COLLECTION – Kerjasama Jasa
Penagihan Pihak Ketiga
Definisi
Definisi & Lingkup Pihak Ketiga Jasa Penagihan
1. Pihak Ketiga Jasa Penagihan adalah Pihak Ketiga yang bekerjasama dengan ADIRA FINANCE dalam rangka membantu kegiatan usaha ADIRA FINANCE dan telah menandatangani Perjanjian Kerjasama (PKS) dengan ADIRA FINANCE, bertugas menangani Konsumen yang terlambat melakukan pembayaran angsuran kepada ADIRA FINANCE berdasarkan Perjanjian Pembiayaan.
2. Pihak ketiga Jasa Penagihan ini selanjutnya disebut sebagai Eksternal Collection.
3. Eksternal Collection diberikan kuasa melalui Surat Kuasa (SK) untuk
melakukan penagihan atas angsuran yang belum di bayar oleh Konsumen atau melakukan penerimaan kembali unit sesuai Perjanjian Pembiayaan.
4. Setiap Eksternal Collection yang sudah terdaftar dalam aplikasi Ad1Clar dapat menangani account semua Zona (bersifat Nasional) tanpa perlu membuat PKS ulang dengan Zona penanganan (Sentralisasi Eksternal Collection).
5. E-PKS Collection adalah proses pengajuan sampai dengan persetujuan
kerjasama antara ADIRA dengan Eksternal Collection yang dilakukan secara
sistem digital, paperless dan tidak menggunakan tandatangan basah pada
lembar dokumen.
Ketentuan
I. Syarat & Ketentuan Calon Eksternal Collection
A. Bentuk
Berbadan hukum dan memiliki izin dari pihak berwenang,
B. Kriteria 1. Jumlah karyawan/personal/anggota yang cukup untuk menangani account.
2. Setiap karyawan/personal/anggota yang melakukan penagihan wajib memiliki sertifikasi penagihan sesuai dengan ketentuan peraturan OJK.
3. Memiliki strategi penanganan account secara tepat.
4. Memiliki channeling yang luas dan kuat dengan aparat dan tokoh masyarakat.
5. Mampu memberikan hasil yang terbaik
untuk ADIRA FINANCE. Kriteria tersebut di
atas dapat diketahui pada saat wawancara
serta riwayat kerjasama apabila sebelumnya
pernah
Ketentuan
A. Dokumen Persyaratan Calon Eksternal Collection menyerahkan copy/ mengirimkan softcopy dokumen berikut:
1. KTP Pejabat berwenang yang akan menandatangani PKS yaitu Pimpinan/Direktur/Komisaris atau Pihak yang dikuasakan oleh badan hukum tersebut, 2. Akta Pendirian Perusahaan dan Perubahan Anggaran
Dasar beserta lampiran nama Ketua dan Daftar Nama Anggota,
3. Surat Keputusan Pengesahan Akta Pendirian dan Perubahan Anggaran Dasar Perusahaan,
4. Tanda Daftar Perusahaan/Nomor Induk Berusaha (TDP/NIB/SIUP),
5. Surat Keterangan Domisili Usaha (SKDP) atau Surat Ijin Tempat Usaha (SITU),
6. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Badan Hukum, 7. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP), jika
termasuk kategori PKP (Pengusaha Kena Pajak) 8. Ijin usaha mengenai jasa penagihan atau jasa
manajemen konsultasi atau sejenisnya yang dikeluarkan dari instansi daerah setempat,
9. Copy Sertifikat/kartu telah lulus mengikuti sertifikasi profesi di bidang penagihan dan masih berlaku baik direktur, pimpinan koordinasi lapangan maupun anggota tim yang akan diberikan kuasa melakukan penagihan dari ADIRA,
10. Informasi rekening bank pembayaran success fee (nama bank, no rekening tujuan, cabang bank, nama penerima dana),
11. Cetak stempel badan hukum pada satu lembar kertas B. Wawancara 1. Dapat dilakukan oleh ARH/FARO/ Head of Fleet
Collection Opr/CCH/RCH/ Head of Collection/Head of Collection Opr.
2. Dilakukan kepada Calon Eksternal Collection (Pimpinan/Direktur atau Pihak yang diberi kuasa mewakili Badan Hukum) sesuai dengan butir I.A dan memastikan kriteria I. B terpenuhi.
3. Hasil wawancara di tuliskan pada Form Kelayakan Pengajuan Kerjasama (Lampiran 1No. MI-
002/RISKLGL/COLL/X/2020 perihal Kerjasama Jasa Penagihan Pihak Ketiga) oleh PIC yang melakukan wawancara.
II. Pengajuan Hubungan Kerjasama
Penyerahan Kelangkapan
Dokumen
Wawancara Survey
Lingkungan
Pengajuan
Ad1clar
Ketentuan
C. Survey/Kunjungan 1. Melakukan survey/kunjungan ke lingkungan dan tempat usaha.
2. Dapat dilakukan oleh ARH/FARO/Head of Fleet Collection Opr/CCH/RCH/ Head of Collection/Head of Collection Opr.
3. Hasil survey di tuliskan Form Kelayakan Pengajuan Kerjasama (Lampiran 1No. MI- 002/RISKLGL/COLL/X/2020 perihal Kerjasama Jasa Penagihan Pihak Ketiga) oleh PIC yang melakukan survey.
4. PIC wawancara boleh berbeda dengan PIC yang melakukan survey
D. Work Flow (WF) 1. Work Flow diajukan oleh ARH/FARO.
2. Pengajuan permohonan persetujuan melalui aplikasi Ad1Clar - Manajemen Collection - WorkFlow Collection – Permohonan E-PKS Collection.
3. Melampirkan softcopy dokumen persyaratan (Poin II. A) dan Form Kelayakan Pengajuan Kerjasama yang telah diisi.
4. CCH/Head of Fleet Coll Opr harus
memastikan kelengkapan dokumen, data dan kebenaran data yang sudah diinput oleh ARH/FARO, sebelum melakukan persetujuan E-PKS Collection.
5. Persetujuan E-PKS Collection oleh Pejabat Badan Hukum dan CCH menggunakan e- signature melalui Privy ID.
6. E-PKS Collection tidak perlu dicetak dan apabila diperlukan dapat dicetak melalui aplikasi Ad1Clar – menu View & Upload Document.
E. Aktivasi Parameter Eksternal 1. Untuk melakukan Aktivasi Parameter Eksternal, ARH/FARO mengajukan tiket Service Desk ditujukan Collection Development Officer.
2. Pengajuan tiket Service Desk melampirkan nomor MOU dan soft copy MOU yang sudah ditandatangani oleh CCH dan Pejabat badan hukum.
F. Report Report dapat dilihat di aplikasi Ad1Clar – Manajemen Collection – MIS Collection – Laporan Pendukung Collection – Rekap MOU Eksternal
Ketentuan
III. Review Produktivitas Eksternal Collection
A. Waktu Minimal 1 kali dalam 3 bulan.
B. PIC 1. Eksternal Collection (Pimpinan/Direktur
atau Pihak yang diberi kuasa mewakili Badan Hukum) selaku PIC yang direview dalam hal :
• Menangani account di Zona handling tersebut (meski
pendaftaran Eksternal Collection bukan di Zona tersebut).
• Selama 3 bulan berturut-turut menerima SK dari Zona handling tersebut.
2. ARH/CCH/RCH di Zona handling sebagai PIC yang melakukan review atas
penanganan collection sesuai dengan poin 1.
C. Parameter Diantaranya :
1. Success rate (tingkat keberhasil penanganan terhadap total SK yang diterima di bulan tersebut),
2. Kepatuhan terhadap peraturan yang ditetapkan oleh ADIRA FINANCE, 3. Dan hal lain, yang dianggap perlu oleh
ARH/CCH/RCH selama proses review.
D. Dokumen review 1. Dapat dicetak melalui Ad1Clar – MIS – Laporan Analisa Collection – Review Prodex Eksternal (Lampiran 2 No. MI- 002/RISKLGL/COLL/X/2020 perihal Kerjasama Jasa Penagihan Pihak Ketiga) 2. Ditandatangani oleh PIC review (lihat di
poin III.B.)
