SOP Registrasi dan Verifikasi Admin PPE
No.
Uraian Kegiatan
Kepala LKPP
Admin PPE
1
Kepala LPSE membuat dan
mengirimkan surat pemberitahuan
terbentuknya LPSE serta permohonan
user id dan password untuk admin PPE
dengan dilampirkan SK pembentukan
LPSE dan penunjukan tim pengelola
LPSE
Surat permohonan dibuat dan
ditandatangani Kepala LPSE ditujukan
kepada Program Manager Direktorat
e-Procurement LKPP
2
a. Program Manager Direktorat
e-Procurement LKPP menerima dan
melakukan pengecekan terhadap
kelengkapan berkas permohonan yang
disampaikan oleh Kepala LPSE
b. Apabila berkas permohonan tidak
lengkap maka PM meminta
kekurangan berkas kepada Kepala
LPSE, namun jika sudah lengkap maka
PM melanjutkan proses penginputan
data Admin PPE
3
Program Manager Direktorat
e-Procurement LKPP melakukan proses
pembuatan Akun (user id dan
password) Admin PPE
Dalam pembuatan akun admin PPE,
PM berkoordinasi dengan bagian
terkait.
Mulai
Mengirimkan
permohonan
Tanda terima
penyerahan
berkas
4
Program Manager Direktorat
e-Procurement LKPP membuat dan
mengirimkan surat pemberitahuan
Akun Admin PPE (user id dan
password) kepada Kepala LPSE
5
a) Kepala LPSE menerima surat
pemberitahuan Akun Admin PPE
(user id dan password) dari
Program Manager Direktorat
e-Procurement LKPP
b) Kepala LPSE memberitahukan
user id dan password kepada
Admin PPE
6
Admin PPE Login pada aplikasi SPSE
dan melakukan perubahan
password
menerima
akun Admin
PPE
Selesai
Login sebagai
Admin PPE
Memberitahukan
akun kepada Admin
PPE
menerima
akun Admin
PPE
Melakukan
perubahan
password
SOP Registrasi dan Verifikasi Admin PPE
Program Manager (PM) Dit.
E-Procurement LKPP
menerima
berkas
permohonan
Mengecek
kelengkapan
berkas
permohonan
Berkas
lengkap?
Tidak
Melakukan input
data pada aplikasi
ya
meminta
kekurangan
Membuat dan
mengirimkan surat
pemberitahuan usr
id dan password
SOP Registrasi Verifikator
No.
Uraian Kegiatan
Verifikator
1
Verifikator mengirimkan berkas
permohonan pembuatan akun (user id
dan password) yang terdiri dari surat
permohonan dan surat penunjukan
sebagai verifikator.
SK mencantumkan informasi nama,
jabatan/Gol dan NIP Helpdesk, email
helpdesk, dst.... (Sesuai dengan isian
pada aplikasi SPSE)
2
a) Admin PPE menerima berkas
permohonan dan melakukan
pengecekan terhadap kelengkapan
berkas.
B) Apabila berkas permohonan dari
Verifikator belum lengkap maka Admin
PEE meminta kembali kelengkapan
berkas kepada Verifikator
c) Apabila berkas permohonan lengkap
maka verifikator melanjutkan proses
registrasi dan menyerahkan tanda
terima penyerahan berkas kepada
verifikator
3
Admin PPE melakukan input data
Verifikator pada aplikasi SPSE
4
Admin PPE membuat dan mengirim
surat pemberitahuan telah selesainya
proses registrasi serta informasi user
id dan password SPSE untuk Verifikator
Mulai
Mengirimkan berkas
permohonan
Tanda terima
penyerahan
berkas
5
Verifikator menerima surat
pemberitahuan user id dan
password dari Admin PPE
6
Verifikator Login pada aplikasi SPSE
Surat
pemberitahuan
user id dan
password
Selesai
Login sebagai
Verifikator
SOP Registrasi Verifikator
Admin PPE
Membuat dan
mengirimkan surat
pemberitahuan usr
id dan password
menerima
berkas
permohonan
Mengecek
kelengkapan berkas
permohonan
Berkas
lengkap?
Tidak
Melakukan input
data pada aplikasi
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG DISAMPAIKAN MELALUI EMAIL
No. Uraian Kegiatan Pengguna SPSE Helpdesk LPSE
1 Pengguna SPSE dapat menyampaikan permasalahan/pertanyaan terkait permasalahan e-Procurement dengan cara menghubungi LPSE melalui email
2 Helpdesk LPSE menerima email dari pengguna SPSE kemudian mempelajari permasalahan yang disampaikan
3 Helpdesk LPSE jika diperlukan dapat meminta data pendukung kepada pengguna SPSE melalui email.
4 Pengguna SPSE menerima email permintaan data pendukung dari Helpdesk LPSE, dan mengirimkan kembali melalui email data pendukung yang diminta kepada Helpdesk LPSE
5 a) Helpdesk LPSE menerima email dari
pengguna SPSE mengenai data pendukung yang diminta.
b) Helpdesk LPSE mengecek
kelengkapan data pendukung yang dikirimkan oleh pengguna SPSE
c) Apabila data kurang lengkap maka
helpdesk dapat meminta kembali kekurangan data tersebut kepada pengguna, namun apabila sudah lengkap helpdesk LPSE dapat melanjutkan melakukan penanganan permasalahan.
Mulai
Mengirim email
menerima email dari pengguna SPSE
Mengirimkan email data pendukung Mempelajari permasalahan yang disampaikan Butuh Data? Mengirim email permintaan data pendukung Menerima email permintaan data pendukung Menerima email permintaan data pendukung Data lengkap? TDK YA TDK YA
6 Heldesk menangani permasalahan yang telah disampaikan melalui email oleh pengguna SPSE.
Dalam menangani permasalahan helpdesk LPSE dapat berkoordinasi dengan unit terkait di LPSE (admin LPSE, verifikator, dll....)
7 a) apabila permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE segera mengirimkan pemberitahuan melalui email kepada pengguna SPSE bahwa permaslahan telah dapat diselesaikan.
b) apabila permaslahan tidak dapat dingani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE dapat melakukan eskalasi kepada helpdesk LKPP dengan tidak meminta penggguna SPSE datang langsung keHelpdesk LKPP.
8 Pengguna SPSE Menerima email penjelasan/solusi atas
pertanyaan/permaslahan yang disampaiakan
9
Helpdesk LPSE mempersiapkan dokumen terkait permaslahan untuk dieskalasikan kepada Helpdesk LKPP. Eskalasi dapat dilakukan dengan menggunaka email atau TTS
YA Dapat ditangani? TDK Selesai Mempersiapkan data untuk dieskalasikan Melakukan eskalasi permasalahan kepada Helpdesk LKPP 3.2 Mengirimkan email penyelesaian permasalahan menerima email penyelesaianperma salahan Menangani permaslahan
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG DISAMPAIKAN MELALUI EMAIL
No. Uraian Kegiatan Pengguna SPSE Helpdesk LPSE
1 a.) Pengguna SPSE dapat menyampaikan
permasalahan/pertanyaan terkait permasalahan e-Procurement melalui aplikasi TTS
b) Pengguna SPSE menuliskan judul
permasalahan, kategori dan uraian permasalahan, serta lampiran (jika ada) pada kolom yang tersedia di aplikasi TTS dan mengklik submit. tata cara pengisian sesuai dengan petunjuk dan penggunaan
2 a) Helpdesk LPSE menerima tiketb permaslahan melalui aplikasi TTS helpdesk LPSE.
Helpdesk LPSE melakukan
pengecekan aplikasi TTS secara rutin setiap hari
b) Helpdesk LPSE mempelajari permaslahan yang diterima.
3 apabila memerlukan data helpdesk LPSE dapat meminta data tersebut kepada pengguna SPSE melalui TTS Permintaan data dilakukan dengan cara mereplay di aplikasi TTS
4 a) Pengguna SPSE menerima balasan TTS tentang permintaan data pendukung dari Helpdesk LPSE,
b) Pengguna SPSE melalui aplikasi TTS
mengirimkan kembali data pendukung yang diminta kepada Helpdesk LPSE
Mulai Membuka aplikasi TTS Mengirimkan data pendukung melalui aplikasi TTS Mempelajari permasalahan yang disampaikan Butuh Data? Meminta data melalui aplikasi TTS Menerima balasan TTS ttg permintaan data pendukung TDK YA Menuliskan uraian permasalahan pada TTS dan mengklik submit
Menerima Tiket
permaslahan
pada TTS
Helpdesk
5 a) Helpdesk LPSE menerima data pendukung yang diminta melalui aplikasi TTS dari pengguna SPS.
b) Helpdesk LPSE mengecek
kelengkapan data pendukung yang dikirimkan oleh pengguna SPSE
c) Apabila data kurang lengkap maka
helpdesk dapat meminta kembali kekurangan data tersebut kepada pengguna, namun apabila sudah lengkap helpdesk LPSE dapat melanjutkan melakukan penanganan permasalahan.
6 Setelah data lengkap Heldesk LPSE melakukan penganan permaslahan. Dalam menangani permasalahan helpdesk LPSE dapat berkoordinasi dengan unit terkait di LPSE (admin LPSE, verifikator, dll....)
7 a) apabila permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE segera mengirimkan pemberitahuan melalui aplikasi TTS kepada pengguna SPSE bahwa permaslahan telah dapat diselesaikan. Helpdesk LPSE dapat mengklik tombol replay dan merubah status menjadi closed.
b) apabila permasalahan tidak dapat dingani oleh helpdesk LPSE maka helpdesk LPSE dapat melakukan eskalasi kepada helpdesk LKPP.
8 Pengguna SPSE Menerima
pemberitahuan melalui TTS yang berisi penjelasan/solusi atas pertanyaan/permaslahan yang disampaiakan YA Dapat ditangani? TDK Selesai Mengirimkan pemberitahuan penyelesaian permasalahan melalui TTS menerima pemberitahuan penyelesaian permasalahan melalui TTS Menerima data pendukung melalui aplikasi TTS Data lengkap? Menangani permaslahan TDK YA
9 a) Helpdesk LPSE mempersiapkan data tambahan apabila ada.
B) Helpdesk LPSE melalui aplikasi TTS melakukan eskalasi atas tiket permasalahan yang dikirmkan oleh pengguna SPSE.
Untuk melakukan eskalasi pada TTS helpdesk LPSE dapat mengklik tombol "escalate" Mempersiapkan data untuk dieskalasikan Melakukan eskalasi permasalahan kepada Helpdesk LKPP 3.1
SOP PENANGANAN PERMASALAHAN YANG BELUM TERAKOMODIR DI SPSE
No.
Uraian Kegiatan
pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Helpdesk LKPP
1 a) pengguna SPSE mengalami
permasalahan pada proses pemilihan secara elektronik ada beberapa proses yang belum terakomodir di SPSE, misalnya
1. mengganti nama peserta peringkat teknis tertinggi dengan peserta dengan peringkat teknis kedua dikarenakan peserta peringkat teknis pertama mengundurkan diri.
2. mengundang peserta yg lulus prakualifikasi ketika penawaran yang masuk kurang dari 3 dalam pemilihan jasa konsultansi metode prakualifikasi. 3. dsb....
2 Helpdek LPSE menerima permasalahan
dari pengguna SPSE terkait belum terakomodirnya pada SPSE terkait pelaksanaan pemilihan secara elektronik.
3 a) Helpdesk mempersiapkan data-data terkait permaslahan pengguna SPSE untuk dieskalasikan kepada helpdesk LKPP.
b) apabila helpdesk LPSE masih memerlukan data pendukung, maka helpdesk LPSE meminta data
pendukung tersebut kepada pengguna SPSE.
4 a. Pengguna SPSE menerima permintaan data pendukung dari helpdesk LPSE.
B. Pengguna SPSE mengirimkan data pendukung yang diminta oleh helpdesk LPSE
5 Menerima penerimaan data pendukung dari helpdesk LPSE
Mulai menyampaikan permasalahan ke Helpdesk LPSE Menerima permaslahan mempersiapkan data untuk dieskalasikan melakukan eskalasi
Perlu data dari Pengguna meminta data pendukung kepada pengguna SPSE Menerima permintaan data dari Helpdesk LPSE
mengirimkan data pendukung kepada
Helpdesk LPSE
Menerima permintaan data dari
6 a) helpdesk LKPP menerima eskalasi permasalahan beserta data pendukung dari helpdesk LPSE
b) helpdesk LPSE memeriksa kelengkapan data pendukung.
7 Helpdesk lkpp meminta data pendukung yang belum diberikan.
Permintaan dilakukan melalui email dan dikonfirmasikan melalui telepon
8 a) Helpdesk LPSE menerima email dan
konfirmasi melalui telepon dari helpdesk LKPP untuk mengirimkan data pendukung
b)Helpdesk LPSE mengirimkan kembali data
pendukung yang diminta amelalui email dan mengkonfirmasikan melalui telepon.
Helpdesk mengirimkan data pendukung melalui email [email protected]
9 a) Helpdesk LKPP menerima email dari
Helpdesk LPSE yang berisi data pendukung yang diminta.
b) Helpdesk LKPP mengecek kelengkapan
data pendukung yang dikirimkan oleh Helpdesk LPSE.
c) Jika data pendukung yang dikirimkan
oleh Helpdesk LPSE belum sesuai dengan yang diminta maka helpdesk LKPP menghubungi Helpdesk LPSE untuk mengirimkan data.
d) Jika data pendukung yang dikirmkan
oleh Helpdesk LPSE sudah sesuai maka helpdesk LKPP dapat melanjutkan penanganan permaslahan. Mengirimkan data pendukung kepada helpdesk LKPP Meminta data pendukung ke Helpdesk LPSE Menerima permintaan data pendukung Menerima email permintaan data pendukung Data lengkap? Tidak Ya TDK YA Menerima eskalasi permaslahan dan data pendukung mempelajari masalah butuh data tambahan
14 a)Helpdesk LKPP menangani permasalahan yang dieskalasikan oleh Helpdesk LPSE. - Helpdesk LKPP dalam menangani
permasalahan dapat berkoordinasi dengan bagian terkait (IT Operational, IT Development, PM, dsb...)
- Penanganan permasalahan dilakukan dengan melihat tingkatmendesak atau tidaknya permasalahan
b) Helpdesk memberitahukan informasi kepada helpdesk LPSEmengenai proses penanganan permaslahan baik Permaslahan telah selesai maupun permaslahan yang belum selesai ditangani maka Helpdesk
LKPP memberitahukan melalui email kepada LPSE LPSE dan mengkonfirmasikan melalui telepon.
15 a) Helpdesk LPSE Menerima email pemberitahuan penyelesaian permasalahandari helpdesk LKPP b) Helpdesk LPSE mealakukan follow up kepada helpdesk LKPP
c) Jika permasalahan sudah selesai maka helpdesk LPSE memberitahukan kepada pengguna SPSE
16 Pengguna SPSE menerima pemberitahuan penyelesaian permaslahan dari Helpdesk LPSE Menangani permaslahan Memberitahukan penyelesaian permasalahan kepada Helpdesk LPSE Menerima pemberitahuan penyelesaian masalah Menerima pemberitahuan penyelesaian masalah Selesai selesai/belum Melakukan followup kepada Helpdesk LKPP belum sudah
FLOWCHART SOP UJI FORENSIK
No. Uraian Kegiatan Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE HELPDESK LKPP LEMBAGA SANDI NEGARA
1 Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi/tidak berhasil dibuka.
2 Panitia pengadaan mengisi dan menyampaikan Berita Acara Uji Forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) kepada LPSE
3 LPSE menerima file penawaran yang tidak 4 Panitia pengadaan menerima surat
pemeberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka, kemudian Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE.
5 Jika LPSE tidak berhasil dekripsi dan tidak ingin menyampaikan ke LKPP, maka LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan untuk datang ke LPSE untuk membuka file penawaran (.rhs) disaksikan oleh LPSE, kemudian membuat Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran (.rhs)
6
7 LPSE menerima pemberitahuan dari LKPP bahwa file penawaran (.rhs) dapat dekripsi, kemudian LPSE memberitahukan kepada panitia pengadaan untuk mencoba kembali melakukan dekripsi file penawaran (.rhs)
8 Panitia pengadaan menerima surat pemeberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka, kemudian Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE.
9 Helpdesk LKPP menyampaikan Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang diterima dari LPSE kepada Lembaga Sandi Negara untuk dilakukan Uji Forensik
Membuka penawaran
Panitia tidak dapat mendekripsi file penawaran (.rhs)
menyampaikan Berita Acara file penawaran (.rhs) dan kunci privat kepada LPSE
BA, File melakukan dekripsi bisa Ya
perlu LPSE mengisi dan Tidak Tidak Paniitia pengadaan menerima pemberitahuan Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran Perlu BA, File Penawaran (.rhs) diterima LKPP Helpdesk LKPP mencoba membuka file penawaran Helpdesk LKPP Menyampaikan BA forensik dan file rhs kepada Lembaga Sandi
negara bisa didekripsi? LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP Ya Tidak LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP Panitia pengadaan membuka kembali file
penawaran
LPSE
LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan bahwa file penawaran memang tidak dapat
di dekripsi
Panitia pengadaan dan LPSE membuat BA Kesaksian Pembukaan File Penawaran
(.rhs)
10 Lembaga Sandi Negara menerima BA Uji Forensik, dan melakukan uji forensik terhadap file penawaran (.rhs) yang dikirimkan oleh LKPP. Setelah melakukan uji forensik Lembaga Sandi Negara memberikan hasil uji forensik secara terulis kepada Helpdesk LKPP yang dituangkan pada Berita Acara Uji Forensik
11 Jika file dokumen penawaran (.rhs) dapat didekripsi maka Lembaga Sandi Negara menuangkan dalam Berita Acara Uji Forensik dan mengirimkan Berita Acara tersebut kepada Helpdesk LKPP disertai dengan file dokumen penawaran (.rhs) yang berhasil didekripsi, Namun apabila fille penawaran tersebut gagal dekripsi maka Lembaga Sandi Negara menuangkan hasil uji forensik tersebut pada Berita Acara Uji Forensik dengan mencantumkan penyebab gagal dekripsi
12 LKPP menerima hasil uji forensik dari lembaga Sandi Negara, kemudian membuat Surat Keterangan hasil uji forensik untuk disampaikan kepada LPSE
. 13 LPSE menerima surat keterangan dari LKPP
perihal hasil uji forensik (apabila hasil uji forensik menyatakan file penawaran (.rhs) dapat didekripsi). Kemudian LPSE meneruskannya kepada Panitia Pengadaan.
14 Panitia pengadaan menerima surat keterangan LKPP dari LPSE dan file penawaran yang dapat didekripsi (apabila hasil uji forensik menyatakan file penawaran (.rhs) dapat didekripsi)
Lembaga Sandi Negara menerima BA forensik dan file penawaran
(.rhs) Lembaga Sandi Negara melakukan Uji Forensik bisa didekripsi? Ya T i Hasil ditua ngka n pada BA Uji Fore Hasil dituangkan pada
BA Uji Forensik serta memebrerikan file yang
berhasil di Dekripsi
LKPP menerima Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi LKP P me neri ma Beri LKPP membuat dan mengirimkan surat hasil uji forensik disertai dengan file
penawaran (.rhs) yang berhasil didekripsi LKP P me mb uat dan me ngir
LPSE menerima Surat hasil Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi dari Helpdesk LKPP
LKPP menerima Surat hasil uji
foresnsik
LPSE menerima Surat hasil Uji Forensik dan file penawaran (.rhs) yang berhasil di dekripsi dari Helpdesk LKPP
LKPP menerima Surat hasil uji