JUPERMIK
JurnalPerekam Medis dan Informasi Kesehatan
http://stikara.ac.id/jupermik/index.php/JK
PERHITUNGAN KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS
UNTUK 5 TAHUN KE DEPAN DI PUSKESMAS DEDAI
Imam Muzakir
1, Rika Yuanita Pratama
1 1Prodi Perekam dan Informasi Kesehatan, STIKes Kapuas Raya Sintang, Indonesia
Info Artikel AbstrakSejarahartikel : Diterima : 14 Februari 2020 Disetujui : 01 Maret 2020 Dipublikasi : 10 Maret 2020 Kata Kuci: Kebutuhan rak, estimasi, puskesmas
Dalam Permenkes 269 Tahun 2008 pasal 7 menyebutkan bahwa pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang akan menunjang dalam rangka penyelenggaran dan pelayanan rekam medis agar rekam medis tersusun rapi dan tidak rusak. Di Puskesmas Dedai untuk saat ini terdapat 7280 berkas rekam medis. Jenis rak yang digunakan adalah rak kayu terbuka dan berjumlah 3 rak dan mempunyai 4 tingkatan serta disetiap tingkatannya di isi juga dengan box file dengan jumlah kapasitas 7000 berkas rekam medis dan masih ada 280 berkas rekam medis yang belum disusun pada tempatnya.Peningkatan jumlah kunjungan pasien di Puskesmas akan mempengaruhi jumlah berkas dan ketebalan berkas rekam medis sehingga akan di butuhkannya penambahan rak penyimpanan rekam medis. Tujuan dalam penelitian ini adalah menghitung kebutuhan rak penyimpanan rekam medis untuk 5 tahun kedepan di Puskesmas Dedai dan mengestimasikan biaya pembuatan rak penyimpanan rekam medis. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan pendekatan deskriptif, dan pengumpulan datanya menggunakan metode wawancara, studi dokumentasi dan studi observasi (pengamatan). Berdasarkan hasil penelitian ini prediksi kebutuhan rak penyimpanan rekam medis untuk 5 tahun ke depan adalah 2 unit rak terbuka 2 mukadengan spesifikasi panjang rak 300 cm, lebar rak 60 cm, tinggi rak 170 cm, jumlah shaft 5, panjang shaft 100 cm, lebar shaft 30, dan tinggi shaft 40 cm
.
CALCULATION OF THE NEED FOR THE NEXT FIFTH YEARS OF MEDICAL RECORD AT DEDAI PUBLIC HEALTH CENTER
Keywords: shelf needs, estimation, public health center
Abstract
The Regulation of Minister of Health of the Republic of Indonesia (Permenkes) No. 269, Year 2008 Article 7 mentions that health care service is obliged to provide facilities to support implementation and medical record service to be neatly arranged and not damaged. At the Dedai Puskesmas, there are currently 7280 medical record files. The type of shelf used is an open wooden shelf with 3 shelves and has 4 levels and each level is also filled with a file box with a capacity of 7000 medical record files and there are 280 medical record files that have not been arranged in place.The increasing number of patient visits in Puskesmas greatly affects the total file and thickness of the medical record to be added to the storage rack. The purpose of this study is to calculate the requirement of the medical record storage shelves for the next 5 years in Dedai Puskesmas and estimate the cost of manufacturing the medical record storage racks.This is qualitative research with a descriptive approach, and the data is collected through interview methods, documentation studies, and observation.Based on the results of this study, the projection of the requirement for the medical record storage shelves for the next 5 years is 2 units of double-sided open racks with the following specification; 300 cm long, 60 cm wide, 170 cm high, 5 shafts with 100 cm long, 30 cm wide, and 40 cm high.
Alamat Korespodensi: Imam Muzakir
STIKes Kapuas Raya Sintang Kalimantan Barat, Indonesia Email:imamuzakir7@gmail.com
PENDAHULUAN
Menurut studi pendahuluan yang
dilaksanakan di Puskesmas Dedai pada tanggal 26 September 2019 penyimpanan rekam medis berada di belakang tempat pendaftaran pasien. Penyimpanan dengan metode sentralisasi dan metode penjajaran SNF (Straight Numerical Filing) Di Puskesmas Dedai untuk saat ini terdapat 7280 berkas rekam medis dan rata-rata jumlah kunjungan pasien 30 perhari. Jenis rak yang digunakan adalah rak kayu terbuka dan berjumlah 3 rak dan mempunyai 4 tingkatan serta disetiap tingkatannya di isi juga dengan box file dengan jumlah kapasitas 7000 berkas rekam medis dan masih ada 280 berkas rekam medis yang belum disusun pada tempatnya.
Keadaan ruangan masih cukup luas dengan panjang 5 meter dan lebar 3 meter, di Puskesmas Dedai belum dilakukannya penyusutan sehingga berkas rekam medis aktif dan in-aktif masih tercampur di dalam satu rak penyimpanan. Oleh sebab itu peneliti tertarik untuk meneliti mengenai perhitungan kebutuhan rak penyimpanan rekam medis agar terciptanya ruang penyimpanan yang baik, aman dan memadai untuk 5 tahun mendatang di Puskesmas Dedai.
METODE
Metode dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Penelitian kualitatif ini dilakukan dengan teknik pengumpulan data melalui observasi yaitu pengamatan langsung dan wawancara mendalam (indept interview), wawancara yang dilakukan yaitu wawancara yang tetap menggunakan pedoman wawancara, namun penggunaanya tidak seketat wawancara terstruktur.
Subjek penelitian ini adalah petugas filing dan kepala instalasi rekam medis. Objek penelitianini adalah melihat kebutuhan rak penyimpanan rekam medis untuk 5 (lima) tahun kedepan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Untuk 5 Tahun ke Depan di Puskesmas Dedai
Dari hasil pengambilan data yang sudah dilakukan peneliti di Puskesmas Dedai di dapatkan data jumlah kunjungan pasien baru 3 tahun tahun terakhir sebagai berikut :
Sampel pada penelitian ini adalah berjumlah 100 berkas dapat dilihat dari berikut hasil perhitugan jumlah sampel :
n = N
1 + N (d²)
Keterangan : N = Besar populasi n = Besar sampel d = Tingkat kepercayaan (0,1) n = 7280 1 + 7280 (0,01) n = 98,64 n = 100 berkas
Berdasarkan dari jumlah kunjungan pasien pada Puskesmas Dedai untuk menghitung jumlah kebutuhan rak penyimpanan rekam medis 5 (lima) tahun kedepan, peneliti menggunakan jumlah kunjungan pasien pada tahun 2019 dikarenakan jumlah kunjungan lebih banyak dari pada tahun 2017 dan 2018.
Dalam hal mengenai untuk mengetahui jumlah kebutuhan rak penyimpanan rekam medis Puskesmas Dedai untuk 5 tahun kedepan tahun 2020, maka dihitung menggunakan rumus Phyllis J. Watson yaitu :
Langkah awal perhitungan kebutuhan rak penyimpanan rekam medis yaitu dengan menghitung rata-rata ketebalan rekam medis yang dilakukan pada pengukuran ketebalan 100 rekam medis, diperoleh hasil sebagai berikut :
Rata-rata ketebalan berkas RM = Jumlah ketebalan seluruh berkas RM
Jumlah berkas RM yang di teliti = 40 cm
100 = 0,4 cm Keterangan :
Jumlah ketebalan RM diambil dari penjajaran 100 rekam medis kemudian diukur ketebalannya. Jadi ketebalan dari 100 berkas rekam medis yang diteliti adalah 0,4 cm.
Menentukan berapa banyak jumlah rekam medis dalam 1 meter. Berkas rekam medis permeter
= 100 cm
Tebal berkas rekam medis = 100 cm
0,4 cm
= 250 berkas rekam medis / meter
Jadi pada 1 meter penyimpanan rekam medis mampu menampung 250 berkas rekam medis per meter.
Selanjutnya yaitu menghitung panjang penjajaran rekam medis untuk lima tahun kedepan, untuk itu sebelum melakukan perhitungan diketahui terlebih dahulu jumlah kunjungan pasien baru pertahunnya disini peneliti menggunakan jumlah kunjungan pada tahun 2019 karena memiliki jumlah kunjungan terbanyak dan mengetahui lama penyimpanannya, yaitu 5 tahun. Dapat dilihat dari tabel dibawah ini:
Tabel 1
Jumlah kunjungan pasien baru
Panjang penjajaran :
= Jumlah berkas RM X 5 tahun Jumlah RM/meter
= 3205 X 5 250 = 64,1 m
Jadi panjang penjajaran rekam medis untuk lima tahun kedepan adalah 64,1 atau 64 meter. Selanjutnya setelah diketahui panjang penjajaran untuk lima tahun ke depan, langkah selanjutnya menentukan jenis rak yang akan di pakai. Panjang satu rak penyimpanan statis terbuka dua muka. Maka diperoleh hasil sebagai berikut
= Panjang rak X shaft X muka = 3 meter X 5 shaft X 2 muka = 30 m
Langkah yang terakhir yaitu perhitungan jumlah rak yang dibutuhkan Setelah diketahui panjang jajaran dan jenis rak yang digunakan untuk lima tahun ke depan, akan diketahui jumlah rak yang dibutuhkan dengan perhitungan penggunaan rak diperoleh hasil:
Rak yang dibutuhkan : Panjang penjajaran lima tahun Panjang satu rak penyimpanan = 64 m
30 m = 2, 13 = 2 unit Panjang Jajaran = Berkas RM rajal X 5 Tahun
Jumlah RM/Meter
No Tahun
Kunjungan Jumlah Pasien
1 2017 2452
2 2018 1623
3 2019 3205
Jadi, prediksi jumlah kebutuhan rak penyimpanan rekam medis di Puskesmas Dedai tahun 2020 untuk lima tahun kedepan adalah dua unit jenis rak statis terbuka dua muka berjumlah 5 shaft masing-masing berukuran, panjang shaft 100 cm, tinggi shaft 40 cm, dan 30 cm dan ukuran rak masing-masing berukuran panjang rak 300 cm, lebar 60 cm, dan tinggi 170 cm. Bisa dilihat pada gambar berikut:
Gambar 1. Design alternatif rekam medis
Jumlah Kunjungan Pasien di Puskesmas Dedai Dalam perhari pasien akan terus meningkat dan dokumen rekam medis juga ikut bertambah, dalam berjalannya waktu ketebalan dokumen rekam medis juga ikut bertambah pada rak penyimpanan rekam medis. Berdasarkan hasil penelitian yang sudah dilakukan di Puskesmas Dedai rata-rata kunjungan pasien baru untuk 3 tahun terakhir yaitu tahun 2017-2019 adalah sejumlah 7.280 kunjungan. Dalam hal ini bertambahnya jumlah ketebalan rekam medis dan pertambahan pasien akan mempengaruhi kebutuhan rak penyimpanan rekam medis.
Ketebalan Berkas Rekam Medis
Bertambahnya ketebalan berkas rekam medis dan pasien baru yang berobat setiap hari
nya akan mempengaruhi kebutuhan rak
penyimpanan rekam medis. Sesuai dengan hasil
Dedai, diukur berkas rekam medis berjumlah 100 berkas yaitu memiliki ketebalan 40 cm. Dengan rata-rata ketebalan satu berkas rekam medis adalah 0,4 cm.
Ukuran Rak Penyimpanan Rekam Medis Fasilitas kesehatan khususnya Puskesmas wajib menyediakan tempat penyimpanan rekam medis yang baik dan memadai, serta mampu menampung jumlah berkas rekam medis yang tiap tahunnya bertambah. Berdasarkan hasil penelitian yang sudah dilakukan di Puskesmas Dedai peneliti memberi usulan mengenai jenis alternatif rak yang akan digunakan pada Puskesmas Dedai dengan spesifikasi sebagai berikut :
Tabel 2
Spesifikasi rak rekam medis
Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis di Puskesmas Dedai
Berdasarkan dari hasil perhitungan kebutuhan rak penyimpanan rekam medis di Puskesmas Dedai untuk 5 (lima) tahun ke depan yaitu dibutuhkan berjumlah 2 (dua) unit rak penyimpanan rekam medis dengan usulan rak statis terbuka dua muka. Menurut Depkes RI (2006) rak terbuka lebih dianjurkan dengan alasan harga lebih murah dan lebih cepat dalam mengambil serta menyimpan dokumen rekam medis.
Hasil kebutuhan rak penyimpanan rekam medis untuk lima tahun ke depan di Puskesmas Dedai, ada dua alternatif pemilihan rak penyimpanan rekam medis untuk menjadi usulan Puskesmas Dedai sebagai berikut :
1. Rak statis terbuka (Open self file unit).
Ukuran Rak Panjang Rak Lebar Rak Tinggi rak Jumlah tingkata n shaft Panjang shaft Tinggi shaft Lebar shaft 300 cm 60 cm 170 cm 5 100 cm 40 cm 30 cm
Yaitu terdiri dari rak kayu dan rak besi. Kelebihan rak statis sebagai berikut : a. Harganya lebih murah.
b. Lebih mudah untuk pengambilan dan pengembalian rekam medis.
Kekurangan rak statis sebagai berikut : a. Banyak memakan ruangan.
b. Lebih cepat rusak untuk rak kayu. 2. Roll O Pack
Kelebihan roll o pack sebagai berikut : a. Menghemat tempat.
b. Tidak mudah rusak. c. Lebih aman.
Kekurangan roll o pack a. Harganya lebih mahal.
Berdasarkan dari hasil yang sudah di dapatkan dari perhitungan rak penyimpanan rekam medis dari pihak Puskesmas Dedai memilih untuk pengadaan rak statis terbuka berbahan rak besi dan juga rak besi
memang sangat dianjurkan karena
pengadaanya lebih mudah dilihat dari sisi pendanaanyang tidak terlalu besar, tahan
terhadap serangan hama, dan
memungkinkan untuk menampung lebih banyak berkas rekam medis.
KESIMPULAN
Perhitungan kebutuhan rak penyimpanan rekam medis untuk 5 tahun kedepan di Puskesmas Dedai dengan menggunakan rumus Phyllis J. Watson dalam perhitungannya diambil sampel
sebanyak 100 berkas rekam medis pasien lalu dihitung ketebalannya, menghitung penjajaran rekam medis dalam waktu yang sudah ditentukan, menentukan jenis dan ukuran rak yang akan digunakan dan dapatlah hasil untuk penyimpanan rekam medis yang dibutuhkan untuk 5 tahun ke depan yaitu 2 unit rak statis 2 muka.
UCAPAN TERIMAKASIH
Ucapan terima kasih peneliti haturkan kepada pihak yang mendukung atau terlibat dalam penelitian. Kepada Kepala Puskesmas Dedai yang telah mengizinkan berjalan nya penelitian diwilayah kerja puskesmas.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan RI. (2006). Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur
RekamMedis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI.
Hatta, Gemala. R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di SaranaPelayanan Kesehatan, Revisi 2. Jakarta: UI-Press. Ibrahim. (2015). Metode Penelitian Kualitatif.
Bandung: Alfabeta
Notoatmodjo, Soekidjo. (2018). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Rahmawati. (2017). Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis Pasien Di Rs
Pantinugroho. Dikutip pada
(http://repository.unjaya.ac.id/2081/2/RAH MAWATI_1314054_pisah.pdf.
Satori, Djam’an dan Komariah, Aan. (2009). Metodologi Penelitian Kualitaif. Bandung: Alfabeta
Watson, Phylis, J. (1992). Learning Package For Medical Record PracticeInternational Federation Of Health Record Organitation. Australia: Education Commite IFFRO.
