ANALISA SISTEM INFORMASI KEHADIRAN KARYA

(1)

ANALISA SISTEM INFORMASI KEHADIRAN

KARYAWAN PADA PT. ASURANSI BUANA

INDEPENDENT

LAPORAN KERJA PRAKTIK

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Disusun Oleh:

NAMA : Jihan Ashari

NIM : 15100014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN

KOMPUTER SWADHARMA JAKARTA

(2)

BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Prosedur Sistem Berjalan

Kehadiran karyawan pada PT ASURANSI BUANA INDEPENDENT mempengaruhi penghasilan yang didapat oleh karyawan itu sendiri. Sehingga jika karyawan tidak hadir, maka pendapatan yang diperoleh akan berkurang.

Sistem kehadiran karyawan masih menggunakan cara yang sederhana, dimana setiap karyawan menceklokkan kartu absen pada jam hadir kerja karyawan.

Sementara karyawan diberi peraturan jam masuk kantor yaitu pada pukul 08.00 WIB, istirahat pukul 12.00-13.00 WIB dan waktu pulang pada pukul 17.00 WIB. Hari kerja selama 5 hari yaitu pada hari senin – jumat. Dan ada kalanya lembur diatas jam pulang sampai dengan pukul 19.00.

Proses Kehadiran Karyawan pada PT ASURANSI BUANA INDEPENDENT adalah sebagai berikut:

1. Proses Pendapatan

Karyawan baru memberikan data-data diri ke SDM untuk menjadi karyawan di perusahaan tersebut, setelah itu ia mendapatkan kartu kehadiran untuk absensi harian SDM.

2. Proses kehadiran harian

Karyawan dating mengambil kartu absensi kemudian diceklokkan pada jam hadir karyawan (time kiping), kemudian data kehadiran harian diproses menjadi data rekap kehadiran yang bermuara di SDM.

3. Proses pembuatan laporan kehadiran

SDM melakukan penyimpanan data untuk melakukan pembuatan laporan rekapitulasi daftar hadir pegawai yang dibuat perbulan untuk dilaporkan kepada Manager.

(3)

4.2.1 Diagram Konteks

(4)

4.3 Kamus Data

Kamus Data atau Data dictionary(DD) adalah katalog fakta tentang data diri kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

(5)

1. a. Nama Arus data : Data diri b. Tipe data : Form

c. Arus data : Dari external entity karyawn menuju proses pendapatan karyawan d. Penjelasan : Untuk mencatat data diri karyawan

e. Periode : Setiap karyawan baru masuk f. Struktur Data : Header + isi

Header = Judul_Data + Nama_karyawan + Tanggal Isi = Alamat + Telp + Agama + Pendidikan terakhir

2. a. Nama Arus Data : Kartu Absensi b. Bentuk Data : Kartu

c. Arus Data : Dari proses kehadiran karyawan

d. Penjelasan : Untuk mengetahui kehadiran karyawan e. Periode : Setiap hari

f. Struktur Data : Header + isi

Header = No + Nama_Karyawan + Bagian + Bulan Isi = {Sakit + Izin + Alpha + Lambat + Lain-lain } +

{Tgl+ pagi[Masuk + Keluar] + Siang [Masuk + Keluar]+Lembur[Masuk + Keluar]*Jam}

3. a. Nama Arus Data : Data Rekap Kehadiran Harian b. Bentuk Data : Dokumen

c. Arus Data : Dari proses kehadiran harian menuju external entity SDM d. Penjelasan : Untuk mengetahui data kehadiran karyawan

e. Periode : Setiap hari f. Struktur Data : Header + Isi

(6)

Isi = { No + No_Karyawan + Unit kerja + Ketidakhadiran [sakit keterangan dokter + cuti + permisi + mangkir]* Keterangan}

4. a. Nama Arus Data : Data Rekap Kehadiran Bulanan b. Bentuk Data : Dokumen

c. Arus Data : Dari proses kehadiran harian menuju penyimpanan data kehadiran

d. Penjelasan : Untuk memberitahukan jumlah data kehadiran bulanan e. Periode : Setiap Bulan

f. Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul_Data + Tanggal

Isi = {No + Bulan + Jumlah_Karyawan + Hadir {07.30 +

07.31-07.45 + 07.46 – 08.00 + >08.01} + Tidak Hadir { Cuti + Sakit+Dinas Luar + Mangkir} + *Keterangan}

Footer : Jumlah + Rata-rata + paraf SDM

OUTPUT

5. a. Nama Arus Data : Laporan Data Kehadiran Bulanan b. Bentuk Data : Dokumen

c. Arus Data : Dari proses 3 Pembuatan Laporan kehadiran menuju eksternal entity Manager

d. Penjelasan : Untuk memberitahukan laporan data kehadiran bulanan e. Periode : Setiap Bulan

f. Struktur Data : Header + Isi _ Footer Header = Judul_Data

(7)

Footer = Jumlah + tanggal + paraf_Manager

4.4 Identifikasi Permasalahan

4.4.1 Analisa Distribusi Pekerjaan

Data Sistem kehadiran karyawan pada PT ASURANSI BUANA INDEPENDENT masih menggunakan cara yang sederhana. Setiap divisi atau karyawan PT ASURANSI BUANA INDEPENDENT memiliki kewajiban memenuhi tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Namun untuk masalah kehadiran, masih menggunakan cara sederhana dimana setiap karyawan memasukkan kartu absen kedalam mesin absen sehingga banyak karyawan yang menitipkan absen pada karyawan lain yang menyebabkan kurangnya kedisiplinan dalam hal datang dan pulang kerja karyawan. Bagian pencatat waktu umumnya pun kurang disiplin dalam mengontrol atau memonitoring kehadiran karyawan. Sehingga banyak karyawan yang tidak mengedepankan ketepatan waktu saat datang atau pulang.

4.4.2 Analisa Teknologi

Dalam proses pencatatan absensi karyawan pada PT ASURANSI BUANA

INDEPENDENT masih menggunakan sistem manual dimana komputer digunakan untuk pembuatan laporan.

4.4.3 Analisa Input

Dokumen-dokumen input yang digunakan dalam sistem ini adalah :

 Data diri

Kecukupan data : Cukup

 Data kartu absensi

Kecukupan data : Cukup

 Data rekap kehadiran harian Kecukupan data : Kurang

Field yang harus ditambahkan yaitu item data yang berfungsi untuk menjelaskan -data kehadiran yaitu jam masuk kerja (<07.30, 07.31-07.45, 07.46-08.00, >08.01) dan untuk data ketidakhadiran perlu ditambahkan data yang menjelaskan mengenai dispensasi.

 Data rekap kehadiran perbulan Kecukupan data : Kurang

Field yang harus ditambahkan field dispensasi yang berfungsi untuk menjelaskan mengenai dispensasi.

ANALISA SISTEM INFORMASI KEHADIRAN KARYA