TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
MISNAWATI NUR HUDHA G.231.14.0160
PROGRAM STUDI S1 – TEKNIK INFORMATIKA JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI UNIVERSITAS SEMARANG
Sistem Pengelolaan Work Order Menggunakan Framework Codeigniter di Aston Semarang Hotel & Convention Center, dapat diselesaikan dengan baik.
Penulisan laporan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk melengkapi tugas-tugas dan syarat kelulusan strata satu (S1) Program Studi Teknik Informatika Jurusan Teknologi Informasi Universitas Semarang. Dan juga sebagai bahan referensi kepada para pembaca.
Penyusunan laporan Tugas Akhir ini dapat terlaksanakan berkat dukungan dan kerjasama yang baik dari berbagai pihak. Oleh karena itu perkenankan penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Andy Kridasusila, SE., ME., selaku Rektor Universitas Semarang.
2. Bapak Susanto, S.Kom., M.Kom., selaku Dekan Fakultas Teknologi
Informasi dan Komunikasi Universitas Semarang, sekaligus dosen pembimbing yang telah membantu dan memberikan bimbingan untuk penulisan laporan Tugas Akhir ini.
3. April Firman Daru, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Program Studi Teknik
Informatika Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Semarang.
4. Para Dosen Universitas Semarang yang selama ini telah memberikan ilmu
dan pengetahuan bagi penulis.
5. Astie Triadianti, selaku Human Resources Manager yang telah memberikan
izin untuk melaksanakan Studi Kasus di Aston Semarang Hotel & Convention
Center.
6. Fandhi Akhmad Khoirudin, selaku Chief Engineering yang memberikan
bimbingan di Aston Semarang Hotel & Convention Center.
7. Keluarga tercinta, ayah, ibu, dan saudara atas doa, nasehat dan dukungan
penuh baik moril maupun materiil.
umumnya serta berguna pula bagi perkembangan dunia pendidikan dan teknologi informasi.
Semarang, Januari 2019
Penulis
PENGESAHAN TUGAS AKHIR ... iii
PENGESAHAN UJIAN TUGAS AKHIR ... iv
ABSTRAK ... v
ABSTRACT ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Tugas Akhir ... 3
1.5 Manfaat Tugas Akhir ... 4
1.6 Metodologi Penelitian ... 4
1.7 Metode Pengembangan Sistem ... 6
1.8 Sistematika Penulisan ... 8
BAB II TINJAUAN UMUM ... 10
2.1 Sejarah Singkat Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 10
2.2 Profil Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 11
2.3 Fasilitas Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 12
2.4 Visi dan Misi Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 16
2.5 Struktur Organisasi Aston Semarang Hotel & Convention Center .. 17
2.6 Tugas Dan Fungsi Masing – Masing Struktur ... 18
BAB III LANDASAN TEORI ... 20
3.1 Sistem ... 20
3.2 Kosep Dasar Informasi ... 23
3.7 Flowchart ... 33
3.8 Alat Bantu Implementasi Sistem ... 37
3.9 Pengujian Sistem ... 39
BAB IV PERENCANAAN DAN ANALISA PERANCANGAN SISTEM .. 41
4.1 Analisa Sistem yang Berjalan ... 41
4.2 Analisa Sistem Baru ... 43
4.3 Analisa Kebutuhan ... 44
4.4 Perancangan Sistem Use Case Diagram ... 45
4.5 Perancangan Sistem Activity Diagram ... 55
4.6 Perancangan Sistem Sequence Diagram ... 61
4.7 Perancangan Class Diagram ... 66
4.8 Perancangan Database ... 67
4.9 Perancangan Tampilan pada Sistem ... 71
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM DAN PENGUJIAN SISTEM ... 84
5.1 Hierarki Sistem ... 84 5.2 Implementasi Database ... 84 5.3 Implementasi Sistem ... 88 5.4 Pengujian Sistem ... 100 5.5 Pengujian Alpha ... 106 5.6 Pemeliharaan ... 114 BAB VI PENUTUP ... 115 6.1 Simpulan ... 115 6.2 Saran ... 115 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x
Gambar 2.2 Logo Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 11
Gambar 2.3 Peta Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 12
Gambar 2.4 Kamar Tamu Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 13
Gambar 2.5 Meeting Room Aston Semarang Hotel & Convention Center .... 13
Gambar 2.6 Swimming Pool Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 14
Gambar 2.7 Fitness Center Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 14
Gambar 2.8 Mezzanine Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 15
Gambar 2.9 Jade Resto Aston Semarang Hotel & Convention Center ... 15
Gambar 2.10 Struktur Organisasi Aston Semarang Hotel & Convention ... 17
Gambar 3.1 Use Case dalam UML ... 27
Gambar 3.2 Class Diagram dalam UML ... 29
Gambar 3.3 Sequence Diagram dalam UML ... 30
Gambar 3.4 Activity Diagram pada UML ... 32
Gambar 4.1 Flowchart Analisa Sistem Lama ... 41
Gambar 4.2 Form Work Order Aston Semarang Hotel ... 42
Gambar 4.3 Use Case Diagram Sistem Pengelolaan Work Order ... 45
Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Master Data ... 56
Gambar 4.5 Activity Diagram Mengelola Work Order ... 57
Gambar 4.6 Activity Diagram Meng-authorized Work Order ... 58
Gambar 4.7 Activity Diagram Mengubah Status Work Order ... 59
Gambar 4.8 Activity Diagram Melihat Status Work Order ... 60
Gambar 4.9 Activity Diagram Mencetak Laporan ... 61
Gambar 4.10 Sequence Diagram Mengelola Master Data ... 62
Gambar 4.11 Sequence Diagram Mengelola Work Order ... 63
Gambar 4.12 Sequence Diagram Meng-authorized Work Order ... 64
Gambar 4.13 Sequence Diagram Mengubah Status Work Order ... 64
Gambar 4.14 Sequence Diagram Melihat Status Work Order ... 65
Gambar 4.19 Rancangan Halaman Home User ... 72
Gambar 4.20 Rancangan Halaman Master Data - Department ... 73
Gambar 4.21 Rancangan Halaman Master Data – Work Location ... 74
Gambar 4.22 Rancangan Halaman Master Data – Work Subject ... 74
Gambar 4.23 Rancangan Halaman Master Data – Staff Maintenance ... 75
Gambar 4.24 Rancangan Halaman New Work Order ... 76
Gambar 4.25 Rancangan Halaman Form Create New Work Order ... 76
Gambar 4.26 Rancangan Halaman Form Work Order ... 77
Gambar 4.27 Rancangan Halaman Cetak Form Work Order ... 78
Gambar 4.28 Rancangan Halaman Authorized Work Order ... 79
Gambar 4.29 Rancangan Halaman Form Work Order Setelah Di-authorized . 79 Gambar 4.30 Rancangan Halaman Form Authorized Work Order – Done ... 80
Gambar 4.31 Rancangan Halaman Dashboard ... 81
Gambar 4.32 Rancangan Halaman Report Work Order ... 82
Gambar 4.33 Rancangan Halaman Contoh Report ... 82
Gambar 4.34 Rancangan Halaman Contoh Report (Lanjutan) ... 83
Gambar 4.35 Rancangan Halaman Error Page ... 83
Gambar 5.1 Hierarki Sistem ... 84
Gambar 5.2 Database Pengguna ... 84
Gambar 5.3 Database Departemen ... 85
Gambar 5.4 Database Lokasi_Pekerjaan ... 85
Gambar 5.5 Database Subyek ... 86
Gambar 5.6 Database Staff_Maintenance ... 86
Gambar 5.7 Database New_WO ... 87
Gambar 5.8 Database Auth_WO ... 87
Gambar 5.9 Desain Relasi Antar Database... 88
Gambar 5.10 Halaman Login ... 89
Gambar 5.15 Halaman Master Data – Work Subject ... 91
Gambar 5.16 Halaman Master Data – Staff Maintenance ... 92
Gambar 5.17 Halaman New Work Order ... 92
Gambar 5.18 Halaman Form Create New Work Order ... 93
Gambar 5.19 Halaman Form Work Order ... 93
Gambar 5.20 Halaman Cetak Form Work Order ... 94
Gambar 5.21 Halaman Authorized Work Order ... 96
Gambar 5.22 Halaman Form Work Order Setelah Di-authorized ... 96
Gambar 5.23 Halaman Form Authorized Work Order – Status Done ... 97
Gambar 5.24 Halaman Dashboard ... 98
Gambar 5.25 Halaman Report Work Order ... 99
Gambar 5.26 Halaman Contoh Report ... 99
Gambar 5.27 Halaman Error Page ... 100
Gambar 5.28 Flowchart Login ... 101
Gambar 5.29 Flowgraph (Login) ... 102
Gambar 5.30 Pie Chart Hasil Rekap Keseluruhan Pengujian Alpha ... 113
Tabel 3.3 Simbol pada Sequence Diagram ... 31
Tabel 3.4 Simbol pada Activity Diagram ... 33
Tabel 3.5 Simbol pada Flowchart ... 35
Tabel 4.1 Skenario Use case Melihat Master Data ... 46
Tabel 4.2 Skenario Use case Menambahkan Master Data ... 47
Tabel 4.3 Skenario Use case Mengubah Master Data ... 48
Tabel 4.4 Skenario Use case Melihat Form Work Order ... 49
Tabel 4.5 Skenario Use case Menambahkan Form Work Order ... 49
Tabel 4.6 Skenario Use Case Mengubah Data Work Order ... 50
Tabel 4.7 Skenario Use Case Mencetak Data Work Order ... 51
Tabel 4.8 Skenario Use Case LogouMeng-authorize Work Order ... 52
Tabel 4.9 Skenario Use Case Mengubah Status Work Order ... 53
Tabel 4.10 Skenario Use Case Melihat Status Work Order ... 54
Tabel 4.11 Skenario Use Case Mencetak Laporan ... 55
Tabel 4.12 Tabel Pengguna ... 68
Tabel 4.13 Tabel Departemen ... 68
Tabel 4.14 Tabel Lokasi Pekerjaan ... 69
Tabel 4.15 Tabel Subyek Pekerjaan ... 69
Tabel 4.16 Tabel Staff Maintenance ... 69
Tabel 4.17 Tabel New Work Order ... 70
Tabel 4.18 Tabel Authorized Work Order ... 70
Tabel 5.1 Listing Program (Login)... 101
Tabel 5.2 Pengujian Basis Path ... 103
Tabel 5.3 Tabel Pengujian Black Box Login ... 102
Tabel 5.4 Tabel Pengujian Black Box Master Data ... 104
Tabel 5.5 Tabel Pengujian Black Box Work Order ... 105
Tabel 5.6 Tabel Pengujian Black Box Report, Dashboard dan Home ... 106
Tabel 5.11 Hasil Pengujian Alpha Pertanyaan Nomor Empat ... 109
Tabel 5.12 Hasil Pengujian Alpha Pertanyaan Nomor Enam ... 110
Tabel 5.13 Hasil Pengujian Alpha Pertanyaan Nomor Tujuh ... 110
Tabel 5.14 Hasil Pengujian Alpha Pertanyaan Nomor Delapan ... 111
Tabel 5.15 Hasil Pengujian Alpha Pertanyaan Nomor Sembilan ... 111
Tabel 5.16 Hasil Pengujian Alpha Pertanyaan Nomor Sepuluh ... 112
Tabel 5.17 Hasil Rekap Keseluruhan Pengujian Alpha ... 113
Pengertian hotel menurut SK Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi No. KM 37/PW. 340/MPPT-86 dalam Sulastiyono (2011:6), adalah "Suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman, serta jasa penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial. Adapun bagian – bagian atau departemen yang terdapat dalam hotel secara umum menurut teori Sulastiyono (2011:63-186) diantaranya adalah departemen engineering. Departemen ini bertanggung jawab dalam kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan dan konstruksi bangunan hotel, selain itu juga bagian peralatan dan perlengkapan hotel yang bersifat mekanik (mesin) serta mengurus pengadaan dan pemeliharaan instalasi listrik dan pengadaan air bersih untuk keperluan tamu maupun untuk keperluan karyawan hotel. Di samping fungsi dan tugas di atas, departemen engineering juga mengurus perlengkapan dan peralatan yang bisa digunakan dalam hal yang berhubungan dengan pencegahan dan penanggulangan kebakaran maupun yang berhubungan dengan keselamatan kerja. Berdasarkan paparan di atas, fungsi dan tugas departemen engineering sangatlah kompleks dan memiliki jadwal kerja yang padat.
Pengertian work order menurut Auliya Izza (2013) adalah salah satu form yang ada di perhotelan dan berguna untuk meminta perbaikan yang diberikan ke departemen
engineering akan fasilitas ataupun barang – barang hotel yang rusak. Work order dapat
berupa permintaan kegiatan pemeliharaan maupun menangani kerusakan yang bersifat spontan. Work order berfungsi untuk membantu perencanaan dan penjadwalan pekerjaan pemeliharaan karena work order terdiri dari ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan (objek teknis di mana perawatan yang akan dilakukan operasi, start atau finish jadwal, durasi pekerjaan, dan sumber daya yang terkait). Penerbitan work
order akan memacu terlaksananya seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Sehingga menjadi jelas bahwa fungsi dari work order adalah sebagai alat komunikasi
Dari awal berdirinya Aston Semarang Hotel & Convention Center, pelayanan sistem work order kepada departemen engineering masih mengadopsi sistem manual, terlihat dari pendataan subyek atau peralatan yang membutuhkan pemeliharaan yang masih dicatat menggunakan tulisan tangan pada lembaran kertas (form) carbon copy ukuran A5 dan disimpan dalam ordner. Begitupun dengan pembuatan laporan, admin melakukan input manual ke dalam file Excel hanya berdasarkan data dari tulisan form
work order yang memiliki banyak keterbatasan dalam memuat informasi. Hal ini
menimbulkan pemrosesan data menjadi informasi yang diperlukan oleh bagian administrasi tidak berjalan dengan baik. Sering terjadi kesalahan penulisan pada jenis kerusakan, nama subyek yang mengalami kerusakan, maupun detail kerusakan pada subyek sehingga memunculkan kendala ketidakakuratan dan lambatnya informasi yang akan dihasilkan. Kemudian karena berbentuk lembaran kertas, beberapa kali ada work
order yang terlewat dari perhatian sehingga menyebabkan peralatan yang
membutuhkan perbaikan menjadi terbengkalai dan memunculkan konflik antara departemen yang bersangkutan dengan departemen engineering.
Masalah – masalah tersebut di atas disebabkan sistem administrasi belum tertata dengan baik, kalau hal ini masih diterapkan maka akan berpengaruh besar pada perencanaan dan penjadwalan pekerjaan pemeliharaan bisa efektif dilakukan. Dengan demikian departemen engineering harus menerapkan sistem pengelolaan work order yang mampu memproses data secara cepat, akurat dan secara otomatis (komputerisasi) mampu menyimpan serta menampilkan data work order sehingga informasi yang dihasilkan lebih cepat, akurat dan lebih terkelola dengan baik.
Dengan adanya perancangan Sistem Pengelolaan Work Order ini diharapkan nantinya akan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada pada departemen
engineering. Hal ini untuk meningkatkan efektivitas pekerjaan, tidak hanya dari segi
perbaikan dan pemeliharaan saja namun juga dari segi pelayanan administrasi agar pihak eksternal (tamu) maupun pihak internal (rekan kerja) semakin puas terhadap kinerja departemen engineering Aston Semarang Hotel & Convention Center.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana membuat sistem pengelolaan work order menggunakan framework Codeigniter di Aston Semarang Hotel & Convention Center sehingga sistem yang di hasilkan dapat memudahkan staff dan admin dalam mengajukan dan mengelola work order.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam melaksanakan dan menyusun penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Sistem ini difokuskan pada pembuatan form work order, melihat dan memperbarui status work order yang masuk, dan laporan work order.
2. Sistem ini dapat di akses oleh staff admin (departemen engineering), dan penggunanya adalah kepala atau admin setiap departemen.
3. Sistem ini nantinya akan dibuat dan di kembangkan dengan menggunakan
framework codeigniter dan MySQL sebagai database-nya.
4. Alat bantu yang di gunakan dalam perancangan dan analisa sistem adalah UML (Unifed Modelling Language).
5. Menggunakan metode waterfall sebagai metode pengembangan sistem. 6. Sistem ini berjalan online.
1.4 Tujuan Tugas Akhir
Tugas Akhir (TA) ini bertujuan untuk terciptanya sistem pengelolaan work order menggunakan framework Codeigniter di Aston Semarang Hotel & Convention Center yang dapat memudahkan pengguna dalam pembuatan work order, melihat status work
order yang masuk secara real time serta mengelola laporan work order, sehingga akan
1. Bagi Penulis
Sebagai proses pembelajaran pada suatu masalah yang dihadapi di dunia nyata, serta mengembangkan ketrampilan, daya fikir serta kemampuan menerapkan ilmu yang selama ini didapat di bangku kuliah. Serta menambah pengalaman di bidang pembuatan aplikasi berbasis web dalam penerapannya di lapangan kerja.
2. Bagi Akademik
Sebagai bahan kajian ilmu menambah referensi pengetahuan yang berhubungan dengan aplikasi berbasis web khususnya framework Codeigniter yang dapat digunakan pengembangan ataupun pembuatan dalam penelitian yang sama dalam hal ini adalah work order untuk departemen pemeliharaan di sebuah perusahaan bidang perhotelan, sehingga dapat meningkatkan kualitas pendidikan.
3. Bagi Aston Semarang Hotel & Convention Center
Pembuatan aplikasi dengan penerapan sistem baru yang disesuaikan dengan sistem lama ini diharapkan mampu membantu kelancaran kegiatan operasional khususnya bagi departemen engineering dalam meningkatkan efektivitas pekerjaan baik dari segi perbaikan dan pemeliharaan maupun dari segi pelayanan administrasi
work order.
4. Bagi Pembaca
Sebagai tambahan wawasan dan pengetahuan pembaca tentang bagaimana cara membuat aplikasi pengelolaan work order menggunakan framework Codeigniter.
1.6 Metodologi Penelitian
Untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang ada dalam melaksanaan tugas akhir dan penyusunan laporan tugas akhir, maka di lakukan suatu metode penelitian untuk mencari pemecahan dari masalah yang timbul. Penulis melakukan metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem dalam pemecahan suatu masalah. Objek penelitian yang penulis ambil adalah sistem pengelolaan work order di Aston Semarang Hotel & Convention Center.
Data yang digunakan dalam penelitian ini diambil dari berbagai sumber yang secara umum dapat diklasifikasi dalam 2 jenis yaitu :
a. Data Primer
Data primer diperoleh secara langsung dari objek penelitian yaitu berupa data form work order yang masuk di departemen engineering Aston Semarang Hotel & Convention Center.
b. Data Sekunder
Merupakan data yang diperoleh secara tidak langsung, dengan tujuan data diperoleh dari buku literatur serta sumber - sumber lain yang berkaitan dengan pembuatan sistem ini diantaranya adalah buku, jurnal, dan artikel yang berisi tentang pemrograman web menggunakan PHP maupun
framework Codeigniter dan membahas tentang work order.
1.2 Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun laporan tugas akhir, penulis mengumpulkan data yang di pergunakan untuk membuat rancangan program dengan metode - metode sebagai berikut:
a. Metode Observasi
Metode yang dilakukan langsung ke lapangan yang mana dalam hal ini penulis langsung datang ke Aston Semarang Hotel & Convention Center dan menganalisa secara langsung hal - hal yang dibutuhkan di dalam membuat rancangan sistem yaitu mempelajari sistem work order yang sedang berjalan dan data penyusun dalam form work order. Diantaranya adalah mempelajari departemen beserta tugasnya, mengenal nama lokasi dan outlet, serta mendata nama peralatan maupun asset yang ada di Aston Semarang Hotel & Convention Center.
dengan Bapak Fandhi Akhmad selaku Chief Engineering di Aston Semarang Hotel & Convention Center diantaranya adalah kendala apa saja yang ada pada sistem work order berjalan saat ini yaitu sering kehilangan form work order sehingga peralatan yang membutuhkan perbaikan atau pemeliharaan menjadi terbengkalai, dan kesulitan dalam pembuatan laporan.
c. Studi Kepustakaan
Yaitu metode pengumpulan data dengan jalan membaca dan mengambil dari sejumlah buku, jurnal, dan artikel yang berisi tentang pemrograman
web menggunakan PHP maupun framework Codeigniter dan membahas
tentang work order yang sudah dicantumkan dalam daftar pustaka.
1.7 Metode Pengembangan Sistem
Dari data yang terkumpul kemudian dilakukan pengembangan sistem menggunakan model waterfall yang ditunjukkan pada Gambar 1.1 berikut ini:
a. Requirement Analysis and Definition
Pada tahapan ini penulis menganalisa latar belakang masalah dan mendefinisikan kebutuhan sistem yaitu dengan mewawancarai Kepala Departemen Engineering yaitu Bapak Fandhi Akhmad sekaligus mempelajari sistem pengelolaan work order yang sedang berjalan di Aston Semarang Hotel & Convention Center beserta kendala apa saja yang muncul selama menggunakan sistem yang sedang berjalan ini.
b. System and Software Design
Pada tahapan ini penulis membuat perancangan dan permodelan arsitektur sistem yang berfokus pada perancangan struktur data, arsitektur
software, dan tampilan interface sistem untuk lebih memahami gambaran
besar dari apa yang akan dikerjakan, dalam pembuatan sistem ini penulis melakukan perancangan sistem dengan meggunakan UML dengan aplikasi Rational Rose dan desain tampilan interface menggunakan Balsamic Mockups.
c. Implementation and Unit Testing
Dalam tahapan ini, penulis merealisasikan rancangan yang telah dibuat sebagai satu set program atau unit program. Penulis membuat
database sesuai dengan perancangan database, kemudian mulai meng-coding menggunakan framework Codeiginiter disesuaikan dengan
rancangan tampilan interface yang sudah dibuat. Kemudian setiap unit dari
method, function, session, dan button diuji apakah sudah tepat dan
memenuhi spesifikasinya. d. Integration and System Testing
Dalam tahapan ini, penulis mengintegrasikan setiap unit program, satu sama lain diuji sebagai satu sistem yang utuh untuk memastikan sistem sudah memenuhi persyaratan atau belum menggunakan metode white box dan black box. Penulis berkonsultasi dengan Bapak Fandhi Akhmad selaku
e. Operation and Maintenance
Dalam tahapan ini, penulis bekerja sama dengan IT Manager Aston Semarang Hotel & Convention Center yaitu Bapak Lucky untuk
meng-install sistem pada server internal menggunakan jaringan intranet.
Kemudian penulis meminta izin kepada HR Manager yaitu Ibu Astie untuk memberikan pelatihan sistem pengelolaan work order kepada admin atau perwakilan setiap departemen. Selain itu dalam tahap ini juga dilakukan perbaikan error yang tidak ditemukan pada tahap pembuatan.
1.8 Sistematika Penulisan
Untuk mendapatkan gambaran dalam penulisan laporan Tugas Akhir (TA) ini, maka secara garis besar sistematika dalam penulisan terbagi menjadi 6 (enam) bab yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi mengenai latar belakang, tujuan dan manfaat Tugas
Akhir (TA), batasan masalah, metodologi penelitian, metode
pengembangan sistem, serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN UMUM ASTON SEMARANG HOTEL &
CONVENTION CENTER
Pada bab ini menjelaskan gambaran umum tentang tempat yang menjadi objek penelitian tugas akhir yang meliputi sejarah singkat Aston Semarang Hotel & Convention Center, struktur organisasi Aston Semarang Hotel &
Convention Center serta tugas dan fungsinya. BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini menjelaskan mengenai definisi yang berkaitan dengan penyusunan laporan Tugas Akhir (TA) yaitu definisi sistem, konsep dasar
definisi flowchart, alat bantu implementasi sistem, dan pengujian sistem.
BAB IV PERENCANAAN DAN ANALISA PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini membahas mengenai perencanaan dan menguraikan langkah– langkah perancangan yaitu menganalisa sistem yang berjalan, menganalisa kebutuhan untuk sistem baru yang direncanakan, membuat perancangan sistem UML, membuat perancangan database, dan membuat perancangan tampilan interface.
BAB V IMPLEMENTASI SISTEM DAN PENGUJIAN SISTEM
Pada bab ini berisi tentang hasil implementasi dari perancangan dan pembangunan sistem yaitu implementasi database dan implementasi sistem saat dioperasikan serta membahas pengujian pada sistem menggunakan metode white box dan black box untuk memastikan bahwa semua bagian telah diuji sesuai dengan desain awal.
BAB VI PENUTUP
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan serta saran yang berguna dalam pengembangan sistem.
DAFTAR PUSTAKA
2.1. Sejarah Singkat Aston Semarang Hotel & Convention Center
Aston Semarang Hotel & Convention Center Semarang merupakan hotel bintang empat ( ) yang hadir melengkapi jajaran hotel berbintang di kota Semarang. Aston Semarang Hotel & Convention Center merupakan hotel internasional yang termasuk didalam group Archipelago International Indonesia yang memiliki tagline delightful moments of heartfelf service. Melakukan soft opening pada tanggal 19 September 2014 dan diresmikan pada tanggal 12 Juni 2015, hotel ini terus berkembang meningkatkan kualitas serta kinerja karyawannya. Hotel yang berada tak jauh dari pusat kota lama dan stasiun ini memiliki 10 lantai dan 156 kamar. Nama Aston sendiri memiliki arti yaitu Accountable, Sensitive, Tenacious, Optimistic, Neoteric. Aston Semarang Hotel & Convention Center ini tak hanya menyediakan fasilitas kamar saja tetapi juga menyediakan convention center dimana terdapat 7 meeting room dan juga 1 ballroom megah. Tak heran jika banyak instansi-instansi pemerintahan yang sering mengadakan berbagai acara di Aston Semarang Hotel & Convention Center. Bertambahnya arus wisatawan yang datang di Semarang khususnya ke daerah Kota Lama menjadi perhatian tersendiri bagi para investor khususnya investor lokal. Hal ini disebabkan karena kecendrungan wisatawan yang datang ke Kota Lama adalah menyasar hotel besar maupun kecil. Semarang atau sering disebut Kota Atlas adalah kota industri perdagangan karna itu pula para investor mendirikan hotel-hotel besar .Di kota lama sangat jarang sekali hotel besar berdiri karna itulah Aston Semarang Hotel & Convention Center memilih berdiri di dekat kawasan Kota Lama. Kelebihan lain yang dimiliki Aston Hotel Semarang adalah sangat dekat dengan Bandara Ahmad Yani, Stasiun Tawang, Pelabuhan Tanjung Mas, dan tidak jauh dari pusat kota atau Simpang Lima. Gambaran gedung
Aston Semarang Hotel & Convention Center terdapat pada Gambar 2.1 berikut ini:
Gambar 2.1 Gedung Aston Semarang Hotel & Convention Center
Penjelasan Gambar 2.1 di atas adalah tampak depan gedung Aston Semarang Hotel & Convention Center yang diambil dari Jalan MT. Haryono Semarang pada saat malam hari.
2.2. Profil Aston Semarang Hotel & Convention Center
a. Nama Perusahaan : PT. GRAHA CHANDRABUANA
b. Nama Tempat Usaha : Aston Semarang Hotel & Convention Center
c. Bidang Usaha : Perhotelan
d. Alamat Perusahaan : Jl. MT. Haryono No. 1 Sayangan Semarang
e. Telp / Fax : 024 3566869 / 024 3566871
f. Website : Semarang.AstonhotelsInternational.com g. Email : SemarangInfo@AstonhotelsInternational.com
h. Logo Perusahaan Aston Semarang Hotel & Convention Center
terdapat pada Gambar 2.2 berikut ini:
Gambar 2.2 Logo Aston Semarang Hotel & Convention Center Penjelasan Gambar 2.2 adalah logo dari Aston Semarang Hotel &
i. Lokasi Perusahaan Aston Semarang Hotel & Convention Center terdapat pada Gambar 2.3 berikut ini:
Gambar 2.3 Peta Aston Semarang Hotel & Convention Center
Penjelasan Gambar 2.3 adalah peta Aston Semarang Hotel &
Convention Center yang di-screenshoot dari Google maps.
2.3. Fasilitas Aston Semarang Hotel & Convention Center
Pelayanan dan fasilitas yang ditawarkan dari sebuah hotel merupakan daya tarik bagi tamu yang hendak menginap maupun hanya berkunjung. Berikut seluruh fasilitas yang disediakan di Aston Semarang Hotel & Convention Center yang dapat dinikmati oleh semua tamu:
a. Kamar Tamu
Aston Semarang Hotel & Convention Center mempunyai 156 kamar dengan pilihan empat tipe kamar, yaitu Superior, Deluxe, Junior Suites, dan Executive Suites. Perbedaan yang utama adalah berdasarkan luas masing-masing tipe kamar. Superior adalah tipe paling rendah dan
Executive Suites adalah tipe kamar paling tinggi dan paling luas. Berikut
adalah gambaran kamar tamu Aston Semarang Hotel & Convention
Gambar 2.4 Kamar Tamu Aston Semarang Hotel & Convention Center . Penjelasan Gambar 2.4 adalah foto dari dua tipe kamar teratas di Aston Semarang Hotel & Convention Center yaitu, Junior Suites dan
Executive Suites.
b. Tempat Pertemuan
Selain menyediakan kamar Aston Semarang Hotel & Convention
Center juga menyediakan tempat pertemuan yaitu delapan meeting room dan satu ballroom. Ukuran meeting room bervariasi, terdapat dua meeting room yang memiliki luas 160 m² dan enam meeting room yang
memiliki kapasitas 80 m² sedangkan untuk ballroom memiliki luas 500 m². Gambaran mengenai ballroom dan meeting room Aston Semarang Hotel & Convention Center terdapat pada Gambar 2.5 berikut ini:
Gambar 2.5 Ballroom & Meeting Room Aston Semarang Hotel & Convention Center
Penjelasan Gambar 2.5 adalah tampak dalam Crystall Ballroom dan Pearl Meeting Room Aston Semarang Hotel & Convention Center.
c. Outdoor swimming pool
Gambaran mengenai outdoor swimming pool Aston Semarang Hotel & Convention Center terdapat pada Gambar 2.6 berikut ini:
Gambar 2.6 Outdoor Swimming Pool Aston Semarang Hotel & Convention Center
Penjelasan Gambar 2.6 adalah foto kolam renang outdoor yang terletak di lantai tiga. Kolam renang terdiri dari dua buah kolam yaitu kolam renang dewasa yang memiliki kedalaman 150 cm dan kolam renang anak yang memiliki kedalaman 50 cm.
d. Fitness Center
Gambaran mengenai fitness center Aston Semarang Hotel &
Convention Center terdapat pada Gambar 2.7 berikut ini:
Gambar 2.7 Fitness Center Aston Semarang Hotel & Convention
Center
Penjelasan Gambar 2.7 adalah fasilitas fitness center yang disediakan bagi tamu yang menginap di Aston Semarang Hotel &
Convention Center. Tamu dapat bebas menggunakan alat-alat fitness
e. Mezzanine Lounge & Bar
Gambaran mengenai mezzanine lounge & bar Aston Semarang Hotel & Convention Center terdapat pada Gambar 2.8 berikut ini:
Gambar 2.8 Mezzanine Lounge & Bar Aston Semarang Hotel &
Convention Center
Penjelasan Gambar 2.8 adalah mezzanine lounge & bar Aston Semarang Hotel & Convention Center. Mezzanine lounge & bar disediakan bagi para tamu yang sedang menunggu proses check in maupun check out.
f. Jade Café & Resto
Gambaran mengenai Jade Café & Resto Aston Semarang Hotel &
Convention Center terdapat pada Gambar 2.9 berikut ini:
Gambar 2.9 Jade Café & Resto Aston Semarang Hotel & Convention
Penjelasan Gambar 2.9 adalah foto Jade Café & Resto yang ada di Aston Semarang Hotel & Convention Center yang berada di lantai tiga. Di tempat inilah semua tamu yang menginap menikmati hidangan
breakfast di pagi hari.
g. Bussiness Center h. Concierge Service i. ATM Center
j. 24 hours Room Service k. Laundry Service l. Free Parking Area
m. Airport Transport Service n. Laundry Service
o. Free Internet Access
2.4. Visi dan Misi Aston Semarang Hotel & Convention Center
a. Visi
To be universally recognized as the preferred hospitality company in Asia for guest, owners and employees.
“Untuk diakui secara universal sebagai perusahaan perhotelan pilihan di Asia oleh tamu, pemilik usaha, dan karyawan.”
b. Misi
Exceeding guest expectations in all our hotels, helping our staff develop their careers while supporting owners in designing, creating and successfully operating a “best in Class” hotel that they can be proud of.
“Memenuhi harapan tamu di seluruh hotel kami, membantu para staff mengembangkan karir serta membantu pemilik usaha dalam merancang, menciptakan dan menyukseskan tujuan “Hotel terbaik di Kelasnya” yang dapat mereka semua banggakan.”
2.5. Struktur Organisasi Aston Semarang Hotel & Convention Center
Gambaran mengenai Struktur Organisasi Aston Semarang Hotel &
Convention Center terdapat pada Gambar 2.10 berikut ini:
Gambar 2.10 Struktur Organisasi Aston Semarang Hotel & Convention Center Penjelasan Gambar 2.10 adalah Struktur Organisasi Aston Semarang Hotel &
Convention Center. General Manager sebagai pimpinan tertinggi didampingi oleh Executive Secretary membawahi Executive Assistant Manager selaku wakilnya
dan delapan departemen yaitu departemen Accounting yang dikepalai oleh
Financial Controller, departemen Sales & Marketing yang dikepalai oleh Director of Sales & Marketing, departemen Front Office yang dikepalai oleh Front Office Manager, departemen Human Resource yang dikepalai oleh Human Resource Manager, departemen Food & Beverage Product yang dikepalai oleh Executive Chef, departemen Food & Beverage Service yang dikepalai oleh Food & Beverage Manager, departemen Housekeeping yang dikepalai oleh Executive Housekeeper,
dan departemen Engineering yang dikepalai oleh Chief Engineering. Kedelapan departemen ini saling bekerja sama di dalam bidangnya masing-masing dan
bertanggung jawab langsung kepada General Manager untuk mencapai satu tujuan yaitu memberikan kepuasan kepada tamu sehingga membuat mereka terus kembali ke Aston Semarang Hotel & Convention Center.
2.6. Tugas dan Fungsi Masing – Masing Struktur 1. General Manager
General Manager adalah puncak pimpinan dari sebuah organisasi hotel. General Manager bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan
hotel dan kinerja seluruh karyawannya.
2. Executive Assistant Manager
Executive Assistant Manager adalah wakil General Manager.
Penanganan tugas – tugas manajemen yang telah dirumuskan dan diarahkan oleh General Manager dilaksanakan dan dikomunikasikan kepada Assistant General Manager selanjutnya diteruskan ke
Department Head. 3. Sales & Marketing
Sales & Marketing adalah departemen yang menentukan keberhasilan
hotel dalam menjual produk hotel kepada konsumen. Sales & Marketing bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penjualan dan pemasaran hotel.
4. Accounting
Accounting adalah akuntan internal hotel. Accounting bertanggung
jawab atas efektivitas pengelolaan administrasi dan penyajian data keuangan yang disusun setiap hari.
5. Engineering
Engineering adalah departemen yang bertanggung jawab atas
pemeliharaan, pengelolaan, dan perbaikan seluruh aset yang meliputi: gedung hotel, perlengkapan mekanik dan elektronik, dan energi hotel. Pengelolaan energi listrik, gas, dan air adalah tanggung jawab
6. Front Office
Front Office adalah departemen yang bertugas dan bertanggung jawab
atas pemesanan dan penjualan kamar hotel, serta menangani tamu yang
check in maupun check out. 7. Food Beverage & Product
Food Beverage & Product adalah departemen yang bertanggung jawab
atas pengolahan bahan makanan mentah menjadi makanan yang siap hidang, atau departemen yang betugas untuk membuat makanan di
kitchen hotel.
8. Food Beverage & Service
Food Beverage & Service adalah departemen yang bertanggung jawab
atas seluruh operasional dari kegiatan pelayanan penghidangan makanan dan minuman di hotel.
9. Human Resources
Human Resources adalah departemen yang bertanggung jawab atas
pemilihan dan perekrutan sumber daya manusia di hotel serta bertugas untuk menangani hal hal diluar hotel yang berhubungan dengan masyarakat.
3.1.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Sutabri (2012), sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu.
3.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012), karakteristik sistem sebagai berikut : 1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen – komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “suprasystem”.
2. Batas Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber–sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat menjadi masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal–hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.
7. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
3.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012), sistem dapat diklasifikasikan dari sudut pandang, di antaranya :
1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical
System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologis, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainya. 2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia
(Human Made System)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alami, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human
machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupakan
contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem Determinasi (Deterministic System) dan Sistem Probabilistik (Probabilistic System)
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program – program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistic adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistic.
4. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed
System)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.
3.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting dalam sistem. Sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi kurang berguna kemudian akan berakhir dan menjadi tidak berguna. Informasi adalah kumpulan data yang diperoleh dan diolah sedemikian rupa menjadi suatu bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya. Sumber dari informasi itu sendiri adalah data. Data merupakan fakta yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata. Misalnya pada penjualan yang terdapat suatu transaksi dari nilai barang menjadi nilai piutang dagang.
Menurut Sutabri (2012), informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3.3 Sistem Informasi
3.3.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan–laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.
3.3.2. Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012), sistem informasi terdiri dari komponen–komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), sistem informasi terdiri dari beberapa blok yaitu : 1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem
informasi, yang dimaksud dengan input di sini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan toolbox dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya. Tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak
digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management
System).
6. Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan - kecurangan, kegagalan pada sistem itu sendiri, ketidak–efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal - hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan - kesalahan dapat dengan cepat diatasi.
3.4 Pengertian Hotel
Menurut SK Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi No. KM 37/PW. 340/MPPT-86 dalam Sulastiyono (2011) hotel adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman, serta jasa penunjang lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial.
3.4.1 Departemen Engineering
Adapun bagian – bagian atau departemen yang terdapat dalam hotel secara umum menurut teori Sulastiyono (2011) diantaranya adalah departemen engineering. Departemen ini bertanggung jawab dalam kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan dan konstruksi bangunan hotel, selain itu juga bagian peralatan dan perlengkapan hotel yang bersifat mekanik (mesin) serta mengurus pengadaan dan pemeliharaan instalasi listrik dan pengadaan air bersih untuk
keperluan tamu maupun untuk keperluan karyawan hotel. Di samping fungsi dan tugas di atas, departemen engineering juga mengurus perlengkapan dan peralatan yang bisa digunakan dalam hal yang berhubungan dengan pencegahan dan penanggulangan kebakaran maupun yang berhubungan dengan keselamatan kerja.
3.5 Work Order
Menurut Satria Dwi Putra Baharudin (2016) dalam situsnya https://satriadwipb.blogspot.com/2016/10/work-order.html/, “Work order adalah pesan atau perintah suatu pekerjaan dalam internal maupun eksternal perusahaan / lembaga / departemen berupa dokumen secara tertulis kepada pelaksana aktivitas pemeliharaan untuk diselesaikan. Bukan hanya pesan atau perintah, work order juga dapat digunakan untuk melaporkan pekerjaan pekerjaan yang sudah ataupun belum selesai dikerjakan. Proses work order adalah kegiatan yang dilakukan dalam pemeliharaan baik yang bersifat
schedule maupun unschedule. Selain itu work order juga berfungsi sebagai
data history pemeliharaan yang memuat informasi mengenai data pelaksanaan pemeliharaan, durasi pekerjaan, historic trouble, maupun mekanik yang melaksanakan pemeliharan tersebut.
Menurut Hanifadinna (2013) dalam situsnya
https://splashfresh.wordpress.com/category/criticality/maintenance-criticality/, “Work order adalah dokumen yang mendukung pemeliharaan atau penanganan inspeksi untuk perbekalan material, suku cadang dan kebutuhan layanan. Work order berfungsi untuk membantu perencanaan dan penjadwalan pekerjaan pemeliharaan. Work order terdiri dari ruang lingkup pekerjaan yang harus dilakukan (objek teknis di mana perawatan yang akan dilakukan operasi, start atau finish jadwal, durasi pekerjaan, dan sumber daya yang terkait). Penerbitan work order akan memacu terlaksananya seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan. Sehingga menjadi jelas bahwa fungsi dari work order adalah sebagai alat komunikasi bagi kebutuhan
pekerjaan departemen pemeliharaan pada proses permulaan penjadwalan sebelum tatanan pekerjaan efektif dilakukan.
Menurut Auliya Izza (2013) work order adalah salah satu form yang ada di perhotelan dan berguna untuk meminta perbaikan yang diberikan ke departemen engineering akan fasilitas ataupun barang – barang hotel yang rusak. Work order dapat berupa permintaan kegiatan pemeliharaan maupun menangani kerusakan yang bersifat spontan.
3.6 Unified Modelling Language (UML)
Menurut Sugiarti (2013) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem.
3.6.1 Use Case Diagram
Gambaran mengenai use case diagram terdapat pada Gambar 3.1 berikut ini:
Gambar 3.1 Use Case dalam UML
Penjelasan Gambar 3.1 adalah Use Case Diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram secara grafis
mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu.
Notasi atau simbol - simbol dalam penggambaran use case
diagram dijelaskan dalam Tabel 3.1 berikut ini:
Tabel 3.1 Simbol pada Use Case Diagram (Sugiarti, 2013)
Simbol Nama Keterangan
Actor
Orang, proses atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.
Use Case
Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit – unit yang saling bertukar pesan unit atau aktor
Asosiasi
Komunikasi antara aktor dan use case yang berpartisipasi pada use case atau use case memiliki interaksi dengan aktor
Extend
Menspesifikasikan bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.
Include
Relasi use case tambahan ke sebuah use case dimana use case yang ditambahkan
memerlukan use case ini untuk menjalankan fungsinya atau mengenai sebagai syarat dijalankan use case ini.
3.6.2 Class Diagram
Gambaran mengenai class diagram terdapat pada Gambar 3.2 berikut ini:
Nama Class Atribut Operasi
Gambar 3.2 Class Diagram pada UML
Penjelasan Gambar 3.2 adalah Class Diagram atau Kelas Diagram adalah menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas - kelas yang akan dibuat untuk menbangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi.
Notasi atau simbol - simbol dalam penggambaran class diagram dijelaskan dalam Tabel 3.2 berikut ini:
Tabel 3.2 Simbol pada Class Diagram (Sugiarti, 2013)
Simbol Nama Keterangan
Package
Package merupakan sebuah bungkusan
dari satu atau lebih kelas
Operation
Kelas pada struktur sistem
Interface
Sama dengan konsep interface dalam pemrograman berorientasi objek
Asosiasi
Relasi antar kelas dengan makna umum, asosiasi biasanya juga disertai dengan
Asosiasi berarah
Relasi antar kelas dengan makna kelas yang satu digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi biasanya juga disertai dengan
multiplicity
Generalisasi
Relasi antar kelas dengan makna
generalisasi – spesialisasi (umum khusus)
Defedency
Relasi antar kelas dengan makna kebergantungan antar kelas
Agregasi
Relasi antar kelas dengan semua bagian
3.6.3 Sequence Diagram
Gambaran mengenai sequence diagram terdapat pada Gambar 3.3 berikut ini:
Gambar 3.3 Sequence diagram pada UML
Penjelasan Gambar 3.3 adalah Sequence Diagram adalah menggambarkan kelakuan atau perilaku objek pada use case dengan
mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Sequence Diagram merupakan diagram interaksi yang menekankan pada urutan waktu dari pertukaran
message.
Notasi atau simbol - simbol dalam penggambaran sequence
diagram dijelaskan dalam Tabel 3.3 berikut ini:
Tabel 3.3 Simbol pada Sequence Diagram (Sugiarti, 2013)
Simbol Nama Keterangan
Life Line Objek entity, antarmuka yang saling
berinteraksi.
1 Message Spesifikasi dari komputer antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.
2 Message Spesifikasi dari komputer antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.
Boundary Pemodelan bagian dari sistem yang bergantung
pada pihak lain disekitarnya dan merupakan pembatas sistem dengan dunia luar
Control Permodelan perilaku mengatur
khusus untuk satu atau beberapa use case saja.
Entity Permodelan informasi yang harus disimpan oleh sistem yang memperlihatkan struktur data dari suatu sistem.
3.6.4 Activity Diagram
Gambaran mengenai sequence diagram terdapat pada Gambar 3.4 berikut ini:
Gambar 3.4 Activity Diagram pada UML
Penjelasan Gambar 3.4 adalah Activity Diagram adalah menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing - masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir.
Notasi atau simbol - simbol dalam penggambaran Activity
Tabel 3.4 Simbol pada Activity Diagram (Sugiarti, 2013)
Simbol Nama Keterangan
Activity
Memperlihatkan bagaimana masing-masing kelas antarmuka saling berinteraksi satu sama lain.
Action
State dari sistem yang mencerminkan
eksekusi dari suatu aksi.
Initial Node
Bagaimana objek di bentuk dan di awali.
Actifity Final Node
Bagaimana objek di bentuk dan di hancurkan.
Fork Node
Satu aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi satu aliran.
Join Node
Beberapa aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi satu aliran.
3.7 Flowchart
Menurut Indrajani (2011) Flowchart merupakan penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur suatu program. Biasanya mempermudah penyelesaian masalah yang khususnya perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.
Menurut Fairuz El Sahid (2010), Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Flowchart di bedakan menjadi 5 jenis flowchart, antara lain system flowchart, document flowchat, schematic flowchart, program flowchart, process flowchart. Masing-masing jenis flowchart akan di jelaskan sebagai
berikut:
1. System Flowchart
System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
2. Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
3. Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.
4. Program Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program
flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk
menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci (detailed
computer program flow-chart) digunakan untuk
menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.
5. Process Flowchart
Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
Notasi atau simbol-simbol dalam penggambaran flowchart dijelaskan dalam Tabel 3.5 berikut ini:
Tabel 3.5 Simbol pada Flowchart (Fairuz, 2010)
Simbol Nama Keterangan
Off-line connector
Simbol untuk keluar atau masuk prosedur atau proses dalam lembar atau halaman yang lain.
Connector
Simbol untuk keluar atau masuk prosedur atau proses dalam lembar atau halaman yang sama.
Process Menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu prosedur.
Manual Operation
Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak dilakukan oleh komputer.
Decision
Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban atau aksi.
Predefined Process
Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam
storage
Terminal Simbol untuk permulaan atau akhir
dari suatu program
Off-Line Storage
Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam simbol ini akan disimpan
Manual Input Simbol untuk pemasukan data secara
manual on-line keyboard
Keying Operation
Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang mempunyai keyboard
Input-Output
Simbol yang menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya
Magnetic-Tape Unit
Simbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau output disimpan ke pita magnetic
Punched Card Simbol yang menyatakan input berasal
Disk And On-Line Storage
Simbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk
Display
Simbol yang menyatakan peralatan
output yang digunakan yaitu layar, plotter, printer, dan sebagainya
Document
Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas
3.8 Alat Bantu Implementasi Sistem
3.8.1 Web Framework
Menurut Raharjo (2015) Web Applicatin Framework (WAF) adalah suatu kumpulan kode berupa pustaka (library) dan alat (tools) yang dipadukan sedemikian rupa menjadi satu kerangka kerja
(framework) guna memudahkan dan mempercepat proses pengembangan aplikasi web.
3.8.2 Codeigneter
Menurut Raharjo (2015) Codeigneter merupakan sebuah
toolkit yang di tujukan untuk orang yang ingin membangun aplikasi web dalam bahasa pemrograman PHP. Keunggulan yang ditawarkan
oleh Codeigniter adalah sebagai berikut :
a. Codeigniter adalah framework yang bersifat free dan open-source. b. Codeigniter memiliki ukuran yang kecil di bandingkan dengan
framework lain.
c. Aplikasi yang di buat dengan Codeigniter bisa berjalan cepat. d. Codeigniter menggunakan pola design Model- View- Controler
menjadikan kode lebih mudah dibaca, dipahami, dan diperlihatkan di kemudian hari.
e. Codeigniter dapat di perluas sesuai dengan kebutuhan.
f. Codeigniter terdokumentasi dengan baik. Informasi tentang pustaka kelas dan fungsi yang di sediakan Codeigniter dapat diperoleh melalui dokumentasi yang disertakan di dalam paket distribusinya.
3.8.3 Bahasa Pemograman Hypertext Preprocessor (PHP)
Menurut (Hikmah dkk, 2015) PHP merupakan kependekan dari Hypertext Preprocessor. PHP tergolong sebagai perangkat lunak
open source yang diatur dalam aturan general purpose licences (GPL).
Bahasa pemograman PHP sangat cocok dikembangkan dalam lingkungan web, karena PHP bisa diletakkan pada script HTML atau sebaliknya. PHP dikhususkan untuk pengembangan web dinamis.
3.8.4 Database MySQL
Menurut Huda (2010) MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau yang di kenal dengan DBMS (database manajement), database ini multiread, multi-user. MySQL adalah Relational Database Management system (RDBMS) yang di distribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public
License). MySQL merupakan turunan salah satu konsep utama dalam
database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language).
3.8.5 XAMPP
Menurut Raharjo (2015) XAMPP adalah kompilasi software yang membungkus Apache HTTP Server, MySQL, PHP, dan Perl. Dengan Menggunakan XAMPP, instalasi paket software yang dibutuhkan untuk proses pengembangan web dapat dilakukan dengan sangat mudah, tanpa harus dilakukan secara terpisah.
3.8.6 Integrated Development Environment (IDE)
Menurut Supono (2016) Integrated Development Environment (IDE) merupakan suatu software (perangkat lunak) yang digunakan untuk menulis kode program. Diantara beberapa software IDE salah satunya yaitu Notepad ++. Notepad ++ merupakan aplikasi text
editor yang gratis serta powerfull yang dapat digunakan oleh seorang
pengembang aplikasi (programmer) untuk menuliskan sebuah kode - kode program. Notepad ++ mendukung banyak bahasa pemrograman, diantaranya: Assembly, C, C++, CSS, HTML dan lain sebagainya.
3.9 Pengujian Sistem
Menurut Pressman (2010), pengujian sistem atau system testing adalah serangkaian pengujian dengan tujuan utamanya untuk menjalankan seluruh elemen sistem yang dikembangkan. Pengujian dilakukan untuk menemukan dan memperbaiki sebanyak mungkin kesalahan dalam program sebelum menyerahkan program kepada customer. Salah satu pengujian yang baik adalah pengujian yang memiliki probabilitas tinggi dalam menemukan kesalahan.
1. White – Box Testing
Pengujian White-box atau Glass-box adalah metode test-case design yang menggunakan struktur kontrol desain procedural untuk memperoleh test-case. Dengan menggunakan metode pengujian white-box, perekayasa sistem dapat memperoleh test-case yang:
a. Memberikan jaminan bahwa semua jalur independent pada suatu modul telah digunakan paling tidak satu kali.
b. Menggunakan semua keputusan logis dari sisi true dan false. c. Mengeksekusi semua batas fungsi loops dan batas operasionalnya. d. Menggunakan struktur internal untuk menjamin validitasnya.
2. Black – Box Testing
Black-box testing merupakan pengujian yang berpusat pada
kebutuhan fungsional perangkat lunak dimana memungkinkan untuk memperoleh sekumpulan kondisi input yang secara penuh memeriksa fungsional dari sebuah aplikasi. Black-box testing berusaha menemukan kesalahan - kesalahan seperti kesalahan fungsi dan kesalahan tampilan aplikasi. Black-box testing dapat digunakan untuk menguji aplikasi konvensional dan aplikasi yang berorientasi objek.
41
Alur sistem pengelolaan work order yang berjalan saat ini pada Aston
Semarang Hotel & Convention Center terlihat pada Gambar 4.1 berikut ini:
User (Admin / Manager
Departemen)
Admin (Chief / Supervisor / Admin Engineering)
Gambar 4.1 Flowchart Analisa Sistem Lama
Penjelasan Gambar 4.1 adalah alur sistem work order yang berjalan :
1. Staff perwakilan dari departemen (user) yang ingin mengajukan work order
menyerahkan form work order yang telah diisi dan ditandatangani oleh Manager Departemen masing-masing kepada Departemen Engineering.
Tulis tanggal masuk WO dan validasi pada form WO Menerima salinan form work order tervalidasi Melakukan pengecekan data dan
subyek kerusakan Menyerahkan form work order yang sudah diisi Pencatatan pada Laporan Excel Mengerjakan subyek
work order yang
2. Admin mengecek kelengkapan data pada form work order dan subyek work order yang mengalami kerusakan.
3. Admin menuliskan tanggal masuk form work order dan mem-validasi
work order tersebut.
4. User menerima salinan form work order yang sudah divalidasi oleh admin. 5. Staff engineering mengerjakan subyek work order sesuai dengan
kerusakan yang dituliskan pada formulir.
6. Admin membuat laporan excel work order berdasarkan form work order sebagai acuannya.
Permasalahan yang terjadi pada Aston Semarang Hotel & Convention
Center yaitu manajemen work order untuk departemen engineering yang di
lakukan masih menggunakan cara manual yaitu :
1. Masih di tulis tangan pada form work order copy carbon rangkap dua untuk mengajukan work order. Karena ukuran formulir yang terbatas, rincian data hanya dapat memuat keterangan seadanya dan tidak bisa memaparkan kerusakan dengan jelas. Berikut adalah form pengajuan work order yang digunakan pada sistem yang berjalan saat ini ditunjukkan pada Gambar 4.2 berikut ini:
Gambar 4.2 Form Work Order Aston Semarang Hotel & Convention
Penjelasan Gambar 4.2 adalah tampilan form work order Aston Semarang Hotel & Convention Center yang berjalan saat ini.
2. Penggunaan berkas formulir sebagai bahan acuan transaksi, memakan banyak waktu dalam proses transaksi work order itu sendiri maupun proses rekap data laporan perbulan dan pertahun.
3. Pencarian data sulit karena data yang tersimpan tidak terkomputerisasi atau penyimpanan manual (form disimpan di dalam ordner) sehingga memerlukan waktu pencarian yang lama.
4. Tumpukan arsip pembukuan yang dihasilkan dari tahun ke tahun menjadi semakin menumpuk dan memakan banyak ruang penyimpanan.
Untuk mengatasi permasalahan sistem yang dihadapi oleh Aston Semarang Hotel & Convention Center, diperlukan adanya sistem yang dapat membantu meningkatkan pelayanan work order demi kelancaran operasional.
4.2 Analisa Sistem Baru
4.2.1 Analisa Data Dan Informasi
Dalam merancang sistem yang baru, daftar kebutuhan data dan informasi yang dikehendaki adalah :
a. Data Departemen b. Data Tipe Pekerjaan c. Data Lokasi Pekerjaan
d. Data Subyek (Item / Peralatan yang mengalami kerusakan) e. Data Staff Maintenance
4.2.2 Analisa Fungsional Atau Kebutuhan User
Analisa fungsional merupakan analisa yang melibatkan personil kunci yang berhubungan dengan sistem yang akan dirancang analisis fungsional data dan memberikan gambaran mengenai aktivitas atau fungsi yang dilakukan oleh aktor atau personil kunci kepada sistem.
Berdasarkan pada proses analisa perancangan sistem informasi work
order yang baru lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan
