kerja usai biasanya karyawan selalu bermalas-malasan dan bekerja sedikit lebih lambat dari waktu sebelumnya, kini para pekerja di P.T.ETA dapat bekerja optimal sampai waktu kerja selesai. Ini dimungkinkan karena fasilitas penerangan, penempatan alat kerja, serta penggantian kursi kerja yang dirasa nyaman oleh pekerja sehingga pekerja lebih tahan lama untuk bekerja dan tidak mudah lelah. Selain itu, sistem 5S juga sudah diterapkan dengan adanya program bersih 3 menit maka karyawan di P.T.ETA mulai sadar akan arti pentingnya kebersihan demi kepentingan bersama sehingga semua yang terlibat di P.T.ETA dapat merasakan manfaatnya secara bersama-sama.
Tabel 4.9. Hasil Wawancara
Sebelum penerapan 5S (nilai sempurna 10) Sesudah Penerapan 5S (nilai sempurna 10)
1 Adakah ada peningkatan dalam motivasi kerja para pekerja di PT.ETA? 6 8
2 Adakah ada peningkatan produktivitas produk di PT.ETA? 7 4 (quantity produksi menurun karena krisis global)
3 Apakah Kebersihan di ruang kerja lebih tinggi? 6 9
4 Setelah 5S di jalankan apakah kecacatan produk menjadi lebih sedikit? 6 8
5 Menurut Pak Bagus kekurangan penerapan 5S di PT.ETA sekarang ini apa saja?
No Pertanyaan
Jawaban
dalam implementasinya yang membutuhkan penanganan professional, para pelaku 5S belum bisa mentransformasikannya menjadi suatu project yang memiliki plan , budget proposal, pengawasan dan control yang memadai. Masih bersifat sporadis dan apa adanya sehingga terkesan hasilnya masih belum mencapai tataran improvement yang terbuka yang berani memperkenalkan ide baru dari luar. Dengan kata lain masih itu ‐ itu saja, padahal ada potensi untuk membuat significant internal change
