Perancangan Sistem Informasi dengan Menggunakan
Pendekatan Zachman Framework
Johan STMIK IBBI Jl. Sei Deli No.18 Medan e-mail: [email protected]
ABSTRAK
Perusahaan distribusi perlu menjaga kelancaran proses – proses yang terjadi didalamnya seperti proses pembelian, penjualan maupun stok. Dengan adanya penanganan yang tepat pada proses – proses tersebut akan mampu untuk menjaga ketersediaan barang sehingga dapat mencegah konsumen beralih kepada kompetitor. Untuk menjaga ketersediaan barang, informasi mengenai perkiraan penjualan untuk periode selanjutnya sangat diperlukan, dimana informasi tersebut dapat diperoleh dari laporan penjualan sebelumnya yang dapat dikombinasikan dengan metode peramalan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut perlu dirancang suatu Sistem Informasi Distribusi yang diharapkan dapat menjaga proses distribusi tetap lancar. Penelitian ini menggunakan pendekatan Zachman Framework, yang dimulai dengan mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang dimodelkan dengan menggunakan UML, perancangan basis data menggunakan Microsoft SQL Server, dan perancangan User Interface menggunakan Microsoft Visual Basic .Net, yang akan menghasilkan sebuah perancangan sistem informasi distribusi.
Perancangan dari Sistem Informasi Distribusi ini memiliki 6 menu utama yang terdiri dari Master, Transaksi, Finance, Laporan, Utilitas, dan Exit. Perancangan yang telah dilakukan dapat dijadikan sebagai acuan yang terstruktur didalam pengembangan dan implementasi Sistem Informasi Distribusi.
Kata kunci : Sistem Informasi, Distribusi, Zachman Framework, UML, perancangan. ABSTRACT
Distribution companies need to maintain the smooth process that happens in it as the process of purchasing, sales and stock. With the correct handling of the process will be able to maintain the availability of the goods so as to prevent consumers switching to competitors. To maintain the availability of goods, information regarding sales forecasts for the next period is necessary, where such information can be obtained from the previous sales report which can be combined with forecasting methods. To overcome these problems need to design a Distribution Information System which is expected to keep the process of distribution remains smooth.
This study uses Zachman Framework approach, which starts with the identification of the needs of the system being modeled using the UML, designing the database using Microsoft SQL Server, and designing the user interface using Microsoft Visual Basic .Net, which will result in an information distribution system design.
Designing of Information Distribution System has 6 main menu consisting of the Master, Transaction, Finance, Reports, Utilities, and Exit. Design that has been done can be used as a structured reference in the development and implementation of Information Systems.
Keywords : Information Systems, Distribution, Zachman Framework, UML, design.
1. Pendahuluan
Perkembangan dunia usaha pada jaman sekarang ini telah mengalami perubahan yang sangat cepat. Setiap individu yang terlibat didalamnya diharuskan untuk mengubah cara yang konvensional yang digunakan selama ini menjadi cara yang lebih cepat dan tepat dalam mengikuti tren perubahan tersebut. Dimana jika sebelumnya semua hal yang menyangkut distribusi semuanya dilakukan dengan cara
sistem informasi itu sendiri dapat juga digunakan sebagai landasan dalam pengambilan keputusan maupun merumuskan strategi yang akan digunakan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari perusahaan itu sendiri.
Distribusi merupakan suatu kegiatan penyaluran barang maupun jasa dari produsen kepada konsumen, sehingga barang dan jasa tersebut dapat digunakan oleh konsumen secara luas. Salah satu cara yang dapat diterapkan pada sebuah perusahaan untuk menciptakan saluran distribusi yang efektif dan efisien demi tercapainya kelangsungan hidup pada perusahaan dan menjamin ketersediaan barang pada pasar adalah dengan menggunakan teknik peramalan dengan menghitung jumlah penjualan selama periode tertentu sehingga dapat dihasilkan perkiraan untuk periode berikutnya yang lebih tepat. Hal tersebut dapat mengurangi terlalu lamanya modal yang tertanam pada sebuah barang, sehingga dapat mengurangi inefisiensi didalam sebuah perusahaan. Peramalan penjualan merupakan dasar bagi perusahaan manufaktur didalam merencanakan produksi, perusahaan membuat perencanaan penjualan, rencana pengalokasian kepada setiap distributor dan toko dalam jaringan distribusi [1]. Selain itu intensitas pembelian juga digunakan secara rutin untuk meramalkan penjualan dari produk maupun jasa [2].
Untuk menjawab kebutuhan diatas maka diperlukan sebuah perancangan sistem informasi yang dapat memenuhi proses distribusi tersebut, dan didalam perancangan sistem informasi tersebut digunakan pendekatan Zachman Framework karena bersifat unik dalam memberikan pemahaman logis dari semakin meningkatnya ukuran dan kompleksitas sistem informasi tersebut [3]. Zachman framework juga merupakan kerangka yang paling direkomendasi untuk tujuan perancangan arsitektur perusahaan [4]. Selain itu Zachman framework juga dijadikan sebagai dasar dalam hal evaluasi, penyusunan dan penyesuaian kerangka kerja arsitektur perusahaan lainnya, metode dan alat [5]
Pada penelitian ini, menggunakan Zachman framework untuk melakukan perancangan terhadap sistem informasi distribusi dimana didalamnya juga menerapkan metode peramalan penjualan pada periode selanjutnya yang berfungsi untuk menentukan jumlah pembelian yang harus dilakukan pada periode selanjutnya sehingga dapat meminimalkan kesalahan berupa kelebihan maupun kekurangan didalam melakukan pemesanan barang.
2. Rancangan Sistem
Adapun bentuk rancangan sistem informasi distribusi ini dimulai dari analisa kebutuhan yang bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang sistem yang sedang berjalan sehingga dapat dijadikan sebagai sebuah patokan didalam pengembangan sistem yang baru, pada tahapan selanjutnya dilakukan analisa data dengan melakukan studi terhadap data – data yang ada baik yang terdapat pada laporan maupun yang dimasukkan ke dalam Microsoft Excel dengan instrument data yang diteliti adalah data pembelian dan data penjualan yang akan dimasukkan ke dalam perangkat analisis yang baru untuk mengetahui perbandingan antara data yang actual dengan data peramalan yang dihasilkan oleh perancangan sistem yang baru. Pada tahapan analisis dan desain dilakukan dengan menggunakan pendekatan Zachman Framework yang terdiri dari ruang lingkup bisnis (business scope) yang mencakup data, proses dan bentuk jaringan, kemudian dilanjutkan dengan pengambaran melalui UML (Unified Modelling Language) untuk melakukan pemodelan bisnis (business model) dengan menggunakan use case diagram dan pembuatan model sistem informasi (information system model) dengan class diagram, sequence diagram, dan activity diagram. Untuk pembuatan model teknologi (technology model) yang mencakup Graphical User Interface (GUI) dengan menggunakan Microsoft Visual Basic .Net 2005 dan perancangan basis data menggunakan Microsoft SQL Server, dengan hasil akhir berupa perancangan sistem informasi distribusi.
Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan sistem yang sedang berjalan serta kendala maupun permasalahan yang dihadapi oleh pengguna dengan menggunakan sistem yang sedang berjalan, sehingga diharapkan pada pengembangan sistem yang baru nantinya dapat menjawab kebutuhan pengguna. Adapun analisa kebutuhan ini diperoleh dengan melakukan pengumpulan data yang terdiri dari :
a. Data primer, diperoleh dari :
1. Observasi yaitu dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian selama periode waktu tertentu.
2. Wawancara yaitu dengan melakukan tanya jawab terhadap pengguna dan pelaku yang berada didalam sebuah perusahaan demi untuk mendapatkan informasi yang dapat digunakan didalam perancangan sistem yang baru ini.
b. Data sekunder meliputi gambaran dari program Microsoft Excel yang selama ini gunakan untuk melakukan rekapitulasi kegiatan distribusi seperti pembelian, penjualan, dan perhitungan stok.
Adapun hasil dari melakukan analisa kebutuhan yaitu dalam perancangan sistem informasi distribusi ini memiliki modul inti seperti pembelian, penjualan, estimasi penjualan periode berikutnya, pembayaran hutang, dan pencatatan penerimaan piutang.
Analisa Data
Adapun dalam tahapan analisa data ini dilakukan dengan membandingkan data peramalan dengan data actual kemudian dilakukan penentuan penggunakan metode peramalan penjualan yang lebih tepat dengan melihat kepada tingkat kesalahan yang lebih kecil.
Pada tahapan ini data yang dianalisa adalah data penjualan untuk periode 2011 dan 2012 dan metode peramalan yang digunakan adalah dengan menggunakan metode Simple Moving Average (SMA) dengan menggunakan time series untuk 3,5, dan 7 periode dan Exponential Smoothing (ES) dengan menggunakan alpha 0.2, 0.5, dan 0.7.
Adapun hasil yang didapatkan dengan menggunakan metode SMA adalah sebagai berikut : TABEL 1 Peramalan Penjualan dengan Metode Simple Moving Average (SMA)
Dari table perhitungan tersebut dapat dilihat bahwa metode SMA untuk periode 7 memiliki tingkat kesalahan paling kecil baik untuk MAE (Mean Absolute Error) sebesar 3.71, MSE (Mean Squared Error) sebesar 24.41, maupun MAPE (Mean Absolute Percentage Error) sebesar 16.60, sehingga dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 1. Grafik Peramalan Penjualan dengan Metode Simple Moving Average (SMA) Sedangkan hasil yang didapatkan dengan menggunakan metode ES adalah sebagai berikut :
Dari table perhitungan tersebut dapat dilihat bahwa metode ES dengan alpha 0.2 memiliki tingkat kesalahan paling kecil baik untuk MAE (Mean Absolute Error) sebesar 3.96, MSE (Mean Squared Error) sebesar 27.61, maupun MAPE (Mean Absolute Percentage Error) sebesar 19.94, sehingga dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2. Grafik Peramalan Penjualan dengan Metode Exponential Smoothing (ES)
Dari perbandingan antara SMA (7) dan ES (0.2) diperoleh hasil SMA (7) memiliki tingkat kesalahan yang lebih kecil bila dibandingkan dengan ES (0.2) sehingga untuk metode peramalan penjualan dalam sistem informasi distribusi ini menggunakan SMA (7).
Analisa Proses
Analisa proses dalam rangka melakukan perancangan sistem informasi distribusi ini akan menggunakan UML (Unified Modelling Language) yang meliputi :
a. Use case diagram b. Activity diagram c. Sequence diagram d. Class diagram Use Case Diagram
Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Pembelian
Dari gambar use case untuk sistem pembelian di atas dapat dijelaskan setiap prosesnya sebagai berikut : 1. U1 : Sales melakukan estimasi penjualan kemudian hasil dari estimasi tersebut
diberikan kepada Sales & Sparepart Manager.
2. U2 : Unit & Sparepart Manager akan membuat estimasi untuk pembelian berdasarkan hasil estimasi dari pihak Sales dan diserahkan kepada Direktur untuk persetujuan. 3. U3 : Hasil estimasi pembelian tersebut akan diserahkan kepada Direktur untuk
disetujui dan ditanda tangani. Setelah estimasi pembelian di setujui dan di tanda tangani oleh Direktur, akan dikembalikan kepada Unit & Sparepart Manager.
4. U4 : Unit & Sparepart Manager akan melakukan pesanan pembelian kepada Supplier berdasarkan estimasi pembelian yang telah di tandatangani oleh Direktur.
5. U5 : Pada akhir periode Unit & Sparepart Manager akan membuat laporan pembelian yang ditujukan kepada Direktur.
6. U6 : Setelah Supplier menerima surat pesanan, maka barang yang di pesan berserta dengan invoice akan dikirimkan kepada pembeli melalui bagian Stockist.
7. U7 : Pada akhir periode, Stockist akan membuat laporan yang berisi penerimaan barang untuk periode tersebut.
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Pembayaran Hutang
Dari gambar use case untuk sistem pembayaran hutang di atas dapat dijelaskan setiap prosesnya sebagai berikut :
1. U1 : Pihak Stockist mengirimkan invoice dari Supplier kepada bagian Finance. 2. U2 : Pihak Finance akan membuat slip pembayaran yang harus di setujui dan di
tanda tangani oleh Direktur.
3. U3 : Setelah slip pembayaran hutang di setujui dan di tanda tangani oleh Direktur, slip tersebut akan di kembalikan kepada bagian Finance.
4. U4 : Berdasarkan slip yang telah ditanda tangani, pihak Finance akan melakukan pembayaran hutang yang telah jatuh tempo kepada pihak Supplier.
5. U5 : Setelah pembayaran tersebut diterima, pihak Supplier akan menerbitkan kwitansi kepada bagian Finance sebagai tanda terima pembayaran.
6. U6 : Pihak Finance akan membuat laporan hutang pada akhir periode dan diserahkan kepada Direktur.
Gambar 5. Use Case Diagram Sistem Penjualan
Dari gambar use case untuk sistem penjualan di atas dapat dijelaskan setiap prosesnya sebagai berikut : 1. U1 : Konsumen melakukan order pembelian kepada bagian Sales.
2. U2 : Bagian Sales akan memproses order tersebut dengan menerbitkan faktur penjualan.
3. U3 : Faktur penjualan tersebut akan diteruskan kepada bagian Stockist, agar barang yang dipesan dapat dikirimkan kepada konsumen beserta dengan invoice nya.
4. U4 : Pada akhir periode, bagian Sales akan membuat laporan penjualan yang akan diberikan kepada Direktur dan Unit & Sparepart Manager.
Gambar 6. Use Case Diagram Sistem Penerimaan Piutang
Dari gambar use case untuk sistem penerimaan piutang di atas dapat dijelaskan setiap prosesnya sebagai berikut :
1. U1 : Konsumen akan melakukan pembayaran hutang kepada perusahaan melalui bagian Finance pada saat jatuh tempo hutang tersebut.
2. U2 : Setelah pembayaran diterima, maka bagian Finance akan menerbitkan kwitansi sebagai tanda terima pembayaran kepada konsumen.
3. U3 : Pada akhir periode, bagian Finance akan membuat laporan piutang yang akan di berikan kepada Direktur.
Activity Diagram
Untuk aktivitas yang berhubungan dengan proses distribusi dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 7. Activity Diagram Proses Pembelian
Gambar 8. Activity Diagram Proses Pembayaran Hutang
Gambar 10. Activity Diagram Proses Penerimaan Piutang Sequence Diagram
Sequence diagram dari setiap proses distribusi, dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 11. Sequence Diagram Proses Estimasi Penjualan
Gambar 12. Sequence Diagram Proses Estimasi Pembelian
Gambar 13. Sequence Diagram Proses Pembelian
Gambar 14. Sequence Diagram Proses Penerimaan Barang
Gambar 15. Sequence Diagram Proses Persetujuan Pembayaran Hutang
Gambar 17. Sequence Diagram Proses Penjualan
Gambar 18. Sequence Diagram Proses Pengeluaran Barang
Gambar 19. Sequence Diagram Proses Penerimaan Piutang Class Diagram
Untuk penggambaran hubungan antar atribut pada masing – masing entitas dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 20. Class Diagram Sistem Distribusi
3. Hasil dan Analisa
Pada rancangan user interface aplikasi di atas, pada tahap awal harus mengisikan username dan password form login untuk dapat masuk kedalam sistem. Berikut gambar 12 adalah rancangan tampilan form login:
Login merupakan fitur keamanan dimana hanya pengguna terdaftar saja yang dapat menggunakan aplikasi sistem informasi distribusi ini, setelah tahapan login berhasil dilakukan maka pengguna akan dihadapkan dengan tampilan menu utama seperti yang ditampilkan pada gambar di bawah ini :
Gambar 22. Tampilan Menu Utama
Pada gambar di atas terdapat beberapa menu – menu yang dapat digunakan oleh pengguna sesuai dengan hak aksesnya masing – masing diantaranya adalah :
Gambar 25. Tampilan Menu Master
Pada gambar diatas terdapat beberapa sub menu inputan yang terdapat pada menu Master yang berfungsi untuk menyimpan data master ke dalam basis data, yang nantinya akan digunakan dalam transaksi, diantaranya adalah :
Gambar 26. Tampilan Form Kategori
Gambar 27. Tampilan Form Merek
Gambar 29. Tampilan Form Supplier
Gambar 30. Tampilan Form Customer
Sedangkan menu berikutnya adalah menu transaksi yang juga memiliki beberapa sub menu seperti menu data pembelian seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini :
Gambar 31. Tampilan Menu Transaksi Pembelian
Pada gambar di atas, menu data pembelian memiliki beberapa sub menu inputan yang terdiri dari :
Gambar 32. Tampilan Form PO (Purchase Order)
Gambar 34. Tampilan Form Penerimaan Barang
Selain itu menu transaksi juga memiliki menu penjualan seperti yang ditampilkan pada gambar di bawah ini :
Gambar 35. Tampilan Menu Transaksi Penjualan
Pada gambar di atas, menu data penjualan memiliki beberapa sub menu inputan yang terdiri dari :
Gambar 36. Tampilan Form Estimasi Penjualan
Gambar 37. Tampilan Form SO (Sales Order)
Gambar 39. Tampilan Form Pengeluaran Gudang
Pada menu finance memiliki beberapa sub menu yang terdiri dari sub menu hutang dan sub menu piutang seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini :
Gambar 40. Tampilan Menu Finance
Gambar 41. Tampilan Form Pembayaran Hutang
Gambar 42. Tampilan Form Penerimaan Piutang
Untuk menu berikutnya adalah menu laporan yang berfungsi untuk menampilkan laporan – laporan yang diperlukan, adapun tampilan dari menu laporan adalah sebagai berikut :
Gambar 43. Tampilan Menu Laporan
Untuk bentuk rancangan dari masing – masing laporan adalah sebagai berikut ini :
Gambar 45. Tampilan Laporan PO
Gambar 46. Tampilan Laporan Pembelian
Gambar 47. Tampilan Laporan SPB
Gambar 48. Tampilan Laporan SO
Gambar 50. Tampilan Laporan SPG
Gambar 51. Tampilan Laporan Pembayaran Hutang
Gambar 52. Tampilan Laporan Sisa Hutang
Gambar 53. Tampilan Laporan Penerimaan Piutang
Gambar 55. Tampilan Laporan Stock
Untuk menu berikutnya adalah menu utilitas yang berfungsi untuk membuat user baru, mengganti password user maupun membuat hak akses pada masing – masing user, adapun tampilan menu utilitas sebagai berikut ini :
Gambar 56. Tampilan Menu Utilitas
Untuk menu yang terakhir adalah menu exit yang berfungsi untuk keluar dari aplikasi, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini :
Gambar 57. Tampilan Menu Exit Perancangan Basis Data
Untuk struktur perancangan basis data pada sistem informasi distribusi ini dapat dilihat pada hubungan antara atribut pada sebuah entitas dengan atribut pada entitas lainnya seperti yang ditunjukkan oleh gambar di bawah ini :
Gambar 58 Hubungan Antar Tabel
4. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu penggunaan pendekatan Zachman Framework didalam melakukan perancangan sistem informasi distribusi menjadikan pemetaan terhadap setiap kegiatan bisnis yang terjadi menjadi lebih jelas sesuai dengan kebutuhan yang berlaku pada perusahaan tersebut, selain itu juga untuk estimasi penjualan pada periode selanjutnya menggunakan metode Simple Moving Average (SMA) dengan menggunakan time series 7 periode dan untuk pemodelan sistem digunakan UML yang berfungsi untuk mengetahui secara jelas alur proses yang terjadi didalam sistem distribusi tersebut, dimana alur kegiatan tersebut terdiri dari 4 use case diagram, 1 class diagram, 4 activity diagram, dan 9 sequence diagram, Sedangkan untuk perancangan UI dihasilkan 17 form dan 12 laporan dan untuk perancangan basis data diperoleh 23 entitas.
Daftar Pustaka
[1] Ni, Yanrong., Fan, Feiya., “A Two – Stage Dynamic Sales Forecasting Model for The Fashion Retail”, Expert Systems with Application 38 Elsevier (p1529-1536), 2001
[2] Armstrong, Scott J., Morwitz, Vicky G., Kumar, V., “Sales Forecasts for Existing Consumer Products and Services : Do Purchase Intentions Contribute to Accuracy ?”, International Journal of Forecasting 16 Elsevier (p383 – 397), 2000
[3] Ertaul, L., Rathod, V., “The Zachman Framework, the Owner’s Perspective & Security”, In Proceedings of the 2012 Internatioanl Conference on Security & Management SAM’12 (p118-123), 2012
[4] Fatolahi, Ali and Shams, Fereidoon, “An investigation into applying UML to the Zachman framework”, Springer Science and Business Media Volume 8 Issue 2 (p133-143), 2006
[5] Fatolahi A, Jalalinia S., “Building transition architectures using zachman framework”, In Proceedings of the 1st International Industrial Engineering Conference (p68-75), 2004
[6] Ertaul, L., Vandana, S., Gulati, K., Saldamli, G., “Enterprise Security Planning using the Zachman Framework – Builder’s Perspective”, Proceedings of Security and Management SAM’11 (p101-107), 2011
[7] Ertaul, Levent., Pasham, Archana R., Patel, Hardik., “Enterprise Security Planning using Zachman Framework: Designer’s Perspective”, Proceedings of Security and Management SAM’11 (p108-114), 2011
[8] Kumar, V., Nagpal, Anish., Venkatesan, Rajkumar., “Forecasting Category Sales and Market Share for Wireless Telephone Subscribers : a Combined Approach”, International Journal of Forecasting 18 Elsevier (p583-603), 2002
[9] Winklhofer, Heidi., Diamantopoulus, Adamantios., “A Model of Export Sales Forecasting Behavior and Performance : Development and Testing”, International Journal of Forecasting 19 Elsevier (p271-285), 2003
[10] Green, Kesten C., Armstrong, J. Scott., (2007), “Structured Analogies for Forecasting”, International Journal of Forecasting 23 Elsevier (p365-376), 2007
[10] Dennis, Alan., Wixom, Barbara Haley., Tegarden, David., System Analysis and Design with UML Version 2.0, John Wiley and Sons Inc, New York, 2005
[11] Hardcastle, Elizabeth, Business Information System, Elizabeth Hardcastle & Ventus Publishing ApS, 2011
[12] Docherty, Mike O., Object-Oriented Analysis and Design, Wiley, New York, 2005
[13] Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P., Management Information System : Oganization and Technology, 7th Edition, Prentice-Hall Inc, New Jersey, 2002
[14] Marakas, George M., Systems Analysis and Design : An Active Approach 2nd Edition, Mc Graw Hill, New York, 2006
[15] Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D. System Analysis and Design Method, 7th edition, Mc Graw Hill, New York, 2007
[16] Zachman, JA., Zachman framework for Enterprise Architecture, Primer for Enterprise Engineering and Manufacturing, Zachman International, in press, 2003
