Pelatihan Pengelolaan Keuangan Secara Digital Melalui Aplikasi Akuntansi Pada UKM Taman Kota Batam
Johny Budiman1),Wisnu Yuwono2),Riskiyanto3),Santo4),Piere Ricardo5),Jesni6),Sindy7), Agustini Fatmasari8),Lydia Lestari9),Yessica Stephanie Lim10)
1-10Universitas Internasional Batam
Email:johny.budiman@uib.ac.id1),wisnu@uib.ac.id2), 1942188.riskiyanto@uib.edu3) ,1942191.santo@uib.edu4, 1942003.piere@uib.edu5) , 1942198.jesni@uib.edu6), 1942064.sindy@uib.edu7),1942158.agustini@uib.edu8), 1942072.lydia@uib.edu9),
1942077.yessica@uib.edu10)
Abstrak
Tujuan pelaksanaan program pengabdian masyarakat ini adalah untuk membantu UKM di daerah Taman Kota Batam dalam mengelola keuangan secara digital dengan pemanfaatan aplikasi. Penggunaan aplikasi Akuntansi ini sangat memudahkan para UKM untuk menghasilkan laporan keuangan secara otomatis. Dalam pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat ini, kami melakukan kunjungan secara langsung ke mitra di daerah Taman Kota, bertanya tentang sistem pembukuan usaha milik mitra, melakukan analisis dari data yang didapatkan, melakukan uji coba aplikasi dan memberikan pelatihan kepada mitra untuk pengoperasian Aplikasi Akuntansi UKM selama satu semester. Hasil implementasi menunjukkan bahwa masalah mitra dapat diselesaikan secara digital dalam pencatatan keuangan, menghemat waktu yang cukup banyak, dan mempermudah untuk pengelompokkan uang setiap transaksi pengeluaran dan pemasukan.
Abstract
The purpose of this community service program is to assist SME in Taman Kota Batam in managing digital finance with application. The use of accounting application makes it very easy for SMES to generate financial reports automatically. In the implementation of this community service program, we made a direct visit to our partners in the Taman Kota and asked about their bookkeeping system, conducted an analysis of the data obtained, conducted an application test, and provide training to partners for the operation of SME accounting application in one semester. The result of implementation showed that SMEs problems can be solved digitally in financial records, saving quite a lot of time, and making it easier to classify money for every expenditure and income transactions.
Kata kunci: Aplikasi Akuntansi, Pencatatan Pembukuan, Laporan Keuangan
1. Pendahuluan
Keberadaan UKM merupakan salah satu bagian dari entitas usaha nasional, yang merupakan bentuk nyata dari berbagai jenis ekonomi yang berada di Indonesia. Kontribusi UKM bagi negara merupakan hal yang utama dalam pengembangan ekonomi, namun sampai detik ini, pertumbuhannya ketinggalan cukup jauh jika dibandingkan dengan pelaku ekonomi yang lain (Oky, 2018).
Dalam pertumbuhan, UKM harus menjadi salah satu roda penggerak utama dalam pembangunan dan pengembangan ekonomi, yang dapat diwujudkan dengan komitmen bersama yang kuat serta didukung oleh berbagai jenis usaha yang sistematis dan konseptual secara tetap dan berulang- ulang dengan melibatkan semua pihak yang berkepentingan baik pemerintah, swasta, maupun masyarakat di tingkat lokal, regional maupun nasional.
Di Indonesia UKM memiliki kontribusi atau peranan cukup besar (Putri, 2019) yaitu:
1. Perluasan kesempatan kerja dan penyerapan tenaga kerja.
2. Pembentukan Produk Domestik Bruto ( PDB)
3. Penyediaan jaringan pengaman terutama bagi masyarakat berpendapatan rendah untuk
menjalankan kegiatan ekonomi produktif.
UKM harus melakukan
pengelolaan keuangan. Di era teknologi yang serba canggih semua hal dilakukan dengan cara manual, dapat terselesaikan dengan cara digital, contohnya pencatatan serta pembukuan dengan menggunakan aplikasi pencatatan pembukuan. Aplikasi ini akan memberikan dampak positif baik untuk pribadi, rumah tangga, bisnis atau dalam lingkup perusahaan. Dengan aplikasi ini, akan lebih mudah mengetahui secara terperinci dalam transaksi pemasukan serta pengeluaran
.
Salah satu contoh dari Aplikasi Akuntansi adalah menggunakan aplikasi berbasis Smartphone yaitu Akuntansi UKM.Manfaat dari kehadiran aplikasi Akuntansi UKM sederhana tentunya dapat memudahkan bisnis UKM (Tank, 2015) contohnya :
1. Mempersingkat waktu pengerjaan pencatatan pembukuan.
2. Meminimalisir kesalahan dalam perhitungan.
3. Jika terjadi kesalahan input data dapat diperbaiki dan tidak akan merusak laporan keuangan.
4. Mempermudah proses pengerjaan 5. Semua pengerjaan akan dilakukan
secara otomatis.
6. Memberikan referensi untuk pengambilan keputusan
7. Mengetahui keadaan keuangan bisnis setiap saat secara real time.
Penggunaan aplikasi Akuntansi UKM ini sangat memudahkan para usaha UKM untuk menghasilkan laporan keuangan secara otomatis. Sayangnya, menurut hasil survey pendahuluan kami, masih banyak yang belum mengetahui dan menggunakan aplikasi akuntansi UKM khususnya para pelaku UKM di sekitar Taman Kota di Kota Batam. Maka dari itu kami memiliki rencana untuk memperkenalkan aplikasi tersebut kepada pada pelaku UKM di sekitar Taman Kota.
2. Perumusan Masalah
1. Mengapa pelaku usaha UKM di Taman Kota, Batam kurang/belum menggunakan Software Akuntansi?
Padahal di sisi lain Software akuntansi sangat penting untuk pengembangan usaha UKM.
2. Bagaimana menghasilkan Laporan Keuangan dengan aplikasi Akuntansi UKM Taman Kota, Batam secara efektif dan efisien?
Harapan kami adalah para pelaku UKM khususnya di daerah Taman Kota dapat meningkatkan usaha mereka dengan adanya Aplikasi ini. Hanya dengan
memasukan transaksi yang biasa di catat ke dalam aplikasi maka para pelaku UKM dapat mengetahui posisi keuangan usaha mereka secara real time. Manfaat yang lainnya yaitu dapat mengetahui arus kas yang telah terjadi dalam periode yang di tentukan, Melihat status hutang dan piutang usaha mereka, Mengetahui laba/rugi yang dihasilkan usahanya dalam periode tertentu dan mempermudah mereka untuk melakukan perhitungan pajak usaha mereka.
Dari begitu banyak informasi yang dihasilkan, para pelaku dapat mempertahankan usaha mereka agar tidak mengalami kebangkrutan dengan melakukan pengambilan keputusan yang tepat. Mereka juga dapat melakukan perencanaan bisnis agar kedepannya mereka dapat meningkatkan penjualan dan mengurangi pengeluaran uang untuk hal yang tidak diperlukan. Dengan begitu para pelaku UKM ini dapat mengembangkan usaha mereka dan bersaing dengan UKM lainnya. Perputaran Ekonomi di Indonesia juga dapat meningkat sehingga Pemasukan Negara dalam bentuk pajak pun juga bertambah. Dan Pajak yang diterima negara dapat digunakan sebaik mungkin untuk memajukan Indonesia.
Untuk penggunaan aplikasi ini dapat langsung diunduh dari smartphone.
Transaksi yang diinput antara lain
pemasukan uang, pengeluaran uang, utang, pembayaran utang, piutang, penagihan piutang, Modal, Tarik modal, pengalihan asset dan penyesuaian. Transaksi – transaksi tersebut sudah sangat lengkap bagi para pelaku UKM.
Alasan inilah dilakukan sebuah pengabdian kepada masyarakat dengan tujuan meningkatkan keterampilan para pelaku UKM di daerah Taman Kota untuk menghasilkan laporan keuangan yang berkualitas sehingga dapat mempertimbangkan usaha mereka agar tetap tidak mengalami penurunan.
3.Metode Penelitian
Dalam pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat ini, metode pelaksanaan kegiatan disusun sebagai berikut :
1) Observasi lapangan dengan mengikuti protokol kesehatan di daerah Taman Kota untuk melihat gambaran umum pencatatan pembukuan keuangan usaha serta menemukan masalah yang terjadi . Pelaksanaan kegiatan selama satu semester yang berakhir pada akhir Juni 2020.
2) Melakukan analisis dari data yang didapatkan. kemudian melakukan pembahasan dalam kelompok untuk menentukan mitra serta akar pemasalahan sehingga didapatkan
usulan program yang kemudian disepakati bersama. Pelaksanaan kegiatan ini pada minggu pertama Juli 2020.
3) Mencari dan melakukan uji coba Aplikasi yang akan digunakan untuk diterapkan kepada mitra. pada Minggu pertama Juli 2020.
4) Tahapan pengumpulan laporan keberlanjutan program pengabdian dari mitra dan melakukan evaluasi program pada Minggu ketiga dan Minggu keempat Juli 2020.
4.Pembahasan
Akuntansi memiliki kontribusi yang sangat besar di dalam semua jenis bisnis. Arus kas, pengeluaran, pendapatan, serta laba rugi adalah hal yang penting dalam mengambil keputusan dalam bisnis.
Baik dalam bisnis kepemilikan pribadi, perusahaan multinasional bahkan UKM sekalipun harus mengetahui kontribusi akuntansi dalam bisnis apapun. Contoh manfaat dari Akuntansi bagi UKM (Lathifa, 2019), yakni :
Menyampaikan informasi yang berguna untuk perencanaan bisnis
Mengetahui posisi keuangan usaha
Memberikan gambaran neraca perusahaan
Mempermudah perhitungan pajak usaha yang perlu dilaporkan
Menyediakan informasi data mengenai kinerja usaha
Jika seseorang terjun ke dalam dunia bisnis, maka dalam dunia bisinis akuntansi merupakan hal yang baru ada pada setiap bisnis yang di jalankan, akan tetapi tidak semua orang melakukan proses pencatatan dan pembukuan akuntansi dengan baik bahkan ada beberapa orang tidak melakukan pencatatan dan pembukuan sama sekali dalam usaha bisnis.
Masih banyak pelaku UKM di Indonesia yang tidak mengerti dengan pencatatan pembukuan dalam sebuah UKM. Padahal akuntansi memberi kontribusi yang tidak diragukan lagi, yaitu laporan keuangan yang transparan, pengeluaran dan pemasukan yang lebih jelas (Latief, 2018). Berdasarkan data yang ada, 2 dari 3 UKM yang gagal adalah mereka tidak mengerti dalam pencatatan dan pembukuan. Apalagi kita sekarang di era revolusi industry yang tidak bisa terelak dari berbagai jenis persaingan yang terjadi dalam bisnis. Ada berbagai alasan pemilik UKM tidak melakukan pencatatan seperti malas mencatatnya, jika tertumpah air maka tidak dapat dibaca lagi, bahkan hilang. Padahal pembukuan sangatlah penting (Andry, 2017) yaitu ada beberapa poin sebagai berikut :
Bisa membedakan uang pribadi dengan uang usaha
Bisa melihat setiap transaksi yang pernah dicatat
Akan tetapi perkembangan teknologi memungkinkan untuk memecah masalah-masalah diatas. Saat ini, terdapat software akutansi yang bisa dioperasikan melalui Handphone yang sudah tersedia di google playstore, yaitu Akuntansi UKM – Money Manager yang dapat diunduh secara gratis. Dengan adanya aplikasi ini dapat dirasakan manfaatnya seperti pengontrolan transaksi secara detail sehingga mengecilkan kesalahan dalam defisit anggaran perusahaan, pembuatan laporan keuangan dengan sangat cepat, mempermudah pengecekan, menghemat waktu yang lebih banyak serta mempermudah dalam pencatatan agar terjadi kesalahan dalam pencatatan dapat langsung memperbaikinya dan juga mempermudah untuk menghitung tanpa menggunakan kalkulator, hanya menggunakan gadget sudah bisa terlihat dimana letak kesalahan kita. Dan pada saat transaksi telah selesai dibuat maka akan terlihat laporan keuangan anda dapat berubah secara real time dengan data terbarunya, serta analisis laba-rugi bisa didapatkan dengan sangat mudah, dan yang kami lakukan untuk memecahkan masalah ini adalah dengan memberikan
pelatihan cara penggunaan aplikasi Akuntansi UKM – Money Manager.
Berikut, adalah tampilan dari Akuntansi UKM – Money Manager yang dapat diunduh di google playstore secara gratis, dan gambar disamping ini merupakan contoh dari halaman utama dari aplikasi Akuntansi UKM – Money Manager yang telah diisi dengan pencatatan-pencatatan transaksi pada bulan itu.
Gambar 1: Akuntansi UKM - Money Manager
Gambar 2: History Transaksi
Gambar 3: Jurnal
Gambar 1: Daftar Piutang
Gambar disamping merupakan fitur-fitur dari aplikasi yang telah disediakan oleh Akuntansi UKM – Money Manager, yakni laporan laba rugi , laporan neraca saldo, utang serta piutang yang dapat digunakan oleh pengguna aplikasi Akuntansi UKM – Money Manager ini
Dokumentasi Kegiatan Gambar 3: Laporan Laba
Rugi
Gambar 4: Neraca Saldo
Gambar 5: Pengenalan Aplikasi
Gambar 6: Pengenalan Aplikasi Gambar 2: Daftar Hutang
Kegiatan Implementasi yang dilakukan kelompok Laskar Sepora ke Mitra kami yang bertempat di Taman Kota, Kota Batam.
Terlihat dari beberapa disamping kelompok kami sedang mengenalkan aplikasi Akuntansi UKM – Money Manager serta memberikan pelatihan kepada mitra kami, seperti mengajarkan cara mencatat transaksi-transaksi, mencatat utang, piutang, serta membuat laporan laba rugi, neraca saldo menggunakan aplikasi yang kami rekomendasikan.
Keunggulan
Keunggulan dari program kami adalah sebagai berikut :
1. Simpel , sederhana, mudah , dan aman dalam melakukan pencatatan laporan keuangan bersifat rahasia untuk suatu UMKM. Data yang telah disimpan tidak perlu khawatir hilang karena dapat disimpan dalam bentuk Ms.Excel atau dapat diupload ke drive dan tidak lagi perlu khawatir kerusakan fisik.
Aplikasi ini dapat digunakan dimanapun dan kapanpun dengan sangat mudah.
2. Laporan lengkap, aplikasi ini menyediakan fitur pencatatan yang sudah tergolong lengkap karena dapat menghasilkan data yang rinci. Data yang detail akan menghasilkan laporan
keuangan yang rapi dan lengkap sehingga mudah dipahami dan bersifat transparan.
3. Efektivitas dalam waktu dan biaya, apabila mempekerjakan akuntan akan menambah pengeluaran UKM sehingga dengan aplikasi ini dapat menghemat tenaga kerja dan biaya , secara waktu perhitungan secara otomatis ini sangat mempermudah proses akuntansi .
4. Tingkat Ketelitian Lebih Tinggi
Penggunaan aplikasi dapat meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi dalam perhitungan dan juga kesalahan lainnya. Aplikasi akuntansi akan membantu mengolah data yang telah diinput dengan tepat.
Sehingga anda bisa segera mendapatkan hasilnya dengan cepat.
Berbeda dengan sistem manual, yang membutuhkan pengolahan data berkali-kali agar tidak terjadi kesalahan yang menghabiskan tenaga dan waktu.
Tingkat ketelitian pengerjaan secara manual sangat dibutuhahkan.
Ketelitian dalam pengolahan data keuangan sebuah perusahaan sangatlah penting.
5. Memangkas Biaya Administrasi
Proses pengolahan data keuangan manual membutuhkan banyak perlengkapan ATK (Alat Tulis Kantor) , dengan penggunaan aplikasi
akuntansi maka penggunaan ATK seperti kertas dapat dikurangi. Selain itu , pengolahaan keuangan berbasis aplikasi tidaklah serumit manual sehingga penggunaan karyawan dalam menyusun laporan keuangan berkurang. Tentu saja hal ini menguntungkan perusahaan.
Kelemahan
Kelemahan dari program kami sebagai berikut :
1. Harus memiliki handphone yang bisa ber Operating System android, hal ini merupakan kekurangan dari aplikasi ini adalah pemilik dari UMK harus memiliki handphone dan handphone yang memiliki Operating System android agar dapat merangkum setiap
transaksi pengeluaran dan pemasukan.
Tingkat Kesulitan
Tingkat kesulitan yang dihadapi yaitu : 1. Pola pemikiran yang tidak ingin
mengikuti perkembangan Teknologi 2. Tidak memiliki fasilitas yang memadai
untuk menggunakan aplikasinya 5.Simpulan
Dalam rancangan bisnis kecil maupun besar tentu perlu mengelola keuangan untuk menentukan rugi atau untungnya dan kondisi keuangan bisnis
yang dijalankan . Kebanyakan usaha masih melakukan pencacatan keuangan dengan metode pembukuan secara manual. Namun zaman semakin berkembang dan teknologi semkain canggih, UKM kini dapat melakukan pencatatan keuangan dapat memanfaatkan aplikasi dengan berbasis smartphone salah satunya menggunakan aplikasi “AKUNTANSI UKM” untuk membantu proses pencatatan pembukuan denan mudah. Sayangnya masih banyak yang belum mengetahui tentang manfaat dari aplikasi ini. Padahal penggunaan aplikasi ini sangat memudahkan para UKM untuk menghasilkan laporan keuangan secara otomatis dan juga sangat mudah dalam mempelajari dan menggunakannya meskipun bukan seseorang yang ahli dibidang akuntansi.
Maka dari itu kami memiliki rencana untuk memperkenalkan aplikasi tersebut kepada pada pelaku UKM di sekitar Taman Kota. Sering kali kita terabaikan dengan beberapa aplikasi yang cara pengerjaannya sangat mudah dan cepat dengan hasil penjualan berskala kecil yang belum mampu bersaing dengan unit usaha lainnya. Dengan menggunakan aplikasi ini kita lebih tangguh untu mencatat setiap transaksi yang masuk dan keluar. Namun kebijakan masyarakat mampu mendukung para UKM untuk menjalankan bisnis nya dengan maksimal.
Dengan pengabdian kepada masyarakat ini, keterampilan para pelaku UKM di Taman Kota Batam terwujud dan meningkat dalam menggunakan aplikasi akuntansi UKM dengan cepat, simple, aman, efektivitas waktu. UKM mitra juga menghasilkan laporan keuangan yang berkualitas dan rapi dan dapat menjadi pertimbangan untuk usaha mitra. Selain itu dapat mengetahui kondisi perkembangan usaha dan menjadi alat untuk pengambilan keputusan dalam sistem manajemen. Masalah juga dapat diselesaikan secara digital dalam pencatatan keuangan, menghemat waktu yang cukup banyak, dan mempermudah untuk mengelompokkan uang setiap pengeluaran dan pemasukan transaksi yang dilakukan UKM Taman Kota Batam.
DAFTAR PUSTAKA
Andry, R. (2017). Pentingnya Pembukuan Untuk Bisnis Kita – Akuntansi UKM.
Retrieved August 3, 2020, from https://akuntansiukm.id/2017/06/01/p entingnya-pembukuan-untuk-bisnis/
Didin. (2019). Manfaat Penggunaan Software Akuntansi Di Perusahaan - Zahir Online - Software Akuntansi Online - Cloud Accounting. Retrieved
August 3, 2020, from
https://www.zahironline.com/manfaat -penggunaan-software-akuntansi-di- perusahaan/
Lathifa, D. (2019). Akuntansi UMKM: 5 Manfaat Pentingnya Penerapan Siklus Ini. Retrieved August 3, 2020, from https://www.online-
pajak.com/akuntansi-umkm
Latief, M. (2018). Masih Banyak Pelaku UMKM “Buta” Akuntansi. Retrieved August 3, 2020, from
https://money.kompas.com/read/2018 /08/30/144531526/masih-banyak- pelaku-umkm-buta-akuntansi Oktavia, T. (2016). Laporan Keuangan
Sebagai Dasar Pengambilan Keputusan | Trismaoktavia’s Blog.
Retrieved August 3, 2020, from https://trismaoktavia.wordpress.com/
2010/10/16/laporan-keuangan- sebagai-dasar-pengambilan- keputusan/
Oky, A. (2018). Perkembangan Usaha Kecil Menengah - TopBusiness.
Retrieved August 3, 2020, from https://www.topbusiness.id/16934/per kembangan-usaha-kecil-
menengah.html
Priharto, S. (2018). Peran Akuntansi Dalam Perkembangan UKM di Indonesia - CPSSoft. Retrieved
August 3, 2020, from
https://cpssoft.com/blog/akuntansi/me ngetahui-peran-akuntansi-untuk-ukm/
Putri, A. S. (2019). Peran UMKM dalam Perekonomian Indonesia Halaman all - Kompas.com. Retrieved August 3, 2020, from
https://www.kompas.com/skola/read/
2019/12/20/120000469/peran-umkm- dalam-perekonomian-
indonesia?page=all
Sely. (2020). Aplikasi Laporan Keuangan, Apa Manfaatnya bagi Perusahaan? - Jurnal. Retrieved August 3, 2020, from
https://www.jurnal.id/id/blog/aplikasi -laporan-keuangan-apa-manfaatnya- bagi-perusahaan/
Tank, T. (2015). Mengenal Software Akuntansi Serta Manfaat &
Kegunaannya. Retrieved August 3, 2020, from
http://8thinktank.co.id/erp-
software/mengenal-manfaat-software- akuntansi/
