PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
KARYA TULIS ILMIAH
( KTI )
Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan
memenuhi syarat-syarat guna memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer
STMIK U’Budiyah Indonesia
O l e h :
Teuku Mas’Adi
08123014
PROGRAM STUDI DIII MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK U’BUDIYAH INDONESIA
BANDA ACEH
2011
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
KARYA TULIS ILMIAH
( K T I )
O l e h :
Teuku Mas’Adi
08123014
Disetujui oleh
Dosen Pembimbing,
( Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom )
Mengetahui,
Ketua Prodi Manajemen Informatika,
( Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom )
Ketua STMIK U’budiyah Indonesia,
LEMBAR PENGESAHAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH BARAT DAYA
Karya Tulis Ilmiah (KTI) oleh Teuku Mas’Adi ini telah dipertahankan didepan
dewan penguji pada tanggal 24 Agustus 2011.
Dewan Penguji :
1. Ketua
:
Agustiar, ST. MT
2. Anggota :
Tarmizi,
ST
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa Karya Tulis Ilmiah (KTI) dengan judul
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA DINAS
KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT
DAYA” ini beserta seluruh isinya adalah benar-benar karya saya sendiri, dan tidak
melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara yang tidak sesuai dengan etika
keilmuan yang berlaku dalam masyarakat keilmuan.
Atas pernyataan ini saya siap menanggung resiko atau sanksi yang dijatuhkan
kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika
keilmuan dalam karya saya ini atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya
saya ini.
Banda Aceh, 25 Agustus 2011
Yang membuat pernyataan,
Teuku Mas’Adi
08123014
ABSTRAK
Perkembangan teknologi khususnya komputer pada saat ini mempunyai
peranan yang sangat penting dalam kehidupan di masyarakat. Teknologi yang
berkembang sesuai tuntunan zaman diharapkan menjadi sarana penunjang untuk
menangani permasalahan yang timbul dalam mengelola dan menyelesaikan
permasalahan yang ada di perusahaan, organisasi atau instansi. Begitu juga dengan
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya, diharapkan
dapat menyediakan informasi yang tepat dan akurat dalam membuat data informasi
penggajian pegawai. Sistem yang sedang berjalan pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya saat ini belum sepenuhnya menggunakan
sistem komputerisasi. Sistem Informasi Penggajian ini dirancang sedemikian rupa
untuk mempermudah dalam pembuatan laporan penggajian yang lebih cepat dan
akurat serta menarik. Sistem Informasi Penggajian ini bersifat dinamis, yaitu berarti
bahwa informasi yang diberikan tersebut dapat berubah sewaktu-waktu berdasarkan
keadaan yang sedang terjadi.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Sistem Penggajian.
The development of computer technology especially when it has a very
important role in the life of the community. Technology is developing appropriate
guidance is expected to be a means of supporting day to handle problems that arise in
managing and resolving existing problems in the company, organization or agency.
So also with the Department of Population and Civil Aceh Barat Daya District, is
expected to provide precise and accurate information in making employee payroll
data information. The system is running on the Department of Population and Civil
Aceh Barat Daya Regency is currently not fully computerized. Payroll Information
System is designed in such a way as to facilitate the reporting of payroll faster and
more accurate and interesting. Payroll Information System is dynamic, which means
that the information provided may change at any time based on the state is going.
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan segala puji bagi kehadirat Allah SWT, yang Maha
Pengasih lagi Maha Penyanyang, karena dengan rahmat dan hidayah-Nya Karya
Tulis Ilmiah (KTI) ini dapat diselesaikan. Shalawat dan salam penulis sanjungkan
kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta para sahabat dan keluarga beliau atas
segala perjuangan dan pengorbanan merekalah, kita telah terbebas dari alam
kebodohan dan menuju ke alam yang berilmu pengetahuan seperti yang kita rasakan
sekarang sampai detik ini.
Alhamdulillah, berkat taufiq dan hidayah-Nya, penulis telah dapat
menyelesaikan penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) yang berjudul
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA DINAS
KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN ACEH BARAT
DAYA”. Penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini disusun untuk memenuhi
persyaratan dalam rangka menyelesaikan program studi DIII Manajemen Informatika
pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK U’Budiyah
Indonesia) Banda Aceh. Karya Tulis Ilmiah ini belumlah mencapai taraf sempurna,
karena masih banyak terdapat kekurangan dan kesulitan yang dihadapi dalam proses
penyusunan dan penulisan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini serta keterbatasan ilmu yang
penulis miliki. Meskipun pada akhirnya berkat kesabaran dan pertolongan Allah
SWT, segala kendala yang menghadang dapat penulis lewati.
Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini juga tidak akan tersusun bila tidak mendapat
dukungan dari berbagai pihak yang memberikan bantuan baik moral maupun
spiritual. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih
dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada:
1. Bapak Sayed Muchallil, ST. MS selaku Ketua STMIK U’budiyah Indonesia.
2. Bapak Mogi Diryanta Iskandar, S.Kom sebagai pembimbing sekaligus ketua
program studi Manajemen Informatika, yang telah meluangkan waktu,
tenaga, pikiran serta membimbing penulis dalam menyelesaikan penyusunan
Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini.
3. Bapak Agustiar, ST. MT selaku Ketua Sidang, Bapak Tarmizi, ST selaku
Dosen Pengjuji I dan Ibu Cahaya Purnama, S. Kom selaku Dosen Penguji II
yang masih menyempatkan diri memberi bimbingan dan pengarahan kepada
penulis sehingga Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini terselesaikan.
4. Dosen-dosen serta staff Akademik STMIK U’budiyah Indonesia.
5. Ayahanda dan Ibunda tercinta, yang telah membesarkan dan membimbing
penulis baik secara moral maupun secara material, serta do’anya yang tulus
sehingga penulis dapat menyelesaikan studi. Tiada yang dapat penulis
berikan kecuali rasa hormat, terima kasih, dan cinta yang sedalam-dalamnya
dan hanya Allah saja kiranya dapat membalasnya dan semoga Ayahnda dan
Ibunda senantiasa dalam lindungan Allah SWT. Amiiin…!
6. Kepada saudara-saudara penulis T. Peni Desmad, T. Rahmad Faisal, T. Indra,
terima kasih atas motivasi yang kalian berikan.
7. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada Bapak Kepala Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya beserta seluruh
para pegawai yang telah memberikan data serta informasi kepada penulis
dalam rangka penyelesaian penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini.
8. Kepada sahabat-sahabat penulis dan seluruh mahasiswa STMIK yang tidak
mungkin disebut namanya satu persatu.
Penulis sangat menyadari sepenuhnya, walaupun begitu banyak bantuan dari
berbagai pihak, bukan berarti penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini dianggap
sudah sangat sempurna, tetapi masih banyak kekurangan-kekurangan, baik dari segi
teknis maupun dari segi penyampaian materi. Hal ini merupakan keterbatasan
kemampuan dan ilmu pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis sangat
mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif sangat dihargai demi kesempurnaan
penyusunan penulisan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini.
Akhirnya penulis berharap segala amal baik yang telah dilakukan mendapat
keridhaan Allah SWT, dan dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Amin Yaa
Rabbal ‘Alamin…!
Banda Aceh, 25 Agustus 2011
Teuku Mas’Adi
08123014
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
PERNYATAAN ...
i
ABSTRAK ...
ii
KATA PENGANTAR ...
iii
DAFTAR ISI ...
vi
DAFTAR GAMBAR ...
viii
DAFTAR TABEL ...
ix
DAFTAR SIMBOL ...
x
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ...
1
1.2. Identifikasi Masalah ...
2
1.3. Batasan Masalah ...
3
1.4. Manfaat dan Tujuan Penelitian ...
3
1.5. Metodelogi Penelitian ...
4
BAB II. TINJAUAN KEPUSTAKAAN
2.1. Gambaran Umum Instansi ...
5
2.1.1. Sejarah Singkat ...
5
2.1.2. Struktur Organisasi ...
6
2.2. Landasan Teori ...
7
2.2.1. Pengertian Sistem ...
7
2.2.2. Karakteristik Sistem ...
8
2.2.3. Klasifikasi Sistem ...
10
2.2.4. Pengertian Informasi ...
11
2.2.5. Ciri-ciri Informasi ...
13
2.2.6. Pengertian Sistem Informasi ...
13
2.2.8. Manfaat Sistem Informasi ...
15
2.2.9. Pengertian Sistem Komputer ...
16
2.2.10. Sistem Penggajian ...
18
2.2.11.
Pengertian
Data
...
20
2.2.12. Pengertian Database ...
20
2.2.13.
Pengertian
DBMS
...
21
BAB III. METODE PENELITIAN
3.1. Lokasi Penelitian ...
23
3.2. Metode Pengumpulan Data ... 23
3.3. Alat-alat yang dipakai Dalam Penelitian ...
24
3.4. Analisis Data ...
25
3.5. Analisis Sistem ...
25
3.5.1. Analisis Sistem Informasi yang sedang berjalan ...
25
3.5.2. Analisis Sistem Informasi yang diusulkan ...
27
3.6. Alat Bantu Perancangan Sistem ...
29
3.7.
Database
...
33
3.8. Relasi Antar Tabel ...
34
3.9.
Desain
Sistem
...
35
BAB IV. PEMBAHASAN
4.1. Desain Terinci ...
36
BAB V. PENUTUP
A. Kesimpulan ...
46
B. Saran ...
47
DAFTAR PUSTAKA ...
48
BIODATA PENULIS
LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Diagram Konteks/DFD Level 0 yang sedang berjalan ...
30
Gambar 3.2 Diagram Konteks/DFD Level 0 yang diusulkan ...
30
Gambar 3.3 DFD Level 1 ...
31
Gambar 3.4 DFD Level 1 proses 1 ...
32
Gambar 3.5 DFD Level 1 proses 2 ...
32
Gambar 3.6 DFD Level 1 proses 3 ...
32
Gambar 3.7 Relasi Antar Tabel ...
34
Gambar 4.1 Form Login ...
36
Gambar 4.2 Peringatan Data Salah ...
37
Gambar 4.3 Form Menu Utama ...
37
Gambar 4.4 Form Jabatan ...
38
Gambar 4.5 Form Pegawai ...
39
Gambar 4.6 Form Penggajian ...
40
Gambar 4.7 Form Laporan ...
41
Gambar 4.8 Laporan Identitas Pegawai ...
42
Gambar 4.9 Laporan Daftar Pegawai ...
43
Gambar 4.10 Laporan Daftar Gaji Pegawai ...
43
Gambar 4.11 Laporan Daftar Gaji berdasarkan NIP ...
44
Gambar 4.12 Form Tambah User ...
44
Gambar 4.13 Form Ubah Password ...
45
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Waktu Penelitian ...
23
Tabel 3.2 Jabatan ...
33
Tabel 3.3 Pegawai ...
33
DAFTAR SIMBOL
1. Simbol Data Flow Diagram (DFD)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat sekarang ini
mempunyai peranan yang sangat penting, salah satunya dibidang komputer. Terbukti
dengan banyaknya lembaga/instansi pemerintah yang menggunakan sistem
komputerisasi sebagai alat bantu untuk meningkatkan kreatifitas dan aktifitas para
pegawai sehingga memiliki skill yang bagus dan menjadikan lembaga/instansi
pemerintah memiliki kompetensi yang tinggi. Sistem informasi penggajian
merupakan kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mengetahui daftar gaji pegawai
pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya, selain itu
dapat mengetahui tunjangan gaji pegawai pada dinas tersebut.
Untuk melakukan data penggajian pada dinas tersebut masih belum
menggunakan komputerisasi yang akurat. Perlu diadakan pembenahan yang
kompleks dan teratur didalam manajemen penggajian yang lebih baik lagi. Salah satu
alat yang dapat digunakan untuk memperbaiki aktivitas penggajian tersebut adalah
dengan menciptakan suatu sistem informasi penggajian yang benar-benar efesien dan
cepat. Karena hal ini sangat penting untuk menghindari kesalahan sistem informasi
penggajian yang sangat diinginkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya melalui bantuan komputer dengan menggunakan bahasa
pemrograman visual basic 6.0.
Sesuai dengan penelitian dan observasi yang dilakukan pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya, sistem informasi
penggajian masih belum menggunakan komputerisasi dalam pengolahan datanya,
sehingga mengakibatkan pemrosesan waktu yang lama dan adanya keterlambatan
dalam pembuatan laporan gaji yang ada pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya. Penulisan ini dilakukan untuk memperkenal bentuk
database penggajian secara komputerisasi guna mempermudah dalam mencari dan
mengolah data penggajian pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya. Oleh karena itu, penulis sangat tertarik untuk
merancang suatu program sistem informasi penggajian, maka penulis mengangkat
permasalahan ini dalam sebuah Karya Tulis Ilmiah (KTI) dengan judul
“Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya”.
1.2. Identifikasi Masalah
Masalah yang akan diselesaikan dalam Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini adalah
bagaimana cara membuat perancangan sistem informasi penggajian pegawai pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya untuk
memberikan informasi yang komputerisasi dan dapat mempercepat pekerjaan dalam
pencariannya karena sistem yang sedang berjalan masih menggunakan Microsoft
1.3. Batasan Masalah
Sehubungan dengan keterbatasan waktu, biaya, kemampuan penulis dan
banyaknya cakupan untuk menghindari kesimpangsiuran dalam penulisan agar judul
dan latar belakang dapat dipahami dengan jelas, karena sistem informasi penggajian
pegawai ini memiliki cakupan yang luas, seperti gaji pokok, tunjangan istri/suami,
tunjangan anak, tunjangan umum, tunjangan struk, tunjangan fungsional, tunjangan
beras, potongan beras, potongan sewa, potongan hutang, potongan tunjangan rumah
dan lain-lain. Untuk itu penulis melakukan pembatasan masalah hanya pada gaji
pokok, tunjangan istri/suami, tunjangan anak, tunjangan makan, tunjangan
fungsional, potongan hutang dan potongan pajak.
1.4. Manfaat dan Tujuan Penelitian
Manfaat penulisan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini adalah untuk mempermudah
dalam pembuatan laporan gaji dan juga sekaligus untuk mempercepat pekerjaan
pegawai yang berhubungan dengan penggajian dengan menggunakan menggunakan
sistem komputerisasi yang ada pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya.
Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk :
1. Merancang program penggajian pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya agar sistem informasi penggajian lebih akurat
dan menggunakan komputerisasi secara otomatis.
2. Meningkatkan efesiensi kerja berkenaan dengan sistem informasi penggajian
pegawai.
1.5. Metodelogi Penelitian
Dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini, penulis mengumpulkan data
yang diperlukan untuk membuat rancangan tersebut dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
1. Penelitian lapangan
Penelitian ini penulis lakukan langsung di lapangan dengan menganalisa
masalah terhadap objek yang telah dipilih. Dalam hal ini penulis
mendahulukan penelitian (peninjauan) langsung pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
2. Selanjutnya melaksanakan wawancara dengan pihak yang bersangkutan
dan observasi sehingga diperoleh data yang diperlukan dalam penulisan
Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini.
BAB II
TINJAUAN KEPUSTAKAAN
2.1. Gambaran Umum Instansi
2.1.1. Sejarah singkat
Dinas Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat
Daya dibentuk pada Bulan Juni 2005 yang dipimpin oleh TANTAWI, S.Sos sebagai
kepala Dinas pertama dengan lokasi perkantorannya berada di Geulumpang Payong
Kecamatan Blangpidie yang sekarang menjadi rumah Dinas Wakil Bupati Aceh
Barat Daya.
Sesuai dengan Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya No.15 Tahun 2005
Tanggal 08 November 2005 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Dinas
Tenaga Kerja Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya. Pada
saat lahirnya Qanun tersebut maka resmilah terbentuk DINAS yang di namakan
DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL.
Dalam waktu yang tidak terlalu lama dilantiknya pejabat baru sebagai Kepala
Dinas yaitu Bapak Ir. SYAMSURIZAL, M.Si yang sekarang sebagai Wakil Bupati
Aceh Barat Daya. Kemudian pada tanggal 13 September 2006 Dinas Tenaga Kerja
Kependudukan dan Catatan Sipil dipindahkan ke lokasi Komplek Perkatoran Padang
Meurante Kecamatan Susoh Kabupaten Aceh Barat Daya.
Pada tahun yang sama juga diangkat Pelaksanaan Tugas (PLT) Kepala Dinas
yaitu Drs. M. YUSUF DAUD karena Ir. SYAMSURIZAL, M.Si masuk peserta
Calon Wakil Bupati Aceh Barat Daya. Dalam waktu yang singkat pula, pada Tanggal
13 Desember 2006 dilantik lagi Pejabat baru sebagai Kepala Dinas yaitu Drs.
THAMRIN. Sebulan kemudian yakni pada Tanggal 11 januari 2007 dilantik Pejabat
baru lagi sebagai Kepala Dinas yaitu Bapak Drs. SYARIFUDDIN.
Berselang satu tahun oleh Bapak Bupati Aceh Barat Daya AKMAL
IBRAHIM pada Tanggal 21 Januari 2008 dibentuklah Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil, yang merupakan peleburan DISNAKER menjadi DISDUKCAPIL,
yang dilantik kembali Pejabat baru yang sebelumnya pernah menjabat sebagai
Kepala DISNAKER pada Tanggal 13 Desember 2006 sampai pada Tanggal 11
Januari 2007 yaitu Bapak Drs. THAMRIN dan sampai saat ini Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil dipimpin oleh Bapak FAKHRUDDIN, S.Pd yang dilantik pada
Tanggal 05 Oktober 2009 sampai sekarang ini yang berlokasikan di Jalan Iskandar
Muda No. 61 Desa Keude Paya Kecamatan Blangpidie Kabupaten Aceh Barat daya.
2.1.2. Struktur Organisasi
Berikut Uraian Struktur Organisasi pada Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya menurut Qanun Kabupaten Aceh Barat Daya
Nomor : 1 Tahun 2008, Tanggal 21 Januari 2008 / 12 Muharram 1429 H :
1. Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
2. Sekretaris
a. Kasubbag Umum dan Perlengkapan
b. Kasubbag Kepegawaian dan Tata Laksana
c. Kasubbag Keuangan
3. Kabid Program dan Pelaporan
a. Kasi Perencanaan dan Pengolahan Data
b. Kasi Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan
4. Kabid Adminstrasi dan Mobilitas Penduduk
a. Kasi Administrasi dan Mobilitas Penduduk
b. Kasi Mobilitas Penduduk
5. Kabid Catatan Sipil
a. Kasi Pelayanan Catatan Sipil
b. Kasi Registrasi dan Dokumentasi
6. UPTD (Unit Pelaksana Teknis Dinas)
7. Kelompok jabatan fungsional
Untuk melihat bentuk Bagan Struktur Organisasi pada Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya dapat dilihat pada halaman lampiran.
2.2. Landasan Teori
2.2.1. Pengertian Sistem
Dalam memahami dan mendefinisikan suatu sistem terdapat dua pendekatan
yang dapat digunakan untuk menerangkannya, yaitu:
a. Pendekatan yang Menekankan pada Prosedur.
Menurut Jerry Fitz Gerald dan kawan-kawan dalam (Jogiyanto, HM. Sistem
Teknologi Komputer. Andi. 2005), Sistem adalah : “Suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Richard F. Neuschel dalam Jogiyanto, HM (2005), Prosedur adalah :
“Rangkaian operasi klerikal (tulis menulis) yang melibatkan beberapa orang
di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
b. Pendekatan yang menekankan pada Komponen/ Element
Menurut Jogiyanto, HM (2005), Sistem adalah : “Kumpulan dari
elemen-elemen yang berintegrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub
sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih
kecil lagi.
Kedua defenisi sistem di atas memiliki maksud dan tujuan yang sama tetapi
berbeda dalam pendekatannya. Para ahli lebih banyak menggunakan defenisi sistem
dengan menekankan pada komponen-komponen atau elemen-elemen. Defenisi ini
memiliki pengertian yang lebih luas, lebih diterima dalam masyarakat karena
kenyataan sistem terdiri dari beberapa sub-sistem.
2.2.2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto, HM (2005), defenisi sistem memiliki karakteristik
tertentu yaitu :
a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja
sama membentuk satu kesatuan. Setiap komponen mempunyai sifat-sifat dari
sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem dapat dipandang
sebagai satu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem
Segala sesuatu yang berada di luar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem dapat dikatakan sebagai lingkungan luar. Lingkungan luar
dapat bersifat menguntungkan yang memberikan energi pada sistem sehingga
harus selalu dijaga dan dipelihara. Selain itu lingkungan luar juga dapat
merugikan sistem. Untuk dapat mempertahankan kelangsungan hidup sistem,
maka lingkungan yang seperti ini harus dapat dikendalikan
d. Penghubung Sistem
Merupakan media penghubung antara sub-sistem dengan sub-sistem lainnya.
Melalui penghubung sumber-sumber daya dapat mengalir dari sub-sistem ke
sub-sistem lainnya, sehingga saling berintegrasi membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa
masukan perawatan dan masukan signal. Masukan perawatan (maintenance
input) adalah energi yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi.
Masukan signal (signal input) adalah energi yang diproses untuk
mendapatkan keluaran.
f. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk sub-sistem yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolah yang dapat merubah
masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem
Sistem memiliki sasaran (objective) atau tujuan (goal) yang akan menentukan
sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu
sistem dapat dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan.
2.2.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto, HM (2005), Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa
sudut pandang, di antaranya adalah sebagai berikut :
a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem
fisik (physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak hasil
buatan manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara
manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system.
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi di antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur
probabilitas.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem
terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
berpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya campur tangan dari pihak di luarnya. Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan
luar atau sub-sistem lainnya. Karena keterbukaan sistem ini, maka suatu
sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
2.2.4. Pengertian Informasi
Informasi dalam sebuah perusahaan atau instansi merupakan sesuatu yang
sangat penting guna untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Akibat
kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan atau instansi
tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang pada
akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
persaingannya.
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya yang
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa
informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk
beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan
suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya yang
diperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak
di dalam perusahaan.
Robert N. Anthony dan John Dearden dalam Jogiyanto, HM (2005),
mengatakan bahwa keadaan sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya
dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses
entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.
Menurut Jogiyanto, HM (2005), pengertian dari informasi adalah: “Data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima dan
membutuhkannya”.
Informasi yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Akurat
Informasi yang diperoleh harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
boleh menyesatkan serta harus mencerminkan suatu maksud. Informasi
diharuskan akurat karena dari informasi yang tidak akurat akan banyak
timbul gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi
tersebut.
2. Tepat Waktu
Informasi yang sampai pada yang membutuhkan tidak boleh terlambat,
informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai, hal ini disebabkan
karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan, maka
akan berakibat fatal pada suatu organisasi, instansi maupun perusahaan.
3. Relevan
Informasi tersebut harus bermanfaat bagi yang membutuhkannya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang adalah berbeda. Informasi yang baik hanya
akan dihasilkan oleh data yang baik dengan pemrosesan data yang tepat.
2.2.5. Ciri-ciri Informasi
Berikut adalah ciri-ciri informasi yang baik:
1. Benar atau salah
Informasi dapat bernilai atau salah, sehingga sumber informasi harus
diperhatikan.
2. Baru
Suatu informasi dapat menjadi hal sama sekali baru yang belum diketahui.
3. Tambahan
Informasi dapat juga menjadi tambahan dan informasi yang sudah ada
sebelumnya dan yang kurang lengkap.
2.2.6. Pengertian Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem
informasi (information system) atau disebut juga dengan processing sistem atau
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto, HM (2005),
sistem informasi dapat didefenisikan sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.2.7. Komponen sistem informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (Building Block), dimana masing-masing blok ini saling
berintegrasi satu sama lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuannya.
Adapun blok-blok tersebut sebagai berikut:
a. Blok Masukan (Input Block)
Meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang
berfungsi memanipulasi data untuk menghasilkan keluaran tertentu.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan
di perangkat keras komputer.
f. Blok Kendali (Controls Block)
Meliputi masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani
kesalahan/kegagalan sistem.
2.2.8. Manfaat Sistem Informasi
Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah
transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk
dan pelayanan mereka.
Kegiatan Sistem Informasi:
1) Input
Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang diproses.
2) Proses
Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu
informasi yang bernilai tambah.
3) Output
Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.
4) Penyimpanan
2.2.9. Pengertian Sistem Komputer
Kata komputer berasal dari Bahasa asing ‘to compute’ atau dari Bahasa
Yunani ‘compute’ yang artinya adalah alat bantu hitung atau mesin hitung. Komputer
tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu tetapi juga memegang peranan penting
dalam pengolahan data elektronik, sehingga komputer disebut juga sebagai alat
pengolah data.
Pengertian sistem komputer merupakan “serangkaian atau kumpulan mesin
elektronik yang bekerja bersama-sama dan dapat melakukan rangkaian pekerjaan
secara otomatis melalui intruksi atau program yang diberikan kepadanya”. (Hasyim,
M. Buku Pinter Komputer, Kriya Pustaka. 2008 : 1)
Dalam pengolahan data, mulai dari memasukkan data hingga menghasilkan
sebuah informasi, komputer memerlukan sistem yang merupakan kesatuan dari
komponen-komponen sebagai berikut:
1. Perangkat Keras (Hardware)
Yaitu sekumpulan komponen didalam komputer yang secra fisik dapat
dilihat. Kumpulan perangkat keras ini dapat menjadi komputer jika memiliki
keterkaitan struktur kinerja pada setiap kategori komponennya.
Perngkat keras komputer secara fungsional dibedakan menjadi empat macam
perngkat yaitu :
a. Perangkat Masukan : Merupakan peralatan yang dapat digunakan untuk
menerima data yang akan diolah kedalam komputer, perangkat ini
digunakan oleh pengguna untuk melakukan interaksi dengan komputer
agar komputer melaksanakan perintah yang diberikan oleh penggunanya.
b. Perangkat Proses : Perangkat pengolah atau pemroses data dalam
komputer adalah prosesor, namun umumnya disebut sebagai central
processing unit (CPU). Central processing unit (CPU) merupakan otak
dari sebuah sistem komputer, central processing unit (CPU)
melaksanakan dan mengawal keseluruhan operasi komputer sehingga bias
dikatakan hampir seluruh pemikiran dilaksanakan pada central processing
unit (CPU).
c. Perangkat Penyimpanan : Merupakan perangkat yang digunakan untuk
melakukan penyimpanan data dalam komputer.
d. Perangkat Keluaran : Merupakan perangkat yang dipakai untuk
menampilkan hasil proses, perangkat keluaran merupakan perangkat yang
terdiri atas alat-alat yang menerjemahkan perintah yang telah diproses
oleh komputer kedalam bentuk yang dimengerti oleh manusia.
2. Perangkat Lunak (Software)
Yaitu suatu perangkat yang berisi serangkaian intruksi program, prosedur,
pengendalian dan aktifitas-aktifitas pengolahan perintah pada sistem
komputer.
Perangkat lunak komputer secara garis besar dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. Sistem operasi : yaitu perangkat lunak yang berfungsi untuk melakukan
operasi yang mengurusi tentang segala aktifitas komputer, seperti
mendukung operasi sistem operasi aplikasi dan mengendalikan semua
perangkat komputer agar dapat berjalan selaras dengan fungsinya.
b. Software aplikasi : yaitu software program yang memiliki aktifitas
pemrosesan perintah yang diperlukan untuk melaksanakan permintaan
pengguna dengan tujuan tertentu.
3. Brainware
Yaitu manusia yang mengoperasikan dan mengendalikan sistem komputer.
Profesi dalam data processing diantaranya sebagai berikut:
a. Sistem analis : yang bertugas mempelajari, menganalisis serta
mendesaign suatu proyek aplikasi dari user untuk memenuhi kebutuhan
user.
b. Programmer : salah satu personil dalam data processing yang tugasnya
membuat program berdasarkan program spesifikasi dari sistem analis.
c. Operator : orang yang mempersiapkan komputer untuk memproses suatu
program, mengoperasikan komputer dan mematikan mesin jika proses
telah berhasil.
Ketiga komponen tersebut harus saling berhubungan dan membentuk
satu kesatuan. Hardware tanpa adanya software maka tidak akan berfungsi
dan hanya seperti benda mati saja. Hardware yang sudah didukung software
juga tidak akan berfungsi kalau tidak ada manusia yang mengoerasikannya.
2.2.10. Sistem Penggajian
Menurut Robert L. Mathis, (2002) : “Gaji adalah bayaran yang konsisten dari
satu periode ke periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja”.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah kompensasi dasar
yang diberikan perusahaan atau instansi lainnya kepada karyawan/pegawai atas hasil
kerja. Dengan kata lain karyawan/pegawai tetap menerima pembayaran yang
konsisten dari waktu ke waktu dengan memperhatikan jumlah jam kerja.
Sistem penggajian pada umumnya didasarkan kepada 3 (tiga) fungsi gaji
yaitu:
a) Menjamin kehidupan yang layak bagi pegawai dan keluarganya.
b) Mencerminkan imbalan atas hasil kerja seseorang.
c) Menyediakan insentip untuk mendorong peningkatan produktifitas kerja.
Gaji atau imbalan yang di terima seorang pegawai sehubungan dengan
pekerjaannya dapat digolongkan ke dalam 3 (tiga) bentuk yaitu:
1. Gaji atau upah (dalam bentuk uang)
Sistem penggajian pada umumnya mempergunakan gaji pokok yang
didasarkan pada jabatan/bagian kerja dan masa kerja. Jabatan seseorang
didasarkan pada tingkat pendidikan, lama kerja dan pengalaman.
2. Tunjangan
Selain gaji pokok, biasanya pegawai juga menerima berbagai macam
tunjangan, masing-masing sebagai persentasi dari gaji pokok atau dalam
jumlah tertentu seperti : uang makan, tunjangan fungsional, tunjangan
pegawai, tunjangan keluarga, tunjangan insentif, lembur dan lain-lain.
3. Potongan
Selain gaji pokok dan tunjangan biasanya setiap perusahaan/badan usaha
dikenakan potongan-potongan. Adapun potongan-potongan tersebut yaitu
jamsostek, simpanan pokok, simpanan wajib, simpanan sukarela, angsuran +
bunga ke bank, pinjaman dan lain-lain.
2.2.11. Pengertian Data
Data sebagai sumber informasi harus dianggap sebagai user yang harus
dikelola dengan baik dan benar. Data merupakan acuan dalam melakukan semua
kegiatan yang dapat menguntungkan sipemakai. Data adalah sekumpulan fakta
tentang peristiwa atau operasi tanpa dipengarahui oleh pertimbangan atau hasil
analisi. Data dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja. Dalam suatu
organisasi, data merupakan sumber daya yang sangat vital dan harus dikelola dan
diproses sebaik-sebaiknya (Jogiyanto, 2001, hal :4). Data adalah representasi fakta
yang mewakili suatu objek seperti manusia, pegawai, siswa, pembeli, pelanggan,
barang, peristiwa, konsep, keadaaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk
angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya (Kristanto Harianto,
2001, hal:3).
Dari definisi itu dapat disimpulkan bahwa data adalah bahan mentah yang
diproses menjadi sebuah informasi. Jadi terdapat perbedaan antara dengan informasi
dimana data adalah “bahan baku” yang harus diolah sedemikian rupa hingga berubah
sifatnya menjadi informasi.
2.2.12. Pengertian Database
Database adalah sekumpulan seluruh sumber daya berbasis komputer milik
organisasi dan sistem. Database yang dikendalikan oleh sistem manajemen database
adalah set cacatan data yang berhubungan dan saling menjelaskan (Reymond Leod,
2004, hal :196). Database merupakan kumpulan data dan informasi dalam jumlah
yang tidak sedikit. Oleh karena itu database harus disusun sebagai kriteria terpola
dengan jelas sejak dari awalnya. Databae akan diubah kedalam tabel dalam
Microsoft Access dengan memperhatikan : File Table, Field, Primary Key dan
sebagaimana yang merupakan bagian dari database (Abdul Kadir, 2001).
Singkatnya langkah awal pengolahan suatu unit data itu dilakukan di dalam
database. Pembuatan database dalam Microsoft Access mencakup
dua tindakan utama, yakni : tindakan penentuan dari struktur database dan tindakan
pengisihan data ke dalamnya dengan melakukan pengetikan data kedalam struktur
tersebut (Abdul Kadir, 2001).
Sebagai suatu jenis program aplikasi yang berguna untuk mengorganisasikan
sejumlah data dengan model relational, Microsoft Access diimplementasikan dalam
bentuk tabel yang terdiri dari baris dan kolom. Baris pada Microsoft Access dikenal
dengan istilah record yang merupakan kumpulan informasi yang ada di dalam field.
Sementara kolom yang dikenal dengan istilah field merupakan tempat dimana
informasi ditampung. Setiap field dalam database akan berelasi dengan field lainnya
atau dengan data lainnya (Abdul Kadir, 2009).
2.2.13. Pengertian Database Management System (DBMS)
Merupakan software yang mengatur proses pengelolaan database.
Pengelolaan ini meliputi pembuatan database, akses terhadap database serta
penyimpanan data dalam database. Perangkat lunak untuk mengelola database
disebut dengan database management system, sehingga database management
“database management system adalah pengelolaan kumpulan file yang saling
berkaitan bersama program. Database merupakan kumpulan datanya sedangkan
program pengelolaan berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersil untuk
membaca data, mengisi data, menghapus data dalam database. (Jogiyanto, HM,
Sistem Teknologi Komputer, Andi. 2005 : 53)
Database management system merupakan salah satu cara dalam bentuk
sistem yang berguna dalam penyimpanan data, penggunaan cara yang tepat dan
memudahkan pemrosesan data serta mempercepat pengambilan data. Database
management system berisi kumpulan data yang saling merelasi dengan set program
untuk mengakses data tersebut. Jadi database management system terdiri dari
database dan set program untuk menambah, menghapus, mengubah, mengambil dan
membaca data.
Set program pengelola merupakan suatu paket program yang dibuat agar
memudahkan dan mengefisiensikan pemasukan atau perekaman informasi dan
pengambilan informasi kedalam basis data.
Manfaat
dari
menggunakan
Database Management System (DBMS) yaitu
sebagai berikut:
1. Untuk mengorganisasikan dan mengelola data dalam jumlah besar.
2. Untuk membantu dan melindungi data dari kerusakan yang disebabkan
penggunaan atau pengaksesan yang tidak sah.
3. Memudahkan dalam pengambilan data.
4. Untuk memudahkan dalam penggunaan atau pengaksesan data secara
bersamaan dalam satu jaringan.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Lokasi Penelitian
Penelitian ini penulis lakukan sejak tanggal 1 februari s/d 30 april 2011 pada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya yang
beralamatkan di Jalan Iskandar Muda No.61 Desa Keude Paya Kecamatan
Blangpidie Kabupaten Aceh Barat Daya. Berikut tabel lama waktu penelitian :
Tabel 3.1 Waktu Penelitian
No Jenis
Kegiatan
Bulan Mei
Minggu Ke
Bulan Juni
Minggu Ke
Bulan Juli
Minggu Ke
1. Identifikasi
masalah
2. Pengambilan
data
3. Analisis
Data
4. Pengumpulan
Data
5.
Perancangan
Tabel
6.
Perancangan
Sistem
7.
Desain
Sistem
9. Uji
Sistem
10. Pengembangan
Sistem
11. Final
3.2. Metode Pengumpulan Data
a. Studi Kepustakaan
Studi pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pengkajian
terhadap sumber-sumber referensi untuk memperoleh landasan teori,
konseptual dan praktis tentang permasalahan penelitian. Studi pustaka ini
dilakukan dengan mendapatkan data dari literatur berupa
buku/makalah/pedoman serta bahan pendukung lainnya yang berkaitan
dengan penulisan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini.
1. Studi Lapangan
1. Pengamatan (observasi), yaitu pengamatan langsung terhadap mekanisme
sistem yang sedang berjalan pada Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya.
2. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data berdasarkan tatap muka
dan tanya jawab dengan pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya agar memperoleh informasi yang
akurat sehingga diharapkan dapat menjadi bahan masukkan maupun
pertimbangan dalam proses penelitian.
3.3. Alat-alat yang dipakai Dalam Penelitian
. Adapun alat-alat yang dipakai selama penelitian adalah sebagai berikut :
a. Buku tulis, Buku tulis digunakan untuk mencatat semua hal yang penulis
dapatkan selama proses penelitian berlangsung pada sub bidang bendara
pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat
Daya.
b. Pulpen, Pulpen disini berfungsi sebagai alat tulis guna membantu
pencatatan hasil selama penelitian.
c. Komputer, komputer di sini berfungsi untuk merancang sistem
informasi penggajian menggunakan bahasa pemrograman visual basic
6.0.
3.4. Analisis Data
Adapun motode dalam analisa data yang dipakai disini adalah :
a. Metode Deskriptif, Metode yang mengolah dan menafsirkan data dengan
maksud agar bisa memberikan gambaran yang jelas dan wajar mengenai
keadaan yang akan diteliti.
b. Metode Deduktif, Metode yang menarik beberapa kesimpulan yang
bersifat umum menjadi kesimpulan yang bersifat khusus serta sekaligus
memberikan saran dalam rangka penyempurnaan aktivitas penelitian
dimasa yang akan datang.
Sedangkan teknik Pengolahan Data yaitu, Data yang diperoleh dari hasil
penelitian, selanjutnya akan dianalisa secara kualitatif dengan membandingkan
antara teori dengan hasil penemuan lapangan.
3.5. Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto, HM dalam buku Analisis dan Desain (2005), “Analisis
sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
komponen-komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan.
3.5.1. Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan
Setelah dilakukan penelitian, diperoleh gambaran secara singkat tentang
sistem dan beberapa kelemahan yang ada, terutama dari segi efektivitas dan efisiensi
sistem yang digunakan. Dari sistem yang ada dapat digambarkan bahwa sistem
informasi untuk penggajian masih sangat sederhana karena masih menggunakan
program aplikasi Microsoft Excel.
Melihat dari segi sistem informasi yang sedang berjalan, pengolahan data
yang dilakukan kurang efisien dan efektif karena pada sistem pengolahan penggajian
pegawai pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya
dalam menyajikan laporan atau slip gaji pegawai datanya harus dientrikan terlebih
dahulu karena tidak otomatis. Maka dengan sistem informasi ini laporan yang
disajikan/diberikan kepada pegawai membutuhkan waktu yang lama karena data-data
yang diolah harus dientrikan manual secara berulang-ulang, teliti dan akurat.
Adapun sistem informasi penggajian yang sedang berjalan pada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Barat Daya dapat dilihat sebagai
berikut:
1. pegawai menyerahkan informasi/data-data yang dibutuhkan oleh instansi ke
bagian keuangan.
2. Dari informasi/data-data yang diterima dari pegawai, bagian keuangan
kemudian membuat daftar gaji pegawai kemudian daftar gaji pegawai
tersebut diserahkan ke bendahraan.
3. Bendahara membuat slip gaji kemudian menyerahkan slip gaji dan daftar gaji
ke pegawai untuk ditandatangani sebagai bukti penerimaan gaji. Kemudian
daftar gaji yang telah ditandatangani tersebut diserahkan ke bagian keuangan.
4. Berdasarkan daftar gaji yang telah ditandatangani kemudian bagian keuangan
mengolah data dan membuat laporan gaji pegawai menggunakan program
aplikasi Microsoft Excel lalu laporan tersebut diserahkan ke kepala dinas.
5. Kepala dinas kemudian mencek laporan tersebut kemudian menanda
tanganinya. Kemudian laporan tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk
diarsip.
3.5.2. Analisis Sistem Informasi Yang Diusulkan
Perancangan sistem yang baru tidak terlepas kaitannya dari sistem informasi
yang sedang berjalan. Dalam hal ini penulis mencoba memperbaiki sistem yang
sedang berjalan dengan cara membuat rancangan sistem yang baru agar sistem
informasi penggajian yang ada pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Aceh Barat Daya lebih efektif dan efisien.
Dalam perancangan suatu sistem, sistem analis dan pemakai sistem dapat
menentukan baik atau buruknya alternatif yang diberikan terhadap sistem yang lama.
Para pemakai sistem harus mencoba memakai, mengolah, memproses sistem yang
baru agar para analis sistem tidak membuat keputusan secara sepihak. Seorang analis
harus dapat mempersempit pilihan terhadap sistem dalam jumlah yang wajar,
sehingga analis sistem dan pemakai sistem dapat bekerjasama dalam melakukan
pemilihan dan alternatif yang diberikan terhadap sistem. Alternatif-alternatif tersebut
antara lain :
1. Waktu untuk melakukan alternatif sistem, dalam arti waktu yang diperlukan
untuk menerapkan sistem baru tersebut.
2. Keuntungan apa yang diperoleh dari pengembangan sistem yang baru
tersebut.
3. Apakah sistem yang baru dapat memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pemakai
terhadap informasi.
4. Apakah sistem yang baru dapat memberikan dampak positif terhadap
instansi.
Berdasarkan alternatif-alternatif diatas penulis berusaha memberikan
solusi dimana membuat sistem informasi penggajian dengan menggunakan
program aplikasi database sehingga mempermudah proses penyajian
informasi gaji pegawai. Adapun sistem informasi penggajian yang penulis
usulkan dapat dilihat sebagai berikut:
1. Pegawai menyerahkan informasi/data-data yang dibutuhkan oleh instansi ke
bagian keuangan.
2. Dari informasi/data-data yang diterima dari pegawai, bagian keuangan
kemudian membuat daftar gaji pegawai dengan menggunakan aplikasi
microsoft visual basic 6.0, kemudian daftar gaji pegawai tersebut diserahkan
ke bendaharaan.
3. Bendahara membuat slip gaji kemudian menyerahkan slip gaji dan daftar gaji
ke pegawai untuk ditandatangani sebagai bukti penerimaan gaji. Kemudian
daftar gaji yang telah ditandatangani tersebut diserahkan ke bagian keuangan.
4. Berdasarkan daftar gaji yang telah ditandatangani kemudian bagian keuangan
mengolah data gaji pegawai dengan program aplikasi berbasis database
dengan secara langsung bisa menyajikan laporan gaji pegawai yang
dibutuhkan. Laporan yang dicetak tersebut diserahkan ke kepala dinas.
5. Kepala dinas kemudian mencek laporan tersebut kemudian menanda
tanganinya. Kemudian laporan tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk
diarsip.
3.6. Alat Bantu Perancangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah pengembangan sistem sesuai
dengan metode pembangunan yang terstruktur maka dibutuhkan alat dan teknik
untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam perancangan sistem pada
umumnya berupa diagram.
Adapun alat bantu yang digunakan dalam perancangan sistem yang
digunakan adalah :
a. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan
hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram
konteks dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan
sistem.
b. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran
ini tidak tergantung pada perangkat keras, lunak, struktur data atau organisasi.
Pada tahap analisa, penanganan notasi simbol lingkaran dan anak panah
mewakili atau menggambarkan arus data dalam perancangan sistem sangat
membantu sekali didalam komunikasi dengan pemakaian sistem
menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem.
Gambar 3.1 Diagram Konteks/DFD Level 0 yang sedang berjalan
Gambar 3.2 Diagram Konteks/DFD Level 0 yang diusulkan
Data Pegawai
Gaji Pegawai
Daftar Gaji
Slip
Laporan Identitas Pegawai Laporan Daftar Pegawai Laporan Daftar Gaji Pegawai Laporan Gaji berdasarkan NIP
Pegawai
Bagian
Keuangan
Kepala Dinas
1
Sistem
Informasi
Penggajian
Informasi
Data Pegawai
Data Pegawai
Gaji Pegawai
Daftar Gaji
Slip
Laporan Daftar Gaji Pegawai
