Aplikasi Akuntansi
Menggunakan MS. Excel
(MS Office 2000/XP/2003)
Daftar Isi
Kesederhanaan yang Luar Biasa
Siklus Akuntansi
Pembuatan Aplikasi Akuntansi
- Persiapan
- Membuat Form Data Perusahaan & Chart Of Account - Membuat Jurnal Buku Kas
- Membuat Jurnal Umum
- Membuat Neraca Saldo
- Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Laba Rugi - Merancang Laporan Keuangan I : Neraca
- Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Perubahan Ekuitas/Modal - Merancang Laporan Keuangan I : Cash Flow
Cara Penggunaan
Kesederhanaan yang Luar Biasa
(sebuah pengantar)
lhamdulillah, akhirnya selesai juga ide penulisan “Aplikasi Akuntansi Excel” ini. Proyek yang sempat terbengkalai hingga beberapa bulan, terselesaikan karena kembali aku menemukan masalah yang sama seperti ketika pertama kali aku membuat aplikasi excel ini.
Awalnya dari diskusi dengan rekan kerjaku yang kebetulan juga nyambi jadi dosen di sebuah universitas swasta di Malang, timbul ide untuk mengajarkan pada mahasiswanya membuat aplikasi sederhana yang berbasis Excel pada Lab Akuntansi. Akhirnya berhasil juga membuat aplikasi sederhana itu. Dan hingga saat ini aplikasi akuntansi berbasis excel telah digunakan di beberapa universitas swasta dan lembaga pendidikan setara diploma di Malang.
Kenapa Excel? Yah, alasan utamanya adalah karena aku sendiri tidak bisa bahasa program yang lain. Bisanya hanya Excel doang. Kembali aku berpikir, lebih banyak mana ; orang yang bisa bahasa program atau orang yang bisa Excel? Dengan penuh keyakinan jawabanku adalah lebih banyak orang yang bisa Excel.
Alasan kedua diperoleh ketika aku mengerjakan proyek penyusunan sistem informasi akuntansi di sebuah perusahaan. Perusahaan tersebut telah memiliki sebuah software integrated yang telah dirancang khusus. But, ketika perusahaan itu berkembang, software tersebut tidak kompatibel dengan perkembangan yang ada. Sehingga user nya bingung cara penggunaannya. Software itu hanya bisa mendukung laporan dari dua departemen yang ada. Sementara departemen lain tidak bisa terakomodasi dengan baik.
Aku mengambil solusi termurah untuk mengatasi hal tersebut, gunakan Excel! Aku buat format laporan khusus untuk departemen yang tidak terakomodasi itu, hingga user bisa dengan mudah menginput data dan menghasilkan laporan setiap saat diperlukan tanpa mengurangi fungsi pengendalian dan keakuratan data.
Dari masing masing laporan departemen yang ada, aku gabungkan dengan aplikasi sederhana ini sehingga bisa menjadi sebuah Laporan Keuangan yang utuh; Ada Neraca,
dengan analisa keuangannya). Dan proyek ini berhasil dengan baik tanpa harus membeli software baru atau mengupgrade software lama yang harganya tentu sangat mahal.
Saat itu masih belum terpikirkan untuk menjadikannya sebuah buku. Sampai akhirnya ketika aku iseng ikutan forum Yahoo!Answer, banyak sekali teman-teman yang menanyakan aplikasi ini dan bagaimana cara membuatnya. Sejak saat itu kuputuskan untuk menulisnya dalam sebuah buku.
Penulisan ini tersendat hingga beberapa bulan, tapi kembali dilanjutkan dengan semangat yang sama ketika aku menemukan kasus yang sama pada klien yang berbeda. Kenapa harus beli software mahal, jika yang lebih murah dan lebih gampang bisa dibuat sendiri? Inilah kesederhanaan yang Luar Biasa.
Didedikasikan untuk
- Ryan dan Arum….. sumber inspirasi dan semangat
- Elok ……… yang setia menemani
Malang, 29 Nopember 2008
Fauzi Ghazali
DIANJURKAN
MEMPERBANYAK EBOOK INI DALAM BENTUK
APAPUN TIDAK MENYEBABKAN KANKER,
SERANGAN JANTUNG, IMPOTENSI, DAN
Pengantar Siklus Akuntansi
Dari sisi proses, Akuntasi adalah proses pencatatan, pengklasifikasian, pengelompokan, peringkasan, pelaporan dan penganalisaan transaksi keuangan. 6 kegiatan utama dari proses akuntansi ini berarti bahwa ;
- Semua transaksi keuangan harus dicatat dan dibuatkan bukti transaksi.
-
Transaksi yang sudah dicatat, diklasifikasikan jenisnya agar mudah dalam pengelompokan. Hal ini tercermin dalam daftar klasifikasi transaksi yang disebut JURNAL. Jurnal adalah catatan harian dari transaksi keuangan sekaligus pengklasifikasiannya.-
Transaksi yang sudah diklasifikasikan, selanjutnya dikelompokkan berdasarkan jenisnya ke dalam sebuah tabel yang disebut akun. Kumpulan akun-akun ini disebut Buku Besar.-
Pada akhir Periode, saldo dari masing-masing akun dibuatkan ringkasan dalam sebuah tabel yang disebut Neraca Saldo.-
Dari Neraca Saldo inilah Laporan Keuangan disusun. Yaitu ; Laporan Laba-Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas/Modal, Neraca, dan Cashflow.-
Laporan Keuangan inilah yang mencerminkan kegiatan perusahaan dalam satu periode akuntansi melalui suatu kegiatan analisa. Berdasarkan analisa ini tingkat kesehatan, progres, dan perkembangan perusahaan dapat diketahui. Informasi ini penting bagi pihak-pihak yang memerlukan informasi keuangan seperti ; Pemilik, Pemegang Saham, Pemerintah, Bank, dan Karyawan.-
Berdasarkan Laporan Keuangan, saldo dalam laporan keuangan menjadi saldo awal untuk periode selanjutnya.Bukti
Transaksi Jurnal BesarBuku
Laporan Keuangan Mulai Catat & Klasifikasi Pengelompokan Neraca Saldo Analisa
Siklus Akuntansi
Hal utama dalam akuntansi adalah kemampuan untuk mengklasifikasikan transaksi. Mengklasifikasikan transaksi atau disebut juga membuat jurnal. Ketika klasifikasi ini salah, maka seluruh laporan yang dihasilkan juga salah. Perlu pemahaman khusus dalam mengklasifikasikan transaksi.
Akuntansi yang kita kenal sekarang adalah akuntansi sistem berpasangan, yaitu setiap kali suatu sisi berubah, maka sisi lain juga berubah sebesar perubahan yang ada pada sisi lawannya. Rumus di bawah adalah rumus awal dan sekaligus rumus utama dalam akuntansi. Tanda “ = “ adalah pemisah sisi-sisi akuntansi. Sisi kiri disebut Debit, sisi Kanan disebut Kredit. Jika dinyatakan dalam Rumus akan seperti ini :
Pendapatan dan Biaya adalah komponen yang mempengaruhi Modal. Jika Pendapatan lebih besar dari Biaya, maka kondisi ini disebut Laba. Jika kondisi sebaliknya yang terjadi, maka disebut Rugi. Laba atau rugi ini yang akan mempengaruhi Modal. Jika dinyatakan dalam rumus maka akan seperti ini :
Aset = Hutang + Modal + Laba (Rugi)
Sementara Laba (Rugi) diperoleh dari :
Laba (Rugi) = Pendapatan – Biaya
(Tanda Kurung menunjukkan Negatif)
Jika rumus Laba (Rugi) dimasukkan dalam Persamaan Akuntansi, maka akan nampak seperti ini :
Aset = Hutang + Modal + Pendapatan – Biaya
↔
Aset + Biaya = Hutang + Modal + PendapatanPersamaan di atas inilah yang menjadi dasar semua pencatatan dalam ilmu akuntansi.
Kelompok Aset dan Biaya ; bila terjadi penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di sisi Debit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan maka dicatat di sisi Kredit.
Kelompok Hutang, Modal, Pendapatan ; Jika terjadi Penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di sisi kredit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan dicatat di sisi Debit. Persamaan ini juga memiliki arti sebagai berikut :
- Jika salah satu komponen dalam sisi kiri (Debit) bertambah, maka kemungkinannya adalah :
ada komponen lain dalam sisi kanan (Kredit) juga bertambah,
atau
Ada komponen lain dalam sisi kiri (Debit) yang berkurang.
- Hal di atas berlaku untuk kondisi sebaliknya.
Persaman ini pula menunjukkan saldo normal dari sebuah akun. Jika rekening tersebut berada di sisi kiri, maka saldo rekening idealnya adalah Debit, begitupun sebaliknya. Berdasarkan rumusan di atas, maka rekening/akun dalam akuntansi dibagi dalam 5 kelompok besar, yaitu Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, dan Biaya. Kelompok besar ini dibagi lagi dalam berbagai sub kelompok.
Disinilah dasar pembuatan klasifikasi transaksi. Ketika kita menemukan sebuah transaksi, maka langkah untuk mengklasifikasikan jurnalnya adalah :
1. Perhatikan transaksinya, lihat bagian rekening mana yang bertambah atau berkurang.
2. Rekening yang bertambah/berkurang tersebut termasuk ke dalam kategori kelompok mana? Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, atau Biaya ?
3. Jika sudah ketemu kelompok rekeningnya, catat jurnal berdasarkan kelompok tadi sesuai rumus Persamaan Dasar Akuntansi.
Seringkali orang yang baru kenal akuntansi bingung ketika harus mencatat biaya di sisi Debit, dan mencatat pendapatan di sisi Kredit. Ini terjadi karena salah persepsi tentang sisi debit dan sisi kredit. Sisi debit biasanya selalu dipersepsikan untuk mencatat penerimaan atau pendapatan dan sisi kredit untuk mencatat pengeluaran/biaya.
Pembuatan Aplikasi Akuntansi
Untuk membuat Aplikasi Akuntansi Berbasis Excel melalui tahap-tahap berikut : 1. Persiapan
2. Membuat Form Data Perusahaan & Chart Of Account 3. Membuat Jurnal Buku Kas
4. Membuat Jurnal Umum
5. Membuat Neraca Saldo
6. Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Laba Rugi 7. Merancang Laporan Keuangan I : Neraca
8. Merancang Laporan Keuangan I : Laporan Perubahan Ekuitas/Modal 9. Merancang Laporan Keuangan I : Cash Flow
Persiapan
Sebelum memulai membuat aplikasi Akuntansi berbasis Excel ini, beberapa persyaratatan yang harus anda miliki adalah :
1. Program Microsoft Office 2000/XP/2003 telah terinstal di komputer Anda 2. Mengerti Dasar-dasar Akuntansi
3. Mengerti Dasar-dasar MS. Excel
Jika ketiga syarat di atas telah terpenuhi, maka anda telah siap membuat aplikasi Akuntansi berbasis MS. Excel. Untuk mempelajari materi Excel, silahkan download Ebook : Aplikasi Excel di www.uziek.co.cc
Membuat Data Perusahaan
Langkah pertama adalah membuat form data perusahaan pada sheet 1 seperti gambar berikut ini :
Form data perusahaan ini nantinya akan berfungsi sebagai Judul lapaoran keuangan. Ganti nama sheet1 dengan nama “Data Perusahaan”
INFO !
Sheet Data Perusahaan ini berguna untuk menampilkan header dari Laporan, Jurnal, dan Buku Besar . Jika anda menginginkan informasi yang akan tampil pada header laporan lebih dari contoh di atas, Anda bisa memodifikasi sesuai dengan selera/keinginan anda.
Membuat Tabel “Chart ACCOUNT”
Langkah selanjutnya adalah membuat tabel “Chart of Account” pada sheet2 dengan tampilan sebagai berikut :
Kolom No Rekening : isi dengan Nomer Rekening Akun
Nama Rekening : isi dengan Nama Rekening
KLP : isi dengan kata “Debit” atau “Kredit”.
Debit/Kredit yang dimaksudkan adalah saldo normal dari sebuah rekening.
Rekening Akuntansi (lihat Bab I : Pengantar Akuntansi) terbagi dalam 5 Kelompok besar yaitu : Aktiva, Hutang, Modal, Pendapatan, Biaya sehingga membentuk sebuah persamaan dasar akuntansi sebagai berikut :
Lihat persamaan di atas !
ada 2 sisi dalam persamaan di atas, masing-masing sisi dibatasi oleh sebuah tanda “=”. Untuk sisi sebelah kiri (Aktiva+Biaya) saldo normalnya adalah Debit.
Untuk sisi sebelah kanan (Hutang+Modal+Pendapatan) saldo normalnya adalah Kredit.
Contoh :
Rekening “Kas”, Kas termasuk dalam kelompok rekening Aktiva, sehingga saldo normal dari Kas adalah “Debit”. Maka pengisian dalam kolom “KLP” adalah “Debit”
Untuk contoh pengisian Chart of Account adalah sebagai berikut :
PT. INDANDID
CHART OF ACCOUNT
No Rekening Nama Rekening KLP
Aktiva Lancar
1000 Kas Debit
1100 Bank Debit
1200 Piutang Debit
1300 Persediaan Debit
1400 Sewa dibayar di muka Debit
1500 Perlengkapan Debit
Aktiva Tetap
1610 Gedung Debit
1611 Akm. Peny. Gedung Kredit
1620 Peralatan Debit
1621 Akm. Peny. Peralatan Kredit
1710 Inventaris Kantor Debit
1711 Akm. Peny. Inventaris Kantor Kredit
1720 Kendaraan Debit
1721 Akm. Peny. Kendaraan Kredit
Kewajiban
2000 Hutang Usaha Kredit
2100 Hutang Biaya Kredit
2200 Pendapatan Diterima di Muka Kredit
2300 Hutang Pajak Kredit
Modal
3000 Modal Kredit
3100 Prive Debit
3200 Laba Ditahan Kredit
Pendapatan
4100 Pendapatan Usaha Kredit
4200 Pendapatan Usaha Lain Kredit
Biaya Operasional
5100 Biaya Gaji Bagian Operasional Debit
5110 Biaya Perlengkapan Debit
Perhatian !
Ada beberapa rekening yang bersifat Negatif seperti : Akumulasi Penyusutan, Cadangan Penghapusan Piutang, Prive.
5120 Biaya Transportasi Debit
5130 Biaya Akomodasi Debit
5140 Biaya Konsumsi Debit
5150 Biaya Listrik Debit
5160 Biaya Telepone Debit
5170 Biaya Air Debit
5180 Biaya Penyusutan Peralatan Debit
5190 Biaya Penyusutan Kendaraan Debit
5200 Biaya Operasional Lain-lain Debit
Biaya Administrasi dan Umum
6100 Biaya Gaji Bagian Administrasi Debit
6110 Biaya ATK Debit
6120 Biaya Konsumsi Debit
6130 Biaya Penyusutan Inventaris Kantor Debit
6140 Biaya Penyusutan Gedung Debit
6150 Biaya Adm. & Umum Lain-lain Debit
Pendapatan dan Biaya di Luar
Usaha
7100 Pendapatan Bunga Bank Kredit
7200 Pendapatan lain Kredit
7300 Biaya Adm. & Pajak Bank Debit
Membuat Jurnal Khusus Kas
Aktifkan sheet3, dan kemudian ganti nama menjadi Buku Kas. Tahapan selanjutnya kita akan membuat buku kas (atau lebih tepatnya “Jurnal Khusus Kas”). Semua transaksi yang melibatkan kas, entah kas masuk ataupun kas keluar akan dicatat dalam buku kas ini. Dalam Buku Kas ini terdapat 2 bagian tabel, yaitu ;
1. Buku Kas Utama dengan tampilan seperti gambar di bawah ini :
Tabel di atas berfungsi untuk menginput transaksi kas. Untuk selanjutnya akan disebut “Buku Kas”. Tabel utama ini dibuat mulai cell A5 – H2002 dengan kolom Tgl, Bukti, Kode, Nama Rekening, Keterangan, Debit, Kredit, dan Saldo. anda bisa membuatnya lebih, tergantung pada banyaknya transaksi yang mungkin terjadi pada setiap periode.
2. Tabel Rekap Transaksi Buku kas, tampilannya seperti gambar di bawah ini :
1. Head / Judul Laporan 2. Informasi Saldo
Tabel di atas berfungsi untuk menampung rekapitulasi Transaksi Buku Kas. Untuk selanjutnya akan disebut “Rekap Kas”. Kolom pada tabel adalah No Rekening, Nama Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.
Setelah membuat design tabel seperti di atas, yang akan di modifikasi lebih awal adalah tabel rekap kas.
Modifikasi Tabel Rekap Kas – tahap 1 Coba perhatikan gambar ;
Tabel ini dibuat pada Sel R5 – V80, terdapat 4 kolom pada tabel rekap kas, yaitu ; No Rekening, Nama Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.
a. Isikan fungsi/rumus pada masing-masing kolom adalah :
No Rekening (cell R7) : ='Chart Account'!A7
Nama Rekening (Cell S7) : ='Chart Account'!B7
Klp (cell T7) : ='Chart Account'!C7
Debit (cell U7) dan Kredit (cell V7) tidak diisi, menunggu proses pembuatan tabel Buku kas.
b. Setelah mengisi rumus di atas, copy cell yang berisi rumus pada masing-masing kolom hingga memenuhi kolom.
Langkah di atas adalah membuat link identitas rekening pada tabel Rekap kas dengan
tabel Chart Account pada sheet Chart Account. Link ini dibuat dengan tujuan, jika ada perubahan rekening/chart account, maka yang di ubah hanya pada sheet chart account.
Untuk mengisi rumusnya, anda bisa mengetikkan langsung pada sel yang bersangkutan.
Cara lain yang lebih mudah adalah, ketikkan “=” pada sel yang ingin diisi rumus, lalu klik sheet chart account. Arahkan kursor ke cell yang dimaksud lalu tekan ↵↵↵↵ (Enter). Jika
anda benar melakukannya, maka pada masing-masing kolom akan terisi sama persis dengan tabel chart account.
Modifikasi Tabel Buku Kas.
Tabel buku kas ini berfungsi untuk menginput semua transaksi yang melibatkan Kas, baik kas masuk maupun kas keluar.
Perhatikan Gambar ;
Kegunaan dari masing-masing kolom adalah :
Tgl : untuk input tanggal transaksi
Bukti : untuk input Nomer bukti transaksi
Kode : untuk iput Kode Rekening
Nama Rekening : untuk input Nama Rekening pasangan dari transaksi KAS. Keterangan : untuk input keterangan transaksi.
Debit : untuk input Nilai transaksi Kas Masuk
Kredit : untuk input Nilai transaksi Kas Keluar
Saldo : Informasi Saldo Kas.
Dari 8 kolom yang ada, semuanya di input manual, kecuali kolom saldo.
Tetapi, yang menjadi kendala adalah ketika harus menginput kode rekening. Seringkali terjadi kesalahan input kode rekening sehingga menyebabkan data yang akan diolah tidak dapat dideteksi oleh sistem excel. Kecuali jika anda dapat menghafal seluruh kode
1. Head / Judul Laporan 2. Informasi Saldo
rekening yang telah anda buat. Untuk itu, kolom kode rekening ini akan dimodifikasi agar input kode rekening sesuai dengan daftar rekening melalui fasilitas VALIDATION yang ada di Excel.
Untuk membuat validation ; 1. aktifkan cell C7.
2. klik Data – Validation atau tekan Alt+D+L
3. maka akan tampil menu validation yang terdiri dari ; Setting, Input Message, Error Alert.
- Setting ; berfungsi untuk memodifikasi validasi data. Parameter yang harus dilakukan adalah :
Allow : pilih List. Maksudnya untuk memilih data yang akan dijadikan dasar input.
Source : isi =$R$6:$R84 Source ini menunjukkan lokasi data yang akan dijadikan dasar validasi. R6:R84 adalah data pada tabel Rekap Kas Kolom Kode Rekening.
Isi tanda √ pada Ignore blank dan In-Cell dropdown
- Input Message ; berfungsi untuk menampilkan informasi yang harus dilakukan saat cell yang tervalidasi aktif.
Parameter yang harus dilakukan adalah :
Title : ketik “Kode”
Input Message : ketik “Masukkan Kode Rekening” Isi tanda √ pada Show input message when cell is selected.
- Error Alert : berfungsi untuk menampilkan peringatan saat user mengisi data yang tidak sesuai validasi.
Parameter yang harus dilakukan adalah :
Style : pilih “Warning”
Title : ketik “Kode Salah”
Input Message : ketik “Maaf Kode Rekening yang anda masukkan salah, Silahkan masukkan Kode Rekening sesuai yang telah terdaftar”
Isi tanda √ pada Show error alert after invalid data is entered 4. Setelah semua parameter diisi, Klik Ok.
5. Jika anda berhasil melakukan Setting Validasi Data, maka di bagian kanan cell C7 akan muncul menu dropdown (kotak kecildengan gambar segitiga hitam menghadap ke bawah)
6. untuk menguji fungsi validasi, klik tanda ∇ , maka kode rekening akan muncul. Pilih salah satu kode rekening dengan cara klik.
7. untuk menguji fungsi error alert, isi sembarang kode pada cell C7, perhatikan apa yang terjadi?
8. Jika semua telah berfungsi, copy cell C7 dengan menekan tombol Ctrl+C.
9. Blok cell C7:C2002 lalu klik kanan – Paste Special – Validation – OK.
10. Agar saat mengisi Kode Rekening pada kolom Kode bisa membuat otomatis nama rekening muncul di kolom Nama Rekening, maka pada cell D7 isikan rumus berikut :
=IF(ISBLANK(C7);"";(VLOOKUP(C7;$R$6:$S$84;2;0)))
11. copy cell D7 dengan cara Ctrl+C
12. Blok cell D7:D2002 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK. 13. Pada kolom saldo atau cell H7, ketikkan rumus berikut :
=H6+F7-G7
14. copy cell H7 dengan cara Ctrl+C
15. Blok cell H7:H2002 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK
16. Pada Cell F2002 ketikkan rumus =SUM(F7:F2001) dan Cell G2002
=SUM(G7:G2001). Rumus ini berfungsi untuk menjumlahkan Kolom Debit dan kolom Kredit.
Pada bagian header Judul tabel, anda bisa memodifikasi judul tabel dengan cara meLink data pada sheet Data Perusahaan yang berisi nama perusahaan dan periode laporan. Cara link , lihat cara Modifikasi Tabel Rekap Kas – Tahap 1 di atas.
Pada bagian Informasi Saldo Buku Kas, aktifkan cell F1 lalu ketikkan rumus :
=IF(H2002=0;"NOL";H2002)
blok cell F1:G2 lalu klik Merge and Center (huruf a dalam segi empat) pada toolbar. Pada cell F3, ketikkan rumus =Today( ) untuk menampilkan tanggal hari ini.
Modifikasi Tabel Rekap Kas – tahap2 Kembali ke tabel Rekap Kas di cell R7.
1. Pada kolom Debit dan Kredit atau cell U7 V7 ketikkan rumus : = F2002 dan
=G2002
2. Pada cell U8, ketikkan rumus :
=SUMIF($C$7:$C$2001;R8;$G$7:$G$2001)
3. Pada cell V8, ketikkan rumus :
=SUMIF($C$7:$C$2001;R8;$F$7:$F$2001)
Rumus SUMIF berarti menjumlahkan suatu range cell dengan sebuah kriteria. Pada cell U8 berarti menjumlahkan Range cell G7:G2001 dengan kriteria pada Range Cell C7:C2001 yang cocok dengan R8. R8 adalah Kode Rekening 1100 atau “Bank”. Hasilnya adalah semua data pada cell G7:G2001 yang kode rekeningnya 1100 akan dijumlahkan.
4. Copy cell U8 denga cara Ctrl+C
5. Blok cell U9:U80 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK
6. Lakukan hal yang sama ( langkah 4 dan 5) pada kolom V atau Kredit.
Sampai di sini, semua tahapan pembuatan Buku Kas telah selesai. Untuk menguji formula, silahkan isi transaksi pada Buku Kas. Cara pengisian tidak seperti dalam jurnal umum yang harus berpasangan. Isi seperti buku kas biasa. Jika Kas Masuk, maka isi nilai transaksi di Kolom Debit. Begitu sebaliknya untuk Kredit. Yang perlu dilakukan hanya mengisi kontra account untuk kasnya pada kolom kode rekening dan nama rekening.
Periksa keakuratan datanya. Jika mengalami error, atau salah penghitungan, mungkin link atau rumus yang diketikkan ada yang salah.
Membuat Jurnal Umum
Jurnal umum untuk adalah catatan harian transaksi. Buku Kas yang telah kita buat di atas juga termasuk jurnal umum, tetapi khusus transaksi Kas saja. Sedangkan dalam Jurnal Umum berfungsi untuk mencatat semua transaksi selain Kas.
Tabel dalam dalam jurnal umum sama persis dengan buku kas. Berikut langkahnya :
1. buka sheet 4 atau jika tidak ada, klik menu Insert – Worksheet atau tekan tombol
Alt+I+W
2. buka sheet Buku kas, lalu copy seluruh isinya dengan cara : Ctrl+A, Ctrl+C
3. kembali ke sheet baru, lalu tekan Ctrl+Vmaka seluruh isi sheet Buku Kas tercopy ke sheet baru.
4. Ganti Header Judul, dan hapus Informasi Saldonya. Untuk lebih mudahnya, aktifkan cell H7, lalu tekan Alt+E+D+C maka kolom Saldo terhapus.
5. maka jika anda benar melakukan langkah di atas, tabel jurnal akan terbentuk seperti gambar di bawah ini :
6. Langkah selanjutnya adalah mengganti rumus dalam tabel rekap jurnal umum. Jika tadi anda sudah menghapus kolom Saldo, maka tabel rekap jurnal umum akan berada di cell Q5:T81. Yang akan diganti rumusnya adalah rumus untuk Kolom Debit dan Kolom Kredit.
Isikan rumus berikut pada Cell S7 (Kolom Debit) :
=SUMIF($C$7:$C$2000;Q7;$F$7:$F$2000)
Isikan rumus berikut pada Cell T7 (Kolom Kredit) :
=SUMIF($C$7:$C$2000;Q7;$G$7:$G$2000)
7. Copy cell S7 (Debit) dengan cara Ctrl+C
8. Blok cell S8:S80 lalu klik kanan – Paste Special – Formulas – OK
9. Lakukan hal yang sama ( langkah 7 dan 8) pada kolom T atau Kredit.
Setelah modifikasi ini dilakukan, sekarang lakukan ujicoba dengan mengisi beberapa jurnal dalam tabel jurnal umum. Lihat hasilnya dalam tabel rekap jurnal umum. Jika hasil rekap jurnal umum tidak seimbang, mungkin ada yang salah dengan pengisian rumus dalam tabel.
Membuat Neraca Saldo
Buatlah tabel Neraca Saldo di sheet baru. Bentuk tabel Neraca Saldo adalah sebagai berikut :
Bagian dari tabel di atas adalah :
1. Header Judul ; Nama Perusahaan, Nama Laporan, dan Periode Laporan. Bagian Header Judul dibuat dengan cara Link cell ke Sheet Data Awal.
2. Judul Kolom ; No Rekening, Nama Rekening, Klp, Neraca Saldo Awal, Mutasi, Neraca Saldo Akhir. Isi kolom No. Rekening, Nama Rekening, dan Klp dibuat dengan cara link cell ke Sheet Chart Account. (lihat cara link cell pada bahasan Modifikasi tabel Rekap Buku Kas)
3. Sub Header Judul ; Debit dan Kredit.
Kolom Neraca Saldo Awal tidak di isi dengan rumus. Pada kolom ini nantinya akan diisi dengan data dari Laporan Keuangan Periode Sebelumnya.
Kolom Mutasi diisi dengan data Tabel Rekap Buku Kas pada sheet Buku Kasdan data Tabel Rekap Jurnal pada Sheet Jurnal Umum. Contoh :
Subkolom Debit Mutasi untuk rekening Kas diisi dengan rumus :
='Buku Kas'!U7+'Jurnal Umum'!S7
Anda bisa membuat rumus tersebut dengan cara :
1. aktiv kan cell F9 (Subkolom Debit Mutasi untuk rekening Kas) 2. ketik =
3. Buka sheet buku kas
4. klik cell U7 (kolom debit untuk rekening kas pada tabel rekap buku kas) 5. ketik +
6. buka sheet jurnal umum
7. klik cell S7 (kolom debit untuk rekening kas pada tabel rekap Jurnal Umum) 8. tekan Enter
Lakukan hal yang sama untuk kolom kredit. Setelah pada rekening kas untuk kolom debit dan kredit diisi rumus, selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening dengan cara seperti yang telah di bahas pada bagian sebelumnya.
Kolom Neraca Saldo Akhir pada bagian Debit diisi dengan rumus sebagai berikut (contoh untuk rekening kas) : =IF(C9="Debit";D9-E9+F9-G9;0)
Sedangkan untuk kolom kredit adalah : =IF(C9="Kredit";E9-D9+G9-F9;0)
Selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening dengan cara seperti yang telah di bahas pada bagian sebelumnya.
Sampai di sini pembuatan neraca saldo selesai.
Langkah selanjutnya, buatlah sheet Laporan Laba Rugi, sheet Laporan Perubahan Modal, Neraca, dan CashFlow. Angka dalam masing-masing laporan mengambil dari / link dari Neraca Saldo. Anda bebas membuat model/bentuk Laporan sesuai dengan jenis dan bentuk perusahaan dan selera anda. Yang penting sesuai dengan kaidah-kaidah akuntansi.
- Pada Laporan Laba Rugi, ambil link dari Neraca Saldo bagian Neraca Saldo Akhir untuk kelompok Pendapatan, Harga Pokok, dan Biaya. Hasil akhir dari laporan ini adalah informasi Laba atau Rugi usaha dalam satu periode.
- Pada Laporan Perubahan Modal/Ekuitas; untuk ekuitas awal ambil link dari sheet Neraca Saldo, Kolom Neraca Saldo Awal, Rekening Ekuitas. Tambahan modal / Laba usaha, ambil link dari Laba / Rugi dari sheet Laporan Laba Rugi.
- Pada Neraca ; ambil link dari sheet Neraca Saldo, kolom Neraca Saldo Akhir, kelompok rekening Aktiva, Hutang dan Modal. Khusus Modal akhir, ambil link dari laporan perubahan Modal.
- Pada CashFlow, ambil link dari Buku Kas.
Sheet : Buku Kas Tabel : Buku Kas
Sheet : Chart Account Sheet : Jurnal Umum Tabel : Rekap Jurnal Umum Sheet : Jurnal Umum Tabel : Jurnal Umum
Sheet : Buku Kas Tabel : Rekap Kas
Sheet : Data Perusahaan L in k H ea d er L in k H ea d er Input Data Sheet : Neraca Lajur Input Data L in k T ab el L in k T ab el Sheet : Laporan Laba Rugi Sheet : Laporan
Perubahan Modal Sheet : Neraca
L in k T ab el L in k T ab el
Link Cell Link Cell
Sheet : Cash Flow
L in k C el l
CARA PENGGUNAAN
Setelah anda melakukan langkah cara pembuatan yang dibahas pada bab sebelumnya, berikut adalah cara input data.
1. Buku Kas
Buku kas ini dirancang khusus untuk transaksi kas. Sehingga informasi yang dihasilkan adalah saldo kas sesungguhnya. Karena ini merupakan Buku Khusus Kas, salah satu sisi debit/kredit nya pasti kas. Sehingga yang diinput dalam buku kas adalah contra account dari Kas.
Contoh :
Tanggal 1 Januari 2008 terdapat setoran Kas untuk modal dari pemilik sebesar Rp. 10.000.000,- .
Tanggal 2 Januari 2008 dibeli perlengkapan kantor Rp 500.000,- Jika dibuatkan jurnalnya adalah :
Kas Rp. 10.000.000,-
Modal Rp. 10.000.000,-
Biaya Perlengkapan Rp. 500.000,-
Kas Rp. 500.000,-
Maka dalam buku kas yang dicatat adalah ; Modal Rp. 10.000.000,- dan Biaya Perlengkapan Rp. 500.000,-
2. Jurnal Umum
Dalam jurnal umum, cara menginput data jurnal adalah diinput berpasangan layaknya jurnal umum secara manual.
Contoh :
Tanggal 2 Januari 2008 dibeli Kendaraan Rp. 12.000.000,- dari harga tersebut dibayar tunai sebagai uang muka sebesar Rp. 1.000.000,- sisanya adalah hutang.
Jika dibuatkan jurnalnya, maka :
Kendaraan Rp. 12.000.000,-
Kas Rp. 1.000.000,- Hutang Rp. 11.000.000,-
Maka input dalam jurnal Umum adalah :
3. Neraca Saldo Awal
Neraca saldo awal berfungsi untuk menginput data awal dalam suatu periode akuntansi. Silahkan input manual sesuai kolom yang disediakan. Dalam neraca saldo awal ini digunakan dasar pembanding dan menjaga kontinuitas data. Data awal ini bisa diambil dari Neraca periode sebelumnya.
4. Membuat Buku Besar.
Buku besar dalam aplikasi ini tidak perlu dibuat lagi, karena sudah terdapat dalam jurnal Khusus buku kas dan Jurnal Umum. Cara untuk membuatnya hanya dengan memberikan fasilitas sortir pada masing masing tabel. Cara membuat fasilitas sortir pada tabel adalah :
a. blok tabel Jurnal Umum mulai Nama Kolom sampai akhir tabel. (A5:G2000). b. Klik Data – Filter – Auto Filter
c. Maka di judul kolom akan keluar tanda dropdown (segitiga hitam menghadap ke bawah).
d. Klik tanda dropdown pada kolom Nama Rekening, pilih Nama Rekening yang yang ingin ditampilkan.
e. Maka semua data rekening yang dimaksud akan tampak. Anda bisa mencetaknya.
Kelemahan Program
Aplikasi Akuntansi Excel
Aplikasi Akuntansi menggunakan Excel ini memanfaatkan fitur utama Link Cell dan beberapa rumus sederhana (lihat diagram di akhir bab II). Keunggulan dari aplikasi ini adalah kesederhanaan pembuatan dan penggunaan. Keunggulan ini pulalah yang menjadikannya sebagai kelemahan. Kelemahan itu adalah :
1. Perubahan sebuah referensi cell akibat insert row tidak serta merta membuat cell di sheet lain ikut berubah. Sehingga datanya tidak sesuai. Hal ini terjadi khususnya pada referensi cell utama, yaitu sheet Chart Account. Jadi, Dilarang Keras Insert/Delete Row pada sheet Chart Account.
Jika anda ingin menambah data account, sebaiknya copy seluruh data account mulai baris yang ingin ditambah, lalu paste pada baris di bawahnya. Setelah itu ganti kode dan nama account pada baris yang ingin di tambahkan tadi.
Jika ingin menghapus kode dan nama Account, langsung hapus saja data accountnya tanpa delete row.
Dengan cara di atas, Sheet Buku Kas, Jurnal Umum dan Neraca Lajur mengikuti
perubahan pada sheet Chart Account. Untuk Laporan Keuangan
(LR/Neraca/Perubahan Modal/CashFlow), anda harus mengganti referensi link cellnya.
2. Proses penyusunan laporan keuangan ini menggunakan dua Sheet Jurnal, yaitu : Buku Kas dan Jurnal Umum. Karena terbagi menjadi dua, untuk proses pembuatan Ledger/Buku Besar juga akan terbagi 2, Ledger Cash dan Ledger dari Jurnal Umum. Tidak praktis!
3. Dalam buku kas, anda tidak dapat memasukkan transaksi yang melibatkan lebih dari 2 rekening. (lihat contoh pada bahasan transaksi jurnal umum).
