6.KEGIATANBELAJAR5
6.1Tujuan
Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari tentang mengoperasikan perangkatlunakklieneͲmail.Sebagaisebuahperangkatyangberfungsiuntuk melakukanpengirimanpesandanpenerimaanpesanlewatjasainternet.
Diharapkansetelahmempelajarikegiatanbelajarini,Andadapatmemahami tentangklieneͲmaildandapatmempraktekkannyadalamkehidupansehariͲhari.
6.2Email(ElectronicMail)
Email(ElectronicMail)merupakansuatuprosesdancara pengirimanpesanataugambarmelaluiinternet.Yangkita lakukan bila kita berkomunikasi menggunakan eͲmail adalah mengetikkan pesan yang akan kita kirim pada programkomputeryangdikhususkanuntukkeperluanini misalnyaOutlookExpress,YahooMailatauyanglainnya.
6.2.1CaraKerjaEmail
Padadasarnyaemailsamadengansuratbiasa
(snailmail)yangharusmelewatibeberapakantor
possebelumsampaiketujuannya,begitu
dikirimkanolehseseorangmelaluikomputeryang tersambungkeinternetsebuahemailmasukke
beberapakomputerlaindisepanjangjaringan
internetyangdisebutdenganmailserver.Ketika
emailtersebutsampaikeserveryangmenjaditujuan(sepertiyangditunjukpada
alamatemailͲkepadasiapakitamenulisemail),makaemailtersebutdisimpan
padasebuahemailbox.Sipemilikalamatemailbarubisamendapatkanemailitu
6.2.2AnatomiAlamatEmail
Bilamanakitamembacaalamatsebuahsnailmail,kitabisamembayangkan
seberapajauhlokasisipengirimsuratdarikita.Sedangkanuntukalamat emailterdiridariduabagianyaitudipisahkandengantandaaxon/@
misalnyaalamat:
Disebelahkiri@disebutusername(eͲrafi),yangmenunjukpadaidentitas
sipemilikalamat email.Username bisa merupakannama si pemilik,
singkatannama,nickname,nomor,atauapapunjuga.
Usernamejugamenjadinamabagiemailboxyangdimilikiseseorangdi
sebuah mail server. Di sebelah kanan @ (vedcmalang.or.id) disebut
domainname,yangmenunjukkanidentitasmailserverdimanaseorang
usermemilikiemailbox.
6.2.3VariasiBentukKomunikasiDenganEmail
Dalambeberapahalemailmemangmenirusnailmail,meskipunjelasemail
memilikibanyakkelebihanlain.Initerlihatjelaspadakemungkinanbentuk komunikasiyangbisadilakukandenganemail.
x PointtoPoint
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu.DiIndonesiaterdapatkesepakatandiantaramerekayangsering berkirimemailbahwacarainidinamakanjapri,singkatandarijalurpribadi.
x CarbonCopy/CC
Pengertiancarbon,disinianalogdenganbilakitamengetiksurat(dengan
mesintikkonvensional)menggunakankertaskarbonuntukmendapatkan salinannya.Maksudnyaadalahsebuahemail,selainditujukankesebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan TO!, sedangkanalamattembusannyakitatuliskanpadabagian CC!.
IniadalahvariasidariCC.Orangyangmenerimaemailyangalamatnya
dituliskanpadabagian TO!olehsipengirim,bisamelihatkepadasiapa ataukepadaalamatemailmanasajaemailtersebutdikirimkansebagai tembusan.Inikarenaiabisalangsungmelihatpadabagian CC!.
KadangͲkadangadakebutuhanuntukmengirimkansebuahemailkepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakanBCC.Beberapaemailclientmenyediakanbagian BCC!,selain
TO!dan CC!.PadaOutlookExpressversi5.01bagianBCCbarubisa tampakbilakitamasukkesebuahemailbarudanmengklikpilihanView danAllHeaders.
x DistributionList
Distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan
emailsecarasatuarah.Biasanyainidibuatolehorangyangberkepentingan
untukmenyebarluaskaninformasitertentu(pengumuman,beritaharian,
update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan
sebagainya),akantetapitidakmengharapkanadanyarespondaripara penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat
sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola
distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka
alamatituakanmemͲforwardemailtadikesemuaalamatemailyang
menjadipelanggan(subscriber)daridistributionlist.
Untukmenjadipelanggan,biasanyaparacalonpelanggandimintauntuk mengikutiprosedurtertentuyangditetapkanolehsipengelola.Bisapulasi pengelolayangmemasukkanalamatemailmerekakedatabasepelanggan secaramanual.
x DiscussionList
Discussionlistseringkalijugadisebutmailinglistataulebihpopulerdengan
milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya
mengirimkanresponterhadapsebuahemail.Akantetapi belumtentu semuaorangbisabegitusajamengikutisebuahmilis.KadangͲkadangada milisuntukkalanganyangterbatas,sementarabanyakyangterbukauntuk siapasaja.
UntukdapatbergabungkedalamsebuahmilispertamaͲtamaseseorang
mestimelakukanprosessubscription(mendaftar)dengansuatuprosedur
tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang
administratoryangmengelolamilis,baikuntukmenyetujuiataumenolak
permohonanmenjadianggotamilis.Milisyangsepertiitutentuadalah sebuahmilisyangterbukabagisiapasajauntukbergabung.
6.3EtikaPenulisanEmail
NetiketatauNettiquette,adalahetikadalamberkomunikasi melaluieͲmail. Sepertihalnyaberkomunikasimelaluisuratataubertatapmuka,berkomunikasi denganeͲmailbutuhtatacarasendiri.Bisadibayangkan.Hampirsetiaphariada jutaaneͲmaildikirimkandanditerimaolehbegitubanyakorang.
MakasalahͲsalahkata,bisaberartifatal.Tapimemangsangatmenyebalkan,jika kita menerima pesan eͲmail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirimkembaliseutuhnya pesanͲpesanyangkitakirimkan,ataumenjawab pertanyaanpanjangkita,denganucapan,"sayakirabegitu",atau"betul."Nah, untukmencegahhalituterjadi,adabaiknyakitamengetahui beberapadi antaranya:
1.Janganterlalubanyakmengutip.
HatiͲhatidalammelakukanbalasan(reply).Fasilitas'Reply'darisebagianbesar programmailerbiasanyaakanmengutippesanasliyangAndaterima secara otomatiskedalamisisuratAnda.
2.PerlakukaneͲmailsecarapribadi.
JikaseseorangmengiriminformasiataugagasankepadaAndasecarapribadi, Andatidaksepatutnyamengirimnyakeforumumum,sepertikelompokgrup, ataumailingͲlist.Emailpadadasarnyaadalahalatkomunikasipersonal.
3.Jangangunakanhurufkapital.
Sepertihalnyamembacasuratkabar,atausurat,membacapesaneͲmailyang menggunakanhurufbesar/kapitalyangberlebihantidakenakdilihat.Tapidi sampingitu,terutamadalam tatakrama berkomunikasi denganemail/chat, penggunaanhurufbesarbiasanyadianggapberteriak.Mungkinsajamaksudnya hanyauntukmemberitekananpadamaksudAnda.
4.JanganMembicarakanOrangLain.
Janganmembicarakanorangataupihaklain,apalagikejelekanͲkejelakannya. BerhatiͲhatilahterhadapapayangandatulis.EͲmailmemilikifasilitasbernama Forward!,yangmengizinkansipenerimaakanmeneruskannya (forward)ke oranglain.
5.JangangunakanCC.
JikaAnda inginmengirimmail kesejumlah orang(misalnya di mailingͲlist), jangancantumkannamaͲnamapadakolomCC.JikaAndamelakukanhalitu, semuaorangyangmenerimaeͲmailAnda,akanbisamelihatalamatͲalamateͲ mailoranglain.UmumnyaorangtidaksukabilaalamateͲmailnyadibeberkandi depanumum.SelalugunakanBCC(blindcarboncopy).Dengancarainisetiap oranghanyabisamelihatalamateͲmailnyasendiri.
lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan.
6.4PerangkatLunakKlienEmail(EmailClient)
Adabeberapaaplikasiemailclient,seperti:Eudora,NetscapeMesanggerdan aplikasiklienemaillainnyayangdigunakan.Untukunitkompetensiiniperangkat lunakstandaryangdijelaskanadalahMsOutlook.
6.4.1PengenalanOutlook
MsOutlookadalahsebuahaplikasipengelolaanklienemaildanworkgroupyang dikeluarkanolehMicrosoft,salahsatuperusahaansoftwareterbesarpimpinan
Bill Gates. Aplikasi. Biasanya MS Outlook menjadi paket dalam MS Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersamaͲsama dengan MS Office.
Selainuntukpengelolaanemail,Outlookjugamempunyaibeberapafasilitaslain sepertipengelolaankalenderkerja,meeting,jadwaltugasdll.Perangkatlunakini
merupakansuatuaplikasipencatatanpesandanpengelolaaninformasipersonal, atauPIM(PersonalInformationManager).
menampilkansemuafolderyang ada,sepertiInbox, Personal Folders,dan
PublicFolders.
Toolbar
Toolbarberisishortcutsdariperintahyangumumdigunakan,seperti"NewMail Message","Print",dan"PrintPreview".
Note:Toolbardapatdiubahsesuaidengankeperluan/keinginankita.
StatusBar:menunjukkanbanyaknyapesanyangadapadafolderyangditunjuk, danberapabanyakpesanyangbelumdibacajikaada.
OutlookBar
SamasepertiFolderList,OutlookBarberisishortcutsuntukfasilitasyangada
padaMicrosoftOutlook,
sepertiCalendar,Contacts,andTasks.
6.4.2EmailAccounts
PenggunaemaildenganmenggunakanMsOutlookakandapatmemfungsikan fasilitasyangtelahadadiperangkatlunaktersebut,apabilatelahmemiliki Accountsdimailserver,baikyangberadadijaringanlokalmaupuninternet. Salahsatupenyediamailserverseperti Telkom.net!.
MendaftarkanAccountsklikmenu Tools!lalu EͲmailAccounts!akantampil
windowEmailAccountssepertidibawahini:
PadakolomUserInformationketikkanNama,passworddanemailyangtelah
dimiliki.
PadaServerInformationketikkanpop3.telkom.netdansmtp.telkom.netjika
menggunakanmailservertelkom.net.Kemudianklikbutton TestAccounts
Settings!atau Next!.Dankonfirmasiakantampilsetelahnya.
6.4.2MenambahalamatemailkeOutlookAddressBook:
UntukmenambahalamatemailkeOutlookAddressBook,lakukanlangkah
berikut:
1.Kliktandapanahdibawah"ShowNamesfromthe:"pilihOutlookAddress
Book
klik “next”
2.KlikFile.
3.KlikNewEntry.
4.PilihNewContactfromthelistandklik"OK".
5.PadaisianFullName,ketiknamalengkap.
6.PadaisianEmail:ketikalamatlengkapeͲmailorangtersebut. Contoh:([email protected])
Setelahitukliktombol SaveandClose .
Anda juga dapat menambah informasi lain tentang usertersebut, seperti alamat,notelp,perusahaan,danlainͲlain.
6.4.3MembacaEmail
UntukmembacaemailpastikanOutlookberadapadafolder Inbox ,cukupklik
duakalipadapesanyangingindibaca.Pesanakanterbukapadajendelabaru. Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar (sudut kiri
monitor)akandiberitandaamplopyangdiiringidengansuara ding!sebagai
6.4.4 MembacaFileAttachment(lampiran)
JikaAndamenerimapesanberisifilelampiran(attachment),difolderInbox
padaOutlookakandiberitandapaperclipdisebelahnya.Untukmembukafile
attachmentlakukanlangkahberikut:
1. Bukapesan/mailmessage.
2. Akanadaicondengannamafiledibodytext.
3. Klikduakaliiconfile.Fileattachmentakanterbukasesuaidengan
programaplikasinya.Andabisamenyimpannyaataumenutupsaja filenya.
Caramenyimpanfileattachment.
1. Sorotfileattachment
2. KlikmenuFile#kemudianSaveattachment.
3. Pilihfoldertempatmenyimpanfileyangdiinginkan.
6.4.5Membuat/mengirimEmail
Untukmembuatpesan(message)barupadaOutlookikutilangkahberikut:
1. PadafolderInbox,klikmenuFile 2. SorotNew
3. KlikmenuMailMessage
Ada3jenistujuanpengirimanyaitu:To,CcdanBcc.Deskripsinyasbb:
$ To:tujuanstandarpengalamatanpesan.
$ Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan
kepadaseseorang,tetapiinginjugamemberikancopypesanpada oranglain.
$ Bcc:singkatandariBlindCarbonCopy.JikaAndainginmengirimpesan
pada2orang,padakolomTodanpadakolomBcc,keduanyaakan menerimaEmailtetapipenerimayangadadikolomTotidakakan mengetahui(blind)bahwaemailjugadikirimkepihakke2(Bcc).
Setelahmenentukanbagaimanadankemanapesanakandikirim,ikuti langkahberikut:
1. Kliktombolpengalamatan(addressing)(To,Cc,orBcc).
2. Padakolom"ShowNamesFromThe:",pastikanaddresslistyang
benartelahdipilih,kliktandapanahdownuntukmemilih.
3. Klikduakali(tekanToͲ>,CcͲ>,BccͲ>)namaorangyangingindikirim. Andadapatmemilihlebihdarisatunamadenganklikduakalipada namatsb.
4. Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Messagedenganalamatemailyangtelahdipilihtadi.
5. Masukkantextpadahalamanisianpesan
6. SetelahselesaimengetikpesankliktombolSend,danpesanakan segeradikirim..
6.4.6PemakaianGroup
AndadapatmengirimemailkeGrouptertentu,yangterdiridarigabungan beberapaalamatemail.Halinibergunauntukmemudahkanpengiriman emailkebanyakalamatsekaligusdalamsatuGroupdaripadamenuliskan alamatemailsatuͲpersatu.UntukmembuatGroupakandibahaspadabab selanjutnya.UntukmengirimkeGrouplakukanlangkahberikut:
1.Klik To!padapengirimanemail.AkanmunculmenuAddressBook.
2.Padakolom ShowNamesfromthe: pilihAllGroups(atauditempat
manaandamembuatgroups).
3.KlikOkdanSend
6.4.7MengirimAttachments(filelampiran)
JikaAnda inginmenyertakan sebuah file atau lebihpadapesanAnda, sepertidokumenatauspreadsheet,lakukanlangkahberikut:
1. Sepertibiasa,buatpesanbarubesertaelamatemailnya.
2. SetelahselesaimengetikpesantekantombolInsertpadatoolbar. 3. KlikFile.Carifileyanginginandasertakan.
4. 5.Klikduakalipadafileyangakandisertakan
Setelahitufileakandimasukkankedalampesandansiapdisertakan.Cara singkatlainadalahdengandraganddropfiledaridesktopatauWindows
Explorerkebodypesan.
6.4.8Membalas(Reply)Pesan
Ketikamenerimadantelahmembacasebuahpesan(email)kemungkinanAndainginlangsung membalaspesankeorangyangmengirimnya.Untukmelakukanhaltersebutlakukanlangkah berikut:
StandardReply
1.PadafolderInboxklikduakaliemailyanginginAndabalas. 2.KliktombolReply.
3.AlamatpengirimakanotomatistercantumpadabagianTo:
4.Ketikpesanandapadabodypesan. 5.KlikSend.
ReplyToAll
Fungsireplytoallakanmembalaspesankepadasemuapenerimapesanyang
ditujuolehpengirimpertama. Untukmelakukanini:
1.Kliktombolreplytoall.
2.SemuapenerimaakantercantumdibagianTo:dansemuaalamatbagian
CcakantercantumpadabagianCc:juga
3.Ketikpesanandapadabodypesan. 4.Kliktombolsend.
6.4.9 OutOfOfficeAssistant
MsOutlookmenyediakanfasilitasautoreply,dimanaOutlookakanotomatis
bahwasannyaAndabelummembacapesanyangtelahdiakirim.Halinikita lakukandenganmemanfaatkanfasilitasOutlookyangdisebut OutOfOffice Assistant .Untukmelakukannyalakukanlangkahberikut:
1.KlickToolspadatoolbar. 2.KlikOutOfOfficeAssistant.
3.JendelaOutOfOfficeAssistantakanmuncul.Klikradiobuttondisebelah"I
amcurrentlyoutoftheoffice"danketikpesanyanginginAndasampaikan
padakotakyangtersedia.
2.KliktombolForward.Masukkanalamatemailpenerima.Andadapat menambahkankomentardibodytextpesanjikadiinginkan.
3.Setelahselesai,klikSend.
6.4.11PemakaianSignature
Kitajugadapatmenyertakan signature!atautandatanganelektronik,
biasanyaditempatkanpadabagianbawahemailkita.Signatureterlebih dahuludibuatformatnyasehinggasewaktumengirimemailtidakperlu dilakukanberulangͲulangtetapisecaraotomatisakanterterapadabagian bawahemailkita.Untukmelakukannyaikutilangkahberikut:
1. PadaOutlookklikmenuTools 2. PilihOptions
3. PilihMailFormat(adadiatas)
4. Kemudiankliktombol SignaturePicker!akanmunculwindowuntuk
mengedit signature!
6. KlikNext#KetiksesuaiyangAndainginkan,demikianjugaandabisa
memilihwarnadanbentukdarifont.
7. KlikFinish
SignaturebiasanyaberisijabatandanalamatpengirimeͲmail,sehimgga penerimadapatmengenalidentitaspengirim.
6.4.12 MencetakEmail
KitadapatmelakukanpencetakaneͲmailyangkitaterima,denganlangkahͲlangkah sebagaiberikut:
1. padakondisiMs.Outlookaktif,klikduakalipesanyangakankitacetak.
2. sorotperintahPageSetup
4. setelahmunculkotakpesan,klikformatuntukmenentukan tablestyle!,
5. klikpaperuntukmenentukanukurankertas,
6. klikheader/footeruntukmenentukanheaderdanfooternya
7. klikprintpreviewuntukmemastikantampilansebelumpencetakan
bilatelahpastikitatinggalmencetakpesantersebutkeprinter,dengan mengklik perintahprint.