1. Pendahuluan
Rumah Perawatan Psiko-Neuro-Geriatri atau yang lebih dikenal dengan “Puri Saras” adalah klinik kesehatan yang bergerak dalam bidang layanan kesehatan jiwa, mulai beroperasi sejak tanggal 25 mei 2011, seperti halnya klinik kesehatan pada umumnya Puri Saras menggunakan rekam medis untuk mencatat riwayat kesehatan pasien-pasiennya, rata – rata jumlah pasien yang datang ke klinik minimal 5 orang perharinya sedangkan jumlah petugas administrasi hanya 1 orang, karena pencatatan rekam medis yang digunakan masih bersifat manual dan berkas hanya disimpan dalam satu tempat dengan hanya diurutkan berdasarkan nomor menyebabkan sering terjadi kehilangan data rekam medis pasien, dokter harus memeriksa dan membuat kembali data rekam medis untuk pasien yang sudah pernah datang untuk periksa dan kehilangan data rekam medis juga menyebabkan dampak misalnya dokter bisa saja memberikan obat atau terapi yang salah kepada pasien sehingga dapat berdampak fatal, karena banyaknya data rekam medis pasien yang ada dan data tersebut masih menggunakan sistem penomoran manual menyebabkan banyaknya waktu yang terbuang untuk mengakses data pasien sehingga pasien yang lain harus menunggu lama dan pekerjaan petugas administrasi menjadi kurang
efektif dan efisien. Berdasarkan pada permasalahan tersebut diatas perlu dikembangkan suatu sistem yang dapat mengotomatisasi rekam medis pasien di klinik Puri Saras.
Sistem informasi rekam medis merupakan salah satu cara untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Sistem informasi rekam medis berguna untuk mengingatkan kembali dokter dan keadaan hasil pemeriksaan serta pengobatan yang telah diberikan bila pasien datang lagi untuk berobat ulang setelah beberapa hari, beberapa bulan atau bahkan setelah beberapa tahun kemudian bisa menerima konsultasi di luar klinik. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu mempermudah proses rekam medis para dokter di klinik Puri Saras.
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS
BERBASIS WEB
(STUDI KASUS : RUMAH PERAWATAN PSIKO – NEURO – GERIATRI
“PURI SARAS” SEMARANG)
Juliana Widya S.K.1, Migunani2
12Program Studi Sistem Informasi STMIK ProVisi Semarang 1
princesa.eva91@gmail.com, 2miguns25@yahoo.com
Abstract
Medical record information system is a system that regulates the file that contains records and documents about the identity of the patient, examination, treatment, action, and other services provided to patients. The problems that occur in home care psycho - neuro - geriatric "Puri Saras" is absence of a system that regulates medical record file. Expected with the information system is a web-based medical record can assist officers in managing patient medical records and minimize the loss of patient data that can later be fatal to the health of patients and further examination.Other than that to the web-based information can be accessed with a time and place not specified. In this system menu can only be accessed by certain users doctors, staff, and administrators. This system will be developed by the method of the System Development Life Cycle (SDLC), Entity Relationship Diagram (ERD), as well as using the PHP programming language and MySQL as the database.
Tabel 1 Jumlah Pasien dan Tingkat Kesalahan Sistem Manual Tahun 2012
Berdasarkan tabel 1 dapat dilihat tingkat kesalahan manual yang terjadi, kesalahan yang tidak disengaja yaitu pada bulan September terjadi kehilangan data sebanyak 5 kali. Bagian administrasi setiap bulannya melakukan perhitungan jumlah pasien secara keseluruhan, sebagai bagian yang bertanggung jawab dalam pengolahan data pasien. Bagian administrasi dirasa sebaiknya mengubah sistem lama yang masih manual dengan sistem baru yang lebih terkomputerisasi agar meminimalisasi terjadinya kehilangan data rekam medis dan pekerjaan bagian administrasi menjadi lebih efektif dan efisisen.
2. Landasan Teori 2.1. Rekam Medis
Menurut permenkes No.269 / MENKES / PER / III / 2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan pada pasien.
Rekam Medis Kesehatan menurut Lampiran SK PB IDI No 315/PB/A.4/88 adalah rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medis/kesehatan kepada seorang pasien.
Rekam medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan pasien selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir. Rustiyanto (2009:5)
Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa suatu berkas rekam medis mempunyai arti yang luas daripada hanya sekedar catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah memuat segala informasi menyangkut
seorang pasien yang dijadikan dasar untuk menentukan tindakan lebih lanjut kepada pasien.
Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengolahan rekam medis tidak dapat berjalan dengan sebagaimana yang diharapkan. Pembuatan rekam medis juga bertujuan untuk mendapatkan informasi atau dokumen yang akurat tentang pasien misalnya riwayat kesehatan pasien, riwayat penyakit di masa lalu dan sekarang juga pengobatan yang telah diberikan sebagai upaya meningkatkan pelayanan kesehatan. Nilai guna rekam medis diantaranya Rustiyanto (2009:7).
1. Bagi pasien
a. Menyediakan bukti asuhan keperawatan / tindakan medis yang diterima oleh pasien. b. Menyediakan data bagi pasien jika pasien
datang untuk yang kedua kali dan seterusnya.
c. Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum pasien dalam kasus-kasus kompensasi pekerja kecelakaan pribadi atau mal praktek.
2. Bagi fasilitas layanan kesehatan
a. memiliki data yang dipakai untuk pekerja professional kesehatan.
b. Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien
c. Mengevaluasi penggunaan sumber daya 3. Bagi pemberi pelayanan
a. Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga professional dalam merawat pasien.
b. Menyediakan data – data untuk penelitian pendidikan.
Kegunaan rekam medis secara umum antara lain sebagai berikut. Rustiyanto (2009:7)
1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya yang ikut ambil bagian di dalam memberikan pelayanan pegobatan, perawatan kepada pasien.
2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit, dan pengobatan selama pasien berkunjung / dirawat di rumah sakit.
4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.
5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien,
rumah sakit, maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
6. Menyediakan data – data khususnya yang sangat berguna untuk penelitian dan pendidikan
7. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan pembayaran medis pasien.
8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
2.2. Metode System Development Life Cycle (SDLC)
Metodologi pengembangan sistem informasi berarti suatu metode yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem informasi berbasis komputer. Metode yang paling umum digunakan adalah siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle - SDLC). Metode SDLC menggunakan pendekatan sistem yang disebut pendekatan air terjun (waterfall
approach), yang menggunakan beberapa tahapan
dalam mengembangkan sistem. Tahapan – tahapan dalam pengembangan sistem sesuai dengan SDLC meliputi tahapan sebagai berikut Supriyanto (2007:271) :
1. Tahap perencanaan sistem
Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendeskripsikan kebutuhan sumber daya seperti perangkat fisik, manusia, metode (teknik dan operasi) dan anggaran yang sifatnya belum detail / rinci 2. Tahap Analisis
Tahapan analis sistem adalah tahap penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. 3. Tahap desain sistem
Tahap desain sistem adalah tahap setelah analis sistem yang menentukan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Tujuan pada tahap desain adalah untuk memenuhi kebutuhan kepada para pemakai, serta memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik lain yang terlibat 4. Tahap implementasi
Tahap implementasi atau penerapan adalah tahap dimana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan.
5. Tahap pemeliharaan
Tahap pemeliharaan adalah tahap yang dilakukan setelah tahap implementasi, yang meliputi pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan, dan peningkatan sistem.
2.3. Penelitian Terdahulu
Penelitian sejenis pernah dilakukan oleh Triyono (2012), dengan melakukan penelitian mengenai sistem informasi rekam medis pada Puskesmas Jayengan Surakarta, dalam penelitian ini terdapat menu tambahan yaitu menu utility backup yang digunakan untuk membuat cadangan data sebagai antisispasi bila suatu saat terjadi kerusakan yang menyebabkan data hilang atau rusak.
Penelitian mengenai rekam medis juga pernah dilakukan Radiant Victor dan Imbar (2012) dalam penelitiannya Radiant dan Imbar mengunakan ERD (entity relationship diagram) dan UML (Unified Modelling language). Aplikasi ini memiliki fasilitas untuk melihat laporan jumah pasien perhari dan perbulan yang tersedia pada menu report. Kartu berobat dan nomor antrian pasien dapat dicetak.
Perbedaan dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sistem rekam yang dibuat adalah sistem informasi rekam medis yang berbasis web sehingga dokter dapat melihat data rekam medis pasien dengan lebih mudah dan dapat diakses dimana saja.
3. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah system development life
cycle (SDLC). Tahapan – tahapan yang dilakukan
sebagai berikut :
1. Kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan sistem diantaranya : menyadari dan mengidentifikasi masalah dan menentukan tujuan sistem informasi rekam medis. Masalah yang dihadapi rumah perawatan puri saras adalah karena pencatatan rekam medis yang digunakan masih bersifat manual, sehingga para dokter mengeluh karena sering terjadi kehilangan data rekam medis pasien, selain itu juga terjadi kehilangan data rekam medis sehingga dokter bisa saja memberikan obat atau terapi yang salah kepada pasien, sehingga dapat berdampak yang berbahaya bagi pasien. Tujuan dari merancang sistem yang baru adalah untuk menganalisa permasalahan dan kelemahan yang terjadi pada sistem yang lama, kemudian melakukan perancangan dan
mengimplementasikan sistem baru yang berbasis komputer sebagai solusi atas masalah yang muncul pada sistem lama tersebut, membuat model sistem informasi klinik menggunakan pendekatan object oriented
analysis and design (analisis dan desain
berbasis objek) untuk menggambarkan proses bisnis klinik yang akan diimplementasikan dalam bentuk aplikasi klinik berbasis web, dan menghasilkan aplikasi klinik berbasis web yang diharapkan dapat menunjang untuk mendukung pengelolaan klinik dengan memanfaatkan aplikasi berbasis web.
2. Pada tahap analisis sistem kegiatan yang dilakukan adalah mengidentifikasi permasalahan yang muncul pada sistem manual yang sudah berjalan pada rumah perawatan Psiko- Neuro – Geriatri Semarang.
3. Pada tahap ini, kegiatan yang dilakukan adalah pemodelan proses, desain data, dan desain antar muka (user interface).
a. Pemodelan proses sistem informasi rekam medis secara garis besar dibagi menjadi tahap bisnis use case yang menerangkan secara garis besar aktor yang terlibat dalam sistem, sedangkan sistem use case merupakan gambaran lebih detail tentang apa yang dilakukan oleh aktor di dalam sistem informasi rekam medis.
Gambar 2. Bisnis Use Case Diagram Sistem Rekam Medis
Diagram use case ini menggambarkan proses pengolahan yang dilakukan oleh dokter seperti melihat rekam medis pasien dokter harus melakukan login terlebih dahulu seperti pada gambar 3
Gambar 3. Use Case Diagram Dokter b. Pemodelan data pada sistem informasi
perencanaan kebutuhan bahan baku meliputi penggambaran entity relationship
diagram, merancang tabel-tabel yang
dibutuhkan pada database, dan membuat relasi antar tabel.
Gambar 4. Relasi Antar Tabel
c. Desain antar muka aplikasi digunakan untuk memberikan gambaran mengenai sistem informasi rekam medis yang dirancang. Form menambah data pasien baru ini digunakan untuk melakukan penambahan data pasien. Form ini hanya dapat diakses oleh petugas administrasi yang sudah melakukan login. Rancangan menambah data pasien baru dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Form Menambah Data Pasien Baru
login mengelola data dokter
<<include>>
mengelola data pasien <<include>>
mengelola jenis layanan <<include>> mengelola resep <<include>> petugas administarsi dokter
Mengelola pemeriksaan pasien <<include>>
Login Membuat rekam medis
dokter
Melihat rekam medis <<include>>
Form rekam medis pasien digunakan untuk
menangani pemeriksaan pasien. Form ini diisi oleh petugas dan dokter yang melakukan pemeriksaan. Form ini hanya dapat diakses oleh dokter atau petugas yang sudah melakuan login
Gambar 6. Form Input Rekam Medis
4. Hasil dan Pembahasan
4.1. Hasil Implementasi Rancangan
Form input data pasien digunakan untuk memasukkan data pasien yang datang berobat, baik yang sudah pernah datang ke klinik maupun yang baru saja mendaftar. Data yang sudah diisi pada halaman ini kemudian disimpan kedalam tabel_pasien. Pada tabel_pasien terdapat juga beberapa aksi yaitu edit, hapus, dan cetak. Data pasien diisi oleh petugas sesuai dengan identitas pasien, jika semua data telah diisi dengan lengkap dan sesuai dengan identitas pasien, maka petugas akan menekan tombol simpan untuk menyimpan. Jika petugas ingin mengubah data, menghapus atau mencetak kartu pasien, petugas tinggal menekan tombol edit, hapus, atau cetak yang terdapat pada tabel_pasien. Tampilan form data pasien dapat dilihat pada gambar 7
Gambar 7. Form Input data pasien
Hasil dari input data pasien tersebut akan tersimpan secara otomatis ke dalam tabel data
pasien. Form data pasien ditunjukkan pada gambar 8
Gambar 8. Form data pasien
Form rekam medis diisi oleh petugas, setelah dokter menulisnya pada kartu pemeriksa pasien selanjutnya petugas akan memasukkan kembali ke dalam sistem rekam medis seperti yang ditunjukkan pada gambar 9, sedangkan dokter yang masuk ke dalam sistem hanya bisa melihat data rekam medis. Petugas memasukkan nomor registrasi pasien pada kolom nomer registrasi maka semua data pasien akan muncul. Petugas hanya mengisi data rekam medis dan resep saja. Menghapus dan mengubah data rekam medis dilakukan oleh petugas. Jika data rekam medis akan dihapus atau dirubah maupun dicetak maka petugas akan kembali ke tabel rekam medis dan menekan tombol yang ada pada action.
Gambar 9. Form Input data Rekam medis Hasil dari input data rekam medis pasien tersebut akan tersimpan secara otomatis ke dalam tabel data rekam medis pasien. Form data pasien ditunjukkan pada gambar 10
Gambar 10. Tabel Data Rekam Medis
Form cetak rekam medis ini berisi tentang data – data rekam medis dari pasien yang akan dicetak dan diguanakan sebagai backup jika nantinya terjadi error pada sistem atau komputer. Data rekam medis berisi identitas pasien, diagnosa penyakit dari pasien, dan resep yang diberikan kepada pasien. Tampilan form cetak rekam medis dapat dilihat pada gambar 11
Gambar 11 Form Rekam Medis yang Dicetak
4.2. Pengujian Sistem
Pengujian untuk masing-masing use case menggunakan data yang sudah dipersiapkan sebelumnya dan membandingkan hasilnya dengan kriteria hasil pengujian. Beberapa hasil pengujian berdasarkan fungsi yang terdapat pada masing-masing use case dapat dilihat pada tabel 1
Tabel 1. Hasil Pengujian
Id Kasus Uji Fungsi Sistem Fungsi Detail Sistem Hasil yang diharapkan Hasil penguji an Kesimpu lan UC – 1 Login Login User dapat login dan masuk ke menu utama User dapat login ke sistem dan masuk ke menu utama Berhasil
UC – 2 Menge Mena Data dapat Data Berhasil
Id Kasus Uji Fungsi Sistem Fungsi Detail Sistem Hasil yang diharapkan Hasil penguji an Kesimpu lan lola data pasien mbah data ditambahk an dapat ditamb ahkan Mengu bah data Data dapat diubah Data dapat diubah Berhasil Mengh apus data Data dapat dihapus Data dapat dihapus Berhasil UC – 3 Menge lola data dokter Mena mbah data Data dapat ditambahk an Data dapat ditamb ahkan Berhasil Mengu bah data Data dapat diubah Data dapat diubah Berhasil Mengh apus data Data dapat dihapus Data dapat dihapus Berhasil UC – 4 Menge lola data petuga s admini strasi Mena mbah data Data dapat ditambahk an Data dapat ditamb ahkan Berhasil Mengu bah data Data dapat diubah Data dapat diubah Berhasil Mengh apus data Data dapat dihapus Data dapat dihapus Berhasil UC – 5 Menge lola data rekam medis Mena mbah data Data dapat ditambahk an Data dapat ditamb ahkan Berhasil Mengu bah data Data dapat diubah Data dapat diubah Berhasil Mengh apus data Data dapat dihapus Data dapat dihapus Berhasil Mence tak data Data dapat dicetak Dapat dicetak Berhasil
Berdasarkan pelaksanaan pengujian yang dilakukan, output dari sistem yang dirancang telah sesuai dengan yang diharapkan sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem informasi rekam medis ini berhasil.
4.3. Pembahasan
Beberapa keuntungan yang akan didapatkan oleh klinik “puri saras” jika menggunakan sistem informasi rekam medis bebrbasis web diantaranya sebagai berikut :
1. Kemudahan dalam menginput data pasien dan efektif waktu. Adanya sistem informasi rekam medis ini input data pasien menjadi lebih mudah dibandingkan dengan menggunakan sistem manual. Sistem informasi ini juga membantu mempercepat kinerja petugas administrasi sehingga menjadi lebih efektif, contohnya dalam mengisi identitas pasien biasanya ditulis manual dengan adanya sistem informasi ini dapat diisi dengan memilihnya saja tanpa harus diketik semua.
2. Kemudahan dalam mengisi kartu berobat pasien, identitas pasien dan data rekam medis pasien. Petugas tinggal mencetak kartu berobat pasien, identitas pasien beserta hasil rekam medis pasien, karena akan dilakukan secara pencetakan secara langsung oleh sistem.
3. Keakuratan data, dengan adanya sistem ini data yang masuk lebih akurat lagi. Contohnya dalam mengisi data pasien setiap satu pasien memiliki satu nomer rekam medis dan tidak mungkin sama dengan pasien lain karena secara otomatis sistem akan menolak jika nomer rekam medis yang dimasukan sama. Hal ini dapat mempermudah petugas dalam menghindari terjadinya nomer rekam medis yang ganda. 4. Keamanan data, dari segi keamanan data,
data yang tersimpan akan lebih terjamin keamanannya, misalnya dengan sistem yang lama masih menggunakan kertas yang beresiko terjadinya kehilangan data rekam medis karena penyimpanan yang kurang terorganisir dengan rapi, sedangkan dengan adanya sistem selain ditulis di kertas rekam medis data rekam medis juga disalin kembali ke komputer sehingga meminimalisasi terjadinya kehilangan data, selain itu juga sistem ini dilengkapi dengan login yang berisi user name dan
password sehingga orang lain tidak dapat
mengubah data yang sudah tersimpan hanya petugas – petugas tertentu yag terdaftar yang dapat menjalankan sistem ini.
5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan sistem informasi rekam medis pada Rumah Perawatan Psiko – Neuro – Geriatri Puri Saras Semarang maka kesimpulan yang dapat diambil adalah :
1. Sistem informasi yang digunakan di “Puri Saras” masih menggunakan sistem manual sehingga menyita banyak waktu dan kurang praktis, dengan sistem informasi yang terkomputerisasi pekerjaan petugas administrasi akan lebih mudah dan cepat.
2. Sistem informasi rekam medis yang terkomputerisasi juga meminimalisasi kehilangan data rekam medis pasien yang disebabkan oleh penyimpanan data yang masih disimpan dalam rak.
3. Sistem rekam medis yang dibuat juga bisa dicetak sehingga ada cadangan data jika sewaktu – waktu komputer mengalami kerusakan.
4. Menghasilkan aplikasi data rekam medis pasien berbasis web.
5.2. Saran
Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan, maka saran dalam penelitian ini sebagai berikut: 1. Pengembangan lebih lanjut sistem informasi
rekam medis dengan menambahkan beberapa fungsi yang belum ada didalam sistem misalnya harga yang harus dibayar pasien setelah berobat / cetak kwitansi.
2. Penambahan fitur pasien yang dapat mendaftar dan melihat jadwal praktek dokter secara online.
Daftar Pustaka
Imbar, Radiant Victor dan Kurniawan. 2012.
Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Medis Rawat Jalan Poliklinik Kebidanan dan Kandungan pada RSUD Kota Batam. Jurnal Sistem Informasi
Volume: 7 Nomor : 1
Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan.Graha Ilmu :
Yogyakarta
Supriyanto,Aji. 2007. Pengantar Teknologi
Informasi. Salemba Infotek : Jakarta
Triyono, Joko Wandyatmono. 2012. Sistem
Informasi Rekam Medis Puskesmas Jayengan Surakarta : Speed – edisi 12. ISSN : 1979 – 9330
