PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Perkembangan teknologi informasi di berbagai negara sudah banyak merambah berbagai sektor industri , demikian pula yang terjadi di Indonesia. Pertumbuhan Teknologi Informasi telah menciptakan beraneka ragam kegiatan yang berbasis teknologi ini, seperti: government, commerce, education,
e-medicine, dan sebagainya, yang semuanya berbasis elektronik (Wardiana, 2002).
Kegiatan perdagangan serta proses yang mendukung terjadinya aktivitas perdagangan juga telah menggunakan teknologi informasi sebagai basis prosesnya. Hal tersebut bertujuan tak lain mencapai visi dan misi perusahaan. Kemajuan teknologi informasi dan telekomunikasi begitu pesat, sehingga memungkinkan diterapkannya cara-cara baru yang lebih efisien untuk produksi, distribusi dan konsumsi barang dan jasa.
Pada sektor industri farmasi, distributor farmasi atau secara baku disebut Pedagang Besar Farmasi (PBF), juga memanfaatkan kemajuan teknologi informasi sebagai alat bantu upaya pendistribusian obat-obatan. Tata kelola distribusi obat-obatan di Indonesia di atur dalam Peraturan yang dikeluarkan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia (BPOM RI ) No. HK.03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang Pedoman teknis cara distribusi obat yang baik. Pada peraturan ini disebutkan bahwa Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB, adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran
sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya. Berikutnya, Pedagang Besar Farmasi, yang selanjutnya disingkat PBF, adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. (BPOM RI, 2012).
Pedagang Besar Farmasi mempunyai peranan besar dalam upaya meningkatkan derajat kesehatan secara luas seperti penyebaran obat–obatan dan alat kesehatan yang dibutuhkan dan diminati pasar, tentunya dengan mempertimbangkan prinsip–prinsip ekonomi (Kementrian kesehatan RI, 2011). Sediaan farmasi harus aman, berkhasiat/bermanfaat, bermutu, dan terjangkau, maka diperlukan pengawasan obat secara komprehensif termasuk pada jaringan distribusi obat agar terjamin mutu, khasiat, keamanan, dan keabsahan obat sampai ke tangan konsumen. Pada pendistribusian obat melalui jalur legalpun masih ada isu mengenai kualitas obat yang dijual, kurangnya intervensi pemerintah dan longgarnya aturan mengenai distribusi obat berdampak pada persaingan pasar bebas, di sisi lain regulasi tentang ijin edar obat saja diharapkan sampai memperhatikan juga tentang perbedaan norma gender maupun sosial budaya (Putra & Hartini, 2012).Data di Departemen Kesehatan per 30 April 2010 menginformasikan terdapat 2.821 PBF yang tersebar di 33 provinsi di Indonesia.
Distribusi adalah kegiatan penting dalam supply-chain management dari produk farmasetik yang terintegrasi. DokumenGood Distribution Practices (GDP)
for Pharmaceutical Products yang dikeluarkan World Health Organization
(WHO), menunjukkan bahwa GDP meliputi organization and management,
equipment, shipment containers and container labeling, dispatch, transportation and products in transit, documentation, repacking and relabeling, complains, recall, returned products, counterfeit pharmaceutical products, importation, contract activities, and self-inspection. (World Health Organization, 2010).
Banyaknya proses transaksi yang terjadi di dalam SCM menuntut perusahaan untuk mempunyai sumber daya yang berkompeten daalam jumlah yang cukup.
Dilatarbelakangi dari pemikiran mengenai kompleksitas model bisnis perusahaan distribusi farmasi di tengah melajunya teknologi informasi, maka, perlu adanya kajian ilmiah mengenai peran teknologi informasi (TI) dan sistem informasi (SI) yang ada dalam model bisnis ini. Dari kajian penelitian ini akan diketahui bagaimana bentuk dan peranan TI/SI yang selaras atau mempunyai
alignment yang baik dengan visi dan misi perusahaan. Kajian penelitian ini juga
menjadi penting, karena belum banyak penelitian secara mendalam mengenai peran bisnis distribusi farmasi di Indonesia yang dikaitkan dengan teknologi informasi dan sistem informasi.
Mustamu (2008) dalam penelitiannya menyebutkan bahwa bisnis distribusi farmasi masih memberikan potensi keuntungan yang tinggi bagi produsen obat, khususnya perusahaan-perusahaan asing. Tidak kurang dari 31 pabrikan farmasi asing di Indonesia menguasai 50% pasar produk farmasi nasional (Mustamu, 2008). Hal ini juga memotivasi keinginan penulis untuk membuat penelitian ini.
PT Antarmitra Sembada (AMS) adalah perusahaan nasional yang bergerak dalam bisnis distribusi produk farmasi, alat kesehatan dan produk konsumer. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 15 September 1990 di Jakarta.
Perjalanan bisnis PT AMS di mulai dari membuka satu kantor yang memberikan jasa pemasaran produk farmasi sebagai Pedagang Besar Farmasi dari perusahaan-perusahan Farmasi seperti PT Pharos dan PT Novell Pharmaceutical. Konsumen dari PT AMS sebagian besar adalah apotek, rumah sakit, puskesmas / klinik, dokter dan toko obat. Selain mendistribusikan produk farmasi , PT AMS juga memberikan jasa distribusi alat kesehatan dan produk konsumer, oleh karenanya, lini konsumennya pun diperluas lagi mencakup Pedagang ritel, institusi pemerintah dan Hotel / Restaurant.Bisnis PT AMS berkembang seiring dengan semakin tingginya kebutuhan produk farmasi dan konsumer di Indonesia, hingga pada tahun 2013 PT AMS sudah memiliki 26 kantor cabang di kota-kota besar di Indonesia.
New Information Economics merupakan suatu konsep yang menjelaskan
nilai ekonomis dari suatu sistem yang telah dan akan digunakan oleh perusahaan. Metoda New Information Economics (NIE) digunakan untuk memprioritaskan investasi teknologi informasi guna memaksimalkan dampak pada bottom-line terhadap investasi baru yang akan dikembangkan untuk bisnis di perusahaan.
1.2 Perumusan Masalah
PT AMS adalah salah satu perusahaan distribusi yang sedang memulai proses optimalisasi dari peran Sistem Informasi dan Teknologi Informasi yang ada di dalamnya. Untuk hal itu PT AMS membutuhkan perencanaanatas strategi-strategi yang sedang dijalankan, apakah terjadi keselarasan dan sinergi dalam implementasinya.Saat thesis ini dibuat , PT AMS belum memiliki strategi SI dan TI yang tertuang dalam dokumentasi yang lengkap dan terstruktur.
Dalam menjalankan bisnisnya PT AMSsudah memanfaatkan SI dan TI secara fungsional sejak berdirinya pada tahun 1990.Seiring dengan berkembangnya bisnis perusahaan, permasalahan yang terkait SI dan TI yang muncul saat ini adalah:
1. Jumlah transaksi yang semakin banyak membutuhkan proses pengelolaan yang semakin lama dalam konsolidasi data transaksi cabang dan pusat.
2. Sistem pelaporan untuk kepentingan analisa bisnis internal dan eksternal perusahaan juga semakin lama .
3. Besarnya jumlah transaksi dan padatnya jalur komunikasimembutuhkan daya dukung jaringan yang handal untuk memenuhi kebutuhan komunikasi seperti email.
4. Pengelolaan database yang masih tersebar di setiap kantor cabang dan belum terintegrasi dengan database kantor membutuhkan waktu dalam proses sinkronisasinya
5. Dibutuhkankannya sistem pengawasan rantai pasokan dan distribusi yang terintegrasi untuk mencegah terjadinya selisih jumlah stok. 6. Bertambahnya kebutuhan jumlah karyawan perusahaan membutuhkan
sistem pengelolaan SDM yang lebih efisien dan efektif.
Dari sekian permasalahan tersebut, dapat diketahui bahwa sistem informasi dan teknologi informasi dalam proses bisnis PT Antarmitra Sembada yang saat ini berjalan membutuhkan solusi Sistem informasi yang lebih efektif dan lebih efisien. Untuk mengawali proses analisa kebutuhan solusi SI /TI tersebut munculan pertanyaan sebagai berikut.
1. Apakah fungsi-fungsi SI/TI yang berjalan saat ini masih selaras (align) dan sesuai dengan perkembangan bisnis yang dijalankan ? 2. Apakah aplikasi-aplikasi operasional bisnis yang dijalankan saat ini
masih relevan dan masih dapat memberikan impact yang signifikan terhadap proses bisnis?
3. Apakah ada fungsi-fungsi operasional SI/TI yang perlu disesuaikan atau diperbaharui atau ditambahkan untuk meningkatkan performa bisnis perusahaan?
Pertanyaan-pertanyaan di atas menjadi titik tolak pentingnya pengelolaan strategi SI/TI di PT AMS.
Melihat pentingnya kebutuhan rencana strategis dari SI/TI dalam PT AMS maka dapat dirumuskan masalah-masalah sebagai berikut:
1. Apa rencana strategis SI dan TI yang dibutuhkankan oleh PT AMS untuk meningkatkan performa bisnis perusahaan?
2. Bagaimana pengelolaan rencana strategis tersebut dapat menjawab permasalah SI/TI PT AMS?
3. Apa hal-hal baru dalam rencana strategis SI/TI tersebut yang dapat mengubah peran SI/TI dalam PT AMS ?
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1.Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merumuskan rencana strategis dari Sistem Informasi dan Teknologi Informasi PT Antarmitra Sembada yang secara spesifik tertuang dalam bentuk:
1. Merumuskan portfolio sistem informasi dan teknologi informasi yang ada saat ini.
2. Menganalisis keselarasan (alignment)arahan strategi dan portfolio Sistem Informasi dan Teknologi Informasi saat ini terhadap bisnis perusahaan.
3. Membuat rancangan usulan prioritisasi dari rencana strategis SI dan TI untuk masa mendatang di dalam PT Antarmitra Sembada.
1.3.2.Manfaat
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Secara umum,dapat menjadi informasi secara akademis mengenai pembangunan rencana strategis SI dan TI di dalam bisnis distribusi farmasi.
2. Secara khusus bagiPT AMS dapat memberikan solusi dalam pemecahan permasalahan SI dan TI, sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan strategis perusahaan dan sebagai dokumentasi perencanaan strategis SI dan TI di dalam PT Antarmitra Sembada.
1.4. Ruang lingkup
Ruang lingkup yang menjadi batasan-batasan dalam penulisan tesis ini antara lain:
1. Rencana strategisyang akan dirancang adalah rencana strategis SI/TIuntuk tahun2015.
2. Strategi SI/TI yang dimaksud ialah strategi PT Antarmitra Sembada untuk Divisi Manajemen Information System .
3. Pembahasan tesis ini hanya sampai dengan perancangan rencana strategis SI/TI, dan bukan evaluasi atas pelaksanaan perencanaan strategis IT tersebut.
1.5. Sistematika Penulisan
Penulisan tesis ini dilakukan dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi penjelasan tentang latar belakang, identifikasi masalah, ruang lingkup masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi landasan teori yang mendukung penelitian serta kerangka pemikiran yang digunakan untuk melakukan penelitian.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Berisi penjelasan tentang metodologi yang akan dipergunakan untuk menganalisa perusahaan sesuai dengan topik yang dipilih,
meliputi penentuan metode deskriptif atau kuantitatif, teknik pengumpulan data yang menggunakan kuisioner dan wawancara.
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai kasus dan permasalahan yang terjadi beserta dengan analisa dari permasalahan tersebut berdasarkan teori-teori yang ada.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Berisi kesimpulan yang diambil dari proses analisis dalam tesis ini dan saran yang diharapkan dapat berguna bagi perusahaan.
