Hak cipta dan penggunaan kembali:
Lisensi ini mengizinkan setiap orang untuk menggubah, memperbaiki, dan membuat ciptaan turunan bukan untuk kepentingan komersial, selama anda mencantumkan nama penulis dan melisensikan ciptaan turunan dengan syarat yang serupa dengan ciptaan asli.
Copyright and reuse:
This license lets you remix, tweak, and build upon work
non-commercially, as long as you credit the origin creator
and license it on your new creations under the identical
terms.
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Group of Book Publishing (GoBP) memiliki berberapa divisi dengan berbagai fungsi dan tugas yang berbeda-beda namun saling mendukung.
Penempatan kerja magang yang penulis lakukan di Group of Book Publishing (GoBP) disesuaikan dengan program studi penulis. Oleh sebab itu, sebagai mahasiswa Ilmu Komunikasi dengan konsentrasi di bidang public relations, penulis ditempatkan pada bagian yang memiliki job descriptions public relations Officer (PRO).
Namun, GoBP tidak memiliki divisi atau department Public Relations (PR) tersendiri, maka penulis ditempatkan sebagai Marketing Communications khususnya di bagian boga, busana, kecantikan, dan hobi (culinary, fashion, beauty, and hobbies) yang memiliki peran untuk mempromosikan buku-buku boga, busana, kecantikan, dan hobi dengan menggunakan Integrated Marketing Communications.
Dalam praktiknya, sebagian besar kontribusi penulis berada dalam cakupan divisi Marketing Communications yang merupakan salah satu divisi yang menjalan fungsi Public Relations. Selama menjalan praktik kerja magang, tugas dan pekerjaan yang diberikan serta aktivitas harian yang dilakukan oleh penulis diarahkan dan dikoordinir langsung oleh Marketing Communication Culinary, Fashion, Beauty, and Hobbies Book. Selama melakukan praktik kerja magang dalam kurun waktu tiga bulan, penulis mendapatkan kesempatan untuk mengimplementasikan fungsi dan peran PR secara nyata mulai dari lobbying, event management, partnership, dan melakukan promosi sebagai bentuk dari Integrated Marketing Communications.
Dalam setiap kegiatan, penulis selalu mendapat arahan dan koordinasi dari
lapangan kepada penulis juga selalu dilakukan, misalnya saja dalam lobbying dan promosi, penulis banyak bekerja sama dengan manager dan asisten manager promosi, MDHO, sales, designer, serta checker. Penulis diajarkan cara-cara bernegosiasi dan berhubungan dengan para penerbit, pengarang dan kepala toko buku Gramedia se-Jabodetabek.
3.2 Tugas Yang Dilakukan
Selama sekitar tiga bulan penulis melakukan praktik kerja magang di Group of Book Publishing (GoBP), penulis diikutsertakan melakukan berbagai kegiatan yang mencakup di beberapa bidang yang berada di dalam struktur organisasi GoBP. Oleh karena itu, tugas yang diberikan oleh pembimbing lapangan kepada penulis cukup bervariasi.
Dalam mengerjakan tugas-tugas tersebut dibutuhkan koordinasi, kepekaan dan keahlian serta kerja sama yang baik dengan rekan kerja agar tugas-tugas tersebut dapat dikerjakan dengan baik dan tidak terjadi kesalahan. Oleh sebab itu, dalam menjalankan tugas-tugasnya penulis bertanya dan berkoordinasi serta berkonsultasi dengan pembimbing lapangan maupun dengan rekan kerja dalam menjalankan tugas-tugas yang diberikan supaya tidak terjadi kesalahan.
Berikut ini adalah pekerjaan yang dilakukan penulis selama melaksanakan program kerja magang di Group of Book Publishing :
Tabel 3.1 Aktivitas-Aktivitas Yang Dilakukan Mahasiswa Selama Periode Praktek Kerja Magang
Minggu Ke- Jenis Pekerjaan yang Dilakukan Mahasiswa
1
(13 Juli 2013)
1. Survei ke toko buku Gramedia di daerah Tangerang dan Jakarta.
2. Rekapitulasi hasil survei dari toko buku Gramedia yang dikunjungi untuk mencatat kebutuhan promosi masing- masing toko buku.
3. Membantu membuat planning promosi untuk buku “My Life, My Hijab” by Peggy Melati Sukma dalam rangka Ramadhan.
4. Memperkenalkan produk baru kepada checker (distributor yang ke toko buku Gramedia maupun non-Gramedia).
2
(15 - 20 Juli 2013)
1. Melakukan kampanye produk Hijab ke Masjid Bani Umar, Bintaro, Tangerang Selatan dalam rangka promosi buku “My Life, My Hijab”.
2. Melakukan direct marketing, dan personal selling untuk ibu-ibu pengajian di Masjid Bani Umar, Bintaro, Tangerang Selatan.
3. Lobby, negotiating dan dealing untuk event launching buku “My Life, My Hijab”. Meeting dengan management Peggy Melati Sukma untuk review marketing plan serta kelanjutan marketing plan tersebut dalam rangka mempertahankan buku tersebut sebagai bestseller.
4. Membuat list undangan media untuk event launching buku “My Life, My Hijab”.
5. Membaca buku baru yang akan diluncurkan kemudian hari yaitu “99 Hijab Stories” untuk mencari SWOT nya.
3
(22 - 27 Juli 2013)
1. Mempersiapkan tempat dan dekorasi yang akan ditampilkan pada saat event launching berlangsung.
2. Lobby, negotiating, dan dealing untuk event launching buku “My Life, My Hijab” bersama dengan pihak toko Buku Kinokuniya Plaza Senayan sebagai tempat berlangsungnya event.
3. Mempersiapkan undangan untuk media dan mengirinkannya untuk acara event launching buku “My Life, My Hijab”.
4. Membuat press release untuk buku “My Life, My Hijab”.
5. Menghubungi MC untuk membawa acara pada event launching buku “My Life, My Hijab”.
4
(29 Juli – 4 Agustus 2013)
1. Eksekusi event launching buku “My Life, My Hijab” di toko buku Kinokuniya Plaza Senayan.
2. Melakukan personal selling, dan direct marketing buku
“My Life, My Hijab” di toko buku Kinokuniya Plaza Senayan setelah event berlangsung.
3. Promosi diskon 20% buku “My Life, My Hijab”.
4. Product knowledge buku-buku BBK yang baru terbit kepada para checker toko buku Gramedia se- Jabodetabek
5. Membuat form order design berdasarkan hasil survey maupun permintaan dari toko buku serta membuat isi dari materi design tersebut untuk buku “My Life, My Hijab”.
5
(5 – 6 Agustus 2013)
1. Review program promosi buku “My Life, My Hijab”.
2. Sponsorship dengan pihak Elzatta Hijab.
3. Bertemu dengan pihak Elzatta Hijab untuk meluncurkan buku.
4. Sponsorship dengan Carrante, produk kecantikan untuk memberikan seminar kecantikan dan tata cara berhijab guna menaikan penjualan buku hijab.
5. Seminar kecantikan dan tata cara berhijab guna menaikan penjualan buku hijab di beberapa toko buku Gramedia antara lain Depok, Tangerang, dan Bekasi.
6. Melakukan personal selling, dan direct marketing kepada seluruh peserta seminar untuk membeli buku kecantikan dan hijab.
7. Memberikan promosi 20% untuk buku kecantikan dan hijab di toko buku Gramedia Depok, Tangerang, dan Bekasi.
6
(12 – 16 Agustus 2013)
1. Product knowledge buku “99 Hijab Stories” by Muhammad Assad kepada checker.
2. Mempersiapkan marketing plan untuk buku “99 Hijab Stories”.
3. Sponsorship dengan Glow, produk kecantikan untuk memberikan seminar kecantikan dan tata cara berhijab guna menaikan penjualan buku hijab
4. Seminar kecantikan dan tata cara berhijab guna menaikan penjualan buku hijab di beberapa toko buku Gramedia antara lain Depok, Tangerang, dan Bekasi.
5. Melakukan personal selling, dan direct marketing kepada seluruh peserta seminar untuk membeli buku kecantikan dan hijab.
6. Memberikan diskon 20% untuk buku kecantikan dan hijab.
7. Memberikan 1 buah hijab untuk pembelian buku hijab senilai Rp 200.000.
8. Mengunjungi toko buku Gramedia yang ada di Jakarta untuk memantau stok buku BBK.
7
(19 – 23 Agustus 2013)
1. Lobby, negotiating, dan dealing untuk event launching buku “Simple Hijab For Office Wear” by Elzatta Hijab bersama dengan pihak toko buku Kinokuniya Plaza Senayan sebagai tempat berlangsungnya event.
2. Mempersiapkan undangan untuk media dan mengirimkannya untuk acara event launching buku
“Simple Hijab For Office Wear”.
3. Membuat press release untuk buku “Simple Hijab For Office Wear”.
4. Menghubungi MC untuk membawa acara pada event launching buku “Simple Hijab For Office Wear”.
5. Mempersiapkan tempat dan dekorasi yang akan ditampilkan pada saat event launching berlangsung.
6. Lobby, negotiating, dan dealing untuk event launching buku “99 Hijab Stories” bersama dengan pihak toko buku Kinokuniya Plaza Senayan sebagai tempat berlangsungnya event.
7. Mempersiapkan undangan untuk media dan mengirinkannya untuk acara event launching buku “99 Hijab Stories”.
8. Membuat press release untuk buku “99 Hijab Stories”.
9. Menghubungi MC untuk membawa acara pada event launching buku “99 Hijab Stories”.
8
(26 – 31 Agustus 2013)
1. Eksekusi event launching buku “99 Hijab Stories”.
2. Sosialisasi promosi buku 99 hijab stories kepada checker toko buku Gramedia, Non-Gramedia, dan modern outlet.
3. Iklan buku “99 Hijab Stories” di klasika Kompas untuk menaikan penjualan.
9
(2 – 6 September 2013)
1. Mempersiapkan Talk Show buku “99 Hijab Stories” di seluruh toko buku Gramedia, dan Non-Gramedia.
10
(9 – 14 September 2013)
1. Mempersiapkan marketing plan untuk buku “Dapur Sedap” by Sisca Soetomo
2. Product knowledge buku “Dapur Sedap” by Sisca Soetomo kepada checker.
3. Rapat dengan tim Math Competition untuk Kalbe Junior Science Competition (KJSC) di Eco Park, Ancol.
11
(16 – 22 September 2013)
1. Membantu tim Event Organizer (EO) untuk mempersiapkan dan pelaksanaan event Kalbe Junior Science Competition di Eco Park, Ancol (20-22 September 2013).
2. Eksekusi event Kalbe Junior Science Competition di Eco Park, Ancol
3. Persiapan event launching buku “Dapur Sedap”.
4. Lobby, negotiating, dan dealing untuk event launching buku “Dapur Sedap” bersama dengan pihak toko Buku Kinokuniya Plaza Senayan sebagai tempat berlangsungnya event.
5. Mempersiapkan undangan untuk media dan mengirinkannya untuk acara event launching buku
“Dapur Sedap”.
6. Membuat press release untuk buku “Dapur Sedap”.
7. Menghubungi MC untuk membawa acara pada event launching buku “Dapur Sedap”.
12
(24 – 30 September 2013)
1. Event launching buku “Dapur Sedap” di Kinokuniya Plaza Senayan.
2. Review penjualan terakhir buku “My Life, My Hijab”, dan “99 Hijab Stories”.
Tabel 3.2 Aktivitas-Aktivitas IMC Selama Periode Praktek Kerja Magang
PEKERJAAN
MINGGU
Juli Agustus September
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Advertising X X
Personal Selling X X X X
Sales Promotion X X X X
Direct Marketing X X X X
Public Relations X X X X X X X X X X X X Bulan ketiga dalam tabel diatas hanya ada kegiatan public relations dikarenakan untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi dari kegiatan lainnya dengan adanya evaluasi program yang dilakukan pada akhir bulan September.
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
Dalam uraian pelaksanaan kerja magang ini, dapat dibagi menajadi tiga bagian, yaitu proses pelaksaan, kendala yang ditemukan dan solusi atas kendala yang ditemukan. Dengan demikian, dalam sub bab ini akan diuraikan satu per satu mengenai hal tersebut.
3.3.1 Proses Pelaksanaan
Dalam proses pelaksanaan praktik kerja magang, penulis melakukan berbagai tugas dan kegiatan yang berkaitan dengan implementasi Integrated Marketing Communications. Rincian kegiatan yang dilakukan selama kurang lebih tiga bulan di Group of Book Publishing (GoBP) adalah sebagai berikut :
1. Advertising
Untuk iklan, penulis dipercaya untuk membuat iklan soft sell.
Penulis diberi tanggung jawab untuk merangkai kata-kata iklan di Klasika Kompas untuk buku “99 Hijab Stories”.
2. Personal Selling
Penulis diberikan kebebasan untuk mengatur dan berkomunikasi dengan para checker, para store area, dan kepala toko buku Gramedia untuk memberikan pemahaman dan penjelasan produk baru dari BBK. Sehingga mereka dengan mudah dan terampil untuk menarik calon pembeli.
3. Direct Marketing
Penulis diarahkan untuk mengetahui cara melakukan aktivitas direct marketing dengan menggunakan flyer yang ada di toko buku dan sounding mengenai program promosi di dalam toko buku Gramedia.
4. Sales Promotion
Untuk sales promo, penulis mendapatkan pemahaman bagaimana cara promosi dengan cara memanfaatkan makna dalam tulisan. Tulisan yang ada di toko buku dapat dengan mudah menarik perhatian calon pembeli apabila dirangkai dengan tepat.
5. Public Relations
Penulis dibebaskan untuk membuat press release sebagai tools PR untuk meraih publikasi, selain itu penulis juga dibebaskan untuk mencari database para wartawan untuk ikut hadir dalam event launching buku.
3.3.2 Kendala yang Ditemukan
Selama penulis melakukan kerja magang, ada beberapa kendala yang ditemukan selama menjalani tugas pada bagian Marketing Communications buku BBK. Kendala itu antara lain adalah kurangnya sinergi antara bagian terkait
Adapun solusi atas kendala yang telah penulis paparkan di atas adalah komunikasi. Berkomunikasi secara proaktif dengan divisi-divisi yang terkait dengan aktivitas pemasaran akan memberikan pemahaman akan sebuah produk pada bagian internal perusahaan. Sehingga kejadian di atas tidak dapat terulang kembali.
