Tinjauan Mutu Pada PT. XYZ Berdasarkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
1st Farida Risqi Nur Safitri Departemen Teknik Sistem Dan Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, Indonesia faridarns@gmail.com
2nd Sri Gunani Partiwi Departemen Teknik Sistem Dan Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, Indonesia sgpartiwi@gmail.com
merupakan perusahaan industri jasa yang bekerjasama dengan PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan kelistrikan). Saat ini PT. XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO 9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan Oktober 2018. Perusahaan belum melakukan re-sertifikasi SMM ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT.
XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015 menggunakan AS/NZS 4360:2004, melakukan tinjauan mutu pada kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dengan gap analysis berupa self- assessment checklist dan untuk mengetahui seberapa besar kesiapan perusahaan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015.
Risiko yang ada di PT. XYZ dari 15 proses yang dilakukan berjumlah 54 risiko. Persentase tinjauan mutu PT. XYZ berdasarkan ISO 9001:2015 sebesar 58,51% atau dengan kata lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
Kata Kunci—ISO 9001:2015, Risk Based Thinking, Gap Analysis, Self- Assessment Checklist, AS/NZS 4360:2004.
Sektor pengadaan listrik termasuk dalam industri yang mengalami pertumbuhan secara dinamis, dengan menyumbang 0,97% PDB Indonesia, sedangkan ketika tersebut digabungkan dengan pengadaan gas maka akan mencapai 5,47% PDB Indonesia [1]. Sektor tersebut terus mengalami pertumbuhan tiap tahunnya, hal ini mengindikasikan kebutuhan listrik semakin besar. Hal ini berbanding lurus dengan semakin ketatnya persaingan yang terjadi antara perusahaan kontraktor listrik sebagai rekanan dari PT. PLN (Persero) untuk mewujudkan tersedianya kebutuhan konsumsi listrik. Untuk menghadapi persaingan tersebut, maka perusahaan kontraktor listrik dituntut untuk memberikan service yang terbaik kepada konsumen termasuk kepada PLN dengan memberikan kualitas/ mutu pelayanan yang terbaik. Salah satu upaya yang bisa dilakukan adalah dengan memiliki kualifikasi yang menjanjikan yang bisa ditawarkan ke konsumen, yaitu dengan pengadopsian dan pengimplementasian program peningkatan kualitas secara efektif dalam bentuk sertifikasi standar ISO 9001 mengenai Sistem Manajemen Mutu.
PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan kontraktor listrik yang berdiri sejak tahun 2014. Bidang pekerjaan PT. XYZ adalah industri jasa yang bekerjasama dengan PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan kelistrikan). PT.
XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO 9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan Oktober 2018, hal ini mengakibatkan menurunnya jumlah proyek yang diterima oleh PT. XYZ, hal ini disebabkan berkurangnya rasa percaya klien kepada perusahaan karena belum memiliki sertifikat ISO 9001:2015, dan juga ada beberapa keluhan dari klien mengenai mutu layanan perusahaan. Hal yang harus dilakukan untuk menjawab permasalahan tersebut adalah dengan membuat perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, hal pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan tinjauan mutu perusahaan dalam kondisi saaat ini. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT. XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015, melakukan tinjauan mutu pada kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dan untuk mengetahui kekurangan persyaratan yang dimiliki perusahaan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015. Gap Analysis berupa self-assessment checklist digunakan pada penelitian ini untuk melakukan tinjauan mutu pada perusahaan, penelitian ini juga melakukan analisis risiko dikarenakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 memiliki pembaruan berupa risk based thinking oleh karena itu penelitian ini menggunakan AS/NZS 4360:2004 untuk melakukan analisis risiko perusahaan.
A. Diagram Alir Penelitian
Diagram alir penelitian menggambarkan keseluruhan tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian, berikut merupakan diagram alir penelitian yang dapat dilihat pada Gambar 1 berikut ini.
Abstrak— Penelitian ini dilakukan di PT. XYZ yang
I.
PENDAHULUANII.
METODOLOGI PENELITIANB. Studi Lapangan dan Literatur
Studi lapangan merupakan langkah awal yang dilakukan untuk survey di PT. XYZ dan didapatkan infromasi bahwa PT.
XYZ belum melakukan sertifikasi ISO 9001:2015, hal ini dikarenakan sumber daya manusia (karyawan) yang ada di PT.XYZ belum sepenuhnya menerapkan dan melakukan prosedur seperti yang ada dalam ISO 9001, belum dilakukannya perbaruan ke ISO 9001:2015 juga mengakibatkan penurunan jumlah proyek yang didapat oleh PT.XYZ. Literatur yang digunakan berasal dari buku, jurnal, artikel, internet dan berbagai literatur lain yang dapat memberikan informasi serta pengetahuan guna menunjang penelitian, baik yang terbaru ataupun penelitian- penelitian terdahulu.
C. Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dengan cara melakukan brainstorming atau berdiskusi, wawancara terstruktur, wawancara semi terstruktur, maupun wawancara informal dengan pihak perusahaan yang memiliki kompetensi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan manajemen risiko yaitu direktur utama, koordinator lapangan, admin, spv K3 dan spv teknik. Data sekunder merupakan data yang sudah ada dan dimiliki oleh perusahaan, bersumber dari arsip perusahaan berupa dokumen-dokumen perusahaan yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dan manajemen risiko.
D. Pengolahan Data dan Analisis
Hal yang pertama dilakukan adalah melakukan analisis risiko menggunakan standar AS/ NZS 4360:2004, tetapi hanya
menggunakan tahap identifikasi risiko dan penilaian risiko atau analisis risiko. Identifikasi risiko dan penilaian risiko dilakukan dengan cara melakukan wawancara informal dengan pimpinan perusahaan, kepala setiap divisi dan pegawai yang terlibat dalam proses tertentu, hal ini dilakukan agar identifikasi risiko dan penilaian risiko dapat mengumpulkan data dan informasi yang lengkap dan realistis. Metode yang digunakan dalam tahap identifikasi risiko adalah wawancara informal dengan direktur utama, sekretaris umum, kepala divisi operasi, kepala divisi teknik, spv teknik, teknisi K3, koordinator lapangan, karyawan bagian administrasi dan tenaga ahli kelistrikan PT. XYZ. Pada tahap penilaian risiko juga menggunakan metode wawancara semi terstruktur dengan SDM atau pegawai yang pernah megalami risiko tersebut, sekedar melihat atau terlibat dalam risiko- risiko yang sudah diidentifikasi pada tahap sebelumnya, penilaian risiko berdasarkan nilai L (likelihood) dan C (consequence). Matriks analisis risiko secara kualitatif yang digunakan dapat dilihat pada Tabel I [2] berikut ini.
Likelihood
Consequences Insignificant
1
Minor 2
Moderate 3
Major 4
Catastrophic 5 A (Almost
Certain) H H E E E
B (Likely) M H H E E
C
(Possible) L M H E E
D
(Unlikely) L L M H E
E (Rare) L L M H H
Keteranngan:
E (Extreme) : Diperlukan tindakan dengan segera
H (High) : Diperlukan perhatian dari manajemen senior M (Moderate) : Tanggung jawab harus ditentukan
L (Low) : Dikelola dengan prosedur rutin yang ada Tahap kedua yang dilakukan adalah melakukan tinjauan mutu yaitu dengan pengukuran gap analysis (self-assessment checklist) sebelum dilakukan perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, yang digunakan untuk melakukan identifikasi gap antara prosedur yang tertulis dengan proses berdasarkan persyaratan pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, memberikan gap analysis checklist tersebut kepada pihak- pihak perusahaan yang dijadikan narasumber atau informan. Tabel II merupakan scoring yang digunakan sebagai indikator penilaian [3] dan Tabel III merupakan range yang digunakan pada pengukuran kesiapan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 untuk melihat hasil kesenjangan dalam gap analysis [4], kedua tabel tersebut dapat berubah setelah dilakukan proses brainstorming dengan pihak perusahaan, karena adanya penyesuaian dengan kondisi perusahaan.
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian
TABEL I. MATRIKS ANALISIS RISIKO KUALITATIF
TABEL II. INDIKATOR PENILAIAN
Score Keterangan
1 Jika organisasi/ perusahaan tidak memahami apa yang mereka butuhkan dan tidak melakukan hal tersebut
2 Jika organisasi/ perusahaan memahami pentingnya kegiatan tersebut, tetapi tidak melakukannya
3
Jika organisasi/ perusahaan memiliki dokumen terkait kegiatan tersebut, tetapi masih juga belum menerapkan atau melakukan tetapi tidak ada catatan mengenai itu
4 Jika organisasi/ perusahaan melakukan kegiatan tersebut tetapi tidak dilakukan secara konsisten
5 Jika organisasi/ perusahaan melakukan kegiatan dengan baik dan melakukannya secara konsisten
Range Keterangan
75%-100% Tingkat kesiapan organisasi tinggi (sudah siap) untuk melengkapi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 50%-74%
Tingkat kesiapan organisasi sedang atau masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
1%-49%
Tingkat kesiapan organisasi rendah atau masih sangat membutuhkan perbaikan, karena kondisi organisasi masih berbeda jauh dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Untuk mendapatkan persentase seperti pada Tabel V digunakan rumus (1) sebagai berikut.
Persentase Klausul =
Skor ChecklistSkor Maksimum
x 100% (1) Keterangan:
Skor Checklist = Hasi penilaian tiap klausul (sesuai hasil observasi)
Skor Maksimum = Total nilai maksimum tiap klausul yang diharapkan oleh perusahaan (sesuai kesepakatan)
Memberikan daftar rancangan dokumen sebagai rekomendasi yang harus dipenuhi, dibuat atau diperbarui oleh PT. XYZ berdasarkan persyaratan yang ada pada klausul ISO 9001:2015 dan kemudian memberikan rekomendasi yang harus dilakukan oleh PT. XYZ pada klausul yang memiliki nilai persentase di bawah 75%
E. Penutup
Kesimpulan yang akan diambil berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dan juga menjawab dari tujuan penelitian, serta saran yang diberikan untuk penelitian yang akan datang yang memiliki bahasan yang sama dengan penelitian ini.
A. Analisis Risiko PT. XYZ
Manajemen risiko perusahaan yang dilakukan di PT. XYZ pada tahap identifikasi risiko dan penilaian risiko. setelah dilakukan identifikasi didapatkan hasil yang dapat dilihat pada Tabel IV berikut
TABEL IV. REKAP HASIL IDENTIFIKASI RISIKO PT. XYZ
No. Proses/ Kegiatan Risiko
1. Mendapatkan informasi tentang tender proyek baru
Proyek mengalami kegagalan atau berhenti di tengah jadwal pengerjaan
2. Pemilihan tender proyek yang akan diikuti
Mengalami kekalahan ketika mengikuti tender
Menghabiskan waktu, tenaga dan uang
Kehilangan kesempatan dalam mengikuti tender proyek yang lain Kehilangan kesempatan dalam mendapatkan proyek yang lebih sesuai dengan perusahaan
3.
Pembuatan proposal (termasuk perencanaan dan penjadwalan proyek) dan mengisi dokumen penawaran
Mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan
Terjadi kesalahan dalam pengetikan
Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen
Terjadi kesalahan dalam pengetikan
Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen
Mengalami low back pain Mengalami carpal syndrome yang berkelanjutan
Hilang fokus
Rasa sakit pada bagian tubuh yang tersetrum
Hilang kesadaran (pingsan)
4. Pengajuan proposal penawaran
Tidak terkirim atau tidak masuk dalam system perusahaan yang mengadakan tender
Keterlambatan pengajuan (terlewat dari waktu yang sudah ditentukan) Pengajuan tidak diterima Tidak menang dalam lelang (tidak mendapatkan proyek)
5. Perencanaan dan penjadwalan proyek
Terjadi keterlambatan pengerjaan dan penyelesaian proyek
6. Pembuatan skema kelistrikan
Membuat ulang skema
Petugas lapangan tidak memahami skema yang telah diuat
Terjadi penurunan kepuasan klien Hilangnya kepercayaan klien Terjadi penurunan kepuasan klien Hilangnya kepercayaan klien Jadwal proyek terkendala (proyek tertunda)
7. Pemilihan alat dan material untuk instalasi listrik
Terjadi penurunan kepuasan klien Hilangnya kepercayaan klien
8. Pemilihan supplier material untuk instalasi listrik
Terjadi kendala pada aktivitas proyek
Terjadi penurunan kualitas hasil proyek
Mencari dan menjalin kerja sama dengan supplier baru
9.
Pemesanan/ pembelian alat dan material untuk instalasi listrik kepada supplier
Memesan alat dan material pengganti
Memesan alat dan material di supplier yang lain
Memesan alat dan material dengan jumlah dan spesifikasi yang tidak sesuai
Jadwal proyek terkendala (proyek tertunda)
TABEL III. RANGE PERSENTASE PENILAIAN
ini menggunakan standar AS/ NZS 4360:2004, tetapi hanya
III. H
ASILD
ANP
EMBAHASANNo. Proses/ Kegiatan Risiko
10. Penerimaan alat dan material instalasi listrik dari supplier
Jadwal proyek terkendala (proyek tertunda)
Menerima alat dan material dengan jumlah dan spesifikasi yang tidak sesuai
Alat dan material disimpan dengan posisi yang tidak semestinya Terjadi cidera
11.
Pembayaran alat dan material instalasi kepada supplier
Over budgeting pada rencana keuangan perusahaan
12. Proses instalasi listrik
Jadwal proyek terkendala (proyek tertunda)
Tersterum/ tersengat aliran listrik Cidera ringan sampai berat, bahkan bias menyebabkan kematian Jadwal proyek terkendala (proyek tertunda)
Terjadi kendala pada aktivitas proyek
Jadwal proyek terkendala (proyek tertunda)
Pemasangan instalasi tidak sesuai 13. Melakukan evaluasi dari
hasil instalasi listrik
Hasil evaluasi tidak sesuai dengan yang ada di lapangan
14. Pembuatan laporan keuangan perusahaan
Terjadi kesalahan pengetikan atau perhitungan
Kesalahan dalam perencanaan keuangan untuk masa yang akan datang
Laporan keuangan tidak sesuai dengan kenyataan (kurang detail)
15. Melakukan evaluasi kinerja karyawan perusahaan
Evaluasi kinerja karyawan tidak sesuai dengan kenyataan Ketidaksesuain dalam pemberian bonus dan apresiasi kepada karyawan
Dari hasil identifikasi risiko didapatkan total 54 risiko dari 15 proses yang dilakukan di PT. XYZ, kemudian dilakukan penilaian risiko pada setiap risiko tersebut, Tabel V berikut ini merupakan contoh hasil penilaian risiko pada proses pembuatan proposal (termasuk perencanaan dan penjadwalan proyek) dan mengisi dokumen penawaran.
TABEL V. CONTOH HASIL PENILAIAN RISIKO PT. XYZ
Risiko L C Keterangan
Mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan B 2 High Terjadi kesalahan dalam pengetikan C 1 Low Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen C 1 Low Terjadi kesalahan dalam pengetikan C 1 Low Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen C 1 Low
Mengalami low back pain C 2 Medium
Mengalami carpal syndrome yang
berkelanjutan E 2 Low
Hilang fokus C 1 Low
Rasa sakit pada bagian tubuh yang tersetrum C 2 Medium
Hilang kesadaran (pingsan) D 2 Low
Dari 15 proses atau kegiatan yang dilakukan oleh PT. XYZ terdapat 54 risiko dengan 20 risiko rendah, 28 risiko sedang, 7 risiko tinggi dan tidak ada risiko ekstrem. Proses atau kegiatan yang dilakukan PT. XYZ yang memiliki risiko paling banyak adalah proses pembuatan proposal yang termasuk juga perencanaan dan penjadwalan proyek serta pengisian dokumen
penawaran. Proses tersebut memiliki 7 risiko dengan tingkatan low, 2 risiko dengan tingkatan medium dan 1 risiko dengan tingkatan high, adapun risiko yang memiliki tingkatan high tersebut adalah mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan, hal ini dikarenakan beberapa karyawan mengeluh bahwa matanya mengalami kelelahan dan gangguan, serta harus dilakukan pertolongan pertama dan tentunya hal tersebut sangat mempengaruhi kinerja dari karyawan tersebut, oleh karena itu diperlukan perhatian yang lebih lagi dari pihak perusahaan untuk mengatasi atau setidaknya memitigasi risiko tersebut.
Rekomendasi yang dapat diberikan untuk memitigasi terjadinya risiko tersebut adalah dengan mengatur jarak pandang mata ke layar komputer, mengatur durasi dalam penggunaan komputer, dan mengatur pencahayaan komputer. Jarak pandang mata ke layar komputer yang baik menurut Occupational Safety and Health Assocoation (OSHA) adalah 46-61 cm atau yang ideal sekitar 50,80 cm [5]. Durasi penggunaan komputer juga akan berpengaruh pada kelelahan mata [6], oleh karena itu mata juga perlu beristirahat setidaknya selama 5 menit setelah menatap layar komputer selama 30 menit. Pengaturan pencahayaan yang sesuai standar adalah sebesar 300 lux untuk ruangan perkantoran yang menggunakan komputer, hal ini sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 Tahun 2002 mengenai Persyaratan Lingkungan Kerja dan Industri, serta pengaturan visual display dari layar komputer berupa resolusi dan kekontrasan juga diperlukan [7].
B. Tinjauan Mutu PT. XYZ
Tinjauan mutu dilakukan menggunakan wawancara terstruktur dengan menggunakan self- assessment checklist.
Self- assessment checklist yang diberikan kepada pihak perusahaan (direktur utama perusahaan) berisi 65 pertanyaan yang sesuai dengan setiap klausul yang ada pada ISO 9001:2015. Pengisian pertanyaan- pertanyaan tersebut didasarkan pada kondisi perusahaan saat ini yang dengan cara pemeriksaan dokumen- dokumen yang terkait serta melakukan observasi lapangan tentang implementasi dokumen- dokumen tersebut, sedangkan untuk penilaian didasarkan pada Tabel II dan Tabel III. Dari hasil pengisian self- assessment checklist yang sudah dilakukan oleh pihak perusahaan, didapatkan hasil yang dapat dilihat pada Tabel VI berikut.
TABEL VI. HASIL TINJAUAN MUTU PT. XYZ BERDASARKAN KLAUSUL ISO 9001:2015
Klausul Skor
Checklist
Skor
Maksimal Persentase (4) Konteks
Organisasi 15 25 60%
(5) Kepemimpinan 14 25 56%
(6) Perencanaan 14 25 56%
(7) Dukungan 38 70 54,28%
(8) Operasi 70 120 58,33%
(9) Evaluasi Kerja 24 40 60%
(10) Peningkatan 13 20 65%
Rata- rata 187 325 58,51%
Dari Tabel VI di atas hasil persentase yang dihitung
menggunakan persamaan 1 menunjukkan bahwa pemenuhan
kriteria- kriteria sistem manajemen mutu PT. XYZ berdasarkan
klausul ISO 9001:2015 adalah sebesar 58,51% atau dengan kata
lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, jadi perusahaan butuh beberapa rekomendasi dan pemenuhan dokumen yang belum dimiliki oleh perusahaan yang sesuai dengan ISO 9001:2015.
C. Usulan Rancangan Dokumen
Rencana perbaikan yang diberikan kepada PT. XYZ adalah dengan memenuhi dokumen sesuai syarat atau klausul yang ada pada ISO 9001:2015, berdasarkan hasil self- assessment checklist yang sudah dilakukan pengisian oleh pihak perusahaan, maka didapatkan beberapa dokumen yang harus dipenuhi oleh PT. XYZ dapat dilihat pada Tabel VII berikut.
TABEL VII. DAFTAR RANCANGAN DOKUMEN Nama Rancangan
Dokumen Klausul Nama Rancangan
Dokumen Klausul SWOT Analisis 4,6 Ruang Lingkup Sistem
Manajemen Mutu 4
Sasaran Mutu 6 SOP Pengendalian
Dokumen 7
Kebijakan Mutu 5 SOP Pengendalian
Rekaman 7,8,9,10
Bisnis Proses 4,8 SOP Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan 10
Struktur Organisasi 4 SOP Pengendalian
Ketidaksesuaian 8,10
Job Description 5,7 SOP Tinjauan Manajemen
Mutu 9
Matriks
Kompetensi 7 Kriteria Pemilihan Supplier 8 SOP Audit Internal 9 Strategi Inovasi Perusahaan 8
Daftar rancangan dokumen pada Tabel VII ini diberikan kepada PT. XYZ dengan harapan dapat membantu perusahaan dalam mempersiapkan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015. Rancangan dokumen tersebut sudah disesuaikan dengan kebutuhan PT. XYZ dilihat dari hasil self- assessment checklist yang sudah dilakukan, dan tentunya sesuai dengan klausul yang ada pada ISO 9001:2015. Contohnya, pada klausul 4 (konteks organisasi) dokumen yang perlu dipenuhi atau dibuat oleh PT. XYZ adalah dokumen SWOT analisis (diperlukan perbaruan dari dokumen yang sudah ada), dokumen bisnis proses yang berisi aktivitas yang dilakukan oleh PT. XYZ dimulai dari input sampai dengan output, dokumen struktur organisasi (diperlukan perbaruan dan kelengkapan dari dokumen yang sudah ada), dan dokumen ruang lingkup sistem manajemen mutu yang berisi ruang lingkup dari penerapan sistem manajemen mutu di PT. XYZ. Dokumen untuk memenuhi klausul 5 (kepemimpinan) adalah dokumen kebijakan mutu yang berisi kebijakan- kebijakan dari PT. XYZ terhadap sistem manajemen mutu yang ada di perusahaan dan dokumen job description yang berisi tugas dan wewenang dari setiap divisi dan jabatan yang ada di perusahaan. Klausul 6 (perencanaan) membutuhkan dokumen SWOT analisis dan sasaran mutu (diperlukan kelengkapan dari dokumen yang sudah ada), untuk klausul 7 (dukungan) diperlukan dokumen job description, dokumen matriks kompetensi yang berisi kriteria untuk kompetensi setiap SDM yang ada di perusahaan, dokumen SOP pengendalian dokumen yang berisi cara pengendalian dari seluruh dokumen sistem manajemen mutu
ISO 9001:2015 di PT. XYZ baik dokumen yang baru maupun dokumen yang direvisi, dan dokumen SOP pengendalian rekaman yang berisi cara teknis yang digunakan untuk melakukan pengendalian rekaman agar dapat terdokumentasi dengan baik yang nantinya digunakan sebagai bukti dari terlaksananya suatu kegiatan serta dapat menjadi sumber pengembangan untuk masa yang akan datang. Dokumen untuk memenuhi klausul 8 (Operasi) adalah dokumen bisnis proses, dokumen SOP pengendalian rekaman, dokumen SOP pengendalian ketidaksesuaian yang berisi cara pengendalian ketidaksesuaian yang terjadi dalam bisnis proses yang dilakukan oleh PT. XYZ terutama mengenai output yang mereka hasilkan, dokumen kriteria pemilihan supplier berisi kriteria- kriteria yang perlu dipenuhi oleh supplier ketika ingin bekerja sama dengan dengan PT. XYZ yang dapat disesuaikan dengan spesifikasi proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan, dokumen strategi inovasi perusahaan yang berisi rencana dan stategi dalam pembuatan inovasi jasa yang akan dilakukan oleh PT. XYZ, dan formulir survei kepuasan pelanggan yang berisi beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan pelayanan dan output yang diberikan PT. XYZ kepada pelanggan (klien). Klausul 9 (evaluasi kerja) membutuhkan dokumen SOP audit internal, dokumen SOP pengendalian rekaman, dan dokumen SOP tinjauan manajemen mutu, sedangkan untuk klausul 10 (peningkatan) dibutuhkan dokumen SOP pengendalian rekaman, dokumen SOP tindakan perbaikan dan pencegahan.
D. Rekomendasi
Dari klausul 4 sampai dengan klausul 10, semua memiliki persentase dibawah 75% atau rata- rata persentase keseluruhan sebesar 58,51% yang berarti PT. XYZ masih membutuhkan perbaikan untuk persiapan sertifikasi ISO 9001:2015, rekomendasi yang dapat diberikan untuk masing- masing klausul adalah sebagai berikut:
1) Klausul 4 mendapatkan persentase sebesar 60%, rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait klausul tersebut adalah melakukan pembaruan pada SWOT analisis dari dokumen yang sudah ada, perlu penyesuaian kembali dengan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki oleh PT. XYZ saat ini. Melengkapi struktur organisasi yang ada saat ini agar lebih jelas dan detail dan SDM yang ada di perusahaan paham ketika membaca struktur organisasi tersebut, membuat ruang likup sistem manajemen mutu agar penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan lebih jelas lingkupnya dan dapat menjadi kontrol pelaksanaan sistem manajamen mutu, membuat bisnis proses perusahaan sebagai pendukung dari penerapan sistem manajemen mutu perusahaan dan melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dari semua dokumen sistem manajemen mutu guna mendukung berjalannya proses operasional perusahaan.
2) Klausul 5 mendapatkan persentase sebesar 56%,
rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait
klausul tersebut adalah pemimpin harus menunjukkan
komitmen terhadap sistem manajemen mutu dengan cara
melaksanakan semua kegiatan (bisnis proses) perusahaan
sesuai dengan prosedur yang telah dibuat berdasarkan sistem manajemen mutu, membuat kebijakan mutu perusahaan serta melakukan sosialisasi dari kebijakan mutu yang telah dibuat tersebut agar digunakan sebagai pedoman dalam penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan.
3) Klausul 6 mendapatkan persentase sebesar 56%, rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait klausul tersebut adalah memperbarui sasaran mutu yang sudah ada saat ini dan disesuaikan dengan kondisi internal dan eksterna perusahaan.
4) Klausul 7 mendapatkan persentase sebesar 54,28%, rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait klausul tersebut adalah menumbuhkan rasa kepedulian SDM yang ada di perusahaan terhadap kebijakan mutu dan sasaran mutu yang sesuai dengan bidangnya, dengan cara melibatkan semua SDM untuk melakukan evaluasi terhadap penerapan kebijakan mutu dan melakukan diskusi serta menerima semua masukan dari karyawan mengenai strategi yang digunakan untuk mencapai sasaran mutu yang sudah dibuat, dan terus melakukan update dokumen atau pembaruan dari dokumen- dokumen ISO yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
5) Klausul 8 mendapatkan persentase sebesar 58,33%, rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait klausul tersebut adalah melakukan penyebaran informasi kepada seluruh SDM yang ada diperusahaan mengenai perubahan dari dokumen- dokumen yang dibuat, dengan cara melakukan penempelan pengumuman bahwa ada perubahan dokumen yang terkait atau bisa dengan cara melakukan sosialisasi untuk menjelaskan dokumen yang berubah tersebut, agar SDM yang ada di perusahaan tidak hanya mengetahui perubahannya tetapi juga memahami perubahan tersebut serta melakukan benchmarking kepada perusahaan serupa dengan intensitas setahun sebanyak dua kali, agar perusahaan bisa mengetahui kebutuhan pasar saat ini dan dapat memenuhi kebutuhantersebut dengan melakukan inovasi.
6) Klausul 9 mendapatkan persentase sebesar 60%, rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait klausul tersebut adalah melakukan audit internal sesuai dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 untuk mengetahui kesesuaian perusahaan dalam melakukan penerapan ISO tersebut dengan mendatangkan auditor dari pihak eksternal perusahaan.
7) Klausul 10 mendapatkan persentase sebesar 65%, rekomendasi yang dapat diberikan adalah melakukan peningkatan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu di perusahaan dengan cara melakukan konsep PDCA (Plan, DO, Check, Action). Tahap plan perusahaan merencanakan semua kegiatan atau proses bisnisnya dengan baik dan detail, mulai dari perencanaan dan penjadwalan proyek, pembuatan skema untuk proyek instalasi listrik, perencanaan keuangan perusahaan, sampai perencanaan pembelian alat dan material untuk instalasi listrik. Tahap do perusahaan mendapatkan informasi mengenai tender proyek baru, pemilihan tender proyek yang akan diikuti oleh perusahaan, pengajuan proposal
penawaran untuk proyek, pemilihan alat dan material yang sesuai dengan spesifikasi dari proyek yang dikerjakan, pemilihan supplier yang menyediakan alat dan material tersebut, pemesanan alat dan material, pembayaran alat dan material kepada supplier dan pengerjaan proyek instalasi listrik. Tahap check perusahaan melakukan evaluasi dari hasil proyek instalasi listrik yang telah dilakukan dan melakukan evaluasi kinerja karyawan, sedangkan pada tahap action perusahaan melakukan perbaikan dari evaluasi yang telah dilakukan tersebut dan membuat rencana strategi kedepannya agar perusahaan dapat melakukaan proses bisnisnya dengan lebih baik.
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian tinjauan mutu di PT. XYZ berdasarkan ISO 9001:2015 dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis risiko yang dilakukan di PT. XYZ menggunakan AS/
NZS 4360:2004 dengan tahapan identifikasi risiko dan penilaian risiko didapatkan hasil 54 risiko yang ada pada PT.
XYZ dari 15 proses atau kegiatan yang dilakukan di perusahaan tersebut, dengan rincian 20 risiko rendah, 28 risiko sedang, 7 risiko tinggi dan tidak ada risiko ekstrem. Tinjauan mutu yang dilakukan di PT. XYZ berdasarkan ISO 9001:2015 menggunakan self- assessment checklist didapatkan hasil klausul 4 mendapatkan persentase sebesar 60%, klausul 5 sebesar 56%, klausul 6 sebesar 56%, klausul 7 sebesar 54,28%, klausul 8 sebesar 58,33%, klausul 9 sebesar 60% dan klausul 10 sebesar 65%, sedangkan untuk hasil persentase pemenuhan kriteria- kriteria sistem manajemen mutu PT. XYZ berdasarkan klausul ISO 9001:2015 adalah sebesar 58,51% atau dengan kata lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Self- assessment checklist yang sudah dilakukan pengisian oleh pihak perusahaan, didapatkan beberapa dokumen yang harus dipenuhi oleh PT. XYZ yaitu SWOT analisis, sasaran mutu, kebijakan mutu, bisnis proses, struktur organisasi, job description, matriks kompetensi, SOP audit internal, ruang lingkup sistem manajemen mutu, SOP pengendalian dokumen, SOP pengendalian rekaman, SOP tindakan perbaikan dan pencegahanm SOP pengendalian ketidaksesuaian, SOP tinjauan manajemen mutu, kriteria pemilihan supplier, strategi inovasi perusahaan dan formulir survei kepuasan pelanggan.
B. Saran
Saran yang diberikan untuk penelitian selanjutnya yang serupa adalah penelitian selanjutnya diharapkan dapat membantu perusahaan dengan melakukan perancangan dokumen wajib maupun non wajib ISO 9001:2015 dan dapat melakukan tinjauan mutu kembali setelah dilakukan pemenuhan dokumen ISO 9001:2015 dan dapat memberikan rencana strategi untuk perusahaan dalam penerapan ISO 9001:2015 yang efektif.
IV. P
ENUTUP[1]
Kementrian Koordinator Bidang Perekonomian Republik Indonesia, Outlook Perekonomian Indonesia 2019, Cetakan Pe. Kementrian Koordinator Bidang Perekonomian Republik Indonesia, 2019.[2] AS/NZS, Risk Management Guidelines Companion to AS/NZS 4360:2004, HB 436:200., vol. 428, no. 6983. Sydney: Retrieved from Standards New Zealand Database, 2004.
[3] A. T. Prakasa, N. W. Setyanto, and L. T. W. N. Kusuma, “Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Menggunakan GAP Analisis Tools (Studi Kasus PT. Sahabat Rubber Industries, Malang),” J.
Rekayasa dan Manaj. Sist. Ind., vol. 3, no. 1, pp. p11-21, 2015.
[4] J. M. Fernando, B. Purwanggono, and P. Adi, “Pada Pt . Wijara Nagatsupazki Dengan Menggunakan Metode Gap Analysis,” p. 10, 2015.
[5] C. Fluke, “Working safely with EtO.,” J. Healthc. Mater. Manage., vol.
8, no. 2, pp. 69–73, 1990.
[6] D. W. Putri and M. Mulyono, “Hubungan Jarak Monitor, Durasi Penggunaan Komputer, Tampilan Layar Monitor, Dan Pencahayaan Dengan Keluhan Kelelahan Mata,” Indones. J. Occup. Saf. Heal., vol. 7, no. 1, p. 1, 2018, doi: 10.20473/ijosh.v7i1.2018.1-10.
[7] Mentri Kesehatan Republik Indonesia, “Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1405 Tahun 2002,” 2002.
