arahan keselamatan

(1)

ARAHAN KESELAMATAN DOKUMEN RASMI

KERAJAAN

1.

1. PENDAHULUANPENDAHULUAN

Mustahaknya kawalan keselamatan

–Rahsia Kerajaan tidak jatuh ke tangan kuasa asing

–Perkara Terperingkat tidak jatuh kepada orang yang ingin cari faedah kewangan.

Langkah-langkah keselamatan yang berkesan.

–Arahan senang difahami

–Setiap orang benar-benar memahami perlunya langkah itu diadakan

–Langkah-langkah itu dikuatkuasakan dengan tegas hingga dihormati & menjadi

perkara biasa

Pengunaan langkah-langkah keselamatan mestilah

–Meliputi semua premis perkara terperingkat (PT) disimpan

–Beri perlindungan keselamatan yang secukupnya kepada PT

–Meliputi semua orang yang berkaitan PT

–Direncana untuk mengetahui orang yang mungkin membahayakan PT

–Menghalang orang tidak berkaitan melihat PT

–Prinsip ‘PT hanya dimaklumkan kepada mereka yang benar-benar ‘Perlu

Mengetahui’

2.

2. TAFSIRANTAFSIRAN

Rahsia Besar

–Dokumen/maklumat/bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran menyebabkan

kerosakan amat besar kepada Malaysia

Contoh:

–Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama

kerajaan berkaitan perkara-perkara politik & ekonomi.

–Surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan

pertahanan yang amat penting.

Rahsia

–Dokumen/maklumat/bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan

membahayakan keselamatan negara/ kerosakan besar kepada kepentingan @ martabat Malaysia/ untung besar kepada kuasa asing

(2)

Contoh:

–Maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif &

kegiatan-kegiatannya;

–Surat menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting.

Sulit

–Dokumen/maklumat/bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran memudaratkan

kepentingan @ martabat Malaysia@ kegiatan kerajaan@ memalukan pentadbiran @ menguntungkan sesebuah kuasa asing.

Contoh:

–Laporan-laporan perisikan biasa;

–Maklumat-maklumat yang mungkin membolehkan pendapatan faedah kewangan

daripadanya jika didedahkan sebelum masa.

Terhad

–Dokumen/maklumat/bahan rasmi selain Rahsia Besar, Rahsia @ Sulit jika tapi

perlu diberi tahap perlindungan keselamatan.

Contoh:

–Buku-buku jabatan bagi maksud arahan;

–Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa jabatan;

–Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang & alat-alat kelengkapan

biasa tentera & polis

Dokumen Rasmi

–Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara rasmi.

Dokumen Terperingkat

–Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi

perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan diberi tanda keselamatan. Maklumat Rasmi

–Pengetahuan mengenai perkara rasmi walau cara mana sekalipun diperolehi.

Maklumat Terperingkat

–Maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan.

Perkara Rasmi

–Termasuk segala dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi

Perkara Terperingkat

–Dokumen/maklumat/bahan rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk

kepentingan keselamatan dan bertanda dengan suatu peringkat keselamatan Buangan Terperingkat

(3)

–Semua catatan, draf, kertas karbon, stensil dan lain-lain bahan yang telah

digunakan bagi membuat perkara-perkara terperingkat yang tidak dikehendaki lagi.

3.

3. KANDUNGANKANDUNGAN

Ancaman & Tanggungjawab Keselamatan Keselamatan Fizikal

Keselamatan Dokumen Keselamatan Peribadi

ANCAMAN KEPADA KESELAMATAN

Punca

–Parti komunis, kegiatan pelampau dan operasi pertubuhan perisik negara asing.

Subversif

–Kegiatan pertubuhan/perseorangan bertujuan untuk menghancur ketenteraman

dengan cara yang salah di sisi undang-undang atau yang bertentangan dengan perlembagaan.

Espionaj

–Kegiatan untuk memperolehi perkara terperingkat dengan cara tersembunyi atau

salah di sisi undang-undang bagi tujuan memudaratkan keselamatan atau

kepentingan Malaysia. Sabotaj

–Perbuatan bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan sesebuah

kuasa asing atau sesuatu tujuan politik yang subservif.

Pemerasan Terdesak akibat:

–berhutang

–Rasuah

–Kelakuan dan latar belakang yang tidak sempurna

TANGGUNGJAWAB

Pegawai Keselamatan Kerajaan

–Merancang, merumus, menyelaras dan melaksanakan sistem kawalan

keselamatan perlindungan.

–Menasihat dan membantu serta menjalankan pemeriksaan dan penyiasatan

keselamatan di semua jabatan secara bebas.

(4)

–Memastikan Perkara Terperingkat di Jabatannya dikawal sempurna

–Memastikan laporan keselamatan dikemukakan kepada Pegawai Keselamatan

Kerajaan apabila dikehendaki.

Pegawai Keselamatan Jabatan

–Melaksanakan arahan-arahan keselamatan Kerajaan dengan nasihat Pegawai

Keselamatan Kerajaan.

KESELAMATAN FIZIKAL

Kawasan Terperingkat

–Diwartakan sebagai kawasan larangan ( Akta Kawasan-kawasan Larangan

danTempat-tempat larangan 1959, Akta Rahsia Rasmi 1972)

–Langkah-langkah mencegah kemasukan orang-orang yang tidak dibenarkan

termasuk

Mengadakan pagar, lampu keselamatan dan menghadkan pintu keluar masuk; Mengadakan pengawal keselamatan

Mengadakan papan kenyataan di tempat sesuai

Mewujudkan sistem Pas Keselamatan atau Kad Pengenalan Jabatan.

Keselamatan Bangunan

–Menghadkan jalan keluar-masuk

–Memperkukuhkan tingkap/ pintu/ dinding/ syiling & dilengkapkan dengan kunci

keselamatan

–Memasang alat-alat teknik, mekanik, elektrik & elektronik

–Menyediakan tempat/bilik khas untuk pelawat

–Mewujudkan perkhidmatan pengawalan keselamatan

Perkhidmatan Pengawalan Keselamatan Pas Keselamatan/Kad Pengenalan Jabatan

–Pas Keselamatan Tetap

–Pas Keselamatan Sementara

–Pas Keselamatan Pelawat

Kawalan Kunci Keselamatan

–Tanggungjawab Ketua Jabatan

–Pegawai Keselamatan Jabatan bertanggungjawab tentang kunci & anak kunci,

menyelenggara buku daftar

–Penjawat awam yang diamanahkan bertanggung jawab keatas keselamatan kunci

tsb.

–Peti keselamatan untuk simpan kunci

(5)

–Anak kunci pendua tidak boleh dibuat tanpa kebenaran

–Penjawat awam yang menggunakan peti-peti keselamatan yang dipasang kunci

tatakira hendaklah:

Menukar nombor tatakira setahun sekali @ pegawai terbabit bertukar

Nombor tatakira ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan kedalam sampul

surat , dimeteri & ditulis Rahsia Besar

•Penjawat awam yang bertukar @ berhenti dikehendaki menyerahkan kembali

semua anak kunci

•Kehilangan anak kunci hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan yang akan

siasat & kemukakan laporan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam.

•Tindakan tatatertib terhadap kehilangan anak kunci keselamatan.

Kawalan Mesin-mesin Penyalin Peraturan:

–Melantik pegawai bertanggungjawab mengawasi mesin, buku daftar disediakan

–Disimpan di bilik berkunci

–Kakitangan PT sahaja boleh buat salinan dokumen terperingkat

–Jumlah salinan seperti yang diluluskan; salinan yang rosak mesti dibinasakan

–Semakan buku daftar hendaklah dibuat

–Penyelewengan & penyalahgunaan dilaporkan kepada Ketua Jabatan

KESELAMATAN DOKUMEN

Pengurusan Dokumen Terperingkat

–Sistem Pendaftaran Rahsia

–Jawatan : Pendaftar Rahsia

Menyimpan, menerima, memproses,

menghantar dokumen, menyelenggara fail terperingkat.

Peringkat Keselamatan

–Rahsia Besar, Rahsia, Sulit, Terhad

–Pemula perkara terperingkat bertanggung jawab mengulangkaji peringkat,

mengubah peringkatnya jika perlu dan memaklumkan kepada mereka yang berkenaan

–Perkara Terperingkat hanya boleh diturunkan peringkatnya dengan persetujuan

pemulanya.

Tanda Keselamatan

–Dokumen terperingkat yang kekal terjilid

Peringkat Keselamatan(PK) dicap huruf besar >7mm disebelah luar kulit

hadapan dan belakang, muka tajuk, muka pertama & muka penghabisan. Penjuru kiri atas & penjuru kanan bawah

(6)

PK ditanda huruf besar penjuru kiri atas & penjuru kanan bawah setiap muka

surat.

–Lukisan/Tekapan/negatif foto/gambar foto

PK ditanda pada bahan supaya dapat dilihat pada salinan, juga di sebelah

belakang gambar foto terperingkat.

–Fail Terperingkat

PK di tanda disebelah luar kulit hadapan dan belakang No rujukan fail ditulis disebelah luar kulit hadapan

Tajuk dicatat disebelah dalam kulit hadapan (kecuali fail Terhad)

Kulit fail:

–Rahsia Besar: kuning & berpalang merah disebelah luar kulit hadapan & belakang

–Rahsia : merah jambu & berpalang merah disebelah luar kulit hadapan & belakang

–Sulit : hijau

–Terhad : putih

Membuat salinan Rahsia Besar/ Rahsia hanya dengan kebenaran Pemula Penyimpanan Perkara-perkara Terperingkat

–Rahsia Besar & Rahsia

 bilik kebal/peti besi dengan kunci tatakira/kabinet keluli dengan palang

berkunci.

–Sulit & Terhad

Kabinet keluli

Penghantaran Dokumen Terperingkat

–Ada resit akuan terima menggunakan Borang Jadual

–Sistem satu lapis sampul surat diguna jika dokumen terperingkat dihantar melalui peti/beg berkunci. PK ditanda, nama & alamat penerima serta meteri.

–Sistem dua lapis sampul surat diguna jika tidak dihantar melalui peti/beg berkunci. Sampul dalam ditanda PK, nama & alamat penerima serta meteri

Membawa dokumen terperingkat keluar pejabat

–Tidak boleh kecuali jika dikehendaki untuk tujuan rasmi di tempat lain.

–Rahsia Besar/Rahsia hendaklah mendapat kebenaran bertulis Ketua Setiausaha

Kementerian @ Setiausaha Kerajaan Negeri

–Sulit & Terhad : kebenaran bertulis Ketua Jabatan

Pelepasan Perkara Terperingkat

–Ke luar negara: dengan kebenaran Kerajaan Malaysia

–Kepada orang yang bukan dalam perkhidmatan kerajaan: mesti tentukan

(7)

Penerima boleh dipercayai & disedarkan

Penerima mempunyai kesediaan untuk menyimpan dengan selamat

–Siaran akhbar: mesti mendapat kebenaran Ketua Jabatan

Pemusnahan Dokumen Terperingkat

–Rahsia Besar : sijil pemusnahan dihantar kepada kuasa pemula dokumen

–Dokumen terperingkat yang banyak: rujuk Pegawai Keselamatan Kerajaan & Arkib

Negara

Cara memusnahkan

–Dikoyak kecil/dirincih dengan mesin perincih dan dibakar dibawah penyeliaan

penjawat awam yang dibenarkan mengendalikan dokumen tersebut

–Abunya dihancurkan sehingga tidak dikenali

Kehilangan Dokumen Terperingkat

–Lapor kepada Ketua Jabatan untuk siasatan dan kemukakan laporan kepada

Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam

–Sah hilang, pemula hendaklah dimaklumkan untuk tindakan menyelamat @

pembetulan

–Terbukti hilang : Akta Rahsia Rasmi 1972

KESELAMATAN PERIBADI

Undang-undang

Akta Rahsia Rasmi 1972

–Akta undang-undang untuk memberi perlindungan terhadap rahsia-rahsia rasmi

kerajaan daripada jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan.

–Semua penjawat awam dikehendaki menandatangani perakuan berkenaan

semasa memegang Jawatan Kerajaan (lampiran D) & perakuan kedua semasa meninggalkan perkhidmatan (lampiran E)

Penalti.

–Sesiapa didapati bersalah kerana mengintip di bawah Akta Rahsia Rasmi akan

dikenakan hukuman penjara seumur hidup;

–Sesiapa didapati bersalah kerana memecahkan kerahsiaan mana-mana maklumat

@ bahan-bahan terperingkat dikenakan:

Denda tidak lebih dari RM20,000 @ penjara selama tidak lebih dari lima tahun;

atau

Kedua-duanya sekali.

Tapisan keselamatan

–Tapisan Kasar : untuk melihat perkara terperingkat setakat SULIT.

(8)

–Tapisan Halus : untuk penjawat awam yang sentiasa dikehendaki melihat perkara

terperingkat Rahsia @ Rahsia Besar.

Borang: AM(SULIT)480

–Kuasa pusat tapisan keselamatan – Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan

Rekod keputusan tapisan keselamatan hendaklah direkod dalam Buku Perkhidmatan setiap pejawat awam.

Lulus tapisan keselamatan.

– hanya berhak melihat perkara terperingkat sekadar yang perlu untuk

membolehkannya menjalankan kewajipannya.

Prinsip ‘Perlu Mengetahui’

–Untuk penjawat awam yang menguruskan perkara terperingkat Rahsia Besar

menimbangkan penyampaian perkara terperingkat kepada orang lain.

–Penjawat awam yang dibenar akses perkara terperingkat sahaja boleh

menaip,menyalin @ meniru dokumen tsb.

Pendidikan

–Cara paling berkesan mendidik penjawat awam menerima peraturan keselamatan

sebagai kewajipan.

–Memasukkan kurikulum keselamatan perlindungan di semua pusat latihan

kerajaan

Pelanggaran

– Kecuaian dan kelalaian keselamatan

Bercakap PT melalui telefon/ditempat awam/ menyampaikan maklumat PT

kepada orang tidak dibenarkan mengetahuinya

Mengurus PT dengan cara yang tidak dibenarkan spt menerima, menghantar

dll

Kecuaian dan kelalaian keselamatan

–Mendedahkan PT kepada orang yang tidak dibenarkan spt meninggalkan PT di

pejabat yang tidak berkunci

–Menyimpan PT dalam laci @ gagal kunci peti keselamatan

–Gagal guna prinsip ‘Perlu Mengetahui’

–Memusnahkan buangan terperingkat dengan cara yang tidak dibenarkan/cuai

mengendalikan

–Kecuaian Pengawal Keselamatan

Kegiatan Pengintipan

–Kegiatan mendapatkan maklumat terperingkat oleh pertubuhan subversif @

perisik.

Cara-cara

–Menyamar sebagai penjawat awam/memecah masuk

–Memintas,mencuri, menyalin dokumen terperingkat

(9)

–Memeras/ mendesak orang dibenar akses

–Mencuri dengar melalui telefon/rakaman

4.

4. PENUTUPPENUTUP

Tugas-tugas keselamatan tidak diminati & jarang dihargai khususnya berkaitan pemeliharaan perkara terperingkat walau pun kawalan rahsia-rahsia itu penting untuk kesejahteraan seseorang & negara

‘Maklumat ialah Kuasa’.

Kuasa - rebutan musuh negara & bercita-cita besar mendapat laba peribadi. Sasaran - pegawai-pegawai kerajaan yang menguruskan perkara terperingkat & tempat-tempat penyimpanannya.

Tanggungjawab penjawat awam mengawal rahsia kerajaan tanpa mengira pangkat & tempat bekerja.