GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 1
PERSIAPAN PENERAPAN
E–SIMBADA
SURABAYA
KONTENT -
PEMBAHASAN
BAGIAN 1 : 5 TAHAPAN PERSIAPAN & PENERAPAN E-SIMBADA 3BAGIAN 2 : TAHAPAN PERSIAPAN AWAL 4
BAGIAN 3 : PERSIAPAN METODE KERJA 5
BAGIAN 4 : TAHAPAN PERSIAPAN SDM 6
BAGAIN 5 : PERSIAPAN SARANA PRASARANA 7
BAGIAN 6 : TAHAP PELAKSANAAN APLIKASI 8
BAGIAN 7 : TAHAP FLOWCHART E-DELIVERY 9
BAGIAN 8 : ALUR FLOWCHART SISTEM 10
PERSIAPAN PENERAPAN GRSM 2016 | 3
5
TAHAPAN
PERSIAPAN
&
PENERAPAN
E-SIMBADA
SURABAYA
Berikut ini adalah 5 tahapan – tahapan penting dalam persiapan penerapan E-Simbada di kota Surabaya !
Tahap #1
PERSIAPAN AWAL
Tahap #2
PERSIAPAN METODE
KERJA
Tahap #3
PERSIAPAN SDM
Tahap #4
PERSIAPAN SARANA
PRASARANA
Tahap #5
GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 4
TAHAPAN
PERSIAPAN
AWAL
Persamaan pemahaman dan komitmen terhadap penggunaan aplikasi disesuaikan dengan regulasi/aturan yang berlaku. Identifikasi Kebutuhan Sarana dan Prasarana untuk menunjang penerapan aplikasi.
GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 5
04
03
PERSIAPAN
METODE KERJA
02
01
Elemen
#1
Pembuatan Regulasi yang mengatur terkait Sistem dan digunakan sebagai payung hukum dalam pelaksanaan kegiatan.
Elemen
#2
Pembuatan SOP
Elemen
#3
Pembuatan Alur/Proses Bisnins
GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 6
TAHAPAN
PERSIAPAN
SDM
�
W
�
�
Elemen #2
Pelatihan dan soisalisasi penggunaan aplikasi untuk SDM Tim Pendamping SKPD (Pemangku), Tim Entry SKPD (Pengurus barang), sebagai pengelola dan pengguna Sistem
x
W
�
�
Elemen #1
Pembentukan Tim Pengelola Sistem (Analis, Programmer, Tim IT, Helpdesk), Tim Pendamping SKPD (Pemangku), Tim Entry SKPD (Pengurus barang )
t
W
�
�
Elemen #3
Pelatihan dilaksanakan secara berkelanjutan dan
terus menerus.
f
GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 7
PERSIAPAN
SARANA DAN
PRASARANA
E - SIMBADA
Kota Surabaya
E - SIMBADA
Sistem ini dibangun untuk mempermudah,
mempercepat proses-proses pengelolaan barang dan aset, memperkecil kesalahan data dan pemrosesan dengan cara mengurangi hal-hal yang bersifat manual, diganti dengan berbasis mesin elektronik.
Aplikasi yang akan dibuat disesuaikan dengan alur/prosedur sesuai dengan regulasi/aturan.
Server
Aplikasi
, Server
Storage
, Server
Back-up
•
1 Unit
server Aplikasi
•
1 Unit
server Database /Storage
•
1 Unit
server Co-Location
Ruang
Server
yang
memadai
•
Ruangan khusus server yang tertutup dengan suhu
ruangan terjaga
GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 8
TAHAP
PELAKSANAA
N APLIKASI
#1
Setelah tahap persiapan dipenuhi dan telah dilakukan uji coba maka dapat dilaksanakan secara menyeluruh.
#2
Kendala pada aplikasi dapat dievaluasi dan ditindaklanjuti segera oleh Tim Teknis
Awal
Selesai
#3
Evaluasi sistem secara menyeluruh, mulai dari aspek regulasi, penyempurnaan aplikasi, SDM sampai dengan sarana prasarana dilaksanakan secara berkelanjutan untuk memastikan aplikasi dapat berjalan
lebih efektif dan efisien
5
@
GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 9
Penyedia
melakukan
proses kerja
TAHAP
FLOWCHART
E-DEIVERY
Verifikasi
PPK & PPHP
Tidak
diterima
Diterima
E-SIMBADA
•
Tarik Data dari E-Delivery
•
Registrasi ke pencatatan
aset
E-PAYMENT
•
Tarik Data dari E-Delivery
GAJAH ANNUAL REPORT 2015 | 10
