MANAJEMEN KOLEKSI GREY LITERATURE DI UPT PERPUSTAKAAN UIN AR-RANIRY
BANDA ACEH
SKRIPSI
Disusun Oleh:
MUHAMMAD AKBAR
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI AR-RANIRY
DARUSSALAM - BANDA ACEH 2022 M/1443 H
Mahasiswa Fakultas Adab dan Humaniora Prodi Ilmu Perpustakaan
NIM. 140503051
v ABSTRAK
Koleksi Grey Literature merupakan salah satu sumber koleksi yang dibutuhkan pemustaka di perpustakaan Perguruan tinggi, Literatur ini tidak tersedia di pasaran, untuk diperjual belikan. Oleh karena itu koleksi jenis ini perlu dikoleksi dengan sebaik mungkin. Namun di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry koleksi ini belum terfokus pengololaannya di perpustakaan masih ada yang di simpan di bagian Humas sehingga menyulitkan pemustaka menelusurinya. Penelitian yang berjudul
“Manajemen Koleksi Grey Literature di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh” bertujuan untuk mengetahui manajemen grey literature di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Objek penelitiannya koleksi grey literature yang berada di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry dan subjeknya berjumlah 4 orang terdiri dari kepala perpustakaan, Kaur. Bidang Pengadaan Koleksi, Kaur. Bidang Pengolahan Koleksi dan Kaur. Bidang Repositori. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan melalui dokumentasi dan wawancara. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kebijakan penyerahan koleksi Grey Literature merujuk kepada SK Rektor Nomor: 26 Tahun 2017 tentang Wajib Simpan dan Wajib Upload Karya Ilmiah Sivitas Akademika dan Tenaga Kependidikan Universitas Islam Negeri Ar-Raniry. Penataan jurnal, majalah dan prosiding lainnya dijajarkan di rak sesuai dengan penjajaran koleksi buku.
Namun untuk karya akademik lain seperti koleksi pidato rektor, buku pedoman, laporan KKN dan lain-lain, masih dikumpulkan di bagian Humas UIN Ar-Raniry.Hal ini disebabkan belum adanya suatu kebijakan mengenai hal ini.
.
Kata Kunci: Manajemen Koleksi, Grey Literature, Perpustakaan Perguruan Tinggi
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “Manajemen Koleksi Grey Literature di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh)”.Shalawat beriring salam kita sanjungkan kepangkuan Nabi Besar Muhammad SAW beserta keluarga dan sahabatnya sekalian sehingga kita menikmati alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan seperti saat ini.
Skripsi ini penulis ajukan sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program S1 untuk meraih gelar sarjana Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Adab dan Humaniora UIN Ar-Raniry Banda Aceh. Dengan selesainya skripsi ini penulis banyak mendapatkan bimbingan, bantuan, dan dukungan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terimakasih yang teristimewa kepada Almarhum Ayahanda Ilyas Umar dan Ibunda tercinta Mariyah Abu Bakar atas doa, kasih sayang, kesabaran serta dukungan moral dan materil yang selalu diberikan kepada penulis serta saudara sekeluarga yang salalu memberikan semangat kepada penulis. Ucapan terimakasih yang tiada terhingga dan dedikasih kepada:
1. Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Ar-Raniry, Bapak dan Ibu wakil dekan, dosen dan asisten dosen, serta karyawan di lingkungan Fakultas Adab dan
vii
Humaniora UIN Ar-Raniry yang telah membantu penulis sejak awal perkuliahan hingga mengadakan penelitian untuk menyelesaikan skripsi ini.
2. Ibu Nurhayati, M.LIS selaku ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Bapak Bustami Abubakar, S. Ag., M. Hum selaku Penasehat Akademik (PA).
3. Bapak Drs. Nasruddin AS, M. Hum selaku pembimbing I dan Ibu Nurhayati Ali Hasan, M.LIS selaku pembimbing II, yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga serta pikirannya dalam membimbing skripsi ini.
4. Bapak Suherman, S. Ag., SIP., M.Ec selaku kepala UPT Perpustakaan UIN Ar- Raniry Banda Aceh yang telah memberi izin penelitian kepada penulis dan semua pustakawan yang telah membantu dalam penelitian ini.
5. Keluarga tercinta, Sahabat, dan teman-teman seperjuangan yang telah banyak memberi motivasi dan membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Mudah-mudahan atas partisipasi dan motivasi yang sudah diberikan sehingga menjadi amal kebaikan dan mendapat pahala yang setimpal di sisi Allah SWT.
Penulis menyadari bahwa dalam keseluruhan skripsi ini masih banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran untuk kesempurnaan skripsi ini.
Banda Aceh, 04 Januari 2022 Penulis,
Muhammad Akbar NIM. 140
503051
viii DAFTAR ISI
Halaman
LEMBARAN JUDUL ... i
PENGESAHAN PEMBIMBING ... ii
PENGESAHAN SIDANG ... iii
LEMBAR KEASLIAN KARYA ILMIAH ... iv
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penulisan ... 5
D. Manfaat Penulisan ... 5
E. Penjelasan Istilah ... 5
BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI ... 9
A. Kajian Pustaka ... 9
B. Manajemen Koleksi Grey Literature ... 11
1. Pengertian Manajemen Koleksi ... 11
2. Tujuan Manajemen Koleksi ... 12
3. Azas Manajemen Koleksi ... 14
4. Komponen Manajemen Koleksi ... 15
5. Pengertian Grey Literature ... 19
6. Manfaat Manajemen Koleksi Grey Literature ... 22
7. Kebijakan Pengembangan Koleksi Legal Deposit ... 23
BAB III METODE PENELITIAN ... 25
A. Rancangan Penelitian ... 25
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 26
C. Fokus Penelitian... 27
D. Teknik Pengumpulan Data ... 28
ix
E. Teknik Analisis Data ... 29
F. Kredibilitas Data ... 32
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN ANALISIS ... 34
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian ... 34
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan ... 39
BAB V PENUTUP ... 48
A. Kesimpulan ... 48
B. Saran ... 48
DAFTAR PUSTAKA ... 50
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 53
LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 54
x
DAFTAR TABEL & GAMBAR
Tabel Halaman
Tabel 4.1 : Tabel Kepemimpinan Perpustakaan ... 35
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
Gambar 2.1 : Gambar Patron Community ... 16
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Keputusan Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Ar-Raniry Lampiran 2 : Surat Izin Penelitian dari Dekan FAH UIN Ar-Raniry
Lampiran 3 : Surat Izin Penelitian dari UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry
Lampiran 4 : Surat Keterangan telah Melakukan Penelitian dari UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry
Lampiran 5 : Foto Sidang
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Salah satu tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah memenuhi informasi pemustaka perguruan tinggi.1 Salah satu tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan, mengolah dan merawat koleksi perpustakaan, dan menyediakan informasi dalam berbagai bentuk, baik media cetak maupun non-cetak sebagai koleksi perpustakaan. Salah satu koleksi di Perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu koleksi grey literature.
Grey literatur adalah koleksi yang tidak dijual (non-commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan dan penjilidan sederhana dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas, misalnya: prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya.2 Grey literatur bila diterjemahkan dalam bahasa Indonesia bermakna Literatur Kelabu. Literatur kelabu sebagai: “semi published materials, for example reports, internal documents, theses, etc., not
1Sulistiy-Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), hlm. 52.
2Anger Dalam Adi Prasetyo, “Pemanfaatan Grey Literature Di Perpustakaan,” Jurnal Media Informasi dan Komunikasi Kepustakawanan 3, no. 2 (2008): 65, http://repositrory .uinjkt.ac.id/bitstream/ 123456789/2/reference.pdf
2
formallypublished or available commercially, and consequently difficult to trace bibliographically”3
Jenis grey literatur terdiri dari skripsi, tesis, disertasi, hasil sensus, pangkalan data hasil penulisan, komunikasi informal seperti hasil rapat, prosiding dan abstrak penulisan, newsletter, laporan penulisan, laporan teknis dan hasil terjemahan.4 Selain itu, jenis grey literature juga berupa laporan penulisan, artikel yang tidak dipublikasikan, proposal penulisan, komersialisasi hasil penulisan, prosiding seminar dan pertemuan ilmiah lain. Sedangkan di perguruan tinggi dan lembaga pendidikan, seperti bahan ajar, notulen rapat, buku teks dosen lokal, skripsi, tesis, disertasi, pidato rektor, pidato pengukuhan.5 Grey literatur tidak dipublikasikan secara besar-besaran dan tidak dijual bebas di pasaran sehingga sulit untuk ditemui dan dilacak melalui bibliografis.
Grey literature mempunyai beberapa manfaat, diantaranya (1) sarana komunikasi penulis, (2) sarana penyebarluasan informasi ilmiah, dan (3) sarana penyajian informasi ilmiah yang lebih komprehensif.6 Grey literature ini mempunyai peran dan fungsi yang sangat bernilai dan sebagai pendukung penulisan serta penulisan karya ilmiah bagi mahasiswa, dosen, penulis, dan staf akademik. Dalam pemakaian grey literature ini memberikan pemenuhan informasi kepada pemustaka sehingga pemustaka mudah dan cepat memperoleh
3Pryherk Dalam Endang Ernawati, "Manajemen Literatur Kelabu sebagai Pendukung Penulisan dan Penulisan Karya Ilmiah", Journal The Winners 7 no. 2 (September 2006), hlm.
150-163.
4Diane Helmer Dalam Eka Meifrina Suminarsih, "Pengembangan Perpustakaan Digital untuk Meningkatkan Pemanfaatan Grey Literature di Indonesia",
5Pryherk Dalam Endang Ernawati, "Manajemen Literatur Kelabu sebagai Pendukung Penulisan dan Penulisan Karya Ilmiah", Journal The Winners 7 no. 2 (September 2006), hlm. 154.
6Farace Dalam Eka Meifrina Suminarsih, "Pengembangan Perpustakaan Digital untuk Meningkatkan Pemanfaatan Grey Literature di Indonesia"
3
informasi yang butuhkan yang bersumber dari jenis koleksi Grey Literature tersebut.
Koleksi Grey Literature ini membutuhkan pengelolaan atau manajemen koleksi. Manajemen koleksi adalah pengorganisasian dan pembinaan yang mencakup prinsip-prinsip pengembangan koleksi Grey Literature.7 Manajemen koleksi merupakan area kunci yang menjadi tangung jawab seorang pengelola perpustakaan. Manajemen koleksi Grey Literature yang baik akan menentukan sukses tidaknya perpustakaan dalam melayani pemustaka. Karena dengan dikelola dengan baik, maka koleksi Grey Literature akan tertata rapi serta memudahkan penemuan kembali informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka.
UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh merupakan perpustakaan perguruan tinggi yang berfungsi sebagai pusat pelayanan informasi (information services) dan penghubung antara pemustaka dan sumber-sumber informasi di kalangan Civitas termasuk UIN Ar-Raniry. Dalam hal ini, perpustakaan menyediakan berbagai macam koleksi grey literature. Perpustakaan ini diselenggarakan untuk mengumpulkan, menyimpan, menorganisir, menyebarluaskan koleksi guna memenuhi kebutuhan informasi civitas akademika.
Koleksi grey literature di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh terdiri 10.000 Skipsi, 1500 Tesis dan 173 Disertasi, komunikasi informal seperti hasil rapat, newsletter, laporan penulisan, laporan teknis tidak tersedia tetapi ditempatkan di bagian humas.8
7Lausyanna Tioksa Berutu, Manajemen Koleksi Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Binjai, Skripsi, (Medan: USU, 2019), hlm. 1.
8Hasil Wawancara dengan Tama Eka Hidayat, Pengelola Grey Literature UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh,Jum’at 6 Agustus 2021 Pukul 11.00 Wib.
4
Dari hasil wawancara dan observasi penulis, menunjukan bahwa jenis koleksi grey literature (literatur kelabu) tercetak yang tersedia di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry umumnya belum tertata secara baik dan benar.
Disisi lain, untuk tesis dan disertasi yang mau diupload belum sepenuhnya tercover ke dalam Web Repository. Namun demikian, seiring berjalannya waktu koleksi Grey Literature UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh terus meningkat seiring dengan tingginya aktivitas pembelajaran di perguruan tinggi.
Selain mahasiswa, dosen di lingkungan UIN Ar-Raniry juga berkontribusi terhadap penciptaan/penyumbang Grey Literature ke repository, namun koleksi tersebut belum tertata dengan baik. Dengan dekikian, koleksi Grey Literature tersebut perlu tertata dengan baik dan dapat dimanfaatkan secara optimal serta mudah ditemukan oleh pemustaka.9
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk mengkaji hal ini lebih mendalam mengenai “Manajemen Koleksi Grey Literature Di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penulisan ini yaitu bagaimana manajemen koleksi Grey Literature pada UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh?
9Hasil Wawancara dengan Yusrawati, Pengelola Grey Literature UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh,Jum’at 6 Agustus 2021 Pukul 10.15 Wib.
5
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan yaitu untuk mengetahui manajemen koleksi Grey Literature di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh.
D. Manfaat Penulisan
1. Secara teoritis, hasil penulisan ini bagi penulis dapat dijadikan pedoman atau acuan untuk penelitian selanjutnya yang berkenaan dengan manajemen koleksi Grey Literature di perguruan tinggi.
2. Secara praktis, dapat dijadikan sebagai masukan dan kontribusi kepada pihak UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh untuk meningkatkan manajemen koleksi Grey Literature pada perpustakaan bagi pengguna perpustakaan dan juga memberikan pengalaman kepada penulis dalam penerapan teori dan pengetahuan yang telah diterima selama perkuliahan pada kegiatan nyata, memperluas dan memperdalam pengetahuan penulis tentang manajemen koleksi Grey Literature.
E. Penjelasan Istilah
Setiap penggunaan istilah sering menimbulkan suatu penafsiran yang berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya oleh pembaca, maka penjelasan istilah sangat diperlukan untuk menghindari kekeliruan dan kesalahpahaman yang tidak diinginkan. Adapun penjelasan istilah dalam penulisan ini yaitu:
6
1. Manajemen Koleksi
Dalam beberapa literatur ditemukan beberapa Istilah yang berkembang dengan manajemen koleksi, ada literatur yang menyebutkan dengan literatur pengembangan koleksi (Collection Development), kemudian ada juga yang menggunakan istilah manajemen koleksi (Collection Management). Dalam pendapat yang mengutarakan mengenai pengertian pengembangan koleksi.
Menurut pendapat Michael R Gabriel sebagaimana dikutip oleh Yunus mendefinisikan pengembangan koleksi diartikan sebagai proses yang sistematis dalam membangun koleksi perpustakaan untuk melayani kegiatan penelitian, pengajaran, rekreasi, serta untuk kebutuhan lain bagi pengguna perpustakaan. Adapun proses ini meliputi pemilihan dan penyiangan pustaka, pengadaan serta evaluasi koleksi untuk memastikan seberapa sempurna mereka dapat melayani kebutuhan pengguna.10 Sedangkan menurut Soeatminah mengartikan pengembangan koleksi merupakan salah satu kegiatan kerja perpustakaan yang bertugas menyediakan sumber informasi dan memberikan pelayanan informasi kepada pemakai sesuai dengan kebutuhan dan minat pemakainya.11
Pengembangan koleksi yang dimaksud dalam penelitiaan ini adalah pengadaan koleksi Grey literature di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh.
10 Yunus Winoto,Dian Sinaga,dkk. Dasar-dasar Pengembangan Koleksi.(Jawa Tengah, CV. Intishar Publishing,2019), hlm.1
11 Soeatminah.Perpustaan,Kepusakawanandan Pustakawan.(Yogyakarta,Kanisius,1992), hlm.66
7
2. Grey Literature
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada pemustaka dalam rangka memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi.12 Dalam Bab IV Pasal 12 dan Pasal 13 UU No 43 tahun 2007 menyatakan bahwa (1) Koleksi perpustakaan diseleksi, diolah, disimpan, dilayankan dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. (2) Pengembangan koleksi perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan standar nasional perpustakaan.
Sedangkan istilah Koleksi Gray Literature (literatur kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi diperpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen yang merupakan hasil karya ilmiah, makalah seminar, dan terbitan pemerintah. Grey literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia dideretan buku untuk dijual (non-commercial printed materials);
fisik luar (cover), pencetakan dan penjilidan sederhana dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas. Misalnya: prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya.13 Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D. Dissertations, master’s theses, and conference proceedings,
12Belling Siregar, Pembinaan Koleksi Perpustkaan dan Pengetahuan Literatur, (Medan, Proyek Pembinaan Perpustakaan Sumatra utara 1999), hlm. 2.
13Anger Dalam Adi Prasetyo, “Pemanfaatan Grey Literature Di Perpustakaan,” Jurnal Media Informasi dan Komunikasi Kepustakawanan 3, no. 2 (2008): 65, http://repositrory .uinjkt.ac.id/bitstream/ 123456789/2/reference.pdf
8
not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or werepoorly distributed.14
Koleksi Grey Literature yang dimaksud dalam penelitian ini adalah koleksi Grey Literature, berupa laporan penelitian, prosiding, skripsi, tesis dan disertasi yang terdapat di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh.
14 Reitz”Dictionary for Library and Infoemation Science” (2004), hlm. 68.
9 BAB II
KAJIAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
A. Kajian Pustaka
Berdasarkan literatur yang penulis telusuri, terdapat beberapa penelitian yang sejenis yang dilakukan oleh peneliti sebelumnya, namun dengan variable, fokus penelitian dan tempat yang berbeda.
Pertama, penelitian oleh Harly Chisty M. Siagian berjudul “Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan USU”, dilakukan 2009. Penelitian ini bertujuan mengetahui penerapan pengetahuan, prosedur kerja pengolahan, dan mengetahui pedoman yang digunakan dalam pengolahan Grey Literature dan koleksi repository di Perpustakaan USU. Hasil penelitian diperoleh bahwa Perpustakaan USU memiliki jumlah koleksi Grey Literature tercetak sebanyak 19.566 judul dan 22.554 eksamplar yang terdiri dari karya ilmiah dosen dan peneliti, skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian prosiding, seminar dan lokakarya, pidato pengukuhan guru besar dan pidato rektor. Koleksi elektronik sebanyak 9.308 judul. Kegiatan pengadaan koleksi Grey Literature dan repository telah ditetapkan manajemen pengetahuan. Melalui penerapan manajemen pengetahuan itu dapat membantu Perpustakaan USU petunjuk teknis atau standar prosedur untuk membantu dan memudahkan pelaksaan pekerjaan secara efektif dan efesien.15
15Harly Chisty M. Siagian, “Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literatur dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara” (Skripsi, Universitas Sumtera Utara, 2009), Diakses Melalui Situs http://repository.usu.ac.id/handle/
123456789/54862
10
Kedua, penelitian dilakukan oleh Pungki Purnomo berjudul “Grey Literature, Koleksi yang Terlupakan pada Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidatullah Jakarta: Lemahnya Penerapan Local Intellectual Deposit”, bertujuan mengetahui kontribusi lembaga-lembaga di lingkungan UIN dalam pengembangan koleksi Grey Literature yang ada di Pepustakaan UIN Syarif Hidayatullah serta kebijakan yang diberikan Perpustakaan UIN dalam manajemen koleksi Grey Literature. Hasil penelitian diperoleh bahwa prilaku pihak perpustakaan dan pihak-pihak terkait lainnya tidak selalu menganggap penting terhadap berbagai karya lokal, mengakibatkan banyak karya intelektual para sivitas akademika lokal tidak dapat diakses dan ditemukan kembali. Disisi lain, pihak perpustakaan dalam menerapkan kebijakan deposit tidak dilakukan secara konsisten dan terintegrasi serta kurangnya sosialisasi mengenai pentingnya menyetorkan atau mendepositkan karyanya sehingga pihak perpustakaan tidak mampu melakukan pengontrolan terhadap berbagai rekaman intelektual yang cukup dinamis di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.16
Kaitan penelitian sebelumnya dengan penelitan ini yaitu sama-sama membahas topik koleksi Grey Literature. Perbedaannya yaitu penelitian pertama lebih menitikberatkan pada penerapan manajemen pengetahuan Grey Literature sedangkan penelitian kedua memfokuskan pada koleksi Grey Literature dengan aspek lemahnya penerapan local intelektual deposit, selanjutnya penelitian yang penulis lakukan yaitu lebih memfokuskan pada manajemen koleksi Grey
16 Pungki Purnomo, “Grey Literature, Koleksi yang Terlupakan pada Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidatullah Jakart: Lemahnya Penerapan Local Intellectual Deposit” Jurnal, (Jakarta:
UIN Syarif Hidayatullah, 2018), hlm. 6
11
Literature yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh.
B. Manajemen Koleksi Grey Literature
1. Pengertian Pengembangan Koleksi
Membahas manajemen koleksi muncul istilah pengembangan koleksi (collection development). Dalam beberapa pendapat yang mengutarakan mengenai pengertian pengembangan koleksi. Menurut pendapat Michael R Gabriel sebagaimana dikutip oleh Yunus mendefinisikan pengembangan koleksi diartikan sebagai proses yang sistematis dalam membangun koleksi perpustakaan untuk melayani kegiatan penelitian, pengajaran, rekreasi, serta untuk kebutuhan lain bagi pengguna perpustakaan. Adapun proses ini meliputi pemilihan dan penyiangan pustaka, pengadaan serta evaluasi koleksi untuk memastikan seberapa sempurna mereka dapat melayani kebutuhan pengguna.17 Sedangkan menurut Soeatminah mengartikan pengembangan koleksi merupakan salah satu kegiatan kerja perpustakaan yang bertugas menyediakan sumber informasi dan memberikan pelayanan informasi kepada pemakai sesuai dengan kebutuhan dan minat pemakainya.18
Sedangkan menurut ALA Glossary of Library Science bahwa sebagaimana dikutip oleh Yunus mendefinisikan pengembangan koleksi adalah berbagai aktivitas yang berhubungan dengan penentuan dan kebijakan seleksi,
17Yunus Winoto,Dian Sinaga,dkk.Dasar-dasar Pengembangan Koleksi,(Jawa Tengah, CV. Intishar Publishing 2019), hlm.1
18Soeatminah.Perpustaan,Kepusakawanandan Pustakawan.(Yogyakarta,Kanisius,1992), hlm.66
12
analisis kebutuhan pengguna, studi pengguna koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, melakukan perencanaan kerjasama sumber daya koleksi, pemilihan koleksi serta penyiangan koleksi perpustakaan.
Konsep pengembangan koleksi (collection development) menurut Edwards.
G. Evans sebagaimana disebutkan oleh Yunus bahwa pengembangan koleksi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi sebuah perpustakaan dengan menghubungan pada kebutuhan penggunanya serta berupaya untuk memperbaiki kelemahan tersebut.19 Jadi pengembangan koleksi dilakukan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan koleksi perpustakaan disamping sebagai upaya peningkatan mutu koleksi yang ada dalam rangka memenuhi tuntutan akan informasi-informasi terbaru yang dibutuhkan para pengguna.
2. Tujuan Manajemen Koleksi
Tujuan dari pengembangan koleksi hakekatnya adalah untuk membangun sebuah koleksi perpustakaan baik secara kuantitas maupun kualitas dengan tetap memperhatikan tuntutan (demand) minat (need) serta selera (taste) dari masyarakat pengguna perpustakan. Hal ini sejalan dengan pendapat Bryant yang disebutkan oleh Yunus mengatakan bahwa tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menyediakan koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Guna memenuhi kebutuhan pengguna tersebut setiap jenis koleksi
19Yunus Winoto,Dian Sinaga,dkk. Dasar-dasar Pengembangan Koleksi,(Jawa Tengah, CV. Intishar Publishing 2019), hlm.3
13
harus dikembangkan sesuai dengan visi dan misi lembanganya serta kebutuhan para penggunanya. Adapun secara lebih rinci kegiatan pengembangan koleksi memiliki beberapa tujuan yakni sebagai berikut :
1) Menambah jumlah koleksi atau mengharapkan untuk memilikinya.
2) Memperoleh koleksi yang ditulis oleh pengarang yang populer di kalangan pembaca.
3) Memenuhi kewajiban perpustakaan untuk pencapaian tujuan lembaga.
4) Menambah nilai koleksi melalui pengadaan bahan pustaka yang aktual dan bahan pustaka dasar dalam suatu subjek yang penting.
5) Memperoleh bahan-bahan pustaka atau buku-buku referensi yang mampu mensuplai informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
6) Melengkapi informasi dalam subyek yang masih kurang atau belum ada sama sekali atau belum mencukupi kebutuhan pemustaka.20
Perpustakaan Nasional RI menyebutkan beberapa tujuan dari pengembangan koleksi yakni sebagai berikut :
1) Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka.
2) Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.
3) Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang dikembangkan.
4) Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan.
5) Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan pustaka dan pelayanan setiap unit perpustakaan;
20Yunus Winoto,Dian Sinaga,dkk. Dasar-dasar Pengembangan Koleksi,(Jawa Tengah, CV. Intishar Publishing 2019), hlm.4
14
6) Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.21
3. Azas Manajemen Koleksi
Dalam melakukan pengembangan koleksi ada beberapa azas yang harus diperhatikan oleh pustakawan. Adapun mengenai azas-azas dalam pengembangan koleksi adalah sebagai berikut22:
a ) Relevansi.
Dalam melakukan pengembangan koleksi hendaknya relevan dengan program dari lembaga induknya dan masyarakat secara luas yang memanfaatkan keberadaan perpustakaan tersebut.
b) Berorientasi Pada pengguna (user’s oriented)
Dalam melakukan pengembangan koleksi harus lebih ditujukan pada kebutuhan pengguna, sehingga kepentingan pengguna harus menjadi acuan. Oleh karena demikian langkah awal dalam suatu pengembangan koleksi harus dimulai dengan menganalisis kebutuhan pengguna (user’s needs analysis).
c) Kelengkapan.
Dalam melakukan pengembangan koleksi harus memuat semua komponen koleksi, artinya dalam pengembangan koleksi tidak hanya buku teks atau koleksi tercetak saja akan tetapi menyangkut koleksi non-cetak seperti kaset, CD, CD/DVD dan sebagainya. Dengan kata lain dalam pengembangan koleksi semua komponen koleksi harus
21Perpustakaan Nasional RI.Pedoman Teknis Pengembangan Koleksi Layanan.
(Jakarta,Perpustakaan Nasional:2002) hlm.6
22Yunus Winoto,Dian Sinaga,dkk. Dasar-dasar Pengembangan Koleksi,(Jawa Tengah, CV. Intishar Publishing 2019), hlm.5
15
mendapat perhatian yang wajar sesuai dengan prioritas yang telah ditentukan sebelumnya.
d) Kemutakhiran.
Dalam pengembangan koleksi aspek kemutakhiran harus diupayakan semaksimal mungkin, artinya dalam melakukan pengembangan koleksi harus selalu dilakukan pembaharuan koleksi sesuai dengan kebutuhan, tuntutan dan perkembangan teknologi ilmu pengetahuan teknologi saat ini.
e ) Kerjasama.
Dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat saat ini, suatu hal yang mustahil suatu perpustakaan atau lembaga informasi lainnya akan mampu memenuhi semua kebutuhan para pengguna (self sufficiency). Hal ini dikarenakan karena perpustakaan/
lembaga informasi menghadapi berbagai keterbatasan misalnya dana, tenaga, tempat, dll. Oleh karena itu, dalam pengembangan koleksi diperlukan adanya kerjasama dengan berbagai lembaga perpustakaan atau pusat informasi lainnya.
4. Komponen Manajemen Koleksi
Dalam proses manajemen koleksi, beberapa tahapan dapat dilakukan oleh pustakawan diantaranya dengan pengadaan koleksi, penyiangan, preservasi, stop opname, dan evaluasi. Dalam hal ini perlu dilakukan analisis pengguna informasi sehingga dalam manajemen koleksi, pustakawan dapat mengetahui kebutuhan pemustaka. Dengan demikian, pengembangan koleksi mengacu
16
kepada pemustaka dan kebutuhan apa yang dibutuhkan serta dapat dijadikan sebagai acuan atau tolak ukur dalam proses pengembangan koleksi diperpustakaan perguruan tinggi. Mengenai hal ini, teori Evan yang dikenal dengan Patron Community dapat dilihat pada gambar di bawah ini:23
Gambar 2.1. Patron Community 1. Community Analisis (Analisis Pengguna)
Dalam hal ini dalam proses pengembangan koleksi hendaknya perpustakaan melakukan analisis pengguna informasi di perpustakaan sehingga dalam proses pengadaan bahan koleksi sudah diketahui bahwa bahan koleksi yang akan diadakan dan yang akan dibeli, serta analisis pemustaka dapat menentukan seberapa besar sebuah koleksi diminati dan dibutuhkan oleh pemustaka.
23 Sri Handayani, Kontribusi Tokoh dalam dunia Perpustakaan, Analisis Pemikiran G.
Edward Evan tentang Pengembangan Koleksi, Mangister Ilmu Perpustakaan dan Informasi, UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta: Libria Volume 9, No. 1 Juni 2017.
17
2. Selection Policies (Kebijakan Seleksi)
Kebijakan seleksi bahan pustaka dapat dilakukan dalam proses yang sangat detai dan dalam menentukan sebuah kebijakan hendaknya perpustakaan mengecek kembali bahan-bahan pustaka yang akan diadakan dan dengan adanya kebijakan seleksi ini dapat memudahkan pustakawan dalam mengindentifikasi sebuah kesalahan dalam proses pengadaan bahan pustaka.
3. Selection (Seleksi)
Tahapan ini dapat dilakukan setelah kebijakan koleksi sudah dilakukan dan tibalah saatnya melakukan sebuah seleksi bahan pustaka, apakah bahan pustaka ini layak diambil dan dipajang di perpustakaan.
4. Acquicition (Pengadaan)
Setelah melakukan proses seleksi, maka tim seleksi langsung mengambil kebijakan dan memutuskan bahwa proses pengadaan sudah dapat mulai.
Dalam hal ini yang dinamakan proses pengadaan yakni sesuatu keinginan untuk memiliki sebuah sumber informasi yang dapat berwujud fisik maupun non fisik. Contohnya pengadaan yang fisik seperti bahan monograf dan yang non fisik seperti pengadaan bahan elektronik seperti e-book.
5. Deselection (Penyiangan)
Kegiatan penyiangan bahan pustaka ini dilakukan oleh petugas perpustakaan seperti mengambil kembali koleksi yang sekiranya sudah dianggap tidak bernilai maka akan ditarik kembali dari daftar koleksi utama.
18
6. Evaluation (Evaluasi)
Evaluasi koleksi yang dilakukan oleh petugas yang sudah ditentukan dalam hal ini juga dapat menjadi penentuan kualitas kerja yang sudah dilakukan oleh staff pengembangan koleksi. Dalam mencapai suatu evaluasi yang efektif maka kembali lagi melihat pada analisis pemustaka.
Filosofi pengembangan koleksi menurut Evans dan Margaret sebagaimana dikutip oleh Sri Handayani mendefinisikan yaitu serangkaian proses untuk mempertemukan antara pemustaka dengan beberapa sumber informasi dilingkungan perpustakaan yang mencakup beberapa kegiatan diantaranya kebijakan dalam pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, pemeliharaan dan promosi, penyiangan, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.
Dalam proses pengelolaan perpustakaan, terdapat kegiatan manajemen koleksi perpustakaan. Manajemen koleksi ini diatur dalam kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Setiap perpustakaan sudah seharusnya melakukan pengembangan koleksi termasuk perpustakaan perguruan tinggi.
Dalam melakukan pengembangan koleksi ini, hendaknya berpedoman pada kebijakan pengembangan koleksi. Agar koleksi perpustakaan berorientasi pada kebutuhan pemustaka, maka pustakawan hendaknya lihai dalam melakukan manajemen koleksi.
19
5. Pengertian Grey Literature
Menurut Dictionary For Library And Information Sciencegrey sebagaimana dikutip oleh Haryanto bahwa literatur adalah karya cetak seperti laporan, cetakan dokumen internal, disertasi, tesis master, dan proses konferensi, tidak tersedia di pasaran karena tidak dipublikasikan secara bebas.24 Menurut Farace sebagaimana dikutip oleh Eka Meifrina grey literatur adalah produk yang diproduksi disemua tingkat oleh pemerintah, akademisi, bisnis, dan industri, baik dalam format tercetak maupun elektronik namun tidak dikuasai oleh kepentingan publikasi dan dimana penerbitnya bukan kegiatan utama organisasi.25
Menurut Anger sebagaimana dikutip Adi Prasetyo bahwa Gray Literature (Literatur Kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen yang merupakan hasil karya ilmiah, makalah seminar, dan terbitan pemerintah. Grey literatur adalah bahan pustaka yang tidak tersedia dideretan buku untuk dijual (non-commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan dan penjilidan sederhana dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas. Misalnya: prosiding, disertasi, bibliografi, laporan dan sebagainya.26 .
Grey Literature (literatur kelabu) adalah literatur khas lembaga/perpustakaan perguruan tinggi seperti perpustakaan universitas, institut,
24Haryanto, “Preservasi Koleksi Grey Literature Dalam Kesiagaan Menghadapi Bencana di Perpustakaan,”Libraria Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi 4, no.1 (2015): 54, http://digilid.usm.ac.id.
25Eka Meifrina Suminarsih, “Pengembangan Perpustakaan Digital Untuk Menigkatkan Pemanfaatan Grey Literature di Indonesia,” Majalah Media Pustakawan 17, no. 3 (Juni 2010): 3, diakses melalui http://www.Perpusnan.Go.Id/Magazine/Penegmbangan-PerpustakaanDigital- Untuk-Menigkatkan Pemanfaatan-Grey-Literature-Di-Indonesia
26Adi Prasetyo, “Pemanfaatan Grey Literature di Perpustakaan,” Jurnal Media Informasi dan Komunikasi Kepustakawanan 3, no. 2 (2008): 65, http://repositrory .uinjkt.ac.id/bitstream/
123456789/2/reference.pdf
20
sekolah tinggi, akademi dan politeknik baik yang diterbitkan, maupun yang tidak diterbitkan, seperti:
a. Skripsi, tesis, disertasi. Koleksi ini biasanya produk dari perguruan tinggi sebagai persyaratan untuk menyelesaikan studi. Di perpustakaan, skripsi, tesis, dan disertasi disimpan sebagai koleksi karya ilmiah.
b. Laporan penelitian, laporan kegiatan, laporan kerja, dan laporan lainnya yang merupakan hasil dari perguruan tinggi atau lembaga induk perpustakaan juga dikategorikan sebagai koleksi literatur kelabu.
c. Makalah seminar, simposium, konferensi, dan sejenisnya yang menghasilkan karya yang layak disimpan dalam perpustakaan, tentunya hasil dari perguruan tinggi perpustakaan yang bersangkutan.
d. Publikasi internal yang diterbitkan oleh perguruan tinggi atau lembaga induk dari perpustakaan, misalnya majalah, bulletin, jurnal, dan lain-lain.
e. Naskah lainnya yang menjadi ciri khas lembaga induk perpustakaan, termasuk brosur, peraturan tata tertib dan lain-lain.
Sedangkan Rompas menggolongkan grey literatur (literatur kelabu) kedalam:
i. Karya tulis ilmiah berupa penelitian survei dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis, disertasi, dan laporan-laporan penelitian ii. Buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang, liputan peristiwa, organisasi atau instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu;
21
bibliografi, serta katalog.27 Sementara itu dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi disebutkan bahwa: Literatur abu-abu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan dari rektor”. Literatur abu-abu (grey literatur) yang dimaksud adalah:28
1) Skripsi, tesis, disertasi.
2) Makalah seminar, simposium, konferensi, dan sebagainya.
3) Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
4) Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dan sebagainya.
5) Artikel yang dipublikasikan oleh media massa 6) Publikasi internal kampus
7) Majalah atau bulletin kampus
Berdasarkan pendapat diatas, Grey Literature yaitu suatu istilah yang digunakan untuk kumpulan koleksi yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah, institusi akademik, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, terbitan pemerintah, dan lain-lain. Dengan kata lain, grey literature merupakan bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk di perjualbelikan dengan kata lain koleksi ini hanya diterbitkan untuk kalangan terbatas sehingga tidak tersedia di pasaran secara komersial.
Grey Literature adalah semua sumber daya koleksi seperti yang
disebutkan di atas yang menunjang dan berfungsi sebagai aset penting yang perlu
27Rompas Dalam Haryanto. “Preservasi Koleksi Grey Literature Dalam Kesiagaan Menghadapi Bencana di Perpustakaan.” Libraria: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi 4, no.1 (2015): 55, http://digilid.usm.ac.id.
28Depdikbud, Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Edisi 3 (Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I, 2004), hlm. 55.
22
dilindungi, dirawat, dijaga dengan sebaik-baiknya karena berkaitan langsung dengan organisasi lembaga induk dan pemustaka (sivitas akademika).
Dari uraian di atas, disimpulkan bahwa jenis literature abu-abu (Grey Literature) di Perguruan Tinggi yaitu skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, majalah atau bulletin kampus.
6. Manfaat Manajemen Koleksi Grey Literature
Berdasarkan uraian di atas, disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan termasuk di dalamnya Grey Literature dikumpulkan dan diolah oleh pustakawan digunakan sebagai sarana penunjang pengembangan pendidikan serta penelitian. Jadi, manajemen koleksi yaitu pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan koleksi perpustakaan guna memenuhi kebutuhan pemustaka, melalui fungsi-fungsi manajemen koleksi. Kegiatan manajemen koleksi yang di dalamnya terdapat kegiatan pengembangan koleksi ini ditangani oleh staf manajemen koleksi.
Adapun manfaat manajemen Grey Literature:
1) Sarana komunikasi peneliti dalam pencarian ilmu pengetahuan ilmiah yang merupakan sebuah proses evolusi dari penambahan, perubahan dan penemuan dari pengetahuan baru. Jurnal-jurnal ilmiah yang telah direview oleh para ahli merupakan sarana komunikasi bagi masyarakat ilmiah untuk mempublikasikan dan memaparkan hasil-hasil penelitian terbaru.
2) Sarana penyebarluasan informasi ilmiah bahan pustaka ini dapat diakses dan ditemukan secara cepat, memiliki fleksibilitas yang luas dan kemungkinan lebih detail informasi yang dimilikinya bila dibutuhkan.
3) Sarana penyajian informasi ilmiah yang lebih komprehensif dengan adanya pemanfaatan Grey Literature maka para peneliti akan dapat menemukan kesimpulan-kesimpulan penelitian secara ilmiah, fakta-
23
fakta ilmiah, statistik, dan data-data lain mengenai penelitian ilmiah yang diperlukan 29
Berdasarkan paparan diatas, penulis menyimpulkan bahwa koleksi Grey Literature ini sangat bermanfaat bagi pemustaka yang melakukan penelitian- penelitian ke depan atau selanjutnya. Dalam hal ini Grey Literature dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi ilmiah, sarana penyebarluasan informasi ilmiah serta sebagai sarana penyajian informasi ilmiah bagi peneliti dalam mengkaji penelitiannya diberbagai tema dan topik sesuai dengan kebutuhan masing-masing pemustaka.
7. Kebijakan Pengembangan Koleksi Legal Deposit
Pengadaan koleksi merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka.30 Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual.31 Selanjutnya, pengadaan koleksi merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.32 Sehubungan dengan
29Suminarsih, E. M, Pengembangan Perpustakaan Digital untuk Meningkatkan Pemanfaatan Grey Literature di Indonesia., (Jakarta: Media Pustakawan, 17(3&4), 2020), hlm.
27-37.
30Darmono, Pengadaan Bahan Pustaka. (Yogyakarta: UGM, 2001), hlm. 257
31Sumantri, Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. (Bandung: Rodaskarya, 2002), hlm. 29
32Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan. (Jakarta: Gramedia, 1991), hlm. 27
24
pengertian tersebut, penulis menyimpulkan bahwa pengadaan koleksi adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan koleksi sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemustaka.
Berdasarkan paparan di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa untuk mendapatkan koleksi yang beragam dan terkini, maka perlu melakukan membuat kebijakan pengembangan koleksi. Kebijakan pengembangan koleksi tersebut dapat dilakukan melalui kegiatan pengadaan koleksi.
Salah satu cara pengadaan koleksi di Perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu dengan cara Legal Deposit. Legal deposit adalah persyaratan hukum atau dasar bahwa seseorang atau kelompok mengirimkan salinan publikasi mereka ke repositori, biasanya perpustakaan.33 Proses pengadaan koleksi melalui legal deposit biasanya mencakup penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada.
33Nadya Athira, Tinjauan Hukum Tentang Deposit Ciptaan, Skripsi, (Jakarta: Universitas Indonesia, 2018), hlm. 2.
25 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian
Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Pendekatan kualitatif merupakan jenis penelitian yang temuan-temuannya tidak diperoleh melalui prosedur statistic atau bentuk hitungan lainnya.34 Penelitian kualitatif umumnya bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan indukatif, dilakukan dengan situasi yang wajar (natural setting) dan data dikumpulkan umumnya bersifat kualitatif.35
Desain penelitian deskriptif adalah desain penelitian yang disusun dalam rangka memberikan gambaran secara sistematis tentang informasi ilmiah yang berasal dari subjek atau objek penelitian. Penelitian deskriptif berfokus pada penjelasan sistematis tentang fakta yang diperoleh saat penelitian dilakukan.36
Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, dimana penulis sebagai instrumen kunci, pengambilan sampel sumber data dilakukan secara purposive dan snowball, teknik pengumpulan dengan trianggulasi (gabungan), analisis data bersifat indukatif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada genaralisasi.37
34Arfan Ikhsan, Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen, (Bandung:
Cita Pustaka Media, 2014), hlm. 35.
35Azhari Akmal Tarigan, Metodologi Penelitian Ekonomi Islam, (Medan: La-Tansa Press 2011), hlm. 19.
36Anwar Sanusi, Metodologi Penelitian Bisnis, (Jakarta: Salemba Empat, 2013), hlm. 13.
37Sugiyono, Metodologi Penelitian Bisnis, (Bandung: Alfabeta, 2012), hlm. 14.
26
Berdasarkan rumusan masalah penelitian ini adalah penelitian kualitatif (Qualitative Methods) dengan pendekatan deskriptif yaitu penelitian yang lakukan dengan mengumpulkan informasi mengenai gejala atau masalah yang ada, yakni gejala menurut apa adanya pada saat penelitian dilakukan.
B. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh yang beralamat di Jl. Syeikh Abdul Rauf Darussalam Banda Aceh 23111. Beberapa alasan penulis memilih UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh sebagai lokasi penelitian yaitu:
1. UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh merupakan perpustakaan Perguruan Tinggi yang bertindak sebagai salah satu referensi sebagai perpustakaan perguruan tinggi ternama di Banda Aceh, yang menjadi acuan dan kiblat para intelektual masyarakat Aceh.
2. UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh memberikan kesempatan bagi semua kalangan guna memanfaatkan koleksi grey literature, tidak hanya kepada mahasiswa dan civitas akademika yang ada di UIN Ar-Raniry Banda Aceh, namun kepada masyarakat umum, sehingga fungsi perpustakaan sebagai pusat pendidikan, penelitian dan pengabdian (Tri Dharma Perguruan Tinggi) dapat terwujud.
3. Karena penulis ingin menganalisa mengenai manajemen koleksi grey literature yang ada di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh.
27
C. Fokus Penelitian
Fokus penelitian merupakan inti yang didapatkan dari pengalaman peneliti atau melalui pengetahuan yang diperoleh dari studi kepustakaan ilmiah.38 Fokus penelitian berisi pernyataan tentang indikator dan faktor-faktor yang akan diteliti secara lebih detail. Rincian aspek yang akan diteliti tersebut berguna memberikan arah dan memperjelas jalinan fenomena yang diteliti. Fokus penelitian ini dimaksudkan untuk membatasi studi kualitatif sekaligus membatasi penelitian guna memilih mana data yang relevan dan mana yang tidak relevan.
Penelitian ini difokuskan pada “Manajemen Koleksi Grey Litereture di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry”, yang objek utamanya merupakan koleksi grey litereture yang berada di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry.
Subjek dalam penelitian ini adalah seseorang responden yang akan memberikan informasi yang berkaitan dengan penelitian ini. Subjek dalam penelitian ini dapat disebut juga informan yaitu kepala perpustakaan dan pustakawan pengelola bidang koleksi grey literature.
Penelitian ini termasuk dalam kategori penelitian lapangan (field research), yaitu penelitian yang mengambil datanya langsung ke lapangan. Adapun objek pada penelitian ini adalah manajemen koleksi grey literature di Perpustakaan UIN Ar- Raniry Banda Aceh.
38Moleong, L.J, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosda Karya, 2014), hlm. 97.
28
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling utama dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan.39 Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut:
a. Dokumentasi
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan dokumentasi sebagai pengumpulan data awal mengenai dokumen legal deposit seperti form F yaitu berupa formulir penyerahan karya ilmiah (Skripsi, Tesis dan Karya Penelitian Dosen).
Selanjutnya, dokumen lain berupa lampiran SK Nomor 26 Tahun 2017.
b. Wawancara(interview)
Wawancara adalah suatu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan orang yang diwawancarai dengan atau tanpa menggunakan pedoman (guide) wawancara.40 Wawancara ini sudah termasuk dalam kategori in-dept- interview. Wawancara in-dept-interview yaitu dalam pelaksanaan wawancara lebih bebas dan bertujuan untuk menemukan permasalahan secara lebih terbuka, dimana pihak yang diajak wawancara diminta pendapat dan ide- idenya, sedangkan penulis mendengarkan secara teliti dan mencatat apa yang
39Sugiyono, Metodologi Penelitian Bisnis, (Bandung: Alfabeta, 2012), hlm. 401.
40Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D (Bandung: Alfabeta, 2009), hlm. 233.
29
dikemukakan oleh informan. Pada penelitian ini, penulis menyiapkan 10 buah pertanyaan mengenai manajemen (perencanaan, pengorgnisasian, pergerakan dan pengawasan) koleksi grey literature. Kemudian mengkoding hasil wawancara dengan menulis dan merekam agar penulis dapat mengambil kesimpulan mengenai data yang dibutuhkan. Adapun informan yang penulis wawancarai berjumlah 4 orang yang terdiri dari kepala perpustakaan, Kaur.
Bidang Pengadaan Koleksi, Kaur. Bidang Pengolahan Koleksi, Kaur. Bidang Repositori. Wawancara akan dihentikan apabila telah mencapai titik jenuh.
Alasan penulis melakukan wawancara dengan kepala perpustakaan dan pustakawan karena beliaulah yang mempunyai pengaruh dan perubahan dalam merealisasikan manajemen koleksi grey literature di UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh.
E. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema.
Analisis data dilakukan bertujuan memberikan makna terhadap data yang telah terkumpul. Analisa data bermaksud mengorganisasikan data, karena data yang terkumpul banyak sekali yang terdiri dari catatan lapangan, komentar penulis, gambar, dokumen, laporan dan lain-lain.
Proses analisis data menggunakan teori Miles dan Hubermen, yaitu dengan meredusi data; memfokuskan pada tema penulisan, menyajikan data; menjelaskan berdasarkan wawancara dan dokumentasi, serta menyimpulkan analisis setelah tahapan-tahapan analisis selesai. Analisis data dilakukan secara kualitatif, meliputi:
30
(1) Data collection, (2) Data reduction, (3) Data display, (4) Conclusion drawing/verification.
Dalam penulisan ini penulis melakukan pengorganisasian dan pengurutan data yang terkumpul dengan menggunakan beberapa teknik yaitu:
(1) Data Reduction
Mereduksi data yaitu merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, mencari tema dan polanya sehingga data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulann data selanjutnya dan mempercepat pencarian bila diperlukan.
(2) Data Display
Setelah mereduksi data, penulis selanjutnya mendisplaykan data baik dalam bentuk uraian singkat, tabel, grafik, phie chard, pictogram, atau sejenisnya. Melalui penyajian data tersebut, maka dapat terorganisasikan, tersusun dalam pola hubungan sehingga akan semakin mudah dipahami.
Dalam penelitian ini penulis menyajikan data dengan teks yang bersifat naratif.
(3) Conclusion drawing/verification
Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif manurut Miles and Huberman adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal yang dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan berubah bila tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya. Namun jika kesimpulan yang dikemukakan
31
pada tahap awal didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten saat peneliti kembali ke lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel. Dengan demikian kesimpulan dalam penelitian ini dapat menjawab rumusan masalah yang telah dirumuskan sejak awal.
a. Editing; sebelum data diolah, penulis melakukan editing lebih dahulu. Dengan perkataan lain, data atau keterangan yang telah dikumpulkan dalam buku catatan (record book), daftar pertanyaan ataupun pada interview guide (pedoman wawancara) perlu dibaca sekali lagi dan diperbaiki, jika di sana sini masih terdapat hal-hal yang salah atau yang masih meragukan.
b. Mengkoding data atau kodefikasi data; data yang telah terkumpul dapat berupa angka, kalimat pendek atau panjang, ataupun hanya “ya” atau “tidak”. Untuk memudahkan pengolahan, maka jawaban tersebut perlu diberi kode.
c. Membuat tabulasi, yaitu memproses data atau memasukkan data ke dalam tabel- tabel, dan mengatur angka-angka sehingga dapat dihitung jumlah kasus dalam berbagai kategori.
d. Interpretasi data dan;
e. Pengambilan kesimpulan.
Dalam penulisan ini penulis menganalisis data menggunakan seluruh teori yang dikemukanan oleh Miles Hubermen yaitu dengan meredusi data; memfokuskan pada tema penulisan, menyajikan data; menjelaskan berdasarkan wawancara dan dokumentasi, serta menyimpulkan analisis setelah tahapan-tahapan analisis selesai.
Data yang dikumpulkan meliputi seluruh data mengenai manajemen koleksi grey
32
literature di lingkungan perguruan Tinggi (penelitian di Perpustakaan di lingkungan UIN Ar-Raniry).
Selanjutnya data dipilih sesuai dengan kebutuhan penulisan. Kemudian data disajikan dalam bentuk teks naratif. Tahap terakhir setelah disajikan barulah disimpulkan mengenai analisis setelah tahapan-tahapan analisis yang berasal dari dokumen yang berkaitanManajemen Koleksi Grey literature di lingkungan UIN Ar- Raniry.
F. Kredibilitas Data
Dalam pengujian keabsahan data, metode penulisan kualitatif menggunakan istilah yang berbeda dengan penulisan kuantitatif. Uji keabsahan data metode penulisan kualitatif meliputi uji credibility (validitas internal), transferability (validitas eksternal), dependability (reliabilitas), dan confirmability (obyektivitas).
Untuk memperoleh data yang valid dan objektif diperlukan pengecekan keabsahan data. pengecekan keabsahan data juga dikenal dengan validitas.Validitas merupakan “derajat ketepatan antara data yang terjadipada obyek penelitian dengan data yang dapat dilaporkan oleh peneliti”. Dengandemikian data valid ialah data yang tidak berbeda antara yang dilaporkan olehpeneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada obyek penelitian.41
Adapun pelaksanaan teknik pemeriksaan keabsahan data, peneliti menggunakan teknik triangulasi. Triangulasi diartikan sebagai pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Dalam hal ini ada dua macam triangulasi yaitu:
41Sugiono, Metode Penelitian Pendidikan., (Bandung: Alfabeta, 2008), hlm. 363.
33
a. Triangulasi sumber
Triangulasi sumber digunakan untuk menguji keabsahan data yang dilakukan dengan cara mengecak data yang telah diperoleh dari beberapa sumber.
Sumber yang dimaksud yaitu: wawancara dengan bidang koleksi Grey literature di lingkungan perguruan Tinggi (Penelitian di UPT Perpustakaan di lingkungan UIN Ar-Raniry)”
b. Triangulasi teknik
Triangulasi teknik digunakan untuk menguji keabsahan data yang dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda. Teknik yang digunakan dalam penelitian ini yaitu wawancara, observasi dan dokumentasi.42 Teknik ini merupakan sebuah usaha untuk mengecek keabsahan data yang dapat dilakukan dengan menggunakan lebih dari satu teknik pengumpulan data untuk mendapatkan data yang sama.
42 Sugiono, Metode Penelitian Pendidikan., Bandung: Alfabeta, 2008), hlm. 372-374.
34 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
Perpustakaan UIN Ar-Raniry merupakan perpustakaan perguruan tinggi yang didirikan tanggal 2 September 1960 di Banda Aceh. Perpustakaan ini berawal hanya Perpustakaan Fakultas Syari`ah dan cabang dari IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta berdasarkan SK. Menteri Agama RI. No. 40 tahun 1960. Pada Tanggal 5 Oktober 1963 Perpustakaan ini berubah menjadi UPT. Perpustakaan IAIN Ar-Raniry dan tahun 2013 menjadi UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh yang memiliki luas 4000 M.43
1. Visi& Misi Visi
Menjadi pusat koleksi informasi ilmiah kajian integrasi keilmuan yang lengkap, integral, relevan, inovatif, dan berstandar international tahun 2046.
Misi
a) Membangun dan mendorong pengembangan budaya akademik dalam upaya percepatan pencapaian visi dan misi UIN Ar-Raniry.
b) Merencanakan, menyediakan, mengembangkan layanan yang berkualitas dan sumber daya yang qualified.
c) Berupaya, mengembangkan, dan mendukung proses pendidikan dan pembelajaran, penelitian dan keilmuan, dan pengabdian kepada masyarakat dengan mengidentifikasi, seleksi, mengumpulkan,
43 Laporan Tahunan Perpustakaan UIN Ar-Raniry Banda Aceh Tahun 2018,
35
mengadakan, mengolah, dan mengembangkan koleksi berbasis kebutuhan, kerelevansian, kemutakhiran, dan kelestarian koleksi.
d) Menyiapkan dan melaksanakan pelayanan dan penelusuran informasi secara efektif dan efesien dengan memanfaatkan teknologi informasi (OPAC dan Internet).
e) Membangun resource sharing dan jaringan perpustakaan baik lokal, regional, nasional dan internasional.
f) Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi framework perpustakaan untuk memenuhi tuntutan dan perkembangan Tri Dharma Perguruan Tinggi UIN Ar-Raniry.
2. Kepemimpinan
Sejak berdiri hingga sekarang, telah dipimpin oleh 10 orang kepala, saat ini dikepalai oleh Dr. Syarwan Ahmad, M.LIS.
Tabel 4.1 Nama Kepala UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry
No Nama Periode Keterangan
1. Abdul Arif 1960-1965 Perpustakaan Fak.
Syari’ah
2. Drs. Said Mahmud AR 1965-1969 Perpustakaan Induk 3. Drs.M. Yacob Syamaun 1970-1974 Perpustakaan Induk 4. Drs. Halimah Ismail 1974-1979 Perpustakaan Induk 5. Drs. H. Fauzi Mahmud 1979-2002 UPT Perpustakaan 6. Drs. Sulaiman Ibrahim 2003-2006 UPT Perpustakaan 7. Dra. Hj. Cut Maryam Idris 2007-2008 UPTPerpustakaan 8. Drs. Zulkarnaen Idham 2009-2010 UPT Perpustakaan 9. Abdul Manar, M. Hum 2011-2015 Pusat Perpustakaan 10. Drs. Khatib A. Latief, M. LIS 2016-2020 UPT Perpustakaan 11. Drs. Syarwan .Ahmad 2020-Nov 2021 UPT Perpustakaan
36
3. Pelayanan yang tersedia a. Bidang Tata Usaha
Bidang ini berperan dalam mengkoordinir, mengelola administrasi dan persuratan perpustakaan serta menangani pembuatan kartu keanggotaan (KTA). Proses Pembuatan KTA meliputi pengisian formulir, membayar biaya Rp. 10.000 dan melakukan foto ditempat.
b. Bidang Pengadaan
Bidang ini berfungsi menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan, kegiatannya meliputi perencanaan, pemilihan atau seleksi, menentukan cara pengadaan yang ditempuh, inventarisasi dan pengembangan koleksi.
c. Bidang Pengolahan
Bidangini mengakomodasi proses inputing data ke database., meliputi inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, kelengkapan fisik dan pemasangan label, barcode, nomor punggung buku (call number).
d. Sirkulasi
Pencatatan peminjaman dan pengembalian buku, penghitungan denda keterlambatan, dan pembuatan bebas pustaka. Layanan peminjaman dan pengembilan buku hanya diberikan kepada civitas akademika UIN Ar- Raniry yang telah terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Ketentuan jumlah buku yang boleh dipinjamkan: untuk mahasiswa SI 3 eksemplar, mahasisiwa S2/S3 5 eksemplar selama seminggu dan dapat diperpanjang
37
satu kali. Jika terlambat mengembalikan, maka dikenakan denda sebesar Rp. 500 /hari/buku.
e. Layanan Peminjaman Mandiri
Sistem layanan mandiri menggunakan fasilitas Radio Frequency Identification (RFID). RFID adalah suatu teknologi yang digunakan untuk melakukan identifikasi dan pengambilan data dengan menggunakan barcode atau magnetic card. Metode identifikasinya menggunakan sarana yang disebut label RFID yang berfungsi untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh.Pengguna layanan ini, apabila ingin meminjam koleksi, langsung ke counter dengan membawa kartu anggota dan buku yang akan dipinjam tanpa melalui bantuan petugas di bagian sirkulasi dengan mengikuti prosedur yang tertera di layar.
f. Pelayanan OPAC
OPAC singkatan dari Online Public Access Catalog. OPAC merupakan menu atau fasilitas yang disediakan untuk pemustaka sebagai alat bantu penelusuran koleksi yang dimiliki perpustakaan meliputi pencarian melalui Subjek, Pengarang dan judul buku.
g. Pelayanan Referensi (Bimbingan Rujukan)
Bidang ini berfungsi untuk melayani foto copy bahan referensi dan memberikan layanan konsultasi kepada pemustaka baik secara perorangan atau kelompok dalam mencari informasi. Koleksi yang terdapat di referensi berupa buku tandon (reserved-book) yang diberi
38
kode C1. Koleksi-koleksi referensi ini hanya bisa baca di tempat atau foto copy, tidak boleh dipinjam untuk dibawa keluar dari perpustakaan.
h. Pelayanan Karya Ilmiah/Jurnal (Repository)
Di ruang ini pemustaka dapat membaca skripsi, tesis, disertasi, dan jurnal-jurnal ilmiah dalam berbagai disiplin ilmu. Koleksi ini hanya bisa baca di tempat dan tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang.. Skripsi dapat pula diakses melalui repository.ar-raniry.ac.id.
i. Bidang Otomasi Perpustakaan
Bidang ini menangani perkembangan web perpustakaan, jaringan, server dan database perpustakaan. UPT Perpustakaan UIN Ar-Raniry telah mengalami pengembangan sistem informasi dua kali, pertama tahun 2005 menggunakan sistem informasi MySIMPUS yang merupakan produk local dan pada pertengahan tahun 2014 berimigrasi ke aplikasi Senayan Library Management System (SliMS) yang merupakan aplikasi Open Source System (OSS).
j. Bidang Pelestarian Koleksi
Yaitu menjaga, melindungi dan melestarikan bahan pustaka dari faktor- faktor perusak bahan pustaka baik secara internal dan eksternal yang meliputi preservasi, konservasi, restorasi, konsolidasi, reproduksi, weeding, fumigasi dan melakukan penjilidan (Binding).
