Excel Akuntansi Kas
Hendra Wijaya
Excel Akuntansi Kas
Hendra Wijaya
© 2016, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo
Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2016
716051764
ISBN: 978-602-02-9483-4 [eEp]
Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit.
Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan
vii
P
ENDAHULUAN
Pembuatan laporan keuangan di suatu perusahaan merupakan suatu hal yang sering dilakukan. Para pemakai komputer dapat menggunakan program MS-Excel untuk menyajikan informasi tersebut.
Buku dengan judul "Excel Akuntansi Kas" ini membahas suatu cara untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi pada perusahaan kursus matematika dalam Sheet dari MS-Excel versi 2010.
Transaksi-transaksi selama 1 periode akuntansi akan dicatat pada buku kas, sedangkan untuk transaksi yang bukan melalui kas akan dicatat pada buku jurnal.
Pada akhir periode akuntansi, dari ke-2 buku catatan tersebut akan dihitung omset pendapatan perusahaan, sehingga besar insentif tenaga pengajar dan bagian administrasi dapat dihitung dan diberikan sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan.
Selain itu, dari hasil perhitungan omset pendapatan juga dapat dihitung pajak penghasilan final 1% yang harus dibayar.
Dari laporan laba rugi yang dibuat, akan dilakukan pembagian hasil usaha antara pemilik perusahaan dan pengelola usaha sesuai dengan kontrak kerja sama dan neraca awal periode berikutnya merupakan neraca awal setelah perubahan modal.
Laporan keuangan berupa laporan laba rugi dan neraca akhir yang dibuat pada buku ini bersifat intern untuk keperluan pemilik dan pengelola perusahaan.
viii
Buku ini terdiri atas 22 Bab yang setiap Bab-nya menjelaskan materi secara terperinci dan antara Bab yang satu dengan yang lain saling berhubungan.
Untuk bisa memahami dengan benar penjelasan yang diberikan pada buku ini, sebaiknya Anda mencobanya secara langsung pada program Excel.
Semoga berhasil.
Salam Sukses. Dari: Penulis.
x
D
AFTAR
I
SI
KATA PENGANTAR...V
PENDAHULUAN...VII
DAFTAR ISI...X
BAB 1 KONTRAK KERJA SAMA... 1
1.1 Perjanjian Kerja Sama...1
1.2 Jadwal Pertemuan Kursus...2
1.3 Perhitungan Keuntungan Bersih Periode...3
1.4 Pendapatan Operasional...3
1.5 Cicilan Pengembalian Kredit ...3
1.6 Cicilan Pembayaran Bunga Kredit...3
1.7 Biaya-Biaya Perusahaan...4
1.8 Bonus Insentif dan Pajak Penghasilan...4
1.9 Pembagian Keuntungan ...4
1.10 Estimasi Perhitungan Break Even...5
1.11 Biaya Tetap ...5
1.12 Biaya Berubah ...6
1.13 Tabel Estimasi Perhitungan Break Even...7
1.14 Tabel Perhitungan Cicilan dan Bunga Flat ...9
BAB 2 MENYUSUN NERACA AWAL... 13
2.1 Menyusun Neraca Awal...13
BAB 3 NOMOR PERKIRAAN... 21
3.1 Metode dan Format Nomor Perkiraan...21
3.2 Sistem Kodifikasi ...21
3.3 Batasan Kode Perkiraan...22
3.4 Menyusun Kode Akun...22
xi
3.6 Menyusun Nomor Rekening...24
3.7 Nomor Perkiraan pada Sheet1...25
3.8 Nama Range Daftar Perkiraan...26
BAB 4 TRANSAKSI AWAL... 27
4.1 Pembayaran Sebelum Kursus Dimulai ...27
4.2 Neraca Awal Dimasukkan ke Sheet2...29
BAB 5 TRANSAKSI HARIAN... 33
5.1 Transaksi Harian...33
BAB 6 BUKU KAS... 47
6.1 Menyusun Buku Kas ...47
BAB 7 BUKU JURNAL... 55
7.1 Menyusun Transaksi Jurnal...55
BAB 8 OMSET PENDAPATAN... 61
8.1 Menghitung Omset Pendapatan...61
8.2 Fasilitas Filter pada Buku Kas dan Jurnal ...61
8.3 Memakai Fungsi =DSum dan =SumIF ...69
8.3.1 Menggunakan Fungsi =DSum...69
8.3.2 Menggunakan Fungsi =SumIF ...71
8.4 Menghitung Bonus Insentif ...72
8.5 Menghitung Pajak Penghasilan ...73
BAB 9 FUNGSI-FUNGSI EXCEL DAN REGIONAL SETTING... 77
9.1 Fungsi =Sum...77
9.2 Fungsi =VLookup ...78
9.2.1 Contoh Penggunaan Fungsi =VLookup...79
9.3 Memberi Nama Suatu Range ...80
9.3.1 Cara Memberi Nama Range ...80
9.4 Fungsi =Abs ...81
9.5 Fungsi =If ...82
9.5.1 Contoh Penggunaan Fungsi =If...82
9.6 Fungsi =DSum ...83
9.7 Fungsi =SumIf ...84
9.7.1 Contoh Penggunaan Fungsi =SumIf ...84
9.8 Regional Setting ...85
BAB 10 MENYUSUN NERACA PERCOBAAN-LAJUR... 89
10.1 Review Daftar Nomor Rekening ...89
10.2 Menyusun Neraca Percobaan...91
xii
BAB 11 LAPORAN LABA RUGI... 109
11.1 Menyusun Laporan Laba Rugi Manual ...109
11.2 Nilai Laba Rugi dan Analisa Break Even ...113
11.3 Menyusun Laporan Laba Rugi Otomatis ...114
BAB 12 NERACA AKHIR... 119
12.1 Menyusun Neraca Akhir Manual...119
12.2 Menyusun Neraca Akhir Otomatis...122
BAB 13 MEMBUAT BUKU BESAR... 127
13.1 Membuat Buku Besar ...127
BAB 14 UJI COBA FORM AKUNTANSI... 131
14.1 Menambah Transaksi...131
14.2 Transaksi Pertama ...132
14.3 Transaksi Kedua ...132
14.4 Menyisipkan Rekening Piutang di Sheet6 ...139
14.5 Melihat Laporan Laba Rugi di Sheet7...144
14.6 Menyisipkan Rekening Piutang di Sheet8 ...146
14.7 Analisa Break Even ...148
BAB 15 DAFTAR AKTIVA TETAP DAN AKTIVA LAINNYA... 151
15.1 Daftar Aktiva Tetap dan Aktiva Lainnya ...151
BAB 16 JURNAL PENUTUP... 153
16.1 Menutup Buku Besar ...153
16.2 Jurnal Penutup ...154
16.3 Kolom Mutasi Jurnal Penutup di Sheet6 ...159
BAB 17 JURNAL PERUBAHAN MODAL... 165
17.1 Neraca Akhir Setelah Jurnal Penutup...165
17.2 Jurnal Perubahan Modal ...168
17.3 Pembagian Keuntungan ...172
17.4 Beban Kas ...173
17.5 Beban Bank.Z...174
BAB 18 NERACA AKHIR MENJADI NERACA AWAL... 177
18.1 Rekam Hasil Kerja Sebagai Arsip ...177
18.2 Neraca Akhir Dijadikan Neraca Awal ...178
18.3 Hapus Data Transaksi Kas dan Jurnal ...178
18.4 Hapus Data Buku Besar di Sheet5...179
18.5 Neraca Percobaan-Lajur di Sheet6...179
18.6 Akun di Kolom A ...179
18.7 Nama Rekening di Kolom B...179
xiii
18.9 Mutasi Kas di Kolom E dan F...180
18.10 Mutasi Jurnal di Kolom G dan H...180
18.11 Saldo Akhir di Kolom I dan J ...180
18.12 Neraca Saldo di Kolom K dan L...180
18.13 Laporan Laba Rugi di Kolom M dan N ...181
18.14 Neraca Akhir di Kolom O dan P ...181
18.15 Mutasi Jurnal Penutup di Kolom Q dan R ...181
18.16 Saldo Jurnal Penutup di Kolom S dan T ...181
18.17 Laporan Laba Rugi di Sheet7...182
18.18 Neraca Vertikal di Sheet8...182
18.19 Neraca Skontro di Sheet11...182
18.20 Jurnal Perubahan Modal di Sheet12 ...183
18.21 Melanjutkan ke Periode Berikutnya ...183
BAB 19 REVIEW NERACA PERCOBAAN-LAJUR... 185
19.1 Informasi dari Neraca Percobaan ...185
19.2 Kolom Akun dan Nama Rekening...185
19.3 Kolom Saldo Neraca Awal ...186
19.4 Kolom Mutasi Kas, Mutasi Jurnal, Saldo Akhir ...187
19.5 Kolom Neraca Saldo, Laba Rugi, Neraca Akhir ...190
BAB 20 PEMAKAIAN PRIVE DAN BON SEMENTARA... 193
20.1 Pemakaian Prive ...193
20.2 Bon Sementara...194
BAB 21 ERROR DAN TANYA JAWAB... 197
21.1 Error yang Terjadi ...197
21.2 Tanya Jawab...200 BAB 22 KESIMPULAN —PENUTUP... 203 22.1 Kesimpulan ...203 22.2 Penutup...204 DAFTAR PUSTAKA... 205 TENTANG PENULIS... 207
1
K
ONTRAK
K
ERJA
S
AMA
1.1
Perjanjian Kerja Sama
Tn.X dan Tn.Y menjalin hubungan kerja sama untuk membuka usaha kursus matematika dengan kesepakatan sebagai berikut:
Tn.Y menyiapkan dana dan Tn.X sebagai pengelola usaha untuk masa 2 tahun atau 24 bulan terhitung sejak tanggal 1 Juli 2015 sampai dengan 30 Juni 2017.
Modal milik Tn.Y sebesar Rp90 juta diperoleh kredit dari perusahaan finansial pada tanggal 25 Juni 2015, merupakan dana pinjaman untuk usaha kursus matematika.
Uang tersebut dipakai untuk keperluan sbb:
Tanggal 27 Juni 2015 bayar sewa gedung selama 24 bulan sebesar Rp50 juta.
Di dalam gedung sudah terdapat 2 buah ruangan AC lengkap dengan meja, kursi dan papan tulis yang siap digunakan untuk kegiatan belajar mengajar, 1 buah ruangan untuk para guru pengajar, 1 buah ruangan untuk bagian administrasi.
2
Gedung tersebut juga dilengkapi dengan saluran listrik PLN prabayar dan saluran air PDAM yang dipakai bersama dengan pemilik gedung. Penyewa diharuskan membayar biaya rekening air minum PDAM
kepada pemilik gedung setiap awal bulan sebesar Rp100.000.
Tanggal 28 Juni 2015 beli 1 set komputer lengkap dengan printer sebesar Rp5.000.000 untuk keperluan administrasi kantor.
Tanggal 29 Juni 2015 bayar biaya pengaturan sistem (royalti) dan pengeluaran lainnya sebesar Rp20 juta.
Tanggal 29 Juni 2015 uang sebesar Rp10 juta disetor ke Bank.Z untuk disimpan dan sisanya Rp5 juta dibiarkan di kas sebagai dana operasional harian.
Untuk tahap awal, Tn.X sebagai pengelola perusahaan menerima: 1 orang guru pengajar matematika.
1 orang tenaga administrasi.
1.2
Jadwal Pertemuan Kursus
Jadwal pertemuan kursus 1 minggu 2 kali pertemuan, yaitu Senin-Kamis, Selasa-Jumat, Rabu-Sabtu, setiap hari ada 3 shift (3 group) sbb: Shift 1: 09.00-11.00
Shift 2: 16.00-18.00 Shift 3: 19.00-21.00
Setiap shift untuk setiap group terdiri atas 5-10 orang peserta (minumum 5 orang dan maksimal 10 orang) dengan biaya @Rp250.000.
Total peserta yang dapat ditampung: =3 x 3 shift (group) x 10 orang.
=90 orang untuk 1 orang guru pengajar.
Telah dihitung pula, untuk setiap peserta kursus setiap bulan akan diberikan 1 buah buku fotokopi materi kursus senilai Rp20.000.
3
1.3
Perhitungan Keuntungan Bersih
Periode
Keuntungan bersih periode perusahaan adalah jumlah pendapatan operasional kursus dikurangi dengan semua pengeluaran selama 1 periode akuntansi, antara lain:
Cicilan pembayaran bunga kredit, biaya-biaya perusahaan, insentif guru pengajar dan bagian administrasi, pajak penghasilan final 1%, foto copy buku materi, biaya sewa gedung, biaya penyusutan peralatan, biaya amortisasi dan biaya lainnya jika ada.
1.4
Pendapatan Operasional
Pendapatan operasional adalah jumlah uang yang diperoleh dari pendapatan bruto hasil kursus.
1.5
Cicilan Pengembalian Kredit
Cicilan pengembalian kredit dilakukan pada tanggal 25 setiap bulan: =Kredit/24
=Rp90.000.000/24 = 3.750.000
1.6
Cicilan Pembayaran Bunga Kredit
Cicilan pembayaran bunga kredit akan dibayar bersamaan dengan cicilan pengembalian kredit:
Bunga pinjaman Tn.Y, suku bunga 10% flat untuk setiap bulan selama 24 bulan:
=Rp90.000.000*10/100/12 = Rp750.000
Cara perhitungan angsuran atas kredit Tn.Y dengan suku bunga 10% flat sebesar Rp3.750.000+Rp750.000 akan dijelaskan pada bagian akhir dari Bab ini (Gambar 1.3).
4
1.7
Biaya-Biaya Perusahaan
Biaya-biaya perusahaan antara lain terdiri atas:
Gaji pokok Tn.X sebagai pengelola kursus sebesar Rp2.000.000. Gaji pokok guru pengajar matematika sebesar Rp1.500.000. Gaji pokok tenaga administrasi sebesar Rp1.000.000.
Buku fotokopi materi kursus sebesar Rp20.000 untuk setiap peserta. Biaya pemakaian listrik diperkirakan sebesar Rp500 ribu perbulan. Biaya administrasi kantor diperkirakan sebesar Rp100 ribu perbulan. Biaya air minum PDAM sebesar Rp100 ribu perbulan dibayar kepada
pemilik gedung.
Biaya pulsa handphone diperkirakan sebesar Rp100 ribu perbulan. Biaya sewa gedung, penyusutan dan amortisasi untuk setiap bulan
dan biaya lainnya.
1.8
Bonus Insentif dan Pajak Penghasilan
Insentif guru pengajar sebesar 5% dari pendapatan uang kursus yang diterima.
Insentif tenaga administrasi sebesar 1% dari pendapatan uang kursus yang diterima.
Pajak penghasilan final 1% dari omset pendapatan.
1.9
Pembagian Keuntungan
Cara pembagian keuntungan sbb:
Dari laba bersih perusahaan, 75% dibagi langsung kepada Tn.Y dan pengelola usaha Tn.X, sisanya 25% ditahan sebagai cadangan untuk keperluan perusahaan periode berikutnya.
5 70% diberikan kepada pemilik modal (Tn.Y). 30% diberikan kepada pengelola (Tn.X).
1.10
Estimasi Perhitungan Break Even
Dari uraian sistem yang berlaku pada perusahaan kursus matematika tersebut di atas, dapat dibuat suatu fungsi atau rumus hubungan antara pendapatan dan biaya. Tujuannya agar bisa dihitung dan diketahui titik impas dari usaha yang akan dilaksanakan, sbb:
Total biaya adalah biaya tetap+biaya berubah.
1.11
Biaya Tetap
Biaya tetap setiap bulan terdiri atas: Cicilan bunga kredit Rp750.000.
Beban sewa gedung sebesar Rp50.000.000/24. =Rp2.083.333.
Biaya penyusutan 1 set komputer lengkap printer sebesar Rp5 juta/24.
=Rp208.333.
Pengeluaran atas biaya pengaturan sistem (royalti) dan pengeluaran lainnya sebesar Rp20 juta, dinyatakan sebagai rekening aktiva lainnya (aktiva tak berwujud).
Biaya amortisasi atas aktiva lainnya untuk setiap bulan sebesar Rp20 juta/24.
=Rp833.333.
Gaji pokok pengelola kursus Tn.X Rp2.000.000. Gaji pokok guru pengajar Rp1.500.000.
Gaji pokok tenaga administrasi Rp1.000.000. Biaya rekening listrik Rp500.000.
207
T
ENTANG
P
ENULIS
Hendra Wijaya, Lahir di Nusa Tenggara Barat pada bulan Januari tahun 1959, pernah mendapat pendidikan Sekolah Dasar Bahasa Tionghoa hingga kelas 2 dan beberapa tahun mempelajari bahasa Tionghoa melalui kursus-kursus.
Menyelesaikan pendidikan formal tingkat SLTA pada tahun 1977.
Pada tahun 1984, setelah mengikuti kursus komputer bekerja sebagai instruktur komputer selama 5 tahun (1984-1989).
Pada tahun 1986-1987 melanjutkan kuliah di Fakultas Ekonomi bidang studi Ekonomi Management selama 2 semester.
Pada bulan Desember 1987, mengikuti ujian sebagai Sumber Belajar Komputer di kota Ujung Pandang, Sulawesi Selatan.
Pada tahun 1988 sebagai Sumber Belajar, Penguji dan Pemeriksa Ujian Nasional Pendidikan Komputer di kota Samarinda, Kalimantan Timur. Pada tahun 1990 mendirikan lembaga kursus “Multi Data Computer” sekaligus sebagai Sumber Belajar-nya.
Dari tahun 2003 hingga saat ini memberikan pelatihan penggunaan program aplikasi komputer akuntansi pada perusahaan.
208
Untuk konsultasi melalui:
Email: h3njaya@gmail.com, sugihjaya@ymail.com Pin BB: 25B27792.
Catatan:
Untuk melakukan pemesanan buku, hubungi Layanan Langsung PT Elex Media Komputindo:
Gramedia Direct
Jl.Palmerah Barat No. 29-37,Jakarta 10270 Telemarketing/CS: 021-53650110/111 ext: 3901/3902
