DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

(1)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menjelaskan proses Kenaikan Pangkat ke jawatan Profesor.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi proses penerimaan permohonan sehinggalah surat tawaran Kenaikan Pangkat dikeluarkan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4

Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran B Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4

Tahun 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran C Pekeliling Perkhidmatan Bil.31

Tahun 2005

Perubahan Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti/Perubatan/UiTM

OPR/PEND/GP03/KRITERIA Garis Panduan Dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi

UPM/PEND-1.5 Statistik Perjawatan

OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS Garis Panduan Penyimpanan dan Pengemaskini Data e- IHRAMS

OPR/PEND/SS01/DATA Senarai Semak Data e-IHRAMS Mengikut Seksyen - Buku Panduan Perkhidmatan UPM

(2)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

CV : Curriculum Vitae

e-IHRAMS : Integrated Human Resource Management Systems JKP : Jawatankuasa Pemilih

LPU : Lembaga Pengarah Universiti KB : Ketua Bahagian

PT : Pegawai Tadbir PT(P/O) : Perkeranian/Operasi UPM : Universiti Putra Malaysia

JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti

5.0 TANGGUNGJAWAB

Pendaftar/Ketua Bahagian bertanggungjawab memastikan prosedur kenaikan pangkat ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.

(3)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Mula

Terima Permohonan

Hantar Dokumen Kepada Penilai Bebas Pelantikan Penilai Bebas

Semak Kelayakan

Layak?

Bersetuju?

Lengkap?

Mesyuarat JKP (Prof)

Kelulusan Mesyuarat LPU

Lulus?

Keluarkan Surat Makluman

Kemaskini Data

Tamat Ya

Tidak

Ya Tidak

Tidak

Ya

Tidak 7.1

7.2 7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.9

7.10

7.11

7.12

7.13

7.14 Terima Dan Semak Laporan

7.15

(4)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Terima Permohonan

7.2.1 Terima permohonan daripada pemohon melalui Fakulti beserta dokumen-dokumen berikut:

(a) Surat permohonan jawatan kepada Pendaftar melalui Dekan Fakulti;

(b) Surat permohonan lantikan lima (5) orang Penilai Bebas (Luar Negara) yang telah diluluskan oleh Mesyuarat Senat/JPU

(c) 6 salinan CV;

(d) 3 salinan Hasil Penerbitan;

(e) Laporan Dekan dalam Borang Laporan Dekan/Ketua Jabatan Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 3a);

(f) Laporan Ketua Jabatan dalam Borang Laporan Dekan/Ketua Jabatan Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 3a);

(g) Laporan pengadil (dipilih oleh pemohon); dan (h) Skor markah kenaikan pangkat ke Jawatan

Profesor.

(i) Salinan lembut (softcopy) CV dalam bentuk cakera padat (CD)

KB/KS

7.2.2 Semak skor markah, sekiranya skor ≥ 80%, ikut

langkah 7.3, sekiranya skor kurang 80% ikut langkah 7.15/

7.2.3 Pastikan dokumen yang diterima lengkap dengan merujuk kepada Senarai Semak Permohonan Kenaikan Pangkat Jawatan Profesor (OPR/PEND/SS03/PANGKAT 01).

7.2.4 Surat pengesahan penerimaan permohonan dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas surat permohonan diterima.

PT(P/O)

(5)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Proses Permohonan).

7.3 Semak Kelayakan

7.3.1 Semak kelayakan calon dengan merujuk kepada

(a) Garis Panduan dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi (OPR/PEND/GP03/KRITERIA).

(b) Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

PT(P/O)

7.4 Layak

7.4.1 Jika layak, ikut langkah 7.5.

7.4.2 Jika tidak layak, maklumkan kepada calon dan proses tamat.

7.5 Pelantikan Penilai Bebas

7.5.1 Lantik Penilai Bebas yang telah dipilih dan dapatkan persetujuan pelantikan.

KS/PT (P/O)

7.6 Bersetuju

7.6.1 Jika Penilai Bebas setuju,ikut langkah 7.7.

7.6.2 Jika Penilai Bebas tidak bersetuju, lantik Penilai Luar yang telah dipersetujui oleh Mesyuarat Senat dan ikut langkah 7.5.

KS/PT (P/O) KS/PT (P/O)

7.7 Hantar Dokumen Kepada Penilai Bebas

7.7.1 Hantar satu (1) salinan CV kepada setiap Penilai Bebas yang dilantik melalui email.

7.7.2 Laporan hendaklah dikembalikan dalam tempoh dua (2) minggu dengan menggunakan Borang ‘Assessors Report On A Candidate For Appointment To The Post

Of Professor/Associate Professor’

(OPR/PEND/BR03/LAPORAN 01)

PT(P/O)

7.8 Terima dan Semak Laporan

(6)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.8.1 Terima laporan daripada Penilai Bebas dan semak kecukupan dokumen.

7.8.2 Buat surat arahan bayaran kepada Bendahari untuk membayar honorarium kepada Penilai Bebas berdasarkan Peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.

PT(P/O)

7.9 Lengkap

7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10.

7.9.2 Jika tidak lengkap, ikut langkah 7.2.

PT (P/O)

7.10 Mesyuarat JKP (Prof)

7.10.1 Buat persediaan mesyuarat dan keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKP kepada Ahli Mesyuarat JKP.

7.10.2 Keluarkan surat pemakluman temuduga kepada calon (calon diberi pilihan untuk hadir atau tidak hadir) kecuali atas arahan pihak berkuasa melantik. Jika calon memberi jawapan melalui telefon, rekodkan tarikh dan masa menerima panggilan.

7.10.3 Temuduga calon yang memilih untuk hadir.

7.10.4 Minitkan calon yang diperakukan dan tidak diperakukan.

KB/KS/

PT (P/O)

7.11 Kelulusan Mesyuarat LPU

7.11.1 Sediakan Kertas Mesyuarat untuk diluluskan oleh LPU.

KS

7.12 Lulus

7.12.1 Jika ya, ikut langkah 7.15.

7.12.2 Jika tidak lulus atau ditangguhkan, maklumkan kepada calon dan proses tamat.

KS/

PT (P/O)

7.13 Keluarkan Surat Makluman

(7)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat LPU atau arahan Pihak Berkuasa Melantik

PT (P/O)

7.14 Kemaskini Data

7.14.1 Kemaskini maklumat bagi calon-calon yang berjaya di dalam sistem e-IHRAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian data e-HRAMS (OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS) dan Senarai Semak Data e-IHRAMS Mengikut Seksyen (OPR/PEND/SS01/DATA).

7.14.2 Kemukakan Penyata Perubahan Gaji kepada Bendahari dan salinan kepada calon yang berjaya.

PT (P/O)

7.15 Tamat

(8)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus 1. UPM/PEND/3.13.1.1

Urusan Kenaikan Pangkat ke Jawatan Profesor

Surat panggilan temuduga kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Surat jawapan kehadiran temuduga.

Surat pemakluman calon berjaya, tidak berjaya, tidak layak, skor kurang daripada 80% dan ditangguhkan.

PT/PT (P/O) KB/KS Seksyen

Kenaikan Pangkat 2 Tahun

Pendafta r

2. UPM/PEND/3.13.1.7

Petikan Minit Mesyuarat LPU/JPU (Kenaikan Pangkat Pegawai Akademik)

Petikan minit Mesyuarat LPU (Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor)

Pendafta r

3. UPM/PEND/1.22.6

Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Kenaikan Pangkat ke Jawatan Akademik)

Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih kepada Ahli-ahli Jawatankuasa.

Surat menyurat berkaitan urusan kenaikan pangkat pegawai akademik.

Pendafta r

4. UPM/PEND-1.9.5 (Pelantikan Penilai Bebas)

Kertas lantikan Penilai Bebas ke Mesyuarat Senat (Profesor dan Prof.

Madya

Surat lantikan Penilai Bebas (Prof.

Madya)

Pendafta r

5. -

Fail Peribadi Pegawai

Permohonan calon dan laporan Penilai Bebas, laporan pengadil dan laporan Dekan/Ketua Jabatan.

Surat pemakluman calon berjaya dan tidak berjaya

Penyata Perubahan Gaji

PT/

PT (P/O)

KB/KS Bilik Fail Pejabat Pendaftar

Sehingga tamat perkhidmata

n

Pendafta r

(9)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Mengumpul dan

Memfail Menyelenggara Simpanan Melupus

6. -

Senarai Penilai Bebas (OPR/PEND/SU03/PL)

PT/

PT (P/O)

KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat 2 Tahun

Pendaftar

7. -

Fail Sementara (Proses Permohonan) (No. Staf)

Permohonan calon serta CV dan laporan Penilai Luar,laporan pengadil dan laporan Dekan/Ketua Jabatan.

PT/

PT (P/O)

KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat Sehingga Proses Kenaikan Pangkat Selesai (yang berjaya

disimpan dalam Fail Peribadi, dan yang

tidak berjaya disimpan 1 tahun

selepas proses selesai)

Pendaftar

(10)

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No.

Isu

No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak

Dilulus/

Diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan

KB Pengurusan

Sumber Manusia

WP 03/01/2011

02 01 OPR (PEND)-

2/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

KB Pengurusan

Sumber Manusia

WP 08/08/2011