LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK
Muhamad Raffi Al - Jauzi
Muhamad.raffi@raharja.info
Abstrak
Pelaksaaan pengadaan barang/jasa di Lingkungan Pemerintah Kota Tangerang yang dilaksanakan berpedoman pada Perpres 70 tahun 2012 beserta perubahannya dirasakan oleh masyarakat belum sesuai harapan, yaitu masih secara manual Berdasarkan telaan yang telah dilakukan pelaksanaan pengadaan barang/jasa saat ini menimbulkan kerugian bagi negara khususnya Pemerintah Kota Tangerang. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) merupakan unit kerja penyelenggara sistem elektronik pengadaan barang/jasa yang di dirikan oleh Kementerian / Lembaga / Perguruan Tinggi /BUMN dan Pemerintah Daerah untuk memfasilitasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) / Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik.
Kata Kunci: Penyedia, Tangerang, Pengadaan, Layanan
Pendahuluan
Pada saat ini kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat.
Kenyataan telah menunjukan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting dalam berbagai transaksi internasional, terutama dalam transaksi perdagangan. Penataan yang tengah dilaksanakan harus pula diarahkan untuk mendorong bangsa Indonesia menuju masyarakat informasi.
Saat ini pekerjaan yang biasa dilakukan secara manual telah banyak digantikan oleh sistem elektronik yang dapat mengolah data menjadi informasi yang akurat, cepat dan lengkap. Sistem elektronik dapat mempercepat dan mempermudah proses dalam sistem sehingga tercapai suatu sistem yang efektif dan efisien. Oleh karena itu, tidak heran pada saat ini banyak pelayanan-pelayanan publik telah menggunakan sistem secara elektronik.
Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah unit kerja yang dibentuk diseluruh Kementerian / Lembaga / Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi lainnya untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan secara elektronik serta memfasilitasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan secara elektronik. Sedangkan aplikasi penunjang pada Layanan Pengadaan Secara Elektronik adalah Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).
Pelaksaaan pengadaan barang/jasa di Lingkungan Pemerintah Kota Tangerang yang dilaksanakan dan dirasakan oleh masyarakat belum sesuai harapan, yaitu masih secara manual, berdasarkan telaan yang telah dilakukan pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa saat ini menimbulkan kerugian bagi negara khususnya Pemerintah Kota Tangerang, yaitu harga kontrak relatif sama atau lebih mahal dibanding dengan harga
survey lapangan mengenai harga yang berlaku saat itu, tetapi berdasarkan harga patokan maksimal yang disusun untuk kepentingan penyusunan anggaran pemerintah (APBN/APBD). Pelaksanaan proyek selalu terlambat, terjadinya penurunan kualitas pekerjaan. Hal ini terjadi disebabkan adanya campur tangan pihak tertentu untuk menentukan calon pemenang/penyedia jasa sehingga tidak memperhatikan kompetensi penyedia jasa baik kemampuan teknis maupun keuangan.
Dengan Sistem Pengadaan Secara Elektronik memperluas akses pasar dan membantu menciptakan persaingan sehat. Teknologi memungkinkan penyedia barang/jasa pemerintah di sebuah daerah, dengan hanya sekali mendaftarkan diri, mendapatkan akses pasar yang lebih luas, yaitu dalam hal ini seluruh Indonesia, untuk kemudian melakukan persaingan secara sehat dan terbuka. Pengusaha besar dan pengusaha kecil mendapatkan informasi peluang pasar yang sama dan mendapatkan kesempatan yang sama untuk memenangkan peluang tersebut.
Sistem Pengadaan Secara Elektronik membawa semangat free lisence. SPSE dikembangkan menggunakan bahasa Pemograman Java dan menggunakan database postgreSQL serta diinstal di sistem berbasis Linux.
Pengadaan barang/jasa secara elektronik akan mendukung proses monitoring dan audit juga memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time guna mewujudkan clean and good government dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.
Manfaat Sistem Pengadaan Secara Elektronik adalah untuk manajemen agar meningkatkan kinerja. Bagi pengguna sistem khususnya Panitia dapat menghasilkan laporan pengadaan secara maksimal. Bagi Penyedia agar mudah mendapatkan informasi dimanapun khususnya informasi Pengadaan. Bagi kedua belah pihak, keamanan data dapat lebih terjamin, karena dengan fasilitas login dan penggunaan password sehingga memungkinkan sistem hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan saja.
Pembahasan
Program Sistem Pengadaan Secara Elektronik ini menerapkan sistem informasi secara Real Time, Sistem informasi ini diharapkan dapat bermanfaat sehingga keberadaan sistem
dapat digunakan oleh user dalam melakukan pemrosesan data menjadi lebih cepat dan menghasilkan informasi yang akurat dan tepat.
Adapun perencanaan Sistem Pengadaan Secara Elektronik ini akan digunakan dan diterapkan oleh Penyedia Barang Jasa, Panitia Barang Jasa, dan Auditor.
Rancangan dan pembuatan aplikasi ini akan mengikuti prinsip siklus hidup pengembangan sistem yaitu System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari beberapa tahap dan merupakan bagian dari siklus hidup sistem. Perancangan sistem ini ditujukan untuk menangani informasi pendaftaran penyedia barang jasa, pengambilan atau download formulir pendaftaran, verifikasi sampai pada proses transaksi lelang secara elektronik.
Dalam hal proses verifikasi, LPSE Kota Tangerang mensyaratkan persyaratan- persyaratan kepada calon penyedia barang jasa untuk mendapatkan User ID dan Password sebagai berikut :
1. Sudah mendaftar secara online ;
2. Yang datang untuk verifikasi adalah direktur perusahaan atau nama-nama yang tertera pada akta perusahaan ;
3. Membawa dokumen perusahaan berupa :
a. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan (asli dan fotokopi) ;
b. NPWP (asli dan fotokopi) ;
c. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin
f. Untuk tampilan layar dan penulisan kode program menggunakan bahasa pemrograman PHP, salah satu pemrograman yang berbasis server side yang banyak dimanfaatkan untuk pembuatan web dan bersifat open source, PHP atau Hypertext Preprocessor yang merupakan bahasa pemrograman web yang memiliki kemampuan untuk dikolaborasikan dengan HTML.
A. Analisis Sistem yang Berjalan.
Sistem informasi yang dahulu masih bersifat manual, oleh sebab itu LPSE Kota Tangerang ingin mengembangkan sistem informasi yang akurat dan tepat dalam bidang pengadaan yang berbasiskan komputer.
Dalam Layanan Pengadaan Secara Elektronik setiap user dikenal dengan istilah- istilah sebagai berikut :
1. Penyedia barang jasa atau rekanan, adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan barang/pekerjaan konstruksi/jasa konsultansi/jasa lainnya ;
2. Panitia Pengadaan Barang Jasa, adalah organisasi yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada ;
3. Verifikator, adalah orang yang ditugaskan untuk memverifikasi dan menyetujui dokumen pendaftaran perusahaan untuk mendapatkan User ID dan Password .
Analisis sistem yang sedang berjalan digambarkan dengan alat bantu flowchart.
Flowchart digunakan untuk menggambarkan langkah-langkah kegiatan yang dilakukan oleh sistem yang digunakan saat ini. Adapun penjelasan dari flowchart akan diuraikan sebagai berikut :
Proses Lelang Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik.
Pada proses ini pelaksana didalamnya terdiri dari Panitia, Penyedia, dan Verifikator. Alur proses kegiatan sebagai berikut :
1. Panitia merencanakan proses lelang dari mulai persyaratan lelang, penjadwalan lelang, dan spesifikasi barang. Hasil dari kegiatan ini adalah persyaratan lelang (Dok 1), penjadwalan lelang (Dok 2), dan spesifikasi barang (Dok 3) untuk diserahkan kepada Penyedia ;
2. Penyedia melihat persyaratan lelang, penjadwalan lelang, dan spesifikasi barang pada lelang yang akan diikuti. Kemudian Penyedia melakukan proses pendaftaran lelang secara elektronik. Hasil dari kegiatan ini adalah Formulir pendaftaran (Dok 4) untuk diserahkan kepada Verifikator untuk di verifikasi dan Data paket lelang (Dok 5) diserahkan juga kepada Panitia untuk dilanjutkan kepada proses penjelasan dokumen lelang ;
3. Verifikator memverifikasi formulir pendaftaran. Hasil dari kegiatan ini adalah pemberian login berupa User ID dan Password (Dok 6) diserahkan kepada Penyedia untuk melakukan Proses Pemasukan Penawaran ;
4. Panitia masuk kepada proses Penjelasan dokumen lelang. Hasil dari kegiatan ini adalah dokumen penjelasan lelang (Dok 7) untuk diserahkan kepada Penyedia dilanjutkan ke proses Pemasukan Penawaran ;
5. Pemasukan penawaran oleh Penyedia. Hasil dari kegiatan ini adalah Data Penawaran Penyedia (Dok 8) untuk diserahkan kepada Panitia ;
6. Panitia melanjutkan ke proses evaluasi penawaran, Penetapan Pemenang, dan Pengumuman Pemenang Lelang. Hasil dari kegiatan ini adalah daftar pemenang lelang (Dok 9) untuk diserahkan dan diumumkan kepada Penyedia.
Bagan atau flowchart proses Lelang Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik sebagai berikut :
Gambar flowchart proses Lelang Sistem Pengadaan Secara Elektronik
B. Sejarah Organisasi.
LPSE Kota Tangerang adalah suatu organisasi yang mempunyai fingsi sebagai fasilitator sistem dalam pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Bentuk organisasi LPSE Kota Tangerang adalah Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) pada Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang.
Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang dibentuk pada tahun 2008 sesuai Peraturan Walikota (Perwal) Tangerang Nomor 28 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Informasi dan Komunikasi. Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang membawahi 4 (empat) bidang antara lain Sekretariat, bidang telematika, bidang pengolahan data dan desiminasi informasi, dan bidang pos dan telekomunikasi.
Sistem LPSE ini dibuat oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
Seiring dengan banyaknya jumlah paket pengadaan yang mencapai 600 paket pertahun dan antusias masyarakat menggunakan aplikasi LPSE ini, maka perlu dibuatkan wadah atau organisasi guna memperkuat sistem baik melalui pelayanan sistem atau maintenance sistem.
LPSE Kota Tangerang di launching pada tanggal 28 Februari 2010 bertepatan dengan HUT Kota Tangerang yang ke 17. UPTD LPSE sendiri baru dibentuk pada tahun 2010 sesuai Peraturan Walikota (Perwal) Tangerang Nomor 40 Tahun 2010 tentang Pembentukan Organisasi dan Tatakerja Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) pada Dinas Informasi dan Komunikasi Kota Tangerang. Semenjak di launching sampai dengan saat ini, LPSE Kota Tangerang sudah melayani 1.236 paket dengan jumlah Pagu Rp. 868.637.028.269 dan Efisiensi lelang mencapai Rp. 156.920.112.343 atau 18,10%.
Banten. Sehingga dijadikan rujukan bagi instansi-instansi pemerintah lain untuk berkunjung. Instansi pemerintah yang pernah berkunjung antara lain Kota Serang, Kabupaten Serang, Kabupaten Tangerang, Kota Cilegon, Kabupaten Singkawang, Kabupaten Solok, Kota Palembang.
Penutup
Setelah melalui tahap demi tahap pada program apliaksi Sistem Pengadaan Secara Elektronik, maka dihasilan suatu kesimpiulan antar lain :
1. Dengan adanya sistem Pengadaan Secara Elektronik, proses pengolahan data dalam sistem menjadi lebih cepat dan mudah, karena dilakukan secara komputerisasi.
2. Dengan adanaya Sistem Pengadaan Secara Elektronik, proses untuk mendapatkan informasi menjadi lebih cepat dan mudah.
3. Dengan adanya Sistem Pengadaan Secara Elektronik, keakuratan data dapat lebih terjamin, karena dalam setiap proses data disimpan pada satu tempat basis data.
4. Dengan adanya Sistem Pengadaan Secara Elektronik, dapat menghemat waktu dan tempat dibandingkan dengan peyimpanan data secara manual
5. Dengan adanya Sistem Pengadaan Secara Elektronik, keamanan data dapat lebih terjamin, karena dengan fasilitas login dan penggunaan password sehingga memungkinkan sistem hanya diakses oleh pihak yang berkepentingan saja.
Referensi
M.Syafi’i, (2005), Aplikasi Manajemen Database Pendidikan Berbasis Web dengan PHP dan MySQL, CV. Andi Offset.
Zulkifli Alamsyah, (2007), Konsep Sistem Basis Data, Jakarta, PT. Grafimdu
Zulkifli Amsyah, (2007), Manajemen Sistem Informasi, Jakarta, PT. Gramedia Pustaka Utama
Jimmy L. Gaol, (2008), Pengenalan Informasi dan Komputer, Yogyakarta, CV. Andi Offset
Biografi
Mahasiswa, News Maker. Lahir di Bandung sedang menyelesaikan Pendidikan S1 di STMIK Raharja. Menempuh Pendidikan D3 di Universitas Gunadarma Depok pada tahun 2012. Bekerja di Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Tangerang.
