Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) Dan Insidental Pada Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung
Hendria Tony Fristanto
hendriatony@ymail.com
ABSTRACT: An educational institution requires a good administration to serve the needs of the
community. Administration of financial payment processing student at SMK Muhammadiyah Tinatar Punung which is still conventional data recording carried into the general ledger because the process can be time-consuming, often a mistake and still be archival data storage. To overcome these problems need to be made of a computerized information system. The research method I used is descriptive method with case study research in SMK Muhammadiyah Tinatar Punung, data collection by observation and interview. While the tools used, among others, the PHP programming language, MySQL database, the system development tool flow folder, context diagrams, data dictionary, relational table. The system is built is expected to support the administration of payment systems including new student input, the input system of tuition payment, the payment of incidental input system, making it easier to search student data required and in terms of making a monthly report more quickly and on time
Keywords: Information Systems, payment administration, tuition and incidental
ABSTRAKSI: Suatu lembaga pendidikan memerlukan pengelolaan administrasi yang baik untuk
melayani kebutuhan masyarakat. Pengolahan administrasi pembayaran keuangan siswa di SMK Muhammadiyah Tinatar Punung masih bersifat konvensional dimana pencatatan data dilakukan ke dalam buku besar karena proses dapat menyita waktu, sering terjadi kekeliruan dan penyimpanan data masih berupa arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu dibuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Metode penelitian yang penulis gunakan yaitu metode deskriptif dengan penelitian studi kasus di SMK Muhammadiyah Tinatar Punung, pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara. Sedangkan alat bantu yang digunakan antara lain, bahasa pemograman PHP, database MySQL, alat bantu pengembangan sistem yakni flow map, diagram konteks, kamus data, tabel relasi. Sistem yang dibangun diharapkan dapat mendukung kegiatan pembayaran administrasi diantaranya sistem input siswa baru, sistem input pembayaran SPP, sistem input pembayaran insidental sehingga mempermudah dalam pencarian data siswa yang diperlukan dan dalam hal pembuatan laporan bulanan lebih menjadi cepat dan tepat waktu
Kata Kunci : Sistem Informasi, administrasi pembayaran, SPP dan insidental
1.a. Latar Belakang Masalah
Salah satu informasi yang sangat dibutuhkan oleh Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung yaitu informasi mengenai Sumbangan Pembinaan Pendidikan serta pembayaran Insidental siswa. Informasi ini sangat berpengaruh demi kelancaran proses belajar dan memaksimalkan fasilitas yang ada di Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung tersebut. ( Observasi, 2013 )
Pada dasarnya pengolahan data keuangan siswa untuk membuat laporan data keuangan bulanan bukan tidak mungkin dilakukan secara manual, akan tetapi mengingat permasalahannya adalah media penyimpanan data tidak terkomputerisasi dan masih berupa arsip, sehingga dalam pencarian data membutuhkan waktu yang lama karena harus mencari dan mencocokan arsip-arsip. Untuk itu, perlu suatu sistem yang terintegrasi dengan pemakaian teknologi komputer guna mencapai dan mempercepat proses pemasukan data dan pelaporan. ( Wawancara, Tata Usaha, 2013)
Dilihat dari sistem yang berjalan mulai dari proses pendataan siswa hingga pembayaran keuangan siswa ini masih kurang efektif dan kurang efisien dimana dalam pencatatan terutama dalam pembayaran SPP dan Insidental dilakukan secara berulang-ulang sehingga menyebabkan proses yang lama dalam mengolah data-data dan dapat menghabiskan waktu terutama untuk menentukan sebuah keputusan dalam menindaklanjuti informasi yang di dapat dari siswa.
1.b. Rumusan Masalah
Pembayaran SPP dan insidental di SMK muhammadiyah Tinatar punung masih konfensional dan belum terkomputerisasi dengan baik.
1.c. Batasan Masalah
1. Obyek penelitian ini di SMK
Muhammadiyah Tinatar Punung.
2. Sistem administrasi yang terdapat pada sistem informasi ini disesuaikan dengan pedoman sistem administrasi
yang terdapat pada SMK Muhammadiyah Tinatar Punung.
3. Dalam pembuatan Sistem informasi Pembayaran SPP dan Insidental ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL.
1.d. Tujuan Penelitian
Menghasilkan sistem informasi Pembayaran SPP dan Insidental SMK Muhammadiyah Tinatar Punung.
1.e. Manfaat Penelitian
1. Memberikan kemudahan SMK
Muhammadiyah Tinatar Punung khususnya Bagian Tata Usaha dalam pengolahan Sistem Administrasi pembayaran SPP dan Insidental.
2. Mengefisiensikan waktu dalam proses penginputan data siswa baru serta proses pembayaran Insidental dan SPP siswa sehingga dapat lebih cepat, tepat dalam penyimpanan serta pembuatan laporan dapat teratur dengan baik pada SMK Muhammadiyah Tinatar.
3. Mempermudah pengelolahan
administrasi pembayaran SPP dan Insidental yang sebelumnya masih menggunakan sistem konvensional menjadi terkomputerisasi.
2.a. Sistem
Dalam mendefinisikan sistem, menurut Jogiyanto [2005:1] terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut :“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu” Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” (Linda, 2011: 5)
2.b. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Kadir, 2009). Secara teknis sitem informasi dapat didefenisasikan sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk
menunjangpengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi (Laudon, K C dan Laudon, J.P, 2007:27).
2.c. PHP
PHP singkatan dari PHP: Hypertext Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa script server-side dalam pengembangan web yang disisipkan dalam dokumen HTML
Penggunaan PHP memungkinkan web dapat dinamis sehingga maintenance situs web tersebut menjadi lebih mudah dan efisien. PHP merupakan software Open-source yang disebarkan dan dilisensikan secara gratis serta dapat di download secara bebas dari situs resminya http://www.php.net. (Kasiman P:2006:2)
2.d. MySql
MySQL (My Structure Query Language) adalah salah satu DataBase Management System (DBMS). MySQL berfungsi untuk mengelola database menggunakan bahasa SQL. MySQL bersifat open source sehingga kita bisa menggunakannya secara gratis. Pemrograman PHP juga sangat mendukung/support dengan database MySQL. (Anhar, ST : 45)
2.e. Kajian Pustaka
Pada Tahun 2012 Yuanita melakukan penelitian dengan judul Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (SPP) Dan Dana Sumbangan Pendidikan (DSP) Siswa Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku dengan masalah yang diangkat dalam penelitiannya adalah Suatu lembaga pendidikan memerlukan pengelolaan manajemen yang baik untuk melayani kebutuhan siswa. Untuk itu proses pendataan siswa baru yang benar serta administrasi keuangan siswa sangatlah berperan di lembaga pendidikan tersebut. Salah satu informasi yang sangat dibutuhkan oleh Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku yaitu informasi mengenai pembayaran dana sumbangan pembangunan (DSP) serta pembayaran iuran bulanan siswa, informasi ini sangat berpengaruh demi kelancaran proses belajar dan memaksimalkan fasilitas yang ada di Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku tersebut.
Pada dasarnya pengolahan data keuangan siswa untuk membuat laporan data keuangan bulanan bukan tidak mungkin dilakukan secara manual, akan tetapi mengingat permasalahannya adalah media penyimpanan data tidak terkomputerisasi dan masih berupa arsip, sehingga dalam pencarian
data membutuhkan waktu yang lama karena harus mencari dan mencocokan arsip-arsip. Untuk itu, perlu suatu sistem yang terintegrasi dengan pemakaian teknologi komputer guna mencapai dan mempercepat proses pemasukan data dan pelaporan.
Dilihat dari sistem yang berjalan mulai dari proses pendataan siswa hingga pembayaran keuangan siswa ini masih kurang efektif dan kurang efisien dimana dalam pencatatan terutama dalam pembayaran SPP dan DSP dilakukan secara berulang-ulang sehingga menyebabkan proses yang lama dalam mengolah data-data dan dapat menghabiskan waktu terutama untuk menentukan sebuah keputusan dalam menindaklanjuti informasi yang di dapat dari siswa. Pada penelitian ini, peneliti mengambil judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) dan Insidental Pada Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah Tinatar Punung” Suatu lembaga pendidikan memerlukan pengelolaan administrasi yang baik untuk melayani kebutuhan masyarakat. Pengolahan administrasi pembayaran keuangan siswa di SMK Muhammadiyah Tinatar Punung masih bersifat konvensional dimana pencatatan data dilakukan ke dalam buku besar karena proses dapat menyita waktu, sering terjadi kekeliruan dan penyimpanan data masih berupa arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut perlu dibuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Metode penelitian yang penulis gunakan yaitu metode deskriptif dengan penelitian studi kasus di SMK Muhammadiyah Tinatar Punung, pengumpulan data dengan cara observasi dan wawancara. Sedangkan alat bantu yang digunakan antara lain, bahasa pemograman PHP, database MySQL, alat bantu pengembangan sistem yakni flow map, diagram konteks, kamus data, tabel relasi.
Sistem yang dibangun diharapkan dapat mendukung kegiatan pembayaran administrasi diantaranya sistem input siswa baru, sistem input pembayaran SPP, sistem input pembayaran insidental sehingga mempermudah dalam pencarian data siswa yang diperlukan dan dalam hal pembuatan laporan bulanan lebih menjadi cepat dan tepat waktu
3.a. Analisis Hasil Wawancara
Dari hasil wawancara dengan Kepala sekolah SMK Muhammadiyah Tinatar dan Kepala Tata Usaha sekolah SMK Muhammadiyah Tinatar diperoleh informasi tentang sistem pembayaran SPP Dan Insidental sebagai berikut:
1. Sistem Pembayaran di sekolah SMK Muhammadiyah Tinatar menggunakan sistem konvensional yaitu menggunakan catatan dengan buku besar
2. Pencarian data siswa yang membayar dan juga siswa yang terlambat melakukan pembayaran masih dilakukan secara manual dengan membuka dokumen.
3.b. Analisis Kebutuhan Sistem
Berikut adalah kebutuhan fungsional dari sistem yang akan dibuat:
1. Sistem harus dapat menampung data pembayaran SPP dan insidental siswa SMK Muhammadiyah tinatar.
2. Sistem harus dapat memberikan fasilitas pencarian data siswa yang sudah membayar maupun yang belum membayar.
3. Sistem harus dapat digunakan untuk menginputkan data siswa, data biaya bulanan SPP dan insidental dan dapat digunakan untuk transaksi pembayaran siswa yang dilakukan oleh petugas tata usaha SMK Muhammadiyah Tinatar Punung
3.c. Kerangka Pemikiran
3.c. Perancangan Tabel Database
Tabel siswa ini untuk menampung data siswa SMK Muhammadiyah tinatar dari kelas satu sampai kelas tiga dengan keterangan sebagai berikut:
Nama tabel : siswa
Fungsi : Menyimpan data siswa
Kunci : id_siswa
Tabel. Tabel Siswa
Medan Tipe Lebar
id_siswa int 5 nis int 19 nama varchar 35 ttl date alamat Text kelas varchar 10 Id_jurusan int 5
Tabel. Tabel Jurusan
Medan Tipe Lebar
id_jurusan int 5 nama_Jurusan varchar 30 3.d. Diagram Konteks
3.e. Data Flow Diagram
1.0 Input data Siswa baru 3.0 Input data pembayaran 2.0 Cetak data pembayaran 4.0 Siswa melakukan pembayaran 5.0 Cetak laporan pembayaran Kepala Sekolah Bendahara
Siswa Data siswa
Data pembayaran Siswa baru Siswa baru
Data pembayaran Data pembayaran Data pembayaran laporan Laporan pembayaran Data pembayaran Data siswa
3.f. Ralasi Tabel Database
3.g. Perancangan Desain Interface Sistem
Gambar Halaman Login
Gambar Halaman Tambah Siswa
3.h. Pembuatan Sistem Informasi Pembayaran
Pembuatan Sistem Informasi Pembayaran iuran SPP dan Insidental dimulai dengan pembangunan basis data (database), yang digunakan untuk menyimpan semua data hasil input Pembayaran SPP dan Insidental. Perangkat lunak database yang digunakan penulis yaitu “AppServ” dan melakukan proses instalasi perangkat lunak tersebut.
Setelah instalasi database dilanjutkan dengan membuka Internet Explorer dan menulis alamat http://localhost/phpmyadmin. Penulis membuat database dengan nama “sppsmk”.
Gambar Buat database baru
Gambar Buat table database baru 1. Implementasi sistem
Setelah melakukan tahap analisis perancangan dan pembangunan sistem, tahap selanjutnya melakukan implementasi dan uji coba sistem yang merupakan tahap akhir
pada penelitian, dengan mengimplementasikan ke admin system,
kemudian melakukan uji coba fungsionalitas program kepada administrator dan pengguna.
4.a. Desain Antarmuka Sistem
Gambar Halaman Utama Admin
Gambar halaman data siswa 4.b. Uji Coba Sistem
Uji coba kuisioner merupakan pemberian pertanyaan berupa agket kepada koresponden untuk memperoleh informasi dan data yang digunakan untuk bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan.
Dalam uji coba kuisioner penulis melakukan uji coba dengan memberikan 6 (enam) pertanyaan kepada administrator yang sekaligus pemilik Toko Sari Rasa dan 6 (enam) pertanyaan kepada koresponden yaitu masyarakat sekitar,
5.a. Kesimpulan
1. Sistem pembayaran SPP dan insidental pada SMK Muhammadiyah Tinatar Punung Pacitan masih menggunakan sistem yang masih manual, sehingga pengelolaan data pembayaran menjadi tidak akurat.
2. Dengan dibuatnya sistem informasi pembayaran SPP dan insidental siswa pada SMK Muhammadiyah Tinatar punung, Pengelolaan data pembayaran menjadi lebih mudah dan akurat, karena pengelolaan pembayaran menggunakan sistem yang terkomputerisasi.
5.a. Saran
1. Dalam penelitian ini siswa SMK
Muhammadiyah masih sedikit jadi perlu penambahan kapasitas dan juga fitur untuk mendukung banyaknya siswa. 2. Dalam penelitian berikutnya diharapkan
ada penambahan beberapa fitur untuk melengkapi sistem pembayaran SPP, yaitu penambahan SMS Gateway untuk
memberitahukan keterlambatan pembayaran siswa, dan wali murid akan
mendapatkan SMS pemberitahuan keterlambatan pembayaran.
Daftar Pustaka
[1] Yuanita, Sistem Informasi Administrasi Pembayaran Iuran Bulanan (SPP) Dan Dana Sumbangan Pendidikan (DSP) Siswa Taman Kanak-Kanak Negeri Pembina Kecamatan Pringkuku, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330
[2] Ali Syahbana, Bambang Eka Purnama, Sukadi, pembangunan sistem informasi administrasi pembayaran
siswa madrasah aliyah ma’arif pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330
[3] Suryati, Bambang Eka Purnama, Pembangunan Sistem Informasi Pendataan Rakyat Miskin Untuk Program Beras Miskin (Raskin) Pada Desa Mantren Kecamatan Kebonagung Kabupaten Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330
[4] Ari Yuana, Rosihan, 67 Trik Dan Ide Brilian Master Php, Lokomedia: Yogyakarta, 2010
[5] Firdaus, 7 Jam Belajar Interaktif Php, Mysql Dengan Dreamwever, maxikom: Palembang, 2007
6] Hakim, Lukmanul. Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP, Lokomedia :Yogyakarta, 2008
[7] Hakim, Lukmanul. Trik Rahasia Master PHP Terbongkar Lagi, Lokomedia :Yogyakarta, 2009
[8] Kiddo, Hacking Website Menemukan Celah Keamanan Dan Melindungi Website Dari Serangan Hacker, Media Kita: Jakarta, 2010
[9] Nugroho, Bunafit. Aplikasi Pemrograman Web Dinamis Dengan PHP & mySQL, Gava Media: Yogyakarta ,2007
[10] Nugroho, Bunafit, Membuat System Informasi Penjualan Berbasis Web Dengan PHP dan MY SQL, Gava Media: Yogyakarta, 2011
[11] Nugroho, Bunafit, Tips Dan Rahasia Membuat Aplikasi Web Dengan Php, Gava Media: Yogyakarta, 2007
[12] Suprianto, Dodit. Buku Pintar pemrograman php,Oase media: Bandung, 2008
[13] Yuwono, Eko, Membuat Home Page Probadi Dengan CFML, Andi: Yogyakarta, 2002
