Standard Operating Procedure
PENASIHAT AKADEMIK (PA)
PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
LEMBAR IDENTIFIKASI
Nama Dokumen : Penasihat Akademik (PA)
Kode Dokumen : UN10/F14/11/11/HK.01.02.a/101
Revisi : 1
Tanggal : 1 Oktober 2017
Diajukan oleh : Kasubbag Akademik dan Kemahasiswaan
Bambang Triwahyu Utomo, SH. Dikendalikan oleh : Ketua Jurusan Kedokteran Gigi
Dr. Nur Permatasari, drg., MS Disetujui oleh : Dekan
DAFTAR ISI
halaman
LEMBAR IDENTIFIKASI 1
DAFTAR ISI 2
A. Tujuan 3
B. Ruang Lingkup 3
C. Pihak Terkait 3
D. Referensi / Dokumen terkait 3
E. Definisi 3
F. Tugas Dosen PA 4
G. Urutan Prosedur 6
Standard Operating Procedure
PENASIHAT AKADEMIK (PA)
Tujuan :
1. Menjamin berjalannya bimbingan akademik kepada mahasiswa berupa pemberian penjelasan, petunjuk, nasihat dan arahan dalam kegiatan akademik agar studi berjalan baik dan lancar.
2. Memberikan pelayanan dan kemudahan kepada mahasiswa dalam menentukan Rencana Studi melalui Pengisian KRS (Kartu Rencana studi).
Ruang Lingkup :
Lingkup prosedur dosen penasehat akademik dimulai dari pendataan mahasiswa baru sampai dengan penunjukan Dosen Penasihat Akademik.
Pihak Terkait : 1. Mahasiswa 2. Dosen PA 3. Wakil Dekan I 4. Dekan
5. Kasubbag Akademik
6. Bagian Administrasi Akademik
Referensi / Dokumen Terkait :
1. Buku Pedoman Akademik Universitas Brawijaya 2. Buku Pedoman Akademik FKG UB
3. Surat Tugas sebagai Dosen Penasihat Akademik yang disahkan oleh Dekan
Definisi :
1. Mahasiswa adalah peserta didik yang masih terdaftar dan aktif mengikuti proses pendidikan di FKG UB.
mengikuti pembelajaran pada setiap blok semester sehingga dapat berjalan dan selesai dengan baik dan lancar.
3. Bimbingan Akademik meliputi : pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), kegiatan pembelajaran (kesulitan belajar, adaptasi dan ekstrakurikuler).
4. KRS adalah lembar isian yang harus ditandatangani Dosen Penasihat Akademik dan mahasiswa setiap awal semeser untuk mengetahui mata ajar yang akan diambil pada semester tersebut.
5. KHS (Kartu Hasil Studi) adalah lember yang berisi hasil studi mahasiswa dalam satu semester.
6. Kartu Tanda Registrasi Mahasiswa adalah borang yang yang digunakan sebagai tanda bukti bahwa mahasiswa telah melakukan pendaftaran ulang untuk semester berikutnya, yang berisi biodata (Nama, NIM, Alamat di Malang, Telp/HP, Email, Tahun Masuk) dan ditandatangani oleh Dosen PA. 7. Buku Kendali Penasihat Akademik adalah buku untuk
mahasiswa pada tahap akademik yang berisi :
1) Biodata : mahasiswa, orang tua mahasiswa, dosen penasihat akademik,
2) Perkembangan SKS dan IPK per semester, 3) Perkembangan rotasi klinik,
4) Lembar konsultasi mahasiswa,
yang diisi oleh mahasiswa pada awal semester untuk menghadap dan ditandatangani oleh Dosen PA, kemudian diserahkan ke bagian administrasi akademik.
Tugas Dosen PA : TUGAS UMUM :
1. Mengusahakan agar setiap mahasiswa yang berada dibawah tanggung jawabnya memperoleh pengaruh yang tepat dalam menyusun program dan beban belajarnya, dan dalam memilih mata kuliah yang akan ditempuhnya. 2. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk
3. Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap dan kebiasaan belajar yang baik secara individu ataupun kelompok.
TUGAS KHUSUS :
1. Membantu Dekan menginformasikan peraturan-peraturan, baik dari pemerintah maupun dari Universitas Brawijaya. 2. Memberi bantuan/pengarahan kepada mahasiswa
tentang:
a. Cara menyusun program belajar b. Pengisian KRS
c. Banyaknya SKS yang diambil
3. Memeriksa dan menandatangani KRS
4. Memonitor beban SKS dan nilai yang dicapai mahasiswa. 5. Menginformasikan beban studi yang akan dicapai untuk
dapat menyelesaikan masa studinya.
6. Mengetahui perkembangan Indeks Prestasi Semester/Indeks Prestasi Kumulatif mahasiswa yang dibimbingnya.
7. Melakukan monitoring terhadap kemajuan belajar mahasiswa.
8. Menjawab pertanyaan dari mahasiswa mengenai hal-hal yang berkaitan dengan akademik.
9. Menyampaikan masalah/permasalahan atau keluhan dari mahasiswa (masalah akademik) kepada yang berwenang. 10. Memberi arahan tentang cara belajar yang efektif agar
sukses dalam setiap mata kuliah yang diikuti.
11. Membantu mahasiswa dalam kesulitan belajar dan cara mengatasinya.
12. Membantu kelancaran studi mahasiswa yang menjadi tanggung jawabnya hingga selesai.
13. Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap dan budaya akademik yang baik.
15. Memberikan rekomendasi kepada pihak yang lebih berwenang mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi oleh mahasiswa baik yang berhubungan dengan masalah akademik ataupun non akademik.
KEWAJIBAN DAN HAK :
1. Kewajiban administrasi dosen PA adalah mengisi dan memantau kelengkapan berikut :
a. Bio data/Kartu Pribadi b. Kartu Rencana Studi (KRS) c. Kartu Keberhasialn Studi (KHS)
d. Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) e. Kartu Rekomendasi
f. Kartu Konsultasi
g. Daftar Hadir Tatap Muka Konsultasi
h. Daftar Anggota Kelompok Mahasiswa Yang Dibimbing i. Laporan Perkembangan IP/IPK
2. Mendapatkan Insentif yang ditetapkan dengan SK Dekan.
LAIN-LAIN :
1. Sosialisasi kebijakan rektorat, fakultas dan lain-lain harus sampai ke dosen PA.
2. PA maksimal membina 20 orang mahasiswa/semester.
3. Tugas dosen PA dimulai dari mahasiswa terdaftar sebagai peserta didik di FKG UB sampai lulus sarjana, kemudian melanjutkan pendidikan profesi dokter gigi.
Urutan Prosedur :
1. Fakultas Kedokteran Gigi mengajukan usulan nama-nama Dosen PA, setelah menerima daftar mahasiswa baru berdasar atas beban staf edukatif.
2. Fakultas mengesahkan nama-nama Dosen PA dalam bentuk Surat Tugas Dekan dan diperbaharui setiap Tahun Ajaran. 3. Fakultas memberitahukan secara tertulis kepada Dosen PA
tentang jumlah mahasiswa, nama dan NIM mahasiswa yang akan menjadi bimbingannya.
5. Pengisian KTRM (Kartu Tanda Registrasi Mahasiswa) dan BKPA (Buku Kendali Penasihat Akademik).
6. Pada setiap awal semester mahasiswa melakukan konsultasi dan penandatanganan KRS yang tidak bisa diwakilkan, baik dosen PA maupun mahasiswa.
7. Mahsiswa membawa KRS dan KHS untuk diserahkan kepada Dosen PA.
8. Dosen PA melakukan pengesahan dengan menandatangani KRS sebanyak 3 lembar (masing-masing untuk : prodi, dosen PA, mahasiswa)
9. Dosen PA harus mengarsipkan KRS sebanyak 1 lembar dan KHS lembar warna hijau.
10. Setelah melakukan konsultasi, mahasiswa harus menyerahkan KRS yang telah ditandatangani lengkap ke Bagian Administrasi Akademik.
Catatan Khusus :
BAGAN ALIR
MULAI
USULAN NAMA DOSEN PA KE FAKULTAS
SELESAI
FKG UB
FAKULTAS
DOSEN PA dan MAHASISWA
SURAT
PENGESAHAN NAMA DOSEN PA BESERTA NAMA-NAMA
MAHASISWA PA
PENGUMUMAN NAMA DOSEN PA BESERTA NAMA-NAMA
MAHASISWA PA
FKG UB
PENGISIAN KTRM DAN BUKU KENDALI PA
KONSULTASI & TANDA TANGAN KRS DI AWAL SEMESTER (TIDAK
BOLEH DIWAKILKAN)
KRS & KHS
DOSEN PA dan MAHASISWA
PENYERAHAN KRS & KHS KE DOSEN PA
MAHASISWA
PENGARSIPAN KRS & KHS MAHASISWA PA
DOSEN PA
PENYERAHAN KRS KE BAGIAN AKADEMIK
BAGAN ALIR (KHUSUS SP & UK)
MULAI
SELESAI
MAHASISWA
MAHASISWA
BORANG SP / UK
BAG. ADMIN
PEMBAYARAN SP / UK KE BAGIAN ADMININSTRASI
FKG UB
PENGISIAN BORANG SP / UK YANG DIIKUTI
PENGESAHAN BORANG SP / UK (WAJIB TANDA TANGAN DAN
TIDAK BOLEH DIWAKILKAN)
DOSEN PA dan MAHASISWA
PENYERAHAN ARSIP BORANG SP / UK KE DOSEN PA
KE DOSEN PA
MAHASISWA
PENGARSIPAN BORANG SP / UK MAHASISWA PA
DOSEN PA
PENYERAHAN BORANG SP / UK KE BAGIAN AKADEMIK
