PEMBUATAN USER MANUAL BERDASARKAN IEEE STD STUDI KASUS PADA APLIKASI SLIMS+ (SISTEM LAYANAN INFORMASI MANAJEMEN SEKOLAH PLUS)

(1)

Abstrak— Di era teknologi maju seperti sekarang ini, banyak sekali aplikasi-aplikasi yang dikembangkan dengan tujuan sebagai alat bantu masyarakat dalam aktifitas sehari- hari. Untuk aplikasi yang cukup kompleks dan memiliki banyak fitur, keberadaan user manual atau buku petunjuk menjadi sangat penting. Ada sebuah kasus, seorang pengembang perangkat lunak melakukan program ulang terhadap aplikasinya karena dokumentasi fitur dan fungsi perangkat lunaknya yang kurang baik. SLIMS+ (Sistem Layanan Informasi Manajemen Sekolah Plus)digunakan sebagai studi kasus pembuatan user manual. SLIMS+

merupakan aplikasi perpaduan antara sistem informasi akademik dan jejaring sosial yang dikembangkan untuk sebuah yayasan pesantren di Surabaya. SLIMS+ dapat memfasilitasi komunikasi tentang hal akademik maupun sosial antara guru, murid, orang tua murid, dan pihak sekolah. Masing-masing golongan memiliki karakteristik yang berbeda. Oleh karena itu, user manual untuk tiap golongan juga harus dibuat berbeda.

Metode yang diterapkan dalam pembuatan dokumen user manual ini adalah melalui studi literatur mengenai penggunaan standar penyajian user manual yang baik supaya dapat dimengerti oleh pengguna yang bersangkutan serta mengeksplor fungsi-fungsi fitur pada aplikasi SLIMS+, khususnya pada bagian aplikasi School Social Network.

Sedangkan panduan yang digunakan adalah IEEE Std 1063- 2001. Setelah user manual selesai dibuat, validasi dan verifikasi akan dilakukan untuk menilai apakah user manual tersebut sudah mengimplementasikan semua poin-poin penting yang ada pada standar yang digunakan.

Hasil dari tugas akhir ini adalah salah satu jenis user manual guru agar ruang lingkupnya tidak terlalu luas, yaitu user manual untuk pengguna kategori.

Kata Kunci—User manual, IEEE, SLIMS+.

I. PENDAHULUAN

ISTEM Layanan Informasi Manajemen Sekolah Plus (SLIMS+) adalah salah satu contoh perkembangan teknologi di bidang akademik yang dipadukan dengan jejaring sosial yang saat ini sedang digemari masyarakat.

Aplikasi SLIMS+ terdiri dari dua bagian aplikasi, salah satunya adalah School Social Network(SSN). SSN merupakan aplikasi bagian dari Sistem Layanan Informasi Manajemen Sekolah Plus (SLIMS+) yang dibuat untuk salah satu sekolah yayasan pesantren di kota Surabaya. SSN dibuat dalam dua versi, yaitu mobile application dan desktop application.

Banyak masyarakat yang kurang mengerti mengenai cara menggunakan sebuah aplikasi. Bahkan terkadang masih

kesulitan dalam menggunakan aplikasi yang termasuk mudah digunakan oleh pengguna yang tidak terlalu paham dengan perkembangan teknologi. Dikutip dari (Shand, 1994), pernah terjadi suatu kasus dimana dia harus memprogram ulang aplikasinya berkali-kali. Hal tersebut dikarenakan fitur-fitur yang disediakan oleh aplikasi yang dia buat tidak sesuai dengan permintaan konsumen. Setelah ditelusuri lebih jauh, ternyata bukan aplikasi yang perlu diperbaiki, hanya dokumentasi dari fitur dan fungsi dari aplikasinya saja yang perlu direvisi. Hal ini menjadi suatu masalah karena berdampak pada efisiensi waktu dan tenaga pihak-pihak yang terkait dengan pengembangan perangkat lunak tersebut.

Dalam studi kasus ini, tim pengembang aplikasi SLIMS+

membutuhkan sebuah dokumentasi yang dapat mengakomodasi penyampaian cara penggunaan SLIMS+

kepada penggunanya. Masalahnya, pengguna SLIMS+

terdiri dari empat golongan pengguna yang memiliki pemahaman berbeda tentang teknologi informasi, tentu saja dibutuhkan user manual atau dokumen petunjuk penggunaan yang dapat mengakomodasi setiap golongan dari pengguna tersebut. Oleh karena itu, dibutuhkan empat jenis user manual untuk aplikasi SLIMS+. Tetapi dikarenakan ruang lingkup yang cukup luas, maka tugas akhir ini terbatas pada satu macam user manual, yaitu untuk kategori guru.

II. TINJAUANPUSTAKA A. Definisi User Manual

User manual, atau yang dalam bahasa Indonesia disebut buku petunjuk atau petunjuk penggunaan, adalah suatu dokumen yang berisi kumpulan petunjuk atau instruksi tentang cara menginstal, menggunakan, atau memperbaiki produk perangkat keras atau perangkat lunak. Sebuah petunjuk penggunaan dapat berisi instruksi-instruksi singkat, misalnya hanya 10 sampai 20 halaman. Tetapi jika produk yang ingin dibuatkan petunjuk penggunaannya merupakan produk yang mempunyai kompleksitas yang sangat tinggi, user manualnya juga akan menjadi sangat kompleks dan panjang, sekitar 200 halaman atau lebih (PrismNet, 2012). User manual tidak hanya mengacu pada petunjuk penggunaan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware), tetapi user manual dapat dibuat untuk semua jenis produk elektronik maupun non- elektronik (Lam, 2006).

PEMBUATAN USER MANUAL BERDASARKAN IEEE STD 1063- 2001 – STUDI KASUS PADA APLIKASI SLIMS+ (SISTEM LAYANAN INFORMASI MANAJEMEN SEKOLAH PLUS)

Onny Fortunela, Ahmad Holil Noor Ali dan Amna Shifia Nisafani

Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111

E-mail: [email protected]

S

(2)

B. Pentingnya User Manual

Sebuah jurnal yang dipublikasikan di IEEE menjelaskan bahwa user manual penting untuk menunjukkan kepada pengguna aplikasi bahwa aplikasi tersebut sudah memenuhi kebutuhan pengguna yang sudah ditetapkan di awal.

Berdasarkan pengalaman dari Rod McIntosh Shand dalam jurnalnya tersebut, Rod mendapatkan sebuah proyek pengembangan aplikasi dalam skala yang tidak terlalu besar. Saat men-deliver aplikasi beserta user manual yang dia buat kepada customer untuk pertama kalinya, aplikasi dan user manual tersebut ditolak dengan alasan „gagal memenuhi kebutuhan konsumen”. Lalu Rod merevisi aplikasi yang dia buat serta merivisi user manual-nya.

Kejadian ini berlangsung sampai tiga kali, aplikasi dan user manual tersebut tetap ditolak dengan alasan yang sama.

Sampai pada yang keempat kalinya, Rod memutuskan untuk tidak merevisi aplikasinya dan hanya menulis ulang user manual-nya saja dengan sejelas mungkin sehingga kebutuhan konsumen tersebut jelas. Rod menyerahkan user manual tersebut kepada konsumen dan konsumen memberikan respon yang tidak terduga. Konsumen meminta soft copy dari user manual tersebut dan melakukan perbaikan terhadap user manual sehingga dapat tertulis dengan jelas apa yang sebenarnya diinginkan oleh konsumen. Dari jurnal ini dapat diambil kesimpulan bahwa membuat user manual harus mempertimbangkan perspektif dari konsumen itu sendiri (Shand, 1994).

Keberadaan user manual merupakan hal yang sangat penting sebab tidak banyak orang dapat langsung memahami cara penggunaan suatu produk tanpa membaca suatu petunjuk. Namun, para pengguna tersebut sering mengkritisi suatu buku panduan (user manual) karena petunjuk pemakaian tidak disajikan dengan cara yang mudah dipahami. Perintah pada user manual sering tidak dapat langsung diimplementasikan karena bahasanya yang sulit dimengerti, terlebih jika pengguna adalah orang yang sudah tua atau orang yang tergolong awam mengenai produk tersebut (Horen, Jansen, Noordman, & Maes, 2005).

Gambar 1 merupakan contoh dari penulisan user manual dalam bahasa Inggris.

Gambar 1. Contoh 3 Macam Perintah dalam User Manual (Eriksson, 2008)

Nilai aplikasi bisa berkurang jika fungsi-fungsi yang disediakan tidak sepenuhnya dapat digunakan oleh penggunanya. Dalam hal ini, user manual mempunyai peran penting dalam menambah value untuk aplikasi itu sendiri, yaitu untuk menyampaikan kepada penggunanya agar oengguna tersebut dalam menjalankan semua fungsi aplikasi secara maksimal. Pembuatan user manual sering dianggap sebagai sesuatu yang sepele. Padahal seharusnya, user manual harus ditulis secara sistematis, terstruktur,

lengkap, dan jelas sehingga dapat bermanfaat untuk penggunanya. (Eriksson, 2008)

C. Standar IEEE Std 1063-2001

Berdasarkan IEEE Std 1063-2001, user manual cetak yang baik seharusnya memuat beberapa komponen penting seperti yang ditunjukkan oleh Tabel 1.

Tabel 1. Komponen Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam User Manual

Komponen User Manual Berdasarkan IEEE STD

1063-2001

Keterangan 1. Identification data

(package label/title page)

Documentation shall contain unique identification data. The identification data shall include the following:

a) Documentation title b) Documentation version

and date published c) Software product and

version

d) Issuing organization 2. Table of contents A table of contents shall

immediately follow the identification data. The table of contents shall list the headings of the chapters or topics of a document with an access point for each (its initial page number or an electronic link).

Documents with fewer than eight pages after the identification data may omit the table of contents.

3. List of illustrations Documentation should contain a list of tables, a list of figures, or a list of illustrations (including both tables and figures) if the document contains more than five numbered illustrations and the illustrations are not visible at the same time as text references to them.

4. Introduction The introduction shall describe the intended audience, scope, and purpose for the document and include a brief overview of the software purpose, functions, and operating environment.

5. Information for use of the documentation

The documentation shall include information on how it is to be used (for example, help on help), and an explanation of the notation. At least one document in a document set shall identify all documents in the set by title and intended use, including recommendations on which members of the audience should consult which sections of the documentation.

6. Concept of operations Documentation shall explain the conceptual background for use of the software, using such

(3)

methods as a visual or verbal overview of the process or workflow; or the theory, rationale, algorithms, or general concept of operation.

Explanations of the concept of operation should be adapted to the expected familiarity of the users with any specialized terminology for user tasks and software functions.

7. Procedures Task-oriented instructional mode documentation shall include instructions for routine activities that are

applied to several functions:

a) Software installation and de-installation, if performed by the user b) Orientation to use of the

features of the graphical user interface

c) Access, or log-on and sign-off the software d) Navigation through the

software to access and to exit from functions e) Data operations (enter,

save, read, print, update, and delete)

f) Methods of canceling, interrupting, and restarting operations Preliminary information for instructions shall include the following:

a. A brief overview of the purpose of the procedure and definitions or explanations of necessary concepts not elsewhere included

b. Identification of technical or administrative activities that must be done before starting the task

c. A list of materials the user will need to complete the task, which may include data, documents, passwords, additional

software, and

identification of drivers, interfaces, or protocols d. Relevant warnings,

cautions, and notes that apply to the entire procedure

8. Error messages and problem resolution

Documentation should address all known problems in using the software in sufficient detail such that the users can either recover from the problems themselves or clearly report the problem to technical support

personnel.

9. Glossary Documentation shall include a glossary, if terms or their specific uses in the software user interface or documentation are likely to be unfamiliar to the audience. The glossary shall include an alphabetical list of terms and definitions.

10. Navigational features

Features for navigation include chapter and topic headings;

page or screen titles; chapter, title, page, and screen numbers;

tabs; page headers and footers;

bookmarks; jumps (links); cross references; navigational icons;

and buttons.

11. Index An index is an alphabetical listing of keywords, graphics, or concepts with an access point for each. Printed documents more than 40 pages shall include an index, whose access points may be page numbers, topic numbers, illustration numbers, or references to another index entry.

III. HASILDANPEMBAHASAN A. Validasi

Validasi merupakan kegiatan untuk membuktikan apakah user manual atau buku petunjuk yang dibuat dalam tugas akhir ini sudah memuat semua poin-poin penting yang ada pada Standar IEEE Std 1063-2001 ditinjau dari sudut pandang penulis. Tabel 2 berikut ini merupakan bukti implementasi standar IEEE Std 1063-2001 secara lengkap.

Tabel 2. Daftar Halaman Yang Mengimplementasikan Komponen User Manual

Komponen User Manual Berdasarkan IEEE STD 1063-2001

Daftar Implementasi 1. Data Identifikasi

(label paket /halaman judul)

Judul dokumentasi : -Halaman sampul buku

Tanggal penerbitan dan versi dokumen :

-Halaman sampul buku

Nama dan versi software/aplikasi yang didokumentasikan :

-Halaman sampul buku Organisasi yang menerbitkan : -Halaman sampul buku 2. Daftar Isi -Halaman iii

3. Daftar Ilustrasi -Halaman v- vii 4. Pengenalan Pengguna dokumen :

-Halaman ix

(4)

Ruang lingkup dokumentasi : -Halaman ix

Tujuan dokumentasi : -Halaman x

Ulasan singkat tentang aplikasi : -Halaman x

Tujuan aplikasi : -Halaman x Fungsi aplikasi : -Halaman xi

Lingkungan pengoperasian aplikasi :

-Halaman xi

Pengenalan pada setiap topik : -Halaman 1, 4, 5, 9, 16, 19, 21, 22, 24, 26, 29, 31, dan 32

5. Informasi untuk penggunaan dokumentasi

Informasi tentang bagaimana aplikasi tersebut akan digunakan dan penjelasan terhadap semua notasi :

-Halaman xiii

Kontrol perubahan dokumen (document versioning) :

-Halaman xiv- xvi 6. Konsep

Pengoperasian

-Halaman xvii - xviii

7. Prosedur Instalasi dan de-instalasi perangkat lunak (jika kegiatan tersebut dilakukan oleh pengguna sendiri) : -Halaman xi, 1

Memandu penggunaan setiap fitur dari antarmuka pengguna grafis (Graphical user Interface) : -Topik Halaman 1, 4, 5, 9, 16, 19, 21, 22, 24, 26, 29, 31, dan 32 Memasuki, mengakses, dan keluar dari aplikasi :

-Halaman 1-3, 32-33

Navigasi melalui aplikasi untuk mengakses dan keluar dari fungsi : -Halaman 1-3, 32-33

Data Operasi (masuk, menyimpan, membaca, mencetak, memperbarui, dan menghapus) :

-Halaman 1-3, 7, 10-11, 16- 20, 27- 28

Metode untuk membatalkan, menyela, atau me-restart operasi : -Halaman 7, 18, 28, 32-33

Ulasan singkat maksud suatu prosedur dan definisi atau penjelasan konsep penting yang tidak tercantum dimanapun -Halaman 1, 4, 5, 9, 16, 19, 21, 22, 24, 26, 29, 31, dan 32

Identifikasi kegiatan teknis atau administratif yang harus dilakukan sebelum memulai suatu tugas -Halaman 1, 9, 16, 19, 24, 26, 29

Daftar keperluan yang diperlukan pengguna untuk menyelesaikan suatu tugas, yang mana termasuk data, dokumen, password, aplikasi tambahan, dan identifikasi driver, antar muka, atau protocol

-Halaman 1-3

Peringatan yang relevan, perhatian, dan catatan yang berlaku untuk seluruh prosedur

-Halaman 1, 12, 19 8. Pesan Error dan

Penanganan Masalah

Dokumentasi harus mengatasi semua masalah yang mungkin terjadi pada saat menggunakan perangkat lunak secara rinci sehingga pengguna dapat mengatasi masalah itu sendiri atau melaporkan masalah kepada dukungan teknis personel dengan jelas.

Masalah yang dapat ditangani sendiri

-Halaman 6

Masalah yang memerlukan bantuan administrator

-Halaman 1

9. Glosarium Dokumentasi harus memasukkan glosarium jika banyak terdapat banyak istilah asing yang mungkin sulit dipahami oleh penggunanya.

-Halaman 35-38

10. Fitur Navigasi Fitur navigasi mencakup hal-hal seperti judul bab dan sub bab, judul halaman, nomor bab, nomor judul, dan nomor halaman, kepala halaman dan catatan kaki, penanda halaman buku, referensi silang, lambang navigasi, dan tombol.

-Halaman 1-33

11. Indeks Indeks merupakan daftar kata kunci, gambar, atau konsep yang diurutkan berdasarkan alfabet dengan akses poin untuk masing- masing kata kunci.

-Halaman 39-40

Tabel 2 membuktikan bahwa semua poin-poin penting yang harus ada dalam sebuah user manual berdasarkan IEEE Std 1063-2001 sudah diimplementasikan seluruhnya.

(5)

Hal ini dapat disimpulkan bahwa isi user manual sudah valid karena sesuai dengan standar yang dipakai.

B. Verifikasi

Verifikasi merupakan kegiatan untuk membuktikan apakah user manual atau buku petunjuk yang dibuat dalam tugas akhir ini sudah memuat semua poin-poin penting yang ada pada Standar IEEE Std 1063-2001 ditinjau dari sudut pandang pengguna kategori guru. Berikut ini adalah hasil verifikasi yang sudah dilakukan.

Buku petunjuk penggunaan SLIMS+ untuk guru diberikan kepada beberapa perwakilan dari pengguna kategori guru. Kemudian pengguna diberi checklist untuk menunjukkan bahwa poin-poin yang ada dalam standard sudah tercantum di buku petunjuk. Data hasil checklist yang diisi oleh pengguna dianalisis untuk diambil kesimpulan. Tabel 3 berikut ini merupakan pertanyaan- pertanyaan yang ada pada chekcklist tersebut.

Tabel 3. Checklist Pertanyaan Untuk Verifikasi Pertanyaan Untuk Validasi

1. Apakah pada sampul buku petunjuk sudah ada nama atau judul buku?

2. Apakah pada sampul buku petunjuk sudah ada tanggal penerbitan dan versi dokumen ?

3. Apakah pada sampul buku petunjuk sudah ada nama dan versi software/aplikasi yang didokumentasikan?

4. Apakah pada sampul buku petunjuk sudah ada nama organisasi yang menerbitkan?

5. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan daftar isi?

6. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan daftar ilustrasi atau daftar gambar?

7. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskan tentang ruang lingkup dokumentasi?

8. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskna maksud atau tujuan dari buku tersebut?

9. Apakah buku petunjuk sudah memberikan ulasan singkat tentang aplikasi SLIMS+?

10. Apakah buku petunjuk sudah menunjukkan tujuan aplikasi?

11. Apakah buku petunjuk sudah memberikan keterangan fungsi aplikasi?

12. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskan seperti apa lingkungan pengoperasian aplikasi?

13. Apakah buku petunjuk sudah memberikan pengenalan di setiap topik?

*Pengenalan untuk setiap topik ditandai dengan tanda ☞ 14. Apakah buku petunjuk memberikan informasi untuk

penggunaan dokumentasi, termasuk penjelasan tentang lambang-lambang yang ada dalam buku petunjuk?

15. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan tabel untuk mengontrol perubahan dokumen?

16. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan alur atau konsep pengoperasian aplikasi?

17. Apakah buku petunjuk sudah memberikan panduan kepada pengguna tentang proses menginstal aplikasi?

18. Apakah buku petunjuk sudah memberi panduan untuk setiap fungsi atau fitur yang didokumentasikan?

19. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskan tenatng bagaimana caranya memasuki, mengakses, dan keluar dari aplikasi?

20. Apakah buku petunjuk sudah memberikan panduan untuk melakukan perintah memasuki aplikasi, menyimpan,

membaca, mencetak, memperbaharui, dan menghapus data?

21. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskan cara untuk membatalkan, menyela, atau menghidupkan ulang aplikasi?

22. Apakah buku petunjuk sudah memuat ulasan singkat dari maksud suatu prosedur dan definisi atau penjelasan konsep penting?

23. Apakah buku petunjuk sudah mengidentifikasi kegiatan teknis atau administratif yang harus dilakukan oleh pengguna sebelum menjalankan suatu fungsi pada aplikasi?

24. Apakah buku petunjuk sudah memberitahukan pengguna jika terdapat keperluan yang harus dipenuhi sebelum menggunakan suatu fitur aplikasi? (misal username dan password)

25. Apakah buku petunjuk sudah menunjukkan kalimat peringatan atau catatan penting yang berlaku di seluruh prosedur penggunaan aplikasi?

26. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan apa yang harus dilakukan pengguna jika terjadi masalah saat menggunakan aplikasi?

27. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan kepada siapa seorang pengguna akan meminta bantuan ketika terjadi masalah yang tidak dapat diatasi pengguna sendiri?

28. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan glosarium?

29. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan fitur-fitur navigasi seperti judul bab, judul halaman, nomor bab, nomor judul, dan nomor halaman, kepala

halaman(header) dan catatan kaki (footer)?

30. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan daftar indeks?

Untuk verifikasi, diambil 5 perwakilan pengguna dari kategori pengguna guru. Tabel 4 berikut ini merupakan rekap hasil checklist dari 5 pengguna yang mengisi kuesioner. Dalam kuesioner verifikasi, ada 30 pertanyaan.

Setiap pertanyaan mewakili satu poin penting yang harus ada dalam user manual berdasarkan IEEE Std 1063-2001.

Berdasarkan hasil checklist ternyata ada beberapa pertanyaan yang tidak diisi. Dalam Tabel 4 ditampilkan prosentase suatu pertanyaan dijawab “Ya”.

Tabel 4. Prosentase Suatu Pertanyaan Dijawab “Ya”

Prosentase Suatu Pertanyaan Dijawab “Ya”

1. Apakah pada sampul buku petunjuk sudah ada

nama atau judul buku? 100%

tanggal penerbitan dan versi dokumen ? 100%

3. Apakah pada sampul buku petunjuk sudah ada nama dan versi software/aplikasi yang didokumentasikan?

100%

nama organisasi yang menerbitkan? 100%

5. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan

daftar isi? 100%

daftar ilustrasi atau daftar gambar? 100%

7. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskan

tentang ruang lingkup dokumentasi? 100%

8. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskna

maksud atau tujuan dari buku tersebut? 100%

9. Apakah buku petunjuk sudah memberikan ulasan

singkat tentang aplikasi SLIMS+? 100%

(6)

10. Apakah buku petunjuk sudah menunjukkan

tujuan aplikasi? 100%

11. Apakah buku petunjuk sudah memberikan

keterangan fungsi aplikasi? 100%

12. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskan seperti apa lingkungan pengoperasian aplikasi?

100%

13. Apakah buku petunjuk sudah memberikan pengenalan di setiap topik?

*Pengenalan untuk setiap topik ditandai dengan tanda ☞

100%

14. Apakah buku petunjuk memberikan informasi untuk penggunaan dokumentasi, termasuk penjelasan tentang lambang-lambang yang ada dalam buku petunjuk?

100%

tabel untuk mengontrol perubahan dokumen? 100%

alur atau konsep pengoperasian aplikasi? 100%

17. Apakah buku petunjuk sudah memberikan panduan kepada pengguna tentang proses menginstal aplikasi?

40%

18. Apakah buku petunjuk sudah memberi panduan untuk setiap fungsi atau fitur yang didokumentasikan?

100%

19. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskan tenatng bagaimana caranya memasuki, mengakses, dan keluar dari aplikasi?

100%

20. Apakah buku petunjuk sudah memberikan panduan untuk melakukan perintah memasuki aplikasi, menyimpan, membaca, mencetak, memperbaharui, dan menghapus data?

100%

21. Apakah buku petunjuk sudah menjelaskan cara untuk membatalkan, menyela, atau menghidupkan ulang aplikasi?

60%

22. Apakah buku petunjuk sudah memuat ulasan singkat dari maksud suatu prosedur dan definisi atau penjelasan konsep penting?

100%

23. Apakah buku petunjuk sudah mengidentifikasi kegiatan teknis atau administratif yang harus dilakukan oleh pengguna sebelum

menjalankan suatu fungsi pada aplikasi?

100%

24. Apakah buku petunjuk sudah memberitahukan pengguna jika terdapat keperluan yang harus dipenuhi sebelum menggunakan suatu fitur aplikasi? (misal username dan password)

100%

25. Apakah buku petunjuk sudah menunjukkan kalimat peringatan atau catatan penting yang berlaku di seluruh prosedur penggunaan aplikasi?

100%

26. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan apa yang harus dilakukan pengguna jika terjadi masalah saat menggunakan aplikasi?

100%

27. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan kepada siapa seorang pengguna akan meminta bantuan ketika terjadi masalah yang tidak dapat diatasi pengguna sendiri?

100%

glosarium? 100%

29. Apakah buku petunjuk sudah mencantumkan fitur-fitur navigasi seperti judul bab, judul halaman, nomor bab, nomor judul, dan nomor halaman, kepala halaman(header) dan catatan kaki (footer)?

100%

daftar indeks? 100%

Rata-rata prosentase secara keseluruhan 96.67

% Prosentase tersebut diambil dari perhitungan banyaknya suatu pertanyaan dijawab “Ya” dibagi jumlah responden , dikali 100%.

Rumus mencari prosentase:

Dari data yang ditunjukkan oleh Tabel 4 dapat diketahui bahwa ada 2 poin atau pertanyaan yang tidak mendapatkan prosentase maksimal, yaitu poin nomor 17 dengan prosentase 40% dan poin nomor 21 dengan prosentase 60%. Hal ini berarti ada pengguna yang menjawab

“Tidak”. Pengguna berpendapat bahwa pada poin pertanyaan yang tidak diisi tidak tercantum dalam user manual.

Ini dapat disebabkan karena poin-poin yang tidak diisi tersebut kurang dijabarkan dengan jelas pada user manual sehingga pengguna tidak menemukan bentuk implementasinya pada user manual.

Tapi jika dilihat secara keseluruhan, nilai rata-rata prosentase menunjukkan angka yang sangat tinggi, yaitu 96.67%. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa user manual untuk guru yang terakhir dirilis sudah terverifikasi dan perlu perbaikan dalam hal lebih menonjolkan poin- poin yang belum terlihat oleh pengguna sebelum dapat diujicobakan kepada pengguna kategori guru.

IV. KESIMPULAN A. Kesimpulan

1. Dari 14 komponen yang perlu diimplementasikan dalam dokumentasi aplikasi (user manual), 11 komponen dapat diadopsi dengan beberapa penyesuaian dalam pembuatan user manual untuk guru ini. 3 komponen lainnya tidak sesuai jika diimplementasikan dalam dokumentasi versi cetak karena komponen tersebut dimaksudkan untuk diimplementasikan pada user manual versi online atau kartu referensi cepat (quick reference)

2. Berdasarkan hasil validasi, user manual untuk guru sudah valid, artinya user manual sudah mencakup seluruh poin penting yang harus ada dalam sebuah user manual berdasarkan standar IEEE Std 1063- 2001 dari sudut pandang penulis dan sudah dibuktikan dengan daftar implementasi untuk masing-masing poin. (Keterangan pada Tabel 4 dan Tabel 5).

3. Berdasarkan hasil verifikasi, user manual sudah terverifikasi, artinya dan dapat diujicobakan kepada pengguna untuk dinilai efektif atau tidaknya dalam membantu pengguna mengaplikasikan SLIMS+.

Poin yang tidak mendapatkan prosentase maksimal (poin nomor 17, dan poin nomor 21) perlu lebih ditunjukkan keberadaannya kepada pengguna.

(7)

B. Saran

1. Untuk poin yang tidak terlalu terlihat, seharusnya diberi tanda, diberi warna lain, atau diberi gambar dan simbol yang dapat menangkap perhatian.

Sehingga pengguna tidak akan melewatkan bagian tersebut.

2. Perlunya pembuatan user manual untuk 3 pengguna SLIMS+ yang lain, yaitu murid, orang tua, dan manajemen sekolah.

DAFTARPUSTAKA

[1] PrismNet. (2012). Online Technical Writing: User Guides. Retrieved November 17, 2012, from PrismNet

The Complete Business Internet:

http://www.prismnet.com/~hcexres/textbook/user_guid es.html

[2] Lam, C. (2006). Applying the Spatial-Contiguity Effect to Software Manuals. International Professional Communication Conference. Chicago: IEEE Conference Publications.

[3] Shand, R. M. (1994). User Manuals as Project Management Tools:Part I-Theoretical Background.

IEEE TRANSACTIONS ON PROFESSIONAL COMMUNICATION, VOL. 37, NO. 2 , 75.

[4] Horen, F. v., Jansen, C., Noordman, L., & Maes, A.

(2005). Manuals for the Elderly: Text Characteristics That Help or Hinder. IEEE International Professional Communication Conference Proceedings (p. 1). IEEE.

[5] Eriksson, M. (2008). How Systems Thinking Methods Increase Usability of User Manual - A Case Study.

IEEE , 1-6.