BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Disetiap lembaga pendidikan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai aset
perusahaan turut serta memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah
perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan
– laporan hingga pengelolaan perpustakaan. Untuk itu diperlukan suatu teknologi
informasi yang di dalamnya memberikan sistem multifungsi sesuai dengan apa yang
diharapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.
Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan
pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem
informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel.
Sehingga informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan
menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan
sehari-harinya.
Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan
yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem
informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi,
sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang
dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi
dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi
antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware),
(jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Seiring dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat
penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan
sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci pencapaian visi dan misi yang
ditetapkan orgnisasi ataupun perusahaan.
Dewasa ini persaingan bebas yang terjadi, lembaga pendidikan yang bermunculan
harus mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam
persaingan yang kompetitif.
Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi.
Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi,
tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang
terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.
Bahkan dewasa ini perkembangan informasi manajemen mulai mendapat
sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan
dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah
dalam dunia pendidikan terutama dalam peranannya di bidang perpustakaan karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya
menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.
Disetiap lembaga pendidikan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai aset
perusahaan turut serta memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah
perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan
Sistem Informasi Managemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai
berkembang semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara
umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan
untuk mendukung operasi, managemen, serta pengambilan keputusan sebuah
organisasi.
Mencapai kesuksesan bisnis melalui Teknologi Informasi People menggunakan
information technology untuk bekerja dengan informationTeknologi informasi
merupakan faktor penting dalam kesuksesan dan inovasi bisnis. Sistem informasi
merupakan suatu sistem yang menerima data dan input lainnya dan memprosesnya
menjadi informasi sebagai output
Suatu sistem infomasi mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan
menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu. Sistem Informasi adalah
sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan
(atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk
menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi.
Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi.
Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang
berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi
perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna
untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi
manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat
yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan
sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan
dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.
Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan informasi memegang
peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin adalah untuk
mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan
yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan
berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan
untuk mencapai tujuan. Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu
perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas
organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan
aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi
kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak
bergantung pada peramalan dan informasi dari luar.
Pengendalian merupakan hal membandingkan hasil aktual dengan rencana yang
ditentukan pada proses perencanaan. Demikian pentingnya peranan sistem informasi
manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari
sistem informasi manajemennya harus dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi,
sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan
yang telah dicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam manfaat dan
peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat mengikut sertakan
orang lain dalam arti memikirikan masalah bersama-sama dan bersama pula
bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia
berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang
menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari
persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis
menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar
Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain
bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit.
Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya
peraturan dari pemerintah. Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis.
Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan
munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para
manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena kurang
organisasi yang wajar, kurangnya perencanaan yang memadai, kurang personil yang
handal, kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer
dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan
memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida
dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status,
dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam
mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya
sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan
untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi
Dengan perkembangan sistem informasi manajemen, diharapkan seorang pelaku
perpustakaan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas
menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya,
sehingga dengan adanya Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
mempermudah petugas perpustakaan sehingga pelayanannya lebih cepat, lebih tepat
serta pelaporannya kepada manajemen lebih akurat dan relevan.
Menyikapi kebutuhan dan pentingnya sistem informasi manajemen tersebut,
sudah seharusnyalah pemerintah mengambil langkah konkrit agar pelayanan yang ada
di badan pepustakaan kota Medan dapat terimplementasi dengan baik dan berhasil
memenuhi kepuasan publik. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa pemerintah dalam
memberikan pelayanan telah meningkatkan dan memperbaiki kualitas pelayanan
selaku aparatur pemerintahan. Selain itu, bila aparatur pemerintah di badan
perpustakaan kota Medan telah menerapkan kualitas pelayanan yang baik dalam
pelayanan khususnya pengefektifan penerapan sistem informasi manajemen, maka hal
ini dapat menjadi tolak ukur sekaligus sebagai motivasi guna menjawab tantangan
perubahan ke arah perbaikan pelayanan dalam rangka memenuhi kebutuhan rakyat
demi terwujudnya kepuasan masyarakat dalam memperoleh informasi dan
kemudahan dalam pelayanan publik
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis tertarik
untuk melakukan penelitian dengan judul EFEKTIFITAS PERANAN SISTEM
1.2 Rumusan Masalah
Untuk memudahkan penelitian ini agar memiliki arah yang jelas dalam
menginterpretasikan fakta, maka terlebih dahulu dirumuskan masalah yang akan
diteliti. Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah
yang dikemukakan adalah bagaimana efektivitas penerapan sistem informasi
manajemen yang ada di kantor perpustakaan kota medan
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui efektivitas penggunaan sistem informasi manajemen di
badan perpustakaan kota medan.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam menjalankan
sistem informasi manajemen di badan perpustakaan kota Medan
1.4 Manfaaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan penulis dari penelitian ini adalah:
1. Secara subjektif, penelitian diharapkan bermanfaat untuk melatih,
meningkatkan, dan mengembangkan kemampuan berpikir ilmiah, sistematis,
dan metodologi penulis dalam menyusun suatu wacana baru dalam
memperkaya khazana ilmu pengetahuan dan wawasan khususnya mengenai
2. Secara Praktis, penelitian ini menjadi sumbangan pemikiran bagi instansi
terkait mengenai Penelitian ini juga diharapakan dapat dijadikan referensi
3. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi
dan memperkaya ragam penelitian yang telah dibuat oleh para mahasiswa bagi
Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara serta dapat menjadi bahan referensi bagi
terciptanya suatu karya ilmiah.
1.5 Kerangka Teori
Dalam penelitian ini diperlukan adanya kumpulan teori-teori yang akan menjadi
pedoman dalam melaksanakan penelitian. Setelah masalah penelitian dirumuskan
maka langkah selanjutnya adalah mencari teori-teori, konsep-konsep dan
generalisasi-generalisasi hasil penelitian yang dapat dijadikan sebagai landasan teoritis untuk
pelaksanaan penelitian (Sugiyono, 2005 : 55)
1.5.1 EFEKTIVITAS
1.5.1.1 Pengertian Efektifitas
Pengertian efektifitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh
tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai dengan
pengertian efektifitas menurut Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa :
“Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target
Adapun pengertian efektifitas menurut Prasetyo Budi Saksono (1984) adalah
efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output
yang diharapkan dari sejumlah input .
Dari pengertian-pengertian efektifitas tersebut dapat disimpulkan bahwa
efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen, yang mana target
tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.
1.5.1.2 Ukuran Efektivitas
Mengukur efektivitas organisasi bukanlah suatu hal yang sangat sederhana,
karena efektivitas dapat dikaji dari berbagai sudut pandang dan tergantung pada siapa
yang menilai serta menginterpretasikannya. Bila dipandang dari sudut produktivitas,
maka seorang manajer produksi memberikan pemahaman bahwa efektivitas berarti
kualitas dan kuantitas (output) barang dan jasa. Tingkat efektivitas juga dapat diukur
dengan membandingkan antara rencana yang telah ditentukan dengan hasil nyata yang
telah diwujudkan. Namun, jika usaha atau hasil pekerjaan dan tindakan yang
dilakukan tidak tepat sehingga menyebabkan tujuan tidak tercapai atau sasaran yang
diharapkan, maka hal itu dikatakan tidak efektif.
Adapun kriteria atau ukuran mengenai pencapaian tujuan efektif atau tidak,
sebagaimana dikemukakan oleh S.P. Siagian (1978:77), yaitu:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, hal ini dimaksudkan supaya karyawan dalam
pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai.
yang ditentukan agar para implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan
organisasi.
c. Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, berkaitan dengan tujuan
yang hendak dicapai dan strategi yang telah ditetapkan artinya kebijakan harus
mampu menjembatani tujuan-tujuan dengan usaha-usaha pelaksanaan kegiatan
operasional.
d.Perencanaan yang matang, pada hakekatnya berarti memutuskan sekarang apa yang
dikerjakan oleh organisasi dimasa depan.
e. Penyusunan program yang tepat suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan
dalam program-program pelaksanaan yang tepat sebab apabila tidak, para pelaksana
akan kurang memiliki pedoman bertindak dan bekerja.
f. Tersedianya sarana dan prasarana kerja, salah satu indikator efektivitas organisasi
adalah kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang
tersedia dan mungkin disediakan oleh organisasi.
g. Pelaksanaan yang efektif dan efisien, bagaimanapun baiknya suatu program apabila
tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan
mencapai sasarannya, karena dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada
tujuannya.
h. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik mengingat sifat
manusia yang tidak sempurna maka efektivitas organisasi menuntut terdapatnya
sistem pengawasan dan pengendalian.
Ukuran Efektifitas menurut Martanidan Lubis (1987 : 55) tentang pengukuran
pendekatan proses, efektivitas dilihat dari efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu
lembaga internal dalam menjalankan program kerja.
Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan, tapi memusatkan perhatian
terhadap kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki oleh
lembaga. Sedangkan pendekatan sasaran dimana pusat perhatian pada output,
mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan
rencana. Pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil
merealisasikan sasaran yang hendak dicapai.
Selanjutnya Strees dalam Tangkilisan (2005:141), mengemukakan 5 (lima)
kriteria dalam pengukuran efektivitas, yaitu:
1. Produktivitas
2. Kemampuan adaptasi kerja
3. Kepuasan kerja
4. Kemampuan berlaba
5. Pencarian sumber daya
Sedangkan Duncan yang dikutip Richard M. Steers (1985:53) dalam bukunya
“Efektivitas Organisasi” mengatakan mengenai ukuran efektivitas, sebagai berikut:
1. Pencapaian Tujuan
Pencapaian adalah keseluruhan upaya pencapaian tujuan harus dipandang sebagai
suatu proses. Oleh karena itu, agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin,
maupun pentahapan dalam arti periodisasinya. Pencapaian tujuan terdiri dari beberapa
faktor, yaitu: Kurun waktu dan sasaran yang merupakan target konkrit.
2. Integrasi
Integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk
mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai
macam organisasi lainnya. Integrasi menyangkut proses sosialisasi.
3. Adaptasi
Adaptasi adalah kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan
lingkungannya. Untuk itu digunakan tolak ukur proses pengadaan dan pengisian
tenaga kerja.
1.5.2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
1.5.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (bahasa Inggris: management information
system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu
bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh
manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau
suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi
biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang
diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini
umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi
yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan
manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi
Pengertian SIM menurut Turban, McLean, serta Waterbe (1999) didalam buku
Information Technology for Management Making Connection for Strategies
Advantages dalam bahasa Indonesia (Teknologi Informasi untuk Manajemen Strategi
untuk Membuat Koneksi Keuntungan) adalah suatu Sistem yang mengumpulkan
(collect), memproses(Processing), menyimpan(save), menganalisa (analyze), serta
juga menyebarkan(spread) informasi untuk tujuan yang lebih spesifik.
Sementara beberapa ahli mengemukakan pendapatnya tentang system
informasi manajemen
a. Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah : Suatu sistem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu
organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di
dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian‟. (Jogiyanto,2005,14).
b. Menurut Frederick H.Wu SIM adalah : Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk
mendukung manajemen. (Jogiyanto,2005,14).
c. Menurut Gordon B.Davis dalam buku „Kerangka dasar SIM, SIM adalah : Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu serapan teknologi baru kepada
persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian
informasi bagi kepentingan keorganisasian. (Gordon B.Davis,1985;23). Masih
menurut Gordon.B Davis, dalam buku „Analisis dan Desain informasi SIM, adalah : Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang
melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang
d. Menurut George M.Scott, dalam buku, Prinsip-prinsip SIM adalah : Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang
mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian
cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah,
menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dan
dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian
dan pengambilan keputusan).
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk system yang
mempunyai keterikatan antara suatu komponen dengan komponen lainya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem
informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan
keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria
dari sistem informasi antara lain fleksibel,efektif,dan efisien sedangkan system
informasi manajemen merupakan serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh
dan terkoordinasi dan secara rasioal terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas
yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar krieria mutu yang telah
1.5.2.2 Tujuan umum Sistem informasi manajemen
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok
jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu
memiliki akses ke informasi manajemen dan mengetahui bagaimana cara
menggunakannya. Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi
suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi
dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan,
pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
1. Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu
adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,
perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk
mencapai tujuan tersebut.
2. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu
rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta
pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut
berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor
pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan,
3. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative
disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini
merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus
memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan
yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar
serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Sistem informasi untuk fungsi manajerial
a. Menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan yang telah
ditentukan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis (O’Brien, 2004)
b. Menyediakan informasi rutin untuk aktivitas perencanaan, pengorganisasian,
dan pengendalian (pengambilan keputusan) dalam area fungsional. (Turban,
2004)
c. Mendukung level manajemenContoh: laporan analisis penjualan harian,
laporan produksi
d. Decision Support Systems (DSS)
e. Menyediakan sistem interaktif yang bersifat sementara untuk mendukung
pengambilan keputusan
f. Mengkombinasikan model analitis dan database untuk menyelesaikan
permasalahan
g. Membantu pengambil keputusan atau manajer
Contoh: Prediksi hasil untuk menentukan pengalokasian anggaran iklan
i. Menyediakan informasi penting bagi eksekutif dan manajer
Contoh: akses informasi mengenai tindakan competitor
Perkembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi bagi pengelola
perpustakaan dapat membantu pekerjaan di perpustakaan melalui fungsi otomasi
perpustakaan, sehingga proses pengelolaan perpustakaan lebih efektif dan efisien.
Fungsi otomasi perpustakaan menitikberatkan pada bagaimana mengontrol sistem
administrasi layanan secara otomatisl terkomputerisasi. Diperlukan beberapa
perangkat untuk pengelolaan perpustakaan berbasis Teknologi Informasi.
1. Komputer
Komputer diperlukan untuk menerima dan mengolah data menjadi informasi secara
cepat dan tepat. Perangkat komputer ini akan digunakan untuk menyimpan data
koleksi buku data anggota perpustakaan, dan OPAC (Online Publik Accses
Catalogue). Dengan OPAC, para pelanggan perpustakaan bisa mencari informasi
koleksi buku yang mereka butuhkan tanpa harus mencari secara langsung.
Komputer itu juga bisa dikoneksikan ke internet. Kemudian setelah mempunyai
koleksi digital, maka kita memerlukan pula komputer yang mempunyai performa
yang cukup tinggi sebagai sarana untuk menyimpan serta melayani pengguna dalam
mengakses koleksi. Sebuah komputer dengan processor pentium 4 dengan hard disk
sebesar 40 giga, memory 256 Mega bytes adalah spesifikasi komputer minimal.
2. Internet
Di antara manfaat internet untuk pengelolaan perpustakaan adalah sebagai peranti
telekomunikasi dan distribusi informasi. Koneksi internet juga bisa dimanfaatkan
untuk membuat homepage perpustakaan, yang bisa digunakan untuk
menyebarluaskan katalog dan informasi. Kecepatan jaringan yang diperlukan jaringan
intranet (layanan lokal) maupun internet (layanan global) adalah Jaringan 100 Mbps
mutlak diperlukan untuk jaringan intranet, dan koneksi internet minimal 128 Kbps
untuk layanan internet.
3. Software
Untuk mempermudah penyajian informasi, diperlukan software khusus untuk
mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis software yang umum
digunakan di perpustakaan berbasis IT baik yang berbasis offline maupun online
(open source), di antaranya Athenaeum Light, Freelib dan Senayan Open Source
Library Manajer System.
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan
informasi dan transaksi keuangan.
2. Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan
informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu
akademi/sekolah/perguruan.
3. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan
informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan
4. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information
systems).
5. Sistem informasi personalia (personal information systems).
6. Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
7. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
8. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
9. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
10. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems).
11. Sistem informasi analisis software
12. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
13. Sistem informasi Rumah Sakit (
14. Hospital information systems).
1.5.2.3 Penggunaan Sofware Administrasi Perpustakaan
Software administrasi perpustakaan yang baik memiliki fitur-fitur yang lengkap
guna meberikan kemudahan bagi para petugas dalam mencari dan mengidentifikasi
buku dan juga para peminjam, beberapa fitur yang dibutuhkan diantaranya adalah :
1. ADMINISTRATOR PERPUSTAKAAN
1. Staf admin
a. Menambah dan menentukan otorisasi staf perpustakaan
b. Password staf perpustakaan
c. Edit staf perpustakaan
3. Setting perpustakaan secara custom
4. Menentukan Lama Peminjaman
5. Menetukan Koneksi Database perpustakaan
6. Backup Database perpustakaan
7. Buka Database perpustakaan
8. Maintenance(Mengatur user software perpustakaan dengan akses berbeda
beda)
9. Skin/Theme Manager
10. Software Perpustakaan ini dilengkapi dengan skin manager sehingga
tampilan arsip bisa diganti dan ditambah
11. Login software perpustakaan
2. KATALOGISASI PERPUSTAKAAN
a. Data Buku (Form untuk menyimpan atau penelusuran koleksi buku
diperpustakaan anda):
1. Entri Data Buku
2. Hapus Data Buku
3. Edit Data Buku
b. Data Peminjam/Anggota Perpustakaan (input data anggota atau peminjam di
perpustakaan) terdiri atas:
4. Entry Data Peminjam
5. Hapus Data Peminjam
6. Edit Data Peminjam
a. Pencarian Buku:
Penelusuran / Pencarian buku berdasarkan kode,judul buku
b. Pencarian Anggota Perpustakaan:
Penelusuran / Pencarian Anggota Berdasarkan Kode anggota,nama, dan alamat
anggota perpustakaan.
4. TRANSAKSI PERPUSTAKAAN
1. Transaksi Peminjaman Buku:
Melakukan Transaksi Peminjaman buku dengan cara yang mudah dan gampang untuk
diguanakan, dan didesain seefisian mungkin untuk mengatisipasi apabila terjadi
antrian yang panjang
2. Transaksi Pengembalian Buku:
Transaksi Pengembalian Buku Perpustakaan dilakukan dengan pengembalian semua
atau sebahagian.
5. KETERLAMBATAN/DENDA
Software perpustakaan ini dilengkapi dengan fitur untuk mengetahui keterlambatan
pengembalian buku. Jika peminjam buku perpustakaan telat mengembalikan, maka
software perpustakaan ini akan secara otomatis menjumlah denda yang telah diset
pada masing-masing buku, ingat masing-masing buku mempunyai harga denda yang
berbeda – beda,
6. LAPORAN
1. Data Anggota perpustakaan
2. Diurutkan Berdasarkan Kode Anggota perpustakaan
3. Diurutkan Berdasarkan Nama Anggota perpustakaan
4. Data Buku
5. Data Peminjam
6. Keterlambatan
7. Denda
8. Tiap tiap Buku yang sedang dipinjam
Sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi
yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep
dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem
informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode
dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem
baru.
1.5.3 PELAYANAN PUBLIK
1.5.3.1 Pengertian Pelayanan Publik
Pelayanan adalah cara melayani, membantu, menyiapkan, dan mengurus,
menyelesaikan keperluan, kebutuhan seseorang atau sekelompok orang, artinya obyek
yang dilayani adalah individu, pribadi, dan kelompok organisasi (Sianipar, 1998),
sedangkan publik dapat diartikan sebagai masyarakat atau rakyat (Ahmad, Ainur
Moenir (2000) mengemukakan bahwa pelayanan itu adalah (jurnal ilmu administrasi
2, 2008:138) :
1. Adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan yakni pelayanan yang cepat
dalam arti tanpa hambatan.
2. Memperoleh pelayanan secara wajar, yaitu pelayanan tanpa disertai kata-kata yang
bernada meminta sesuatu kepada pihak yang dilayani dengan alasan apapun.
3. Memperoleh perlakuan yang sama dalam pelayanan, yaitu tanpa pilih kasih dimana
aturan dan prosedur diterapkan sama.
4. Memperoleh perlakuan yang jujur dan terus terang. Ini menyangkut keterbukaan
pihak yang melayani, seperti jika ada masalah yang dihadapi dalam pemberian
pelayanan sebaiknya dikemukakan terus terang.
Sebagai aktivitas yang berfungsi memenuhi kebutuhan orang lain atau yang
membutuhkan, maka pelayanan dituntut untuk dapat memenuhi semua keinginan dan
harapan yang diinginkan dan telah menjadi komitmen sebagai perwujudan pelayanan
yang berkulitas.
Menurut Groonroos (1990:20) bahwa :”kualitas pelayanan dapat diukur
dengan membandingkan antara pelayanan yang diterima (preceived service) dengan
pelayanan yang diharapkan (extended service). Jika layanan yang diarakan pelanggan
melebihi harapannya, maka persepsi akan positif, sebaliknya jika layanan tidak sesuai
dengan persepsi pelanggan maka persepsi kualitas menjadi rendah (negatif).(jurnal
ilmu administrasi 2, 2008:139). Pada prinsipnya dalam memenuhi harapan dari
pelanggan utnuk menuju kualitas pelayanan bagi sebuah organisasi, adalah dapat
pelanggan, yang menurut Stempler (1991:36) mengemukakan bahwa berbagai
harapan yang diinginkan oleh pelanggan yaitu (jurnal ilmu administrasi 2 :2008:139) :
Low price, 24 hours access, Expertice, Avalaible every where, Wide assortment,
Professionalisme, The lastest product, Good delivery, Good track record, Accurance,
High quality, No haste, Reability, Responsiveness, High tech, High touch
Undang-Undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik mendefinisikan
pelayanan publik sebagai berikut: Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian
kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa,
dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan
publik.
Pelayanan publik menurut Roth (1926:1) adalah sebagai berikut : Pelayanan
publik didefinisikan sebagai layanan yang tersedia untuk masyarakat, baik secara
umum (seperti di museum) atau secara khusus (seperti di restoran makanan).
Sedangkan Lewis dan Gilman (2005:22) mendefinisikan pelayanan publik
sebagai berikut: Pelayanan publik adalah kepercayaan publik. Warga negara berharap
pelayanan publik dapat melayani dengan kejujuran dan pengelolaan sumber
penghasilan secara tepat, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada publik. Pelayanan
publik yang adil dan dapat dipertanggung-jawabkan menghasilkan kepercayaan
publik. Dibutuhkan etika pelayanan publik sebagai pilar dan kepercayaan publik
sebagai dasar untuk mewujudkan pemerintah yang baik.
Pelayanan publik (publik service) adalah suatu pelayanan atau pemberian
maupun non jasa, yang dilakukan oleh organisasi publik dalam hal ini suatu
pemerintahan. Dalam pemerintahan pihak yang memberikan pelayanan adalah
aparatur pemerintahan beserta segenap kelengkapan kelembagaannya (Ahmad, Ainur
Rohman,2010:3).
Pelayanan publik dengan demikian merupakan segala kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan dasar sesuai dengan hak-hak dasar setiap warga negara dan
penduduk atau suatu barang, jasa, dan atau pelayanan administrasi yang disediakan
oleh penyelenggara pelayanan yang terkait dengan kepentingan publik. Adapun
penyelenggaranya adalah lembaga dan petugas pelayanan publik baik pemerintah
daerah maupun badan usaha milik negara (BUMN) yang menyelenggarakan
pelayanan publik.
Penerimaan pelayanan publik adalah orang perseorangan dan atau kelompok
orang dan atau badan hukum yang memilki hak, dan kewajiban terhadp suatu
pelayanan publik. Standar pelayanannya didasarkan atas ketentuan yang berisi norma,
pedoman dan kesepakatan mengenai kulitas pelayanan, sarana dan prasarana yang
dirumuskan secara bersama-sama antara penyelenggara pelayanan publik, penerima
pelayanan dan pihak yang berkepentingan. Di Indonesia berbagai konsep pelayanan
publik pernah dikenalkan.
Misalnya dalam SK Menpan No. 81/1993 :
1. Pola pelayanan fungsional, yaitu pola pelayanan yang diberikan oleh suatu instansi
pemerintah sesuai dengan tugas, fungsi, dan wewenangnya.
2. Pola pelayanan satu pintu, yaitu pola pelayanan yang diberikan oleh secara
3. Pola pelayanan satu atap, yaitu pola pelayanan yang dilakukan secara terpadu pada
suatu tempat/lokasi oleh beberapa instansi pemerintah sesuai dengan kewenangan
masing-masing.
4. Pola pelayanan secara terpusat, yaitu pola pelayanan publik yang oleh suatu
instansi pemerintah lainnya yang terkait bidang pelayanan publik. Atau juga disebut
“pelayanan prima”. Kualitas pelayanan publik yang baik menjamin keberhasilan
pelayanan tersebut, sebaiknya kualitas yang rendah kurang menjamin keberhasilan
pelayanan publik tersebut. Keadaan ini menyebabkan setiap negara berusaha
meningkatkan kualitas pelayanan publiknya. Manajemen pelayanan publik sebagai
salah satu isu penting dalam reformasi birokrasi menjadi sesuatu yang terus
berkembang dan penuh kritik. Sekarang ini pemerintah pusat maupun pemerintah
daerah dengan keluasan fungsi yang dimilikinya serta kebijakan publik yang diambil
mempunyai dampak terhadap pengguna layanan publik dan masyarakat
memposisikan pembangunan yang berorientasi ke pengguna layanan dan melakukan
pengembangan kualitas pelayanan publik (Achmad Nurmandi, 2010:29) . Dalam
mengembangkan sistem pelayanan publik, isu tentang standar pelayanan kemudian
menjadi sangat penting. Input pelayanan penting untuk di standarisasi mengingat
kuantitas dan kualitas dari input pelayanan yang berbeda antar daerah menyebabkan
sering terjadinya ketimpangan akses terhadap pelayanan yang berkualitas (Dwiyanto,
2012:36). Dwiyanto juga mengemukakan bahwa terdapat sejumlah faktor yang
mempengaruhi aspek-aspek pelayanan yang bila dianalisis terkait dengan dimensi
akuntabilitas, yakni adanya kendala internal yang meliputi peralatan pendukung
(sarana-prasarana), kualitas SDM, dan kordinasi antar unit dalam instansi,maupun
kendala eksternal yang meliputi kelengkapan dokumen, pengguna jasa yang tidak
1.5.3.2 Unsur-unsur pokok pelayanan publik
Unsur-unsur pokok dalam pelayanan (Anggara : 2012 hal : 575) meliputi
sebagai berikut :
1.Strategy, atau rencana yang dipergunakan untuk mencapai sasaran tertentu yang
telah ditentukan.
2.Struktur, yaitu untuk mencapai tujuan organisasi diperlukan adanya sturktur
organisasi yang dapat dijabarkan ke dalam tugas-tugas fungsionalnya.
3. Sistem, sistem informasi dalam organisasi harus dibuat sedemikian rupa, sehinggah
memudahkan hubungan kerja, cepat dan benar, baik sarana maupun prasarana dan
disesuaikan dengan kemajuan teknologi tanpa mengurangi efektivitas dan efesiensi.
Ketiga S tersebut merupakan hardware dari seven S of me Kinsey
4. Staff, disini dikaitkan dalam pemilihan staf untuk mengisi organisasi, diupayakan
dapat didukung oleh staf yang sesuai melalui rekrutasi yang baik. 5.Style, yaitu tigkah
laku dari manajer atau gaya dalam mencapai sasaran organisasi
6. Skill, dalam menjalankan organisasi perlu adanya kecakapan dari anggotanya. Oleh
karena itu, perlu adanya peningkatan skill secara terus menerus untuk mengantisipasi
setiap perubahan.
7. Share value/superordinate goals, bahwa semua S yang lain akan difokuskan dalam
superordinate goals. Hal ini berarti konsep bimbingan diinstruksikan oleh organisasi
kepada para anggotanya.
Sementara terdapat empat unsur penting dalam proses pelayanan publik berdasarkan
a) Penyedia layanan, yaitu pihak yang dapat memberikan suatu layanan tertentu
kepada konsumen, baik berupa layanan dalam bentuk penyediaan dan penyerahan
barang (goods) atau jasa-jasa (services).
b) Penerima layanan, yaitu mereka yang disebut sebagai konsumen (costomer) atau
customer yang menerima berbagai layanan dari penyedia layanan.
c) Jenis layanan, yaitu layanan yang dapat diberikan oleh penyedia layanan kepada
pihak yang membutuhkan layanan.
d) Kepuasan pelanggan, dalam memberikan layanan penyedia layanan harus mengacu
pada tujuan utama pelayanan, yaitu kepuasan pelanggan. Hal ini sangat penting
dilakukan karena tingkat kepuasan yang diperoleh para pelanggan itu bisaanya sangat
berkaitan erat dengan standar kualitas barang dan atau jasa yang mereka nikmati.
1.5.3.3 Prinsip Pelayanan Publik
Penyelenggaraan pelayanan publik juga harus memenuhi beberapa prinsip
pelayanan sebagaimana yang disebutkan dalam Kepmenpan No. 63 Tahun 2003
(Anggara : 2012 : 576) yang menyatakan bahwa penyelenggaraan pelayanan publik
harus memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut :
Kesederhanaan
Prosedur pelayanan publik tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah
dilaksanakan.
b. Kejelasan Kejelasan ini mencakup kejelasan dalam hal :
2) Unit kerja / pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan
pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan/ sengketa dalam pelaksanaan
pelayanan publik.
3) Rincian biaya pelayanan publik dan tata cara pembayaran.
c. Kepastian waktu
Pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah
ditentukan.
d. Akurasi
Produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat dan sah.
e. Keamanan
Proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum.
f. Tanggung jawab
Pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggung
jawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/persoalan dalam
pelaksanaan pelayanan publik.
g. Kelengkapan sarana dan prasarana
Tersedianya sarana dan prasarana kerja, peralatan kerja dan pendukung lainnya yang
memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika
(telematika).
Tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai, mudah dijangkau oleh
masyarakat, dan dapat memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan informatika.
Kedisplinan, kesopanan dan keramahan
Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan dan santun, ramah, serta
memberikan pelayanan dengan ikhlas.
j. Kenyamanan
Lingkungan pelayanan harus tertib, teratur, disediakan ruang tunggu yang nyaman,
bersih, rapi, lingkungan yang indah dan sehat serta dilengkapi dengan fasilitas
pendukung pelayanan, seperti parkir, toilet, tempat ibadah dan lain-lain.
1.6 SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika penulisan yang disusun dalam rangka memeparkan segala keseluruhan
hasil penelitian ini secara singkat dapat diketahui sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini memuat latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian,
manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : METODE PENELITIAN
Bab ini memuat bentuk penelitian, lokasi penelitian, informan penelitian, teknik
pengumpulan data dan teknik analisis data.
BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
BAB IV : PENYAJIAN DATA
Bab ini menyajikan data yang diperoleh selama penelitian di lapangan dan
dokumentasi yang akan dianalisis
BAB V : ANALISA DATA
Bab ini berisi tentang uraian data-data yang akan diperoleh setelah melaksanakan
penelitian.
BAB VI : PENUTUP Bab ini memuat kesimpulan dan saran yang diperoleh dari hasil
