ANALISIS EVENT “SUNDAY ART MARKET”
UNTUK MEMPERINGATI HARI BUMI
PERIODE 16-17 MARET 2013
(STUDI KASUS PT. SABDA DRUPADI
KREASINDO)
Pamela Cynthia
Jurusan Marketing Komunikasi, Binus University Jl. K.H Syahdan No.9 Palmerah Jakarta Barat 11480, Indonesia
Tel:(+62-21) 534-5830, 535-0660 Fax:(+62-21) 530-0244 pamelaacynthia@yahoo.com
Dra. Lidya Wati Evelina, MM.
ABSTRAK
Researchers aim to analyze the overall research process of event "Sunday art market, which is the marketing communication before the event, event execution, and evaluation of the final event held by PT. Sabda Drupadi Kreasindo. Methods that researchers do with Qualitative methods and analysis with Miles and Huberman models that reduce the data. The analysis used in this study using the general theory of Communication, Organizational Communication, and Public Relations, and Special Events and Stakeholder theory. The results achieved are event "Sunday art market" is a kind of special event that combines the concept of leisure bazaar event with a cultural event, where the event was held to be a family entertainment on weekends. The existence of several obstacles encountered in the process of event is just a small obstacle that comes from external parties and can be resolved by negotiations. The cooperation with stakeholders ¬ is a win-win solution, where both parties benefit from the implementation of the event "Sunday art market". Conclusions event "Sunday art market" can be said to run smoothly and successfully. Success is measured through smooth communication during the process of preparation, implementation,and evaluation and stakeholder satisfaction.
Keyword : Events, Sunday Art Market, Earth Day
Tujuan peneliti melakukan penelitian untuk menganalisis keseluruhan proses event “Sunday art market, yaitu komunikasi pemasaran sebelum event, pelaksanaan event, dan evaluasi akhir dari event yang diadakan oleh PT. Sabda Drupadi Kreasindo. Metode Penelitian yang peneliti lakukan dengan metode Kualitatif dan menganalisis dengan model Miles dan Huberman yaitu mereduksi data. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini mengunakan teori umum Komunikasi, Komunikasi Organisasi, dan Public Relations, dan teori khusus Event dan Stakeholder. Hasil yang dicapai adalah event “Sunday art market” adalah jenis special event yang memadukan antara bazaar dengan konsep leisure event dengan cultural event, dan event ini diselenggarakan dengan tujuan untuk menjadi hiburan keluarga di akhir pekan. Adanya beberapa kendala yang ditemui dalam proses event hanyalah kendala kecil
yang berasal dari pihak eksternal dan dapat diselesaikan dengan proses negosiasi. Kerja sama yang terjalin dengan stakeholder merupakan win-win solution, dimana kedua belah pihak mendapatkan keuntungan dari terlaksananya event “Sunday art market”. Simpulan event “Sunday art market” dapat dikatakan berjalan lancar dan sukses. Kesuksesan diukur melalui kelancaran komunikasi selama proses persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi dan kepuasan stakeholder.
Kata Kunci : Event, Sunday Art Market, Hari Bumi
PENDAHULUAN
Earth Day atau Hari Bumi diperingati secara internasional oleh 192 negara setiap tanggal 22 April. Pencetus pertamanya adalah seorang Senator Amerika Serikat yang juga seorang pengajar lingkungan hidup, bernama Gaylord Nelson. Dicetuskan pertama kali pada tahun 1970 di Amerika Serikat, Nelson yang seorang Senator negara bagian Wisconsin itu sudah mulai waspada dan menaruh kepedulian terhadap isu-isu lingkungan hidup sejak tahun 1960-an (sumber: www.earthday.org). Perayaan awal diadakan dengan mendatangkan jutaan penduduk (terutama siswa sekolah dan mahasiswa) untuk berkumpul dalam sebuah acara rally yang berisi pendidikan lingkungan. Sejumlah masyarakat umum yang berkumpul ini ternyata dapat menggerakan pendirian politik, sehingga gerakan peduli lingkungan ini dijadikan agenda tahunan negara. Seiring berjalannya waktu, gerakan peduli lingkungan ini semakin menarik perhatian dan simpati dari penduduk Amerika Serikat sehingga
dibentuklah U.S. Environmental Protection Agency(disingkat EPA atau USEPA) atau
Badan Perlindungan Lingkungan Amerika Serikat. Lembaga ini bertugas melindungi kesehatan manusia dan lingkungan, salah satunya adalah undang-undang tentang polusi.
Saat ini, Earth Day telah menjadi fenomena yang menarik perhatian banyak negara. Masing-masing negara memperingati Earth Day dengan berbagai acara dan kegiatan, misalnya dengan penanaman pohon bersama, pemadaman listrik dalam suatu wilayah selama satu jam atau lebih, aksi demonstrasi, aksi jalan kaki, aksi teatrikal, dan lain-lain. Perayaan ini bukan sekedar untuk bersenang-senang dan menjadi perayaan sesaat, namun makna penting dibalik perayaan ini adalah untuk mengajarkan dan mengingatkan terus pada masyarakat bahwa bumi ini masih harus diwariskan kepada generasi penerus. Bumi adalah satu-satunya tempat tinggal manusia, belum ada planet lain yang bisa dihidupi manusia selayaknya bumi. Maka dari itu, perayaan Earth Day harus diimplementasikan secara nyata, bukan hanya sekedar sadar dipikiran saja.
Menjaga keseimbangan lingkungan merupakan tugas setiap makhluk yang hidup di bumi, terutama manusia. Peran orang tua dan dewasa menjadi sangat penting sebagai pengajar dan pemberi teladan bagi anak-anak generasi penerus dalam member contoh tentang hidup yang ramah lingkungan. Selain mendapatkan ilmu di sekolah secara teori, anak-anak perlu mempraktekkan teori-teori yang mereka pelajari secara nyata. Ilmu teori yang sudah didapatkan dari bangku sekolah harus didukung dengan kegiatan langsung yang membuat fisik anak bergerak dan memancing otak anak untuk berkreasi, namun tetap mengacu terhadap tema alam. Untuk itu, pelajaran lingkungan hidup harus terlibat langsung dengan alam dan kegiatan-kegiatan yang mendukung. Namun, di kota besar seperti Jakarta ini, sulit untuk orang tua mengajak anak-anaknya menelusuri alam yang indah. Ditambah lagi kesibukan orang tua yang
menambah sedikit waktu untuk mengajar dan mengajak anak mengenal alam lebih dekat.
Pada kesempatan inilah, PT. Sabda Drupadi Kreasindo mengajak orang tua dan anak-anak untuk berinteraksi dan peduli terhadap lingkungan melalui serangkaian kegiatan seni yang mendidik dan menyenangkan. Lewat event “Sunday Art Market”, anak-anak dapat melakukan berbagai kegiatan yang eco-friendly melalui seni. Seni merupakan salah satu wadah untuk pembelajaran yang efektif bagi anak karena otak anak di stimulasi untuk menggunakan kretifitasnya sambil menangkap makna dari pembelajaran, sehingga anak pun dapat belajar dengan tenang, rileks, dan terhindar dari stress. PT. Sabda Drupadi Kreasindo adalah perusahaan yang berfokus pada kegiatan seni yang baru setahun terbentuk, sehingga perlu melakukan kegiatan-kegiatan seperti special event untuk berkembang diantara perusahaan-perusahaan lain. Bentuk kegiatan special event dari PT. Sabda Drupadi Kreasindo adalah Sunday Art Market. Tujuan dari event ini adalah untuk mewujudkan suatu kegiatan yang dilakukan bersama keluarga pada akhir pekan dalam context atau tema peringatan Hari Bumi. Daya tarik atau keistimewaan event ini adalah melalui event ini, pengunjung (terutama keluarga) dapat mengajarkan anak tentang pentingnya menjaga kelestarian bumi melalui kegiatan seni yang ringan dan menyenangkan.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka yang menjadi rumusan masalah adalah bagaimana persiapan komunikasi pemasaran yang dilakukan PT. Sabda Drupadi Kreasindo dalam pemasaran “Sunday Art Market” selama pre-event? Bagaimana penerapan peringatan Hari Bumi oleh PT. Sabda Drupadi Kreasindo melalui event “Sunday Art Market”? Dan bagaimana evaluasi pelaksanaan event “Sunday Art Market”?
Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui komunikasi pemasaran yang dilakukan PT. Sabda Drupadi Kreasindo dalam persiapan“Sunday Art Market”, untuk mengetahui penerapan peringatan Hari Bumi oleh PT. Sabda Drupadi Kreasindo melalui event “Sunday Art Market” , dan untuk mengevaluasi pelaksanaan event “Sunday Art Market”
METODE PENELITIAN
Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berdasarkan pada kondisi alamiah (natural setting) dimana peneliti adalah instrumen kunci, sehingga pengambilan sampel sumber data dilakukan dengan wawancara mendalam, analisis, interpretasi, dan dokumentasi. Metode kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, yaitu data yang mengandung suatu nilai dibalik data yang tampak atau disebut juga makna. (Kriyantono, 2011: 57)
Dalam penelitian kualitatif, pemilihan narasumber atau subjek riset menggunakan teknik sampling nonprobabilitas (non-probability sampling), yaitu sampel yang tidak dipilih secara acak (random). Semua anggota populasi tidak memiliki peluang yang sama untuk dijadikan sampel, disebabkan adanya alasan-alasan tertentu oleh periset. Dalam sampling nonprobabilitas, peneliti menentukan informan dengan menggunakan teknik sampling purposif (purposive sampling). Teknik ini mencakup individu-individu yang diseleksi atas dasar-dasar tertentu yang ditentukan periset berdasarkan tujuan riset. Sedangkan orang-orang dalam populasi
yang tidak sesuai dengan dasar-dasar tersebut tidak akan dijadikan sampel (Rachmat Kriyantono, 2011 : 158).
HASIL DAN BAHASAN
Metode Analisis Data1. Reduksi Data
Reduksi data adalah sebuah bentuk analisis yang mempertajam, memilih, memfokuskan, membuang, menyusun data dalam suatu cara sehingga peneliti dapat menggambarkan kesimpulan akhir. Dalam penelitian ini, reduksi data sudah dilakukan sebelum menyajikan data observasi dan wawancara. Peneliti hanya memilih data yang berkaitan dengan topik yang dibahas.
2. Data Display
Data display merupakan suatu kumpulan informasi yang tersusun yang membolehkan pendeskripsian kesimpulan dan pengambilan tindakan. Untuk data wawancara, peneliti menggunakan bentuk naratif yang telah dikelompokan per tema.
3. Conclusion Drawing/Verification
Penarikan kesimpulan berarti memutuskan makna atas suatu hal, mencatat keteraturan, pola-pola, penjelasan, konfigurasi yang mungkin, alur sebab-akibat, dan proporsi-proporsi.
Uji Keabsahan Data
Validasi merupakan derajat atau acuan yang membuktikan ketepatan suatu data pada objek penelitian dengan data yang dilaporkan peneliti. Dengan kata lain, valid adalah data “yang tidak berbeda” antara data yang diperoleh peneliti dengan data sesungguhnya yang terjadi pada objek. (Sugiyono, 2009: 455). Definisi triangulasi adalah pengecekan data dari beragam sumber dengan beragam cara dan perbedaan waktu, sehingga triangulasi dapat dikelompokan menjadi 3 (tiga) jenis (Sugiyono, 2007:372), yaitu:
1. Triangulasi Sumber
Triangulasi sumber digunakan untuk menguji kredibilitas data yang dilakukan dengan cara menegcek data yang diperoleh melalui lebih dari satu sumber.
2. Triangulasi Teknik atau Metode
Yaitu penggunaan multimetode untuk mempelajari topik tunggal, yang dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.
3. Triangulasi Waktu
Merupakan pengujian kredibiltas yang mengumpulkan data dengan perbedaan waktu. Waktu sering mempengaruhi kredibilitas data.
Kerangka Teori
Strategi POAC (planning, organizing, actuating, dan controlling)
Evaluasi faktor-faktor dalam keberhasilan pelaksanaan event “Sunday Art Market” dengan teori POAC (planning, organizing, actuating, dan controlling) yang diambil dari Ruslan (Ruslan, 2010: 10). Berikut pembahasannya :
1. Planning (Perencanaan)
Dalam perencanaan event, PT. Sabda Drupadi Kreasindo melakukan teknik 5W, yaitu:
a. What (apa) : apa tujuan yang hendak dicapai.
Untuk mewujudkan suatu kegiatan yang dilakukan bersama keluarga pada akhir pekan dalam context atau tema peringatan Hari Bumi. (sumber : wawancara Bapak Dimas Rachmat Fuady)
b. Why (mengapa) : mengapa memilih melakukan event ini
PT. Sabda Drupadi Kreasindo berfokus pada kegiatan seni. Seni bersifat umum dan luas, serta dapat diaplikasi untuk apa saja. Kemampuan seni juga dapat mengasah kecerdasan otak dan kreatifitas seseorang. Melalui event ini, pengunjung (terutama keluarga) dapat mengajarkan anak tentang pentingnya menjaga kelestarian bumi melalui kegiatan seni yang ringan dan menyenangkan.
c. When (kapan) : kapan event ini dilaksanakan
Dalam rangka mempertingati Hari Bumi yang jatuh pada setiap tanggal 22 April, PT. Sabda Drupadi Kreasindo menyelenggarakan special event “Sunday Art Market” pada tanggal 16 – 17 Maret 2013, dengan tema “Green EARTh”
d. Where (di mana) : lokasi kegiatan ini diselenggarakan
Sebagai bentuk kerja sama dengan salah satu stakeholder, maka special event ini diselenggarakan di Avenue of The Stars, Lippo Mall Kemang.
e. Who (siapa) : siapa saja yang terlibat dalam event ini
Yang terlibat dalam terlaksananya event ini adalah :
a. Seluruh karyawan dan tim pekerja PT. Sabda Drupadi Kreasindo. b. Pihak manajemen Lippo Mall Kemang, sebagai penyedia venue. c. Para sponsor, seperti PT. Mayora, Unilever, majalah Mother & Baby, dan sebagainya.
d. Para tamu-tamu yang datang dan berpartisipasi dalam kegiatan event.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian event ini dijelaskan sebagai berikut :
Konsep special event ini direncanakan oleh Ibu Sakya Anindhita dari PT. Sabda Drupadi Kreasindo. Rencana kegiatan ini kemudian diajukan kepada Bapak Dimas Rachmat Fuady sebagai CEO. Setelah pengajuan kepada Bapak Dimas, kegiatan ini kemudian diorganisasikan kepada seluruh department produksi dan technical, diantaranya divisi event organizer, sales dan sponsorship, team support, dan equipment. Setelah pengorganisasian selesai dilakukan, seluruh rencana ini kemudian diajukan kepada Bapak Dimas dan Ibu Sakya yang menjabat sebagai CEO dan COO untuk disetujui dalam bentuk proposal kegiatan dan bisa diajukan untuk kerjasama dengan para sponsor.
3. Actuating (Pelaksanaan)
Dalam pelaksanaan event ini dibutuhkan perencanaan yang matang dan pengorganisasian yang teratur. Selain itu diperlukan komunikasi, partisipasi, dan kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat agar seluruh pelaksanaannya dapat mencapai tujuan. Peneliti melihat pihak perusahaan sungguh-sungguh mengimplemetasikan hal tersebut dengan kembali mengarahkan dan mengingatkan tugas masing-masing pihak yang terkait dengan pelaksanaan sebagai pemantapan terakhir sebelum kegiatan ini terlaksana.
4. Controlling (Pengawasan)
Tahap pengawasan atau pemeriksaan penting dilakukan untuk melihat kesuksesan event yang telah dilakukan oleh PT. Sabda Drupadi Kreasindo sebagai tolak ukur bagi perusahaan untuk melaksanakan event selanjutnya. Berdasarkan wawancara dengan beberapa narasumber diluar lingkup organisasi, peneliti menyimpulkan bahwa proses pengawasan sudah cukup dilakukan, sehingga setiap masalah atau kendala yang ada dapat ditanggulangi dengan cepat dan tepat.
Triangulasi waktu dengan melakukan wawancara terhadap sumber yang sama, yaitu Ibu Sakya Anindhita, Chief Operating Officer PT. Sabda Drupadi Kreasindo, dengan perbedaan waktu wawancara. Wawancara pertama dilakukan saat pre-event , dimana konsep acara sudah matang dan sedang dalam masa persiapan. Wawancara kedua dilakukan saat event selesai dan dalam tahap evaluasi. Dari kedua hasil wawancara yang berbeda waktu ini, narasumber memberikan pernyataan yang sama, yaitu :
a. Konsep event adalah untuk alternatif liburan keluarga di akhir pekan
dalam rangka memperingati Hari Bumi.
b. Event serupa akan diadakan kembali dalam jangka waktu 4 (empat)
bulan dari event yang pertama. Masih tetap dengan konsep yang sama namun berbeda tema.
Triangulasi metode dengan 2 (dua) teknik pengumpulan data yang dilakukan, yaitu wawancara dan observasi, ditemukan banyak kecocokan antara hasil wawancara dengan observasi.
Wawancara Semistruktur Observasi
Konsep acara untuk keluarga Sebagian besar pengunjung adalah keluarga
Komunikasi organisasi internal berjalan lancar dan efektif
Komunikasi antar tim atau panitia berjalan lancar dan efektif
Hubungan antara PT. Sabda Drupadi Kreasindo dengan stakeholder saling mendatangkan keuntungan
Hubungan antara PT. Sabda Drupadi Kreasindo dengan stakeholder saling mendatangkan keuntungan
SIMPULAN DAN SARAN
Event “Sunday Art Market” dirancang melalui elemen 5W dalam event, yaitu what, when, where, why, who. Selain itu, komunikasi organisasi juga menjadi landasan terlaksananya event ini. Segala konsep dan rincian kegiatan acara direncanakan dengan komunikasi organisasi, baik secara internal (panitia) maupun pihak luar. Event “Sunday Art Market” adalah bentuk special event yang menggabungkan konsep leisure dan cultural. Diselenggarakan oleh PT. Sabda Drupadi Kreasindo, sebuah perusahaan yang berfokus pada kegiatan seni non-industri dengan mengakomodasi jumlah alat tambahan yang terdiri unit khusus seperti event organizer kreatif. Konsep event adalah untuk liburan akhir pekan keluarga yang bertema alam untuk memperingati Hari Bumi. Orang tua dapat mendaftarkan dan mengikutsertakan anaknya untuk mengikuti kegiatan-kegiatan workshop, seperti kite painting dan paper craft. Event “Sunday Art Market” berjalan baik dan sukses. Kesuksesan diukur melalui kelancaran proses persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi dan kepuasan stakeholder.
Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis, berikut dilampirkan beberapa saran dan dapat diharapkan bermanfaat bagi PT Sabda Drupadi Kreasindo maupun bagi pihak lainnya. Sesuai tujuan diadakannya special event yaitu sebagai strategi untuk mempromosikan perusahaan, karena PT. Sabda Drupadi Kreasindo bisa dikatakan perusahaan yang masih baru terbentuk dan butuh untuk lebih dikenal masyarakat. Special event yang berkonsep leisure dan cultural ini tidak hanya menjadi event yang diadakan hanya sesekali saja tetapi membuat menjadi event tahunan atau rutin dengan tema yang berbeda-beda pada setiap pelaksanaannya. Disarankan untuk peneliti selanjutnya agar melakukan penelitian tentang special event dengan dimensi atau metode yang berbeda dari penelitian ini, yaitu dengan metode kuantitatif.
REFERENSI
Allen, Jenny and Glenn Bawdin. (2011). Events Management – 3rd Edition. Great
Britain: Elsevier Butterworth-Heinemann.
Ardianto, Elvinaro. (2011). Metodologi Penelitian untuk PR. Bandung: Simbiosa Rekatama Media.
Armstrong, Gary, and Philip Kotler. (2012). Principles of Marketing. New Jersey: Pearson Education.
Butterick, Keith. (2011). Pengantar Public Relation – Teori dan Praktik. Jakarta: PT. Rajagrafindo Persada.
Cutlip-Center-Broom. (2006). Effective public Relations. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Effendy, Onong U. (2003). Ilmu, Teori, Dan Filsafat Komunikasi. Bandung: PT. Citra Aditya Bakti.
Effendy, Onong Uchjana. (2011). Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya
Endraswara, Suwardi. (2006). Metode, Teori, Teknik Penelitian Kebudayaan. Yogyakarta: Pustaka Widyatama.
Herdiansyah, Haris. (2011). Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Salemba Humanika.
Khasali, Rhenald. (2008). Manajemen Public Relation Konsep Dan Aplikasinya Di Indonesia. Jakarta: Pustaka Umum.
Kriyantono, Rachmat. (2011). Riset Komunikasi. Jakarta: Kencana.
Lattimore, Dan, and Otis Baskin. (2010). Public Relations – Profesi dan Praktik. Jakarta Salemba Humanika.
Littlejohn, Stephen W., and Karen A. Foss. (2009). Teori Komunikasi – Theories of Human Communication. Jakarta: Salemba Humanika.
Margono. (2005). Prosedur Penelitian. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
McCartney, Ian. (2010). Event Management: An Asian Perspective. Singapore: McGraw-Hill Education (Asia).
Muhammad, Arni. (2009). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara. Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Rosda.
Natoradjo, Sulyus. (2011). Event Organizing - Dasar-dasar Event Management. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Nazir, M. (2003). Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. Noor, Ani. (2009). Management Event. Bandung: Alfabeta.
Pudjiastuti, Wahyuni. (2010). Special Event : Alternatif Jitu Membidik Pasar. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Robbins, Stephen P. (2003). Perilaku Organisasi. Edisi 9. PT. Indeks, Jakarta. Robbins, Stephens. P, Mary Coulter. (2007). Manajemen. Prentice-Hall, Inc. New Jersey. Ruslan, Rosady. (2010). Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi.
Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.
Senjaya, Sasa Duarsa. (2007). Teori Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Sugiyono, Prof., Dr. (2009). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta.
Sumber Lain
www.sabdadrupadi.com www.earthday.org
Jurnal
Ika, Ardiani. (2012). Kajian Pasar Modal : Peran dan Fungsinya bagi Stakeholder . Sistem Informasi Jurnal Ilmiah USM vol.8 (3) : 1-8
Daniel, Moise and Georgescu Bogdan. (2012). The Use of Event Marketing Management Strategies. Procedia - Social and Behavioral Sciences vol.46 (2012) : 5409-5413
Daniel, Moise and Georgescu Bogdan. (2012). Strategies for Interactive Communication, With External and Internal Stakeholder, in Event’s Marketing . Procedia - Social and Behavioral Sciences vol.46 (2012) : 5362 – 5365
RIWAYAT PENULIS
Pamela Cynthia lahir di Jakarta pada 03 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University pada tahun 2013. Penulis adalah anak kedua dari tiga bersaudara.
