BAB VIII
ADMINISTRASI DAN PUBLIKASI GUGUS DEPAN
A. Administrasi Gugus Depan
Administrasi gugusdepan dilaksanakan sebagai upaya untuk memberikan pedoman dan arah pembina mengelola gugusdepan dan melatih dasar-dasar tata usaha kepada peserta didiknya.
Gugus Depan sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka perlu adanya dukungan administrasi secara tertib namun sederhana. Agar pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan buku-buku catatan seperti permintaan pendaftaran anggota, daftar induk, administrasi keuangan, inventarisasi, buku tamu, laporan semester, logbook, program kerja tahunan, program kerja 4 bulanan, dan catatan pribadi anggota.
1. Kelengkapan Administrasi Gugus Depan
a. Permintaan Pendaftaran Anggota
Permintaan Pendaftaran Anggota merupakan surat/blangko pengajuan orang tua untuk mendaftarkan anaknya agar diterima sebagai anggota gugus depan. Permintaan pendaftaran dilampiri dengan Formulir Pendaftaran Anggota. Formulir pendaftaran memuat nama dan data pribadi calon anggota.
b. Daftar Induk Anggota Gugus Depan
Daftar Induk Anggota Gugus Depan merupakan data utama kanggotaan yang memuat Nomor Tanda Anggota (NTA), nama beserta data pribadi anggota sesuai formulir pendaftaran.
c. Administrasi Keuangan Gugus Depan
Administrasi Keuangan Gugus Depan merupakan catatan penerimaan dan pengeluaran gugusdepan selama satu bulan. Pencatatan meliputi waktu pegeluaran uang, keperluan penggunaan uang dan tanda bukti pengeluaran/penggunaan.
d. Daftar Inventaris Gugus Depan
Daftar inventaris gugusdepan merupakan pencatatan barang milik gugusdepan yang memuat spesifikasi, jumlah, asal-usul dan keterangan kondisi barang.
e. Buku Tamu Gugus Depan
Buku tamu gugusdepan berisi catatan nama, asal-usul dan tujuan tamu/ pengunjung.
f. Laporan Semester Data dan Kegiatan
Laporan semester merupakan laporan gugusdepan yang memuat keadaan gugusdepan pada semester tertentu mencakup keanggotaan, kegiatan dan keuangan gugus depan.
g. Catatan Peristiwa Penting (Logbook)
Logbook merupakan catatan gugus depan yang memuat peristiwa dalam bentuk tulisan, gambar, kliping berita, dan semua peristiwa yang berkaitan dengan kegiatan sejak didirikannya gugusdepan tersebut.
h. Program Kerja Tahunan Gugus Depan
Program kerja tahunan berisi rencana kegiatan latihan peserta didik, kegiatan bersama, pendidikan dan pembinaan anggota dewasa, sarana dan prasarana dan bidang keuangan gugus depan selama satu tahun.
i. Program Kerja 4 Bulan Perindukan Siaga
Program kerja 4 bulan perindukan siaga berisi rencana kegiatan tentang latihan pencapaian SKU, latihan dan pencapaian SKK, penyiapan Pramuka Siaga Garuda, kenaikan golongan penggalang, Perkemahan Siang Hari (Persari), Permainan Besar Siaga, dan lain-lain.
j. Program Kerja 4 Bulan Pasukan Penggalang
Program kerja 4 bulan pasukan penggalang berisi rencana kegiatan tentang latihan pencapaian SKU, latihan dan pencapaian SKK, penyiapan Pramuka Penggalang Garuda, Gladian Pemimpin Regu, perkemahan, lomba tingkat, dan lain-lain.
k. Catatan Pribadi Anggota Gugus Depan
Catatan pribadi anggota merupakan catatan yang memuat data pribadi yang memuat sifat-sifat pribadi pramuka yang bersangkutan yang dapat dikembangkan/dipertahakankan serta kegiatan dan pencapaian SKU serta kenaikan golongannya.
Pelaksanaan administrasi gugus depan tidak semata-mata dilaksanakan oleh pembina gugusdepan, namun dapat memberi wewenang kepada kepada Kwartir Ranting dengan tembusan kepada Kwartir Cabang tentang perkembangan gudepnya. Laporan berkala disampaikan setiap bulan Oktober, dengan tembusan Kwartir Cabang Kwartir Cabang Kwarcab dan Kwartir Nasional
Setiap tahun pada bulan Januari, gugus depan harus mendaftarkan kembali dengan menyerahkan laporan tahunan kepada Kwartir Cabang melalui Kwartir Ranting . Gugus Depan yang telah mendaftarkan kembali akan diberikan Tanda Pendaftaran Ulang oleh Kwartir Cabang.
B. Publikasi Gugus Depan
Publikasi merupakan sarana untuk mengenalkan atau mempromosikan gugus depan kepada masyarakat. Publikasi menyangkut semua aspek gugus depan, baik domisili, keanggotan maupun kegiatannya. Dengan terpublikasikannya gugusdepan, maka masyarakat mendapat akses untuk mendukung keberadaan gugusdepan tersebut.
Publikasi selain sebagai sarana untuk menarik simpati publik juga sebagai upaya pendidikan bagi anggotanya.
Sarana publikasi melalui media massa baik elektronik (radio, televisi), media cetak (majalah, surat kabar, majalah dinding) dan membuat jejaring sosial (facebook, twitter, blog).
