PENDEKATAN TERPADU DALAM MENGELOLA INOVASI
Inovasi adalah inti kompetensi bisnis di abad 21. Bukan hanya untuk mampu bersaing dan tumbuh, terlebih lagi adalah untuk bertahan hidup dalam situasi ekonomi global, itulah sehingga bisnis perlu berinovasi. Dengan meningkatnya persaingan di pasar global, inovasi mulai memainkan peran utama untuk menembus pasar baru, mempertahankan pangsa pasar yang sudah ada dan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Dalam konteks ini, inovasi telah diterima sebagai elemen penting dari strategi bisnis perusahaan, dimana inovasi telah menjadi kontributor penting bagi pemenangan persaingan. Dengan demikian wajar jika manajemen inovasi telah menjadi fokus utama dari penelitian akademik dan industri secara intensif dalam rangka mengatasi berbagai problematika bisnis yang tengah dihadapi oleh perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dalam persaingan global (Drucker, 1985; Hitt et al, 2001;. Kuratko et al. , 2005). Dewasa ini, tujuan dari inovasi tidak hanya untuk mengurangi biaya semata, akan tetapi merupakan alasan untuk peningkatan kualitas produk dan pelayanan, merancang produk yang lebih baik, daur hidup produk yang lebih panjang, dan merespon kebutuhan dan tuntutan pelanggan. Disamping itu, inovasi dilakukan untuk mengembangkan produk dan pelayanan baru , model organisasi yang baru dan teknik pemasaran baru. Dari berbagai literatur, beberapa hasil penelitian menganjurkan bahwa perusahaan modern perlu untuk lebih inovatif agar dapat bersaing lebih baik di pasar mereka (Evangelista et al. 1998). Dalam hal ini, biasanya daya saing perusahaan diukur dengan kinerja keuangan. Persaingan global memaksa perusahaan untuk mengurangi biaya produksi dan meningkatkan kemampuan teknologi. Mengingat tujuan tersebut, perusahaan perlu merekayasa struktur organisasi dan pekerjaan mereka, meningkatkan kompetensi inti, mengembangkan struktur baru untuk merespon kondisi pasar baru dan permintaan pelanggan, serta menetapkan pasar yang berbeda, meningkatkan jalinan kolaborasi dengan perusahaan lain, dan menanamkan investasi untuk inovasi (Ulusoy et al., 1999). Dalam menghadapi kompetisi ini, beberapa perusahaan mencoba untuk menerapkan berbagai strategi yang berbeda dengan para pesaing mereka, terutama dalam memantapkan posisi mereka sebagai yang paling inovatif, sebagai produsen yang paling hemat biaya, dan sebagai perusahaan yang paling responsif terhadap perubahan pasar. Perusahaan yang memposisikan diri sebagai salah satu yang paling inovatif di pasar, akan berjuang untuk mengetahui kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi dengan mengembangkan produk dan pelayanan baru guna memenuhi
kebutuhan ini. Beberapa perusahaan ternyata lebih unggul dari yang lain dalam mencapai tujuan ini karena berbagai faktor internal dan eksternal yang mereka hadapi. Diantara faktor terpenting tersebut adalah kemampuannya untuk melakukan inovasi, yang dalam konteks ini telah dikembangkan suatu model inovasi yang komprehensif dan terpadu sebagaimana terlihat pada gambar dibawah ini.
Sumber: Project Leaders International Innovation (2010)
Selama ini inovasi lebih sering dikaitkan dengan proses pengembangan produk baru semata. Karenanya kita perlu mengembangkan pendekatan komprehensif baru untuk mengelola inovasi dalam bisnis dan memperkenalkan inovasi kerangka terpadu – suatu pendekatan menyeluruh yang mencakup inovasi manajemen - yang melampaui inovasi produk. Konsep tersebut merupakan kerangka relevan untuk semua jenis bisnis terlepas dari sektor dan skala bisnisnya.
Ada banyak kesalahpahaman tentang apa yang dimaksud dengan inovasi dalam konteks bisnis, dimana suatu inovasi tidak selalu harus dibatasi pada:
•Adanya ide terobosan spektakuler atau lompatan teknologi maju;
• Adanya lompatan imajinasi kreatif yang tiba-tiba dan tidak direncanakan atau disiapkan;
• Didorong oleh departemen R & D atau "terobosan kreatif" dalam pemasaran; •Memerlukan 'workshop' kreativitas; dan
Suatu inovasi bisa tentang suatu hal yang kecil, berupa perubahan tambahan untuk suatu produk, pelayanan dan proses bisnis. Mengimplementasikan konsep ini perlu melibatkan semua manajer yang ada di setiap departemen, mulai dari manajer keuangan sampai ke manajer pemasaran. Upaya ini perlu direncanakan dan dikelola sebagai proses bisnis inti yang mencakup semua bagian dari proses bisnis. Kesemuanya perlu diintegrasikan kedalam bisnis di tingkat strategik dan operasional, sehingga hal ini akan menjadi keterampilan dan proses bisnis inti untuk abad ke 21. Dengan kata lain, inovasi dan proses bisnis inti perlu dikaitkan dengan strategi dan proses perencanaan bisnis. Suatu inovasi parsial dalam menjalankan strategi bisnis berisiko menghamburkan sumber daya kunci dan merusak fokus organisasi. Suatu kegiatan inovasi harus didorong oleh strategi dan imperatif bisnis saat ini. Tingkat dan jenis inovasi harus ditentukan oleh kinerja bisnis saat ini dan ekspektasi di masa depan serta sejauhmana tingkat toleransi organisasi terhadap risiko. Diagram di bawah ini merangkum gagasan bahwa pada dasarnya terdapat 3 jenis strategi inovasi.
Bagi organisasi yang beroperasi di area hijau ( lihat kolom hijau diatas) mereka mungkin dapat berinovasi untuk tingkat yang lebih besar dengan dimilikinya sumber daya dan keterampilan yang tersedia. Pengembangan produk baru cenderung
berfokus pada memperluas jangkauan produk yang sudah ada, dan bukannya benar-benar melakukan suatu pengembangan produk inovatif. Sebagai contoh, produsen
vacuum cleaner yang menghasilkan 28 varian desain dan teknologi dengan melakukan strategi modifikasi produk, dalam hal ini tidak lagi membutuhkan teknologi dan keterampilan baru untuk melaksanakan hal tersebut. Sementara organisasi yang ingin mengejar strategi konsolidasi (produk saat ini di pasar saat ini) inovasi dapat difokuskan pada perbaikan proses kerja. Strategi bisnis di area hijau dapat beroperasi dengan berhasil, namun pengembangan tidak bisa terus dilakukan jika sudah sampai pada periode krisis. Agar berhasil mengatasi suatu 'krisis', kemampuan (kapabilitas) dan sumber daya baru mulai diperlukan, dengan menambahkan area biru diagonal di tengah matrik. Suatu perusahaan yang mencoba menerobos pasar baru – sebagaimana yang dilakukan berbagai perusahaan di Jepang - dengan berbagai produk mutakhir mungkin perlu menambah manufaktur baru dan meningkatkan kemampuan dalam penjualan. Untuk menempuh strategi yang benar-benar inovatif seperti tergambar dalam area merah pada matrik diatas, area tersebut merupakan wilayah dengan risiko tinggi - karena diperlukan strategi yang benar-benar baru untuk bisnis. Organisasi akan membutuhkan akuisisi sumber daya, kemampuan dan ide baru bahkan membutuhkan suatu kepemimpinan baru. Strategi tersebut biasa disebut sebagai strategi diversifikasi. Suatu perubahan strategik dalam bisnis bahkan memerlukan model operasi bisnis baru dan terbaik, yaitu bisa dengan melakukan pilihan strategik berupa merger, akuisisi atau lisensi. Sejauh mana inovasi terintegrasi dan strategi bisnis dapat diberlakukan bergantung pada risiko bisnis yang akan dihadapi. Artinya, adanya perbedaan jenis strategi dan berbagai proyek inovasi akan memiliki risiko yang berbeda pula. Suatu portofolio keseimbangan proyek inovasi bisa diadopsi jika terlebih dahulu dilakukan penilaian terhadap faktor risiko yang bakal dihadapi ketika sejumlah ide atau inovasi akan dilakukan pada suatu waktu.
Inovasi dan ide bisa datang dari setiap bagian dari suatu organisasi, dan tidak selalu harus muncul dari departemen R & D atau pemasaran. Pada area hijau matrik diatas suatu inovasi dapat dilakukan dari sumber internal organisasi, sementara pada area biru dan merah inovasi dapat bersumber dari faktor eksternal dan pihak ketiga organisasi. Tentunya sumber inovasi akan banyak dan bervariasi akan tetapi ide-ide tersebut perlu dikumpulkan, dikoordinasikan dan dikelola sebagai sumber informasi yang berharga dan pijakan masa depan bagi bisnis yang inovatif. Suatu budaya inovasi yang sukses perlu melibatkan semua aspek bisnis dan harus dikelola secara efektif dan efisien sebagaimana mengelola proses bisnis inti. Oleh karena itu, suatu perusahaan inovatif yang sukses perlu mengoperasikan suatu jalinan hubungan inovasi , sehingga semua ide dan inovasi dapat disusun dan dikoordinasikan.
Proses kreatif dan analisis dapat digunakan untuk memicu ide-ide baru dalam empat bidang dasar:
1. Inovasi Bisnis – misalnya: bisnis baru atau model rantai suplai;
2. Produk atau Jasa Inovasi - produk baru dan cara untuk menyediakan pelayanan;
3. Inovasi Pasar - membuka pasar baru dan menciptakan basis pelanggan baru; dan
4. Proses Inovasi - meningkatkan atau mengubah ide internal yang harus disaring secara efektif.
Jumlah dan jenis ide akan ditentukan oleh kinerja dan sumber daya yang tersedia. Sejumlah organisasi menyadari bahwa seleksi yang efektif atau proses penyaringan dapat mencegah suatu 'inovasi berlebihan'. Terdapat lima kriteria dasar untuk melakukan seleksi atau penyaringan yang efektif:
1. Nilai – Dalam hal ini, apakah suatu ide benar-benar memberikan manfaat yang nyata bagi organisasi? Pertanyaan ini akan membantu mendapatkan ide-ide dan inovasi yang baik, serta para pencetus dan pendukung ide atau inovasi harus memperkirakan atau menghitung manfaat spesifik yang akan timbul; 2. Cocok – Dalam hal ini, apakah suatu ide konsisten dengan strategi dan situasi
saat ini? Pertanyaan ini akan membantu menghilangkan ide-ide yang secara potensial menjadi suatu gangguan potensial, sehingga bisnis tidak menjadi sia-sia yang mengalihkan bisnis dari fokus bisnis intinya. Seandaipun suatu ide atau inovasi tidak 'cocok' masih dimungkinkan memiliki suatu nilai, misalnya dengan melakukan outsourcing di bawah lisensi kepada pihak ketiga atau menciptakan produk dalam entitas bisnis yang terpisah;
3. Diterima – Dalam hal ini, apakah semua stakeholder mendukungnya? Seringkali inovasi gagal di perusahaan berskala besar karena kurang didukung oleh stakeholders. Adalah penting bahwa para pendukung suatu ide atau inovasi meyakinkan ide internal mereka dan mengukur tingkat dukungan untuk itu. Hal ini sering diabaikan dan menjadi penyebab kegagalan, dan oleh karenanya perlu dilakukan negosiasi dengan stakeholders agar tidak terjadi halangan internal;
4. Kelayakan – Dalam hal ini, apakah tersedia waktu dan sumber daya yang cukup? Dengan kata lain, apakah suatu inovasi cukup dikelola dengan anggaran yang ada atau diperlukan dana tambahan? Apakah keterampilan baru perlu ditambah untuk mewujudkan gagasan inovasi secara efektif? Jawaban atas pertanyaan ini akan mempengaruhi waktu pelaksanaan dan perhitungan potensi pengembalian investasi (ROI), sehingga hal ini perlu dilihat sebagai realitas; dan
5. Kelanggengan – Dalam hal ini, apakah suatu ide akan menghasilkan suatu nilai, baik dalam jangka pendek, menengah maupun jangka panjang? Artinya, suatu ide baru atau inovasi benar-benar dikatakan memiliki nilai strategik jika mampu bertahan dalam tempaan waktu? Apakah keuntungan jangka panjang senilai dengan pengorbanan jangka pendek pada saat ide baru diperkenalkan ke pasar? Sekali lagi, hal ini berkaitan dengan pengembalian investasi yang harus dicapai.
Disamping itu, suatu inovasi harus dibangun dalam rutinitas bisnis pada tiga tingkatan yang berbeda – yaitu pertama, pada perencanaan bisnis tahunan , dengan dilakukannya lokakarya inovasi triwulanan yang terstruktur, dan membentuk
kepanitiaan untuk kegiatan ini. Suatu rutinitas terstruktur yang 'proaktif' akan menghantarkan ide-ide kedalam proses penciptaan konsep inovasi - seperti dilakukan pada pertemuan triwulanan dan tahunan. Dengan demikian, perlu tercipta budaya inovasi dalam kegiatan sehari hari yang memungkinkan manajemen menciptakan iklim inovasi untuk terus berkembang.
Kedua, dalam semua kasus, munculnya suatu ide dan inovasi harus didorong oleh pasar, pelanggan dan pesaing serta kemajuan bisnis terakhir perbulan. Terselenggaranya manajemen yang efektif adalah faktor penentu keberhasilan dalam menjalankan proses inovasi dalam organisasi, yakni:
1. Fokus pada peluang bernilai tinggi – dalam hal ini, ide-ide yang bernilai rendah harus segera dikesampingkan dengan cepat. Hal ini dilakukan melalui proses penyaringan yang teliti dan selektif dengan menggunakan berbagai model yang tepat ;
2. Adanya komitmen dari manajemen puncak (CEO) – suatu dukungan harus ditunjukkan oleh kepemimpinan eksekutif dan begitu pula dalam mengimplentasikan proses inovasi. Suatu budaya inovasi yang paling sukses adalah inovasi inti yang berjalan secara alami, sebagaimana proses bisnis lainnya seperti penyusunan anggaran dan perencanaan;
3. Mengembangkan inovasi sebagai keterampilan inti – hal ini berlaku bagi semua staf dan terutama bagi para manajer. Para manajer dan staf dapat didorong untuk mengemukakan gagasan dan berpikir inovatif sehingga diperoleh keterampilan untuk itu;
4. Tersedianya perangkat untuk mendukung penerapan konsep inovasi – yaitu dengan menggunakan internet dan perangkat lunak lainnya untuk menunjang rencana inovasi. Tentunya tidak terpikir oleh kita untuk menjalankan setiap proses bisnis inti tanpa bantuan peralatan dan sistem semacam itu;
5. Memberikan reward bagi mereka yang berbagi ide dan pengetahuan – dalam hal ini, suatu reward tidak berarti berbentuk bonus uang tunai! Suatu kinerja dapat ditingkatkan melalui manajemen yang baik, dan terselenggaranya suatu sistem penghargaan yang mengakui upaya individu dan tim kerja dalam berbagi gagasan; dan
6. Mengkomunikasikan keberhasilan - meskipun terdapat segala cara yang mungkin untuk dilakukan, namun setiap orang perlu mengetahui berbagai cara dan temuan inovatif dari rekan kerja sendiri. Dalam hal ini, komunikasi adalah aliran darah dari proses yang sangat penting untuk memberi penguatan positif tentang suatu praktik inovatif yang baik.
Sebagaimana proses bisnis inti lainnya, suatu inovasi terbaik perlu dikelola melalui beberapa jenis platform atau aplikasi. Sebuah alat berbasis web harus tersedia di mana saja, kapan saja dan harus cepat dan mudah digunakan. Suatu perangkat inovasi dapat dikategorikan kedalam dua jenis perangkat yang berbeda, yaitu tersedianya skema penyampaian saran elektronik dan tersedianya sistem manajemen pengendalian proses inovasi secara keseluruhan untuk mengimplementasikan suatu ide. Setiap sistem manajemen inovasi harus
menggambarkan visibilitas manajemen eksekutif dan terselenggaranya kontrol atas proses inovasi dan tumbuhnya keyakinan bahwa praktik dan alat yang tersedia adalah yang terbaik dan teknik yang digunakan adalah yang paling tepat dan diterapkan secara konsisten di seluruh lapisan organisasi. Sutu platform harus memfasilitasi pembelajaran lintas fungsional yang efektif sebagai fitur inti. Berdasarkan pengalaman dan penelitian, bahwa salah satu faktor terpenting dalam menumbuhkan budaya inovasi dalam setiap perusahaan adalah dimilikinya pemimpin dan tim kerja dengan kemampuan dan komitmen. Seorang manajer puncak harus memahami dan menjaga arah strategik dari suatu platform inovasi, diantaranya harus mampu memotivasi orang lain. Dengan kata lain, menciptakan budaya inovasi yang berkelanjutan memerlukan kepemimpinan dan komitmen dari dewan direksi dan tim kerja manajemen puncak, dan ini adalah prasyarat yang diperlukan untuk sukses. Hal Ini juga membutuhkan agen dan tim kerja inovasi di seluruh lapisan organisasi. Para manajer perlu terus-menerus menyadari bahwa mereka adalah bagian dari bisnis dan senantiasa bertanya pada diri sendiri tentang, yakni:
• Apa hambatan untuk menjadi diri yang kreatif dan inovatif? • Apakah ada pihak lain yang bertanya tentang ide-ide kita?
• Apakah para staf mengetahui tentang kebutuhan untuk ide-ide dan inovasi? • Apakah setiap individu telah dihargai untuk ide-ide dan kontribusi mereka? Dengan demikian, jika tidak ada batasan dan struktur untuk berlangsungnya proses inovasi, maka kepercayaan dari para staf dan manajer adalah taruhannya. Organisasi yang benar-benar memahami tentang ide dan inovasi tentunya akan berinvestasi untuk organisasi mereka dengan memastikan bahwa fasilitas, peralatan, waktu dan sumber daya yang terorganisasikan akan disediakan untuk membantu ide-ide dan inovasi tersebut. Berbagai fasilitator akan diberikan untuk membantu proses inovasi berkembang dalam setiap pertemuan bisnis, atau menyediakan 'ruangan yang tenang dan nyaman' bagi setiap orang untuk memikirkan ide-ide, atau menyediakan ruang 'rehat kopi' informal, dimana setiap pekerja dari departemen yang berbeda dapat bersosialisasi bersama-sama untuk istirahat sejenak dan melakukan chatting. Tersedia berbagai cara dimana staf dan manajemen dapat melakukan sesuatu yang berbeda dan didorong untuk menyuarakan ide-ide mereka. Namun untuk menciptakan iklim demikian sering bertentangan dengan rancangan pekerjaan dan kebiasaan organisasi yang telah lama dijalankan. Kesemua hal ini adalah tanggung jawab manajemen kunci, dan sejauh mana para manajer mampu 'mengaudit' organisasi mereka dan menselaraskan manajemen mereka dengan arah yang inovatif. Suatu kinerja inovatif, seperti disiplin bisnis inti lainnya, harus mampu menciptakan proses inovasi dan menginstal budaya inovasi yang dikelola dan diukur secara berkelanjutan. Setiap pertemuan mingguan atau bulanan perlu berfokus pada kemajuan dan kinerja bisnis, sehingga suatu ide dapat terimplementasi dengan baik. Dengan demikian, kajian terhadap kinerja inovasi sekaligus isu kritikal yang diangkat dalam setiap pertemuan harus mendorong dan menginformasikan proses perencanaan berikutnya dan review terhadap suatu
strategi. Suatu kinerja harus dikaitkan dengan langkah-langkah strategikal dan indikator kinerja utama. Frekuensi pengukuran kinerja yang dilakukan akan bergantung pada sejauh mana pentingnya inovasi terhadap kinerja bisnis secara keseluruhan. Pengukuran kinerja sangat erat terkait dengan platform inovasi yang digunakan oleh organisasi. Dengan demikian seorang manajer harus memberikan informasi secara real time tentang bagaimana kemajuan suatu inovasi berlangsung dan kaitannya dengan indikator kinerja utama yang dipilih. Suatu kerangka inovasi terpadu adalah proses bisnis inti dan disiplin yang teramat penting bagi keberhasilan dan pertumbuhan bisnis untuk organisasi di abad ke 21, sebagai upaya terpadu dalam mengadopsi dan mengelola inovasi. Suatu strategi bisnis yang jelas akan mengintegrasikan inovasi tepat di jantung organisasi, dan hal tersebut dapat dikombinasikan dengan operasi bisnis yang produktif yang memungkinkan inovasi berkembang dan memberi kesempatan yang lebih besar bagi organisasi untuk berhasil. Pendekatan terpadu juga mengandung arti bahwa setiap individu harus bertanggung jawab dalam proses inovasi di suatu organisasi. Dalam dua dekade terakhir ini kita tengah menyaksikan tumbuhnya jumlah manajer ICT atau TIK dalam organisasi berskala besar untuk mengelola dan mengontrol banyaknya sistem dan perangkat lunak yang digunakan. Peran mereka dipandang sebagai inti untuk menjalankan fungsi bisnis dan operasi dalam menggantikan fungsi papan tulis. Dalam ekonomi global di abad ke-21, harus ada inovasi dalam kepemimpinan puncak berupa jabatan direktur Ide yang memimpin dan mengelola proses inovasi dalam bisnis. Untuk organisasi berskala besar hal tersebut akan menjadi indikator apakah suatu bisnis benar-benar memiliki komitmen terhadap inovasi dan telah mengadopsikannya kedalam budaya inovasi. Untuk memetik manfaat dari proses inovasi, kita harus menggunakan teknik dan alat praktik terbaik serta memantau terus menerus, baik dari sisi input maupun output proses inovasi manajemen sehingga dapat memahami manfaat dari inovasi yang kita jalankan. Dengan menggunakan kerangka inovasi yang terintegrasi, sedikit demi sedikit setiap individu akan mulai memahami bahwa suatu inovasi akan membentang melampaui pengembangan produk baru. Hanya dengan menggunakan kerangka inovasi yang terintegrasi, suatu organisasi akan mampu bersaing di panggung dunia dan benar-benar akan menjadi sukses dalam persaingan ekonomi global.
Last but not least, suatu inovasi dapat dihasilkan dengan cara yang berbeda. Inovasi bisa tercipta melalui ide-ide para pengusaha atau investor, serta didasarkan pada penemuan atau ilmu pengetahuan baru. Inovasi juga bisa merupakan hasil dari pekerjaan perbaikan. Proses inovasi berkelanjutan sering berbeda dari inovasi konvensional terutama dalam tujuan dan arahnya. Sedangkan inovasi yang dimaksudkan dalam konteks ini adalah untuk meningkatkan kinerja bisnis, merangsang pertumbuhan industri dan pertumbuhan perusahaan, sekaligus teintegrasi dengan pertumbuhan ekonomi, lingkungan dan kepedulian sosial (CSR). Dalam kerangka kerja saat ini, sulit bagi kita untuk menyesuaikan inovasi berkelanjutan dan hasil-hasil yang dicapainya sebagai suatu kesatuan. Beberapa faktor penting untuk meningkatkan integrasi berkelanjutan dalam proses inovasi
adalah meningkatkan pemahaman, motivasi, dan komitmen dari pihak manajemen dan para pekerja yang terlibat. Tujuan tersebut dapat dicapai dengan menambah pengetahuan yang lebih baik tentang kebutuhan untuk inovasi berkelanjutan dan manfaat yang dapat diperolehnya. Dalam kasus bisnis misalnya, manfaat tersebut seyogyanya dirasakan pada peningkatan penjualan atau peningkatan efisiensi menuju daya saing yang lebih tinggi. Kurangnya waktu yang tersedia adalah salah satu faktor utama yang mempengaruhi keseluruhan upaya ini. Dengan demikian, diperlukan solusi atau resolusi untuk memfasilitasi proses inovasi terpadu berkelanjutan dalam organisasi saat ini. Bagaimanapun, perusahaan yang sukses perlu menjaga dan mengembangkan kompetensi mereka. Semua aktor yang terlibat dalam proses inovasi harus memiliki pengetahuan dan kesadaran tentang kebutuhan akan inovasi terpadu, dan terciptanya solusi atau resolusi inovatif yang lebih berkelanjutan, yang perlu didukung oleh visi, para pelaku bisnis, dan anggaran yang memadai.
Jakarta, 23 Juli 2013 Faisal Afiff
