FIELD WORK
PENDAHULUAN
2
1. Proses pengumpulan bukti yang sistematis
dan obyektif tentang kegiatan entitas
1. Proses pengumpulan bukti yang sistematis
dan obyektif tentang kegiatan entitas
2. Mengevaluasi
2. Mengevaluasi
4. Menyediakan informasi utk
pengambilan keputusan oleh
manajemen
4. Menyediakan informasi utk
pengambilan keputusan oleh
manajemen
3. Menentukan apakah kegiatan tsb sesuai dgn
standar dan telah mencapai tujuan
3. Menentukan apakah kegiatan tsb sesuai dgn
standar dan telah mencapai tujuan
Field Work
Strategi Perancangan Field Work
• Field work dirancang setelah proses survei pendahuluan dan audit program.
• Perancangan Field Work lebih berfokus pada pekerjaan itu sendiri dan bagaimana dilaksanakan.
• Elemen-elemen Field Work
1. Personil
Berapa yang dibutuhkan dan kualifikasinya (keahlian, pengalaman, disiplin ilmu).
2. SDM eksternal
Apabila staf yang ada tidak kompeten, dapat menggunakan SDM eksternal (teknik, ekonomi, kedokteran, psikoligi, edukasi). SDM eksternal ini harus disiapkan sesuai dengan waktu dan biaya.
3. Organisasi staf audit
4. Otoritas dan tanggung jawab
Berkaitan dengan struktur komando dalam tim audit. Mendeskripsikan pendelegasian tugas.
5. Penataan
Pekerjaan ditata secara berurutan sehingga staf yang ditugaskan untuk suatu perkerjaan tidak perlu menunggu yang lain untuk menyelesaikan pekerjaannya.
6. Waktu
Menentukan waktu yang dibutuhkan untuk mengaudit.
7. Metode Field Work
a) Pengamatan
b) Konfirmasi
c) Verifikasi
d) Investigasi
e) Analisis
8. Metode dokumentasi
Bukti audit harus bisa mendukung temuan audit. Biasanya akan ada perlawanan dari temuan audit dan auditor harus bisa mengantisipasi perlawanan tersebut dengan bukti yang cukup.
9. Penyiapan Laporan
Laporan seringkali disiapkan pada awal audit.
10.Rencana cadangan
Sebagian besar, kenyataan di lapangan berbeda dengan rencana audit yang telah ditentukan di awal, dikarenakan situasi sbb :
a. Kekurangan staf (sakit, keluar, dipindahkan)
b. Terindikasi adanya kecurangan
c. Hambatan dari klien (tidak mau bekerja sama, menahan bukti yang material
d. Masalah komputer atau software
e. Campur tangan top management (akses dibatasi, lingkup audit, metode audit)
Pengujian
•
Tujuan :
1.
Validitas : kewajaran, kebenaran
2.
Akurasi : kuantitas, kualitas, klasifikasi
3.
Ketaatan dengan prosedur, regulasi, hukum
4.
Kompetensi pengendalian
•
Teknik Pengujian
1.
Pengamatan : melihat, memperhatikan dengan
seksama orang, fasilitas, proses, dll. Dengan kata lain
pemeriksaan secara visual dengan tujuan tertentu.
Contoh : Pada saat kunjungan ke gudang, internal
auditor melihat ada palet yang “menganggur”, hal ini
dianggap aneh karena perusahaan membeli 600 palet
baru setiap minggu. Saat manajer gudang ditanya,
jawabannya “Palet mudah rusak, dan kalau rusak
langsung kami buang”.
Internal auditor merekomendasikan daur ulang palet.
Palet yang rusak coba diperbaiki oleh orang gudang
(pada waktu senggang). Setelah diterapkan, gudang
dapat menghemat biaya untuk palet sebesar 40%.
2.
Wawancara : wawancara verbal merupakan teknik
yang sering digunakan tapi sulit dilakukan.
Bagaimana bisa memperoleh informasi yang
dibutuhkan tanpa membuat kesal klien. Biasanya
jika klien sudah merasa terganggu dengan
pertanyaan, mereka cenderung defensive,
sehingga informasi yang mereka berikan akan
salah atau tidak lengkap.
3. Analisa : pemeriksaan detail.
Contoh : Dalam proses normal suatu pabrik kimia, adalah hal wajar akan ada bahan baku ataupun produk jadi yang tumpah.
Dari catatan, internal auditor menemukan bahwa ada 2.500 ton bahan baku senilai $ 1,2 juta yang tumpah dalam kurun waktu 2 tahun (dapat membanjiri pabrik sampai setinggi lutut).
Akhirnya diketahui bahwa karyawan telah memindahkan bahan baku dari persediaan tanpa melakukan pencatatan. Bahan baku yang hilang tersebut dicatat sebagai “Bahan Baku Tumpah”.
Auditor internal merekomendasikan untuk memperketat pengendalian dengan membuat dokumentasi tertulis untuk
4. Verifikasi : mengonfirmasi kebenaran, akurasi, validitas sesuatu dengan cara membandingkan dengan fakta
ataupun dokumen.
Contoh : Bagian AP suatu perusahaan menyatakan bahwa mereka tidak akan melakukan pembayaran transaksi fiktif. Manajer AP mengatakan kepada internal auditor bahwa mereka membayar tagihan berdasarkan PO yang dicap “OK” dan ditandatangani oleh salah satu Bagian
Pembelian.
Lalu bagaimana kalau menerima tagihan tanpa PO? Manajer AP mengatakan bahwa mereka akan kirim tagihan ke Bagian Pembelian untuk dilampirkan PO. Pada prakteknya, ketika PO yang dimaksud tidak ada, Bagian Pembelian akan membuat PO nya (tanpa ada permintaan dan otorisasi).
5. Investigasi : penyelidikan dengan tujuan mengungkap fakta tersembunyi dan kebenaran.
Investigasi berbeda dengan audit. Audit berdasarkan tujuan, sedangkan investigasi untuk mencari bukti ketidaklayakan.
Contoh : Internal auditor mereview untuk memastikan perusahaan mengikuti aturan yang berlaku mengenai pengolahan limbah. Ternyata ada 8 hal yang tidak sesuai dengan aturan yang dapat menyebabkan penalti sebesar $ 725.000.
Auditor menemukan adanya penanganan, pelabelan, dan penyimpanan limbah berbahaya yang tidak layak. Auditor juga menemukan bahwa perusahaan tidak mempunyai program untuk menyimpan dan membuang limbah.
Hasilnya, pihak manajemen mengadakan pelatihan dan
6.
Evaluasi : menetapkan keputusan, dalam arti
menimbang apa yang telah dianalisa dan
menentukan kecukupan, keefektifan, dan
keefisienan.
Audit Fungsional
•
Audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir.
•
Berfokus pada kegiatan operasi dan proses
dibandingkan dengan administrasi dan orang.
•
Yang termasuk audit fungsional :
1.
Pemesanan, penerimaan, dan pembayaran
material dan perlengkapan.
2.
Pengiriman langsung perlengkapan ke
departemen yang membutuhkan
3.
Proses produksi
4.
Formulasi anggaran
5.
Fungsi pemasaran
Audit Organisasi
•
Berfokus tidak hanya pada kegiatan tapi juga
pengendalian administratif.
•
Auditor tertarik dengan seberapa baik manajer dapat
mencapai tujuan perusahaan dengan sumber daya
yang ada.
Studi Manajemen
• Banyak perusahaan yang menggunakan jasa konsultan untuk melakukan studi manajemen, membuat evaluasi, dan
menawarkan rekomendasi atas masalah-masalah yang ada. • Hal ini dapat menimbulkan kekecewaan seperti :
1. Karyawan merasa konsultan adalah orang asing yang tidak mengerti keadaan perusahaan, sehingga mereka
cenderung menutup diri.
2. Walaupun konsultan sangat berpengalaman, tetap saja mereka harus mempelajari struktur organisasi, SOP, kekuatan, kelemahan, dll
3. Hasil laporan dari konsutan akan mendapatkan reaksi
defensive. Karyawan akan mempertahankan kegiatan yang sudah ada dibanding mengikuti rekomendasi dari
konsultan
