Sharing Knowledge. Anwar Djunaidi S.E.,M.A. Penguatan Peran Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) Kementerian Keuangan melalui Clearing House PBJ

(1)

Sharing Knowledge

Anwar Djunaidi S.E.,M.A

Jafung Madya Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan

Penguatan Peran Unit Kerja Pengadaan

Barang/Jasa (UKPBJ) Kementerian

Keuangan melalui Clearing House PBJ

(2)

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

²

Sekilas Konsep Clearing House PBJ

Implementasi Clearing House PBJ di Lingkungan Kemenkeu

Key Success Factors

(3)

Sekilas Konsep Clearing House PBJ

(4)

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

(5)

Clearing House

Forum koordinasi unit yang terkait dengan

pelaksanaan PBJ untuk melakukan mitigasi

risiko, pendampingan, monev, dan pemecahan

masalah di setiap tahapan pelaksanaan PBJ

dengan mengoptimalkan keterlibatan sumber

daya internal

(6)

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

(7)

(8)

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

(9)

KUNCI

KEBERHASILAN

(10)

Implementasi Clearing House PBJ di Lingkungan Kementerian Keuangan

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

(11)

Menuju Kematangan UKPBJ Level 4 (Strategis) dan 5 (Unggul)

UKPBJ Kementerian Keuangan sudah dinyatakan secara administratif mencapai level 3 (Proaktif) oleh LKPP di awal TA 2020. Saat ini kami berupaya menjalankan program dan kegiatan menuju level kematangan berikutnya, yaitu:

❑ UKPBJ level 4 (Strategis), yaitu UKPBJ yang melakukan pengelolaan pengadaan inovatif, terintegrasi dan strategis untuk mendukung pencapaian kinerja organisasi

❑ UKPBJ level 5 (Unggul), yaitu UKPBJ yang senantiasa melakukan

penciptaan nilai tambah dan penerapan praktik terbaik PBJ yang

berkelanjutan sehingga menjadi panutan dan mentor untuk UKPBJ

lainnya

(12)

13

Penguatan Variabel Pengorganisasian

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

1. Pengembangan Community of Practice (CoP) PBJ (Komunitas SDM PBJ)

▪ CoP PBJ merupakan sebuah komunitas yang berisikan sekelompok orang yang memiliki profesi sama/terkait untuk saling berbagi pengetahuan tentang topik tertentu yang sesifik, serta secara bersama mendukung pelaksanaan PBJ di lingkungan Kementerian Keuangan. Personil CoP PBJ terdiri dari perwakilan unit yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan pelaksanaan PBJ.

▪ Kegiatan yang dilakukan antara lain:

❑ Koordinasi penguatan perencanaan dan strategi percepatan pelaksanaan pengadaan barang/jasa

❑ Focus Group Discussion (FGD) Menuju Kematangan UKPBJ level 4 (Strategis) dan level 5 (Unggul), FGD Sustainable Public Procurement (SPP), FGD Penguatan

Perencanaan Pengadaan

❑ Forum Jumatan (Sharing Knowledge setiap Jumat pagi)

(13)

(14)

Menyatukan Kepentingan Seluruh Stakeholder PBJ

Pimpinan

UKPBJ

CoE PBJ

Biro

Keuangan Biro Hukum

Penyerapan Legal Optimal Position

Biro Advokasi

Penanganan Kasus

APIP

Pengawasan Lancar

LKPP Kemen PUPR K/L Teknis Lainnya

Pelaksanaan PBJ Optimal, Pengelola PBJ Nyaman dan Tenang

CoP PBJ

Program penguatan peran para pihak yang terkait PBJ untuk men-support Satker dalam berinteraksi dengan pihak eksternal dalam

bentuk:

• Asistensi/Pendampingan

• Konsultasi

• Peningkatan Kapasitas SDM

• Probity Advice

• Probity Audit

• Silaturrahim (Strategic/

Collaborative Relationship)

Internal

Eksternal

(15)

▪ Kontraktor tidak kompeten/kinerja rendah (modal minim, dll)

▪ Konsultan MK/Pengawas tidak kompeten/kinerja rendah

▪ Pengelola Teknis PU tidak kompeten/kinerja rendah

▪ Tim Teknis/Tim Ahli tidak tersedia

▪ Kendala material dan tukang

▪ Penanganan Kontrak Kritis

▪ Administrasi perubahan kontrak (addendum/CCO)

▪ Sengketa kontrak

▪ Tender Gagal

▪ Pengelola Teknis lambat didapat

▪ Penganggaran kurang

▪ Koordinasi dengan stakeholder

▪ Kesiapan lahan (Penghapusan, dll)

▪ Konsultan MK / Perencana tidak kredibel

▪ PPK kurang berpengalaman, tidak fokus, dan banyak pertimbangan

▪ Pengurusan IMB

Permasalahan yang Sering Muncul Dalam Pelaksanaan PBJ Khususnya Konstruksi:

2. Penguatan Tim Asistensi Belanja Modal (Konstruksi dan Non-Konstruksi)

(16)

Tim Koordinasi Asistensi BM

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

Tujuan:

- Memberikan pemahaman yang sama (transfer knowledge) pada seluruh UE I yang melakukan fungsi asistensi/monitoring/evaluasi

- Penguatan fungsi asistensi/monitoring dan evaluasi pelaksanaan PBJ pada masing-masing sekretariat UE I - Pendampingan kepada PPK khususnya Pekerjaan Konstruksi semakin baik

- Pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa dan pelaksanaan pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih baik - Mendorong percepatan penyerapan belanja modal, khususnya pekerjaan konstruksi

- Mendapatkan data yang valid sebagai bahan dalam pengambilan keputusan terkait dengan pelaksanaan pengadaan di Lingkungan Kementerian Keuangan.

Komposisi:

Tim ini merupakan kombinasi dari perwakilan pejabat/pegawai dari Biro Manajemen BMN dan Pengadaan, Bagian Perlengkapan/Umum Unit Eselon I dan Bagian Keuangan Unit Eselon I, serta didukung oleh Unit kerja teknis terkait

TUJUAN

KOMPOSISI

(17)

Clearing House

Pendamping Kontrak

L

K Probity Advice

P

P Konsultansi / Bimbingan Teknis

Pengembangan Domain Kelembagaan sesuai tusi

UKPBJ Kemenkeu

• Pembinaan SDM &

kelembagaan PBJ

• Pelaksanaan pendampingan,

konsultansi, dan/atau bimbingan teknis PBJ

• Pengelolaan knowledge management PBJ

• Stakeholder Engagement PBJ

(Pasal 75 ayat (2) P 16/2018 &

Perlem 14/2018)

Layanan Penyelesaian Sengeketa (LPS)

Pemberi Keterangan Ahli (PKA)

(18)

Asistensi Proses Pengadaan B/J Secara Menyeluruh

Pihak yang terlibat (diantaranya):

• Unit pengguna/inisiator

• KPA

• PPK

• Tim Asistensi PBJ (Lead: UKPBJ)

• Unit Teknis terkait lainnya

• Tim Teknis/Ahli/Pendukung PPK (sesuai kebutuhan)

• PPHP (counterpart KPA)

Output:

• Dokumen RUP (KPA) berupa:

Penganggaran (RAB), KAK, Pemaketan, Kebijakan Umum

• Dokumen RPP (PPK) berupa: spesifikasi teknis, HPS, draft kontrak

Perencanaan dan Persiapan

Pelaksanaan Pemilihan Penyedia B/J

Pelaksanaan Kontrak dan Pasca PBJ

Pihak yang terlibat (diantaranya) :

• Pokja Pemilihan UKPBJ (UKPBJ)

• Tim Teknis/Ahli (Aanwijzer)

Output :

• Dokumen pengadaan

• Penyedia Pemenang Lelang

Pihak yang terlibat (diantaranya) :

• PPK

• Tim Teknis/ Ahli/ Pendukung PPK (sesuai kebutuhan)

• Tim Asistensi PBJ (Lead: UKPBJ)

Output :

• Dokumen kontrak beserta perubahannya

• Dokumen manajemen kontrak

• Dokumen perizinan: IMB

• Dokumentasi dan laporan kegiatan

• BAST

• Rangkuman Dokumentasi PBJ

untuk persiapan Audit dan

permintaan stakeholder lainnya

(19)

Mitigasi Risiko Perencanaan BM Konstruksi

Analisa Kebutuhan Bangunan*

Bangun Baru / Penambahan

Lahan Siap Pernitungan Kebutuhan

Anggaran (Dinas PU)

Multi years contract

Single year contract

Pembangunan Bertahap (Pasal 44 PermenPUPR

22/2018) ****

Lahan Belum Siap** Pekerjaan Pendahuluan (dampak ke waktu dan

biaya)

Optimalisasi BMN

Renovasi / Rehabilitasi (sesuai kebutuhan)

* Gedung Kantor / Rumah Dinas / Bangunan Lainnya (gudang, aula, dll)

** Contoh : terdapat bangunan yang harus dihapuskan, diperlukan pematangan lahan terlebih dahulu, dan/atau penyelidikan tanah terperinci (misal: pembangunan pada lahan gambut) → Pasal 33 PermenPUPR 22/2018

*** Contoh: membutuhkan prosedur perizinan terkait objek tertentu setelah berkoordinasi dengan Pemda setempat/Instansi terkait (misal: renovasi bangunan cagar budaya, penggunaan lahan tertentu yang membutuhkan AMDAL dan/atau masterplan, perizinan ketinggian lantai gedung, dan sebagainya) → Pasal 33 PermenPUPR 22/2018

Bangunan Khusus*** Pekerjaan Pendahuluan (dampak ke waktu dan

biaya)

(20)

Mitigasi Risiko Perencanaan Pengadaan (scheduling)

Road Map Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi

(21)

Asistensi Pengelolaan

Kontrak Pekerjaan Konstruksi

(22)

24

3. Stakeholder Engagement PBJ

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

▪ Upaya untuk mengelola pemangku kepentingan (stakeholder) internal dan eksternal yang memiliki perhatian, kepentingan, pengaruh dan kekuatan untuk melakukan perbaikan atas pelaksanaan PBJ di lingkungan Kementerian Keuangan.

▪ Kegiatan yang dilakukan antara lain:

❑ Stakeholder analysys dengan metode Stakeholder Based Approach (SBA) dengan cara mengidentifikasi dan memetakan pihak-pihak kunci (memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap organisasi) yang harus dikelola dengan skala prioritas

❑ Stakeholder engagement plan berupa strategi untuk membangun dukungan,

memberikan ruang keterlibatan dan ekspektasi terhadap posisi dan peran para

stakeholder terhadap tujuan organisasi dengan melibatkan mereka sesuai peran

dan kontribusinya

(23)

Bentuk Kegiatan Stakeholder Engagement

▪ Membangun komunikasi dan koordinasi yang intensif dengan pihak Aparat Penegak Hukum dalam bentuk diantaranya:

− Melakukan MoU antar pimpinan untuk penegakkan integritas dalam pelaksanaan PBJ

− Membangun hubungan sinergis melalui forum komunikasi dan sharing knowledge seputar penegakkan hukum dan penguatan integritas

• Mengembangkan Community of Practice (CoP) PBJ

• Menyusun standard audit secara daring

▪ Edukasi Penyedia (webinar peningkatan kapasitas Penyedia dalam melakukan proses tender di lingkungan Kementerian Keuangan)

▪ Call center dan Help Desk PBJ

▪ Vendor briefing/de briefing

• Koordinasi dan kolaborasi sinergis dalam berbagai forum dengan berbagai pihak

(24)

Key Success Factors

SEKRETARIATJENDERAL– KEMENTERIAN KEUANGAN

(25)