ISSN : Staf Pengajar STMIK Sinar Nusantara. Jurnal Ilmiah SINUS.19

(1)

ISSN : 1693 – 1173

Perancangan Sistem Informasi Administrasi Keuangan Pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK)

Sinar Nusantara Surakarta

Andriani Kusumaningrum 3)

Abstrak

Dalam perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini, informasi merupakan salah satu kebutuhan yang sangat penting. Dengan adanya informasi yang cepat, tepat dan akurat dapatlah dipergunakan untuk membantu dalam pengambilan suatu keputusan baik itu yang bersifat intern maupun extern. Dibantu dengan teknologi yang ada maka informasi-informasi tersebut dapat sesuai seperti yang diperlukan dan diharapkan.Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Sinar Nusantara Surakarta merupakan suatu Perguruan Tinggi yang sedang berkembang, seiring dengan perkembangannya dimana mahasiswa semakin banyak, maka STMIK dituntut untuk melakukan peningkatan di segala bidang terutama dalam teknologi informasi yang ditunjang oleh kemampuan dalam kinerja civitas akademika. Informasi dalam suatu Perguruan Tinggi bisa berupa informasi akademik, informasi mahasiswa, informasi keuangan dan sebagainya.

I. Pendahuluan

Informasi keuangan merupakan sebagian besar informasi yang diperlukan yang menjadi salah satu unsur strategis bagi pengambilan keputusan bisnis. Kerumitan pengolahan data transaksi keuangan membutuhkan dukungan teknologi komputer yang memungkinkan olah data keuangan secara tepat, relevan dan akurat. Peran komputer menjadi sangat vital seiring dengan tuntutan efektivitas, efisiensi dan produktivitas kerja dilingkungan dunia bisnis. Berbagai strategi dalam memanfaatkan sumber-sumber informasi ini kemudian dikembangkan secara lebih lanjut guna menghasilkan keuntungan baru yang benar-benar nyata dalam industri yang sebenarnya. Hal seperti ini tentunya merupakan suatu yang sangat berharga yaitu kemampuan untuk memanfaatkan informasi sebaik mungkin guna

3)

(2)

20 ………….Jurnal Ilmiah SINUS

memenangkan persaingan bisnis yang sangat ketat. Hal ini sangatlah menentukan bagi kesuksesan usaha di tahun-tahun mendatang. Kelangsungan hidup suatu organisasi baik bersifat bisnis maupun non bisnis pada akkhirnya sangatlah ditentukan oleh kecermatannya dalam memanfaatkan data dan informasi yang dimulai dari proses perencanaan hingga pengendalian dilakukan..

II. Tujuan Penelitian

Untuk membangun Sistem Informasi Keuangan STMIK Sinar Nusantara surakarta yang terintegrasi atau terpadu, menyiapkan rancangan atau desain sistem dalam rangka pengembangan sistem yang akan dibangun, dimana tahapan-tahapan yang dilakukan antara lain: Analisis kelayakan teknologi, operasi, biaya, serta kelayakan ekonomi dan manfaat, dengan adanya Perancangan Sistem Informasi Keuangan yang terpadu, maka sistem informasi yang akan datang diharapkan dapat menghasilkan suatu mekanisme jaringan data dan informasi yang lancar, aman dan terkendali pada STMIK Sinar Nusantara Surakarta khususnya dalam hal pengelolaan keuangannya dan merancang Sistem Informasi Keuangan yang terpadu agar manajemen keuangan STMIK Sinar nusantara dapat tetap terkendali untuk menghasilkan informasi realisasi keuangan yang komunikatif, akurat, cepat dan tepat dalam proses pengambilan kebijaksanaan pengendalian keuangan sehingga dapat digunakan untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi.

III. Latar Belakang Masalah

Sejak berubah bentuk dari Akademi menjadi Sekolah Tinggi, STMIK Sinar Nusantara yang berlokasi di Jl. KH. Samanhudi 84-86 Surakarta, jumlah mahasiswa yang masuk mengalami peningkatan yang cukup baik. Dengan kondisi semacam ini menyebabkan permasalahan sistem keuangan cukup kompleks pula, sehingga dituntut suatu pelayanan informasi keuangan yang memadai termasuk dalam perencanaan penerimaan dan pengeluarannya. Selama ini bagian keuangan belum menggunakan sistem komputer secara keseluruhan dalam pengolahan data-data yang berasal dari aktivitas keuangan. Pengolahan data juga dilakukan berdasarkan pada kebutuhan bagian keuangan itu sendiri dan tidak terintefrasi dengan bagian-bagian lainnya sehingga dalam hal ini memiliki kelemahan antara lain : keterbatasan berbagai data, ketidak konsistenan dan kurangnya integrasi, serta ketidak luwesan dan tentu saja akan berakibat pada kurang cepatnya penyajian informasi yang bisa

(3)

dihasilkan. Dalam perencanaan penerimaan dan pengeluaran juga masih dilakukan secara global belum secara terperinci . serta belum

adanya penyusunan rencana anggaran yang terstruktur. Sistem

Informasi Keuangan yang berjalan pada STMIK Sinar Nusantara pada saat ini adalah bahwa data-data Administrasi keuangan keseluruhannya sudah tersimpan di dalam hard-disk komputer.

IV. Metodologi Penelitian

Penelitian akan dilakukan dengan beberapa tahap menggunakan metode-metode penelitian di antaranya Pengumpulan data, Pengolahan Data dan Analisa. Untuk Pengumpulan data dan informasi yang terdistribusi pada beberapa unit-unit, maka ditempuh beberapa metode sebagai berikut: Dengan studi Literatur dan wawancara. Tahap analisis dilakukan dengan Mengidentifikasi masalah yang dihadapi serta menganalisa situasi dan kondisi sistem yang sedang berjalan saat ini yaitu : system perencanaan, pengelolaan dan pengendalian anggaran keuangan, Menghasilkan Rencana Anggaran yang mampu

mengakomodasi kebutuhan masing-masing unit dengan

memperhatikan skala prioritas, Terciptanya system informasi yang dapat digunakan untuk mendukung system perencanaan, pengelolaan dan pengendalian anggaran

V. Pembahasan Masalah a. Context Diagram

Biro ADM Umum

Sistem Informasi Keuangan STMIK Sinar Nusantara Unit Organisasi MANAJEMEN Mahasiswa BAAK An gs ur an K re dit (P em ba ya ra n SP P P ok ok da n S pp S KS Pe ng am bil an S KS

Bukti Trans aks i Renc ana A nggaran Belanja

Data Unit Organis as i Realis as i A nggaran Belanja

Data Pembay aran MHS Tagihan Pembay aran

Re ali sa si An gg ar an Pe nd ap ata n Re ka p R en ca na R ea lis as i B ela nja Re ka p R en ca na R ea lis as i P en da pa tan Re ka p R en ca na R ea lis as i In ve sta si Re nc an a I nv es tas i La po ra n N er ac a La po ra n R ug i L ab a Re nc an a A ng ga ra n P en da pa tan

Laporan Uang Gedung

Da ta Pe nd ap ata n L ain Da ta Ko mp on en B ela nja da n P en da pa tan Da ta Ho no r D os en Da ta Ga ji K ar ya w an Da ta Ko mp on en Pe rki ra an Da ta Tr an sa ks i K eu an ga n A B D F G La b P en er im aa n K as La p. Su bs idi La p. Ua ng G ed un g La p. Ma ha sis w a lap . D ata R ek en ing Da_{ta M} aha sis w a Lap . D ata M aha sis w a Bank BPD H

Data Trans aks i Data Pembay aran Mhs

(4)

22 ………….Jurnal Ilmiah SINUS b. DFD level O 2 Master Mhs COA 4 Transaksi Ambil SKS ADM Umum Mhs Dgedung DMSK BAAK 5 Transaksi Penerimaan Pembayaran 3 Master Perkiraan 1 Master Gedung 6 Transaksi Pahe MHS pahe 7 Transaksi Investasi 8 Transaksi Pendapatan 9 Transaksi Belanja 10 Transaksi Jurnal Investasi Pendapatan Rinves rpendpt COA COA COA djurnal hjurnal 11 Proses Laporan rbelanja belanja dgedung dmsk Manajemen ADM Umum BAAK BAAK Bank BPD Data Perkiraan Data Ambil SKS Data MHS Data Ambil SKS Data Pembayaran MHs data Pahe data_mhs data pahe Transaksi Investasi Transaksi Pendapatan data pendpt data rpendpt Transaksi Belanja Transaksi Jurnal Data_rekening Data Rekening Data Rekening Data Rekening Data Pahe data Investasi Data Rinvestasi Data Pendapatan Data Rpendapatan data belanja data rbelanja data rbelanja data belanja Data Rekening data djurnal data hjurnal data mhs data uang gedung data penerimaan Lap. Penerimaan Lap. Paket hemat Lap. Rencana Inves Lap. Investasi Lap. Renc. pendpt Lap. Pendpt Lap. Jurnal Lap. Buku Besar Lap. Neraca SaldoLap. Rincian

Pembayaran Lap. Rincian Pembayaran MHS Lap. Rincian Pembayaran Lap. data MHS Data Uang Gedung Data Rekening Data Pembayaran Data Mhs

Data Uang Gedung Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:

Sistem Informasi Keuangan d:\ta\data\buandr~1\#tesis\ dfd00006.dfd DFD Level0 Jun-07-2006 Andriani Jun-22-2010 Andriani

(5)

c. Entity Relationship Diagram (ERD)

Field Investasi {bulan,tahun,reninv es,realinv est}

Mhs Nim 1 || M Dmsk Menyimpan No_kwt Menyimpan Transaksi Investasi Transaksi Pendapatan Dtot 1 1 1 1 M M M M No_kwt Tglmsk Kd_rek Bulan Kd_rek Bulan Kd_rek Bulan Nim Pahe M Menyimpan No_kwt 1 COA Transaksi Belanja Investasi Pendapatan Belanja Hjurnal BelanjaDjurnal M 1 M 1 Dgedung Menyimpan M 1 M Kd_rek No_ref Keterangan

Field Mhs : {Nodaf ,Nim,Tgldaf ,Nama,Agama,Jenis,Paket,Kelas,Ortu,Alm,Kota,Progdi,Gel,Ket,By daf tar,By gedung,By lain,Spppkk,sppsks} Field Dgedung: {Progdi, Jenjang, Gld, Gl1, Gl2, Gl3, by daf tar }

Field Dmsk: {Nokwi, Ni, Sem, Tgkmsk,Angkatan, Jsks, sks, Pokok, gedung, Wisuda, Ta,Daf tar, Bsks,Bgedung, Bpokok, Bdaf tar, Blain, Bwisuda, Bta, Sgedung, Spokok, Ssks, Sdaf tar, slain }

Field Dtot: {Tglmsk,Tsks,Tpokok,Tta,Twisuda, Tdaf tar, Tgedung, Tlain, totkas } Field Dtot: {Tglmsk,Tsks,Tpokok,Tta,Twisuda, Tdaf tar, Tgedung, Tlain, totkas }

Field COA: {Kd_rek,Nm_rek,Normal,Group,RL,Awal,Januari,Februari,Maret,April,Mei,Juni,Juli,Agustus,September,Oktober,Nov ember,Desember } Field Djurnal: {No_ref ,Tgljurnal,Debet,Kredit,sld}

Field Hjurnal {No_ref ,Tgljurnal}

Field Pendapatan {bulan,tahun,renpendpt,realpendpt} Field Belanja {bulan,tahun,renbelanja,realbelanjat}

Nim

(6)

d. Struktur File Database 1. Tabel Mahasiswa

No Nama Item Data Type Lebar Keterangan

Disistem Diprogram

1 Nodaf Nodaf C 10 Nomer pendaftaran

2 Nim Nim C 10 Nim

3 Tgldaf Tgldaf D 8 Tgl daftar

4 Nama Nama C 30 Nama Mahasiswa

5 Agama Agama C 10 Agama

6 Jenis Jenis C 1 Jenis

7 Paket Paket C 10 Paket

8 Kelas Kelas C 10 Kelas

9 Ortu Ortu C 30 Orrang tua

10 Alm Alm C 30 Alamat

11 Kota Kota C 20 Kota

12 Progdi Progdi C 30 Progdi

13 Jenjang Jenjang C 10 Jenjang

14 Gelombang Gelombang C 15 Gelombang

15 Ket Ket C 15 Keterangan

16 Bydaftar Bydaftar N 10 Biaya daftar

17 Bygedung Bygedung N 10 Biaya gedung

18 Bylain Bylain N 10 Biaya lain

19 Spppokok Spppokok N 10 Spp pokok

20 Sppsks Sppsks N 10 Spp sks

21 Tgedung Tgedung N 10 Tanggungan gedung

22 Tpokok Tpokok N 10 Tanggungan pokok

23 Tlain Tlain N 10 Tanggungan lain

24 Tsks Tsks N 10 Tanggungan sks

25 Tpaket Tpaket N 10 Tanggungan paket

26 Sgedung Sgedung N 10 Subsidi gedung

27 Spokok Spokok N 10 Subsidi pokok

28 Ssks Ssks N 10 Subsidi sks

29 Bywisuda Bywisuda N 10 Biaya wisuda

30 Byta Byta N 10 Biaya ta

2. Tabel Dgedung

1 Progdi Progdi C 30 Program studi

2 Jenjang Jenjang C 10 Jenjang pendidikan

3 Gld Gld N 10 Gelombang dini

5 Gl1 Gl1 N 10 Gelombang 1

(7)

3. Tabel Dmsk ( Berisi data transaksi pembayaran)

1 Nokwi Nokwi C 11 Nomer kwitansi

2 Nim Nim C 10 Nim

3 Sem Sem N 4 Semester

4 Tglmsk Tglmsk D 8 Tgl masuk

5 Angkatan Angkatan C 3 Angkatan

6 Jsks Jsks N 3 Jumlah sks

7 Sks Sks N 10 Sks

8 Pokok Pokok N 10 Pokok

9 Gedung Gedung N 10 Gedung

10 Wisuda Wisuda N 10 Wisuda

11 Ta Ta N 10 Ta

12 Daftar Daftar N 10 Daftar

13 Bsks Bsks N 10 Biaya sks

14 Bgedung Bgedung N 10 Biaya gedung

15 Bpokok Bpokok N 10 Biaya pokok

16 Bdaftar Bdaftar N 10 Biaya daftar

17 Blain Blain N 10 Biaya lain

28 Bwisuda Bwisuda N 10 Biaya wisuda

19 Bta Bta N 10 Biaya ta

20 Sgedung Sgedung N 10 Subsidi gedung

23 Sdaftar Sdaftar N 10 Subsidi daftar

24 Slain Slain N 10 Subsidi lain

4. Tabel Dtot

2 Tsks Tsks N 12 Total sks

3 Tpokok Tpokok N 12 Total pokok

4 Tta Tta N 12 Total ta

5 Twisuda Twisuda N 12 Total wisuda

6 Tdaftar Tdaftar N 12 Total daftar

7 Tgedung Tgedung N 12 Total gedung

8 Totkas Totkas N 12 Total kas

(8)

5. Tabel COA ( Berisi data master rekening perkiraan)

1 Kd_rek Kd_rek C 11 Kode Rekening

2 Nm_rek Nm_rek C 30 Nama Rekening

3 Normal Normal C 1 Normal

4 Group Group C 2 Group

5 RL RL C 1 RL

6 Awal Awal N 12 Awal

7 Januari Januari N 12 Januari

8 Februari Februari N 12 Februari

9 Maret Maret N 12 Maret

10 April April N 12 April

11 Mei Mei N 12 Mei

12 Juni Juni N 12 Juni

13 Juli Juli N 12 Juli

14 Agustus Agustus N 12 Agustus

15 September September N 12 September

16 Oktober Oktober N 12 Oktober

17 November November N 12 November

18 Desember Desember N 12 Desember

6. Tabel Pahe (Berisi data transaksi pembayaran paket hemat)

No Nama Item Data Type Leba

r Keterangan

1 Nokwi Nokwi C 11 No. Kwitansi

2 Nim Nim C 10 Nim

3 Sem Sem N 4 Semester

5 Angkatan Angkatan C 3 Angkatan

6 Pokok Pokok N 12 Pokok

7 sks Sks N 12 Sks

8 Wisuda Wisuda N 12 Wisuda

9 Ta Ta N 12 Ta

10 Daftar Daftar N 12 Daftar

11 lain Lain N 12 Lain

14 Sgedung Sgedung N 12 Ssubsidi gedung 15 Ppokok Ppokok N 12 Paket pokok

16 Psks Psks N 12 Paket sks

(9)

7. Tabel Rinves (Berisi Data transaksi rencana investasi)

1 Tahun Tahun C 4 Tahun

2 Bulan Bulan C 10 Bulan

4 Nm_rek Nm_rek C 30 Nama rekening

5 jmlreninves Jmlreninves N 10 Jml rencana investasi

8. Tabel Investasi (Berisi Data transaksi realisasi investasi)

5 jmlreninves jmlreninves N 10 Jml rencana investasi

6 Jmlinves Jmlinves N 10 Jml investasi

9. Tabel Rpendpt ( berisi data transaksi rencana pendapatan)

5 Jmlrenpendpt Jmlrenpendpt N 10 Jml rencana pendapatan

10. Tabel Pendapatan Berisi Data transaksi realisasi pendapatan

5 Jmlrenpendpt Jmlrenpendpt N 10 Jml rencana pendpt

6 Jmlpendpt Jmlpendpt N 10 Jm lpendapatan

11. Tabel Rbelanja : Berisi Data transaksi rencana belanja.

(10)

12 Tabel H jurnal Berisi Data transaksi jurnal

No Nama Item Data _Disistem _Diprogram Type Lebar Keterangan

1 No_ref No_ref C 4 No_ref

2 Tgljurnal Tgljurnal D 8 Tgljurnal

4. 5.5.14. Tabel Djurnal Berisi Data transaksi Djurnal

No Nama Item Data _Disistem _Diprogram Type Lebar Keterangan

1 No_ref No_ref C 4 No referensi

2 Tgljurnal Tgljurnal D 8 Tgljurnal

3 Debet Debet N 12 Debet

4 Kredit Kredit N 12 Kredit

5 sld sld N 12 Saldo

VI. Kesimpulan

Dari beberapa kegiatan yang dilakukan dalam analisis dan perancangan dengan membandingkan antara kinerja sistem lama dan sistem baru menunjukkan bahwa:

1. Sistem baru dapat meminimalkan beberapa permasalahan dalam penyediaann data keuangan dari factor relevansi, kelengkapan,

kebenaran, keamanan, keakuratan, ketepatan waktu,

keekonomisan, keefektifan dan kepercayaan. 2. Dapat meningkatkan kinerja bagian keuangan

3. Sistem baru dapat direkomendasikan untuk diimplementasikan

Daftar Pustaka

Davis B. Gordon, 1994 , Management Information System ,

Conceptual Foundation, Structure and development, Mc

Graw-Hill kogakusha, Ltd, Tokyo

Heru Sutojo, 1997, Prinsip-prinsip Manajemen Keuangan, Salemba Empat, Jakarta

Joseph W.Wilkinson, 1992, Accounting and Information Systems , John Wiley & Sons, Inc.

Korth H. F. , 1991, Database System concepts, Mc Graw-Hill International Editions

Martin James, 1994; “ Information Engineering Book I, II “; Mc Graw-Hill International Editions.

Ronald J.Thacker, Principles Accounting, Second Editions

Zaki Baridwan, 1998, Sistem Informasi Akuntansi, BPFE – Yogyakarta