Team project 2017 Dony Pratidana S. Hum Bima Agus Setyawan S. IIP

(1)

Hak cipta dan penggunaan kembali:

Lisensi ini mengizinkan setiap orang untuk menggubah, memperbaiki, dan membuat ciptaan turunan bukan untuk kepentingan komersial, selama anda mencantumkan nama penulis dan melisensikan ciptaan turunan dengan syarat yang serupa dengan ciptaan asli.

Copyright and reuse:

This license lets you remix, tweak, and build upon work

non-commercially, as long as you credit the origin creator

and license it on your new creations under the identical

terms.

(2)

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Selama tiga bulan bekerja di Weber Shandwick Indonesia, penulis menempati jabatan intern di divisi Digital PR dan bertanggung jawab langsung kepada Digital Consultant, Pigar Mahdar dengan melaporkan seluruh kegiatan atau pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan arahan.

Selain itu, sejumlah consultant dan senior consultant juga memberikan penugasan berdasarkan divisi mereka masing-masing.Intern bertanggung jawab atas segala penugasan beserta laporan atas tugas yang diberikan oleh para consultant maupun senior consultant.

3.2 Tugas yang Dilakukan

Berikut adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh penulis sebagai intern di Weber Shandwick Indonesia:

a) Online Public Relations b) Public Relations Planning c) Internal Communication d) Event Management e) Public Relations Writing f) Public Speaking

g) Media Monitoring

Keterangan jenis pekerjaan yang dilakukan oleh penulis dapat dilihat pada Tabel 3.1 di bawah ini:

(3)

Tabel 3.1

Detail Timeline Pekerjaan Intern Digital Weber Shandwick Minggu ke- Jenis Pekerjaan yang Dilakukan

I

▪ Media Monitoring untuk keseluruhan klien (mencari berita terkait klien pada surat kabar 1st Tier)

▪ Media Monitoring Employee Rising Activism (melihat publikasi studi yang telah dilakukan)

▪ Update konten Twitter setiap hari dan setiap pagi

▪ Menyusun konten Twitter Weber Shandwick untuk minggu berikutnya.

▪ Menyusun Weekly Indonesia News Brief

▪ Desktop Research untuk Rakuten Belanja Online

▪ Brainstorm dan Desktop Research untuk pitch Pond’s White Beauty

▪ Menyusun transkrip video untuk Tourism New Zealand dan Video Editing

▪ Presentation Designing untuk pitch Pond’s White Beauty

II

▪ Presentation Designing untuk klien Johnny Walker

▪ Desktop Research untuk Abbott

▪ Press Release Localization untuk website Weber Shandwick

(4)

III

▪ Desktop Research untuk pitch Lotte Duty Free

▪ Desktop Research untuk pitch Garnier

▪ Desktop Research untuk Abbott

▪ Desktop Research untuk klien AXA

▪ CRM - Survei konsumer untuk Pond’s

▪ Desktop Research untuk klien Singapore Airlines

IV

▪ Desktop Research mengenai Indonesian Digital Landscape

▪ Press Release Localization untuk klien MasterCard

▪ Presentation Design untuk Nusantara Infrastructure

▪ News Localization dari Weber Shandwick Asia Pacific

(5)

V

▪ Venue Listing untuk klien Mazda

▪ Event Promotional Material Design untuk klien MasterCard

▪ Desktop Research untuk ExxonMobil

▪ Desktop Research untuk pitch TigerAir

▪ Desktop Research untuk pitch WRP

▪ Social Media Analysis untuk Clear

▪ CRM - Consumer Insight untuk Clear

VI

▪ Desktop Research untuk Clear

▪ Desktop Research untuk WRP

▪ Desktop Research untuk Canesten

▪ News Localization untuk klien Singapore Airlines

▪ Social Media Listening untuk WRP

VII

▪ News Localization for CampaignAsia article by Misty Agustini

▪ Desktop Research untuk pitch Qatar Airways

▪ Desktop Research untuk ExxonMobil

▪ Press Release Localization untuk klien MasterCard

▪ Desktop Research untuk Verisign

(6)

VIII

▪ Media Monitoring Digital Habits of Journalist in Asia Pacific (melihat publikasi studi yang telah dilakukan)

▪ Key Opinion Leaders Research

▪ Event Management - Indonesia Banking Expo 2014 dengan MasterCard

IX

▪ Social Media Listening untuk pitch Singapore Tourism Board

▪ Desktop Research untuk pitch Sophie Paris

▪ Press Release Localization untuk klien General Motors

▪ Public Relations Planning untuk pitch Zalora

(7)

X

▪ Social Media Listening untuk pitch Singapore Tourism Board

▪ News Compilation untuk klien Singapore Airlines

▪ Content Localization untuk klien Facebook

▪ Press Release Localization untuk klien General Motors

▪ CRM - Survey untuk pitch Singapore Tourism Board

▪ Public Relations Planning untuk pitch Zalora

XI

▪ Client Pitch Presentation untuk Zalora

▪ Presentation Design untuk pitch Singapore Tourism Board

▪ Desktop Research untuk pitch Singapore Tourism Board

▪ Influencer Mapping untuk Project Sunlight

▪ Office Meeting Room Signage Weber Shanwick Indonesia Design

▪ Key Opinion Leaders Tweet Mockup untuk klien WRP

▪ Prospective Buzzer Mapping untuk klien WRP

(8)

XII

▪ Event Management untuk klien PowaTag

▪ Media Engagement untuk klien PowaTag

▪ Media Monitoring untuk klien PowaTag

▪ Content Localization untuk klien Facebook

▪ Proposal Follow-up untuk pitch Zalora

▪ Coverage Tracking untuk klien PowaTag

XIII

Tabel 3.1.1

Timeline Pekerjaan Intern Digital Weber Shandwick

No. Jenis Pekerjaan

Juli Agustus September

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 Online Public Relations

2 Public Relations Planning

3 Internal Communication

4 Event Management

5 Public Relations Writing

6 Public Speaking

7 Media Monitoring

(9)

Seluruh kegiatan yang disertakan oleh penulis di tabel diatas dilaksanakan mulai dalam kurun waktu 30 Juni 2014 hingga 30 September 2014 sesuai dengan penugasan yang diberikan.

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang

Berdasarkan tugas dan jenis pekerjaan yang dilakukan, berikut adalah uraian realisasi pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan konsep-konsep yang diajarkan di perkuliahan.

a) Online Public Relations

Online PR merupakan konten yang dihasilkan oleh organisasi untuk didistribusikan ke berbagai macam media web marketing untuk menghasilkan buzz, yang dapat mendorong kredibilitas, visibilitas, dan sellability (Thomas, 2011:193).

Online Public Relations merupakan tugas utama divisi digital Weber Shandwick Indonesia. Divisi digital dituntut untuk memahami dan memanfaatkan media digital sebagai sarana untuk menjangkau publik, mengirimkan pesan positif mengenai klien maupun Weber Shandwick sendiri, dan memposisikan dunia digital sebagai poros baru dalam setiap perencanaan program Public Relations.

Consultant dan associate di divisi digital melakukan pengawasan atas seluruh aktivitas digital untuk internal maupun klien. Tim memproduksi konten- konten seperti social media planning dan timeline serta pemilihan Key Opinion Leaders. Consultant dan associate juga melakukan in-depth audit dan laporan akhir untuk klien yang menggunakan jasa digital Weber Shandwick Indonesia.

Tugas digital intern di bidang online public relations meliputi penyusunan konten media sosial, research dan produksi konten untuk online Key Opinion Leaders, dan melakukan analisa media sosial menggunakan sejumlah tools.

(10)

Brainstorming dilakukan untuk merencanakan tema konten yang akan disebarkan melalui media sosial Weber Shandwick Indonesia. Brainstorming membicararakan mengenai tema apa sesuai untuk dibahas selama sebulan penuh.

Brainstorming dilakukan di pertengahan bulan. Penulis dan Consultant melakukan meeting di ruangan meeting, membahas mengenai tweet bulan sebelumnya dan seberapa banyak tweet tersebut memperoleh respons publik.

Kemudian, penulis dan consultant membicarakan sejumlah topik yang layak dibicarakan. Penulis dan consultant mengajukan judul topik sebanyak- banyaknya. Topik yang telah dituliskan akan di-shortlist hingga ditentukan satu tema menarik untuk dibahas sepanjang bulan.

Setelah dipilih satu tema, content mapping akan dilakukan dan sejumlah narasumber baik online maupun offline akan dipilih untuk memperkaya konten yang akan disebarkan melalui social media.

Konten yang telah terkumpul lewat berbagai narasumber akan diubah ke dalam bentuk tweet yang jumlah hurufnya tidak melebihi 140 karakter. Tweet disusun dalam Bahasa Inggris. Ketika dirasa perlu, tweet diterjemahkan kedalam Bahasa Indonesia.

Weber Shandwick mengoptimalkan publikasi konten Twitter dengan menggunakan sejumlah hashtag, misalnyahashtag #WSTL yang berarti Weber Shandwick Thought Leadership, #WSTips yang berarti Weber Shandwick Tips, dan hashtag lainnya sesuai dengan topik yang dibahas.

Berikut adalah contoh gambar perencanaan tweet selama satu minggu :

(11)

Gambar 3.1

CONTOH TWEET PLANNING MINGGUAN

Sumber : Weber Shandwick Indonesia

Konten berupa tulisan yang dipublikasikan secara simultan akan membuat audiens bosan. Oleh karena itu, konter Twitter Weber Shandwick Indonesia juga menjadikan elemen visual sebagi sarana untuk melakukan engagement dengan para pembaca. Intern sebagai content maker mempersiapkan sejumlah gambar yang diproduksi menggunakan sejumlah perangkat lunak seperti Adobe Photoshop dan Adobe Illustrator.

Berikut adalah contoh gambar produksi untuk Twitter Weber Shandwick Indonesia :

(12)

Gambar 3.2

CONTOH TWEET PICTURE

Konten yang sudah siap dipublikasikan dimasukkan kedalam website social media management. Dalam hal ini, penulis menggunakan dua jenis website, yaitu BufferApp dan HootSuite. Penulis melakukan input keseluruhan konten di pagi hari. Konten yang telah terjadwal akan dipublikasikan secara otomatis sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Jadwal yang umumnya digunakan adalah pukul 11, 14, 18, dan 20.

Selain rutin memperbaharui konten Twitter, intern melaksanakan kegiatan perencanaan media sosial untuk membantu klien mencapai tujuannya.Weber Shandwick Indonesia membantu mencari platform yang cocok untuk meningkatkan coverage, brand value, dan customer engagement klien.

Contohnya adalah ketika menyusun proposal pitching, Consultant akan mencari komunitas atau tokoh yang berpengaruh dan mampu memberikan citra positif bagi brand yang diusung.

Salah satu contoh kegiatan yang berhubungan dengan content making adalah membuat rencana konten untuk Twitter WRP. Penulis menyusun rencana Twitter content yang akan di-post oleh para Key Opinion Leaders yang telah

(13)

ditunjuk oleh WRP. Penulis diberikan tema untuk setiap tweet yang akan dibagikan oleh para Key Opinion Leaders, contohnya “apa yang membuat diet kamu batal”. Penulis menyusun serangkaian tweet yang mencerminkan tema tersebut. Berikut adalah gambar contoh tweet planning yang disusun oleh penulis :

Gambar 3.3

CONTOH TWITTER SCHEDULED PLANNING

Weber Shandwick juga melakukan aktivitas Online Public Relations dengan cara membuat konten dan mendistribusikannya ke media sosial untuk meningkatkan kredibilitas dan visibilitas suatu produk atau jasa. Konten yang diunggah ke media sosial juga munculdi halaman website Weber Shandwick.

Penyusunan konten dan pemilihan figur dalam menciptakan awareness pada media sosial merupakan salah satu strategi untuk mencapai brand acceptance dan brand acknowledgement.

Sebagai Digital Intern, penulis melakukan sejumlah social media analysis, baik untuk klien maupun kompetitor. Analisa media sosial dilakukan dengan sejumlah online tools, seperti Twitonomy dan Topsy.

(14)

Contoh penggunaan social media analysis tools adalah ketika penulis melakukan analisa media sosial kompetitor Tiger Air asia. Penulis menggunakan tool Twitonomy. Pertama penulis mencari seluruh alamat media sosial kompetitor seperti AirAsia, Citilink, dan Scoot. Kemudian bermodal username yang didapat, penulis memasukkannya kedalam website Twitonomy. Hasil yang diberikan oleh Twitonomy berupa presentase balasan, retweet, dan tweet yang dijadikan favorit. Data-data ini kemudian dibahasakan ke dalam sebuah daftar analisa media sosial. Penulis menganalisa menggunakan data yang ada ditambah dengan scanning yang dilakukan terhadap konten media sosial yang diteliti.

Berikut adalah contoh gambar analisis media sosial untuk Tiger Air Asia : Gambar 3.4

CONTOH SOCIAL MEDIA ANALYSIS

Sejumlah kriteria yang dipenuhi dalam analisa media sosial adalah banyaknya aktivitas dari akun media sosial terkait, banyaknya interaksi dengan publik, dan seberapa banyak konten media sosial dibagikan oleh audiens mereka.

b) Public Relations Planning

Inti dari aktivitas sebuah konsultansi public relations adalah menyusun program komunikasi jangka panjang yang dapat diterapkan kliennya untuk memperoleh reputasi yang diharapkan. Weber Shandwick melakukan perencanaan public relations setiap hari. Penulis selaku intern bertanggung jawab atas sejumlah tugas yang mendukung proses penyusunan proposal komunikasi.

Penulis berkesempatan ikut serta dalam tiga kegiatan utama, yaitu desktop research, presentation designning, dan customer relationship management.

(15)

Dalam proses planning, Account Director hingga Associate melakukan studi lapangan terhadap setiap klien yang akan ditangani, berikut menentukan ide dan key message yang akan digunakan sebagai arah program komunikasi yang akan ditawarkan ke klien. Account Manager mempersiapkan rencana finansial untuk masing-masing program komunikasi serta menyiapkan format laporan yang akan diberikan kepada klien.

Desktop Research merupakan salah satu pekerjaan yang dilakukan penulis selama bekerja di Weber Shandwick. Desktop research umumnya dilakukan untuk membantu Associate atau Consultant dalam melengkapi informasi atau data yang berkaitan dengan klien prospektif maupun retaining client. Selama tiga bulan magang, desktop research yang dilakukan oleh penulis terdiri dari:

• Rakuten Belanja Online

Rakuten Belanja Online adalah mall belanja online yang menyediakan toko web untuk bermacam-macam penjual, dan melayani puluhan ribu produk dan servis. Rakuten Belanja Online merupakan perusahaan internet yang didirikan oleh Rakuten,Inc. Jepang. Penulis melakukan analisa landscape e-commerce di Indonesia. Research dilakukan dengan mencari berita mengenai Rakuten via Google. Berita-berita yang terkumpul disimpulkan kemudian dibentuk ke dalam bentuk presentasi powerpoint yang dikirimkan melalui e-mail kepada Senior Consultant.

• Pond’s White Beauty

Penulis melakukan desktop research untuk client pitch Pond’s White Beauty. Pond’s White Beauty yang akan merayakan 25 tahun keberadaannya di Indonesia membutuhkan program komunikasi yang dapat meningkatkan loyalitas pelanggan yang mulai menurun. Penulis mengumpulkan coverage dan informasi mengenai lini produk Pond’s White Beauty. Penulis mencari berita mengenai produk Pond’s via Google. Seluruh pemberitaan disimpulkan dan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Vice President Consumer.

(16)

• Bengga

Bengga merupakan layanan media sosial yang berasal dari Filipina.

Bengga akan melakukan ekspansi ke berbagai kota di dunia seperti New York, London, San Francisco, dan Jakarta. Penulis melakukan pencarian via Google untuk memperoleh informasi mengenai sejumlah merek lokal yang mewakili kultur tertentu dan komunitas yang dapat diajak bekerjasama untuk mengembangkan Bengga. Merek dan komunitas terkait dibuat profilnya dan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Digital Consultant

• Abbott

Penulis melakukan desktop research yang berhubungan dengan tingkat malnutrisi di Indonesia. Research ini digunakan oleh Abbott untuk mengidentifikasi isu dan membangun conversation. Penulis mencari berita mengenai perusahaan Abbott via Google. Seluruh pemberitaan disimpulkan dan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Vice President Corporate.

• Lotte Duty Free

Penulis ditugaskan untuk mencari persepsi publik mengenai Duty Free Shop lewat coverage mengenai Lotte Duty Free Shop dan secara spesifik melihat persepsi publik mengenai image Lotte yang menggunakan selebritis Korea sebagai brand ambassador. Penulis mencari berita mengenai Lotte Duty Free via Google. Seluruh pemberitaan disimpulkan dan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Digital Consultant.

• Garnier

Penulis membantu client pitch GOLIN Jakarta yang ditujukan pada Garnier, salah satu brand dibawah naungan L’Oreal. Penulis ditugaskan

(17)

untuk melakukan monitor berita via Google terhadap kompetitor Garnier dan analisa media sosial kompetitor. Seluruh pemberitaan disimpulkan dan dikirimkan bersama analisa media sosial Twitonomy dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Digital Consultant.

• AXA

Penulis melakukan research kompetitor untuk melihat keberadaan jenis asuransi anak, mengingat AXA berencana untuk meluncurkan jenis asuransi untuk buah hati. Penulis mencari keberadaan premi asuransi anak di website resmi kompetitor AXA (Manulife, Sequislife, etc.) dan via Google. Program yang ditemukan dan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Digital Consultant.

• Indonesian Digital Landscape

Penulis membantu General Manager Weber Shandwick Indonesia, Misty Agustini untuk mencari materi penulisan artikel yang akan dipublikasikan beliau di website CampaignAsia. Materi yang didapat oleh penulis digunakan secara maksimal untuk artikel tersebut. Penulis mencari hasil survei yang berhubungan dengan dunia digital di Indonesia via Google. Kesimpulan dari grafik dan statistik dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Account Director.

• TigerAir

Penulis melakukan research kompetitor dari calon klien TigerAir Asia, yaitu perusahaan-perusahaan penerbangan Low Cost Carrier di Asia seperti AirAsia, Citilink, dan Scoot. Research dilakukan dengan menggunakan situs pencari seperti Google. Hasil disimpulkan dalam bentuk PowerPoint dan dikirim via e-mail ke Digital Consultant.

• WRP

Penulis melakukan analisa kompetitor WRP dalam rangka client pitch WRP serta mencari calon Key Opinion Leaders untuk brand WRP.

(18)

Seluruh penemuan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Digital Consultant.

• Clear

Penulis membantu client pitch Weber Shandwick Indonesia yang ditujukan pada Clear, salah satu brand dibawah naungan Unilever.

Penulis ditugaskan untuk melakukan monitor terhadap kompetitor Clear dan consumer research. Penulis mencari berita-berita yang berkaitan dengan direct competitor Clear via Google. Seluruh penemuan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Digital Consultant.

• Canesten

Penulis melakukan research terhadap sejumlah aktivitas kompetitor Canesten seperti Kalpanax, Daktarin, dan Fungiderm. Penulis mencari berita-berita yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan direct competitor Canesten via Google. Seluruh penemuan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Consultant.

• ExxonMobil

Penulis melakukan research kompetitor Exxon seperti Shell, Fuchs, Pertamina, dan United Oil. Penulis menyimpulkan sejarah keberadaan sejumlah merek pelumas alat berat di Indonesia. Seluruh penemuan dikirimkan dalam format PowerPoint melalui e-mail ke Vice President.

Hasil laporan research digunakan oleh Weber Shandwick Asia Pacific dalam konferensi energi.

• Verisign

Penulis melakukan landscape analysis untuk pitch Verisign. Research berfokus pada tren penggunaan domain .co.id dan mencari calon Key Opinion Leaders untuk Verisign. Research dilakukan dengan pencarian

(19)

via Google. Hasil yang diperoleh dikirimkan via e-mail dalam bentuk PowerPoint ke Consultant.

• Zalora

Penulis ditunjuk sebagai team leader dalam client pitch Zalora. Penulis bertanggung jawab atas seluruh data yang dikumpulkan oleh tim intern untuk dijadikan referensi pembuatan presentasi. Penulis melakukan research kompetitor via Google untuk menyusun program komunikasi terintegrasi untuk Zalora Indonesia. Hasil yang berbentuk presentasi pitch dikirimkan ke Account Manager dan Consultant via e-mail dalam format PDF.

Research merupakan dasar dari kampanye Public Relations dan Marketing Communication yang efektif. Taktik komunikasi bisa saja efektif, tetapi apabila tidak melakukan research maka taktik tersebut akan menjadi tidak efektif (Smith, 2002). Berkaca pada pernyataan diatas, Weber Shandwick Indonesia selalu mendahulukan research ketika akan meluncurkan program komunikasi. Research digunakan sebagai basis untuk membuat proposal client pitch, proposal event, dan sejumlah kesempatan lain sehingga program komunikasi tepat sasaran dan memiliki kemungkinan berhasil yang lebih besar.

Terdapat beberapa keuntungan dari research yaitu mengembangkan program komunikasi, membantu top manajer untuk selalu terhubung dengan stakeholder,research dapat menjadi panduan dalam menyusun strategi, dapat mencegah efek-efek yang tidak diinginkan, dan dapat memberikan fakta secara objektif (Austin & Pinkleton,2000). Berdasarkan hal tersebut, Weber Shandwick selalu melakukan research sebagai panduan mereka dalam menyusun strategi.

CRM adalah pendekatan strategis yang didesain untuk meningkatkan nilai pemegang saham melalui pengembangan hubungan dengan pelanggan dan segmen pelanggan secara tepat (Anderson, 2003).

Penulis melakukan sejumlah survei untuk mengetahu lanskap konsumen di Indonesia. Untuk client pitch Pond’s misalnya, penulis melakukan survei

(20)

untuk memperoleh insight mengenai pilihan produk kecantikan bagi wanita Indonesia. Hal ini dilakukan agar dalam program komunikasi yang disusun, brand Pond’s dapat melakukan pendekatan ke konsumen yang tepat berikut dengan pengetahuan konsumen yang luas.

Survei untuk Pond’s dilakukan dengan cara memproduksi sejumlah pertanyaan yang berhubungan dengan kecantikan kulit. Penulis menggunakan media online SurveyMonkey dan kemudian disebarkan ke 100 responden. Hasil dari survei tersebut kemudian dirangkum dalam beberapa poin dalam format Word, kemudian dikirimkan via e-mail kepada Vice President Consumer.

Untuk klien Clear, penulis melakukan survei untuk mengetahui pilihan pelanggan shampoo di Indonesia dan kecenderungan pemakaian produk mereka.

Hasil dari survei ini diharap dapat mengarahkan program komunikasi Clear agar dapat membawa pesan yang akurat.

Survei untuk Clear dilakukan dengan cara memproduksi sejumlah pertanyaan yang berhubungan dengan kesehatan kulit kepala. Penulis menggunakan media online SurveyMonkey dan kemudian disebarkan ke 25 responden. Hasil dari survei tersebut kemudian dirangkum dalam beberapa poin dalam format Word, kemudian dikirimkan via e-mail kepada Vice President Consumer.

Di kesempatan client pitch Singapore Tourism Board, penulis mendekatkan diri dengan konsumen Singapore Tourism Board melalui berbagai pertanyaan spesifik untuk memahami keinginan pelanggan dan kekurangan program komunikasi yang sedang berjalan.

Survei untuk Singapore Tourism Board dilakukan dengan cara memproduksi sejumlah pertanyaan yang berhubungan dengan wisata rakyat Indonesia ke Singapura. Penulis menggunakan media online SurveyMonkey dan kemudian disebarkan ke 100 responden. Hasil dari survei tersebut kemudian dirangkum dalam beberapa poin dalam format Word, kemudian dikirimkan via e- mail kepada Consultant.

(21)

Divisi Digital PR juga mengedepankan desain yang menarik untuk setiap konten yang diproduksi oleh Weber Shandwick Indonesia. Penulis seringkali ditugaskan untuk menata ulang presentasi yang akan digunakan oleh konsultan agar lebih menarik secara visual serta komunikatif.

Penulis menggunakan PowerPoint dan Keynote untuk menyusun presentasi. Icon-icon yang digunakan sebagai atribut visual didapatkan dari website seperti TheNounProject. Foto-foto dengan kualitas tinggi yang digunakan untuk elemen visual diperoleh dari Compfight. Semua format desain dikirimkan melalui e-mail kepada pihak yang meminta bantuan penulis.

c) Internal Communication

Selama melakukan kerja magang di Weber Shandwick, penulis ikut terlibat dalam komunikasi internal Weber Shandwick. Beberapa hal yang dilaksanakan selama magang adalah:

• Menyusun Weekly Indonesia News Brief

Weekly Indonesia News Brief merupakan laporan mingguan yang disusun penulis dengan mengumpulkan artikel yang berkaitan dengan dunia Public Relations, komunikasi digital, e-commerce, dan e-money di Indonesia. Setiap pagi di hari Senin, penuliskan mengumpulkan minimal tiga berita yang diperoleh dari sejumlah situs (TechInAsia, TheJakartaPost, PRDaily, etc.), kemudian diringkas dan dikirimkan via e-mail ke Digital Consultant untuk kemudian disebar ke seluruh e-mail staff Weber Shandwick.

• Menggunakan Intranet

Kegiatan komunikasi yang berkaitan dengan pekerjaan dilakukan Weber Shandwick dengan menggunakan intranet. Penulis diperlengkapi dengan sebuah iMac selama tiga bulan bekerja magang di Weber Shandwick Indonesia untuk mengerjakan report hingga desain konten.

(22)

Komunikasi internal yang strategis sebagai bagian dari strategi Public Relations merupakan proses operasional yang dinamis yang berhubungan dengan perencanaan bisnis melalui beberapa aktivitas professional seperti memperkuat identitas dan reputasi korporasi dengan menyediakan informasi internal dan eksternal (Oliver, 2010).

Berkaca dari pernyataan tersebut, Weber Shandwick telah melaksanakan komunikasi internal sebagai bagian dari strategi Public Relations perusahaan konsultansi. Intranet digunakan oleh staff di perusahaan sebagai media penyampaian informasi baik baik secara horizontal maupun vertikal.Perusahaan induk, InterPublic Group juga menggunakan intranet global untuk menyebarkan informasi internal yang bersifat lokal.Penerapan intranet memberikan akses bagi setiap karyawan atas infomasi mengenai perusahaan secara keseluruhan.

d) Event Management

Event Management didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah kegiatan yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif.Kegiatan-kegiatan yang dilakukan meliputi konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Diperlukan kerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan.

Menurut Goldblatt (Goldblatt, 1996) Event Management adalah kegiatan profesional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni, serta bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan.

Menyelenggarakan sebuah kegiatan merupakan sebuah kebutuhan yang tidak dapat dipungkiri bagi sebuah perusahaan komersial maupun non komersial.

kegiatan-kegiatan tersebut bertujuan untuk menunjang kegiatan Public Relations (PR) dalam menciptakan citra positif perusahaan di mata internal stakeholder maupun external stakeholder. Selain itu kegiatan-kegiatan tersebut tak dapat

(23)

dilepaskan dari kegiatan marketing communication dari perusahaan, terutama dalam kegiatan-kegiatan below the line.

Dalam pelaksanaan event untuk klien, Consultant memimpin perencanaan, berikut menghubungi organizer apabila diperlukan serta menyusun konsep dan susunan acara. Pada saat pelaksanaan event, consultant menjaga hubungan baik dengan media melalui perbincangan, serta memberikan akses petinggi perusahaan klien untuk para media. Consultant juga berada dekat dengan perwakilan perusahaan untuk mendengarkan feedback dan arahan selama acara berlangsung.

Untuk mendukung kegiatan Event Management, penulis melakukan kegiatan yang berhubungan dengan para jurnalis atau kantor berita, diantaranya ialah:

• Faxing media invitation

Penulis menggunakan mesin fax yang terdapat di kantor untuk mengirimkan undangan media sesuai dengan target market yang dituju.

Misalnya event yang berhubungan dengan fashion, undangan akan lebih ditargetkan ke media lifestyle.

• Follow Up media

Kegiatan follow up yang pernah penulis lakukan ialah membantu follow up media untuk acara PowaTag, Exxon, dan Bayer. Follow up dilakukan dengan cara menghubungi sekretaris redaksi media yang telah diundang.

Penulis memastikan nama jurnalis yang akan berpartisipasi di dalam event bersangkutan. Apabila ada kesalahan dalam proses pengiriman, penulis harus mengirimkan ulang via fax/e-mail.

• Menyiapkan media kit

Penulis membantu Consultant menyiapkan media kit untuk acara klien, contohnya ketika penulis membantu persiapan media kit acara Mazda.

(24)

Media kit tersebut terdiri dari press release bahasa Indonesia, press release bahasa Inggris, dan sebuah flash drive Mazda.

Menurut John Doorley & Helio Fred Gracia dalam bukunya Reputation Management (Doorly & Garcia, 2007),Media Relations terdiri dari seluruh cara sebuah organisasi berinteraksi dengan berita media termasuk kemampuan untuk membangun hubungan jangka panjang dengan reporter, proses dalam mencari media coverage dan merespon permintaan reporter untuk wawancara atau mendapatkan informasi. Di Weber Shandwick Indonesia, para konsultan dan associate lah yang membangun dan menjaga hubungan baik dengan media.

Tugas seorang intern dibatasi hanya pada follow up media dan menyiapkan media kit.

Event pertama yang diikuti oleh penulis adalah Indonesia Banking Expo 2014 dimana peserta membantu klien MasterCard untuk menjaga stand serta memberikan informasi mengenai MasterCard kepada pengunjung.

Event kedua yang ditangani secara penuh adalah PowaTag Media Education Event. Penulis mengirimkan undangan media menggunakan fax di kantor kepada 50 media yang terdiri dari dailies (Kompas, Bisnis Indonesia, The Jakarta Post,etc.), tech magazine (Pulsa, Selular,etc.), dan sejumlah majalah lifestyle seperti Kartini, Femina, GoGirl! dsb. Penulis kemudian melakukan follow-up untuk RSVP media dengan cara menelepon sekretaris redaksi dari masing-masing media untuk memastikan kehadiran mereka, menyiapkan Media Attendance List, dan melakukan dokumentasi acara.

Berikut adalah contoh template yang digunakan untuk meringkas berita sebagai bentuk laporan kepada klien:

(25)

Tabel 3.2

CONTOH NEWS TRACKER POWATAG MEDIA EDUCATION EVENT 18 SEPTEMBER 2014

No. Date Media Type Headline AVE Tonality Photo 1 18/09/201

4

Antaranew s.com

Online Powatag Offers Shopping Solution

45.000.00 0

Positive Yes

e) Public Relations Writing

Consultant secara rutin memproduksi dan mengirimkan press release ke media sesuai dengan kontrak yang telah disetujui dengan klien. Press Release yang dikirimkan berupa informasi mengenai event terbaru yang baru dilaksanakan, produk baru yang diluncurkan, hingga perubahan manajemen.

Press release dikirimkan kepada media harian hingga majalah, disesuaikan dengan Target Audience dari klien.

Sejumlah press release yang berasal dari kantor global milik klien wajib dilokalisasi agar dapat disebarluaskan di media lokal di Indonesia. Penulis membantu proses lokalisasi content press release untuk sejumlah klien seperti Facebook, MasterCard, dan General Motors. Contoh press release dilampirkan penulis di lampiran.

Penulis dikirimkan press release/media content schedule yang berasal dari kantor global perusahaan klien. Penulis menerjemahkan artikel tersebut ke dalam Bahasa Indonesia, kemudian mengirimkannya dalam format Word dengan e-mail untuk diperiksa kembali oleh pihak yang menugaskan penulis.

f) Public Speaking

Selain terlibat secara penuh dalam penyusunan proposal pitch untuk Zalora Indonesia (PT Fashion EServices), penulis berkesempatan untuk

(26)

Penulis mengatur janji temu dengan calon klien pada tanggal 9 September 2014. Penulis melakukan presentasi proposal yang berisi program komunikasi beserta roadmap event untuk Zalora Indonesia di depan Managing Director Zalora Indonesia, Marco Ogliengo. Presentasi dilakukan di kantor Zalora Indonesia di Menara Bidakara 1, Lt.17 Jakarta Selatan. Seusai presentasi, penulis juga melakukan sesi tanya jawab dengan calon klien, dengan arahan dari Account Manager dan Consultant.

Hingga laporan ini selesai dikerjakan, proses follow-up masih dilakukan dengan pihak Zalora Indonesia.

g) Media Monitoring

Kegiatan media relations merupakan kegiatan rutin penulis selama melaksanakan praktek kerja magang. Setiap hari, penulis melaksanakan kegiatan media monitoring, media coverage, follow up, dan menyiapkan media kit.

Media monitoring merupakan kegiatan yang dilakukan setiap pagi oleh timintern Weber Shandwick Indonesia bersamaan dengan tim intern GOLIN Jakarta. Definisi Media Monitoring menurut CyberAlert (perusaha penyedia jasa media monitoring) ialah proses membaca, melihat atau mendengar konten editorial media, kemudian mengidentifikasi, menyimpan, dan menganalisis konten yang berkaitan dengan kata kunci dan topik (CyberAlert, Inc., 2010:3).

Monitoring yang dilakukan Weber Shandwick mencakup news monitor yang bersumber dari surat kabar dan media online. Surat kabar yang harus dimonitor oleh intern dibagi menjadi dua kategori, yaitu koran First-tier dan Second-tier. Selama masa magang di Weber Shandwick Indonesia, penulis mendapat penugasan untuk melakukan monitor koran First-tier yang terdiri dari :

• Bisnis Indonesia,

• Investor Daily,

• Kontan,

• Indonesia Finance Today,

(27)

• The Jakarta Post,

• Jakarta Globe, dan

• Kompas

Topik atau kata kunci yang dicari semuanya disesuaikan dengan apa yang diinginkan oleh klien. Klien tersebut ialah Temasek Holdings, AXA, MasterCard, Cisco, Facebook, Spotify, Singapore Airlines, NetApp, Nokia, Panasonic, General Motor, Citibank, BMW, Mazda, Morgan Stanley, XL, dan Mondelez.

Penulis menggandakan berita yang telah ditandai. Di masing-masing cetakan ganda, penulis memberi kode dengan format NAMA KLIEN/NAMA MEDIA/TANGGAL/HALAMAN/RUBRIK. Setelah proses pemberian kode, seluruh intern mengumpulkan berita dan mengelompokkannya sesuai klien. Pada akhirnya, cetakan ganda diserahkan kepada masing-masing Associate/Consultant yang bertanggung jawab akan klien tersebut.

Associate/Consultant yang terafiliasi dengan klien tertentu menggunakan kliping koran yang telah dikumpulkan untuk kemudian dipilah dan diproduksi summary-nya dan kemudian dikirimkan ke klien terkait.

Untuk pekerjaan individual yang diberikan kepada masing-masing, penulis bertanggung jawab untuk memonitor media online Indonesia yang memuat hasil studi Weber Shandwick Asia Pasifik yang telah dilokalisasi mengenai sejumlah topik seperti Employee Activism dan Digital Habits of Journalist in Asia Pacific.

Penulis mencari berita tersebut via Google. Penulis juga menyalakan Google Alert dengan keyword judul berita terbitan Weber Shandwick agar penulis dapat segera tahu kapan berita tersebut dibagikan oleh portal berita.

Kegiatan Media Monitoring di atas merupakan tugas yang didelegasikan untuk desk Digital Intern. Dalam sejumlah kesempatan, penulis juga menggantikan intern dari desk lain yang sedang berhalangan hadir. Penulis

(28)

melakukan media monitoring untuk General Motors, Panasonic, Singapore Airlines, dan Nokia.

Kegiatan media monitoring mewajibkan penulis untuk membuat ringkasan berita sesuai dengan template yang ada. Setiap klien memiliki template ringkasan berita yang berbeda, sehingga penulis harus selalu menyesuaikan diri dengan permintaan klien. Ringkasan berita dibuat untuk memudahkan para klien memahami berita yang beredar sehubungan dengan merek/perusahaan mereka.

Setiap klien memiliki tenggang waktu pengiriman yang berbeda-beda. Tenggang waktu pengiriman untuk klien Singapore Airlines misalnya, laporan harus dikirimkan sebelum 11.00 WIB, sementara General Motors dan Panasonic memberikan ketentuan pengiriman laporan sebelum jam makan siang. Untuk monitoring materi marketing yang disebar oleh Weber Shandwick, penulis hanya perlu memasukkan tautan halaman yang memuat berita terkait.

Berikut adalah contoh template yang digunakan untuk meringkas berita sebagai bentuk laporan kepada klien:

(29)

Gambar 3.5

CONTOH MEDIA MONITORING PANASONIC

Sumber : Weber Shandwick Indonesia Selain pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan di atas, penulis juga melakukan pekerjaan administratif seperti mengumpulkan informasi advertising rate card sejumlah media dan memperbaharui media database Weber Shandwick. Penulis juga diberijadwal piket rutin untuk merapihkan perpustakaan Weber Shandwick.

3.4 Kendala-kendala yang Ditemukan

Penulis tidak mengalami begitu banyak kendala ketika menjalankan proses magang selama tiga bulan di Weber Shandwick. Tercatat ada sejumlah kendala kecil yang penulis alami selama proses magang, salah satunya adalah :

• Dalam pengelolaan media sosial internal Weber Shandwick Indonesia, diperlukan sumber data yang mencukupi dan relevan. Konten

(30)

Asia Pasifik. Konten yang diproduksi diupdate seminggu sekali, sementara konten Twitter Weber Shandwick Indonesia harus selalu baru setiap harinya.

3.5 Solusi Atas Kendala yang Ditemukan

Lewat diskusi dengan pembimbing lapangan, penulis menemukan solusi untuk kendala yang dihadapi. Solusi tersebut adalah:

• Berkaitan dengan penyususnan konten Twitter Weber Shandwick, penulis disarankan untuk membaca dan menambah referensi. Penulis memasukkan artikel-artikel yang berasal dari sumber lain dengan tetap mencantumkan sumbernya. Sejumlah sumber terpercaya untuk berita yang berhubungan dengan Public Relations seperti PRDaily dan PRWeek digunakan untuk mengisi kekosongan ketika insight dari tim Asia Pasifik telah habis dipakai. Hasilnya adalah konten yang selalu up to date di profil Twitter Weber Shandwick Indonesia.