Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI) April Ref. ISO 19011:2008. Tujuan Pelatihan

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Audit Mutu Internal Ref. ISO 19011:2008. Quality Assurance Office. Tujuan Pelatihan Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat:. • •. memperbaiki sistem mutu dan implementasinya pada kegiatan akademik mengetahui peluang untuk perbaikan standar mutu akademik agar lebih efektif dalam implementasinya. dan mampu: • melaksanakan audit mutu internal secara profesional, independen, dan objektif • mengidentifikasi kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem mutu terkait kegiatan akademik • mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkan secara berkelanjutan. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 1.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Topik Bahasan 14. Audit Mutu 15. Klasifikasi Audit 16. Peristilahan dalam Audit 17. Perencanaan Audit dan Unsur-unsur dalam Audit 18. Metode Audit 19. Daftar Pengecekan 20. Teknik Bertanya dalam Pengauditan. 21. Kiat Keberhasilan dalam Audit 22. Ketidaksesuaian 23. Tindakan Koreksi 24. Laporan Audit 25. Kajiulang Manajemen 26. Kualifikasi Auditor. Quality Assurance Office. (14) Audit Mutu. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 2.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Audit Mutu Pengujian sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan-pengaturan yang disebut ini diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan Quality Assurance Office. Mari kita ingat kembali. Sistem Mutu (SM)‫‏‬ Sistem yang mencakup • struktur organisasi, • tanggungjawab, • prosedur, • proses dan • sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 3.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. 3 Tingkatan. Audit Mutu • Audit Mutu Produk/Layanan: berdasar atas karakteristik produk/Layanan untuk mengevaluasi kesesuaian terhadap standar atau spesifikasi produk • Audit Mutu Proses: pemeriksaan terhadap proses berdasar atas indikator kinerja kunci untuk menentukan apakah proses sesuai dengan persyaratan. • Audit Mutu Sistem: berdasar pada elemen-elemen dari sistem untuk menentukan efektivitas dan kesesuaian terhadap standard. Masukan. Proses. Keluaran. Pelanggan. Quality Assurance Office. Tujuan Audit Mutu Antara lain untuk: •. Menentukan kepatuhan terhadap Sistem Mutu (SM) yang telah ditetapkan.. •. Menentukan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).. •. Menyempurnakan SM.. •. Memenuhi persyaratan peraturan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 4.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Lingkup Audit Mutu • •. Lingkup audit mutu meliputi semua kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu layanan. Auditor dan teraudit menentukan lingkup audit yang akan di sampling sebelum audit dilakukan. Quality Assurance Office. (15) Klasifikasi Audit. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 5.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tipe Audit 1) Audit internal atau audit pihak pertama 2) Audit eksternal, yang meliputi : a. Audit pihak kedua b. Audit pihak ketiga. Quality Assurance Office. Tipe Audit:. AUDIT INTERNAL 1) Adalah audit yang dilakukan secara internal oleh organisasi itu sendiri untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar atau sistem mutu organisasi sehingga dapat dilakukan analisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 6.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. MANFAAT AUDIT INTERNAL. •. Memastikan bahwa tujuan manajemen, penugasan, dan metode yang digunakan mencapai hasil yang diharapkan. •. Mengungkap ketidaksesuaian dari butir mutu yang diperiksa. •. Menunjukkan perbaikan yang mungkin dilaksanakan. •. Memeriksa efektifitas manajemen pada semua jenjang/unit kerja. •. Mengungkap unit kerja yang memiliki potensi terjadinya penyimpangan mutu layanan. •. Memeriksa efektifitas tindakan perbaikan. Quality Assurance Office. Tipe Audit:. AUDIT EKSTERNAL 1) Audit pihak kedua, adalah : audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi yang mempunyai perhatian/perjanjian kerja dengan organisasi, misal: oleh pelanggan Atau audit yang dilakukan terhadap pihak di luar organisasi, misalnya: audit terhadap supplier/ sub-kontrak Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 7.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tipe Audit:. AUDIT EKSTERNAL 2) Audit pihak ketiga Adalah audit yang dilakukan oleh pihak eksternal / badan audit independent. Misal: audit untuk mendapatkan sertifikasi/ registrasi ISO 9001. Quality Assurance Office. Frekuensi Audit Frekuensi audit tiap tahunnya tergantung: • Persyaratan peraturan (pernyataan dalam dokumen mutu)‫‏‬ • Adanya perubahan yang signifikan dalam manajemen, kebijakan, teknik atau sistem. • Adanya permintaan klien. • Adanya kebutuhan penyempurnaan sistem mutu.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 8.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tahapan audit: • •. Audit Sistem (audit stage one, desk evaluation)‫‏‬ Audit Kepatuhan (site visit)‫‏‬. Quality Assurance Office. Audit Sistem Audit Sistem: • Adalah audit terhadap kecukupan dokumen akademik dan dokumen mutu yang dipersyaratkan dalam standar sistem mutu.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 9.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Audit Kepatuhan Audit Kepatuhan: • Adalah pemeriksaan terhadap kesesuaian dan efektivitas pelaksanaan sistem mutu. Quality Assurance Office. Aras dan Kedalaman Audit. MM AUDIT SISTEM PROGRAM ATAU RENCANA AUDIT MUTU. PM. DANGKAL. Desk evaluation. AUDIT KEPATUHAN. IK, DP, BO. Site visit. DALAM. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 10.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)‫‏‬ Pemeriksaan yang menyeluruh dan terencana terhadap tujuan manajemen, penugasan, delegasi dan metode operasi untuk memeriksa sejauh mana kebijakan dan sasaran mutu dipenuhi. Quality Assurance Office. TUJUAN UMUM. AMI untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan mutu akademik.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 11.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. TUJUAN. AMI • • •. Menentukan tingkat kepatuhan dalam kegiatan akademik terhadap sistem Mutu yang telah ditetapkan. Menentukan keefektifan pelaksanaan dan pencapaian standar mutu akademik serta upaya-upaya peningkatannya. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangannya secara profesional berkelanjutan.. Quality Assurance Office. Siklus AMI 1) 2) 3) 4) 5). Menetapkan tujuan audit Merencanakan audit tahunan Menetapkan sasaran dan lingkup audit Membentuk tim audit Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan (audit sistem)‫‏‬. 6). Menyelenggarakan rapat tim audit 7) Menetapkan jadwal audit 8) Melaksanakan audit di tempat obyek audit (Audit kepatuhan)‫‏‬ 9) Menyusun laporan audit [Temuan (KTS,OB) & PTK] 10) Melakukan kajiulang oleh manajemen. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 12.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Pemilihan Pelatihan. MANAJEMEN 1. 10. Menentukan kebijakan AMI. MPAMI. Menentukan kajiulang kebijakan. Kelompok Auditor. Perencanaan Audit. 2. 9. Kualifikasi AMI. 3. Tentukan Tujuan Audit. 4. LAPORAN AUDIT. Membentuk Tim Audit. Tim Audit 5. 8. Melaksanakan Audit Lapangan. 7. Jadwal Audit (Visitasi)‫‏‬. Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist. 6 Rapat Tim Audit. Quality Assurance Office Siklus Audit Mutu Internal. (16) PERISTILAHAN DALAM AUDIT. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 13.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. •. Auditor: adalah seorang yang memiliki kompetensi untuk menjalankan audit mutu. •. Teraudit (auditee): adalah suatu organisasi yang diaudit. •. Klien: adalah seseorang atau organisasi yang meminta untuk dilaksanakan audit Quality Assurance Office. Temuan • Temuan: adalah pernyataan yang berisi fakta yang dicatat selama audit dan didukung dengan bukti-bukti obyektif.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 14.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Bukti-bukti Obyektif Bukti obyektif dapat berupa : • Rekaman kegiatan • Pernyataan atau bukti tentang layanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu Bukti obyektif dapat bersifat kualitatif ataupun kuantitatif.. Quality Assurance Office. KeTidakSesuaian atau Ketidakpatuhan Tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 15.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KTS ada 2 macam : 1. KTS berat (major) : Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu, misal pelanggaran terhadap sistem mutu 2. KTS ringan (minor): Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu, misal ketidak-konsistenan Quality Assurance Office. Observasi Temuan yang dapat berorientasi kepada ketidaksesuaian (KTS) atau saran yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 16.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Permintaan Tindakan Koreksi Permintaan perbaikan kepada teraudit atas dasar laporan audit agar teraudit memperbaiki KTS atau penyebab KTS. Quality Assurance Office. (17) Perencanaan Audit dan Unsur di dalam Audit. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 17.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Pertimbangan dalam. Perencanaan Audit • • • • • • •. Kebijakan manajemen Struktur Organisasi Persyaratan peraturan yang berlaku Lingkup produk dan layanan. Harapan pelanggan/stakeholders. Tujuan dan kebijakan organisasi. Tahap yang kritis bagi organisasi.. Quality Assurance Office. Tim Audit. • Ditunjuk oleh Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI), disetujui oleh klien/teraudit, dan diangkat oleh manajemen (Rektor/Dekan/Direktur SPS). • Terdiri dari 3 orang auditor, seorang sebagai Ketua Tim dan lainnya sebagai anggota.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 18.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Peran dan Tanggungjawab. Manajemen (Rektor/Dekan/Direktur)‫‏‬ • • • •. Menugaskan auditor senior sebagai MP-AMI. Mengesahkan rencana pelaksanaan audit tahunan. Melakukan kajiulang dan menyempurnakan kebijakan manajemen. Mendukung dan menyediakan sumberdaya untuk pelaksanaan audit.. Quality Assurance Office. Sinergi dalam Audit MANAJEMEN MANAJER PROGRAM AUDIT MUTU INTERNAL (MP-AMI)‫‏‬. TIM AUDIT KETUA & ANGGOTA. TERAUDIT PIMPINAN UNIT TERAUDIT. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 19.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Peran dan Tanggungjawab. MP-AMI • • • • • •. Mempersiapkan rencana audit tahunan. Memilih dan menetapkan kualifikasi auditor. Menunjuk Tim Audit. Melaksanakan program audit. Mengelola laporan audit. Melaporkan hasil audit untuk kajiulang oleh manajemen.. Quality Assurance Office. Peran dan Tanggung jawab. Ketua Tim Auditor • Membuka rapat • Memilih anggota tim audit (jika prodi lebih dari satu) • Menyiapkan jadwal dan program audit • Memimpin audit. • Memimpin rapat untuk membuat keputusan akhir atas temuan audit • Menutup rapat • Menyerahkan laporan audit • Memantau tindak lanjut PTK. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 20.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Peran dan Tanggungjawab Auditor • • • • •. Mengaudit sesuai lingkup audit. Melaksanakan tugas secara obyektif. Mengumpulkan dan menganalisis bukti. Melaksanakan tugas sesuai kode etik. Mampu menjelaskan hasil temuan audit.. Quality Assurance Office. Peran dan Tanggungjawab. Manajemen Teraudit • • • • •. Memberikan informasi kepada pejabat yang relevan tentang tujuan dan lingkup audit. Mendampingi tim audit. Menyediakan sumber informasi yang diperlukan oleh tim audit. Memberikan akses fasilitas dan bahan yang diminta oleh tim audit. Menentukan langkah tindakan koreksi berdasarkan hasil audit.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 21.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Program/Jadwal Audit • • • • •. Tanggal dan jam pertemuan. Tujuan dan lingkup audit. Tempat/lokasi audit. Topik/unsur audit. Disepakati oleh Auditor dan Teraudit.. Quality Assurance Office. (18) Metode Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)‫‏‬ Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 22.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan AMI • • •. Melaksanakan audit sesuai rencana. Menggunakan daftar pengecekan untuk menemukan fakta. Mengajukan pertanyaan secara sistematik menemukan fakta. Mencocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi. Mengacu buku panduan mutu (MM, MP, IK, DP) saat mengaudit. Menjaga hubungan baik dengan teraudit. Pengauditan tidak dapat dilakukan terhadap gagasangagasan abstrak.. • • • •. Quality Assurance Office. Penjadwalan Pelaksanaan Audit • • •. •. Penjadwalan audit dipersiapkan disesuaikan dengan lingkup audit. Audit mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit. Frekuensi pelaksanaan audit tergantung pada status dan kepentingan audit. Jadwal audit harus diinformasikan sebelumnya kepada teraudit.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 23.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). •. • • • •. 12 - 14 April 2012. Cara melakukan Audit Dasar. Melakukan wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab, dengan menggunakan check list (daftar pengecekan) berdasarkan dokumen. Melakukan kajiulang dokumen dan catatan-catatan. Mengamati pekerjaan yang sedang berlangsung. Menguji masukan, proses, dan keluaran pekerjaan. Menguji sumber daya dan fasilitas.. Quality Assurance Office. Cara melakukan audit (pelengkap)‫‏‬ •. •. •. Mintalah pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau instruksi kerja dan lakukan pengecekan apakah pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan instruksi kerja. Amati pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku manual prosedur dan Instruksi kerja. Pilihlah salah satu kegiatan, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan prosedur/instruksi kerja.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 24.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. …(Lanjutan)‫‏‬ •. •. Pelajari tuntutan atau keluhan pelanggan dan rumuskan kecenderungan permasalahan yang ada. Pilihlah salah satu dokumen, pelajari proses dan hasil yang diharapkan, kemudian bandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.. Quality Assurance Office. Pendekatan Audit Mutu Akademik Langkah Maju. Stakeholders. R&D. Perancangan. Pengadaan Masukan. Proses Pembelajaran. Pengujian. Wisuda. Penyaluran dan Penelusuran Lulusan. Yudisium Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 25.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Pendekatan Audit Mutu Akademik Langkah Mundur. Perancangan. Stakeholders. R&D. Pengadaan Masukan. Proses Pembelajaran. Pengujian. Wisuda. Penyaluran dan Penelusuran Lulusan. Yudisium Quality Assurance Office. Urutan Pelaksanaan Audit • • • •. Pertemuan Pembukaan Pelaksanaan Audit dengan Pihak Teraudit Pertemuan Pra-penutupan Pertemuan Penutupan. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 26.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Pertemuan Pembukaan • •. Penyambutan oleh Manajemen Teraudit Ketua tim auditor memimpin pertemuan audit. – Ketua Tim memperkenalkan tim audit kepada manajemen teraudit. – Melakukan kajiulang tujuan dan lingkup audit. – Melakukan kajiulang metode dan prosedur audit. – Meminta persetujuan jadwal audit. – Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.. Quality Assurance Office. ….(Lanjutan)‫‏‬ – Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas. – Mengkonfirmasi kerahasiaan. – Mengkonfirmasi jadwal pertemuan penutupan. – Mengidentifikasi setiap masalah yang mungkin timbul.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 27.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Pelaksanaan Audit di Tempat Teraudit • Melakukan pertemuan dengan teraudit • Auditor berbagi tugas sesuai lingkup/unit yang akan diaudit • Merumuskan hasil temuan audit. Quality Assurance Office. Hal-hal yang perlu dicek pada saat mengaudit • • • • • •. Otoritas dan tanggungjawab. Buku panduan (MM, PM, IK, DP) dan cara pengendalian kegiatan. Pengetahuan dan pemahaman teraudit. Orang, piranti, sumber daya, dan fasilitas. Efisiensi dan efektivitas operasi. Tindakan koreksi.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 28.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Pertemuan Pra-Penutupan (Khusus Tim Auditor)‫‏‬ • • • • • • •. Ketua Tim Auditor memimpin pertemuan. Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar). Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit. Menentukan tindakan yang akan dilakukan. Mengelompokkan temuan-temuan (mayor, minor, observasi). Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar. Menyusun draft laporan akhir.. Quality Assurance Office. Pertemuan Penutupan (Tim Auditor dan Teraudit) • • • • • •. Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor Ucapkan terimakasih pada organisasi. Perkenalkan ulang tim audit. Berikan penjelasan singkat tentang audit yang dilakukan. Presentasikan ketidaksesuaian (KTS). Berikan ringkasan menyeluruh dan kesimpulan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 29.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. ….(Lanjutan)‫‏‬ • • • • •. Menyetujui tanggal tindakan perbaikan. Menjelaskan tindakan selanjutnya. Mengulang pemeriksaan untuk sebagian yang tidak disetujui oleh teraudit. Menyerahkan salinan laporan ketidaksesuaian (KTS). Mencatat persetujuan yang dicapai.. Quality Assurance Office. (19) Daftar Pengecekan. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 30.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tujuan Daftar Pengecekan Audit • Mengkomunikasikan dan menjaga agar audit tetap dalam lingkup audit. • Menyediakan pendekatan terstruktur. • Memandu auditor. • Mengumpulkan dan menyusun catatancatatan selama audit. • Membantu penyiapan laporan akhir.. Quality Assurance Office. Keunggulan Daftar Pengecekan • • • • •. Auditor lebih siap. Menghemat waktu. Menjadi lebih sistematis. Memudahkan memorisasi. Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 31.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Kelemahan Daftar Pengecekan • Mengabaikan hal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan. • Kurang fleksibel. • Dipersiapkan berdasarkan imajinasi auditor dan mungkin kurang realistik.. Quality Assurance Office. Kegunaan Daftar Pengecekan • • • •. Membantu perencanaan audit. Merupakan panduan dalam wawancara yang sistematis Memastikan kelancaran audit. Memudahkan untuk diacu saat penyusunan laporan audit.. Hal in I lebih jauh akan dibahas di bab Daftar Pengecekan Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 32.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. (20) Teknik Bertanya dalam Pengauditan. Quality Assurance Office. Pertanyaan • Harus memenuhi kebutuhan informasi. • Tidak mengarahkan pada suatu jawaban tertentu. • Tidak ada bias dari auditor.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 33.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tipe Pertanyaan •. Terbuka :  Jelaskan … ?  Bagaimana mengerjakan … ? Jangan biarkan teraudit menjelaskan terlalu panjang.. •. Tertutup :  Benar atau salah?  Ya atau tidak?. •. Semi terbuka/tertutup (Penjelasan):  Lebih dirinci untuk sesuatu yang penting.  Pertanyaan tindak lanjut.  Harus diakhiri dengan “tunjukkan (catatan atau bukti)”.. Quality Assurance Office. Kebaikan/keburukan Tipe Pertanyaan Tipe pertanyaan Tertutup: • •. Kebaikan: cepat, mudah. Keburukan: teraudit harus memutuskan apakah harus menjawab “ya” atau “tidak” (tidak ada penjelasan).. Tipe Terbuka dan Penjelasan. • •. Kebaikan: mengetahui jawaban secara rinci. Keburukan: menghabiskan banyak waktu dan biaya.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 34.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Aspek yang ditanyakan dalam Audit • • • • • •. Orang : Terlatih, tersertifikasi Bahan : Inspeksi, kriteria Metode : Tahap, monitor, pemeriksaan Mesin/alat : Teruji, terpelihara, terkalibrasi Dokumen : Termutakhirkan, terkendali Lingkungan : Terspesifikasi, terkendali. Quality Assurance Office. (21) Kiat Keberhasilan dalam Audit  . Memenuhi syarat Audit Internal Berkomunikasi dengan baik. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 35.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Syarat Audit Internal: • • • • •. Auditor berpengalaman. Auditor terlatih. Program audit lengkap. Jumlah auditor mencukupi. Ada komitmen dari pihak manajemen.. Quality Assurance Office. Beberapa cara berkomunikasi dengan teraudit: • • • • •. Auditor tidak terlalu banyak bicara. Banyak mendengarkan penjelasan teraudit. Menggunakan pertanyaan terbuka. Merespon jawaban teraudit pada waktu yang tepat. Menggunakan beberapa cara/media.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 36.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Beberapa Penyebab kegagalan berkomunikasi : • • • • • • • •. Auditor hanya mendengarkan bagian tertentu. Auditor tidak mengklasifikasi persoalan dalam pembahasan/diskusi. Auditor dan teraudit merespon terlalu cepat. Auditor dan teraudit merespon dengan emosi. Auditor sibuk menulis berkepanjangan. Auditor menghindar dari persoalan yang terlalu sulit Auditor membiarkan teraudit bicara terus. Suara bising dan gaduh dari sekitarnya.. Quality Assurance Office. (22) Temuan Audit. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 37.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Pernyataan temuan mengikuti kaidah PLOR - Problem (masalah yang ditemukan)‫‏‬. - Location (lokasi ditemukan problem)‫‏‬ - Objective (bukti temuan)‫‏‬ - Reference (dokumen yang mendasari)‫‏‬. Quality Assurance Office. 75. KLASIFIKASI TEMUAN 1. Ketidaksesuaian:  Major  Minor. 2. Observasi. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 76. 38.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KTS Major • • • •. •. KTS yang memiliki dampak luas /pelanggaran terhadap sistem mutu KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan. KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen. KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.. Quality Assurance Office. Contoh KTS Berat/major • • • •. Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan. Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut. Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir. Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 39.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KTS Ringan/Minor •. Ketidaksempurnaan & Ketidakkonsistenan. •. KTS yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan. KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi/registrasi.. • • •. Quality Assurance Office. Contoh KTS Ringan • • • •. Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi. Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal. Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan. Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 40.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. OBSERVASI •. Temuan bukan ketidaksesuaian yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu. •. Dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian. Quality Assurance Office. PENULISAN TEMUAN DALAM LAPORAN AUDIT  Spesifik  Jelas (dimana, mengapa)‫‏‬  Contoh bukti Sehingga dalam menulis temuan audit: . Harus berdasarkan fakta. . Harus ringkas dan jelas. . Tidak memasukkan opini. . Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 82. 41.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Item dalam Temuan KTS • • • •. Nomor/identifikasi audit. Tanggal audit. Lingkup/bidang audit. Deskripsi temuan KTS.. Quality Assurance Office. ….(Lanjutan)‫‏‬ • Bagian acuan standar; yang diacu untuk menunjukkan temuan audit mengenai ketidaksesuaian dengan standar, misal: JM-Universitas XYZ 03-Kriteria I.1. • Identifikasi auditor yang bertanggung jawab dan wakil teraudit. • Tindakan yang disepakati untuk memperjelas KTS. • Tindakan nyata yang diambil untuk mengatasi KTS.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 42.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Ketidaksesuaian butuh. TINDAKAN KOREKSI Quality Assurance Office. (23) Tindakan Koreksi. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 43.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Ketidaksesuaian butuh. TINDAKAN KOREKSI Quality Assurance Office. TINDAKAN KOREKSI. Definisi Tindakan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 44.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tugas-tugas Auditor dalam hal KTS. • • •. Mengidentifikasi KTS Menjelaskan KTS kepada teraudit Menyepakati tanggal penyerahan PTK (≤4 minggu setelah diaudit).. Quality Assurance Office. Tugas-tugas Teraudit dalam hal KTS. • •. •. Memahami KTS secara rinci. Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian) dalam forum RTM. Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 45.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tahapan Tindakan Koreksi AMI Langkah tindakan koreksi dalam RTM I : • Mengidentifikasi akar masalah dari KTS. • Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS. • Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan mencegah pengulangan KTS. • Menetapkan waktu penyelesaian • Menerapkan langkah pengendalian. Langkah tindakan koreksi dalam RTM II (lanjut) : • Mendokumentasi tindakan koreksi yang telah dilaksanakan. • Menetapkan status (open/close). Quality Assurance Office. Tindak lanjut Audit dalam hal Tindakan Koreksi. •. •. Auditor memeriksa apakah tindakan koreksi dan pencegahan dalam PTK sudah mencukupi dan efisien. Audit susulan bisa dilakukan jika diperlukan/bisa dilakukan pada siklus audit berikutnya untuk menetukan status. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 46.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tahapan Tindakan koreksi AMI Temuan. -KTS -OB. Forum. PTK. Dekan. Audit. -Diminta: dekan -Direspon:teraudit. RTM I. Pemantauan. -Tindakan koreksi. -Close -Open. -RTM II -Audit berikut. Quality Assurance Office. (24). Laporan Audit. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 47.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Isi Laporan Audit • • • • • • •. Lingkup dan tujuan. Jadwal audit. Nama-nama anggota tim audit. Nama-nama obyek teraudit. Rincian dokumen acuan. Ringkasan KTS, observasi, dan rekomendasi. Tindak lanjut yang disepakati, oleh siapa dan kapan dilaksanakan (PTK)‫‏‬ • Kesimpulan hasil audit dan pertimbangan. • Lampiran : Distribusi Lap. Audit, Surat Tugas, Presensi, Rangkuman EDPS Quality Assurance Office. Distribusi Laporan Audit • • • • •. Pimpinan puncak teraudit/klien MPAMI Auditor Teraudit Mereka yang bertanggung jawab atas tindakan koreksi (misalnya kepala lab, ketua bagian,dst) .. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 48.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. (25) Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Quality Assurance Office. Pengertian Rapat Tinjauan Manajemen atau Kajiulang Manajemen adalah suatu rapat dengan periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan, dipimpin langsung oleh pimpinan, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 49.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Jenjang RTM RTM dilakukan berjenjang agar efektif : – Tingkat Jurusan : dipimpin langsung oleh Ketua Jurusan dan dihadiri oleh Sekretaris Jurusan, Ketua Program Studi terkait, dan Kepala Laboratorium/Ketua Bagian. – Tingkat Fakultas : dipimpin langsung oleh Dekan dan dihadiri oleh Wakil Dekan, Ketua Jurusan, Ketua Senat, dan Kepala Kantor Administrasi – Tingkat Universitas : dipimpin oleh Rektor dihadiri WR, Dekan, Direktur, Ketua KJM , dan Kepala unit Pelaksanaan dan materi RTM dilakukan bertahap dari jurusan, fakultas, dan universitas.. Quality Assurance Office. Pelaksanaan RTM • RTM dilakukan untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem mutu (SM). • Tinjauan ini harus mencakup penilaian untuk peningkatan dan perubahan SM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. • Setiap kegiatan RTM harus direkam dan rekamannya harus dipelihara. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 50.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Materi RTM Materi RTM berupa: • Hasil/temuan audit • Umpan balik pelanggan (keluhan pelanggan, survei kepuasan pelanggan)‫‏‬ • Kinerja layanan/ kinerja dosen • Analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan lainnya)‫‏‬ • Status tindak lanjut PTK • Tindak lanjut dari RTM sebelumnya, • Perubahan SM • Usulan peningkatan SM Quality Assurance Office. Hasil RTM Hasil RTM yang diharapkan dapat berupa: • Peningkatan efektivitas SM dan prosesnya • peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinya persyaratan pelanggan, • Pemenuhan kebutuhan sumber daya.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 51.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tanggungjawab Pihak yang bertanggungjawab terhadap pengumpulan materi rapat adalah : – untuk tingkat jurusan dan tingkat fakultas adalah Ketua GJM masing-masing fakultas – Wakil Ketua KJM/QMR KJM untuk tingkat universitas. Quality Assurance Office. (26) Kualifikasi Auditor. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 52.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Karakter Auditor • Diplomatis (Berkomunikasi dengan baik/hati-hati dalam mendapatkan dan menyampaikan data dan informasi) : Cakap dalam menjelaskan dan mengikuti aturan, omunikatif, Pendengar yang baik, Penuh pengertian • Profesional (mempunyai kompetensi sesuai bidang yang dijalani): Selalu ingin tahu dan pengamat yang baik. mempunyai watak kepemimpinan, dapat bekerjasama dan rajin, berfikiran positif, tidak bias. • Berkepribadian positif: jujur, dapat mengendalikan diri , ramah, disegani dalam organisasi, • . Quality Assurance Office. Atribut Auditor • • • •. Terlatih. Berpendidikan baik dalam bidang yang diaudit. Berpengalaman (secara teknis). Tidak terlibat (bebas dari pengaruh) dalam setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 53.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Sikap Auditor • Bicara seperlunya. • Banyak mendengarkan. • Kritis dan teliti Quality Assurance Office. Etika Auditor • • • • • • •. Tidak bias. Profesional. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga. Melaksanakan audit secara bersahabat/kolegial. Berpikiran terbuka dan objektif. Realistik. Bersikap dewasa.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 54.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Hal–hal yang perlu diingat Tim Auditor • Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya sendiri. • Tidak bias. • Harus memiliki pengetahuan cukup atas topiktopik yang ditugaskan, jika tidak libatkan pakar. • Tidak ada conflict of interest dengan teraudit. Quality Assurance Office. Dokumen AMAI. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 55.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Topik bahasan 1. 2. 3. 4.. Piagam AMAI Standar AMAI Manual Prosedur AMAI Kode Etik Auditor. Quality Assurance Office. (27) PIAGAM AMAI. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 56.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. PIAGAM AMAI Suatu dokumen tertulis yang secara formal mendefinisikan tujuan kegiatan AMAI dan kewenangan serta tanggungjawab dalam kegiatan AMAI .. Quality Assurance Office. BUTIR BUTIR DALAM PIAGAM AMAI -. Misi, tujuan, dan sasaran AMAI Lingkup kegiatan AMAI Dasar hukum pelaksanaan AMAI Kedudukan, fungsi dan peran kegiatan AMAI di dalam organisasi Universitas - Tanggungjawab dan kewenangan akses ke rekaman, personil, dan kepemilikan fisik yang relevan terhadap kinerja kegiatan AMAI Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 57.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KEBIJAKAN UMUM A.1. MISI AMAI Menjamin :  Pencapaian kebijakan akademik dan standar akademik universitas/fakultas  Untuk memastikan konsistensi penjabaran RENSTRA, RENOP, RKAT terhadap visi, misi, dan tujuan universitas/ fakultas  Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan spesifikasi program studi, tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan.. Quality Assurance Office. •. Proses pembelajaran agar memenuhi standar mutu pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan. •. Lulusan yang dihasilkan mampu terus menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial. •. Stakeholders memperoleh kepuasan. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 58.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KEBIJAKAN UMUM A.2. TUJUAN AMAI Membantu seluruh anggota manajemen melaksanakan tugas dalam pencapaian sasaran yang ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab serta upaya peningkatan mutu berkelanjutan.. Quality Assurance Office. KEBIJAKAN UMUM A.3. SASARAN AMAI 1. Organisasi 2. Perencanaan 3. Manajemen 4. Sumber daya teraudit. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 59.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KEBIJAKAN UMUM B. LINGKUP KEGIATAN AMAI Audit/pemeriksaan kepatuhan terhadap pelaksanaan dari pernyataan yang tertera dalam dokumen: 1. Kebijakan akademik (universitas/fakultas)‫‏‬ 2. Standar akademik (universitas/fakultas)‫‏‬ 3. RENSTRA dan RENOP serta tujuan (universitas/fakultas) 4. Manual mutu akademik (universitas/fakultas)‫‏‬ 5. Manual prosedur 6. Dokumen pendukung, antara lain: Spesifikasi Program Studi, kompetensi lulusan, dll. Quality Assurance Office. KEBIJAKAN UMUM C. DASAR HUKUM AMAI (MISALNYA. DI UGM)‫‏‬. • • • • • • • • • • •. UU no. 20 / 2003 : Sistem Pendidikan Nasional PP no. 60 / 1999 : Pendidikan Tinggi PP no. 61 / 1999 : PTN sebagai BHMN PP no. 153 / 2000 : Penetapan UGM sebagai PT Berbadan hukum PP no. 19 / 2005 : Standar Nasional Pendidikan PP no. 66 / 2010 : Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pddk. Higher Education Long Term Strategy 2003-2010 Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi th. 2008 Keputusan MWA UGM no. 12/SK /MWA/2003 : ART UGM Rencana Strategis UGM th. 2008 - 2012 SK Rektor UGM no. 123/P/SK/Set R/2001 : Pembentukan Kantor Jaminan Mutu UGM • Kebijakan Akademik Universitas/Fakultas • Standar Akademik Universitas/Fakultas Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 60.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KEDUDUKAN TIM AMAI A. KEDUDUKAN TIM AMAI. 1. Atas nama Rektor/Dekan melakukan audit internal 2. MP AMAI ditugaskan dan bertanggung jawab kepada Rektor/Dekan 3. Struktur organisasi AMAI harus jelas mengatur aspek-aspek yang berkaitan dengan : a. Pembagian kerja di antara anggota tim AMAI b. Rentang kendali c. Pendelegasian wewenang dari Ketua tim AMAI. Quality Assurance Office. KEDUDUKAN TIM AMAI B. FUNGSI TIM AMAI Membantu agar program penjaminan mutu yang direncanakan dapat berjalan baik di tingkat fakultas maupun program studi Dalam menjalankan tugas Tim AMAI harus memiliki: 1. Auditor yang profesional 2. Wewenang dan tanggungjawab yang jelas 3. Perencanaan yang menyeluruh. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 61.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KEDUDUKAN TIM AMAI B. FUNGSI TIM AMAI. (lanjutan…). Dalam Melaksanakan Audit : 1. Auditor mewakili pandangan dan kepentingan profesi 2. Membuat analisis dan penilaian sesuai dengan Kebijakan,Standar Akademik, RENSTRA, dan RENOP Universitas/Fakultas. Quality Assurance Office. KEDUDUKAN TIM AMAI C.1. WEWENANG a. Melaksanakan Audit b. Melaporkan hasil Audit c. Memberikan konsultasi bila diperlukan. C.2. TANGGUNGJAWAB MP-AMAI a. MP-AMAI tingkat universitas bertanggung jawab kepada Rektor untuk AMAI tingkat fakultas b. MP-AMAI tingkat fakultas bertanggung jawab kepada Dekan untuk AMAI tingkat prodi c. Auditor melaksanakan audit secara sistematik, objektif, dan independen d. Auditor melaporkan hasil audit Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 62.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. KEDUDUKAN TIM AMAI D.1. WEWENANG KETUA MP-AMAI a.Menentukan auditor yang akan dilibatkan dalam suatu penugasan audit b.Mengajukan anggaran berkaitan dengan pelaksanaan audit c.Melakukan penilaian terhadap laporan tim dan dokumen pendukung d.Melakukan penilaian terhadap proses audit e.Melakukan penilain terhadap sistem dan proses pengolahan data f.Memperhatikan hasil laporan audit dalam rangka menentukan tindak lanjut yang akan dilakukan Quality Assurance Office. KEDUDUKAN TIM AMAI D.2. TANGGUNGJAWAB KETUA TIM AMAI a. Merencanakan kegiatan audit b. Mengatur dan mengarahkan kegiatan audit c. Melaksanakan audit d. Mengevaluasi prosedur yang ada untuk memperoleh keyakinan bahwa tujuan dan sasaran dari fakultas dan/atau program studi dapat dicapai secara optimal. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 63.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. (28)‫‏‬ STANDAR AMAI. Quality Assurance Office. STANDAR AMAI Dokumen universitas yang berisi gambaran tentang persyaratan yang diperlukan dalam melakukan kegiatan AMAI dan evaluasi pelaksanaannya.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 64.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Karakteristik/ciri organisasi, ukuran, dan budaya kerja. STANDAR AMAI Pegangan AUDITOR. Quality Assurance Office. TUJUAN. STANDAR AMAI a. Menggambarkan prinsip dasar praktik AMAI b. Memberikan kerangka kerja kegiatan AMAI. c. Membuat dasar evaluasi kegiatan AMAI. d. Membantu memperbaiki kinerja organisasi klien. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 65.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. STANDAR AMAI terdiri dari:. 1. Standar Ciri 2. Standar Kinerja 3. Standar Implementasi. Quality Assurance Office. STANDAR CIRI Berisi pernyataan karakter organisasi AMAI: tujuan, tanggungjawab dan wewenang, independensi dan obyektivitas,keahlian dan sikap profesionalisme, penjaminan mutu dan program perbaikan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 66.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. STANDAR KINERJA Deskripsi sifat dan memberikan kriteria kualitas kegiatan AMAI pengelolaan, perencanaan, pelaksanaan, pengkomunikasian hasil kegiatan AMAI, pemantauan kegiatan perbaikan, dan manajemen risiko. Quality Assurance Office. STANDAR IMPLEMENTASI Mendeskripsikan kegiatan audit yang bersifat spesifik dan dinyatakan sebagai kegiatan penjaminan dan konsultasi.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 67.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. STANDAR CIRI BERNOMOR 1000 - 1300. 1000 Tujuan, Kewenangan dan Tanggungjawab 1100 Independensi dan Obyektivitas 1200 Keahlian dan Sikap Profesional 1300 Penjaminan Mutu dan Program Perbaikan. Quality Assurance Office. STANDAR KINERJA BERNOMOR 2000 - 2600. 2000 Pengelolaan Kegiatan AMAI 2100 Sifat Kerja 2200 Perencanaan Kegiatan 2300 Pelaksanaan Kegiatan 2400 Mengkomunikasikan Hasil Kegiatan 2500 Kemajuan Pemantauan 2600 Manajemen Risiko Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 68.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. (29) Prosedur Mutu AMAI. Quality Assurance Office. Prosedur Mutu AMAI Dokumen yang berisi acuan bagi semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan AMAI, yaitu: auditor, teraudit, dan klien.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 69.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Tujuan Prosedur Mutu AMAI Agar pelaksanaan AMAI sesuai dengan Standar AMAI yang ditetapkan. Quality Assurance Office. ISI PROSEDUR MUTU AMAI BAB I PENJELASAN UMUM tentang AMAI Definisi, Tujuan dan Alasan Audit, Peran dan Tanggungjawab Auditor, Pengauditan, Kelengkapan Audit, Tindak Lanjut PTK. BAB II PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI FAKULTAS OLEH AUDITOR UNIVERSITAS BAB III PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI PROGRAM STUDI OLEH AUDITOR FAKULTAS BAB IV IMPLEMENTASI AMAI PADA SISTEM PENJAMINAN MUTU DAN SISTEM AMAI TINGKAT FAKULTAS Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist, Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas, Implementasi Audit Mutu Akademik Internal di tingkat Fakultas. BAB V IMPLEMENTASI AMAI PADA SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK TINGKAT JURUSAN/BAGIAN* Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist. BAB VI IMPLEMENTASI AMAI PADA PROSES PEMBELAJARAN DI PROGRAM STUDI Tujuan Audit, Lingkup Audit, Checklist.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 70.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. PROSEDUR IMPLEMENTASI AMAI FAKULTAS OLEH AUDITOR UNIVERSITAS Perintah Audit dari Rektor. (1) Rektor memerintahkan atau mendis-posisikan permintaan Dekan kepada MP-AMAI universitas untuk menunjuk Ketua Tim AMAI. Penunjukan ketua tim AMAI universitas oleh MP-AMAI universitas. (2) MP-AMAI universitas menunjuk Ketua tim AMAI untuk melaksanakan audit.. Pembentukan tim AMAI universitas dengan persetujuan teraudit. (3) Ketua tim AMAI universitas membentuk tim AMAI minimum 3 orang yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit (Piagam AMAI).. Penerbitan surat tugas. (4) WRSP3M menerbitkan surat tugas untuk tim AMAI universitas (Piagam AMAI).. Quality Assurance Office. Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMAI. Pengesahan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMAI. (5) Tim AMAI universitas menyusun tujuan, kewenangan, dan tanggungjawab AMAI sesuai dengan Piagam Audit dan ruang lingkupnya merujuk surat tugas Rektor atau permintaan Dekan (Piagam AMAI). (6) Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMAI disahkan oleh Rektor (Piagam AMAI).. Penyusunan rencana dan jadwal AMAI. (7) Tim AMAI universitas menyusun rencana dan jadwal AMAI bersama teraudit.. Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMAI. (8) Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMAI universitas sesuai waktu yang disepakati.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 71.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Rapat persiapan tim AMAI universitas untuk Audit Sistem. (9) Pembagian tugas tim AMAI universitas untuk audit sistem.. Pelaksanaan audit sistem. Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi)‫‏‬. Pelaksanaan audit kepatuhan. Quality Assurance Office. Diskusi hasil temuan audit. Pembuatan laporan audit. (10) Melaksanakan audit dokumen (MM, MP) yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun daftar pengecekan untuk persiapan audit kepatuhan. (11) Ketua tim AMAI universitas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui. (12) Berdasarkan daftar pengecekan, bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan .. (13) Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian ringan (OB/Observasi) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati. (14) Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit.. Penyerahan laporan audit. (15) Laporan audit diserahkan kepada MPAMAI universitas untuk diteruskan kepada Rektor. Rektor mengirim laporan audit kepada Dekan (klien) disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).. Pembubaran tim AMAI universitas. (16) Tim AMAI dibubarkan oleh Rektor atas permintaan MP-AMAI universitas dengan SK Pemberhentian.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 72.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. (30) Kode Etik Auditor AMAI. Quality Assurance Office. • Membantu auditor menafsirkan azas-azas kode etik audit akademik dalam penerapan praktis • Agar tercapai budaya etis di kalangan profesi auditor akademik. • Menumbuhkan kepercayaan bagi auditor yang akan melaksanakan tugas audit mutu akademik.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 73.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. • terdiri atas: 1. azas kode etik audit akademik 2. perilaku auditor akademik. Quality Assurance Office. • Auditor harus menerapkan dan berpegang teguh kepada: 1. 2. 3. 4. 5.. azas Integritas azas Objektivitas azas Kerahasiaan azas Kompetensi azas Independen. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 74.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. 1. Menjaga Integritas Auditor harus: 1.1. melaksanakan audit dengan jujur dan bertanggung jawab 1.2. mematuhi Piagam Audit dan membuat laporan audit sesuai aturan yang berlaku 1.3. menghindari tindakan yang mendiskreditkan profesi auditor/organisasi teraudit 1.4. menghormati dan mendukung terlaksananya tujuan audit Quality Assurance Office. 1. Menjaga Objektivitas Auditor mempunyai objektivitas profesional pada aras tertinggi dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan menyampaikan informasi tentang aktivitas atau proses yang sedang diaudit. Auditor membuat evaluasi apa adanya dari semua keadaan dan tidak terpengaruh oleh kepentingan perorangan/pihak lain dalam mengambil keputusan. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 75.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. • Menjaga Objektivitas (lanjutan)‫‏‬ Auditor harus: 2.1. menghindari aktivitas yang dapat merusak objektivitas audit mutu akademik 2.2. menolak pemberian apapun yang dapat merusak kemampuan untuk berlaku adil 2.3. melaporkan semua fakta yang seharusnya dilaporkan Quality Assurance Office. 1. Menjaga Kerahasiaan. Auditor tidak akan menyampaikan informasi kepada semua pihak yang tidak berhak, …. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 76.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. • Menjaga Kerahasiaan (lanjutan)‫‏‬. …sehingga auditor harus:. 3.1. menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam melaksanakan tugas 3.2. menghindari penyalahgunaan informasi yang diperolehnya untuk keuntungan pribadi/kelompok atau menggunakan informasi dengan cara yang melawan hukum atau yang merugikan tujuan dan etika kelembagaan Quality Assurance Office. 1. Memiliki Kompetensi. Auditor menerapkan semua pengetahuan, ketrampilan, dan pengalamannya dalam melaksanakan audit mutu akademik, …. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 77.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. 1. Memiliki Kompetensi. …sehingga auditor harus: 4.1. mempunyai pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman audit untuk melaksanakan kegiatan audit. 4.2. melaksanakan pelayanan audit akademik sesuai dengan standar audit mutu akademik Internal. 4.3. selalu meningkatkan kemampuan, efektivitas dan mutu layanannya.. Quality Assurance Office. 1. Memelihara Independensi Auditor harus: 5.1. bebas dari pengaruh setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit atau yang pernah menjadi tanggung jawabnya. 5.2. tidak memihak kepada siapapun. 5.3. tidak terlibat dalam pertentangan kepentingan dengan teraudit. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 78.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. PELANGGARAN Auditor yang tidak mematuhi Kode Etik Auditor Mutu Akademik akan dinilai dan ditindak sesuai prosedur penegakan disiplin yang berlaku.. Quality Assurance Office. SANKSI Sanksi dapat berupa: a. peringatan lisan, b. peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga, c. pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu, d. pemberhentian sebagai auditor.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 79.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Jika universitas menerima laporan tertulis dan resmi tentang pelanggaran kode etik auditor akademik, maka penanganan yang dilakukan universitas adalah:. 6.1. Universitas/fakultas membentuk Komisi Etika Auditor yang terdiri dari 5 orang serta bertugas untuk jangka waktu 2 bulan. 6.2. Komisi Etika Auditor segera mempelajari isi laporan tersebut. Quality Assurance Office. …penanganan yang dilakukan universitas adalah (lanjutan):. 6.3. Komisi Etika Auditor mengadakan rapat dengan mengundang auditor terlapor untuk melakukan klarifikasi, serta mengundang pelapor. 6.4. Setelah mendengarkan penjelasan terlapor dan pelapor, apabila tidak terbukti dan ada kesepakatan kedua belah pihak, maka prosedur pemeriksaan tidak dilanjutkan.. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 80.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. …penanganan yang dilakukan universitas adalah (lanjutan):. 6.5. Apabila terbukti ada pelanggaran kode etik auditor akademik, maka auditor terlapor segera memperbaiki laporan yang dibuatnya. 6.6. Komisi Etika Auditor melaporkan hasil kerjanya kepada universitas/fakultas sesuai lingkupnya.. Quality Assurance Office. TERIMA KASIH. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 81.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Kerja Kelompok IV Latihan. Diskusi dan Pemilihan Daftar Pengecekan untuk visitasi. Quality Assurance Office. Ujian Tertulis Calon Auditor Audit Mutu Internal Waktu: 60 Menit Buku Terbuka Dilarang bekerja sama dengan peserta lain Dilarang mencoret-coret soal ujian. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 82.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Kerja Kelompok V Latihan. Audit Kepatuhan Program Studi (Praktik Audit)‫‏‬ Quality Assurance Office. Kerja Kelompok VI Latihan. Menyusun Laporan Audit Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 83.

Pelatihan Audit Mutu Internali (AMI). 12 - 14 April 2012. Kerja Kelompok VII Latihan. Presentasi hasil audit Fasilitator bertindak sebagai Manajemen yang menerima laporan Quality Assurance Office. Terima Kasih, Selamat Berdiskusi. Quality Assurance Office. Materi disiapkan oleh: Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada. 84.