PERANAN TATA USAHA DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI PELAYANAN ADMINISTRASI
PADA KANTOR SAR MEDAN
OLEH:
MEIRIDA INDAH WANI 132103018
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan curahan rahmat, kesehatan dan keselamatan serta pengetahuan kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Tata Usaha Dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi Pada Kantor SAR Medan” ini dimaksudkan guna memenuhi salah satu syarat untuk meyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.
Selama proses penulisan Tugas Akhir ini, penulis banyak menemukan kendala dan kesulitan. Tetapi dengan bantuan, saran dan bimbingan dari berbagai pihak berupa; materil, informasi, prosedur moril dan spiritual, maka kesulitan tersebut dapat diantisipasi oleh penulis dengan baik serta proses penulisan Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan baik. Untuk membalas bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak pada kesempatan ini dengan ketulusan hati dan penuh rasa horma, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, S.H, M.Hum. Selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM. Selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
i
Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.si. Selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang dengan sabar telah memberikan bimbingan serta pengarahan dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
6. Seluruh Dosen Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis, untuk semua jasa dalam memberikan bantuan selama perkuliahan.
7. Kepala Kantor SAR Medan, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh Karyawan Kantor SAR Medan yang telah banyak memberi ilmu kepada penulis.
8. Teman-teman magang di Kantor SAR Medan yang telah memberikan saran dan dukungan kepada penulis.
9. Kedua orang tua tersayang, Ayahanda Arnold Panggabean dan Ibunda Keristina Surbakti, B.A yang selalu memberikan doa dan mencukupi kebutuhan penulis.
10. Kedua kakak penulis, Nova Linda Panggabean dan Ardi Fransiscus Panggabean yang selalu memberikan saran dan motivasi.
11. Saudari penulis Ibu Albina Maha Jaya, S.Ag, M.Ag dan Bapak Jendam Bangun yang senantiasa memberikan perhatian, dukungan dan motivasi.
12. Sahabat-sahabat penulis, Jenny Vionitha Sinuhaji, Evi Yani Sembiring, Theresia Sinta Hutasoit, Yoki Michael Surbakti dan Efpron Christmas Situmeang yang senantiasa memberi saran dan dukungan kepada penulis.
13. Seluruh teman-teman Program Studi Diploma III Kesekretariatan khususnya grup A, terimakasih sedikit banyaknya telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
14. Seluruh anggota organisasi Muda/I si Raja Panggabean Sektor 26 Sukadono Medan yang telah memberikan saran dan dukungan kepada penulis.
15. Seluruh anggota Lingkungan St. Paulus Stasi Cinta Damai Medan yang telah memberikan doa kepada penulis.
Dengan semua kemampuan yang ada, penulis menyajikan Tugas Akhir ini dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat penulis harapkan guna kesempurnaan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Medan, Juni 2016
Penulis
Meirida Indah Wani
iii
Halaman
KATA PENGANTAR……… i
DAFTAR ISI………... iv
DAFTAR TABEL………... vi
DAFTAR GAMBAR………. vii
BAB 1 PENDAHULUAN……….. 1
A. Latar Belakang………. 1
B. Perumusan Masalah………... 4
C. Tujuan Penelitian………... 4
D. Manfaat Penelitian……….... 5
E. Sistematika Penelitian………... 6
F. Sistematika Pembahasan………... 7
BAB II PROFIL INSTANSI………... 8
A. Sejarah Singkat Basarnas/Kantor SAR Medan……… 8
1. Logo dan Lambang Kantor SAR Medan………... 10
2. Visi dan Misi Kantor SAR Medan ……… 13
B. Struktur Organisasi Kantor SAR Medan………... 15
C. Deskripsi Pekerjaan……….. 16
D. Jenis Kegiatan……….. 18
E. Kinerja Kegiatan Terkini……….. 19
F. Rencana Kegiatan………... 19
BAB III PEMBAHASAN………. 21
A. Tata Usaha……….... 21
1. Pengertian Tata Usaha……….... 21
2. Peranan Tata Usaha………... 24
3. Kegiatan Tata Usaha………... 28
4. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha………... 30
5. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam Tata Usaha……. 32
B. Fungsi Pelayanan.………. 33
1. Pengertian Pelayanan……….. 33
2. Jenis Pelayanan………... 34
3. Fungsi Sarana Pelayanan……… 38
C. Analisis dan Evaluasi pada kantor SAR Medan………... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN……… 44
A. Kesimpulan……….. 44
B. Saran……… 45
DAFTAR PUSTAKA………. 46
v
No Judul Halaman Tabel 1.1 Tabel Jadwal Kegiatan………... 6
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
Gambar 2.1 Logo SAR Nasional……….. 10 Gambar 2.2 Lambang SAR Nasional………... 12 Gambar 2.3 Struktur Organisasi Kantor SAR Medan………….. 15
vii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka diperlukan kegiatan administrasi yang baik. Kegiatan administrasi sebagai kegiatan yang menunjang kegiatan pokok suatu organisasi yang mempunyai arti bahwa peningkatan suatu organisasi akan mengakibatkan peningkatan kegiatan administrasi. Salah satu unsur dari kegiatan administrasi adalah kegiatan tata usaha dimana pekerjaan tata usaha tersebut merupakan pekerjaan kantor yang pada dasarnya berhubungan dengan warkat dan surat-menyurat.
Banyak perusahaan yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini terjadi karena kurang baiknya penyelenggaraan tata usaha pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus menyelenggarakan tata usaha dengan sebaik-baiknya. Tata usaha usaha itu sendiri menurut Gie (2010:14) adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga dapat digunakan langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan dan dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya. Demikian besarnya peran tata usaha dalam setiap organisasi sehingga personalia tata usaha diharapkan adalah seorang yang terampil, berpengalaman yang baik, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan tata usaha yang sudah dilengkapi.
2
Tata usaha membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang tepat karena tata usaha menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan. Tata usaha memberikan pelayanan dan bantuan agar badan usaha benar-benar tercapai.
Dalam setiap tugas dan pekerjan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta haruslah didukung dengan pelayanan administrasi yang baik. Untuk menciptakan pelayanan administrasi yang baik haruslah didukung oleh kelengkapan infrastruktur layanan seperti peralatan pengolahan data, sistem informasi dan Sumber Daya Manusia (SDM)
Saat ini seiring dengan berkembangnya lingkungan global maka dituntut agar pelayanan administrasi yang diberikan oleh tata usaha tersebut haruslah pelayanan prima yang mempunyai sistem pelayanan yang berorientasi kepada pentingan pengguna jasa dan dapat memberikan kepuasaan pelanggan jasa tersebut sehingga dapat dikatakan penyelenggaraan pelaksanaan tersebut berhasil.
Menurut Kotler (2002:9) bahwa ukuran keberhasilan penyelenggaraan pelayanan ditentukan oleh tingkat kepuasaan penerima pelayanan. Kepuasaan penerima pelayanan sesuai dengan yang dibutuhkan dan diharapkan.
Peningkatan kualitas pelayanan adalah merupakan salah satu issu yang sangat krusial dalam studi manajemen, baik dalam lingkup manajemen sektor publik maupun manajemen sektor privat. Hal ini terjadi karena tuntutan masyarakat terhadap perbaikan kualitas pelayanan dari tahun ketahun menjadi semakin besar, sementara itu praktek penyelenggaraan pelayanan tidak mengalami perbaikan yang berarti. Banyak instansi pemerintah maupun badan swasta dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatannya tidak melakukan pencatatan-pencatatan
yang cermat atau tidak memelihara dokumen-dokumen yang lengkap padahal keterangan-keterangan tersebut penting untuk bahan penilaian atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi tersebut. Akibatnya hal tersebut sering kali dirasakan bahwa pelayanan administrasi yang diberikan dalam suatu organisasi tidak maksimal sehingga pelayanan yang diberikan tersebut tidak melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
Adapun pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan pada kantor SAR Medan seperti pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar, pengurusan pegawai, pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan dan pembuatan laporan kepegawaian. Pada bagian tata usaha di kantor SAR berfungsi dalam melayani pengadministrasian pegawai seperti memproses usulan cuti pegawai yang berdasarkan permintaan pegawai itu sendiri, mengeluarkan surat permohonan pemberhentian pegawai, mengeluarkankan surat pemberian atau mutasi tunjangan resiko tinggi (TRT) dan membuat surat usulan kenaikan pangkat dan pengangkatan calon pegawai negeri sipil.
Dalam proses pelayanan administrasi yang ada di kantor SAR Medan masih terdapat kendala yang sering ditemui misalnya pegawai sering datang terlambat, pegawai yang sering meninggalkan ruang kerja terlalu lama, tidak tepatnya waktu dalam pengurusan dan fasilitas ruangan yang tidak lengkap sehingga pelayanan yang diberikan kurang optimal.
Agar instansi pemerintah maupun swasta dapat bertindak secara efisien dan efektif, maka pentinglah peranan tata usaha dalam memberikan pelayanan administrasi yang berkualitas sehingga dapat bekerja optimal dan sesuai yang
4
diharapkan. Oleh karena itu sudah sepantasnya tata usaha ini mendapat perhatian yang besar atau sepenuhnya dari pimpinan baik mengenai personalia, tata kerja maupun perlengkapan untuk dapat mensukseskan pencapaian tujuan organisasi ataupun perusahaan yang bersangkutan dan bisa dicapai dengan maksimal.
Dari uraian tersebut, peneliti memandang perlu untuk membahas dan mengkaji lebih dalam betapa pentingnya pelayanan administrasi. Atas dasar latar belakang tersebut. maka peneliti tertarik untuk mengkaji secara ilmiah dengan judul “Peranan Tata Usaha Dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi Pada Kantor SAR Medan
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dijabarkan di atas maka dapat dirumuskan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni “Bagaimana Peran Tata Usaha dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi Pada Kantor SAR Medan?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan tatausaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi pada Kantor SAR Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Peneliti
Penelitian ini merupakan suatu kesempatan bagi peneliti untuk menerapkan teori-teori yang peneliti dapatkan baik dari bangku kuliah maupun dari luar dan utuk memperdalam pengetahuan, khususnya mengenai peranan tata usaha dalam melaksanakan fungsi pelayanan administrasi .
2. Bagi perusahaan
Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin bermanfaat bagi Kantor SAR Medan mengenai masalah yang dihadapi dalam pelayanan administrasi.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai referensi bagi peneliti-peneliti lain yang berminat terhadap judul yang penulis teliti.
6
E. Sistematika Penelitian
Riset ini dilakukan oleh penulis pada Kantor SAR Medan Jalan Jamin Ginting Km13,5 Kelurahan Lau Cih Kecamatan Medan Tuntungan dan dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Maret April
I II III IV I II III IV 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan
Sumber: Penulis (2016)
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membuat jadwal kegiatan yang digunakan untuk menyusun waktu yang yang diperlukan agar penyelesaian Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Jadwal observasi sampai dengan penulisan dimulai pada tanggal 28 Maret 2016 sampai dengan 18 April 2016.
F. Sistematika Pembahasan
Adapun sistematika pembahasan dalam Tugas Akhir ini adalah:
BAB I. PENDAHULUAN
Pendahuluan meliputi beberapa pokok bahasan dimana dalam bab ini, penulis akan menjelaskan latar belakang penulisan, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, sistematika penelitian, dan sistematika pembahasan.
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, visi dan misi, serta arti logo dan simbol SAR.
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan membahas tentang Peranan Tata Usaha Dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran atas Peranan Tata Usaha Dalam Melaksanakan Fungsi Pelayanan Administrasi.
8
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Singkat SAR di Indonesia
Sejarah berdirinya SAR di Indonesia yang saat ini bernama BASARNAS diawali dengan adanya penyebutan “Black Area” bagi suatu Negara yang tidak memiliki organisasi SAR. Dengan beebekal kemerdekaan, maka tahun 1950 Indonesia masuk menjadi anggota organisasi penerbangan International Civil Aviation Organization (ICIAO). Sejak saat itu Indonesia diharapkan mampu
menangani musibah penerbangan dan pelayaran yang terjadi di Indonesia.
Sebagai konsekuensi logis atau masuknya Indonesia menjadi anggota ICIAO tersebut, maka pemerintah menetapkan Peraturan Pemerintah Nomor 5 tahun 1995 tentang Penetapan Dewan Penerbangan untuk membentuk panitia SAR. Panitia teknis mempunyai tugas pokok untuk membentuk Badan Gabungan SAR, menentukan pusat-pusat regional serta anggaran pembiayaan dan materil.
Sebagai Negara yang merdeka, tahun 1959 Indonesia menjadi anggota International Maritime Organization (IMO). Dengan masuknya Indonesia sebagai
anggota ICIAO dan IMO tersebut, tugas dan tanggung jawab SAR semakin mendapat perhatian. Sebagai Negara yang besar dan semangat gotong-royong yang tinggi, bangsa Indonesia ingin mewujudkan harapan dunia Internasional yaitu mampu menangani musibah penerbangan dan pelayaran. Dari pengalaman- pengalaman diatas, maka timbul pemikiran bahwa perlu diadakan suatu organisasi SAR Nasional yang mengkoordinir segala kegiatan-kegiatan SAR dibawah satu komando.
Untuk mengantisipasi tugas-tugas SAR tersebut, maka pada tahun 1968 ditetapkan Keputusan Menteri Perhubungan Nomor T.20/I/2-4 mengenai ditetapkannya Tim SAR Lokal Jakarta yang pembentukannya diserahkan kepada Direktorat Perhubungan Udara. Tim inilah yang akhirnya menjadi cikal bakal dari organisasi SAR Nasional di Indonesia.
Dalam perkembangannya, pemerintah selanjutnya menerbitkan Keputusan Presiden 1972 tentang pembentukan Badan SAR Indonesia (Basari) dengan pusat SAR Nasional sebagai pelaksana dilapangan. Pada tahun 1978 dalam usaha menangani masalah SAR di daerah Menteri Perhubungan selaku ketua Basari mengeluarkan instruksi No. IM.4/KP/Phb-78 untuk membentuk satuan tugas SAR pada KKR (Kantor Koordinasi Rescue). Kecepatan tindakan dalam setiap operasi SAR selalu diusahakan dengan baik untuk melakukan penataan perangkat lunak maupun menyiapkan perangkat kerasnya. Hal ini direalisasikan dengan terbitnya keputusan Menteri Perhubungan selaku ketua Basari No. SK.5/K.104/Phb-78 yang berisi penunjukkan Kepala Pusat SAR Nasional sebagai kuasa ketua Basari dalam kegiatan operasi SAR dilapangan.
Tahun 1979, Pusat SAR Nasional berubah nama menjadi Badan SAR Nasional (Basarnas). Basarnas yang sebelumnya dibawah Departemen Perhubungan pada tahun 2007 menjadi LPND (Lembaga Pemerintah Non Departemen) dibawah presiden Republik Indonesia. Pada tahun 2014, Basarnas berubah nama lagi menjadi Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan yang ditetapkan dalam UU No.29 tahun 2014 tentang Pencarian dan Pertolongan yang disahkan oleh komisi V DPR-RI.
10
Adapun Logo Badan SAR Nasional seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.1
Logo Badan SAR Nasional
Sumber: Kantor SAR Medan (2016)
Keterangan Logo:
1) BINTANG
Jumlah bintang sebanyak 5 buah yang menggambarkan bahwa Pancasila merupakan falsafah Negara Republik Indonesia dan sebagai pandangan hidup dari bangsa kita, yang mana pada sila kedua ialah “Kemanusiaan Yang Adil dan Beradab” merupakan cri khas tugas SAR Nasional yang selalu berkaitan dengan keempat sila lainnya.
2) BULATAN DENGAN DASAR WARNA KUNING
Warna kuning dan gugusan peta Negara kepulauan Indonesia dengan warna hijau adalah warna “pare anom” yang menurut sejarah dan tradisi bangsa Indonesia merupakan simbol kesuburan Tanah Air kita yang
diperuntukkan kesejahteraan rakyat. Wilayah Indonesia dari Sabang hingga Merauke terdiri dari 16.677 pulau/kepulauan pada posisi silang antara dua benua dan dua samudra, dengan mengandung kekayaan bumi dan air.
3) SAR NASIONAL
Tulisan SAR Nasional dengan warna merah sebagai ketegasan dalam melaksanakan tugas kemanusiaan yang meliputi seluruh wilayah dengan tekad para petugasnya untuk bertindak dengan cepat, tepat, dan berani setiap saat diperlukan.
4) AVIGNAM JAGAT SAMAGRAM
Kalimat yang diambil dari khazanah sastra lama ini mengandung makna
“Semoga Selamatlah Alam Semesta”, merupakan sandaran moral dan kekuatan setiap anggota SAR yang dijiwai sila pertama dari Pancasila sebagai suatu keyakinan dari setiap petugas SAR bahwa segala tugas ini diridhoi Tuhan Yang Maha Esa dengan tetap berdoa “Semoga Selamatlah Alam Semesta”.
12
Adapun Lambang Badan SAR Nasional seperti gambar dibawah ini:
Gambar 2.2
Lambang Badan SAR Nasional
Sumber: Kantor SAR Medan (2016)
Keterangan:
1) DELAPAN PENJURU MATA ANGIN
Warna merah putih mengandung arti dan makna bahwa Badan SAR Nasional dalam mengemban tugas di bidang kemanusiaan senantiasa menitik beratkan pada kecepatan dan ketepatan serta dilaksanakan dengan penuh ketulusan (warna putih) dan keberanian (warna merah)
2) AWAN, GUNUNG DAN 5 OMBAK DI LAUT
Mengandung arti dan makna bahwa dalam menjalankan tugasnya Badab SAR Nasional melingkupi segala medan tugas; Awan menggambarkan lingkup medan tugas udara, gunung menggambarkan lingkup medan tugas darat dan ombak menggambarkan lingkup medan tugas di air yang dilandasi dengan kelima sila dalam Pancasila.
3) PITA BERTULISKAN “INDONESIA”
Mempunyai arti bahwa Badan SAR Nasional merupakan lembaga pemerintah Indonesia yang melaksanakan tugas pencarian dan pertolongan.
VISI DAN MISI SAR
VISI
“Berhasilnya pelaksanaan operasi SAR pada setiap waktu dan tempat dengan cepat, handal, dan aman”.
MISI
“Menyelenggarakan kegiatan operasi SAR yang efektif dan efisien melalui upaya tindakan awal yang maksimal serta pengarahan potensi SAR ynag didukung oleh sumber daya manusia yang professional fasilitas SAR yang memadai dan prosedur kerja yang mantap dalam rangka mewujudkan Visi Badan SAR Nasional”.
B. Struktur Organisasi
Badan SAR Nasional Medan dipimpin oleh Kepala Badan SAR Nasional yang membawahi 2 (dua) Deputi yaitu: Deputi bidang Operasi dan Deputi Bidang Potensi serta Sekretaris Utama. Deputi Bidang Operasi bertanggung jawab dalam pelaksanaan operasi SAR sedangkan Deputi Bidang Potensi bertanggung jawab dalam pembinaan potensi SAR baik sumber daya manusia maupun fasilitas SAR.
Deputi Bidang Operasi terdiri dari: Direktorat Operasi dan Direktorat
14
Komunikasi. Deputi Bidang Potensi terdiri dari: Direktorat Sarana dan Prasarana serta Direktorat Ketenagaan dan Pemasyarakatan SAR.
Sestama (Sekretaris Utama) bertugas mengkoordinasikan perencanaan, pembinaan, pengendalian administrasi dan sumber daya di Basarnas. Sestama membawahi 3 biro, yaitu: Biro Umum, Biro Hukum dan Kepegawaian serta Biro Perencanaan dan Kerjasama Teknik Luar Negeri (KTLN).
Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan/Basarnas mendirikan kantor SAR dan Pos SAR di seluruh wilayah Indonesia. Pendirian kantor dan pos ini terus berkembang berdasarkan peta geografis maupun tingkat kerawanan suatu daerah. Kantor SAR mempunyai wilayah tanggung jawab untuk melaksanakan pembinaan, koordinasi dan pelaksanaan operasi SAR di wilayahnya.
Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Badan SAR Nasional mempunyai Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) didaerah yang disebut Kantor SAR dan Unit Pelaksana Teknis (UPT). Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) melaksankan tugas SAR dan Administrasi Badan SAR Nasional di daerah, dibentuk Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan SAR Nasional.. Saat ini terdapat 33 kantor SAR, yang terdiri dari 10 kantor SAR kelas A dan 23 kantor SAR kelas B.
Kantor SAR Medan termasuk dalam 10 daftar Kantor SAR kelas A, berikut adalah gambar struktur organisasi yang ada di Kantor SAR Medan:
Gambar 2.3
STRUKTUR ORGANISASI KANTOR SAR MEDAN KEPALA KANTOR SAR
MEDAN
SUB BAGIAN UMUM
1.Pengadministrasian Kepegawaian
2.Pengelola Kegiatan dan Aggaran
3.Bendahara 4.Penata Hubungan Masyarakat
5.Pengelola BMN 6.Analisis keuangan 7.Penata Laporan Keuangan
8.Pengadministrasian Umum
9.Analisis Kepegawaian Pelaksanan
SUB BAGIAN POTENSI SUB BAGIAN OPERASI
1.Instruktur SAR 2.Pengelola Logistik 3.Pengelola Kendaraan Operasi
4.Nahkoda dan Kepala Kamar Mesin
5.Mandor Kamar Mesin 6.Perawat Mesin 7.Jerang
8.Juru Mudi Kapal 1.Analisis SAR
2.Operator Radio Komunikasi
3.Teknisi Alat Elektro dan Komunikasi 4.Nahkoda dan Kepala Kamar Mesin 5.Koordinator POS SAR
POS SAR TANJUNG BALAI
POS SAR SIBOLGA POS SAR NIAS
16
C. Deskripsi Pekerjaan
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit bagian yang ada pada Kantor SAR Medan:
1) Kepala Kantor SAR Medan
Adapun tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Menyusun rencana dan program kerja Kantor SAR berdasarkan program kerja Badan SAR Nasional dan ketentuan yang berlaku
b. Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya
c. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya agar pelaksanaan berjalan sesuai rencana dan program kerja yang telah dijadwalkan
d. Menyelia pelaksanaan siaga, pembinaan potensi SAR dan pelatihan SAR berdasarkan ketentuan yang berlaku
e. Mengawasi dan memberi arahan terhadap pemeliharaan dan penyiapa sarana dan prasarana
f. Mengendalikan pelaksanaan tindakan awal dan operasi SAR di wilayah tanggung jawabnya
g. Mengusulkan penggantian biaya operasi SAR ke Kantor Pusat Badan SAR Nasional.
2) Sub Bagian Umum SAR
Adapun tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Menyusun laporan daya serap anggaran bulanan, triwulan, semester dan tahunan sesuai hasil pelaksanaan program kerja
b. Menyusun dan menyimpan data pegawai lingkungan Kantor SAR
c. Menyimpan dan memelihara arsip-arsip surat yang berhubungan dengan Barang Milik Negara
d. Melakukan penginputan gaji berdasarkan aplikasi untuk masing-masing pegawai sesuai ADK yang dimiliki pegawai yang ada pada satuan kerja e. Mengecek data, berkas dan kwitansi bukti pembayaran dan
mengkompilasikan kembali nominal yang diajukan
f. Menyiapkan rencana dan jadwal kegiatan system akuntansi di lingkungan Kantor SAR
g. Mendata, mengumpulkan dan merealisasikan mengenai urusan kepegawaian
3) Sub Bagian Potensi SAR
Adapun tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Merencanakan pelatihan SAR sesuai dengan rencana kegiatan Kantor SAR b. Melaksanakan pembinaan dan pelatihan terhadap anggota rescue
c. Memantau kegiatan latihan dan pelatihan SAR d. Melaksanakan perawatan, penyiapan peralatan SAR
e. Melaksanakan inventarisasi terhadap peralatan SAR, mencatat penggunaan dan pemakaian peralatan SAR
f. Menyiapkan peralatan dan logistik sesuai kebutuhan/jenis diklat g. Memelihara dan memperbaiki kerusakan kendaraan operasional SAR h. Mengawasi mesin Kapal Negara SAR
i. Mengendalikan Kapal Negara SAR baik dalam operasi maupun latihan SAR
18
4) Sub Bagian Operasi
Adapun tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah:
a. Menyiapkan peralatan plotting/navigation sesuai dengan jenis dan lokasi musibah
b. Melaksanakan perbaikan ringan peralatan komunikasi SAR c. Menyiapkan daftar kondisi peralatan komunikasi SAR
d. Melaksanakan siaga operator radio komunikasi selama 24 jam secara bergantian untuk memonitor apabila terjadi keadaan darurat/bahaya dalam kecelakaan, bencana, atau kondisi membahayakan manusia
e. Menerima, mengirim dan memonitor berita musibah untuk ditindak lanjuti f. Melakukan pengecekan terhadap kondisi peralatan komunikasi SAR g. Menyusun pelaksanaan siaga Pos SAR
h. Membuat laporan dokumentasi
i. Melakukan pencetakan foto dan dokumen penting
D. Jenis Kegiatan
Instansi adalah unsur pelaksana pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat. Badan SAR Nasional merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pelayanan berupa jaminan keselamatan dan pertolongan terhadap sesama manusia.
Badan SAR Nasional lebih berorientasi pada pelayanan pencarian dan pertolongan terhadap umat manusia yang sedang mengalami musibah. Bantuan atau pelayanan SAR diberikan kepada siapapun, dimanapun, dan kapanpun terhadap orang yang sedang tertimpa musibah. Dengan demikian, diharapkan
Badan SAR Nasional Medan dapat meningkatkan layanan atas jasa dan keselamatan dan pertolongan terhadap sesama.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan dan butuh waktu untuk mencapainya. Demikian juga halnya dengan Badan SAR Nasional yang terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat terwujud dan terlaksana dengan baik. Untuk mencapainya diperlukan kerja keras serta kedisplinan yang tinggi dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang baik dan efisien. Kinerja usaha terkini yang dijalankan adalah menyelenggarakan operasi SAR dalam kondisi siap siaga SAR. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan instansi/perusahaan adalah melakukan pengabdian kepada masyarakat yang sedang mengalami musibah.
F. Rencana Kegiatan
Dalam usaha melakukan pekerjaan yang berdaya guna, perlu ditunjang oleh perencanaan kerja/kegiatan yang tepat. Perencanaan kerja/ kegiatan adalah kegiatan yang menggambarkan di muka tentang pekerjaan yang harus dilaksanakan. Hal ini bertujuan agar dapat menghemat waktu, mengurangi kesimpangsiuran, dan untuk menciptakan keberhasilan kerja. Perencanaan kerja hendaknya dibuat secara rational (masuk akal), simple (sederhana), fleksibel (luwes), comprehensive (mencakup kegiatan menyeluruh), dan continue (terus- menerus).
20
Demikian juga dengan Badan SAR Nasional yang telah membuat rencana kegiatan. Adapun rencana kegiatan Kantor SAR Medan adalah sebagai berikut:
1) Melaksanakan kerjasama Internasional dengan pemerintah Negara lain atau lembaga serta organisasi Internasional SAR dalam bidang pendidikan dan latihan SAR
2) Penambahan jumlah rescue
3) Penyelenggaraan pelatihan dan pembinaan melalui Balai Diklat internal Diklat yang akan dilaksanakan meliputi:
Diklat Tingkat Dasar SAR
Diklat Tingkat Lanjutan Medical First Responder (MFR) Diklat Tingkat Lanjutan Helly Rescue
Diklat Tingkat Lanjutan Underwater Rescue Diklat Spesialis Instruktur SAR
BAB III PEMBAHASAN
A. Tata Usaha
1. Pengertian Tata Usaha
Tata usaha adalah kata majemuk yang artinya adalah kegiatan dalam kantor yang ditinjau dari aktivitas pokoknya. Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.
Menurut Gie (2010:3) Tata artinya suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati, sedangkan usaha adalah suatu kegiatan dengan mengarahkan tenaga pikiran atau badan untuk mencapai suatu tujuan. Maka dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja dan administrasi kegiatian pencatatan, penggolongan data dan tulis-menulis dari proses tersebut.
Berdasarkan intinya, tata usaha merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keterangan yang berwujud 6 (enam) pola perbuatan, menurut Gie (2010:16) yaitu:
1. Menghimpun
Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana, kemudian siap digunakan bilamana diperlukan.
22
2. Mencatat
Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis, keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3 Mengolah
Mengolah adalah kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud penyajiannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengganda
Mengganda adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Tata usaha bersifat membantu atau menunjang kelancaran pekerjaan pokok perkantoran atau organisasi, sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu kantor atau organisasi. Tata usaha menunjang administrasi sebagai proses kegiatan organisasi, sehingga merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua atau lebih yang didasarkan atau rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati, bersama, maka kegiatan tata usaha amat diperlukan dalam suatu kantor. Secara sederhana dapat dipahami bahwa aktivitas tata usaha
merupakan kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan- keterangan sebagai arsip dan bahan-bahan informasi.
Tata usaha di kantor SAR Medan melakukan tugas untuk urusan kepegawaian, keuangan, persuratan, rumah tangga, kendaraan dan perlengkapan kendaraan, penyusunan dan program SAI. Tata kerja di bagian tata usaha ini adalah kepala subbagian tata usaha dan para seksi di lingkungan kantor SAR Medan menyampaikan laporan kepada kepala kantor SAR Medan dan selanjutnya kepala subbagian tata usaha menyusun laporan. Setiap laporan yang diterima oleh kepala kantor SAR Medan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut serta untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
Dalam menyampaikan laporan kepada kepala, tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan-satuan organisasi lain yang secara fungsional memiliki hubungan kerja. Tata Usaha mempunyai sifat-sifat sebagai berikut yaitu:
1. Bersifat pelayanan yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
2. Bersifat menyeluruh yaitu mencakup semua unsur dan keterangan dalam perkantoran
Dengan demikian tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut ini:
1. Korenspondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
2. Tata hubungan yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta facsimile atau internet.
24
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data, laporan data statisik dan lain-lain
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor atau organisasi.
2. Peranan Tata Usaha
Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi.
Peranan merupakan perbuatan atau tindakan yang sesuai dengan jabatan atau fungsinya. Peranan merupakan suatu rangkaian perilaku yang teratur, yang ditimbukan karena suatu jabatan tertentu atau karena adanya suatu kantor yang mudah dikenal. Menurut Gie (2010:23) dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 peranan pokok yaitu:
a) Melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan, keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik. Yang dimaksud dengan kegiatan operatif adalah kegiatan yang langsung ditunjukan pada pencapaian suatu organisasi yang berdaya guna. Oleh sebab itu untuk hal tersebut diperlukan data, informasi surat, formulir, pencatatan, penyimpanan, penghimpunan, pengiriman dan pekerjaan lain yang semuanya terangkai pada pekerjaan ketatausahaan.
b) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Dalam hal ini dilakukan pengumpulan, penyediaan, penyajian keterangan-keterangan (data
dan informasi) bagi pimpinan guna mengambil keputusan. Dan tugas-tugas penyediaan data dan informasi tersebut terletak pada ketatausahaan.
c) Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi sebagi suatu keseluruhan. Kelancaraan pelaksanaan tugas organisasi dan perkembangannya tidak semata-mata tergantung pada manajemen, tetap sangat dipengaruhi oleh kegiatan dibidang lain seperti ketatausahaan. Karena fungsinya yang sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Sebagaimana diketahui bahwa ketatausahaan adalah merupakan administrasi atau kegiatan-kegiatan manajemen daripada organisasi yang dilakukan pada suatu ruangan (kantor) yang mencakup tugas pelaksanaan pencapaian tujuan organisasi.
Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat atau memelihara dokumen-dokumen penting sekali untuk keterangan-keterangan dan bahan ingatan dalam penyusunan program bagi kantor tersebut. Administrasi kerasipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan, menerima surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat.
Dari 3 (tiga) peranan pokok tata usaha tersebut, terdapat beberapa tugas yang harus dikerjakan pada bagian tata usaha yang juga merupakan bagian dari peranan tata usaha, menurut Mills (1991:8) yang mencakup 9 (sembilan) hal, yaitu:
1) Filling, dibuat untuk memudahkan pencarian informasi dan membuat perusahaan lebih efisien. Dalam perusahaan kecil, proses ini merupakan salah satu tanggung jawab bagi pekerjaan tata usaha, sementara dalam perusahaan besar, filling menjadi satu-satunya tanggung jawab bagi petugas tersebut.
2) Data entry, merupakan proses menempatkan informasi ke dalam komputer.
Proses ini memerlukan juru tik yang mahir. Contoh informasi yang
26
ditranskripsikan adalah data kertas kerja, nama dan alamat, dokumen tulis tangan dan entri pembukuan.
3) Mencetak, memperbanyak, dan menyusun (printing, copying and collating), meliputi mengoperasikan peralatan fotocopy, termasuk mengganti katrid tinta, memasukkan kertas, dan memperbaiki kemacetan kertas kecil, mencetak laporan, menyusun dan membuat presentasi atau laporan.
4) Pengetikan (typing), yaitu mengetik jenis laporan, surat dan dokumentasi kantor lainnya, bergantung pada tingkat posisi, petugas akan mengerjakan proses ini pada beberapa langkah, baik pengetikan maupun pengoreksiannya, serta mengedit dan mengopilasi informasi ke dalam dokumen professional. Oleh karena itu, harus dapat mengoperasikan komputer dan memiliki pengetahuan tentang berbagai program perangkat lunak.
5) Penyimpanan rekaman (record keeping), yaitu melakukan proses pencatatan dasar. Untuk pekerjaan dengan tingkat yang lebih rendah, pegawai tata usaha akan menyalin informasi yang dikumpulkan dari sumber lain. Pekerjaan administrasi yang lebih tinggi menggunakan informasi untuk membuat laporan, seperti catatan gaji atau laporan keuangan.
6) Menjawab telepon (answering phone), keterampilan yang dibutuhkan selain mencerminkan sikap professional dan berada dalam lingkungan yang serba cepat, petugas tata usaha juga harus mampu menangani beberapa panggilan telepon pada satu waktu.
7) Hubungan dengan penyedia dan pelanggan (customer and vendor relation), misalnya melakukan hubungan dengan pelanggan tingkat rendah, terutama di perusahaan kecil. Pegawai akan akan menghubungi pelanggan jika pembayaran
yang diterima perlu diperjelas. Termasuk menindaklanjuti dengan penyedia pada faktur yang belum bayar.
8) Pembukuan (bookkeeping), misalnya menangani pengajian, rekening utang, piutang dan membuat laporan keuangan. Perusahaan besar memiliki pegawai yang menyelesaikan beberapa tugas ini, tetapi melapor ke seorang akuntan.
9) Pembelian dan penerimaan (purchasing and receiving), misalnya membeli perlengkapan kantor dan peralatan, meminta dan menerima tawaran untuk pelayanan dan menyelesaikan pesanan pembelian, termasuk memantau persediaan barang masuk, menyimpan catatan akurat dari barang yang disimpan di gudang dan kembali memesan persediaan apabila diperlukan.
Dengan demikian, para pegawai bidang tata usaha, ataupun yang melakukan pekerjaan kantor lainnya haruslah memiliki kemampuan yang baik di berbagai bidang.
Pada kantor SAR Medan, sub bagian tata usaha melaksanakan 9 (sembilan) tugas-tugas tersebut mulai dari filling, mengtranskripsikan data yang diperlukan dan memindahkan data tersebut ke komputer, mencetak dan memperbanyak data kertas kerja, mengetik laporan, mencetak laporan sampai dengan mempresentasikan laporan tersebut. Pegawai yang ada pada sub bagian tata usaha pada kantor SAR Medan secara keseluruhan sudah dapat mengoperasikan peralatan kantor yang tersedia misalnya, mesin komputer, memperbaiki kemacetan pada mesin printer serta mengganti katrid tinta. Pegawai yang ada pada kantor SAR Medan juga bertanggung jawab kepada panggilan masuk melalui telepon, jika ada panggilan masuk salah satu pegawai langsung mengangkat telepon tersebut dan tidak menghindarinya. Kantor SAR Medan mempunyai
28
seorang akuntan yang tugasnya mengurus urusan pembukuan dan keuangan yang ada pada kantor tersebut dan ada juga beberapa pegawai di sub bagian tata usaha yang sudah ditugaskan untuk mengurus kelengkapan peralatan kantor mulai dari memesan barang sampai dengan menyelesaikan pembayaran pesanan barang serta membuat catatan kecil dari barang yang disimpan dan nantinya akan dipergunakan kembali.
3. Kegiatan Tata Usaha
Kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran, menurut Umam (2014:39) salah satu kegiatan tata usaha yang paling sering dikerjakan sebelum melakukan filling atau kearsipan ialah menangani surat, yaitu mengerjakan surat-surat masuk dan surat-surat keluar. Penanganan surat merupakan kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan atau penyelesaian, sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip. Sedangkan penanganan surat keluar dimulai dari menerima instruksi pimpinan, mengerjakan surat, sampai surat-surat tersebut dikirimkan.
Berikut ini adalah proses penanganan surat masuk dan surat keluar pada Kantor SAR Medan:
1. Penanganan Surat Masuk
Surat-surat dinas yang masuk ke kantor SAR Medan harus di beri kode nomor surat, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran.
Setelah di beri kode takah surat-surat yang masuk di tulis dalam buku agenda surat masuk.
Keterangan-keterangan yang perlu di catat dalam buku agenda surat masuk adalah:
a. No surat masuk
b. Nama dan alamat pengirim c. Nomor surat
d. Perihal
e. Tanggal surat diterima
Surat-surat yang telah di agendakan dicatat kembali dalam buku ekspedisi untuk diteruskan ketujuannya, dalam hal ini ditujukan kepada masing-masing bagian, kemudian bagian tata usaha mengantar surat-surat yang sudah masuk ke tujuan masing-masing dengan membawa buku ekspedisi yang dibawa oleh bagian tata usaha sebagai tanda terima surat.
2. Penanganan Surat Keluar
Surat-surat masuk yang dikeluarkan oleh kantor SAR Medan yang akan disampaikan kepada organisasi pemerintah atau alamat lain yang dituju, disiapkan oleh bagian tata usaha. Bagian tata usaha mengkonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan. Setelah surat selesai di konsep, surat tersebut diserahkan kepada pimpinan apakah ada hal lain yang perlu untuk diperbaiki. Setelah konsep surat tersebut disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha memulai pengetikan, setelah surat di ketik maka akan diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditanda tangani dan diberi cap stempel.
Setelah surat masuk dan surat keluar di proses maka surat-surat tersebut siap untuk di arsip guna menemukan kembali dengan cepat apabila diperlukan sewaktu-waktu dan apabila kegiatan arsip tersebut dilaksanakan dengan baik maka akan menjamin keselamatan bahan-bahan pertanggungjawaban. Menurut Priansa (2014:85) dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpanan surat yaitu:
30
1. Penyimpanan menurut abjad 2. Penyimpanan menurut pokok soal 3. Penyimpanan menurut wilayah 4. Penyimpanan menurut nomor 5. Penyimpanan menurut tanggal
Berikut ini adalah sistem penyimpanan surat pada kantor SAR Medan yaitu:
1. Surat yang ditujukan dan diterima, disimpan menurut urutan abjad dari nama- nama organisasi ataupun perusahaan yang tertera dalam surat tersebut.
2. Surat disimpan menurut urusan yang dimuat dalam surat tersebut.
3. Surat disimpan berdasarkan pembagian wilayah
4. Surat yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan angka dari angka satu hingga ke bilangan yang lebih besar dengan letak angka surat paling kecil berada di urutan terbawah dan seterusnya sampai urutan terbesar letaknya berada di atas.
5. Surat disimpan berdasarkan urutan-urutan tanggal yang tertera pada surat tersebut, tanggal terbaru berada di urutan atas.
4. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha
Dalam setiap kantor, selain kertas dan alat tulis dalam melaksanakan tata usaha diperlukan perbekalan berupa peralatan dan perlengkapan kantor.
Perpaduan antara kegiatan-kegiatan tata usaha dengan peralatan dan perlengkapan kantor akan menciptakan hasil kerja yang baik. Peralatan dan perlengkapan kantor harus direncanakan, karena pemilihan perlengkapan dan peralatan kantor harus sesuai dengan pekerjaan pegawai yang mengerjakan, metode, dan prosedur yang
digunakan dalam pekerjaan. Manajer kantor harus pandai memilih yang terbaik, karena fasilitas-fasilitas baik yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang besar bagi kantor itu sendiri.
Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mungkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu dengan peralatan dan prlengkapan kantor dalam pengerjaaannya tampak lebih baik, bermutu dan professional.
Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha tersebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang 1 (satu) dengan pegawai yang lainnya. Karena apabila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena ia harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam oleh pegawai lain. Ini berarti pemborosan terhadap waktu. Tetapi apabila setiap meja, terutama meja dibagian tata usaha tersedia lengkap, maka setiap pegawai akan bekerja dengan tenang dan tidak merasa terganggu terhadap tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
Menurut Sedarmayanti (2001:47) barang perbekalan untuk melaksanakan tata usaha banyak sekali ragam dan jumlahnya seperti misalnya, amplop, bak surat, lemari, meja, kipas angin, pulpen, jepitan kertas, lampu, dan jam dinding dan sebagainya.
32
Setiap meja kerja di Kantor SAR Medan di lengkapi dengan berbagai macam perlengkapan dan peralatan seperti:
1. Map 2. Kertas 3. Computer
4. Mesin printer dan tinta printer 5. Flashdisk
6. Buku Agenda 7. Buku Espedisi
8. Alat Tulis Kantor (ATK)
5. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam Tata Usaha
Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dalam menyediakan keterangan yang dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, diterima, dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan, akibatnya akan muncul kesimpang siuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu pekerjaan operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi.
Hambatan merupakan kendala yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah dilakukan. Bagian tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Bila tidak ditanggapi dengan serius hambatan- hambatan itu dapat mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha.
Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha pada kantor SAR Medan, yaitu:
1. Sarana pendukung yang masih kurang di kantor SAR Medan adalah seperti mesin fotocopy dan scanner, dikarenakan mesin ini hanya ada diruangan kerja tertentu, sehingga pegawai yang lain tidak dapat menggunakan fasilitas tersebut dengan efisien.
2. Pada kantor SAR Medan terkendala pada pegawai yang masih sering datang terlambat dan tidak displin waktu, pulang lebih awal diantara pegawai yang lain tanpa alasan.
3. Kondisi kantor SAR Medan yang memiliki 3 (tiga) ruangan kerja yang berbeda unit dengan jarak yang berjauhan, unit umum dan unit potensi berada di lantai 1 (satu) sedangkan unit operasi berada di lantai 2 (dua), hal ini membuat para pegawai sulit menjangkau ruangan kerja yang lainnya.
B. Fungsi Pelayanan 1. Pengertian Pelayanan
Pelayanan merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan khususnya yang bergerak di sektor jasa dan pelayanan publik dalam menyediakan kepuasaan pelanggan. Beberapa ahli yang memberikan pengertian pelayanan yang dituliskan dalam buku Manajemen Pelayanan oleh Rahmayanti (2010:22) diantaranya:
1. Menurut Supranto (2006:227) jasa atau pelayanan merupakan suatu kinerja penampilan, tidak berwujud dan cepat hilang, lebih dapat dirasakan dari pada dimiliki, serta pelanggan lebih dapat berpartisipasi aktif dalam proses mengkonsumsi jasa tersebut
34
2. Menurut Ratminto (2006:24) pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi akibat adanya interaksi antara konsumen dengan pegawai atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi layanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan penerima layanan.
3. Menurut Kotler (2007:83) pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud atau tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pelayanan pada dasarnya merupakan kegiatan yang memiliki beberapa unsur ketidakberwujudan yang dapat diberikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dan memberikan manfaat bagi pihak yang terkait.
2. Jenis Pelayanan
Menurut Moenir (2010:19) dalam sebuah organisasi atau perusahaan terdapat 2 (dua) macam pelayanan yaitu:
1. Pelayanan Kedalam (Pelayanan Kepada Manajemen) Pelayanan ini sifatnya menunjang pelaksanaan kegiatan pemenuhan kebutuhan dibidang produksi, pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, pembinaan tenaga kerja, data dan informasi serta pembinaan sistem.
2. Pelayanan Keluar
Pelayanan keluar merupakan pelayanan kepada orang, kelompok, atau instansi yang berkepentingan.
Pada kantor SAR Medan pekerjaan yang diselesaikan pada bagian administrasi merupakan jenis pelayanan kedalam yang pekerjaannya meliputi
memproses usulan cuti pegawai yang berdasarkan permintaan pegawai itu sendiri, mengeluarkan surat permohonan pemberhentian pegawai, mengeluarkan surat pemberian atau mutasi tunjangan resiko tinggi (TRT) dan membuat surat usulan kenaikan pangkat dan pengangkatan calon pegawai negeri sipil, pegawai yang bekerja pada bagian administrasi di kantor SAR Medan masih mengalami kendala karena ketidak lengkapannya fasilitas dikantor dan minimnya fasilitas yang tersedia
Jenis pelayanan keluar yang diberikan oleh kantor SAR Medan adalah pemberian jasa pelayanan pencarian dan penyelamatan terhadap kecelakaan, bencana maupun yang membahayakan jiwa manusia yang memerlukan penanganan khusus, pelayanan penyelenggaraan pelatihan untuk memperkenalkan tugas dan tanggung jawab anggota tim SAR dalam menangani kecelakaan dan musibah dalam bentuk teori maupun praktek perlengkapan dan pemakaian alat- alat yang dibutuhkan dalam penyelamatan musibah yang diselenggarakan di berbagai sekolah serta berkewajiban memberikan pembinaan, sosialisasi dan penggalian potensi SAR kepada anggota Tim SAR yang ada di Medan upaya ini dilakukan untuk menghasilkan kualitas pelayanan yang maksimal serta menciptakan hubungan yang baik terhadap masyarakat yanga ada di luar lingkungan kantor SAR Medan.
Dari berbagai kegiatan pelayanan kedalam tersebut banyak yang berdampak pada pelayanan keluar baik langsung maupun tidak langsung. Bahkan dalam kenyataannya pelayanan kedalam tersebut merupakan rangkaian awal yang berkelanjutan terhadap pelayanan keluar. Dapat dikatakan bahwa pelayanan kedalam merupakan ukuran terhadap pelayanan keluar. Artinya jika pelayanan
36
kedalam cukup baik, lancar dan tertib maka dapat diharapkan bahwa pelayanan keluar akan lancar dan tertib pula.
Untuk memberikan pelayanan publik yang baik atau memberikan pelayanan publik yang berkualitas tinggi, aparatur pemerintah harus memiliki tiga aspek yang diuraikan oleh Hardiansyah (2011:12) adalah:
1. Memilik tanggung jawab yang tinggi selaku abdi Negara dan abdi masyarakat.
2. Responsif terhadap masalah yang dihadapi masyarakat khususnya yang membutuhkan pelayanan masyarakat.
3. Komitmen dan konsisten terhadap nilai standar dalam menjalankan kekuasaan pemerintah.
Adapun beberapa ciri-ciri pelayanan yang baik menurut Laksana (2008:79) yang dapat memberikan kepuasan kepada penerima layanan adalah:
1) Tersedianya sarana dan prasarana yang baik
Dalam melayani masyarakat salah satu yang paling penting untuk diperhatikan adalah sarana dan prasarana yang baik, standar mutu sarana dan prasarana meliputi kondisi ruangan, peralatan, perlengkapan dan lain-lain. Kelengkapan dan kemajuan teknologi sarana dan prasarana yang digunakan akan menambah produktivitas kerja pegawai dalam melayani masyarakat yang membutuhkan bantuan.
2) Tersedianya para staf pegawai yang baik
Kenyamanan masyarakat pada umumnya tergantung dari cara dan perilaku para pegawai dalam melayani kebutuhan masyarakat, karena staf pegawai yang ramah, sopan dan menarik dapat membuat penerima layanan merasa nyaman dalam segala hal.
