PROGRAM ALAT NON MEDIS
A. LATAR BELAKANG
Instalasi Pemeliharaan Sarana Medis, Non Medis dan Perbengkelan harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan terkait seluruh peralatan medis berdasarkan kejadian yang telah terjadi maupun yang bersifat pencegahan. Selama tahun 2015 terdapat 2015 unit alat medis yang mengalami kerusakan yang berbeda, melihat banyaknya kerusakan yang terjadi maka diperlukan pemeliharaan preventive, kalibrasi dan perencanaan sparepart sehingga apabila terdapat perbaikan yang memerlukan sparepart, perbaikan dapat dilakukan secepatnya.
III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
Tujuan umum:
Alat non medis dapat berfungsi dengan baik, dan tingkat keamanan dalam penggunaan alat terjamin.
Tujuan khusus :
Melaksanakan program manajemen peralatan medik meliputi pemeriksaan, percobaan (tes), pemeliharaan, kalibrasi dan perbaikan peralatan medik serta pendokumentasiannya.
IV. RUANG LINGKUP 1. Instalasi Gas medis 2. Pemeliharaan AC 3. Lift
4. Boiler
V. RISK REGISTER PERALATAN NON MEDIS
a. Risk risiko peralatan non medis dibagi menjadi beberapa bagian: 1. Risk risiko Instalasi gas medis
2. Risk risiko pemeliharaan AC 3. Risk risiko lift
4. Risk risiko boiler
No Risk register Frekwensi /tahun
Resiko terhadap pasien/ petugas
1 Kegagalan fungsi alat medis
yang tidak bisa ditangani 406 5 3 414 I 2 Kecelakaan pada pasien dan
petugas pada penggunaan alat medis
0 5 3 8
3 Kerusakan bawaan pabrik 0 4 5 9 VII
4 Kesalahan pengoperasian oleh operator
3 3 1 7 VIII
5 Tidak terpelihara sesuai
jadwal 201 4 3 208 III
6 Tidak terkalibrasi sesuai jadwal
256 5 3 264 II
9 Kehabisan suku cadang 10 3 2 15 V
10 Kesalahan instalasi 2 4 3 9 VI
12 Peralatan tidak ditemukan saat pemeliharaan
15 0 1 16 IV
B. Analisa dan Pengelolaan Resiko
Dalam mengidentifikasi risiko keselamatan pada proses pengelolaan Alat Kesehatan yang lebih berisiko adalah kalibrasi karena mempengaruhi keakuratan hasil pengukuran, Perbaikan dan pemeliharaan. Semua Resiko ini dapat diminimalisasi dengan kegiatan sbb:
Tabel 2. Rencana Kegiatan berdasarkan identifikasi prioritas
No Risk register Grade Pencegahan resiko 1 Kegagalan fungsi alat medis
yang tidak bisa ditangani I -Inspeksi harian-Melaksanakan perbaikan 2 Tidak terkalibrasi sesuai
jadwal II Melaksanakankalibrasi
3 Tidak terpelihara sesuai
jadwal III Melaksanakanpemeliharaan
4 Peralatan tidak ditemukan
saat pemeliharaan IV Inventarisasi peralatan
5 Kehabisan suku cadang V Perencanaan suku cadang
7 Kesalahan instalasi VI Uji coba/uji fungsi alat baru
8 Kerusakan bawaan pabrik VII Uji coba/uji fungsi
9 Kesalahan pengoperasian
VI. PELAKSANAAN DAN TANGGUNG JAWAB
Pelaksanaan program manajemen peralatan medik dan tanggung jawabnya dijelaskan pada tabel di bawah ini.
Tabel 1. Kegiatan dan Penanggung Jawab
NO KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB
1 Inspeksi harian Teknisi /user
2 Pelatihan Teknisi Level I (coordinator )
3 Membuat perencanaan suku cadang Kepala IPSMNP
4 Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan Teknisi level 3
5 Melaksanakan kalibrasi Teknisi level 2
6 Melaksanakan uji fungsi dan uji coba Teknisi level 2
7 Melaksanakan facility tour Teknisi sebagai Tim MFK
8 Evaluasi dan pelaporan Kepala IPSMNP
VII. JADWAL PELAKSANAAN
Di bawah ini adalah tabel yang memuat langkah-langkah kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan program teknologi medis selama satu tahun.
Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
N O
KEGIATAN BULAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Membuat
perencanaan kerja
2 Membentuk tim
kerja
3 Menyiapkan
anggaran
4 Membuat jadwal pelaksanaan program
5 Melaksanakan
inspeksi rutin
6 Melaksanakan
pemeliharaan rutin 7 Melaksanakan uji
fungsi dan uji coba
Sesuai kebutuhan
8 Melaksanakan
9 Menindaklanjuti permasalahan 10 Laporan triwulan 11 Evaluasi program
tahunan
Bulan Januari tahun berikutnya
VIII. PENATALAKSANAAN
Penatalaksanaan peralatan medis di rumah sakit berkaitan dengan kebijakan dan prosedur mulai dari pengadaan, pengujian, inspeksi, dan pemeliharaan.
1. Inventarisasi alat Medis
Inventaris alat medis dilakukan terhadap data-data seperti nama alat, tipe alat, no seri, lokasi, tahun pengadaan, kondisi alat dan tingkat risiko alat dengan bantuan komputer. Peralatan medik yang dimasukan dalam inventarisasi termasuk juga alat milik pihak ketiga (kerjasama operasi atau sewa) dan peralatan hibah. Data inventaris sangat diperlukan, dengan tujuan untuk menghitung beban kerja pemeliharaan, kebutuhan biaya pemeliharaan dan data equipment record (riwayat alat) dan ketepatan untuk digantikan dengan alat yang baru
2. Teknisi IPSMNP melakukan inspeksi setiap bulan terhadap peralatan kritikal (Defibrilator, Incubator bayi, dan Ventilator) untuk mengetahui perkembangan kondisi peralatan tersebut. Hasil inspeksi berupa data selanjutnya akan digunakan untuk perencanaan perbaikan dan juga perencanaan kebutuhan rumah sakit .
Inspeksi harian dilakukan oleh petugas di satuan kerja dengan menilai kelengkapan alat dan asesoris, kebersihan, kerapihan dan fungsinya.
3. Melakukan uji coba/uji fungsi untuk setiap alat baru selanjutnya disesuaikan dengan aturan pabrik atau perencanaan rumah sakit, yang dilengkapi dengan data hasil inspeksi dan pengujian serta dibuatkan rekomendasinya.
dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan harus disampaikan ke IPSMNP.
Program pemeliharaan keseluruhan dievaluasi setiap tahun berdasarkan hasil
PM dan riwayat perbaikan alat. Penetapan frekwensi pemeliharaan preventive
peralatan kesehatan berdasarkan klasifikasi ratio adalah sebagai berikut:
Risiko Alat Medik = Skor Fungsi + Skor Risiko Fisik + Skor Kebutuhan Pemeliharaan + Skor Riwayat Kerusakan Alat
Tabel 3. Skoring Alat Medik Sesuai Fungsi
Kategori Deskripsi Fungsi Skor Contoh
Therapetik
Life support (penunjang hidup) 10
Defibrillator, ventilator, pacemaker, infant incubator Surgical and intensive care (bedah dan perawatan
intensif) 9 Electrosurgical unit,laser
Physical theraphy and treatment (terapi fisik dan
pengobatan) 8
Dialysis machine, infusion pump,traction unit,diathermy
Diagnostik
Surgical and intensive care monitoring
(monitoring bedah dan perawatan intensif) 7
EEG machine, noninvasive blood
pressure monitor, x-ray generator Additional physiological monitoring and
diagnostic (monitoring fisik tambahan dan diagnostik)
6 adult scale, tympanicthermometer, ultrasound unit
Analitik
Analytical laboratory (analisa laboratorium) 5 blood gas analyzer,clinical chemistry analyzer, cell counter Laboratory accessories (asesoris laboratorium) 4 shaker, centrifuge,incubator, microtome
Computers and related (komputer dll) 3 computer, ticketprinter, QC system
Lain-lain
Patient related and other (terkait pasien dll) 2
X-ray view box, sterilizer, chair lift
Non patient related (tidak terkait pasien);
Test equipment (peralatan uji) 1
ECG simulator, office equipment, kitchen equipment, UPS
Deskripsi risiko penggunaan Skor Contoh Potensi kematian pasien 5 Defibrillator,ventilator, anesthesia machine
Potensi cedera pasien atau operator 4 Hypo/hyperthermia unit, laser,electrosurgical unit
Salah diagnosis atau terapi yang tidak tepat 3 ECG machine, bloodgas analyzer,centrifuge
Kerusakan alat 2 sealer, suction pumpGel warmer, heat
Risiko tidak signifikan 1 terminal, video printerExam light, computer
Tabel 5. Skoring Alat Medik Sesuai Kebutuhan Pemeliharaan
Kebutuhan Pemeliharaan Skor Contoh
Luas: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid 5 Dialysis machine,ventilator, anesthesia machine, x-ray table Diatas rata-rata: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau
fluid tapi terutama elektronik 4
Infant incubator, blood warmer, laser, portable x-ray system
Rata-rata: verifikasi kinerja dan uji keselamatan 3
Defibrillator, infusion pump, electrosurgical unit, traction unit Dibawah rata-rata: Uji kinerja saja 2 Lab microscope,scales, general medical device
Minimal inspeksi visual 1 Exam light, computerterminal, video camera
Tabel 6. Skoring Alat Medik Sesuai Riwayat Kerusakan Alat
Frekuensi Kerusakan Alat Skor
Signifikan: Lebih dari 1 kali per 6 bulan +2
Moderate: 1 kali tiap 6-9 bulan +1
Rata-rata: 1 kali tiap 9-18 bulan 0
Minimal : 1 kali setiap 18-30 bulan -1
Tidak signifikan: Paling tidak 1 kali dalam 30 bulan -2
6. Untuk alat yang rusak namun tidak mungkin diperbaiki, rumah sakit menarik alat tersebut dari penggunaannya untuk selanjutnya dilakukan suatu proses sesuai ketentuan yang berlaku untuk pemusnahan maupun pengeluaran alat tersebut dari rumah sakit
7. Produk/ peralatan yang ditarik dari peredaran
Rumah sakit mengeluarkan suat edaran untuk informasi bila ada alat yang ditarik oleh pabrik/ pemasok ke seluruh unit pelayanan pasien dan informasi pemberhentian pemakaian pada alat tersebut. Selanjutnya kepala IPSMNP akan melaporkan kepada Direktur umum dan operasional untuk penarikan alat tsb dari unit pelayanan. Alat-alat yang sudah ditarik akan dilaporkan oleh direktur utama ke pabrik/ pemasok untuk dilakukan tindakan selanjutnya.
KOORDINASI DAN KEWENANGAN
1. Proses administrasi dan pengawasan dari pengelolaan peralatan medis dibawah tanggung jawab kepala instalasi IPSMNP yang melakukan koordinasi kepada kepala bidang pelayanan medis, Tim K3RS, dan Tim MFK
2. Ka IPSMNP membuat perencanaan kegiatan inspeksi, pemeliharaan.
3. Kegiatan inspeksi dan pemeliharaan peralatan medis dibuktikan dengan dokumentasi, dan dilaporkan hasil dan rekomendasinya kepada direktur umum dan operasional. Laporan ini menjadi satu dengan laporan perkembangan Penatalaksaan Fasilitas dan Keselamatan rumah sakit
4. Hasil inspeksi dan pemeliharaan menjadi bahan untuk penyusunan pengadaan peralatan medis rumah sakit
PROGRAM REVIEW DAN EVALUASI
1. Inspeksi dilaksanakan oleh user, meliputi kebersihan fisik alat medis dan fungsi alat medis saat dilakukan inspeksi, hasil inspeksi ditulis dalam file. Apabila dalam pelaksanaan inspeksi harian terdapat ketidaksesuaian fungsi alat atau kerusakan, maka user melapor ke IPSMNP.
3. Pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan
4. Kalibrasi (ekternal) alat medis dilakukan setiap tahun oleh BPFK Surabaya atau vendor lain yang telah tersertifikasi
5. Kalibrasi yang bersifat verifikasi dilakukan oleh teknisi IPSMNP
6. Membuat laporan hasil pemeliharaan setiap bulan yang juga digunakan sebagai bahan penyusunan kebutuhan peralatan medis rumah sakit. Laporan monitoring dilaporkan secara rutin setiap bulan ke manajer fasilitas dan Direktur umum operasional
7. Laporan tahunan dilaksanakan pada awal tahun berikutnya
8. Pendidikan dan ujian staf pengguna alat dikoordinasikan oleh Kepala instalasi kepada Ka Bag Diklit yang dilakukan setiap 6 bulan .
PROGRAM PENDIDIKAN
Program pendidikan dilakukan dengan sasaran staff pengguna peralatan medis, teknisi peralatan medis, serta kepala dan koordinator peralatan medis. Program pendidikan dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan kemampuan agar lebih terlatih dalam pengoperasionalan peralatan medis meliputi ECG dan Defibrilator (bagi user), pemeliharaan, perbaikan dan kalibrasi peralatan medis (bagi teknisi) dan pengelolaan peralatan medis (bagi kepala dan koordinator alat medis). Perencanaan program pendidikan dapat dilihat pada table berikut:
NO Jenis Pelatihan Ruang Lingkup Sasaran Periode
1 Pelatihan untuk mengoperasikan peralatan medis
2 Pelatihan pemeliharaan dan perbaikan
3 Pelatihan Kalibrasi peralatan medis
Program pendidikan untuk mengoperasikan alat medis dilakukan setiap 6 bulan sekali secara global meliputi peralatan ECG dan Defibrilator. Hal ini disebabkan karena kedua peralatan tersebut sering mengalami kerusakan hanya karena kesalahan dan pengoperasionalan. Sedangkan untuk peralatan lain selain kedua alat tersebut, pelatihan dapat dilakukan sewaktu-waktu oleh teknisi peralatan medis bagi pengguna yang memerlukan.
Pelatihan pemeliharaan dan perbaikan peralatan medis bagi teknisi dilaksanakan 3 bulan sekali secara bergantian dengan tujuan agar seluruh teknisi peralatan medis dapat memiliki kompetensi untuk melakukan pemeliharaan dan perbaikan alat medis.
