Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya
6008
Evaluasi Pada Variasi Proses Bisnis Layanan Donor Darah
(Studi Kasus : UTD PMI Kota Malang)
Inggrid E. A. Siahaan1, Nanang Yudi Setiawan2, Aditya Rachmadi3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1inggridshn@gmail.com, 2nanang@ub.ac.id, 3rachmadi.aditya@ub.ac.id
Abstrak
PMI Kota Malang memiliki sebuah unit bernama Unit Transfusi Darah (UTD) PMI Kota Malang. UTD PMI Kota Malang merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang memiliki rangkaian aktivitas utama yaitu pelayanan donor darah, penyediaan darah, dan pendistribusian darah. Dalam menjalankan aktivitas utamanya, UTD PMI Kota Malang juga tidak terlepas dari aktivitas pendukung yang mendukung segala aktivitas utama. Aktivitas utama dan aktivitas pendukung ini diklasifikasikan menggunakan metode value chain analysis untuk melihat aktivitas yang berdampak langsung dan terhubung secara efektif dalam mengoptimalkan kinerja pelayanannya. Berdasarkan hasil pengamatan, UTD PMI Kota Malang memiliki pelayanan yang bervariasi dalam melaksanakan setiap aktivitasnya. Pelayanan yang bervariasi ini diidentifikasi dan dievaluasi dampak dan kaitannya terhadap kinerja pelayanan yang diberikan. Melalui proses wawancara, didapatkan 11 proses yang memiliki keterkaitan dengan variasi pelayanan yang diberikan oleh UTD PMI Kota Malang, yang selanjutnya dimodelkan dengan menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN). Pemodelan membantu melihat titik muncul variasi proses, sehingga dapat mempermudah menentukan jenis variabilitasnya, apakah masuk dalam variabilitas dengan extensi atau dengan pembatasan. Proses bisnis ini kemudian dievaluasi menggunakan Quality Evaluation Framework (QEF), yang menghasilkan 4 quality factor
yang memiliki ketidaksesuaian antara target dan kualitasnya. 3 diantaranya mempengaruhi munculnya variasi pelayanan yang diberikan. Variasi tersebut muncul sebagai variabilitas dengan ekstensi.
Kata kunci: value chain analysis, variasi, Business Process Model and Notation (BPMN), Quality Evaluation Framework (QEF)
Abstract
PMI Malang has an unit called Unit Transfusi Darah (UTD). UTD PMI Malang is a health services facility with primary activities, that are blood donor service, blood supply, and blood distribution. In doing its primary activities, UTD PMI Malang cannot be separated with its support activities which support all of the primary. These primary and support activities are clasified using value chain analysis method to get activities that directly affect and connect effectively to optimize its service performance. Based on the observation, UTD PMI Malang has variations of service in every process. These variations of service are identified and evaluated for impact and its relation to the performance of service. Through the interview process, obtained 11 business processes that have relevance with variation of service in UTD PMI Malang, which is further modeled with Business Process Model and Notation (BPMN). Modelling helps to see appearance of process variation, that make easier to determine the type of variability, wether included in variability by extention or by restriction. Then, these business process are evaluated with Quality Evaluation Framework (QEF), which results in 4 quality factors that having incompatibility between the target and its quality. Three of them affect the appearance of variation in provided service. These variation appear as variability by extension.
Keywords: value chain analysis, variation, Business Process Model and Notation (BPMN), Quality Evaluation Framework (QEF)
1. PENDAHULUAN
PMI Kota Malang memiliki Unit Transfusi
penyediaan darah, dan pendistribusian darah (Permenkes RI, 2014). Untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat, UTD PMI Kota Malang harus memiliki kualitas layanan yang baik pula agar masyarakat yang mendonorkan dan menerima darah merasa terpuaskan dalam bidang pelayanannya dengan mengikuti segala perkembangan dan penyesuaian yang muncul. Hal ini juga tidak terlepas dari peranan aktivitas pendukung yang secara tidak langsung dapat menjamin proses bisnis berjalan dengan baik.
Berdasarkan hasil pengamatan, UTD PMI kota Malang memiliki pelayanan yang bervariasi untuk dapat memenuhi kebutuhan masyarakat. Sementara ditengah-tengah berbagai macam variasi tersebut, PMI harus tetap memiliki kualitas kinerja dan peran yang terbaik bagi masyarakat, mengingat perannya sebagai pelayan publik. Untuk melihat pengaruh variasi terhadap kualitas layanan di UTD PMI Kota Malang, maka dilakukan evaluasi pada proses bisnisnya. Evaluasi proses bisnis digunakan untuk melihat kualitas yang ditetapkan secara terukur berdasarkan target dan realita kinerja proses bisnisnya, kemudian melihat sejauh mana variasi berpengaruh terhadap kualitas dari aktivitas-aktivitas tersebut.
Maka dari itu diperlukan identifikasi terhadap terhadap variasi proses bisnisnya yang agar selanjutnya dapat dilakukan evaluasi proses bisnis. Variasi proses bisnis adalah model proses yang memiliki berbagai macam hasil alternatif mengarah pada satu set variasi proses. (Jan vom Brocke, 2017). Identifikasi variasi proses bisnis dapat berupa penentuan variabilitas proses bisnisnya yang terbagi ke dalam dua jenis variabilitas yaitu variability by extention dan variability by restriction.
Variability by restriction adalah jenis variabilitas yang membatasi perilaku yang diperoleh dari model proses bisnisnya.
Variability by extention adalah jenis variabilitas yang mendukung ekstensi atau modifikasi dari perilaku yang diperoleh dari model proses bisnisnya (Marcello La Rosa et al., 2013).
Evaluasi proses bisnis yang dilakukan pada UTD PMI Kota Malang dilaksanakan menggunakan sebuah metode bernama Quality Evaluation Framework (QEF). Pendekatan menggunakan metode ini memungkinkan pemodelan proses bisnis untuk secara eksplisit memasukkan variasi yang terkait dengan
quality factornya dan QEF dapat dengan mudah
mengidentifikasi variasi tersebut melalui pendekatan spesifikasi yang digunakan. Manfaat dari pendekatan ini adalah untuk melihat kualitas yang ditetapkan secara terukur. Mengukur kualitas dalam setiap aktivitas proses bisnis dapat mempengaruhi jalannya proses dan memiliki pemicu proses bisnis yang telah di paparkan dalam QEF. (Heidari & Loucopoulus, 2014).
Berdasar pada uraian-uraian yang telah dijelaskan sebelumnya, maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Evaluasi pada Variasi Proses Bisnis Layanan Donor Darah (Studi Kasus: UTD PMI Kota Malang)”. Dengan memahami variasi yang ada, diharapkan dapat menemukan pola yang menghasilkan kinerja dan kualitas yang baik dan/atau buruk dari proses bisnis yang ada di UTD PMI Kota Malang.
2. METODOLOGI
Dalam melakukan penelitian ini, dilakukan langkah-langkah penelitian. Langkah-langkah penelitian ini akan dijabarkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Diagaram Alur Penelitian
Penelitian ini diawali dengan melakukan studi literatur untuk memahami sumber-sumber yang akan digunakan sebagai panduan untuk keberlangsungan penelitian. Setelah itu dilanjutkan dengan mengidentifikasi proses bisnis. Cara mengidentifikasi proses bisnis adalah dengan melakukan observasi dan wawancara kepada stakeholder yang terkait.
Wawancara dilakukan secara langsung kepada kepada pihak yang berkaitan dengan proses bisnis yang ingin diteliti. Sedangkan observasi yaitu melakukan pengamatan secara langsung pada proses bisnis yang diteliti. Untuk memperoleh data yang akurat dan konsisten, maka dilakukanlah validasi terhadap data yang diperoleh. Metode yang digunakan untuk memperoleh data yaitu dengan menggunakan triangulasi waktu yaitu pengujian keabsahan data berdasarkan waktu pengambilan data. Jadi, wawancara dilakukan terhadap informan sebanyak lebih dari satu kali dalam kurun waktu yang berbeda. Kemudian juga menggunakan member check yaitu proses pengecekan data yang diperoleh peneliti kepada narasumber untuk melihat sejauh mana kesesuaian data yang diperoleh.
Tahap pengumpulan data ini digunakan untuk merepresentasikan kumpulan dari fungsi bisnisnya. Cara merepresentasikan data dilakukan dengan menggunakan metode value chain analysis. Tujuan dari value chain adalah untuk menilai dan memperbaiki bagaimana perusahaan beroperasi, yaitu dengan memilah apa yang dilakukan perusahaan dari bagaimana cara melakukannya. Value chain
dikembangkan untuk mengatur fungsi bisnis tingkat tinggi dan menghubungkannya satu sama lain dan memberikan pemahaman tentang bagaimana perusahaan beroperasi. Value chain
didasarkan pada organisasi fungsional suatu perusahaan, di mana kegiatan yang dilakukan diatur ke dalam fungsi bisnis (Weske 2012).
Value chain analysis membagi seluruh aktivitas yang ada pada organisasi ke dalam 2 kategori utama yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Gambar 2. Value Chain Analysis Stabell dan Fjeldstad (1998)
Setelah mengklasifikasikan aktivitasnya menggunakan value chain analysis, selanjutnya adalah melakukan dekomposisi proses bisnis. Tujuannya adalah untuk mengkerucutkan fungsi bisnis menjadi lebih spesifik untuk dapat merepresentasikan perusahaan berdasarkan
proses bisnisnya agar lebih mudah dipahami oleh pengguna bisnis.
Setelah tahap identifikasi proses bisnis selesai, selanjutnya adalah tahap memodelkan proses bisnis menggunakan Business Process Modelling Notation (BPMN). Selain dapat mempermudah pengguna bisnis dalam memahami alur, pemodelan proses bisnis menggunakan BPMN juga dapat mempermudah dalam melihat titik variasi yang muncul pada model proses bisnis. Pada penelitian ini, proses bisnis yang dimodelkan adalah proses bisnis yang terindikasi memiliki variasi. Cara memperoleh variasi proses bisnis adalah dengan mendiskusikan seluruh alur proses bisnis kepada stakeholder kemudian bersama-sama dengan stakeholder untuk memilih dan mengindikasikan proses bisnis yang memiliki variasi di dalamnya. Kemudian, proses bisnis yang memiliki variasi dan telah dimodelkan, dijelaskan dan dideskripsikan serta ditentukan jenis variabilitasnya. Untuk variabilitas dengan ekstensi ataupun dengan pembatasan dapat dilihat melalui titik munculnya pada model proses bisnis. Pada BPMN, konstruksi ini dapat dicakup pada
gateway exclusive (Jan vom Brocke, 2017).
Tahap selanjutnya adalah melakukan evaluasi proses bisnis menggunakan metode
Quality Evaluation Framework (QEF). Tujuan dari penggunaan metode ini adalah untuk pendekatan yang lebih sistematis dengan manfaat yang dapat mendefinisikan kebutuhan kualitas secara terukur. Dengan menggunakan QEF dapat membantu mengamati ketidaksesuaian yang didapatkan di dalam organisasi (Heidari & Loucopolus, 2014). Berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan pada evaluasi menggunakan metode QEF:
1. Stakeholder mendefinisikan kebutuhan nonfungsional dengan bahasa ringan dan mudah dipahami.
2. Setiap kebutuhan nonfungsional:
a. Menentukan proses bisnis yang akan dirujuk.
b. Menentukan dan menetapkan konsep proses bisnis yang akan dihitung. c. Menyatakan kualitas pada proses
bisnis.
d. Melakukan pengukuran poin (c) terhadap poin (b).
e. Menentukan tingkat kepuasan.
3. Mengembalikan hasil evaluasi kepada
Tabel 1 menunjukkan tabel dimensi dan faktor pada metode QEF.
Tabel 1. Dimensi dan faktor pada Metode QEF
Dimensi Faktor
Performance Throughput
Cycle Time
Timeliness
Cost
Efficiency Resource Efficiency Time Efficiency
Cost Efficiency Reliability Reliableness
Failure Frequency Recoverability Time to Failure
Time to Recover
Maturity
Permissability Authority Availability Time to
Shortage Time to Access
Availableness
Hasil ketidaksesuaian antara target dan hasil kalkulasi kemudian dikaitkan terhadap variasi yang ada, hasil ketidaksuaian dipengaruhi oleh variasi atau hasil ketidaksesuaian mempengaruhi munculnya variasi.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Identifikasi Proses Bisnis
Penelitian dilakukan dengan metode wawancara dan observasi. Keseluruhan proses bisnis pada UTD PMI Kota Malang dapat dilihat berdasarkan hasil wawancara. Proses bisnis yang ada kemudian diklasifikasikan menggunakan metode value chain analysis. Hasil pengklasifikasian proses bisnis menggunakan metode value chain analysis
dapat dilihat pada Gambar 3. Setelah itu dilakukanlah pendekomposisian proses bisnis pada UTD PMI Kota Malang untuk mengkerucutkan fungsi bisnis menjadi lebih spesifik. Dekomposisi proses bisnisnya dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 3. Value Chain Analysis Pada UTD PMI Kota Malang
3.2. Pemodelan Proses Bisnis
Pada pemodelan proses bisnis ini, keseluruhan proses tidak akan dilakukan pemodelan. Bagian proses bisnis yang akan dilakukan pemodelan adalah hanya pada proses bisnis yang memiliki variasi. Untuk itu, sebelum melakukan pemodelan maka dilakukan pendataan proses bisnis yang memiliki variasi berdasarkan persetujuan dan wawancara dengan
stakeholder di UTD PMI Kota Malang. Tabel 2 menunjukkan daftar keseluruhan proses bisnis dan variasinya.
Tabel 2. Tabulasi data proses bisnis UTD PMI Kota Malang
Proses Bisnis Ketersediaan
Variasi
Administrasi donor darah √
Penjadwalan mobile unit √
Survei lokasi mobile unit √
Seleksi pemeriksaan kesehatan
sederhana √
Pengambilan darah √
Pengkarantinaan darah Pengkonfirmasian darah
Pengujian darah Pengolahan darah
Permintaan darah √
Pendistribusian darah
Pemberian piagam penghargaan √
Pelulusan produk Pengujian Mutu Uji Bakteri dan Kontaminasi
Bakteri
Pemeriksaan pada Rujukan Lanjutan Validasi Reagensia
Pengkalibrasian alat √
Pengelolaan limbah √
Peramalan stok darah Pengelolaan Keuangan Penjadwalan Shift Kerja
Pengadaan Logistik √
Pengadaan Inventaris/RT √
Berdasarkan data pada Tabel 2 dapat diketahui bahwa variasi yang paling banyak dan paling berpengaruh terdapat pada 11 proses bisnis dari 24 proses bisnis.
Dari 11 proses bisnis, 8
diantaranya merupakan proses bisnis pada
aktivitas utama dan 3 lainnya merupakan
proses bisnis pendukung.
Kesebelas proses bisnis ini kemudian dimodelkan menggunakan Business Process Modelling Notation (BPMN). Berikut ini adalah 11 proses bisnis tersebut:
1. Administrasi donor darah
Proses bisnis administrasi donor darah dimulai ketika seseorang datang ke UTD PMI Kota Malang untuk melakukan donor darah seperti donor darah sukarela, donor darah
keluarga, donor darah pengganti,
pleobotomy/bloodtap ataupun melakukan pemeriksaan seperti pemeriksaan golongan darah, rhesus, haemoglobin.
Pada proses bisnis administrasi donor darah, variasi muncul pada titik aktivitas yang ingin dilakukan oleh pendonor ketika petugas menanyakan keperluan pendonor / pasien.Jenis variabilitas pada proses bisnis ini adalah
variability by restriction, dimana proses ini dibatasi oleh jenis keperluan pendonornya. Terdapat tiga variasi berdasarkan jenis keperluan pendonornya. Variasi pertama yaitu keperluan melakukan donor darah sukarela atau donor darah keluarga ataupun donor darah pengganti, variasi kedua adalah keperluan donor darah pleobotomy/bloodtap dan variasi ketiga yaitu keperluan melakukan pemeriksaan seperti pemeriksaan golongan datah, rhesus, ataupun haemoglobin.
2. Penjadwalan mobile unit
Proses penjadwalan mobile unit dimulai dengan datangnya penyelenggara mobile unit ke kantor UTD PMI Kota Malang untuk mengadakan kerja sama. Hasil dari proses bisnis ini adalah adanya kerja sama untuk melakukan donor darah dengan pihak terkait yang menghasilkan jadwal pengadaan mobile unit.
Pada proses bisnis penjadwalan mobile unit, variasi muncul pada titik aktivitas pengecekan jadwal kegiatan mobile unit. Jenis variabilitas pada proses bisnis ini adalah variability by restriction dimana proses ini dibatasi oleh ketersediaan jadwal dan target donor. Terdapat tiga variasi berdasarkan ketersediaan jadwal dan target donor. Variasi pertama yaitu jadwal
mobile unit kosong, variasi kedua yaitu jadwal
mobile unit terisi dan belum memenuhi target donor, dan variasi ketiga yaitu jadwal mobile unit terisi dan sudah memenuhi target donor. 3. Survei lokasi mobile unit
Proses bisnis survei lokasi mobile unit ini merupakan lanjutan dari proses bisnis penjadwalan mobile unit. Sebab, salah salah satu syarat melakukan donor darah melalui
mobile unit adalah kelayakan lokasi donor darah tersebut. Maka dari itu diperlukanlah proses bisnis survei lokasi mobile unit ini.
Pada proses bisnis survei lokasi mobile unit, alur proses normalnya adalah sequence
ini dapat dimodifikasi mengikuti situasi pada aktivitas yang sedang terjadi. Variasi pertama yaitu petugas melakukan pengecekan lokasi
mobile unit dan variasi kedua adalah variasi yang akan muncul jika petugas tidak memiliki waktu senggang untuk melakukan pengecekan lokasi mobile unit yaitu dengan mewawancarai pihak penyelenggara mobile unit terkait lokasi mobile unit tersebut.
4. Seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana
Seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana merupakan subproses dari proses bisnis pengambilan darah. Seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana bertugas untuk memeriksa kelayakan pendonor untuk dapat melakukan donor darah. Pendonor hanya boleh melakukan donor darah apabila telah lolos dari seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana.
Pada sub-proses bisnis seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana, variasi muncul pada titik aktivitas pemeriksaan kesehatan pendonor. Jenis variabilitas pada proses bisnis ini adalah
variability by restriction dimana proses ini dibatasi oleh hasil pemeriksaan kesehatan pendonor. Terdapat tiga variasi berdasarkan hasil pemeriksaan kesehatan pendonor. Variasi pertama yaitu pendonor tidak lolos periksa kesehatan, variasi kedua yaitu pendonor lolos periksa kesehatan dan kurang dari tiga kali donor, dan variasi ketiga pendonor lolos periksa kesehatan dan lebih dari tiga kali donor.
5. Pengambilan darah
Proses bisnis pengambilan darah hanya boleh dilakukan apabila pendonor telah lolos seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana. Hasil dari proses pengambilan darah ini adalah berupa produk darah yang belum diolah.
Pada proses bisnis pengambilan darah, variasi muncul pada titik aktivitas validasi data langsung kepada pendonor. Jenis variabilias pada proses bisnis ini adalah variability by restriction dimana proses ini dibatasi oleh jenis donor yang akan dilakukan. Terdapat dua variasi berdasarkan jenis donor yang akan dilakukan. Variasi pertama yaitu pengambilan darah untuk donor umum dan variasi kedua yaitu pengambilan darah untuk donor aphirisis. 6. Permintaan darah
Proses bisnis permintaan darah ini merupakan proses pengeluaran darah yang sehat dan sudah lolos uji untuk pasien yang membutuhkan. Proses bisnis ini dimulai jika pasien sudah menyiapkan sampel darah dan form permintaan darah dari rumah sakit. Pada
proses bisnis permintaan darah, variasi muncul pada dua titik aktivitas. Titik pertama adalah ketika petugas memeriksa dan mencocokkan data sampel darah dan form permintaan darah. Titik kedua adalah ketika petugas memeriksa status pasien yang sudah lolos cek kecocokan data. Jenis variabilitas pada kedua titik ini adalah variability by restriction.
7. Pemberian piagam penghargaan
Proses bisnis pemberian piagam penghargaan ini diberikan sebagai loyalti kepada para pendonor yang telah rutin menyumbangkan darahnya. Cara pemberian piagam penghargaan ini akan berbeda-beda tergantung banyaknya donor darah yang dilakukan.
Pada proses bisnis pemberian piagam penghargaan, variasi muncul pada titik aktivitas petugas melihat jenis piagam penghargaan yang akan diberikan. Jenis variabilias pada proses bisnis ini adalah variability by restriction
dimana proses ini dibatasi oleh jenis piagam penghargaan yang diberikan. Terdapat empat variasi berdasarkan jenis piagam penghargaan yang diberikan. Variasi pertama yaitu piagam penghargaan untuk 10 kali dan 25 kali donor darah, variasi kedua yaitu piagam penghargaan untuk 50 kali donor darah, variasi ketiga yaitu piagam penghargaan untuk 75 kali donor dan variasi keempat yaitu piagam penghargaan untuk 100 kali donor.
8. Pengkalibrasian alat
Proses bisnis pengkalibrasian alat adalah proses yang dilakukan oleh pihak ketiga yang bekerja sama dengan UTD PMI Kota Malang untuk melakukan pengecekan kelayakan alat-alat teknis medis yang dilakukan di UTD PMI Kota Malang.
Pada proses bisnis pengkalibrasian alat, variasi muncul pada dua titik aktivitas. Titik pertama adalah ketika melaksanakan proses kalibrasi. Titik kedua adalah ketika mendokumentasikan hasil kalibrasi alat. Jenis variabilitas pada kedua titik ini adalah
variability by restriction.
9. Pengelolaan limbah
Proses bisnis pengelolaan limbah ini mengadakan kerja sama dengan pihak ketiga. Pihak ketiga pengelolaan limbah akan berbeda-beda tergantung jenis limbah yang dibuang. Petugas pengelolaan limbah akan menyediakan tempat-tempat khusus pembuangan limbah untuk memisahkan limbah medis dan limbah nonmedis.
variasi muncul pada dua titik aktivitas. Titik pertama adalah pada aktivitas memisahkan sampah dan titik kedua adalah pada aktivitas mengawasi proses pengambilan sampah oleh pihak ketiga. Jenis variabilitas pada kedua titik ini adalah variability by restriction dimana proses ini dibatasi oleh jenis sampah yang dibuang. Terdapat dua variasi berdasarkan jenis sampah yang dibuang. Variasi pertama yaitu perlakukan terhadap sampah nonmedis dan variasi kedua yaitu perlakuan terhadap sampah medis.
10. Pengadaan logistik
Proses bisnis pengadaan logistik dimulai ketika petugas logistik baik itu logistik logistik medis, logistik ATK dan RT, logistik snack
donor dan pekarya, serta barcode membuat daftar anggaran kebutuhan masing-masing logistik dan juga mengontrol stok barang logistik yang masuk dan keluar.
Pada proses bisnis pengadaan logistik, variasi muncul pada tiga titik aktivitas. Titik pertama adalah pada aktivitas penandatanganan form pengajuan barang, titik kedua adalah pada aktivitas pemberian form pengajuan barang dan surat pengantar, dan variasi pada titik ketiga adalah pada aktivitas pembelian barang yang diajukan. Jenis variabilitas pada ketiga titik ini adalah variability by restriction.
11. Pengadaan inventaris dan RT
Proses bisnis pengadaan inventaris dan RT dapat dimulai ketika petugas inventaris dan RT menerima daftar kebutuhan barang dari masing-masing bagian yang ada di UTD PMI Kota Malang.
Pada proses bisnis pengadaan inventaris/RT, variasi muncul pada titik aktivitas petugas melakukan pengecekan barang. Jenis variabilias pada proses bisnis ini adalah variability by restriction dimana proses ini dibatasi oleh jenis kategori barang. Terdapat dua variasi berdasarkan kategori barang. Variasi pertama yaitu perlakuan terhadap kategori perlengkapan dan variasi kedua yaitu perlakuan terhadap ketegori peralatan.
3.3 Evaluasi Proses Bisnis
Evaluasi proses bisnis dilakukan terhadap proses bisnis yang telah dimodelkan. Langkah pertama yang dilakukan pada metode QEF adalah mengidentifikasi setiap quality factor
untuk masing-masing proses bisnis yang sudah dimodelkan sebelumnya serta melakukan pemetaannya. Berikut ini merupakan hasil
identifikasi dan pemetaan setiap quality factor.
Tabel 3. Pemetaan quality factor pada proses bisnis di UTD PMI Kota Malang
Kode Quality Factor
Q1 Jumlah orang yang dapat ditangani
administrasinya (Throughput)
Q2 Waktu yang dibutuhkan mengisi formulir donor darah (Time to Access)
Q3 Kegagalan dalam mengisi formulir donor darah (Failure Frequency)
Q4 Kegagalan dalam mengentri dan memverifikasi data pendonor (Failure Frequency)
Q5 Kegagalan dalam mengisi formulir pengadaan kegiatan mobile unit (Failure Frequency)
Q6 Jumlah target yang dapat diterima mobile unit (Throughput)
Q7 Kegagalan dalam mengentri dan memverifikasi jadwal baru (Failure Frequency)
Q8 Jumlah kegiatan mobile unit yang dapat disurvei
(Throughput)
Q9 Ketepatan waktu untuk mengadakan survei
(Time Efficiency)
Q10 Ketepatan jumlah pendonor yang ditangani
setiap petugas seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana (Throughput)
Q11 Kegagalan dalam memeriksa kesehatan
pendonor (Failure Frequency)
Q12 Kegagalan dalam memeriksa haemoglobin
pendonor (Failure Frequency)
Q13 Kegagalan dalam memeriksa golongan darah
pendonor (Failure Frequency)
Q14 Jumlah donor tunda tiap satuan waktu (Resource Efficiency)
Q15 Ketepatan jumlah pendonor yang ditangani
setiap petugas pengambilan darah(Throughput) Q16 Ketepatan waktu melakukan verifikasi data
langsung kepada pendonor (Timeliness)
Q17 Kesesuaian pemenuhan volume darah yang
ditentukan (Resource Efficiency)
Q18 Maksimal waktu yang dibutuhkan untuk
pengambilan darah (Time to access)
Q19 Maksimal waktu yang dibutuhkan untuk
pengambilan trombosit (Time to access)
Q20 Maksimal waktu yang dibutuhkan dengan durasi
antrian pemeriksaan kecocokan sampel darah (Cycle Time)
Q21 Izin melaksanakan ceremony pemberian piagam penghargaan 50 kali donor (Authority)
Q22 Kegagalan mencetak piagam penghargaan
(Failure Frequency)
Q23 Total waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi data penerima piagam penghargaan (Cycle Time)
Q24 Izin melaksanakan kegiatan kalibrasi alat (Authority)
Q25 Ketepatan waktu pengambilan limbah oleh
pihak ketiga (Time Efficiency)
Q26 Izin pengadaan barang logistik (Authority)
Q27 Kegagalan dalam mengisi formulir pengajuan barang (Failure Frequency)
Q28 Ketepatan waktu pengadaan barang logistik (Time Efficiency)
Q29 Izin pengadaan inventaris/RT (Authority)
Q30 Ketepatan waktu pengadaan inventaris/RT
Berdasarkan hasil identifikasi dan pemetaan terhadap quality factor pada proses bisnis di UTD PMI Kota Malang maka dilakukan kalkulasi pada setiap quality factornya. Tabel 4 menjelaskan hasil kalkulasi metrik terhadap
quality factor pada proses bisnis di UTD PMI Kota Malang.
Tabel 4. Hasil kalkulasi metrik terhadap quality factor pada proses bisnis di UTD PMI Kota Malang
Kode Target Hasil Kesesuaian
Q1 >= 41.000 54.750 Sesuai
Q2 <= 10 5 Sesuai
Q3 0 0 Sesuai
Q4 0 0 Sesuai
Q5 0 0 Sesuai
Q6 50-100 50-100 Sesuai
Q7 0 0 Sesuai
Q8 100 41,5 Tidak Sesuai
Q9 100 100 Sesuai
Q10 30 70 Tidak Sesuai
Q11 0 0 Sesuai
Q12 0 0 Sesuai
Q13 0 0 Sesuai
Q14 <50 22,3 Sesuai
Q15 30 70 Tidak Sesuai
Q16 5-10 5 Sesuai
Q17 90-110 90-110 Sesuai
Q18 <=30 10 Sesuai
Q19 60 60 Sesuai
Q20 <=3 2,5 Sesuai
Q21 100 100 Sesuai
Q22 0 0 Sesuai
Q23 1 1 Sesuai
Q24 100 100 Sesuai
Q25 100 25 Tidak Sesuai
Q26 100 100 Sesuai
Q27 0 0 Sesuai
Q28 100 100 Sesuai
Q29 100 100 Sesuai
Q30 100 100 Sesuai
Setelah dilakukan kalkulasi quality factor
yang telah dipetakan, diperoleh empat quality factor yang bermasalah, yaitu Kode Q8, Q10, Q15, dan Q25. Kode Q8 merupakan quality factor dengan jumlah kegiatan mobile unit yang dapat disurvei, yang tidak dapat memenuhi target untuk melakukan survei lokasi mobile unit 100%. Untuk mengatasi hal tersebut, Petugas Administrasi UTD PMI Kota Malang akhirnya melakukan aktivitas baru diluar aktivitas survei yang seharusnya dilakukan, yaitu meminta perwakilan penyelenggara kegiatan mobile unit untuk datang ke UTD PMI Kota Malang dan mewawancarai mereka terkait lokasi mobile unit. Aktivitas-aktivitas baru ini masuk ke dalam variabilitas extension. Gambar 5 menunjukkan letak variasi extention yang muncul akibat ketidaksesuaian yang terjadi.
Kode 10 merupakan quality factor yang tidak sesuai dengan ketepatan jumlah pendonor yang ditangani setiap petugas, yang terletak pada proses bisnis survei lokasi mobile unit. Jumlah pasien yang harus ditangani secara efektif pada proses bisnis seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana sebanyak 30 orang untuk setiap petugas. Namun pada kenyataannya, satu orang petugas bisa melayani lebih dari 30 orang perhari sehingga terjadi ketidakefektifan petugas dalam menjalankan pekerjaannya. Untuk itu, pada proses seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana ini sering memunculkan variasi proses penambahan petugas berkompeten dari seksi lain. Variasi penambahan petugas ini memang sudah
dirancang untuk mencegah ketidakefektifan petugas. Namun hanya dijalankan apabila kegiatan donor darah mendapatkan pendonor yang melebihi target harian. Aktivitas-aktivitas tersebut masuk ke dalam jenis variabilitas
extention. Gambar 6 menunjukkan letak variasi
extention yang muncul akibat ketidaksesuaian yang terjadi pada proses bisnis seleksi pemeriksaan kesehatan sederhana.
Kode Q15 merupakan quality factor yang tidak sesuai dengan ketepatan jumlah pendonor yang ditangani setiap petugas yang terletak pada proses bisnis pengambilan darah. Jumlah pasien yang harus ditangani secara efektif pada proses bisnis pengambilan darah sebanyak 30 orang untuk setiap petugas. Namun pada kenyataannya, satu orang petugas bisa melayani
lebih dari 30 orang perhari sehingga terjadi ketidakefektifan petugas dalam menjalankan pekerjaannya. Untuk itu, pada proses pengambilan darah ini sering memunculkan variasi proses penambahan petugas berkompeten dari seksi lain. Variasi penambahan petugas ini memang sudah dirancang untuk mencegah ketidakefektifan petugas. Namun hanya dijalankan apabila kegiatan donor darah mendapatkan pendonor yang melebihi target harian. Aktivitas-aktivitas tersebut masuk ke dalam jenis variabilitas
extention. Gambar 7 menunjukkan letak variasi
extention yang muncul akibat ketidaksesuaian yang terjadi pada proses bisnis pengambilan darah.
Gambar 6. Model Proses Bisnis yang Menunjukkan Variasi pada Layanan Seleksi Pemeriksaan Kesehatan Sederhana
Kode Q25 merupakan quality factor yang tidak sesuai dengan ketepatan waktu pengambilan limbah oleh pihak ketiga. Hal ini menyebabkan penumpukan limbah medis dan mengakibatkan ketidakefektifan tempat pembuangan limbah sementara di Kantor UTD PMI Kota Malang. Untuk mengatasi hal ini, UTD PMI Kota Malang hanya bisa menunggu sampai pihak ketiga datang mengambil limbah medis. Sebab, limbah medis tidak bisa sembarangan untuk dibuang, namun harus melalui proses pemusnahan yang sudah terstruktur. Sehingga tidak ada variasi cara yang dapat dilakukan oleh UTD PMI Kota Malang untuk mengatasi hal tersebut.
4. KESIMPULAN
1. Berdasarkan metode value chain analysis, diperoleh proses bisnis utama pada UTD PMI Kota Malang meliputi: administrasi donor darah, penjadwalan mobile unit,
survei lokasi mobile unit, pengambilan darah, pengkarantinaan darah, pengkonfirmasian darah, pengujian darah, pengelolaan darah, penerimaan permintaan darah, pendistribusian darah, pemberian piagam penghargaan, pelulusan produk, pengawasan uji mutu, dan pengkalibrasian alat. Sementara, sisanya merupakan proses bisnis pendukungnya. Hasil dari analisis
value chain ini adalah sebagai landasan dalam melakukan pemodelan proses bisnis pada UTD PMI Kota Malang.
2. Berdasarkan hasil wawancara, diperoleh 11 proses bisnis yang terindikasi memiliki variasi. Proses bisnis yang memiliki variasi ini kemudian dimodelkan dan direpresentasikan menggunakan notasi BPMN, sehingga dapat terlihat titik muncul variasinya. Selanjutnya variasi yang muncul diklasifikasikan berdasarkan jenis variabilitasnya. Terdapat 10 dari 11 proses bisnis yang memiliki variasi, diklasifikasikan ke dalam variability by restriction.
3. Evaluasi proses bisnisnya dilakukan menggunakan metode Quality Evaluation Framework (QEF), dan diperoleh 30
quality factor yang dipetakan terhadap proses bisnisnya. Dari 30 quality factor, terdapat 4 quality factor yang tidak sesuai dengan target yang telah ditentukan.
4. Terdapat 3 dari 4 quality factor yang tidak sesuai dengan target yang telah ditentukan,
mempengaruhi munculnya variasi proses bisnis. Variasi yang muncul tersebut masuk ke dalam jenis variability of extention.
5. DAFTAR PUSTAKA
Brocke, Jan vom & Jan Mendling. 2017. Business Process Management Cases: Digital Innovation and Business Transformation in Practice. [e-book] Springer. Tersedia di: < https://books.google.co.id/books?id=IYww DwAAQBAJ&pg=PA437&dq=business+pr ocess+variant&hl=en&sa=X&ved=0ahUK EwiHgfngiMTcAhUbfCsKHZxEA4MQ6A EILDAB#v=onepage&q=business%20proc ess%20variant&f=false> [Diakses 26 Juli 2018].
Heidari, F. & Loucopoulus, P., 2014. Quality Evaluation Framework (QEF): Modeling and Evaluating Quality of Business Processes. International Journal of Accounting Information System.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 83 Tahun 2014 Unit Transfusi Darah, Bank Darah Rumah Sakit, dan Jejaring Pelayanan Transfusi Darah. [pdf] Kementrian Kesehatan Republik Indonesia. Tersedia di: <http://peraturan.go.id/permen/kemenkes-nomor-83-tahun-2014.html> [Diakses 12 Februari 2018].
La Rosa, M., van der Aalst, W.M.P. Dumas, M. Milani, F.P., 2013. Business Process Variability Modelling : A Survey. (BPM reports; Vol. 1316). BPMcenter.org.
Ward, J., & Peppard, J., 2002. The Strategic Management Of Information Systems : Building a Digital Strategy. Third penyunt. s.l.:Willey.
Weske, M., 2012. Business Process
Management Concepts, Languages,
