Ringkasan Materi Manajemen “T.Hani
Handoko”
Bab 1
Pengertian Manajemen A. Dasar Pemikiran
Dalam melaksanakan kegiatan produksi diperlukan manajemen yang berguna untuk menerapkan keputusankeputusan dalam upaya mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan sumbersumber daya dalam proses produksi untuk mencapai tujuan organisai.
menurut James AF Stoner “Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usahausaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.”
Dari pengertian manajemen di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses bekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya secara efektif danefisien dengan
menggunakan orangorang melalui fungsi perencanaan, pengorganisasian,pengarahan dan pengendalian dengan memanfaatkan sumber dayasumber daya yang tersedia.
Ada tiga alasan utama mengapa manajemen diperlukan : 1. Untuk mencapai tujuan
2. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuantujuan yang saling bertentangan 3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas kerja organisasi
Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar,sedangkan
Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
B. Aplikasiaplikasi yang berbeda dari istilah Manajemen
Ada empat aplikasi yang berbeda dari istilah manajemen. Istilah manajemen dapat digunakan untuk halhal yang berhubungan dengan:
1. Pengelompokan Pekerjaan. Manajemen berarti suatu kelompok orang yang melaksanakan tugas tugas atau fungsifungsi manajerial.
2. Seorang Individu. yang melaksanakan fungsifungsi manajerial atau bagian dari kelompok secara keseluruhan dapat disebut bagian manajemen.
3. Suatu disiplin akademik. Manajemen adalah suatu bidang spesialisasi akademik, atausuatu bidang studi.
4. Suatu proses. Manajemen juga merupakan suatu proses; karena mencakup pelaksanaan suatu rangkaian tipetipe khusus kegiatan atau fungsi.
C. Sumber Daya Dalam Manajemen
1. Man (factor manusia adalah yang paling menentukan) 2. Money (uang yang diuntuk mencapai tujuan)
3. Mathodes (cara kerja atau system kerja yang digunakan untuk mencapai tujuan) 4. Materials (bahanbahan yang diperlukan)
5. Machines (mesinmesin yang diperlukan untuk mencapai tujuan)
BAB II
MANAJEMEN DAN MANAJER
Secara umum “manajer” berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber dayasumber daya organisasi lainnya.Manajer dapat diklasifikasi dengan dua cara : menurut tingkatan mereka dalam organisasi(rendah, menengah dan tinggi). Dan kegiatankegiatan organisasi untuk mana mereka bertanggung jawab (manajer umum dan fungsional).
A. Tingkatan Manajemen Gambar :1.1 tingkatan manajemen
1) Manajemen pertama Merupakan tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenagatenaga operasional, dalam tingkatan ini para manajer di sebut dengan kepala atau pemimpin, mandor (foremen), dan penyelia (supervisors)
2) Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatankegiatan para manajer lainnya dan kadangkadang juga karyawan operasional.
3) Manajer Puncak. Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecileksekutif.
Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemenorganisasi. Sebutan khas manajer puncak adalah direktur, presiden, kepala divisi,wakil presiden senior, dan sebagainya.Perbedaan tingkatan manajemen akan membedakan pula fungsifungsi manajemen yang dilaksanakan B. Manajermanajer Fungsional dan Umum
Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang dikelola, para manajer dapat pula diklasifikasi sebagai manajer fungsional dan manajer umum. Manajer fungsional mempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi, seperti produksi, pemasaran, keuangan,kepegawaian, atau akuntansi.
Fungsifungsi yang dilaksanakan Manajer
Salah satu klasifikasi paling awal dari fungsifungsi manajerial dibuat oleh Henri Fayol, yang menyatakan bahwa perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah, dan pengawasan adalah fungsifungsi utama.
BAB III
PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN KLASIK 1. Teori Manajemen Klasik
Pada permulaan tahun 1800 an Robert Owen, seorang manajer beberapa pabrik pemintalan kapas di New Lanark Skotlandia, menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Dia membuat perbaikanperbaikan dalam kondisi kerja, seperti pengurangan hari kerja standar, pembatasan anak anakdi bawah umur yang bekerja, membangun perumahan yang lebih baik bagi karyawandan mengoperasikan toko perusahaan yang menjual barangbarang dengan murah.Dia mengemukakan bahwa melalui perbaikan kondisi karyawanlah yang akanmenaikan produksi dan keuntungan (laba), dan investasi yang paling menguntungkanadalah pada karyawan atau “vital machines”. Disamping itu Owen mengembangkan sejumlah prosedur kerja yang juga memungkinkan
2. Manajemen ilmiah
Manajemen Ilmiah mulamula dikembangkan oleh Frederick Winslow Taylor sekitar tahun 1900 an. Karena karyanya tersebut, Taylor disebut sebagai “bapak manajemen Ilmiah”. Taylor telah
memberikan prinsipprinsip dasar (filsafat) penerapan pendekatan ilmiah pada manajemen, dan mengembangkan sejumlah tekniktekniknya untukmencapai efisiensi. Kemudian pada tahun 1868– 1924 dan 1878– 1972 pasangan suami istri Frank dan Lillian Gilberth memberikan Kontributornya, Frank Gilberth, seorang peloporpengembangan studi gerak dan waktu, menciptakan berbagai teknik manajemenyang diilhami Taylor. Sedangkan Lillian Gilberth lebih tertarik pada aspekaspekmanusia dalam kerja, seperti seleksi, penempatan dan latihan personalia. Diamengemukakan gagasannya dalam bukunya yang berjudul The Psychology of Management. Baginya, manajemen ilmiah mempunyai satu tujuan akhir : membantupara karyawan mencapai seluruh potensinya sebagai mahluk hidup. Pada tahun 1861 –1919 Henry L. Gantt mengemukakan gagasangagasan (1) kerjasama yang saling menguntungkan antara tenaga kerja danmanajemen, (2) seleksi ilmiah tenaga kerja, (3) sistem insentif (bonus) untukmerangsang produktivitas, (4) penggunaan instruksiinstruksi kerja yang terperinci. Tahun 1853– 1931 Harrington Emerson datang dengan mengemukakan 12 prinsipprinsip efisiensi yang sangat terkenal.
3. Teori Organisasi Klasik
Henry Fayol seorang industrialis perancis (1841 –1925), mengemukakan teori danteknikteknik administrasi sebagai pedoman bagi pengelolaan organisasiorganisasiyang kompleks dalam bukunya yang terkenal, Administration Industrielle et Generale(Administrasi Industri dan umum).Fayol membagi operasioperasi perusahaan menjadi enam kegiatan, yang semuanyasaling tergantung satu dengan yang lainnya. Kegiatankegiatan tersebut adalah (1)teknik – produksi dan manufacturing produk, (2) komersial –pembelian bahan bakudan penjualan produk, (3) keuangan (finansial) – perolehan dan penggunaan modal,(4) keamanan –perlindungan karyawan dan kekayaan, (5) akuntansi –pelaporan danpencatatan biaya, laba dan hutang,pembuatan neraca, dan pengumpulan datastatistic, dan (6) manajerial.
4. Aliran Hubungan Manusiawi
Aliran hubungan manusiawi (prilaku manusia atau neoklasik) muncul karena ketidakpuasan bahwa yang dikemukakan pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkanefisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Beberapa ahli mencoba melengkapi teoriorganisasi klasik dengan pandangan sosiologi dan psikologi. Hugo Munsterberg (1863 –1916) dan Mayo (1880 –1949) merupakan dua tokoh yang memberikan kontributornya dalam aliran ini.
5. Aliran Manajemen Modern
Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalurpertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenalsebagai perilaku organisasi, dan yang lain di bangun atas dasar manajemen ilmiah,dikenal dengan aliran kuantitatif.
BAB 4
MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI Faktorfaktor lingkungan eksternal
keluaran kepada lingkungan eksternal Lingkungan eksternal mempunyai baik unsurunsur yang berpengaruh lansung (lingkungan eksternal mikro) dan berpengaruh tidak langsung (lingkungan ekstern makro). Lingkungan ekstern mikro terdiri dari para pesaing, penyedia, langganan, lembaga lembaga keungan,pasar tenaga kerja, dan perwakilanperwakilan pemerintah. Unsurunsur lingkungan eksterrnal makro mencakup teknologi, ekonomi, politik dan sosial yang mempengaruhi iklim dimana organisasi beroperasi dan mempunyai potensi menjadi kekuatankekuatan sebagai lingkungan ekstern mikro.
Organisasi Dan Lingkungan
Lingkungan ekstern mempengaruhi manajermanajer bervariasi menurut tipe dan tujuanorganisasi. Hal ini berbeda di antara posisiposisi dan fungsifungsi dalam suatu organisasidan bahkan antara tingkatantingkatan hirarki di dalam organisasi. Jadi, manajer padaperusahaan A mungkin lebih dipengaruhi faktorfaktor dalam lingkungan ekstern dibandingmanajer pada perusahaan B, eksekutif dipengaruhi lebih daripada pekerja klerikal, danpegawai administrasi kantor dibanding manajer divisi penjualan.
Tanggung jawab sosial Manajer
Tanggung jawab sosial berarti bahwa manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusannya. Dengan demikian manajer sekarang dituntut untuk
mengimplementasikan etika berusaha, terutama dalam hubungannya denganlangganan, karyawan, penemu teknologi, lembagalembaga pendidikan, perusahaanperusahaan lain, para penyedia, kreditur, pemegang saham, pemerintah dan masyarakat pada umumnya.Ada lima faktor yang mempengaruhi keputusankeputusan pada masalah etika, yaitu : (1)hukum, (2) peraturanperaturan pemerintah, (3) kode etik industri dan perusahaan, (4)tekanantekanan sosial, dan (5) tegangan antara standar
perorangan dan kebutuhanorganisasi. Faktorfaktor ini mempengaruhi etika manajer dengan tingkatan dan padabidangbidang fungsi yang berbedabeda
Bab 5
Proses Perencanaan Pengertian perencanaan
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yangharus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapaidengan
mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaandan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.Empat Tahap dasar Perencanaan :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. 2. Merumuskan keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Alasanalasan perlunya perencanaan
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai
1. “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan
a. membantu manajemen untuk menyesuaikan diri denganperubahanperubahan lingkungan, b. membantu dalam kristalisasi persesuaian padamasalahmasalah utama,
c. memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaranoperasi lebih jelas, d. membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat,
e. memberikancara pemberian perintah untuk beroperasi,
f. memudahkan dalam melakukan koordinasidiantara berbagai bagian organisasi, g. membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebihmudah dipahami,
h. meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan
i. menghemat waktu, usaha dan dana. a. pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkinberlebihan pada kontribusi nyata,
b. perencanaan cenderung menunda kegiatan,
c. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi, d. kadangkadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual danpenanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi,
e. ada rencanarencanayang diikuti caracara yang tidak konsisten. Ada dua tipe utama rencana :
1. rencanarencana strategik (strategik plans), yang dirancang memenuhi tujuantujuan organisasi yang lebih luas.
2. rencanarencana operasional (operational plans), ada dua tipetipe rencana operasional. Rencana sekali pakai (single use plans), rencana tetap (standing plans).penguraian lebih terperinci bagaimana rencanarencana strategik akan dicapai.
a) Rencanarencana Sekali Pakai Rencana sekali pakai adalah serangkaian kegiatan terperinci yang kemungkinan tidakberulang dalam bentuk yang sama di waktu mendatang. Sebagai
contoh,perencanaan perusahaan untuk membangun gudang baru karena adanya perluasan usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus bagi proyek tersebut, walaupun perusahaan telah
membangun sejumlah gudang lain di waktu yang lalu.
b) Rencanarencana TetapWujud umum rencanarencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan.Rencanarencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah(modifikasi) atau dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap memungkinkan paramanajer menghemat waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembutankeputusan karena situasisituasi yang sama ditangani secara konsisten.
BAB 6
PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI Misi dan Tujuan Organisasi
situasiyang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datangmelalui kegiatankegiatan organisasi.
Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi
Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yangbervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan antara lain sebagai berikut :1. Pedoman bagi kegiatan.2. Sumber legitimasi.3. Standar pelaksanaan.4. Sumber motivasi.5. Dasar rasional pengorganisasian.
Tipetipe Tujuan
1. Tujuan kemasyarakatan (Societal goals).2. Tujuan keluaran (Output goals).3. Tujuan sistem (Sistem goals).4. Tujuan produk (Product goals).5. Tujuan turunan (Derived goals)..
Bidangbidang Tujuan
Peter Drucker, selama bekerja sebagai konsultan untuk GE, mengidentifikasikan secaraterperinci 8 bidang pokok dimana perusahaan harus menetapkan tujuan. Bidangbidang itu adalah :
1. Posisi pasar. Perusahaan harus menetapkan tujuan mengenai bagian pasar yang akan “direbut”. 2. .Produktifitas. Adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi.
3. Sumber daya phisik dan keuangan.
4. Profitabilitas. Tujuantujuan laba penting untuk mencapai tujuantujuan lain. 5. Inovasi. Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif.
6. Prestasi dan pengembangan manajer. Kelangsungan hidup banyak organisasi tergantung pada kekuatan manajemen yang inovatif.
7. Prestasi dan sikap karyawan. Karyawan operatif melaksanakan sebagian besarpekerjaan normal dan rutin di setiap organisasi.
8. Tanggung jawab sosial dan publik. Tujuantujuan ini ditetapkan perusahaan untuk “menangani” boikot publik, kegiatankegiatan hukum, kegiatankegiatanpemerintah, kelompokkelompok
berkepentingan, dan sebagainya. Management By Objectives (MBO)
Management By Objectives atau MBO pertama kali diperkenalkan oleh peter Drucker dalambukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Prosesnya juga berjalan dengan namanama lain, termasuk “manajemen berdasarkan sasaran”, “manajemen berdasarkanhasil”, atau “management by results”, “goals management”, “work planning and review”,“goals and controls”, “joint target setting”, dan sebagainya. Walaupun menggunakan namanama yang berbeda prosesnya adalah sama. MBO telah berkembang sangat terkenal,terutama dalamorganisasiorganisasi besar. Pada hakekatnya MBO menekankanpentingnya peranan tujuan dalam perencanaan efektif.
Sistem MBO
Berikut ini akan diuraikan unsurunsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif :1.Komitmen pada program.2.Penetapan tujuan manajemen puncak.3.Tujuantujuan perseorangan.4. Partisipasi 5.Otonomi dalam implementasi rencana.6.Peninjauan kembali prestasi. Kekuatan dan kelemahan MBO
evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan padapencapaian tujuan tertentu. Ini juga memungkinkan para bawahan mengetahuikualitas pekerjaan mereka dalam hubungannya dengan tujuan organisasi.
BAB 7
PEMBUATAN KEPUTUSAN
Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkanperanan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan.Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaiankegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu.
Tipetipe keputusan
Manajer akan membuat tipetipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan kondisi dansituasi yang ada. Keputusankeputusan juga dapat dibedakan antara keputusan yang dibuatdi bawah kondisi kepastian, risiko, dan ketidak pastian.Keputusankeputusan yang di program (programmed decisions) adalah keputusan yangdibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Keputusankeputusan ini rutin danberulangulang.Keputusankeputusan yang tidak di program (nonProgrammed decisions), di lain pihak,adalah keputusan yang berkenaan dengan masalahmasalah khusus, khas, atau tidak biasa.Bila suatu masalah yang timbul tidak cukup diliput oleh kebijaksanaan atau sangat pentingsehingga perlu penanganan khusus, harus diselesaikan dengan suatu keputusan yang tidakdi program.
Proses Pembuatan keputusan
Banyak manajer yang harus membuat keputusan dengan metodametoda pembuatan keputusan informal untuk memberikan pedoman bagi mereka. Tidak ada pendekatanpembuatan keputusan yang dapat menjamin bahwa manajemen akan selalu membuatkeputusan yang benar, tetapi bagaimanapun juga, para manajer yang menggunakan suatupendekatan yang rasional, intelektual dan sistematik akan lebih berhasil dibanding paramanajer yang menggunakan pendekatan informal.Proses dasar
pembuatan keputusan rasional hampir sama dengan proses perencanaanstrategik formal yang di bahas dalam bab 5. Ini mencakup identifikasi dan diagnosa masalah,pengumpulan dan analisa data yang relevan, pengembangan alternatifalternatif, penilaianberbagai alternatif penyelesaian, pemilihan alternatif terbaik, implementasi keputusan danevaluasi terhadap hasilhasil.
Pohon Keputusan dan Pembuatan Keputusan
Pohon keputusan (decision tree) dikembangkan untuk membantu para manajer membuatserangkaian keputusan yang melibatkan peristiwaperistiwa ketidak pastian. Pohonkeputusan adalah suatu peralatan yang menggambarkan secara grafik berbagai kegiatanyang dapat diambil dan hubungan kegiatankegiatan ini dengan berbagai peristiwa di waktumendatang yang dapat terjadi. Seperti teknik teknik riset operasi lainnya, pohon keputusantidak akan membuat keputusan bagi manajer kebijakan masih akan diperlukan.Bagaimanapun juga, dalam berbagai situasi yang tepat, penggunaan pohon keputusan akan mengurangi kekacauan potensial dalam suatu masalah kompleks dan
memungkinkanmanajer untuk menganalisa masalah secara rasional. Ciriciri Riset Operasi
Ada tujuh ciri utama riset operasi, yang dapat diperinci sebagai berikut : 1. Terpusat pada pembuatan keputusan.
2. Penggunaan metoda ilmiah. 3. Penggunaan model matematik. 4. Efektivitas ekonomis.
6. Pendekatan tim. 7. Orientasi sistem.
Tahaptahap Pendekatan Riset Operasi Pendekatan riset operasi untuk pemecahan masalah mempunyai 5 tahap :
1. Diagnosa masalah. 2. Perumusan masalah. 3. Pembuatan model. 4. Analisa model.
5. Implementasi penemuan. BAB 8
Pengorganisasian dan Struktur Organisasi
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengantujuan organisasi, sumber dayasumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yangmelingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalahdepartementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokankegiatankegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan kegiatan yang sejenis dan salingberhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugaspekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk danmelaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar
prosespengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secaraefisien dan efektif.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah mekanismemekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubunganhubungan diantara fungsifungsi, bagianbagian, maupun orangorang yang menunjukankedudukan , tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbedabeda dalam suatuorganisasi.Adapun faktorfaktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalahsebagai berikut :
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. 2. Teknologi yang digunakan
3. .Anggota (karyawan) dan orangorang yang terlibat dalam organisasi. 4. .Ukuran organisasi.
Unsurunsur Struktur Organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugastugas individual dankelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugastugas tersebut menjadisatuansatuan kerja.
2. Standardisasi kegiatan. 3. Koordinasi kegiatan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan. 5. Ukuran satuan kerja.
Departementalisasi Fungsional
tanggapan lebihlambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugastugasnya, danmenyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
Departementalisasi Divisional
Departementalisasi dibagi menjadi 4 bagian divisidivisi, yaitu : 1. Struktur organisasi divisional atas dasar produk.
2. Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah. 3. Struktur organisasi divisional atas dasar langganan.
4. Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan. Kelompokkelompok kerja formal organisasi
Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompokkelompok kerja formal : kesatuan tugas khusus, panitia, dan dewan atau komisi.Kesatuan tugas khusus (task forces). Kesatuan tugas khusus atau tim proyek dibentuk untukmenangani suatu masalah atau tugas khusus.Panitia tetap (standing committees) dan panitia Ad hoc. Adalah bagian tetap dari struktursuatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalamorganisasi.Tujuan dibentuknya panitia manajemen terutama adalah untuk mengkoordinasikan danmempertukarkan informasi, memberi saran manajemen puncak, atau bahkan membuatkeputusankeputasan sendiri.
BAB 9
KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN
Koordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuantujuan dan kegiatankegiatan pada satuansatuan yang terpisah (departemen atau bidangbidang fungsional)suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi,individuindividu dan departemen departemen akan kehilangan pegangan atas perananmereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang seringmerugikan pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan.Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan satuan organisasi, yaitu :
1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence). 2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence). 3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence). Mekanismemekanisme Pengkoordinasian Dasar
Mekanismemekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponenkomponenvital manajemen yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Hirarki Manajerial, 2. Aturan dan prosedur.
3. Rencana dan penetapan tujuan. Meningkatkan Koordinasi Potensial
Bila mekanisme pengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam mekanismemekanisme tambahan diperlukan. Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dalam dua caravertikal dan horizontal : 1. Sistem Informasi Vertikal. Peralatan melalui mana data disalurkan melewatitingkatantingkatan organisasi.
2. Hubunganhubungan lateral (horizontal), ada beberapa hubungan lateral, yang dapatdiperinci sebagai berikut :
a. Kontak langsung antara individuindividu yang dapat maningkatkan efektivitasdan efisiensi kerja. b. Peranan hubungan.
d. Pengintegrasian perananperanan. e. Peranan penghubung manajerial. f. Organisasi matriks.
Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen 1. Faktor – faktor yang berhubungan degan situasi.
Perkerjaan bersifat rutin Operasi – operasi stabil Perkerjaan bawahan sejenis
Bawahan dapat tidak tergantung suatu denan yang lain.
Prodesur – prodesur dan metode – metode dibuat secara baik dan telah diformalisasi. Perkerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.
2. Faktor – faktor yang berhubungan dengan bawahan. Bawahan adalah terlatih baik untuk perkerjaan tertentu Bawahan lebuh senang berkerja tanpa pengawasan ketan. 3. Faktor – faktor yang berhubungan dengan atasan
Manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi
Manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan kegiatan pengawasannya
Manajer tidak mempunya kegiatan – kegiatan tambahan selama pengwasan dilaksanakan Manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas dari pada ketat.
BAB 10
WEWENANG, DELEGASI DAN DESENTRALISASI
Wewenang dapat diperbandingkan dengan sistem syaraf pada manusia. Tanpa otak dansyaraf, tubuh manusia tidak dapat berfungsi. Tampa suatu sistem wewenang, suatuorganisasi juga tidak dapat berfungsi. Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukansesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agartercapai tujuan tertentu.Kekuasaan (power) sering dicampur adukan dengan wewenang. Meskipun kekuasaan danwewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hakuntuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
Ada banyak sumber kekuasaan. Yaitu : 1. Kekuasaan balas jasa (reward power). 2. Kekuasaan paksaan (coercive power). 3. Kekuasaan sah (legitimate power).
4. Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power). 5. Kekuasaan panutan (referent power).
6. Kekuasaan ahli (expert power). Delegasi Wewenang
Delegasi dapat didefinisikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formalkepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah prosesdi mana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orangorang yangmelapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan :
1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.
3. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atautanggung jawab. 4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasilhasil yang dicapai.Efektivitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses danmanajer tidak sukses. Sentralisasi Versus Desentralisasi
Faktor penting lainnya yang menentukan efektivitas organisasi adalah derajat sentralisasiatau
desentralisasi wewenang. Konsep sentralisasi, seperti konsep delegasi, berhubungandengan derajat di mana wewenang dipusatkan atau disebarkan. Bila delegasi biasanyaberhubungan dengan seberapa jauh manajer mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan yang secara langsung melapor kepadanya, desentralisasi adalah konsep yang lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncakmendelegasikan wewenangke bawah ke divisidivisi, cabangcabang atau satuansatuanorganisasi tingkat lebih bawah lainnya.Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatuorganisasi. Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan danpembuatan keputusan ke tingkatantingkatan organisasi yang lebih rendah.Keuntungankeuntungan desentralisasi adalah sama dengan keuntungankeuntungandelegasi, yaitu mengurangi beban manajer puncak, memperbaiki pembuatan keputusankarena dilakukan dekat dengan permasalahan, meningkatkan latihan, moral dan inisiatif manajemen bawah, dan membuat lebih fleksibel dan lebih cepat dalam pembuatankeputusan.
Faktorfaktor yang Mempengaruhi Derajat Desentralisasi 1. Filsafat manajemen.
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi. 3. Strategi dan lingkungan organisasi.
4. Penyebaran geografis organisasi.
5. Tersediannya peralatan pengawasan yang efektif. 6. Kualitas manajer.
7. Keanekaragaman produk dan jasa.
8. Karakteristikkarakteristik organisasi lainnya. BAB 11
PENYUSUNAN PERSONALIA
Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan,penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggotaanggota organisasi. Kegiatankegiatan penyusunan personalia sangat erat hubungannya dengan tugastugaskepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempatkansebagai bagian dari fungsi pengarahan
Proses penyusunan personalia Langkahlangkahnya yaitu :
1. Perencanaan sumber daya manusia. 2. Penarikan.
3. Seleksi.
4. Pengenalan dan orientasi. 5. Latihan dan pengembangan. 6. Penilaian pelaksanaan kerja.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan.
Untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuanorganisasi. Ada tiga bagian perencanaan personalia :
1. penentuan jabatanjabatan yangharus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaantersebut, dan berapa jumlah karyawan yang dibutukan;
2. pemahaman pasar tenaga kerjadi mana karyawan potensial ada; dan 3. pertimbangan kondisi permintaan dan penawarankaryawan.
Penarikan Dan Seleksi Karyawan
Penarikan berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yangakan diseleksi untuk memenuhi kebutuhankebutuhan organisasi.Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawankaryawan potensialuntuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.Prosedur seleksi. Langkahlangkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah : 1. Wawancara pendahuluan.
2. Pengumpulan datadata pribadi. 3. Pengujian.
4. Wawancara yang lebih dalam.
5. Pemeriksaan referensireferensi prestasi. 6. Pemeriksaan kesehatan.
7. Keputusan pribadi.
8. Orientasi jabatan.Pemberian Kompensasi Kepada Karyawan
Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagaibalas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaankegiatan di waktu yang akan datang.
Penentuan Kompensasi 1. Kesediaan membayar. 2. Kemampuan membayar.
3. Persyaratanpersyaratan pembayaran.Pemeliharaan Kesehatan Dan Keamanan
Bidang manajemen yang semakin penting adalah pemeliharaan kesehatan dan keamanankaryawan. Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada karyawan, kondisikerja yang kebih sehat dan lebih aman serta menjadi lebih bertanggung jawab atas kegiatankegiatan tersebut, terutama bagi perusahaanperusahaan yang mengalami tingkatkecelakaan yang tinggi. Program ini dapat dilakukan dengan penyediaan dokter dan klinikkesehatan perusahaan, pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman, pelaksanaankegiatankegiatan pencegahan, ataupun penyediaan alatalat pengamanan. BAB 12
MOTIVASI
Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilakumanusia. Motivasi ini merupakan subyek yang penting bagi manajer, karena menurutdefinisi manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajer perlu memahamiorangorang berprilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk bekerja sesuai denganyang diinginkan organisasi.motivasi adalah juga subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orangyang tampak.Motivasi bukan hanya satusatunya faktor yang
persepsi peranan. Motivasi, kemampuan, dan persepsi peranan adalah saling berhubungan. Jadis alah satu faktor rendah, maka tingkat prestasi akan rendah, walaupun faktorfaktor lainnya tinggi.
A. Teoriteori Motivasi
Teoriteori Motivasi dapat diklasifikasikan menjadi tiga kelompok yaitu petunjuk, isi danproses.Teori teori petunjuk (prescriptive theories) mengemukakan bagaimana memotivasi parakaryawan. Teori teori ini didasarkan atas pengalaman cobacoba.Teoriteori isi (content theories), kadangkadang disebut teoriteori kebutuhan (needtheories), adalah berkenaan dengan pertanyaan apa penyebab penyebab perilaku atau memusatkan pada pertanyaan “apa” dari motivasi. Teoriteori proses (process theories) berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan atau menjelaskan aspek “bagaimana” dari motivasi.
B. Motivasi Adalah Lebih Dari Sekedar TeknikTeknik
Motivasi adalah lebih inklusif dari sekedar aplikasi berbagai peralatan atau cara tertentuuntuk mendorong peningkatan keluaran. Motivasi juga adalah filsafat, atau pandanganhidup yang dibentuk berdasarkan kebutuhan dan keinginan karyawan. Jadi, pentingdiperhatikan oleh manajer bahwa teori teori motivasi harus digunakan secara bijaksana.Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai sistem, yang mencakup sifatsifat individu,pekerjaan, dan situasi kerja; dan memahami hubungan antara insentif, motivasi danproduktifitas, mereka akan mampu memperkirakan perilaku bawahan. Hanya manajer yangmengetahui hal ini dan mengetahui bagaimana menerapkannya dapat
mengharapkanrealisasi peningkatan produktifitas dari para karyawan. BAB 13
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasiyang efektif adalah penting bagi para manajer, paling tidak untuk dua alasan. Pertama,komunikasi adalah proses melalui mana fungsifungsi manajemen perencanaan,pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua, komunikasi adalahkegiatan untuk mana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas tugas mereka. Jadi,manajer dapat melaksanakan fungsifungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dankomunikasi dengan pihak lain.
A. Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasidari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih darisekedar katakata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi,titik putus vokal dan sebagainya.Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orangorang bermaksud memberikanpengertianpengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkanpara anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula,sehingga sering disebut rantai pertukaran iniformasi. Konsep ini mempunyai unsurunsur :
1. suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti, 2. suatu sarana pengaliran informasidan
3. suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individuindividu. B. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
1. Komunikasi Vertikal
ke bawah (downward communication) dimulai dar manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatakantingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepadapara anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.Fungsi utama komuniksasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplaiinformasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatanbawah.
2. Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi halhal berikut ini :
a. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
b. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemendepartemen padatingkatan organisasi yang sama.
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi Diagonal Merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintahorganisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubunganhubungan departemen linidan staf. C. Pedoman komunikasi yang baik
1. Cari kejelasan gagasangagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan. 2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akandilakukan. 4. Konsultasikan dengan pihakpihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selamaberkomunikasi. 6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantuatau umpan balik.
7. lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan. 8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapiuntuk mengerti BAB 14
KEPEMIMPINAN
Dalam kenyataannya para pemimpin dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja,keamanan, kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu organisasi. Parapemimpin juga memainkan peranan kritis dalam membantu kelompok, organisasi, ataumasyarakat untuk mencapai tujuan mereka. Bagaimanapun juga, kemampuan danketrampilan kepemimpinan dalam pengarahan adalah faktor penting efektifitas manajer.
a. Pengertian Kepemimpinan
Seperti manajemen, kepemimpinan (leadership) telah didefinisikan dengan berbagai cara yang berbeda oleh berbagai orang yang berbeda pula. Menurut Stoner, kepemimpinan manajerial dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruhpada kegiatankegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Ada tiga implikasi penting dari definisi tersebut ertama, kepemimpinan menyangkut orang lain, bawahan atau pengikut.Kedua,
manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen.Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhiorangorang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. b. Fungsifungsi kepemimpinan
Pendekatan perilaku membahas orientasi atau identifikasi pemimpin. Aspek pertamapendekatan perilaku kepemimpinan menekankan pada fungsifungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar kelompok berjalan dengan efektif, seseorang harus melaksanakan dua fungsi utama : (1) fungsifungsi yang berhubungan dengan tugas (“taskrelated”) atau pemecahan masalah, dan (2) fungsifungsi pemeliharaan kelompok (“groupmaintenance”) atau sosial. Fungsi pertama menyangkut pemberian saran penyelesaian,informasi dan pendapat. Fungsi kedua mencakup segala sesuatu yang dapat membantukelompok berjalan lebih lancar, persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat, dan sebagainya.
Pentingnya Fleksibilitas
Dalam organisasi, seperti juga dalam kehidupan lainnya, dibutuhkan fleksibilitas. Inimembantu untuk menanggapi terhadap orangorang dan situasisituasi secara tepat danmembuat penyesuaian bila terjadi penyimpangan dari antisipasi. Sebagai manajer, semuaorang harus berhatihati terhadap berbagai macam gaya kepemimpinan yang tersedia.Pengetahuan tentang teoriteori yang telah dibahas di muka dalam bab ini, akan membantuuntuk mengidentifikasikan, perilaku kepemimpinan yang paling tepat.
BAB 15
PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI
Manajer senantiasa harus mengantisipasi perubahanperubahan dalam lingkungan yangakan
mensyaratkan penyesuaianpenyesuaian design organisasi di waktu mendatang.Perubahanperubahan dalam lingkungan dapat berwujud perkembangan teknologi,perubahan kondisi ekonomi dan politik, perubahan kualitas dan sikap karyawan, semakinpentingnya tanggung jawab sosial organisasi, dan sebagainya. Pengelolaan perubahansecara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi tetapi juga sebagaitantangan pengembangan.
a. Peranan Pengantar Perubahan
Pengantar perubahan (change agent) adalah individu yang bertanggung jawab atas
peranankepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok atau organisasiyang merupakan sasaran perubahan disebut sistem klien. Pengantar perubahan dapatberasal dari para anggota organisasi atau dapat sebagai konsultan dari luar organisasi.Programprogram perubahan yang kompleks dan jangka panjang biasanya memerlukanpengantar perubahan dari luar, mungkin karena ketrampilan atau keahlian khusus
diperlukan, atau tidak mengganggu operasi harian. Konsultan dari luar yang tanpa vestedinterest dalam organisasi sering lebih dipercaya, didengarkan dan dapat melakukanpertimbangan pertimbangan obyektif.
b. Proses Pengelolaan Perubahan
Proses pengelolaan perubahan harus mencakup dua gagasan dasar bila perubahan adalahmengarah pada efektifitas organisasi. Pertama, ada redistribusi kekuasaan dalam strukturorganisasi. Kedua, redistribusi ini dihasilkan dari proses perubahan yang bersifatpengembangan.
c. Tahaptahap Proses perubahan
2. intervensi dan reorientasi. Konsultan atau pengantar perubahan dari luar seringdigunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggotaorganisasi untuk
memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut.Tahap
3. diagnosa dan pengenalan masalah. Informasi dikumpulkan dan dianalisa olehpengantar perubahan dan manajemen.
4. penemuan dan komitmen pada penyelesaian. Pengantar perubahan hendaknyamerangsang pemikiran dan mencoba untuk menghindari penggunaan“metodametodalama yang sama”
Penyelesaianpenyelesaian diketemukan melalui pengembangan secarakreatif, alternativealternatif baru dan masuk akal.
5. percobaan dan pencarian hasilhasil. Penyelesaianpenyelesaian yang dikembangkan pada tahap 4 biasanya diuji dalam programprogram percobaan berskala kecil dan hasilhasilnya dianalisa.Tahap 6. penguatan dan penerimaan. Bila serangkaian kegiatan telah diuji dan sesuaidengan keinginan, harus diterima secara sukarela.
d. Berbagai Kondisi bagi Keberhasilan ProgramProgram PO
French dan Bell telah mengidentifikasi sekumpulan kondisi yang diperlukan bagi suksesprogram PO, yang secara ringkas dapat diperinci sebagai berikut :
1. Pengenalan oleh manajer puncak atau lainnya bahwa organisasi mempunyai berbagai masalah. 2. Ahli keperilakuan dari luar organisasi sebagai konsultan.
3. Dukungan dan keterlibatan para manajer tingkat atas. 4. Keterlibatan para pemimpin kelompok kerja. 5. Pencapaian sukses awal dengan usaha PO.
6. Pendidikan bagi para anggota organisasi tentang PO. 7. Penghargaan terhadap kekuatankekuatan para manajer. 8. Keterlibatan para manajer departemen personalia. 9. Pengembangan sumber daya PO internal.
10. Manajemen efektif program PO. 11. Pengukuran hasilhasil.
PO adalah bukan“obat mujarab”