WWF Indonesia. Job Name : Formalities Staff Job Code : - Job Class : - Job Family : - Job Region : Superior : General Support Manager

(1)

P ar ar dh ya M itr a Ka rti In te gr at ed a nd C om pr eh en si ve H um an R es ou rc e M an ag em en t C on su lta nt

WWF Indonesia

Distinct Job Manual

Master Doc. : [Enter Master Document Number]

Job Name

: Formalities Staff

Job Code

: -

Job Class

: -

Job Family

: -

Job Region :

Superior

: General Support Manager

Subordinate(s) : -

(2)

Job Description

Job Mission

Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi.

Memastikan pengelolaan dokumen dan perijinan terhadap organisasi , TKA ( tenaga kerja Asing ) dan tamu warga negara asing serta pengelolaan administrasi terkait dengan MICE ( meeting, Incentive, Confrence dan Event ) WWF-ID staff sudah berjalan dengan efektif dan efisien sesuai prosedur yang berlaku guna mendukung operasional organisasi.

Job Illustration

Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya

Formalities Staff adalah suatu jabatan yang berada didalam struktur organisasi General Support Department. Pemangku jabatan bertanggung jawab langsung kepada General Support Manager. Pemangku jabatan memiliki fungsi dan tanggungjawab untuk memastikan proses pengurusan ijin dan dokumen tenaga kerja asing yang bekerja di lingkungan WWF-ID sudah memenuhi dan sesuai dengan peraturan yang berlaku .

Selain tenaga kerja asing yang berkerja di lingkungan WWF-ID, pemangku jabatan juga harus memastikan bahwa tamu-tamu asing ( donor ) yang akan melakukan kunjungan ke kantor pusat WWF-ID di Jakarta dan kantor lapangan telah memiliki ijin dan dokumen yang telah memenuhi dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk itu pemangku jabatan harus mengurus dokumen dan perijinan yang terkait dengan tamu asing ( donor ) kepada instansi yang terkait , seperti misalnya : Deplu, Depbupar, Depnaker, Dephut, LIPI, Menristek dan Bais.

Terkait dengan kebutuhan dokumen dan perijinan untuk organisasi , pemangku jabatan harus memastikan bahwa dokumen dan perijinan tersebut tersedia , dimiliki oleh organisasi, ter up date dan memenuhi peraturan yang berlaku.

Selain hal-hal tersebut diatas, pemangku jabatan juga memiliki tanggungjawab untuk mengorganisasikan dan memberikan dukungan terhadap mobilitas staff WWF-ID yang akan melakukan perjalanan dinas baik perjalanan dinas dalam negeri maupun luar negeri . Guna mendukung hal ini pemangku jabatan harus memiliki kerjasama yang baik dengan pihak travel agent , hotel , dan pihak penyedia asuransi perjalanan dinas.

Terkait dengan dukungan untuk memfasiltasi kebutuhan staff WWF-ID akan perjalanan dinas dan kebutuhan untuk melakukan monitoring atas konsumsi Carbon Emisi yang dihitung berdasarkan mileage perjalanan dinas yang dilakukan, maka pemangku jabatan harus memastikan bahwa data mengenai perjalanan dinas yang dilakukan oleh staff WWF-ID telah dientri ( masukan ) ke dalam file Climate Friendly sesuai dengan aturan yang dimintakan oleh WWF Internasional .

Pemangku jabatan juga harus melakukan pengorganisasian untuk mendukung kegiatan dan program WWF-ID dengan menyediakan dan mengorganisir MICE ( Meeting, Incentive , Conference dan Event ) baik bagi staff WWF-ID maupun stakeholder. Agar fungsi ini dapat berjalan dengan baik , maka

(3)

pemangku jabatan harus memiliki hubungan serta kerjasama yang baik dengan pihak hotel , travel agent serta juga event organizer lainnya.

Untuk membantu kegiatan Departemen GS , pemangku jabatan juga membantu pengelolaan administrasi dan dana untuk kebutuhan operasional Departemen GS dengan cara melakukan pencatatan dan penyimpanan dana kas kecil ( PC ) khusus Departemen GS .

Job Dimension

Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan

Bawahan : n/a

Budget : Besaran budget yang dikelola dalam FY 2010 est pemesanan tiket sebesar USD 142.278 dan Rp. 2.106.165.010,-

Tools : Komputer, scanner, akses internet Wilayah kerja : Kantor Jakarta

Main Responsibility Key Performance Indicator

Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan

melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan

1. Memastikan proses pengurusan ijin tenaga kerja asing yang diperlukan berjalan sesuai peraturan yang berlaku

Visa tenaga kerja asing beserta dokumen pendukung lain ( KITAS, RPTKA, IMTA, DPKK ) tersedia tepat pada waktunya

Perpanjangan visa tenaga kerja asing tepat pada waktunya

2. Memastikan pengurusan dokumen dan ijin untuk tamu asing yang berkunjung ke WWF- Indonesia ( kantor pusat dan lapangan ) berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku .

Visa tenaga kerja asing beserta dokumen pendukung lain ( izin kunjungan dari departemen terkait , Bais ) tersedia tepat pada waktunya.

Reservasi tiket dan penginapan memenuhi jadwal yang diminta dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

3. Memastikan proses pengurusan ijin dan dokumen yang berhubungan dengan organisasi WWF-Indonesia berjalan sesuai

peraturan yang berlaku. Semua ijin terkait tersedia tepat waktu. 4. Memastikan dukungan terhadap mobilitas staff

yang akan melakukan perjalanan dinas baik perjalanan dinas dalam negeri maupun luar negeri.

Tersedianya reservasi tiket dan penginapan sesuai dengan jadwal keberangkatan dan memenuhi peraturan yang berlaku.

(4)

melakukan perjalanan dinas ke luar negeri . Tersedianya asuransi perjalanan dinas bagi staff yang akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri.

Administrasi pembayaran terkait dengan travel agent berjalan sesuai dengan term of payment yang disepakati dalam kontrak/invoice.

Memastikan keseluruhan dokumen terkait dengan perjalanan dinas staff WWF-ID memenuhi peraturan yang berlaku , baik , benar dan lengkap serta dapat diaudit baik oleh internal maupun eksternal.

5. Mengorganisasi pelaksanaan kegiatan meeting, konferensi , dan event yang dilakukan diluar kantor WWF-ID berjalan sesuai dengan jadwal dan waktu yang telah ditetapkan.

Tersedianya tempat / lokasi untuk meeting Pengurusan administasi dan pembayaran dengan pihak penyelenggara meeting sesuai dengan schedule yang disepakati .

6. Memastikan terkelolanya informasi terkait dengan MICE ( meeting , Incentive. Confrence and Event ) dari seluruh jaringan hotel, travel agent guna mengakomodir kebutuhan WWF-ID akan MICE ( meeting, Incentive, Confrence and Event ) .

Tersedia dan terup datenya data mengenai harga sewa kamar, ruang meeting dan fasilitas hotel lainnya untuk mengakomodir kebutuhan akomodasi dan meeting WWF-ID . Tersedianya kerjasama dengan pihak hotel berupa tersedianya Corporate rate Hotel . Tersedianya dan ter up date kontrak kerjasama dengan pihak travel agent guna pengadaan tiket , voucher hotel dan sebagainya .

Tersedianya dokumen yang baik , benar, lengkap guna keperluan audit ( internal / eksternal .

7. Mengelola data perjalanan dinas WWF-ID staff baik perjalanan dalam negeri maupun luar negeri ke dalam data Carbon Emission

Entri data perjalanan dinas staff ( dalam negeri dan luar negeri) ke dalam file Carbon Emission.

Tersedianya laporan mengenai besaran Carbon Emision per 3 bulan.

8. Membantu administrasi departemen GS terkait dengan keperluan keuangan.

Administrasi PC ( petty Cash ) untuk GS department berjalan dengan tertib , baik, rapi dan lengkap.

Kebutuhan akan PC ( petty cash ) guna mendukung operasional GS Departemen sesuai dengan pendanaan dan kegiatan .

(5)

P ar ar dh ya M itr a Ka rti In te gr at ed a nd C om pr eh en si ve H um an R es ou rc e M an ag em en t C on su lta nt Main Authority

Hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu

1. Membina hubungan dengan instansi pemerintah jika diperlukan, seperti kantor imigrasi, kepolisian, departemen tenaga kerja, dan lain-lain

2. Mempunyai kewenangan untuk mengatur dan menetapkan sistem filling yang tepat dan baik 3. Mempunyai kewenangan untuk meminta penjelasan atas dokumen yang kurang jelas / lengkap 4. Mempunyai kewenangan untuk berhubungan dengan pihak travel agent guna mendapatkan

informasi mengenai harga tiket , rate asuransi perjalanan dinas, voucher hotel , paket perjalanan , dan sebagainya .

5. Mempunyai kewenangan untuk meminta kelengkapan dokumen sebagai supporting dokumen untuk pengurusan visa

6. Mempunyai kewenangan untuk mendapatkan informasi / data/ dokumen dari HRD guna keperluan pengurusan Tenaga Kerja Asing dan tamu asing.

7. Mempunyai kewenangan untuk berkoordinasi dengan program , departemen finance, accounting dan grant dalam organisasi WWF -ID guna keperluaan pengurusan hotel ( pemesanan kamar dan ruang meeting ) dan lainnya .

8. Mempunyai kewenangan untuk berhubungan dengan pihak hotel guna mendapatkan informasi mengenai rate hotel , fasilitas hotel , voucher hotel dan ketersediaan kamar hotel atau ruang meeting.

Job Environment

Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan

Bekerja lebih banyak di dalam ruangan

Menghabiskan 80% waktu kerjanya dengan computer. Bekerja dengan deadline yang ketat

Bekerja dengan banyak pihak

Inborn Relationship Within Job

Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya

Internal : (Bersifat informatif, konsultatif, koordinatif)

Seluruh staff kantor Jakarta yang akan melakukan perjalanan dinas Seluruh Tenaga Kerja Asing

HRD

Finance , Accounting dan Grant Departemen.

Departemen / Program yang membutuhkan tenaga kerja asing Eksternal : ( bersifat informatif dan kemitraan)

(6)

Departemen terkait dengan tenaga kerja asing ( Deplu, depbupar, Depnaker, Dephut, LIPI, Menristek, Bais ) Asuransi Travel Agent Hotel Kantor Polisi Kantor SAMSAT

Job Requirement

Job Pre-requisite

Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan

Dapat bekerja dengan supervisi minimum dan memenuhi tenggat waktu yang sempit.

Competency Requirement

Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan.

Threshold competencies : Komunikasi Teamwork Administrasi Logical Interpersonal Differentiating competencies : Proaktif

Komitmen pada Organisasi Computer Skill

(7)

Competence Propensity Gauge

Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi

Latar Belakang Pendidikan:

Minimal S1 dari disiplin ilmu sosial .

Pengalaman Kerja :

Minimal 3 tahun di Bidang General Support

Memiliki pengetahuan tentang ketenaga kerjaan Asing (Perijinan TKA)

Memiliki pengalaman dalam melakukan pemesanan tiket baik dalam negeri maupun luar negeri .

Mempunyai sertifikat pelatihan / Ketrampilan yang berkaitan dengan:

Operasional Computer Customer Service

(8)

Job Structure Diagram

Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin.

The proposed GS Structure

GS Manager

Procurement Coordinator

Asset Management

Officer Office Formalities Management Building

Front Desk

Office Management Support

Purchasing staff

Messenger Driver OB