MANUAL PENGGUNA
Versi 1.0
Sistem Pengurusan ISO UPM (eISO) :
Modul Pengurusan Audit Dalaman (eSPAD)
1 Jun 2017
Oleh:
Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC)
Universiti Putra Malaysia
2 | P a g e ISI KANDUNGAN
ISI KANDUNGAN ... 2
PENGENALAN ... 3
1.0 LOGIN KE SISTEM ... 3
2.0 AKSES LEVEL – Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWPPP), Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Tanggungjawab TWPPTJ, Timbalan Penyelaras Audit (TPAD) PTJ ... 5
2.1 FASA PRA AUDIT ... 5
2.2 FASA PROSES AUDIT... 8
3 | P a g e PENGENALAN
Sistem ini diperlukan bagi kegunaan pengguna-pengguna sistem di Universiti Putra Malaysia (UPM) bagi melaksanakan Audit Dalaman dengan merekodkan maklumat secara atas talian melalui Portal CQA.
1.0 LOGIN KE SISTEM
1. Pengguna boleh akses ke sistem dengan menggunakan URL portalcqa.upm.edu.my. Paparan skrin utama sistem akan dipaparkan seperti berikut :
Gambar 1: Paparan Skrin Hadapan Sistem Pengurusan Audit Dalaman (eSPAD). 2. Pengguna boleh masuk ke sistem dengan menggunakan UPMID. Klik pada ikon
‘LOGIN UPMID’.
.
4 | P a g e 3. Skrin login UPMID dipaparkan.
Gambar 2: Paparan Skrin Login menggunakan id UPMID ke eSPAD
4. Masukkan UPM-ID dan Password ke dalam paparan seperti di atas. Dan klik butang ‘LOGIN’.
5. Skrin Utama eSPAD dipaparkan.
5 | P a g e
2.0 AKSES LEVEL – Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWPPP),
Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Tanggungjawab TWPPTJ, Timbalan
Penyelaras Audit (TPAD) PTJ
2.1 FASA PRA AUDIT
1. Pada skrin utama eSPAD, TWPPP,TWPPTJ,TPAD perlu menukar peranan di ikon welcome yang terdapat di sebelah atas kanan yang memaparkan nama.
Gambar 4: Paparan Menu Mengikut Aras Akses eSPAD
2. Klik pada TWPPP
3. Skrin menu TWPPP akan dipaparkan
6 | P a g e 4. Klik pada menu Audit Dalaman
>> Pra Audit >> Penetapan Jadual >> QMS
Gambar 6: Paparan Skrin Menu Penetapan Jadual QMS
5. TWPPP boleh melihat Senarai PTJ, Tarikh Audit Mengikut Kumpulan dengan memilih tahun audit dan mengikut kumpulan audit yang dikehendaki
7 | P a g e 6. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
>> Pra Audit >> Tawaran JAD >> Senarai QMS
Gambar 8: Paparan Menu Senarai JAD (Kumpulan Audit, Tarikh Audit)
7. TWPPP boleh melihat Senarai Tawaran JAD dengan memilih tahun audit yang dikehendaki
Gambar 9: Paparan Senarai JAD (PTJ JAD, Kumpulan Audit, Tarikh Audit, Status Penerimaan Tawaran)
8 | P a g e
2.2 FASA PROSES AUDIT
1. Klik pada menu Audit Dalaman
>> Proses Audit >> Kehadiran Bertugas
Gambar 10: Paparan Menu Kehadiran Bertugas
2. TWPPP boleh melihat Senarai Kehadiran Juruaudit dengan memilih Kategori Kualiti, Tahun Audit dan Kumpulan / Sub-kumpulan yang dikehendaki
9 | P a g e 3. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
>> Proses Audit >> Daftar Penemuan >> QMS
Gambar 12: Paparan Menu Daftar Penemuan oleh JAD
4. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Ketakakuran (NCR) QMS pada TAB Laporan Ketakakuran (NCR) QMS seperti skrin dibawah ini
10 | P a g e 5. TWPPP boleh melihat Senarai Peluang Penambahbaikan (OFI) QMS pada TAB
Peluang Penambahbaikan (OFI) QMS seperti skrin dibawah ini
Gambar 14: Tab, Paparan Daftar Penemuan Peluang Penambahbaikan (OFI)
6. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
7. >> Proses Audit >> Laporan Penemuan >> QMS
11 | P a g e 8. TWPPP boleh melihat Senarai Penemuan NCR pada TAB Laporan Ketakakuran
(NCR) berdasarkan pilihan laporan berdasarkan pilihan samada Pusat
Tanggungjawab (PTJ), Proses, atau Klausa seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai penemuan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
Gambar 16: Paparan Pilihan Laporan Penemuan Laporan Ketakakuran (NCR)
9. TWPPP boleh melihat Senarai Penemuan NCR pada TAB Peluang
Penambahbaikan (OFI) berdasarkan pilihan laporan berdasarkan pilihan samada Pusat Tanggungjawab (PTJ), Proses, atau Klausa seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai penemuan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
12 | P a g e 10. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
11. >> Proses Audit >> Statistik Penemuan >> QMS
Gambar 18: Paparan Menu Statistik Penemuan QMS
12. TWPPP boleh melihat Graf Statistik Penemuan Berdasarkan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Jadual Statistik Penemuan Berdasarkan Pusat Tanggungjawab (PTJ) pada TAB Pusat Tanggungjawab (PTJ) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.
13 | P a g e 13. TWPPP boleh melihat Graf Statistik Penemuan Berdasarkan Proses Audit dan
Jadual Statistik Penemuan Berdasarkan Proses pada TAB Proses seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.
Gambar 20: Tab, Paparan Statistik Penemuan QMS (Proses)
14. TWPPP boleh melihat Graf Statistik Penemuan Berdasarkan Klausa Audit dan Jadual Statistik Penemuan Berdasarkan Klausa pada TAB Klausa seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.
14 | P a g e 15. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
16. >> Proses Audit >> Penetapan Tindakan >> QMS
Gambar 22: Menu Penetapan Tindakan
17. TWPPP boleh melihat Senarai Penetapan Tindakan pada TAB Laporan Ketakakuran (NCR) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai penetapan tindakan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
15 | P a g e 18. TWPPP boleh melihat Senarai Penetapan Tindakan pada TAB Peluang
Penambahbaikan (OFI) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai penetapan tindakan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
Gambar 24: Penetapan Tindakan Peluang Penambahbaikan (OFI)
2.3 FASA PASCA AUDIT
1. Klik pada menu Audit Dalaman
2. >> Pasca Audit >> Maklumbalas Pelan Tindakan >> QMS
16 | P a g e 3. TWPPP boleh melihat Senarai Maklumbalas Pelan Tindakan Laporan
Ketakakuran (NCR) QMS seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai maklumbalas pelan tindakan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
Gambar 26: Senarai Maklum balas Pelan Tindakan
4. TWPPP boleh melihat Senarai Maklumbalas Pelan Tindakan Peluang
Penambahbaikan (OFI) QMS pada TAB Maklumbalas Peluang Penambahbaikan (OFI) seperti skrin dibawah ini.
Pegawai PTJ boleh:
i. export senarai maklumbalas pelan tindakan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
ii. Mengisi maklumbalas pelan tindakan untuk NCR dan OFI (Rujuk gambarajah 4a dan 4b)
iii. Menukar tindakan maklumbalas kepada PTJ lain (Rujuk gambarajah 4c) iv. Menggugurkan penemuan (Rujuk gambarajah 4d)
17 | P a g e Gambarajah 4a: Maklumbalas Laporan Ketakakuran (NCR)
18 | P a g e Gambarajah 4c: Pertukaran Tindakan PTJ / Peneraju Proses
Gambarajah 4d: Menggugurkan Penemuan Audit
5. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
19 | P a g e Gambar 27: Pelaksanaan Pelan Tindakan
7. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Pelaksanaan Pelan Tindakan Laporan Ketakakuran (NCR) QMS pada TAB Laksana Pelan Tindakan Laporan
Ketakakuran (NCR) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai laporan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
20 | P a g e 8. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Pelaksanaan Peluang Penambahbaikan
(OFI) QMS pada TAB Maklumbalas Peluang Penambahbaikan (OFI) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai laporan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
Gambar 29: Senarai Maklum balas Pelan Tindakan (OFI) 9. TWPPP boleh memberi input Pelaksanaan Pelan Tindakan (Laporan
Ketakakuran, NCR – Gambarajah 9a, Peluang Penambahbaikan, OFI – Gambarajah 9b)
21 | P a g e Gambarajah 9b: Input Pelaksanaan Pelan Tindakan (OFI)
10. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
11. >> Pasca Audit >> Laporan Penutupan Penemuan Audit >> QMS
22 | P a g e 11. TWPPP boleh melihat Senarai Penutupan Penemuan Laporan Ketakakuran (NCR) QMS pada TAB Laporan Ketakakuran (NCR) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.
Gambar 30: Laporan Penutupan Penemuan Audit NCR
12. TWPPP boleh melihat Senarai Penutupan Penemuan Laporan Ketakakuran (NCR) QMS pada TAB Laporan Ketakakuran (NCR) seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.
23 | P a g e 13. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
14. >> Pasca Audit >> Laporan Keseluruhan >> QMS
Gambar 32: Menu Laporan Keseluruhan Audit (NCR)
15. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Keseluruhan Penemuan Laporan Ketakakuran (NCR) QMS pada TAB Laporan Ketakakuran (NCR) berdasarkan pilihan laporan berdasarkan pilihan samada Pusat Tanggungjawab (PTJ), Proses, atau Klausa seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai laporan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
24 | P a g e 16. TWPPP boleh melihat Senarai Laporan Keseluruhan Penemuan Laporan Peluang
Penambahbaikan (OFI) pada TAB Laporan Peluang Penambahbaikan (OFI) berdasarkan pilihan laporan berdasarkan pilihan samada Pusat Tanggungjawab (PTJ), Proses, atau Klausa seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh export senarai laporan dalam bentuk Microsoft Word EXCEL dan dokumen PDF.
Gambar 33: Menu Laporan Keseluruhan Audit (OFI)
17. Lihat semula pada menu Audit Dalaman
18. >> Pasca Audit >> Statistik Keseluruhan >> QMS
25 | P a g e 19. TWPPP boleh melihat Graf dan Jadual Status Laporan Ketakakuran (NCR) QMS
pada TAB Status Laporan Ketakakuran (NCR) QMS seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.
Gambar 36: Menu Statistik Keseluruhan Audit (NCR)
20. TWPPP boleh melihat Graf dan Jadual Status Laporan Peluang Penambahbaikan (OFI) QMS pada TAB Status Laporan Peluang Penambahbaikan (OFI) QMS seperti skrin dibawah ini. Pegawai boleh mencetak skrin graf dan jadual tersebut pada butang cetak seperti yang tertera.
