1 1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi saat ini, peranan teknologi informasi sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan bisnis. Teknologi informasi dapat memberikan efektivitas dan efisiensi dalam pencapain tujuan-tujuan perusahaan. Teknologi Informasi dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat serta dapat mengorganisir dengan baik data perusahaan dalam jumlah besar sehingga dapat membantu mereka dalam pengambilan keput usan secara tepat dalam menentukan strategi dan kebijakan perusahaan.
Dengan semakin berkembangnya sektor perdagangan dan perekonomian di Indonesia, maka informasi adalah suatu hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Maka dari itu, masing – masing perusahaan dit untut unt uk menerapkan dan mengem bangkan sistem informasi yang handal untuk menunjang proses pengam bilan keputusan yang tepat dan cepat. Dengan proses pengam bilan keputusan yang cepat dan tepat akan mendukung tercapainya tujuan perusahaan dan memajukan perusahaan. Sistem informasi harus dirancang dengan baik, karena informasi yang
handal, cepat dan tepat tidak akan diperoleh tanpa suatu sistem yang baik. Dengan sistem informasi yang baik, akan membuat perusahaan tersebut lebih unggul dalam bersaing dengan perusahaan lain.
Salah satu sistem informasi yang harus dirancang dan dikembangkan dengan baik adalah sistem informasi persediaan barang. Sistem informasi
persediaan barang harus dirancang dengan baik karena persediaan merupakan suat u aspek penentu dalam memanfaatkan setiap peluang bisnis yang ada. Sistem persediaan barang yang baik harus dapat mengontrol dan mengelola persediaan barang, contohnya dapat mengontrol keluar masuknya barang dan mengelola arus keluar masuknya barang, sehingga barang yang masuk lebih dahulu dikeluarkan terlebih dahulu, hal ini dapat mengurangi kemungkinan adanya barang yang rusak. Selain itu, sistem persediaan barang yang baik maka dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, misalnya perusahaan segera memesan barang yang stok nya hampir habis, sehingga sem ua jenis barang yang terdapat di perusahaan selalu tersedia untuk pelanggan. Selanjutnya, sistem informasi pembelian barang pun harus dirancang dengan baik karena sistem pembelian yang baik harus dapat terkontrol sesuai dengan anggaran yang telah dirancang sebelumnya, contohnya dapat mengontrol pengeluaran kas perusahaan, sehingga kas yang dikeluarkan oleh perusahaan dapat terkontrol dengan melihat rancangan anggaran yang dibuat sebelumnya, hal ini dapat mengurangi kemungkinan adanya kelebihan anggaran.
Dalam penyusunan Skripsi Sistem Informasi Akuntansi ini, kelompok kami akan melakukan survey pada PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK. Pada kesempatan ini, penulis akan membahas sistem pembelian dan persediaan alat tulis kantor di gudang. Sistem pencatatan pembelian dan persediaan alat tulis kantor pada perusahaan ini masih manual sehingga tidak efektif dan efisien. Selain it u, sistem yang masih manual ini menyebabkan anggaran perusahaan dan arus keluar masuknya barang yang
tidak terkontrol dan dikelola dengan baik. Oleh karena dasar pertimbangan tersebut, maka penulis melakukan analisa dan merancang sistem pembelian dan persediaan alat tulis kantor pada PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK dan membuat laporan dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SIST EM PEMBELIAN dan PERSEDIAAN ALAT TULIS KANTOR PADA PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK”.
1.2 Ruang Lingkup
Permasalahan yang terdapat dalam sistem pembelian dan persediaan alat tulis kantor pada PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, TBK adalah: 1. Sistem pembelian dan persediaan barang masih bersifat manual
sehingga tidak adanya pengawasan dan kontrol yang jelas terhadap barang yang masuk dan barang yang keluar serta memicu adanya kesalahan pencatatan dan kecurangan dalam sistem persediaan barang Alat Tulis Kantor.
2. Tidak adanya laporan pencatatan secara terkomputerisasi yang jelas mengenai arus masuk dan keluarnya barang di gudang.
3. Tidak adanya laporan pem belian secara terkomputerisasi
Jadi ruang lingkup dari sistem pembelian dan persediaan alat tulis kantor pada PT Pembangunan Jaya Ancol adalah :
1. Menganalisis sistem pembelian dan persediaan barang untuk alat tulis kantor, mulai dari pem belian / pemesanan barang , sampai pengiriman barang tersebut.
2. Merancang suat u sistem informasi pembelian dan persediaan alat tulis kantor yang memudahkan pemilik ataupun karyawan perusahaan tersebut dalam mengelola dan mengontrol pem belian dan persediaan alat tulis kantor yang akan digunakan untuk sehari-hari.
Berdasarkan Identifikasi masalah dan batasan ruang lingkup, maka Rumusan masalahnya adalah:
1. Bagaimana cara mengelola dan mengontrol pembelian dan persediaan alat tulis kantor pada perusahaan ini?
2. Bagaimana proses keluar masuknya persediaan alat tulis kantor dan transaksi pembelian barang alat tulis kantor?
3. Bagaimana caranya mengelola pem belian dan persediaan alat tulis kantor dengan baik untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan dalam sistem persediaan alat tulis kantor?
4. Bagaimana cara pemilik perusahaan dan bagian – bagian lain yang terkait mengecek dan menganalisa jumlah pembelian dan persediaan barang untuk alat tulis kantor dalam gudang?
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan Penulisan Skripsi
1. Menganalisis sistem pembelian dan persediaan barang unt uk alat tulis kantor secara keseluruhan pada PT PEMBANGUNAN JAYA ANCOL, T BK.
2. Merancang sistem informasi pem belian dan persediaan barang unt uk alat tulis kantor yang baru agar dapat mengurangi kelemahan – kelemahan yang ada pada sistem yang manual dan memberikan keefisienan dan keefektifan kinerja perusahaan.
1.3.2 Manfaat penulisan skripsi ini adalah :
1. Membantu pemilik atau pihak m anagem ent untuk mengambil keput usan yang tepat dan cepat, serta memudahkan dalam mengevaluasi ketersediaan alat tulis kantor.
2. Mengontrol arus keluar masuknya persediaan barang unt uk alat tulis kantor supaya tidak adanya kehabisan stok ataupun kelebihan stok barang yang menumpuk di gudang.
3. Memberi informasi kepada pem baca sehubungan dengan topik yang diangkat dalam penulisan skripsi ini yait u sistem pembelian dan persediaan barang alat tulis kantor.
1.4 METODOLOGI PEN ELITIAN
Metodologi penelitian yang akan dilakukan oleh Kami unt uk mendapatkan gam baran yang jelas mengenai sistem atau rancangan yang ada yaitu dengan menggunakan Metode Analisis:
a. Library Research
Dengan cara membaca buku – buku yang berkaitan dengan topik penulisan ini, yait u buku - buku perancangan sistem serta buku teori
persediaan. Mempelajarinya dan menganalisis sesuai dengan kebut uhan perusahaan.
b. Field Research
Dengan cara datang ke lokasi, kem udian melakukan wawancara dan observasi tentang data apa saja yang dibutuhkan.
c. Metode Perancangan
Berdasarkan data yang dikumpulkan dilakukan analisis menurut kriteria yang seharusnya, pem buatan rich picture dari sistem yang berjalan, serta menganalisis permasalahan yang ditemukan dalam sistem yang berjalan. Secara ringkas, analisis sistem dilakukan melalui 4 tahap yaitu :
a. Survei atas sistem informasi pembelian dan persediaan yang sedang berjalan,
b. Analisis terhadap temuan survei, c. Identifikasi kebut uhan informasi, dan d. Identifikasi persyaratan sistem.
Sedangkan metode perancangan yang digunakan adalah metode Object Oriented Analysis and Design, yaitu melalui tahap:
a. Pembuatan Rich Picture,
b. Pembuatan UML Activity Diagram, c. Pembuatan UML Class diagram, d. Pembuatan UML Use case diagram, e. Pembuatan rancangan database, f. Pembuatan rancangan formulir, g. Pembuatan rancangan layar,
h. Pembuatan rancangan laporan
i. Pembuatan UML navigation diagram.
1.5 S IS TEMATIKA PENULIS AN
Secara garis besar sistematika ini menggunakan metode perancangan terstruktur, yaitu melalui tahapan :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini memberikan gambaran mengenai latar belakang permasalahan, ruang lingkup, tujuan dan masalah, metode penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini dibahas mengenai teori – teori yang mendukung penelitian ini dan metode – metode yang menjadi dasar analisis permasalahan yang ada serta menjadi pedoman bagi pemecahan masalah.
BAB III : ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Dalam bab ini berisi gambaran umum perusahaan, strukt ur organisasi, analisis sistem yang sedang berjalan ( proses bisnis ), masalah yang dihadapi, serta alternatif pemecahan masalah.
BAB IV : SISTEM BARU YANG DIUSULKAN
Dalam bab ini berisi tentang perancangan sistem yang diusulkan dan rencana serta eveluasi terhadap sistem yang diusulkan.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari sem ua penelitian yang sudah dilakukan dan saran – saran atas kekurangan yang ada dalam penelitian ini yang mungkin dapat berguna dalam pengem bangan sistem ini selanjutnya.
