16 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Saat ini industri farmasi di Indonesia ataupun di dunia sedang mengalami
pertumbuhan yang cukup pesat. Secara garis besar industri farmasi di Indonesia saat
ini dibagi menjadi dua kelompok, yaitu produsen dalam negeri dengan total
penjualan sebanyak Rp. 5,6 T atau 70% dan produsen luar negeri yang tergabung
dalam International Pharmaceutical Manufacturing Group ( IPMG ) dengan total
penjualan sebanyak Rp. 2,4 T atau sebanyak 30% (Data International Market Share
(IMS), 2012 ) seperti yang ditunjukkan dalam gambar 1.1
Gambar 1.1 Grafik Pasar Produk Farmasi Indonesia per November 2012
(Sumber: Data International Market Share (IMS), November 2012)
PT Rx adalah salah satu anggota IPMG di Indonesia. Perusahaan ini
merupakan satu dari dua pemimpin industri farmasi di dunia yang berkantor pusat di
London Inggris dengan jaringan yang tersebar di lima benua. PT Rx memiliki latar
belakang perusahaan farmasi yang memproduksi dan mematenkan produk Amoxicilin
pertama kali di dunia. Setelah didirikan di akhir abad 19, kini perusahaan ini tidak
saja mengasilkan produk-produk farmasi (Rx) namun juga termasuk produk 69,67%
30,33% LOCAL FOREIGN
consumer (Cx) misalnya, pasta gigi, dan obat tetes mata dengan merek dagang INSTO.
Saat ini pertumbuhan pasar lokal Perusahaan Rx di Indonesia berada pada
posisi keempat dengan pertumbuhan sebesar Rp.158 M atau 6,49 %, di atas
pertumbuhan rata–rata nasional untuk industri farmasi yang berkisar 3,95%. Gambar
1.2 menunjukkan peringkat produsen luar negeri yang tergabung dalam IPMG
Gambar 1.2 Grafik Pertumbuhan Farmasi Asing di Indonesia November 2012
(Sumber: Data International Market Share (IMS), November 2012)
Perusahaan Rx adalah sebuah badan hukum yang didirikan di wilayah negara
Republik Indonesia yang secara badan hukum tercatat dalam berita negara Republik
Indonesia tertanggal enam november seribu sembilan ratus sembilan puluh delapan
(6-11-1998) nomor 89. Tambahan pada Nomor 6181 dan telah disesuaikan dalam akta
no 21 tanggal sepuluh Juli dua ribu delapan (10-7-2008).
Perusahaan ini terbagi menjadi tiga bagian unit bisnis dengan pasar yang
18
(Rx) dan ketiga SB untuk pasar vaksin (Rx). Dalam keseharian operasional bisnisnya
GW dan SB karena produk yang di jual adalah produk kesehatan yang harus
menggunakan resep maka selanjutnya keduanya lalu disebut PT Rx.
PT Rx menekankan pentingnya kekuatan merek (Brand Equity) melalui
strategi menempatkan Tenaga Profesional Kesehatan (TPK) sebagai titik tolak ke
dalam pasar. Menurut SOP PT Rx-Med-01-04 tahun 2012 TPK adalah para dokter,
dokter gigi, tenaga farmasi, dan siapa saja yang sesuai hasil kualifikasi pekerjaannya
mereka mampu memberikan resep, merekomendasikan, membeli, menyediakan atau
melakukan administrasi obat-obatan.
Kesadaran terhadap suatu produk dibentuk melalui pendekatan kegiatan untuk
mengenali produk itu sendiri. Kegiatan tersebut dilakukan melalui inisiatif brand
detailing ataupun dengan memberikan kegiatan pendukung atau sponsor lainnya seperti: simposium, event, seminar, ataupun pelatihan. Semua kegiatan tersebut
dikategorikan dalam unsur iklan dan promosi (SOP PT Rx-Cmp-01-03, 2009).
Kegiatan iklan dan promosi (A&P) terutama untuk mendukung dokter atau
TPK lainnya secara tidak langsung memberikan korelasi dengan jumlah penjualan
sesuai jumlah sales out. Hal ini dikarenakan sales out adalah penjualan sekunder yang
berupa penjualan dari distributor kepada rumah sakit atau apotek. (SOP PT
Rx-Fin-19-01, 2009). Dengan demikian jumlah obat PT Rx yang diresepkan TPK merupakan
jumlah indikator terhadap penjualan produk PT Rx itu sendiri atau dikenal dengan
istilah Sales In. Pengertian Sales In merupakan penjualan primer dari PT Rx kepada
distributor yang telah ditunjuk, (SOP PT Rx-Fin-19-01, 2009).
Untuk melakukan penetrasi sales in tersebut perusahaan diperkenankan untuk
simposium, seminar, event, ataupun training (SOP PT Rx-Cmp-01-03, 2009). Dengan
memberikan fasilitas A&P kepada stakeholder produk PT Rx seperti dokter dan
bidan, para target TPK tersebut akan mendapatkan informasi tambahan sebagai
pembanding nyata terhadap sebuah produk. Dalam hal ini termasuk inovasi
obat-obatan yang ada.
Peraturan PT Rx mengenai persetujuan promosi dan non promosi menjelaskan
bahwa A&P adalah aktivitas yang dilakukan, diorganisir atau disponsori oleh PT Rx
yang mana diberikan langsung kepada TPK untuk meningkatkan pemberian resep,
rekomendasi, pendistibusian, administari ataupun konsumsi obat–obatan tersebut
melalui semua media termasuk internet. (SOP PT Rx-Med-01-04, 2012)
Pemberian fasilitas A&P diharapkan dapat meningkatkan pemahaman tentang
hubungan antara komposisi didalam sebuah produk farmasi atau obat PT Rx untuk
dibandingkan dengan pengetahuan pengobatan yang sedang berkembang di dunia
kesehatan. Prevailing International Pharmaceutical Manufactures Group code of
Pharmaceutical Marketing Practice in Indonesia (IPMG Prevailing,2012) menjelaskan beberapa hal yang mendukung perlunya pemberian fasiltas A&P antara
lain adalah ditujukan untuk mempromosikan kesadaran terhadap sebuah penyakit
dalam konteks pengetahuan sebuah penyakit serta memberikan referensi terkini
terhadap penyakit itu sendiri.
Dengan terbentuknya Brand Equity maka dengan sendirinya akan
menimbulkan kepercayaan TPK terhadap produk PT Rx. Keyakinan TPK dalam
meresepkan produk PT Rx pada akhirnya merupakan keberhasilan terhadap reputasi
20
Kegagalan dalam memfasilitasi kegiatan yang menunjang A&P seperti
keterlambatan atau ketiadaan memberikan respon tersedianya tiket dan akomodasi
hotel untuk mengikuti kegiatan A&P memiliki konsekuensi adanya resiko
berkurangnya reputasi perusahaan di mata TPK. Selanjutnya, untuk mendukung hal
tersebut PT Rx melalui bagian procurement membuat suatu media untuk menunjang
aktivitas order travel dengan cara membuat kontrak payung terhadap beberapa
pemasok, salah satunya adalah perusahaan V.
Perusahaan V adalah sebuah perusahaan penyedia jasa travel termasuk
kegiatan perjalanan yang membutuhkan tiket pesawat terbang, tiket kereta api, tiket
kapal laut dan kebutuhan akomodasi hotel. Perusahaan V ini tergabung dalam
konsorsium Hogg Robinson Group (HRG) – Worldwide yang berkantor pusat di
Singapura. Perusahaan HRG ini juga ditunjuk secara global untuk menangani
kegiatan travel bagi kantor pusat PT Rx.
Di dalam kontrak payung yang tertuang dalam perjanjian NO. 013/G
-V/Travel/I/10 Tahun 2013 dibuat mengikuti syarat dan kondisi yang sudah disepakati
sebelumnya oleh kedua belah pihak seperti kutipan berikut.
“ Vendor V setuju untuk menyediakan jasa perjalanan dan jasa lainnya yang terkait dengan jasa perjalanan (selanjutnya disebut sebagai “Jasa”) untuk PT Rx dan perusahaan afiliasinya dan PT Rx setuju untuk membeli jasa dari Vendor V” (perjanjian NO. 013/G -V/Travel/I/10,2013)
Selanjutnya dalam pasal 6 perjanjian NO. 013/G -V/Travel/I/10,2013, pokok
perjanjian kerjasama kegiatan A&P ini adalah para pihak bersepakat untuk
mengadakan aktivitas penyediaan layanan jasa travel termasuk tiket transportasi dan
3.5 Milyar rupiah yang ditujukan untuk ketiga unit bisnis PT Rx selama satu tahun
periode perjanjian.
Batasan kredit juga disepakati dengan batasan pembayaran kredit 45 hari
setelah proses invoices selesai diterima pihak penerima jasa. Kedua batasan kredit ini
akan berlaku apabila salah satu dari batasan kredit tercapai lebih dahulu. Tujuan
dibuatnya syarat dan kondisi ini adalah memberikan kecepatan dalam pemesanan dan
pengadaan order sehingga dapat memangkas proses birokrasi pengadaan travel itu
sendiri.
Merujuk pada surat peringatan dari perusahaan V selaku pemasok (SP Vendor
Travel, 2012) diketahui bahwa pada periode Januari–November 2012 telah terjadi
pemblokiran untuk pemesanan order travel. Pihak vendor mengeluarkan surat
peringatan dan pemblokiran order tersebut di bulan Juni dan Oktober 2012
dikarenakan banyaknya jumlah tagihan yang telah melewati masa jatuh tempo
meskipun secara nilai binis masih dalam batasan kredit yang disepakati.
Tabel 1.1 memperlihatkan jumlah hari jatuh tempo untuk total keterlambatan
pembayaran dari jasa yang sudah disediakan kepada PT Rx selama periode Januari–
November 2012. Jumlah ini sesuai dengan besarnya klaim dari perusahaan V dalam
22 Tabel 1.1 Daftar Hari Jatuh Tempo PT Rx Periode Januari–November 2012
Hari Keterlambatan Qty IDR USD Jumlah % Jumlah % 100 – 200 61 153,132,590.45 33,75% 14,553.00 24,60% 90 – 99 9 19,473,680.00 4,29% 2,758.00 4,66% 80 – 89 12 22,907,418.84 5,05% 1,055.00 1,78% 70 – 79 6 11,502,900.00 2,54% 0.00 0,00% 60 – 69 5 15,159,127.00 3,34% 0.00 0,00% 50 - 59 5 2,015,300.00 0,44% 24,955 42,18% 40 - 49 3 1,939,300.00 0,43% 1,670.00 2,82% 30 - 39 2 1,266,200.00 0,28% 1,343.00 2,27% 20 - 29 13 3,5342,602.52 7,79% 1,528.00 2,58% 10 – 19 12 45,097,750.00 9,94% 2,995.00 5,06% 0 – 9 50 145,848,396.00 32,15% 8,300.00 14,03% Total 178 453,685,264.81 100% 59,157.00 100%
(Sumber: Data klaim Vendor Travel, 8 november 2012)
Dari sajian data di tabel 1.1 terlihat bahwa keterlambatan pembayaran mencapai 178
kasus dengan total nilai jatuh tempo sebesar Rp. 1,015 Milyar.
Dalam suatu perjanjian apabila terjadi suatu kegagalan prestasi diantara kedua
pihak yang bersepakat dapat memunculkan konsekuensi sanksi. Kaitannya dengan
keterlambatan pembayaran dalam tabel 1.1 diatas adalah dengan adanya
keterlambatan pembayaran tersebut rupanya dijadikan alasan oleh pihak penyedia jasa
untuk melakukan blokir order.
Namun demikian perlu diurai untuk diketahui akar permasalahan yang
sesungguhnya. Sehingga dapat diketahui pokok permasalahan mengapa gagal order
dapat terjadi. Dampaknya akan sangat besar, karena pemblokiran order terjadi di saat
jumlah kegiatan travel baik permintaan tiket transportasi dan akomodasi hotel sedang
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan paparan di atas, intinya selama Januari sampai dengan November
2012 telah terdapat dua kali keadaan blokir order yaitu di Juni dan Oktober 2012 . (SP
Vendor Travel,2012). Hal ini memicu munculnya permasalahan kegagalan order yang berdampak pada berkurangnya reputasi perusahaan akibat terjadinya penundaan
sponsorship. Terutama terhadap seluruh pihak TPK yang berhubungan dengan kegiatan A&P.
Efek domino yang harus ditanggung untuk mempertahankan operasional
bisnis adalah perusahaan harus melakukan pembayaran dimuka dan atau memakai
fasilitas kartu kredit. Namun penyedian dana untuk pembayaran dimuka ini dapat
mengakibatkan terjadinya pembengkakan internal cash flow perusahaan yang
sebenarnya memiliki fasilitas pembayaran kredit.
Dalam penelitian ini ditujukan untuk menyelesaikan kegagalan pemesanan
travel melalui analisa penyebab kegagalan hasil dari analisa operasi order A&P yang
saat ini sedang dipakai. Penelitian juga dirancang agar didapatkan analisa perbaikan
yang paling memadai untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dengan baik
dan memungkinkan.
Perlu dilakukan penyelesaian terhadap permasalahan ini, karena dampak
masalah yang terjadi menimbulkan kerugian dari sisi operasional perusahaan yang
diantaranya adalah berkurangnya jumlah obat yang di resepkan oleh TPK. Hal ini
adalah konsekuensi yang mungkin muncul akibat lunturnya kepercayaan karena
24 1.3 Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang ada maka penelitian ini memiliki
pertanyaan: faktor-faktor apa sajakah yang dapat mempengaruhi kegagalan proses
order travel pada pada PT Rx ? 1.4 Tujuan Penelitian
Penelitian ini ditujukan untuk:
1. Mengidentifikasi penyebab terjadinya kegagalan pemesanan order travel
pada pada PT R
2. Merekomendasikan proses perbaikan yang paling memungkinkan untuk
diterapkan secara nyata dalam keseharian kegiatan operasional.
1.5 Manfaat Penelitian
Tujuan akhir penelitian ini diharapkan membantu perusahaan dalam
menyelesaikan permasalahan mengapa terjadi kegagalan order travel sehingga dapat
berimbas pada jumlah penjualan secara keseluruhan. Dalam hal akademis penelitian
ini dapat memberikan contoh tambahan metode perbaikan pada manajemen operasi
yang mudah dan aplikatif.
1.6. Sistimatika Penulisan
Penulisan tesis ini direncanakan untuk dibagi ke dalam lima bagian yang
terdiri dari pendahuluan, landasan teori, metode penelitian, hasil penelitian dan
pembahasannya serta bagian kesimpulan. BAB I menjelaskan latar belakang
penelitian, rumusan masalah dan pertanyaan penelitian, tujuan serta manfaat
penelitian, rumusan masalah dan pertanyaan penelitian, tujuan serta manfaat
penelitian serta sistimatika penulisan.
Selanjutnya BAB II mengupas tinjauan literatur dan landasan teori tentang
pengadaan termasuk pengadaan tidak langsung atau Indirect procurement beserta
proses diagram alir. Selain itu, diagram sebab-akibat (cause-effect diagram) dan
diagram pohon logika (logic tree).
BAB III membahas metode penelitian yang berisi penjelasan mengenai
metode penelitian kualitatif, metode pengumpulan data, metode analisis data dan alat
yang dipakai untuk menganalisis data. Analisis dan pembahasan penelitian untuk
menjawab pertanyaan penelitian yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya akan
dibahas di BAB IV. Pada akhirnya sebagai penutup pada BAB V menyajikan
simpulan penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang harus diperhatikan untuk
