KONSEP, ANALISIS DAN PENDEKATAN SISTEM
A. KONSEP SISTEM
Di dalam kehidupan sehari-hari setiap orang pasti menghadapi berbagai
masalah, mulai dari masalah yang paling sederhana sampai dengan masalah yang
paling rumit dan kompleks. Masalah yang rumit dan kopleks merupakan tantangan
potensial yang harus dipecahkan oleh orang yang menghadapi masalah itu. Oleh
karena itu, setiap orang akan berusaha untuk mengatasi dan memecahkan
masalahnya.
Dengan melihat dan menganalisis situasi dan kondisi suatu masalah dan
tujuan yang hendak dicapainya, seseorang dapat menggunakan atau mencari cara
atau pendekatan yang dapat memecahkan masalah yang dihadapinya. Untuk
menerapkan suatu pendekatan dalam memecahkan suatu masalah di samping
pendekatan yang digunakan untuk memecahkan masalah itu, juga bergantung
pada persepsi tentang masalah yang dihadapi.
Untuk menerapkan kosep sistem, ada baiknya kita pahami lebih dahulu
tentang pengertian atau definisi sistem. Beberapa orang pakar teori manajemen
menyampaikan pendapatnya tentang sistem, sebagai berikut:
1. Churchman (1968); sistem merupakan seperangkat bagian yang
terkoordinasi untuk menyelesaikan seperangkat tujuan.
2. Fiicks (1972); menyatakan bahwa sistem adalah seperangkat unsur-unsur
yang saling berkaitan, saling bergantung, dan saling berinteraksi atau suatu
lainnya, dalam usaha untuk mencapai satu tujuan dalam suatu lingkungan
yang kompleks.
3. Johnson, Kast, dan Rosenzweig (1973), tiga pakar teori manajemen
menyatakan bahwa sistem adalah suatu tatanan yang kompleks dan
menyeluruh. Lebih luas lagi pendapat Kast dan Rosenzweig (1974), yaitu
sistem dipahami sebagai suatu tatanan yang menyeluruh dan terpadu
terdiri atas dua bagian atau lebih yang saling tergantung dan ditandai oleh
batas-batas yang tegas dari lingkungan supra sistemnya.
4. Huberman (1978); mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan unsur
yang saling berkaitan satu dengan lainnya secara signifikan.
5. Romiszowski (1982); adalah kumpulan komponen yang saling berinteraksi
untuk mencapai tujuan.
6. Bactiar (1988), seorang ahli sosiologi, mengemukakan bahwa sistem
adalah: ”sejumlah satuan yang saling berhubungan satu dengan lainnya
sedemikian rupa sehingga membentuk suatu kesatuan yang biasanya
berusaha untuk mencapai tujuan tertentu”. Pada bagian yang sama, Bactiar
juga menambahkan bahwa sistem adalah seperangkat ide atau gagasan,
asas, metode, dan prosedur yang disajikan sebagai satu tatanan yang
teratur.
7. Cleland dan King (1988) yang menyatakan bahwa sistem adalah
sekelompok sesuatu yang secara tetap saling berkaitan dan saling
8. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia: dinyatakan bahwa sistem adalah:
(1) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga
membentuk suatu totalitas; (2) susunan yang teratur dari pandangan, teori,
Asas, dan sebagainya; dan (3) metode atau cara untuk melakukan
sesuatu.
Dan banyak lagi pakar-pakar teori manajemen yang mengemukan teori tentang
sistem.
Didasarkan pada berbagai tipe sistem yang ada di alam semesta ini,
Boulding (1956) menyajikan suatu klasifikasi sistem yang terdiri atas:
Pertama: sistem yang berstruktur statis atau tingkatan yang berbentuk kerangka; kedua, sistem dinamis sederhana yang ditetapkan sebelumnya, sistem ini dapat diumpakan seperti cara kerja sebuah jam;
ketiga,sistem sibernetik (cybernetic), atau nama panggilannya sistem termostat
-sistem ini secara otomatis memelihara keseimbangannya sendiri;
keempat, sistem terbuka;
kelima, sistem genetik seperti tumbuh-tubuhan; keenam, sistem hewani;
ketujuh, sistem insani sebagai mahluk hidup;
Dari kalsifikasi Boulding tersebut, tampak bahwa tingkat pertama, kedua,
dan ketiga termasuk dalam golongan yang bersifat fisik atau sistem mekanis yang merupakan landasan ilmu pengetahuan alam. Sementara itu, tingkat keempat,
kelima, dan keenam merupakan sistembiologik, seperti ilmu hayat, ilmu tumbuh-tumbuhan, dan ilmu hewan. Tingkat ketujuh, kedelapan dan kesembilan adalah sistem-sistem yang berkaitan dengan manusia dan sistem sosial.
Di dalam suatu sistem yang kompleks seperti sistem sosial termasuk di
dalamnya sistem kesehatan, kejelasan hierarki atau struktur sistem sangat
penting. Kejelasan istilah-istilah yang digunakan dalam satu sistem perlu
disepakati oleh sekelompok orang yang akan menyusun hierarki atau struktur
sistem, kelompok penyusun atau tim harus menyepakati dahulu suatu kerangka
hierarki atau struktur sistem, sub sistem, komponen, dimensi, dan variabel dari
suatu masalah.
Hubungan Internal dan Eksternal
Sesuatu dapat dinamakan sistem bila terjadi hubungan atau interrelasi dan
interdependensi baik internal maupun eksternal antar subsistem. Disebut
hubungan internal bila terjadi interaksi, interrelasi, dan interdependensi. Bila antar
sistem terjadi interaksi, interrelasi dan interdependensi disebut hubungan
eksternal.
Disebut hubungan diterministik bila hubungan antar subsistem/komponen di mana
hubungan itu terjadi dengan sendirinya dan tergantung pada subsistem komponen
lain. Sebaliknya, bila hubungan itu tidak pasti bahwa sesuatu itu dapat berfungsi,
maka suatu komponen tidak perlu bergatung pada suatu komponen yang lain.
Hubungan yang demikian ini disebut nonditerministik. Contoh: Bola lampu
mempunyai akibat deterministik terhadap penerangan, karena tanpa bola lampu
dengan berbagai jenis dan bentuknya akan mengakibatkan kegelapan. Namun
terang dan gelap lampu tidak ada hubungannya dengan kipas angin.
Hubungan Fungsional dan Disfungsional
Bila terdapat pengaruh yang menunjang, memperkuat, mempercepat fungsi
perubahan atau pertumbuhan suatu sistem atau subsistem, maka hubungan itu
disebut hubungan fungsional. Sebaliknya, bila akibat dari hubungan itu
menimbulkan pengaruh yang menghambat atau mencegah, maka hubungan itu
disebut disfungsional.
Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Pada dasarnya sistem hanya terdiri atas dua sistem, yaitu sistem tertutup dan
sistem terbuka.
Sistem tertutup: di dalam proses kerjanya tidak dipengaruhi oleh lingkungannya,
dengan demikan sistem ini tidak memperoleh masukan dari lingkungan
Sistem terbuka: di dalam proses kegiatannya memperoleh masukan atau
berhubungan secara dinamik dengan sistem yang lain di luar lingkungan
sistemnya, dengan demikian sistem ini terjadi suatu proses yang dinamis, yaitu
sistem dipengaruhi oleh sistem yang berada di luarnya dan pada gradasi tertentu
langsung atau tidak langsung keluaran suatu sistem terbuka dapat mempengaruhi
sistem terbuka lainnya.
Konsep Lingkungan
Lingkungan merupakan batas antara satu sistem dengan sistem lainnya. Makin
terbuka suatu sistem, makin perilakunya terpengaruhi oleh lingkungannya.
Lingkungan suatu sistem merupakan pembeda antara satu sistem dengan sistem
yang lain. Konsep lingkungan yang merupakan batas suatu sistem dapat
membantu untuk lebih memahami perbedaan antara sistem tertutup dan sistem
terbuka.
Konsep Interfase
Pendapat Kast dan Rosenzweig tentang konsep interfase, adalah suatu konsep
yang menggambarkan persatuan atau pertemuan antara satu sistem dengan
sistem yang lain. Makin terbuka suatu sistem seperti sistem kesehatan, makin
banyak wilayah persentuhannya.
Kata entropy tidak ada terjemahan yang tepat, istilah ini diambil dari kajian ilmu
termodinamika, yang menggambarkan suatu keadaan yang tidak teratur dalam
suatu sistem. Melalui istilah entropy dapat dipahami kemampuan dan keterbatasan
suatu sistem dalam mencapai fungsi dan tujuan.
Menurut Eddington yang dikuti Bertalanffy , dikutip kembali oleh Endang (2000),
entropy merupakan ”panah waktu” (the arrow of time). Misalnya tanpa entropy di
alam semesta ini maka tidak dapat dibedakan antara masa lalu dan masa yang
akan datang.
Konsep Keseimbangan
Salah satu konsep yang erat kaitannya dengan entropy adalah konsep
keseimbangan dinamik. (Van Gigch, 1974). Konsep kesimbangan dinamik adalah
kemampuan dan ketangguhan dari suatu sistem dalam mempertahankan
kelangsungan keberadaannya.
Konsep Haemostat
Konsep keseimbangan dinamik ini erat kaitannya dengan konsep haemostat
Konsep ini yang menjaga agar suatu sistem tetap terpelihara kseimbangannya
antara berbagai komponen yang terdapat di dalam sistem.
Prosedur kerja suatu sistem (yang selanjutnya akan disebut sistem terbuka) mengubah atau memproses masukan yang diperoleh dari lingkungannya
oleh sistem lain. Proses transformasi ini merupakan suatu proses yang bersifat
ritmik. Secara singkat prosedur kerja sistem adalah:
Agar suatu sistem dapat bertahan hidup dan dapat mempertahankan
keberadaannya diperlukan ketangguhan, kemampuan dan keseimbangan dalam
menjaga hubungannya dengan lingkungan. Untuk itu, sebuah sistem harus
mempunyai kemampuan untuk dapat menyesuaikan dirinya dan mempunyai
mekanisme serta dapat memelihara keseimbangan. Hal ini penting mengingat
pertama: agar tetap terpeliharanya keadaan keseimbangan, di mana berbagai
sistem selalu berada dalam keseimbangan dan seluruh sistem tetap serasi dengan
lingkungannya; kedua, mekanisme adaptasi diperlukan agar tercipta suatu
keseimbangan yang dinamis dari sebuah sistem.
Konsep Umpan Balik
Salah satu konsep yang harus diperhatian di dalam suatu sistem yang erat
kaitannya, baik dengan Konsep keseimbangan dinamik maupun konsep hierarki
adalah konsep umpan balik
Melalui proses umpan balik (baik yang bersifat positif maupun negatif), suatu
sistem yang teratur , secara berkesinambungan sebuah sistem akan tetap
memperoleh informasi yang akurat dalam menyesuaikan keberadaannya. Transformasi /
Proses Keluaran
B. ANALISIS SISTEM
Analisis sistem adalah cara berfikir berdasarkan teori umum sistem
(General System Theory). Teori umum sistem, menurut para pakar teori
manajemen, memberikan pengertian/definisi, sebagai berikut:
1. Boulding, analisis sistem adalah merupakan kerangka ilmu pengetahuan
(skeleton of science) yang dapat menyajikan suatu struktur teoritik secara
sistematis, di mana berbagai disiplin diarahkan, diintetegrasikan, dan
didayagunakan secara produktif.
2. Dalam konteks yang sama Berthalanffy (1979), mengemukakan bahwa :
teori umum sistem adalah ” merupakan suatu konsep yang bersifat
menyeluruh yang memandang sesuatu secara keseluruhan, di mana
keseluruhan itu lebih penting artinya daripada jumlah bagian-bagiannya”.
Dalam kaitan itu, menurut Berthalanffy minimal terdapat lima tujuan utama
teori umum sistem , yaitu:
a. Terdapat kecenderungan pengintregrasian berbagai ilmu alamiah dan ilmu sosial.
b. Pengintregasian itu tampaknya berpusat pada teori umum sistem. c. Teori-teori di atas mungkin merupakan instrumen penting dalam
bidang ilmu non fisik;
d. Mengembangkan prisip-prinsip untuk menyatukan berbagai bidang ilmu; dan.
3. Siagian (1988), mengatakan analisis sistem dewasa ini merupakan salah
satu alat bantu yang makin luas penggunaannya dalam analisis keputusan.
Selanjutnya Siagian mengemukakan bahwa berbeda model-model
matematis yang mengunakan angka-angka untuk menjelaskan situasi
tertentu, analisis sistem sesungguhnya merupakan sikap mental
seseorang dalam menghadapi dan menyelesaikan masalah.
4. Quade (1968), karakteristik analisis sistem adalah suatu pendekatan yang
sistimatik yang dapat membantu pimpinan (pengambil keputusan) dalam
memilih seperangkat tindakan melalui penelaahan yang menyeluruh dan
membandingkannya dengan berbagai konsekwensi.
5. Subrahmanyam (1971), pendapatnya tentang analisis sistem: Di dalam
mencari konsensus , pertimbangan berdasarkan nilai-nilai tertentu
merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam analisis sitem.
Analisis sistem hanyalah merupakan suatu teknik pengambilan keputusan.
Pada dasarnya analisis sitem merupakan forum dialog yang
berkesinambungan antara pengambil keputusan dan analis di mana si
pengambil keputusan meminta berbagai alternatif pemecahan masalah.
6. Dua pakar manajemen Cleland dan King (1988), menyatakan bahwa
analisis sitem merupakan suatu proses ilmiah, atau metodologi yang dapat
menggambarkan dengan jelas hubungan masalah dengan unsur-unsurnya.
Pada bagian lain mereka menambahkan bahwa analisis sistem merupakan
melalui suatu pengujian yang sistimatik dan sestemik serta membandingkan
berbagai altenatif berdasarkan sumber-sumber pembiayaan dan
keuntungan yang berkaitan dengan setiap altenatif.
Dan banyak lagi pendapat para pakar teori manajemen mengenai
pengertian analisis sistem ini.
Kajian analisis sistem ditujukan untuk menghindari berbagai kesalahan
yang berskala besar dan memberikan atau menyampaikan suatu daftar pilihan
kepada pengambilan keputusan yang menggambarkan berbagai ramuan
keefektifan perician biaya untuk dijadikan pertimbangan dalam menentukan
pilihan.
Teknik riset operasi berupaya menerapkan rumus-rumus matematika untuk memaksimumkan atau meminimumkan hambatan-hambatan suatu obyek. Riset
operasi berorientasi kepada berbagai masalah di mana unsur perhitungan sangat
dominan. Oleh karena itu, dalam riset operasi penggunaan konsep aplikasi ilmu
matematika memegang peranan yang sangat dominan dan bukan hanya sekedar
alat bantu untuk menentukan keputusan. Sebaliknya, analisis sistem
mengembangkan berbagai teknik untuk menentukan menganalisis berbagai
masalah yang kompleks begitu rupa, sedangkan perhitungan matematika hanyalah
merupakan dukungan terhadap keputusan yang telah diambil atau ditetapkan.
Untuk mengaplikasikan pendekatan sistem, menurut Quade (1968) dan
Subrahmanyam (1971) harus dilakukan melalui sebuah model karena model
Langkah-langkah mengaplikasikan pendekatan sistem menurut Suriasumantri
(1977) sangat sederhana. Langkah-langkah itu terdiri atas:
1) Merumuskan tujuan yang ingin dicapai;
2) Mengembangkan berbagai alternatif yang mungkin dapat dilakukan dalam
mencapai tujuan;
3) Menetapkan kriteria untuk melihat alternatif yang terbaik dari seperangkat
alternatif yang diajukan;
4) Memilih alternatif terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dari
seperangkat alternatif yang diajukan tersebut.
Guna mendukung ke 4 (empat) langkah dalam pengkajian Sistem Analisis,
teknik yang dipergunakan untuk mengembangkan alternatif-alternatif dalam
mencapai suatu tujuan tertentu bisa bersifat analitik atau intuitif. Dalam hal-hal
tertentu maka proses kreatif dianjurkan untuk menemukan alternatif yang bersifat
baru dan segar. Sistem analisis sering bersifat tidak efektif, bila alternatif yang
diajukan bersifat itu-itu juga.
Teknik-teknik berpikir kreatif seperti brainstorming, disarankan untuk
dipergunakan dalam mengembangkan alternatif yang benar-benar baru. Walaupun
demikian dalam memilih alternatif-alternatif yang diajukan tersebut kita tetap
berpegang kepada prinsip-prinsip ekonomi dalam mengalokasikan
sumber-sumber ekonomis secara efisien. Salah satu teknik yang dipakai untuk melakukan
Teknik ini mempergunakan moneter, umpamanya rupiah, sebagai alat pengukur
input dan out put.
Dengan membandingkan ratio input dan output dari berbagai yang
dipandang alternatif, maka kita bisa menetapkan ratio alternatif mana yang
dipandang dari prinsip ekonomi bersifat paling efisien. CBA adalah salah satu
teknik ekonomi yang sudah dikenal.
Sekitar tahun 1950 oleh RAND Corporation, yang juga mengembangkan
konsep Sistem Analisis, diciptakan suatu teknik baru yang disebut Cost
Effectiveness Analysis (CEA). Teknik ini mempergunakan besaran moneter untuk
mengukur input tetapi mempergunakan besaran lain untuk mengukur output. Atau
meminjam perkataan Hovey: ”CEA adalah model di mana input diberi harga tetapi
output tidak”.
Pada mulanya , ketika Sistem Analisis dipergunakan untuk
mengembangkan sistem persenjataan Amerika Serikat, (CEA) ini menggunakan
satu variabel untuk mengukur efektivitas suatu alternatif, umpamanya efektivitas
suatu sistem persenjataan untuk membunuh manusia per unit sistem
persenjataan itu. Jadi jika terdapat dua sistem persenjataan yang mempunyai
ongkos yang sama untuk membuatnya, tetapi sistem X mempunyai efektivitas
pembunuh 1000/unit, sedangkan sisten Y 1200/unit, maka berdasarkan pengkajian
CEA yang menggunkan prinsip ekonomi akan dipilih sistem Y sebagai altenatif
Tetapi ketika Planning-Programing – Budgeting – System (PPBS), yang
mempergunakan sistem analisis sebagai komponennya, diterapkan dalam sistem
anggaran Pemerintah Federal Amerika Serikat dalam tahun 1965, ditemui
berbagai kesulitan dalam menerapkannya. Salah satu kesukarannya adalah
bahwa dalam berbagai program , terutama program dibidang sosial, kegunaan
suatu program tidak bersifat tunggal melainkan jamak. Oleh sebab itu maka
dikembangkanlah CEA di mana efektivitas dari sebuah alternatif tidak diukur oleh
satu variabel tetapi oleh seperangkat variabel yang relevan dengan kegunaan
program tersebut. Dalam hal ini, umpamanya, suatu program transmigrasi tidak
saja diukur dari banyaknya penduduk yang bisa ditransmigrasikan, tetapi juga
dimasukan kedalam pengukuran efektivitasnya dampak positif terhadap
perkembangan ekonomi, sosial-budaya, pemerataan pendidikan dan ketahanan
nasional. Demikian juga, dalam memperhitungkan ongkosnya, yakni harga input
yang harus dibayar, kita tidak sekedar menghitung besaran dimensi ekonomis
yang diinvestasikan, tetapi sekaligus juga ongkos-ongkos lain, umpamanya
ongkos (resiko) kestabilan politis. Tetapi untuk memudahkan analisis, maka resiko
seperti ini tidak dibebankan kepada input, melainkan kepada output, tentu saja
dengan penafsiran yang terbalik.
Sebuah input yang mengandung resiko negatif bukan berarti suatu
keuntungan (benefit atau efectiveness) melainkan suatu kerugian. Dengan
membandingkan jumlah dimensi moneter pada satu pihak , dengan seperangkat
kita bisa membandingkan posisi relatif program tersebut terhadap alternatif
program-program yang lain.
Tentu saja pengukuran seperangkat dimensi non ekonomis mempunyai
implikasi lain yakni pertama, variabel non-ekonomis sukar diukur dengan eksak ,
kedua, bagaimana caranya kita menentukan posisi relatif variabel yang satu dengan variabel yang lain. Katakan saja kita mempunyai sebuah program yang
efektifitasnya diukur dengan 10 variabel; maka masalah yang dihadapi adalah :
bagaimana menggabungkan dimensi 10 variabel tersebut menjadi satu dimensi
yang komposit yang memungkinkan dilakukan perbandingan secara rasional
dengan dimensi input?
Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah ini
adalah dengan memberikan bobot kepada tiap-tiap variabel, yang demikian,
memungkinkan kita membentuk dimensi komposit secara sistemats dan rasional.
Tetapi dalam pendekatan seperti ini masih terdapat kesukaran, yakni, bahwa tidak
semua variabel non ekonomi dapat diukur secara kuantitatif. Tetapi hal seperti ini
tidak usah membuat kita pesimis, bahwa seakan-akan analisis dari sekian variabel
non ekonomis yang sukar diukur adalah tidak mungkin dilakukan. Secara kreatif
kita kembangkan teknik analisis yang sesuai dengan permasalahan. Sistem
Analisis tidak bermaksud untuk menggantikan peranan intuisi dan pertimbangan
dalam menarik suatu kesimpulan dengan formula matematika.
Analisis menurut Fisher, bertujuan untuk lebih mempertajam intuisi dan
Demikian juga upaya yang dipaksakan untuk mengkuantifikasikan variabel
kualitatif yang tidak mungkin untuk diukur secara kuantitatif, bukan saja merupakan
upaya yang ”dibuat-buat” tetapi juga berbahaya, yang akan merusak kesimpulan
analisis secara keseluruhan. Beberapa variabel seperti kesetabilan politik atau
tingkat moral sukar untuk diukur dengan akurat, dan oleh sebab itu, sebaiknya
tetap dibiarkan dalam dimensi kualitatif.
Beberarapa analis, karena kesukaran seperti di atas, cenderung untuk
menghilangkan variabel-variabel yang sukar diukur secara kuantitatif. Seorang
analis yang baik, menurut Rowen , mempunyai tiga karakteristik yakni:
(1) Tidak ”memberikan” angka kepada unsur yang tidak dapat
dikuantifkasikan;
(2) Tidak melupakan unsur-unsur yang tersirat (intangibel); dan
(3) Tidak mengenyampingkan evaluasi yang bersifat subyektif dan pertimbangan yang matang.
Langkah-langkah dalam Sistem Analisis bersifat sistematik, analitik, rasional
dan tersurat. Pada tahap-tahap tertentu dalam Sistem Analisis penelitian ilmiah
bisa membantu analisis dengan memberikan masukan yang kemudian digunakan
sebagai premis atau fakta bagi analisis selanjutnya.
Tentu saja dari sifat sistematik, rasional, analitik dan tersurat didasarkan
kepada data atau informasi yang obyektif tetap merupakan kerangka dasar
dan demokratis yang merupakan jiwa dari pengambilan keputusan dalam
organisasi yang modern.
Wright, umpamanya , menolak tuduhan bahwa Sistem Analisis bersifat
otokratik; bahkan sebaliknya, dia menjawab, Sistem Analisis adalah salah satu
kegiatan intelektual yang sangat demokratis, dengan bersedia untuk
mempergunakan metode mana saja, yang berguna untuk sampai kepada
kesimpulan yang tepat. Memang dalam era komputerisasi Sistem Analisis dengan
mengenyampingkan variabel-variabel kualitatif serta pertimbangan yang bersifat
intuitif, Sistem Analisis dalam bentuk komputer print – out menjadi penentu
keputusan. Tetapi belajar dari kesalahan, para analis sudah lebih dewasa, mereka
mau mendengarkan berbagai pendapat dan informasi yang relevan dengan
persoalan yang diajukan, untuk dikaji dan diperdebatkan. Dan Sistem Analisis ini,
meminjam perkataan Enthoven, menyediakan aturan-aturan yang logis untuk
debat yang bersifat konstruktif dan bermanfaat.
Secara teoritis tidak ada permasalahan dalam proses Sistem Analisis yang
tidak dapat dipecahkan; lewat akal sehat, berfikir logis, dan kalau dirasa perlu;
mengadakan penelitian ilmiah mengenai sesuatu hal yang diperdebatkan.
Tetapi justru di sini juga terletak kelemahan dari Sistem Analisis. Quade,
umpamanya, menuduh Sistem Analisis sarat dengan intuisi dan
pertimbangan-pertimbangan, yang jauh dari bersifat obyektif , cenderung untuk bersifat parokial,
partisan, dan terbelenggu oleh kepercayaan yang kita agungkan. Kelemahan
benar-benar paling baik tidak termasuk kedalam serangkaian alternatif yang
diajukan.
Kesalahan yang biasa dilakukan dalam menerapkan Sistem Analisis
diberikan oleh Mc Kean, sebagai berikut:
1) Melupakan besar absolut dari biaya atau tujuan;
2) Merumuskan tujuan yang salah atau besar tujuan yang salah;
3) Melupakan ketidak pastian;
4) Melupakan dampak program terhadap kegiatan-kegiatan lainnya;
5) Mengambil konsep yang salah mengenai biaya;
6) Melupakan dimensi waktu;
7) Mempergunakan test yang dipaksakan; dan
8) Menerapkan kriteria yang baik terhadap permasalahan yang salah.
Disamping itu, menurut Quade, sering terjadi ”isyu” sampingan dijadikan sebagai
kriteria serta kealpaan untuk tidak menilai proses analisis.
Sistem Analisis sering tidak dapat diterapkan sepenuhnya dalam mencari
pemecahan masalah, terutama yang menyangkut keputusan politis, di mana
seperti dikatakan Schlesinger: bahwa wilayah politis mempunyai logika tersendiri
yang berbeda dengan Sistem Analisis.
Didasarkan pada uraian di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem
merupakan suatu metode yang sangat mendasar untuk memahami hubungan
sistem dengan lingkungannya. Dalam pengertian umum analisis sistem merupakan
pedoman berpikir yang menyajikan suatu kerangka kerja yang dapat digunakan
oleh metode analisis lainnya. Oleh karena sifatnya yang sangat mendasar
tersebut, maka analisis sistem dapat diterapkan pada berbagai tingkatan yang
sifatnya sangat rumit.
Penerapan analisis sistem yang paling sederhana adalah suatu cara
berpikir, tetapi sebaliknya analisis sistem juga dapat diterapkan pada bentuk yang
sangat rumit dengan mempergunakan berbagai perhitungan rumus matematika
yang paling cangih. Keluwesan penerapan analisis sistem merupakan metode
yang dapat digunakan untuk berbagai penerapan dalam memecahkan berbagai
tingkatan masalah.
C. PENDEKATAN SISTEM
Sebagaimana telah diutarakan pada uraian terdahulu, bahwa pendekatan
sistem adalah cara berpikir dengan menggunakan konsep sistem.
Johnson, Kast, dan Rosenzweig (1973) mengemukakan bahwa pendekatan
sistem adalah cara berpikir untuk mengatur tugas, melalui suatu kerangka yang
melukiskan faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal sehingga merupakan
Sejalan dengan ketiga pakar di atas, Van Gigch (1974) mengemukakan,
bahwa pendekatan sistem merupakan desain metodologi, kerangka kerja
konseptual, metode ilmiah baru, teori keorganisasian, sistem manajemen, metode
rekayasa riset operasi, dan metode untuk meningkatkan efisiensi biaya serta
metode untuk menerapkan teori umum sistem.
Sebagai desain metodologi, pendekatan sistem merupakan alat bantu bagi
para pengambil keputusan dengan cara mempertimbangkan semua
permasalahan yang berkaitan dengan keputusan yang akan diambil. Sedangkan
pendekatan sistem sebagai kerangka konseptual bertujuan untuk mencari
berbagai persamaan dan berbagai kecenderungan fenomena yang ada dengan
menggunakan analisis multidisiplin.
Sebagai metode ilmiah baru, pendekatan sistem mencoba mewujudkan
cara berpikir baru yang dapat diaplikasikan, baik terhadap ilmu-ilmu perikehidupan
maupun terhadap ilmu-ilmu perilaku. Pendekatan sistem merupakan salah satu
metode ilmiah baru yang telah turut melengkapi paradigma metode ilmah yang
sudah ada.
Pada tabel 1 berikut ini dapat dilihat persandingan antara metode ilmiah
yang sudah sejak lama ada dengan pendekatan sisem sebagai pardigma metode
ilmiah baru.
Tabel 1: Persandingan Metode Ilmiah yang Sudah Sejak Lama Ada dengan Pendekatan Sisem Sebagai
Metode Ilmiah Baru.
Metode Ilmiah yang Sudah Ada
1. Merupakan paradigma berpikir yang mempuyai landasan ontologis, epistemologis dan aksiologis.
2. Dalam proses kegiatan memper-gunakan logika deduktif dan induktif 3. Merupaan cara berpikir untuk
memecakan masalah 4. Bersifat atomistik
5. Bersifat analistis, berorientasi pada pemecahan masalah sampai tuntas
6. Berorientasi pada proses
7. Penerapannya ditujukan kepada hal-hal yang lebih bersifat teknis 8. Dalam organisasi sering digunakan
untuk keputusan para pelaksana
9. Proses kegiatan terdiri atas: a. Perumusan masalah b. Penyusunan kerangka
berpikir
c. Perumuan hipotesis d. Pengujian hipotesis e. Penarikan kesimpulan 10. Bersifat vertikal
1. Merupakan paradigma berpikir yang mempuyai landasan ontologis, epistemologis dan aksiologis.
2. Dalam proses kegiatan memper-gunakan logika deduktif dan induktif 3. Merupakan cara untuk memecakan
masalah
4. Bersifat holistik
5. Bersifat analistis, sistematik dan sistemik, berorientasi pada kebijakan 6. Berorientasi pada keluaran
7. Penerapannya ditujukan kepada hal-hal yang lebih bersifat kompleks dan rumit
8. Dalam organisasi sering digunakan untuk keputusan para pengambil keputusan
9. Proses kegiatan terdiri atas: a. Perumusan masalah b. Penelitian c. Penilaian d. Penelaahan e. Pemeriksaan f. Pelaksanaan 10.Bersifat vertikal
Sumber: Makalah kelompok Mahasiswa Semester I PPs IKIP Jakarta, 1986.
Dari hasil kajian kepustakaan menunjukkan bahwa pendekatan sistem telah
digunakan sebagai pendekatan ilmiah dalam pemecahan berbagai masalah.
Parsaons (1964) seorang pakar sosiologi telah mengadopsi pandangan umum
teori sistem dan dijadikan dasar dalam penelitian kelompok sosial. Di dalam ilmu
ekonomi pendekatan sistem telah diterapkan secara meluas dalam ekonomi
modern. Konsep sistem merupakan salah satu konsep dasar dalam teori dan
praktik ekonomi. Hal ini pula barangkali yang menjadi dasar konsep teori
penawaran dan permintaan (supply and demand) dalam teori dan praktik ekonomi.
tertutup, bergerak menuju model ekonomi keseimbangan dinamis seperti pada
sistem terbuka. Kalau diperhatikan dewasa ini, interdependensi dan interelasi
penawaran dan permintaan barang dan jasa sudah tidak lagi dalam ruang lingkup
nasional, namun sudah mencakup penawaran dan permintaan yang bersifat
global. Globalisasi perekonomian dunia sudah merupakan fenomena yang
sekarang sedang terjadi. Interdependensi dan globalisasi di bidang ekonomi
menurut Naisbitt dan Aburdene (1990) merupakan salah satu kecenderungan
yang akan mempengaruhi kehidupan manusia dipenghujung abad ke 20 dan di
awal abad ke 21.
SIBERNETIK
Sibernetik (cybernetics) adalah suatu cabang ilmu yang menaruh
kepedulian terhadap masalah-masalah komunikasi dan arus informasi sebagai
salah satu sistem yang bersifat kompleks.
Dewasa ini manusia di seluruh dunia menaruh kepedulian terhadap
berbagai jenis polusi dan perusakan lingkungan hidup. Kerusakan lingkungan
hidup yang disebabkan oleh perilaku manusia secara kontroversi digambarkan
oleh hasil penelitian Meadows, Randers dan Behres III (1972). Akumulasi tindakan
perseorangan dapat berpengaruh terhadap perubahan lingkungan secara drastis.
Dewasa ini sudah sangat disadari oleh semua pihak bahwa perusakan lingkungan
hidup akan menjadi bumerang terhadap kehidupan manusia itu sendiri. Oleh
oranisasi non pemerintah yang berusaha menjaga keseimbangan dan kelestarian
lingkungan hidup ini. Pemeliharaan keseimbangan lingkungan hidup berarti
memelihara siklus kehidupan, dan untuk menjaga siklus kehidupan sejak lama
sudah dikenal salah satu cabang ilmu yang sifatnya multidisiplin yaitu ilmu tentang
lingkungan hidup atau ekologi. Salah satu hukum dasar dari ekologi , yaitu segala
sesuatu yang berkaitan dengan segala sesuatu itu merupakan salah satu konsep
dasar pendekatan sistem.
Sebagaimana telah dikemukakan pada uraian terdahulu bahwa Amerika
Serikat telah menerapkan pendekatan sistem di dalam sistem pertahanan dan
keamanan sebagaimana diuraikan dalam buku yang berjudul System Analysis and
Policy Planning Aplication in Defense yang diedit oleh E. Quade dan W. I. Boucher
di mana beberapa pendapatnya telah diikuti dalam tulisan ini.
Dalam teori organisasi dan manajemen modern, menurut Kast dan
Rosenzweig (1974), mengemukakan bahwa pendekatan sistem merupakan suatu
kerangka kerja yang bersifat integratif dalam teori dan pratik organisasi dan
manajemen. Selzniek (1966), telah menggunakan analisis struktural dan
pendekatan sistem dalam penelitian organisasi pemerintahan dan organisasi yang
besar dan kompleks.
D. MANAJEMEN SEBAGAI SISTEM
Pendekatan sistem digunakan dalam pembahasan manajemen, hal ini
bidang manajemen. Sesungguhnya masih ada gerakan yang lebih mutakhir dalam
administrasi ialah contingency atau pendekatan situasional (Robbin, 1982,h. 46)
namun pendekatan ini tidak dipilih mengingat pendekatan sistem itu sendiri bisa
merangkul pendekatan situasional berkat keterbukaannya terhadap lingkungan
Misalnya bila masyarakat dan kebijakan atau peraturan pemerintah berubah,
maka institusi atau manajemen akan mengubah diri pula agar selaras dengan
kemauan masyarakat dan pemerintah.
Organisasi sebagai Sub Sistem
Hersey (1978, h. 8) membagi organisasi menjadi sub sistem, yaitu sub
struktur, teknologi, manusia, dan informasi dengan tujuan ada
ditengah-tengah.Sementara itu Kast (1974) menyatakan organisasi sebagai sub sistem
lingkungannya yang lebih besar yang berorientasi kepada tujuan, yang
mencakup sub sistem teknik, struktur, psikologi sosial, dan manajemen.
Pandangan ke dua ini didukung oleh Johson (1973).Dan ada pula akhli lain yang
tidak menyebutkan bagian-bagian organisasi itu sebagai sub sistem tetapi
dengan elemen-elemen organisasi, yaitu elemen tujuan, orang-orang, struktur,
teknik, dan informasi (Shrode, 1974, h. 8).
Pendapat keempat ahli di atas tidak persis sama tentang macam-macam
sub sistem suatu organisasi. Sub sistem yang mereka sudah sepakati bersama
ialah struktur, teknik, orang-orang, dan informasi. Yang belum mendapatkan
Ada yang mengatakan tujuan ada di tengah-tengah organiusasi sbagai
pengendali sub sistemnya, ada yang mengatakan organisasi berorientasi kepada
tujuan, dan ada pula yang memandang tujuan sebagai salah satu elemen
organisasi. Pernyataan pertama dan kedua menekankan kepada peranan tujuan
sedangkan pernyataan ketiga menekankan pada satu segi yang tidak dapat
disamakan atau digabungkan dengan segi yang lain. Memang benar tujuan
memegang peranan tertentu namun ia benar pula sebagai sesuatu yang berdiri
sendiri. Ini berarti tujuan dapat dipandang sebagai salah satu sub sistem oranisasi.
Manajemen dipandang sebagai sub sistem organisasi, hanya dikemukakan
oleh dua dari keempat ahli tersebut di atas. Namun demikian hal ini bisa diterima
mengingat manajemen ini juga berdiri sendiri seperti halnya dengan sub sistem –
sub sistem yang lain, yang tidak dapat digabungkan dengan bagian-bagian
organisasi lainnya.
Bagaimana halnya dengan lingkungan? Lingkungan hanya dipandang
sebagai sura sistem, yaitu sistem-sistem yang berada di sekeliling sistem
organisasi. Organisasi ada di tengah-tengah lingungannya. Hal ini memang
meruupakan kenyataan, kita dapat mengamatiu sendiri di lapangan lebihj-lebh
sistem ang bersifat terbuka. Tatai dalam pembahasan manajemen sebagai
sistem, lingkungan ini dimasukkan sebagai salah satu sub sistemnya. Sebab
menangani kesehatan tidak terlepas dari keadaan dan usaha lingkungan.
Dengan demikian organisasi sebagai sistem terdri dari sub sistem tujuan,
lingkunganya. Sistem kesehatan adalah merupakan sub sistem dari sistem
lingkungan yanglebih besar. Sistem kesehatan memiliki supra sistem yang disebut
lingkungan.
Administrasi sebagai Sub Sistem
Administrasi adalah bentuk kerja sama antara para aggota organisasi untuk
merealisasi cita-cita mereka. Administrasi merupakan suatu proses untuk
mewujudkan tujuan organisasi. Dalam hal ini yang banyak terlibat dalam proses
adalah isi organisasi itu, sdangkan lingkungan hanya aktif bila diperlukan saja
secara insidental. Proses kerja sama itu selalu dituntun oleh tujuan , sementara itu
tujuan tetap dia, ia hanya sebagai lamang yang terpampang sebagi gambaran
aspirasi yang akan dikejar. Ini berarti administrasi sebagai suatu proses kerja
sama hanya mencakup sub sistem manajemen, struktur, teknik, personalia,dan
informasi saja.
Bagaimana halnya dengan manajemen sebagai suatu kesatuan yang berdiri
sendiri, sebagai suatu sistem? Shrode (1974, h. 157) menyebutkan
dimensi-dimensi manajemen sebagai berikut : (1) management by objective, (2)
mangement by techniques, (3) management by structure, (4) management by
people, (5) management by information. Kalau kita konsisten dengan pendirian
bahwa tujuan adalah sesuatu yang diam hanya sebagai target atau ukuran yang
akan dikejar, maka tujuan tidak perlu dipandang sebagai sub sistem manajemen.
Bila ketiga sistem yang telah diuraikan di atas yaitu sistem organisasi,
adminsitrasi, dan manajemen dibuat bagannya akan tampak sebagai berikut:
Organisasi sebagai sistem: - Sub sistem tujuan di tengah. - Sub sistem manajemen di luarnya. - Sub sistem struktur, teknik,
persona-lia , dan informasi pada keempat lingkungan yang mengelilingi.
- Lingkungan pada lingkaran paling luar
Administrasi sebagai sistem: - Sub sistem manajemen ditengah - Sub sistem stuktur, teknik,
mengelilingi
Manajemen sebagai sistem: - Sub sistem struktur
- Sub sistem teknik - Sub sistem personalia - Sub sistem informasi
- Sub sistem lingkungan/masyarakat Bagan: Organisasi sebagai sistem, administrasi sebagai sistem, dan manajemen sebagai sistem
Bila melaksanakan manajemen secara sistem, berarti memberi perhatian
dan perlakuan dengan proposi yang relatif sama kepada sub sistem-sub
sistemnya. Tidak dibenarkan manajer hanya memperhatikan beberapa saja dari
sub sistemnya dengan menomor duakan sub sistem lainnya. Misalnya kalau ingin
memajukan kesehatan hendaknya perhatian terhadap perbaikan informasi dan
personalia sama intensitasnya dengan perhatian terhadap perbaikan teknik dan
pelayanannya. Dengan memberi perhatian dan perlakuan yang relatif sama
terhadap sub sistem – sub sitem manajemen yang diharapkan jalan organisasi
pelayanan kesehatan tidak timpang. Sub sistem-sub sistem itu akan semakin
meningkat secara serempak dan terpadu melaksanakan misi kesehatan
membentuk manusia sehat sejahtera yang dilandasi oleh nilai-nilai serta
norma-norma yang berlaku di masyarakat.
Fungsi-fungsi menajemen, seperti perencanaan, koordinasi/organisasi,
pengarahan , dan kontrol/pengawasan akan terjadi pada setiap sub sistem
tugas-tugas manajemen itulah yang perlu dikenakan secara relatif sama dan
